Το ιστορικό της καταγγελίας

1. Τον Σεπτέμβριο του 2015, ο καταγγέλλων υπέβαλε αίτηση για τη θέση του υπεύθυνου διεθνούς βοήθειας/συνεργασίας με την αντιπροσωπεία της ΕΕ στην Αλβανία (στο εξής: αντιπροσωπεία). Σύμφωνα με την ανακοίνωση κενής θέσης, η αντιπροσωπεία θα έπρεπε να έχει επικοινωνήσει με τους επικρατέστερους υποψηφίους έως τις 7 Οκτωβρίου 2015 το αργότερο. Στις 8 Οκτωβρίου 2015, μη έχοντας λάβει καμία κοινοποίηση και θεωρώντας ότι δεν είχε περιληφθεί στον κατάλογο των επικρατέστερων υποψηφίων, η καταγγέλλουσα επικοινώνησε με την αντιπροσωπεία μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ζητώντας να ενημερωθεί για τους λόγους απόρριψης της αίτησής της. Η αντιπροσωπεία δεν επιβεβαίωσε την παραλαβή του αιτήματός της για πληροφορίες ούτε απάντησε στον καταγγέλλοντα. Ως εκ τούτου, ο καταγγέλλων απευθύνθηκε στον Διαμεσολαβητή στις 27 Οκτωβρίου 2015.

2. Δεδομένου ότι η καταγγέλλουσα είναι Ισραηλινή και Αλβανή υπήκοος που διαμένει στο Ισραήλ, ο Διαμεσολαβητής δεν μπόρεσε να κινήσει απευθείας έρευνα σχετικά με την καταγγελία της [1]. Ωστόσο, δεδομένης της σημασίας του θέματος για τη δημόσια εικόνα της ΕΕ σε τρίτη χώρα, η Διαμεσολαβήτρια αποφάσισε ότι υπήρχαν λόγοι να διεξαγάγει έρευνα με δική της πρωτοβουλία.  

Η έρευνα

3. Η Διαμεσολαβήτρια ζήτησε πληροφορίες σχετικά με τον ισχυρισμό της καταγγέλλουσας´s ότι η αντιπροσωπεία δεν απάντησε στο αίτημά της για παροχή πληροφοριών και δεν εξήγησε τους λόγους απόρριψης της αίτησής της. Η έρευνα εξέτασε επίσης τον ισχυρισμό του καταγγέλλοντος ότι οι απαιτήσεις που ορίζονται στην ανακοίνωση κενής θέσης ήταν υπερβολικά ασαφείς. Η καταγγέλλουσα ζήτησε από την αντιπροσωπεία να εξηγήσει τη θέση της και, εν τέλει, να ακυρώσει την απόφασή της να απορρίψει την αίτησή της και να την καλέσει σε συνέντευξη.

4. Στις 10 Δεκεμβρίου 2015, κατά τη διάρκεια της έρευνας, η αντιπροσωπεία ενημέρωσε την καταγγέλλουσα ότι η αίτησή της είχε απορριφθεί. Στη συνέχεια, ο Διαμεσολαβητής έλαβε την απάντηση της Ευρωπαϊκής Υπηρεσίας Εξωτερικής Δράσης (ΕΥΕΔ)[2] σχετικά με την καταγγελία στις 5 Ιανουαρίου 2016. Μετά το αίτημα της Διαμεσολαβήτριας για πρόσθετες πληροφορίες και διευκρινίσεις [3], η ΕΥΕΔ απέστειλε νέα απάντηση στις 19 Οκτωβρίου 2016. Η καταγγέλλουσα υπέβαλε τις παρατηρήσεις της σχετικά με τις απαντήσεις στις 9 Μαΐου [4] και στις 27 Νοεμβρίου 2016, αντίστοιχα. Στις 19 Ιανουαρίου 2017, η ομάδα έρευνας της Διαμεσολαβήτριας εξέτασε ορισμένα έγγραφα σχετικά με τη διαδικασία επιλογής [5]. Μετά τον έλεγχο, ζητήθηκε από την ΕΥΕΔ να παράσχει περαιτέρω διευκρινίσεις [6]. Κατά τη διεξαγωγή της έρευνας, ο Διαμεσολαβητής έλαβε υπόψη τα επιχειρήματα και τις γνώμες που προέβαλαν τα μέρη.

Παράλειψη έγκαιρης απάντησης στο αίτημα παροχής πληροφοριών του καταγγέλλοντος

Επιχειρήματα του καταγγέλλοντος και του θεσμικού οργάνου

5. Η καταγγέλλουσα ισχυρίστηκε ότι η αντιπροσωπεία δεν απάντησε στο ηλεκτρονικό μήνυμά της της 8ης Οκτωβρίου 2015 με το οποίο ζητούσε πληροφορίες σχετικά με την αίτησή της. Η αντιπροσωπεία απάντησε τελικά στις 10 Δεκεμβρίου 2015, αφού ο καταγγέλλων επικοινώνησε με τον Διαμεσολαβητή.

