Σύσταση του Διαμεσολαβητή [1] (2016)

1. Στη σύστασή της, η Διαμεσολαβήτρια ζήτησε από την Επιτροπή να μην απαιτεί πλέον από όλους τους αιτούντες να παρέχουν την ταχυδρομική τους διεύθυνση εάν παρέχεται κατάλληλη εναλλακτική διεύθυνση αλληλογραφίας.

2. Συνέστησε επίσης στην Επιτροπή να καταχωρίσει την αίτηση του καταγγέλλοντος και να την εξετάσει αμέσως.

3. Τέλος, προτείνει να εξετάσει η Επιτροπή εναλλακτικά επιγραμμικά συστήματα ή ηλεκτρονικά μέσα κοινοποίησης των αποφάσεών της σχετικά με αιτήσεις πρόσβασης του κοινού σε έγγραφα.

Η αξιολόγηση του Διαμεσολαβητή μετά τη σύσταση

4. Η Επιτροπή απέρριψε τη σύσταση του Διαμεσολαβητή να μην απαιτείται πλέον από όλους τους αιτούντες να παρέχουν την ταχυδρομική διεύθυνσή τους εάν παρέχεται κατάλληλη εναλλακτική διεύθυνση αλληλογραφίας. Ουσιαστικά, επανέλαβε τα επιχειρήματα που είχε προβάλει στις προηγούμενες παρατηρήσεις της και τόνισε ότι «[η] Επιτροπή επισημαίνει με σεβασμό ότι είναι ελεύθερη να αποφασίζει σχετικά με τη χρήση του καταλληλότερου συστήματος για την κοινοποίηση αποφάσεων δυνάμει του κανονισμού 1049/2001, εφόσον το σύστημα αυτό συμμορφώνεται με τις νομικές απαιτήσεις...».

5. Η Επιτροπή ενημέρωσε τη Διαμεσολαβήτρια ότι δεν είχε ενεργήσει σύμφωνα με τη σύσταση της Διαμεσολαβήτριας να καταχωρίσει την αίτηση του καταγγέλλοντος και να την εξετάσει αμέσως. Ανέφερε, ωστόσο, ότι, εάν ο καταγγέλλων εξακολουθεί να ενδιαφέρεται για την καταχώριση της αίτησής του, θα το πράξει τώρα.

6. Η Επιτροπή απάντησε στην πρόταση της Διαμεσολαβήτριας για εναλλακτικά επιγραμμικά συστήματα δηλώνοντας ότι «[μ]ολονότι η Επιτροπή δεν αποκλείει πιθανές μελλοντικές αλλαγές στον τρόπο με τον οποίο κοινοποιεί τις διοικητικές της αποφάσεις, επί του παρόντος δεν υπάρχουν ικανοποιητικοί εναλλακτικοί τρόποι διασφάλισης της ασφάλειας δικαίου, αποφεύγοντας την κατάχρηση του δικαιώματος πρόσβασης του κοινού...».

7. Εν ολίγοις, η Επιτροπή δεν αποδέχθηκε τις συστάσεις της Διαμεσολαβήτριας ή την πρότασή της για βελτίωση.

8. Η Διαμεσολαβήτρια εκφράζει τη λύπη της για τη θέση της Επιτροπής στην υπόθεση αυτή, την οποία θεωρεί εσφαλμένη όσον αφορά τα πραγματικά περιστατικά και τον νόμο. Ανησυχεί ιδιαίτερα για το γεγονός ότι η απάντηση της Επιτροπής έρχεται σε αντίθεση με τις δικές της συμβουλές ότι η ίδια η διοίκηση της ΕΕ ενστερνίζεται πλήρως την ψηφιακή εποχή και μεγιστοποιεί τη χρήση των ηλεκτρονικών επικοινωνιών.

