Décision concernant la manière dont une Délégation de l’Union européenne a traité le remplacement d’un expert en raison d’un prétendu conflit d’intérêt (plainte : 1423/2021/JN)

Monsieur,

Vous avez récemment introduit une plainte auprès de la Médiatrice européenne à l’encontre de la Commission européenne  concernant la manière dont une Délégation de l’Union européenne (la « Délégation ») a traité le remplacement d’un expert en raison d’un prétendu conflit d’intérêt.

Votre société a participé à la mise en oeuvre d’un projet financé par l’Union européenne en Afrique. Le contrat en question a été signé entre la Commission européenne représentée par la Délégation et le consortium dont votre société était membre. Votre société a engagé un expert pour participer au projet en tant que chef d’équipe.

La Délégation a demandé au consortium de remplacer le chef d’équipe en raison d’un prétendu conflit d’intérêt. Le consortium a alors demandé à la Délégation de lui transmettre les preuves à l’appui de sa demande afin que l’expert puisse prendre connaissance des motifs de la demande de remplacement. La Délégation a refusé de partager les preuves avec le consortium pour des raisons de confidentialité. Toutefois, après plusieurs demandes du consortium, elle a expliqué en quoi consistait le prétendu conflit d’intérêt. Le consortium a ensuite transmis à la Délégation les observations de l’expert et la Délégation a confirmé sa position.

Vous avez par la suite saisi la Médiatrice car vous n’étiez pas satisfait de la manière dont la Délégation a traité cette affaire. Vous considérez que la Délégation n’a pas traité votre organisation et le chef d’équipe de manière équitable. En particulier, vous estimez que la Délégation aurait dû davantage clarifier les motifs de sa demande de remplacement et partager avec le consortium les preuves démontrant l’existence d’un conflit d’intérêt. Vous considérez que la Délégation n’a pas donné au consortium et à l’expert une opportunité adéquate pour se défendre.

Suite à une analyse minutieuse de l’ensemble des informations que vous nous avez transmises, nous avons décidé de clore l’enquête par la conclusion suivante:

La demande de remplacement de l’expert par la Délégation ne révèle pas de mauvaise administration.

En effet, nous avons constaté que la Délégation avait informé le consortium le 13 juillet 2021 des raisons précises pour lesquelles elle estimait qu’il y avait un conflit d’intérêt et que le chef d’équipe devait être remplacé. Nous considérons que ces informations étaient claires et suffisantes pour permettre à l’expert ainsi qu’à votre organisation de fournir des observations et de contester la véracité de ces informations. C’est notamment ce que l’expert a fait en faisant parvenir ses observations à la Délégation le 15 juillet 2021. Dans ses observations, il a contesté l’existence d’un conflit d’intérêt tout en admettant avoir contacté la personne en question ainsi qu’avoir entretenu des relations « cordiales » avec elle. La Délégation a ainsi accordé la possibilité au chef d’équipe de fournir des observations. Après avoir reçu ses observations, la Délégation a confirmé sa position.

Nous considérons que la Délégation a expliqué de manière adéquate les raisons pour lesquelles elle ne pouvait pas vous communiquer les preuves à l’appui de sa demande de remplacement du chef d’équipe. La protection des lanceurs d’alerte et le contexte d’un signalement à l’Office européen de lutte antifraude (l’OLAF) constituent des motifs légitimes. De surcroît, la Délégation a motivé sa demande de remplacement de manière suffisante ce qui a permis à l’expert de fournir des observations.

Il apparaît ainsi que, dans l’ensemble, la Délégation a traité cette affaire de manière équitable.

Néanmoins, je souhaite vous informer que nous avons signalé à la Commission européenne l’importance de communiquer rapidement les motifs derrière les demandes de remplacement.

Je suis consciente que ce n’est peut-être pas le résultat souhaité, mais j’espère que ces explications vous seront utiles. Nous vous remercions d’avoir contacté le bureau du Médiateur européen.

Veuillez agréer, Monsieur, mes salutations distinguées.

 

Tina Nilsson
Chef de l’unité «Gestion des affaires»

Strasbourg, 26/11/2021