6. Η ΕΥΕΔ εξήγησε ότι η αντιπροσωπεία είχε οργανώσει τρεις διαδικασίες επιλογής ταυτόχρονα. Αυτό, σε συνδυασμό με την πολυπλοκότητα των διαδικασιών και τον μεγάλο αριθμό των αιτήσεων που ελήφθησαν, είχε ως αποτέλεσμα η διαδικασία επιλογής για τη θέση του υπεύθυνου διεθνούς βοήθειας/συνεργασίας να βρίσκεται ακόμη σε εξέλιξη όταν η καταγγέλλουσα ζήτησε πληροφορίες σχετικά με την αίτησή της. Η αντιπροσωπεία δήλωσε ότι δεν μπορούσε να αποκαλύψει πληροφορίες σχετικά με μια εν εξελίξει διαδικασία επιλογής, καθώς οι πληροφορίες αυτές ήταν εμπιστευτικές.

7. Η ΕΥΕΔ αναγνώρισε ότι η αντιπροσωπεία δεν συμμορφώθηκε με τον ευρωπαϊκό κώδικα ορθής διοικητικής συμπεριφοράς, ο οποίος ορίζει προθεσμία δύο εβδομάδων για την επιβεβαίωση της παραλαβής αιτήματος παροχής πληροφοριών. Η καθυστέρηση αυτή αποδόθηκε στον σημαντικό φόρτο εργασίας που περιγράφεται ανωτέρω. Η ΕΥΕΔ δήλωσε ότι, στις 10 Δεκεμβρίου 2015, η αντιπροσωπεία είχε ενημερώσει την καταγγέλλουσα ότι δεν είχε περιληφθεί στον κατάλογο των επικρατέστερων υποψηφίων. Η ΕΥΕΔ ζήτησε συγγνώμη εξ ονόματος της αντιπροσωπείας για την καθυστέρηση στην απάντηση στο αίτημα του καταγγέλλοντος.  

8. Στις παρατηρήσεις της σχετικά με τις απαντήσεις της ΕΥΕΔ, η καταγγέλλουσα επέκρινε το γεγονός ότι η αντιπροσωπεία δεν τήρησε την προθεσμία που ορίζεται στην ανακοίνωση κενής θέσης. Ισχυρίστηκε ότι, τουλάχιστον, θα έπρεπε να είχε ενημερώσει τους υποψηφίους μόλις πληροφορήθηκε ότι υπήρξε καθυστέρηση στη διαδικασία επιλογής [7]. 

Η αξιολόγηση του Διαμεσολαβητή

9. Η Διαμεσολαβήτρια επισημαίνει ότι η αντιπροσωπεία δεν επιβεβαίωσε την παραλαβή του αιτήματος παροχής πληροφοριών της καταγγέλλουσας και δεν την ενημέρωσε σχετικά με την καθυστέρηση της διαδικασίας επιλογής. Η Διαμεσολαβήτρια ενθαρρύνει την ΕΥΕΔ να παράσχει καθοδήγηση και στήριξη στην αντιπροσωπεία με σκοπό την πρόληψη παρόμοιων θλιβερών περιστατικών στο μέλλον. Ταυτόχρονα, η Διαμεσολαβήτρια επισημαίνει ότι, μετά την παρέμβαση της ερευνητικής της ομάδας, η αντιπροσωπεία απάντησε στην καταγγέλλουσα στις 10 Δεκεμβρίου 2015. Στην απάντησή της προς τη Διαμεσολαβήτρια, η ΕΥΕΔ αναγνώρισε το παράπτωμα της αντιπροσωπείας και ζήτησε συγγνώμη. Ως εκ τούτου, θεωρεί ότι το ζήτημα έχει επιλυθεί. Ωστόσο, αποτελεί ορθή διοικητική πρακτική να ενημερώνονται οι υποψήφιοι σχετικά με καθυστερήσεις στη διαδικασία επιλογής και ο Διαμεσολαβητής θα υποβάλει σχετική πρόταση βελτίωσης για τον σκοπό αυτό.  