9. Ο Διαμεσολαβητής έχει υποστηρίξει πλήρως την πρακτική της επαλήθευσης, κατά περίπτωση, της ταυτότητας των προσώπων που υποβάλλουν αιτήσεις πρόσβασης του κοινού σε έγγραφα, όταν υπάρχουν υπόνοιες ότι γίνεται κατάχρηση της άσκησης του εν λόγω δικαιώματος. Ωστόσο, το να προχωρούμε σε αυτή τη βάση σε κάθε περίπτωση είναι ασέβεια προς τους πολίτες και τα θεμελιώδη δικαιώματά τους βάσει του Χάρτη της ΕΕ. Στο πλαίσιο της εν λόγω έρευνας, η Διαμεσολαβήτρια παρείχε συμβουλές σχετικά με εναλλακτικές μεθόδους εργασίας και το έπραξε κατά την άσκηση της εντολής της βάσει της Συνθήκης για την αποκάλυψη περιπτώσεων κακοδιοίκησης και τη διατύπωση συστάσεων με σκοπό τον τερματισμό της. Η Διαμεσολαβήτρια εκφράζει τη βαθιά της λύπη για το γεγονός ότι η Ευρωπαϊκή Επιτροπή αντέκρουσε τη συμβουλή αυτή, υπονοώντας σαφώς ότι, εφόσον τα συστήματα και οι διαδικασίες της είναι «νομικά», θεωρεί ότι δεν υπάρχει ανάγκη να εξεταστούν βελτιώσεις προς όφελος των πολιτών και σύμφωνα με τις γενικές αρχές της χρηστής διοίκησης.

10. Κλείνοντας την έρευνα αυτή, η Διαμεσολαβήτρια, πέραν της επιβεβαίωσης των διαπιστώσεών της περί κακοδιοίκησης, διατυπώνει μια περαιτέρω πρόταση βελτίωσης.

11. Όσον αφορά το συγκεκριμένο αίτημα για πρόσβαση του κοινού σε έγγραφα που υποβλήθηκε στην παρούσα υπόθεση, ο Διαμεσολαβητής μπορεί να επιβεβαιώσει ότι ο καταγγέλλων εξακολουθεί να ενδιαφέρεται για τα ζητούμενα έγγραφα. Για άλλη μια φορά, η Διαμεσολαβήτρια εκφράζει τη βαθιά της λύπη για το γεγονός ότι η Επιτροπή επέλεξε να αγνοήσει όλες τις πολύ σαφείς ενδείξεις της συνεχιζόμενης επιθυμίας για πρόσβαση του κοινού στα ζητούμενα έγγραφα. Η επιμονή σε νέες αιτήσεις και διαδικαστικές διατυπώσεις, όταν είναι περιττές και δεν εξυπηρετούν προφανή χρήσιμο σκοπό, καταδεικνύει έλλειψη σεβασμού των θεμελιωδών δικαιωμάτων των πολιτών. Ως εκ τούτου, η Επιτροπή καλείται να καταχωρίσει επίσημα την αίτηση κατά την παραλαβή της παρούσας απόφασης και να την επεξεργαστεί ταχέως και σε κάθε περίπτωση εντός της προθεσμίας που προβλέπεται στον κανονισμό 1049/2001.

Συμπεράσματα

Με βάση την έρευνα σχετικά με την εν λόγω καταγγελία, ο Διαμεσολαβητής την περατώνει με τα ακόλουθα συμπεράσματα:

Η απαίτηση της Επιτροπής ότι όλα τα πρόσωπα που ζητούν πρόσβαση του κοινού σε έγγραφα πρέπει να παρέχουν την ταχυδρομική διεύθυνσή τους για τις ρυθμίσεις αποστολής σε έντυπη μορφή συνιστά κακοδιοίκηση.

Η παράλειψη της Επιτροπής να καταχωρίσει και να απαντήσει στο αίτημα του καταγγέλλοντος για πρόσβαση σε έγγραφα συνιστούσε περίπτωση κακοδιοίκησης.

Πέραν των ανωτέρω συμπερασμάτων, ο Διαμεσολαβητής διατυπώνει την ακόλουθη πρόταση βελτίωσης:

Ο Διαμεσολαβητής ζητεί από την Επιτροπή να ζητήσει αξιολόγηση από ομοτίμους των ζητημάτων στην παρούσα υπόθεση στο πλαίσιο της διοργανικής επιτροπής που προβλέπεται στο άρθρο 15 του κανονισμού 1049/2001.

Το άρθρο 15 ορίζει τα εξής:

“1. Τα θεσμικά όργανα αναπτύσσουν ορθές διοικητικές πρακτικές προκειμένου να διευκολύνουν την άσκηση του δικαιώματος πρόσβασης που εγγυάται ο παρών κανονισμός.