Μη αιτιολόγηση της απόρριψης της αίτησης του καταγγέλλοντος

Επιχειρήματα του καταγγέλλοντος και του θεσμικού οργάνου

10. Η καταγγέλλουσα ισχυρίστηκε ότι πληρούσε όλες τις απαιτήσεις που ορίζονται στην προκήρυξη κενής θέσης (σχετικό πανεπιστημιακό πτυχίο, επίπεδο προφορικού και γραπτού λόγου C1 [8], τουλάχιστον πέντε έτη σχετικής επαγγελματικής πείρας και «γνώσεις προϋπολογισμού, οικονομικών και συμβάσεων») και, ως εκ τούτου, θα έπρεπε να είχε περιληφθεί στον κατάλογο των επικρατέστερων υποψηφίων. Υποστήριξε ότι, κατά τη διάρκεια του επαγγελματικού της μεταφορέα, είχε συμμετάσχει σε ορισμένα χρηματοδοτούμενα από την ΕΕ προγράμματα κατάρτισης και είχε αποκτήσει εμπειρία σε θέματα προϋπολογισμού και οικονομικών. Η «επιτροπή επιλογής» φαίνεται ότι δεν έλαβε υπόψη το γεγονός αυτό. Επιπλέον, η καταγγέλλουσα θεώρησε ότι η αλβανική ιθαγένειά της και η γνώση της αλβανικής γλώσσας θα πρέπει να θεωρηθούν περιουσιακά στοιχεία.

11.  Ο καταγγέλλων ήταν δυσαρεστημένος με τις απαντήσεις της ΕΥΕΔ. Σημειώνει ότι, στην πρώτη απάντησή της προς τη Διαμεσολαβήτρια, της 5ης Ιανουαρίου 2016, η ΕΥΕΔ δεν παρείχε επαρκείς πληροφορίες σχετικά με τους λόγους απόρριψης της αίτησής της, τον αριθμό των επικρατέστερων υποψηφίων και τους λόγους για τους οποίους επελέγησαν. Ο καταγγέλλων έκρινε ότι η δεύτερη απάντηση της ΕΥΕΔ της 19ης Οκτωβρίου 2016 δεν ήταν εξίσου ικανοποιητική [9]. Τέλος, ο καταγγέλλων ζήτησε από τον Διαμεσολαβητή είτε να επανεξετάσει τα βιογραφικά σημειώματα όλων των υποψηφίων είτε, εναλλακτικά, να διορίσει επαγγελματία εμπειρογνώμονα ανθρώπινων πόρων για τη διενέργεια ανεξάρτητης επανεξέτασης, προκειμένου να επαληθεύσει την αμεροληψία ολόκληρης της διαδικασίας επιλογής.

12. Η ΕΥΕΔ ενημέρωσε τη Διαμεσολαβήτρια ότι 93 υποψήφιοι είχαν υποβάλει αίτηση για τη θέση του υπεύθυνου διεθνούς βοήθειας/συνεργασίας. Η αρχική διαδικασία ελέγχου περιελάμβανε δύο στάδια. Η επιτροπή επιλογής επαλήθευσε πρώτα την επιλεξιμότητα των υποψηφίων με βάση τις απαιτήσεις που ορίζονται στην προκήρυξη κενής θέσης. Στη συνέχεια, εξέτασε τα βιογραφικά σημειώματα όσον αφορά τη συνάφεια της επαγγελματικής πείρας κάθε υποψηφίου με τα καθήκοντα της θέσης, όπως ορίζεται στην περιγραφή καθηκόντων. Αυτό περιλάμβανε επίσης σύγκριση των προσόντων και της πείρας των υποψηφίων. Μετά τον έλεγχο επιλεξιμότητας και την εξέταση των επιλέξιμων αιτήσεων (δηλαδή την πρώτη διαδικασία προεπιλογής), 25 υποψήφιοι προεπιλέχθηκαν για δεύτερη εξέταση. Ο καταγγέλλων δεν ήταν μεταξύ αυτών. Μετά τη δεύτερη εξέταση, καταρτίστηκε κατάλογος 14 επικρατέστερων υποψηφίων. Οι συμμετέχοντες κλήθηκαν να συμμετάσχουν σε γραπτές εξετάσεις. Με βάση τις εξετάσεις αυτές, οκτώ υποψήφιοι κλήθηκαν σε συνέντευξη.

13. Η ΕΥΕΔ δήλωσε ότι η αντιπροσωπεία είχε δημιουργήσει λογιστικό φύλλο Excel στο οποίο αναφέρονταν όλοι οι υποψήφιοι, το οποίο περιλάμβανε πληροφορίες σχετικά με την εκ μέρους τους εκπλήρωση των απαιτήσεων [10]. Στο εν λόγω λογιστικό φύλλο συμπεριλήφθηκαν επίσης πρόσθετες παρατηρήσεις προκειμένου να διευκολυνθεί ο πρώτος έλεγχος των βιογραφικών σημειωμάτων. Σύμφωνα με την ΕΥΕΔ, αυτό εξασφάλισε την ακριβή καταχώριση όλων των αιτήσεων που ελήφθησαν και διευκόλυνε τη διαδικασία προεπιλογής.

14. Η αίτηση του καταγγέλλοντος ήταν επιλέξιμη, αλλά απορρίφθηκε κατά την πρώτη προεπιλογή. Η ΕΥΕΔ δήλωσε ότι «η επιτροπή επιλογής έκρινε ότι ο αιτών δεν ήταν μεταξύ των καλύτερων επιλέξιμων υποψηφίων» και ότι η επαγγελματική πείρα του καταγγέλλοντος ήταν «πολύ επικεντρωμένη στον τομέα της εκπαίδευσης και ικανοποιούσε τις ανάγκες που περιγράφονται στην περιγραφή καθηκόντων σε μικρότερο βαθμό από ό,τι τα βιογραφικά σημειώματα των προεπιλεγέντων υποψηφίων»[11]. Η ΕΥΕΔ υποστήριξε ότι η αντιπροσωπεία διεξήγαγε τη διαδικασία επιλογής σε πλήρη συμμόρφωση με τον «Οδηγό των αντιπροσωπειών της ΕΕ για τους τοπικούς υπαλλήλους»[12]. Επισήμανε επίσης ότι, κατά την κατάρτιση του λογιστικού φύλλου Excel, η αντιπροσωπεία υπερέβη τα απαιτούμενα από τις κατευθυντήριες γραμμές που ίσχυαν τότε. Τέλος, η ΕΥΕΔ διευκρίνισε ότι η διαδικασία πρόσληψης που προβλέπεται στον οδηγό των αντιπροσωπειών της ΕΕ για τους τοπικούς υπαλλήλους δεν απαιτεί από τις αντιπροσωπείες να διαθέτουν ελάχιστες βαθμολογίες «κατωφλίου» για την αξιολόγηση των υποψηφίων.  

Η αξιολόγηση του Διαμεσολαβητή

15. Ο Διαμεσολαβητής επισημαίνει ότι οι επιτροπές επιλογής διαθέτουν ευρεία διακριτική ευχέρεια όσον αφορά την αξιολόγηση της συνάφειας των προσόντων των υποψηφίων με τις απαιτήσεις της προς πλήρωση θέσης. Ως εκ τούτου, ο ρόλος του Διαμεσολαβητή είναι να εξακριβώσει αν, κατά την έκδοση της απόφασής της, η επιτροπή επιλογής τήρησε τις σχετικές διαδικαστικές απαιτήσεις και δεν υπέπεσε σε πρόδηλη πλάνη εκτίμησης [13]. Σύμφωνα με τη σχετική νομολογία, η προσωπική πεποίθηση ενός υποψηφίου σχετικά με τον τρόπο με τον οποίο θα έπρεπε να είχε αξιολογηθεί η αίτησή του δεν μπορεί να αντικαταστήσει την αξιολόγηση της επιτροπής επιλογής και δεν συνιστά αδιάσειστη απόδειξη πρόδηλου σφάλματος που διέπραξε η επιτροπή επιλογής [14].

16. Στο πλαίσιο αυτό, η Διαμεσολαβήτρια εξέτασε: i) την αίτηση του καταγγέλλοντος (βιογραφικό σημείωμα και επιστολή παροχής κινήτρων)· ii) το λογιστικό φύλλο Excel που περιλάμβανε πληροφορίες σχετικά με τους 93 αιτούντες [15]· iii) την «έκθεση αξιολόγησης» της επιτροπής επιλογής, την οποία υπέβαλε στον επικεφαλής της αντιπροσωπείας [16]· και iv) τον «Οδηγό των αντιπροσωπειών της ΕΕ για τους τοπικούς υπαλλήλους» που ίσχυε το 2015.

17.  Από την επιθεώρηση του Διαμεσολαβητή διαπιστώθηκε ότι το λογιστικό φύλλο Excel περιλάμβανε πολύ λεπτομερείς πληροφορίες σχετικά με την εκπαίδευση και την επαγγελματική πείρα όλων των υποψηφίων. Παρά το γεγονός ότι τα πεδία «σχετική πείρα» και «σχόλια» στο λογιστικό φύλλο δεν συμπληρώθηκαν για όλους τους υποψηφίους, φαίνεται ότι το λογιστικό φύλλο βοήθησε την επιτροπή επιλογής στην προεπιλογή των υποψηφίων, στην επαλήθευση του ότι τα προσόντα των προσφευγόντων πληρούσαν τις απαιτήσεις που ορίζονται στην προκήρυξη κενής θέσης και στη σύγκριση των προσόντων των προσφευγόντων.

18. Ο Διαμεσολαβητής επισημαίνει ότι η χρήση του λογιστικού φύλλου Excel φαίνεται να είναι χρήσιμη για τη διαχείριση μιας τέτοιας διαδικασίας προεπιλογής. Είναι θετικό το γεγονός ότι η τρέχουσα έκδοση του οδηγού των αντιπροσωπειών της ΕΕ για τους τοπικούς υπαλλήλους περιλαμβάνει σαφή αναφορά στην υποχρέωση της επιτροπής επιλογής να «καταρτίσει κατάλογο (κατά προτίμηση σε μορφή excel) που να αναπαράγει τον κατάλογο των ονομάτων των αιτούντων, την ημερομηνία παραλαβής της αίτησης και κατά πόσον έχουν επιλεγεί ή όχι (δηλαδή θεωρείται ότι συγκαταλέγονται μεταξύ των καλύτερων υποψηφίων)» [17]. Η Διαμεσολαβήτρια πιστεύει ότι η συμπερίληψη πρόσθετων πληροφοριών σε αυτό το λογιστικό φύλλο θα ήταν πολύ χρήσιμη και θα διατυπώσει σχετική πρόταση.