2. Τα θεσμικά όργανα συγκροτούν διοργανική επιτροπή για την εξέταση των βέλτιστων πρακτικών, την αντιμετώπιση πιθανών συγκρούσεων και τη συζήτηση των μελλοντικών εξελίξεων όσον αφορά την πρόσβαση του κοινού στα έγγραφα.»

Ο Διαμεσολαβητής προτείνει, όσον αφορά τις αιτήσεις που λαμβάνονται μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, να συμφωνηθεί ότι την ευθύνη για την αξιοπιστία αυτού του μέσου επικοινωνίας φέρει το πρόσωπο που υποβάλλει την αίτηση, πράγμα που σημαίνει, για παράδειγμα, ότι επαφίεται στον εν λόγω αποστολέα να επιλέξει ένα αξιόπιστο σύστημα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, να ενημερώσει το θεσμικό όργανο για πιθανά προβλήματα σχετικά με τα όρια όγκου και να ελέγξει αν η αλληλογραφία που λαμβάνει το θεσμικό όργανο φιλτράρεται ως ανεπιθύμητη αλληλογραφία. Αυτό αναμένεται να αμβλύνει τις ανησυχίες που ενδέχεται να έχουν τα θεσμικά όργανα όσον αφορά την κοινοποίηση των εν λόγω αποφάσεων.

Εάν η άποψη εξακολουθεί να είναι ότι η αποστολή αποφάσεων μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου δεν συνάδει με τις νομικές απαιτήσεις, ο Διαμεσολαβητής προτείνει τη διενέργεια αξιολόγησης από ομοτίμους της άποψης αυτής στο πλαίσιο της επιτροπής του άρθρου 15 παράγραφος 2, η οποία θα μπορούσε επίσης να εξετάσει συγκεκριμένα τον ισχυρισμό ότι επί του παρόντος δεν υπάρχει εναλλακτική λύση αντί της αποστολής αποφάσεων μέσω ταχυδρομείου σε έντυπη μορφή. Στο πλαίσιο αυτό, η Επιτροπή ενθαρρύνεται να λάβει υπόψη, για παράδειγμα, το φιλόδοξο «ψηφιακό θεματολόγιο» της ΕΕ που δρομολογήθηκε από την Επιτροπή πριν από επτά χρόνια. Επιπλέον, ενθαρρύνεται να ληφθεί υπόψη η ευρεία χρήση επιγραμμικών συστημάτων ηλεκτρονικών επικοινωνιών, συμπεριλαμβανομένων των ηλεκτρονικών υπογραφών, που χρησιμοποιούνται σε ολόκληρη την Ευρώπη από τις δημόσιες διοικήσεις.

Η Διαμεσολαβήτρια θα ήθελε να ενημερωθεί για το αποτέλεσμα της εν λόγω αξιολόγησης από ομοτίμους έως το τέλος του πρώτου τριμήνου του 2018.

Οι λοιποί συμμετέχοντες στην εν λόγω επιτροπή του άρθρου 15 παράγραφος 2 (Κοινοβούλιο και Συμβούλιο) θα ενημερωθούν χωριστά για την παρούσα απόφαση και τις προτάσεις.

Ο καταγγέλλων και ο Πρόεδρος της Ευρωπαϊκής Επιτροπής θα ενημερωθούν για την απόφαση αυτή.

η Έμιλι Ο' Ράιλι

Ευρωπαίος Διαμεσολαβητής

Στρασβούργο, 19/12/2017

[1] Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με το ιστορικό της καταγγελίας, τα επιχειρήματα των μερών και την έρευνα του Διαμεσολαβητή, ανατρέξτε στο πλήρες κείμενο της πρότασης λύσης και σύστασης του Διαμεσολαβητή, καθώς και στις σχετικές γνώμες και παρατηρήσεις, που διατίθενται στη διεύθυνση:

https://www.ombudsman.europa.eu/en/cases/caseopened.faces/en/54427/html.bookmark

Η σύσταση ακολούθησε μια προσπάθεια επίλυσης της υπόθεσης μέσω πρότασης λύσης, το κύριο μέρος της οποίας, ωστόσο, απορρίφθηκε από την Επιτροπή. Η Επιτροπή απλώς κατάργησε την απαίτηση να ζητείται από τα πρόσωπα να δηλώνουν τον τομέα της επαγγελματικής τους δραστηριότητας κατά την υποβολή αιτήσεων για έγγραφα.