19. Ο Διαμεσολαβητής διαπιστώνει ότι η προκήρυξη κενής θέσης καθόριζε ακριβή κριτήρια επιλογής [18] και περιέγραφε επίσης λεπτομερώς τα καθήκοντα και τις αρμοδιότητες της θέσης. Κατέστησε σαφές ότι η γνώση και η πείρα σε οικονομικά και δημοσιονομικά θέματα αποτελούν σημαντικό παράγοντα για την αξιολόγηση των υποψηφίων. Η Διαμεσολαβήτρια επισημαίνει ότι η καταγγέλλουσα αναφέρθηκε σαφώς, τόσο στο βιογραφικό της σημείωμα όσο και στην επιστολή «κίνητρα», στην πείρα της σε θέματα «προϋπολογισμού, οικονομικών και συμβάσεων» (π.χ. δημόσιες συμβάσεις, «προσκλήσεις υποβολής προσφορών», αξιολόγηση έργων). Περιέγραψε επίσης λεπτομερώς τη συμμετοχή της σε προγράμματα που χρηματοδοτούνται από την ΕΕ, καθώς και την εξοικείωσή της με το μέσο τεχνικής βοήθειας και ανταλλαγής πληροφοριών της ΕΕ (TAIEX), το οποίο χρησιμοποιεί η Ευρωπαϊκή Επιτροπή. Ωστόσο, η επαγγελματική της πείρα ήταν κυρίως στον τομέα της εκπαίδευσης.

20. Η απόφαση της επιτροπής επιλογής να μην συμπεριλάβει την καταγγέλλουσα στον κατάλογο των επικρατέστερων υποψηφίων, επειδή η επαγγελματική της πείρα αφορούσε κυρίως τον τομέα της εκπαίδευσης, φαίνεται εύλογη. Από την εξέταση του λογιστικού φύλλου Excel από τον Διαμεσολαβητή προέκυψε ότι οι 25 υποψήφιοι που προεπιλέχθηκαν αρχικά φαίνεται να διαθέτουν επαγγελματική πείρα πιο συναφή με την περιγραφή της θέσης εργασίας. Συναφώς, ο Διαμεσολαβητής επισημαίνει ότι μια τέτοια διαδικασία επιλογής αποτελεί, κατ’ ουσίαν, συγκριτική αξιολόγηση όλων των υποψηφίων με σκοπό την επιλογή του καταλληλότερου υποψηφίου.

21. Επιπλέον, η Διαμεσολαβήτρια επισημαίνει ότι, βάσει της επιστολής της με τα «κίνητρα», η καταγγέλλουσα φαινόταν να γνωρίζει ότι το βιογραφικό της σημείωμα ενδέχεται να μην πληροί πλήρως τις απαιτήσεις που ορίζονται στην προκήρυξη κενής θέσης. Στην επιστολή της, αναφέρθηκε στις δύο άλλες διαφημιζόμενες θέσεις και δήλωσε ότι θα ήταν ευτυχής να υποβάλει αίτηση είτε, εάν οι δεξιότητες είτε η εμπειρία της ταιριάζουν καλύτερα σε αυτές τις θέσεις.

22. Όσον αφορά το επιχείρημα του καταγγέλλοντος ότι η αλβανική ιθαγένεια και η αλβανόφωνη γλώσσα θα πρέπει να θεωρούνται πλεονέκτημα, ο Διαμεσολαβητής επισημαίνει ότι ο οδηγός των αντιπροσωπειών της ΕΕ δεν προβλέπει καμία απαίτηση όσον αφορά την ιθαγένεια [19]. Το λογιστικό φύλλο Excel περιλάμβανε πληροφορίες σχετικά με τις γνώσεις ορισμένων υποψηφίων στην αλβανική γλώσσα, αλλά η επιτροπή επιλογής δεν θεώρησε ότι αυτό αποτελούσε αποφασιστικό κριτήριο [20].

23. Με βάση τις πληροφορίες που περιλαμβάνονται στον φάκελο και το αποτέλεσμα του ελέγχου, ο Διαμεσολαβητής δεν θεωρεί αναγκαίο να εξετάσει όλες τις αιτήσεις που υποβλήθηκαν για τη θέση του υπεύθυνου διεθνούς βοήθειας/συνεργασίας, όπως ζήτησε ο καταγγέλλων. Το λογιστικό φύλλο Excel περιείχε πληροφορίες σχετικά με όλους τους υποψηφίους με τους οποίους συγκρίθηκε ο καταγγέλλων. Ο Διαμεσολαβητής θεωρεί ότι οι πληροφορίες αυτές επαρκούν για να συναχθεί το συμπέρασμα ότι η αξιολόγηση της επιτροπής επιλογής δεν υποδηλώνει πρόδηλο σφάλμα στην αξιολόγηση της αίτησης του καταγγέλλοντος σε σύγκριση με άλλους υποψηφίους.

24. Η Διαμεσολαβήτρια σημειώνει ότι ο οδηγός των αντιπροσωπειών της ΕΕ για τους τοπικούς υπαλλήλους δίνει εντολή στις αντιπροσωπείες να εξηγήσουν στους απορριφθέντες αιτούντες που ζητούν τέτοιες πληροφορίες τους λόγους για τους οποίους δεν επελέγησαν [21]. Στην περίπτωση αυτή, η Διαμεσολαβήτρια σημειώνει ότι χρειάστηκε να επικοινωνήσει αρκετές φορές με την ΕΥΕΔ και επίσης να εξετάσει τα σχετικά έγγραφα προκειμένου να λάβει επαρκείς εξηγήσεις σχετικά με τους σχετικούς κανόνες και την απόφαση απόρριψης της αίτησης του καταγγέλλοντος. Ως εκ τούτου, ζητεί από την ΕΥΕΔ να παράσχει στις αντιπροσωπείες της ΕΕ καλύτερη καθοδήγηση και υποστήριξη σχετικά με τον τρόπο ανταπόκρισης στα αιτήματα που αφορούν τις διαδικασίες πρόσληψης.

Ασάφεια των απαιτήσεων που καθορίζονται στην προκήρυξη κενής θέσης

Επιχειρήματα του καταγγέλλοντος και του θεσμικού οργάνου

25. Ο καταγγέλλων ισχυρίστηκε ότι οι απαιτήσεις που ορίζονται στην προκήρυξη κενής θέσης (σχετικό πανεπιστημιακό πτυχίο, γνώσεις αγγλικής γλώσσας, τουλάχιστον πέντε έτη σχετικής επαγγελματικής πείρας και «γνώσεις προϋπολογισμού, οικονομικών και συμβάσεων») ήταν υπερβολικά γενικές. Ισχυρίστηκε ότι αυτό παρέχει ευρεία διακριτική ευχέρεια όσον αφορά την αίτησή τους και την αξιολόγηση των υποψηφίων. Επέκρινε επίσης τη μη συμπερίληψη της γνώσης της αλβανικής γλώσσας ως απαίτησης. Τέλος, υποστήριξε ότι τα κριτήρια επιλογής που καθορίζονται στις προκηρύξεις κενών θέσεων για τις δύο άλλες θέσεις που δημοσιεύθηκαν ταυτόχρονα ήταν λεπτομερέστερα και πιο συγκεκριμένα, επιτρέποντας έτσι μια πιο αντικειμενική αξιολόγηση των υποψηφίων.

26. Η ΕΥΕΔ υποστήριξε ότι τα κριτήρια καθορίστηκαν αντικειμενικά, ανταποκρίθηκαν στις ανάγκες της αντιπροσωπείας και επέτρεψαν την αντικειμενική αξιολόγηση των αιτήσεων που ελήφθησαν, σε συνδυασμό με την περιγραφή καθηκόντων. Τέλος, επισήμανε ότι το γεγονός ότι τρεις προκηρύξεις κενών θέσεων δημοσιεύθηκαν ταυτόχρονα δεν συνεπάγεται ότι καθεμία από αυτές έπρεπε να περιλαμβάνει τις ίδιες απαιτήσεις επιλογής.

Η αξιολόγηση του Διαμεσολαβητή

27. Όσον αφορά τον ισχυρισμό ότι η ανακοίνωση κενής θέσης ήταν αόριστη, αποτελεί προνόμιο της αρμόδιας για τους διορισμούς αρχής να συντάσσει προκηρύξεις πρόσληψης και να προσδιορίζει τα προσόντα και τις απαιτήσεις που κρίνονται κατάλληλα για την προς πλήρωση θέση και προς το συμφέρον του θεσμικού οργάνου/γραφείου [22]. Επιπλέον, ο Διαμεσολαβητής επισημαίνει ότι η προκήρυξη κενής θέσης προσδιόριζε τις απαιτήσεις που, μαζί με τη λεπτομερή περιγραφή της θέσης, θα παρείχαν τη βάση για την αξιολόγηση και τη συγκριτική αξιολόγηση των υποψηφίων. Ως εκ τούτου, μπορεί να θεωρηθεί ότι οι υποψήφιοι είχαν επαρκείς πληροφορίες για να αποφασίσουν αν διέθεταν τα κατάλληλα προσόντα για τη θέση ή όχι. Ως εκ τούτου, η Διαμεσολαβήτρια θεωρεί εύλογη την απάντηση της ΕΥΕΔ [23].

Συμπέρασμα

Βάσει της έρευνας σχετικά με την εν λόγω καταγγελία, ο Διαμεσολαβητής την περατώνει με τα ακόλουθα συμπεράσματα [24]:

Όσον αφορά τη μη έγκαιρη απάντηση της αντιπροσωπείας στο αίτημα του καταγγέλλοντος για παροχή πληροφοριών, το ζήτημα έχει επιλυθεί.

Δεδομένου ότι η Διαμεσολαβήτρια θεωρεί ότι η εξήγηση της αντιπροσωπείας είναι εύλογη, δεν υπάρχει κακοδιοίκηση όσον αφορά την απόφασή της να μην συμπεριλάβει τον καταγγέλλοντα στον κατάλογο των επικρατέστερων υποψηφίων.

Ο καταγγέλλων και η Ευρωπαϊκή Υπηρεσία Εξωτερικής Δράσης θα ενημερωθούν για την απόφαση αυτή.

Προτάσεις βελτίωσης

Η Ευρωπαϊκή Υπηρεσία Εξωτερικής Δράσης θα πρέπει να συμπεριλάβει, στον «Οδηγό των αντιπροσωπειών της ΕΕ για τους τοπικούς υπαλλήλους», καθοδήγηση σχετικά με την προορατική ενημέρωση των υποψηφίων σχετικά με καθυστερήσεις στις διαδικασίες επιλογής, για παράδειγμα μέσω ανακοίνωσης στους ιστοτόπους τους.

Η Ευρωπαϊκή Υπηρεσία Εξωτερικής Δράσης θα πρέπει να συμπεριλάβει, στον «Οδηγό των αντιπροσωπειών της ΕΕ για τους τοπικούς υπαλλήλους», λεπτομερέστερες απαιτήσεις σχετικά με το είδος των πληροφοριών που πρέπει να περιλαμβάνονται στον κατάλογο/λογιστικό φύλλο Excel που καταρτίζουν οι επιτροπές επιλογής. Θα ήταν χρήσιμο να συμπεριληφθούν πληροφορίες σχετικά με τις βασικές απαιτήσεις επιλεξιμότητας του συγκεκριμένου διαγωνισμού, για παράδειγμα, την επαγγελματική πείρα και το μορφωτικό επίπεδο. Ο οδηγός θα πρέπει επίσης να τονίζει τη σημασία της συνεπούς συμπλήρωσης όλων των πεδίων των λογιστικών φύλλων.

η Έμιλι Ο' Ράιλι

Ευρωπαίος Διαμεσολαβητής

Στρασβούργο, 10/7/2017

[1] Σύμφωνα με το άρθρο 2.2 του Καταστατικού του Ευρωπαίου Διαμεσολαβητή, καταγγελία μπορεί να γίνει δεκτή μόνο από «πολίτη της Ένωσης ή κάθε φυσικό ή νομικό πρόσωπο που κατοικεί ή έχει την καταστατική έδρα του σε κράτος μέλος της Ένωσης».

[2] Όταν ο Διαμεσολαβητής λαμβάνει καταγγελίες σχετικά με αντιπροσωπεία της ΕΕ, όλη η αλληλογραφία πραγματοποιείται μέσω της Ευρωπαϊκής Υπηρεσίας Εξωτερικής Δράσης (ΕΥΕΔ), η οποία εποπτεύει τις αντιπροσωπείες.

[3] Η Διαμεσολαβήτρια ζήτησε από την Ευρωπαϊκή Υπηρεσία Εξωτερικής Δράσης να της παράσχει ακριβείς πληροφορίες σχετικά με τη διαδικασία επιλογής και, ειδικότερα, τους λόγους για τους οποίους απορρίφθηκε η αίτηση του καταγγέλλοντος. Ο Διαμεσολαβητής ζήτησε επίσης να ενημερωθεί σχετικά με: i) το στάδιο κατά το οποίο απορρίφθηκε η αίτηση του καταγγέλλοντος· ii) τις κατώτατες βαθμολογίες στην αξιολόγηση· iii) τις αντίστοιχες βαθμολογίες του καταγγέλλοντος· και iv) τον αριθμό των επικρατέστερων υποψηφίων.

[4] Η καταγγέλλουσα είχε αποστείλει τις παρατηρήσεις της στον Διαμεσολαβητή την 1η Φεβρουαρίου 2016, αλλά, λόγω τεχνικού προβλήματος, ο Διαμεσολαβητής δεν τις έλαβε. Αφού επικοινώνησε με την ερευνητική ομάδα της Διαμεσολαβήτριας, η καταγγέλλουσα απέστειλε εκ νέου τις παρατηρήσεις της τον Μάιο του 2016.

[5] Η επιθεώρηση πραγματοποιήθηκε στις εγκαταστάσεις της Ευρωπαϊκής Υπηρεσίας Εξωτερικής Δράσης στις Βρυξέλλες.

[6] Ηλεκτρονικά μηνύματα που εστάλησαν στην Ευρωπαϊκή Υπηρεσία Εξωτερικής Δράσης στις 17 Μαρτίου και στις 2 Μαΐου 2017 ζητώντας διευκρινίσεις σχετικά με το περιεχόμενο της έκδοσης του 2015 του οδηγού των αντιπροσωπειών της ΕΕ για τους τοπικούς υπαλλήλους. Ο οδηγός των αντιπροσωπειών της ΕΕ είναι ένα εσωτερικό διοικητικό έγγραφο που συγκεντρώνει όλους τους κανόνες, τις διαδικασίες και τις βέλτιστες πρακτικές που θα πρέπει να ακολουθούν οι αντιπροσωπείες όσον αφορά τη διαχείριση του τοπικού προσωπικού.

[7] Στις παρατηρήσεις της της 9ης Μαΐου 2016, η καταγγέλλουσα επισήμανε ότι η Ευρωπαϊκή Υπηρεσία Εξωτερικής Δράσης είχε δηλώσει εσφαλμένα ότι είχε υποβάλει την καταγγελία της στον Διαμεσολαβητή στις 8 Οκτωβρίου 2015, ενώ το είχε πράξει στις 27 Οκτωβρίου 2015. Από τα συμφραζόμενα είναι σαφές ότι, στην απάντησή της, η ΕΥΕΔ αναφερόταν στην ημερομηνία κατά την οποία η καταγγέλλουσα είχε αποστείλει το αίτημά της για παροχή πληροφοριών στην αντιπροσωπεία.

[8] Σύμφωνα με την κλίμακα του Κοινού Ευρωπαϊκού Πλαισίου Αναφοράς για τις Γλώσσες.

[9] Η καταγγέλλουσα επανέλαβε ότι, λόγω του επαγγελματικού της υπόβαθρου σε προγράμματα της ΕΕ και της ΕΕ, καθώς και της κατάρτισης που είχε λάβει από την Ευρωπαϊκή Επιτροπή, πληρούσε όλα τα κριτήρια που ορίζονται στην πρόσκληση και, ως εκ τούτου, θα έπρεπε να είχε περιληφθεί στον κατάλογο των επικρατέστερων υποψηφίων και να είχε προσκληθεί σε συνέντευξη.

[10] Το λογιστικό φύλλο περιλάμβανε πληροφορίες σχετικά με i) το κατά πόσον οι αιτούντες είχαν τηρήσει την προθεσμία· ii) εκπαίδευση (σχετικό πανεπιστημιακό πτυχίο)· iii) επαγγελματική πείρα (περίοδος, θέση που κατείχε, εργοδότης)· iv) γλώσσες· v) γνώσεις σχετικά με τον προϋπολογισμό, τα οικονομικά και τις συμβάσεις.

[11] Απάντηση της ΕΥΕΔ της 19ης Οκτωβρίου 2016. 

[12] Σύμφωνα με την ΕΥΕΔ, ο «Οδηγός των αντιπροσωπειών της ΕΕ για τους τοπικούς υπαλλήλους» είναι «εσωτερικός διοικητικός οδηγός που συγκεντρώνει όλους τους κανόνες, τις διαδικασίες και τις βέλτιστες πρακτικές που πρέπει να ακολουθούνται στις αντιπροσωπείες όσον αφορά τη διαχείριση του τοπικού προσωπικού».

[13] Απόφαση του Πρωτοδικείου της 11ης Μαΐου 2005, de Stefano κατά Επιτροπής, T-25/03, ECLI: EU:T:2005:168, σκέψη 34· Απόφαση του Πρωτοδικείου της 11ης Φεβρουαρίου 1999, Mertens κατά Επιτροπής, T-244/97, ECLI:EU:T:1999:27, σκέψη 44.

[14] Απόφαση του Γενικού Δικαστηρίου (Πρωτοδικείο) της 15ης Ιουλίου 1993, C amara Alloisio κ.λπ. κατά Επιτροπής, T-17/90, συνεκδικασθείσες υποθέσεις T-28/91 και T-17/92, ECLI:EU:T:1993:69 , σκέψη 90· Απόφαση του Γενικού Δικαστηρίου (Πρωτοδικείο) της 1ης Δεκεμβρίου 1994, Μιχαήλ-Χίου κατά Επιτροπής, T-46/93, ECLI:EU:T:1994:285 ,, σκέψη 50· Απόφαση του Γενικού Δικαστηρίου της 23ης Ιανουαρίου 2003, Angioli κατά Επιτροπής, T-53/00, , ECLI:EU:T:2003:12, σκέψη 94.

[15] Το έγγραφο αυτό χαρακτηρίστηκε από την ΕΥΕΔ ως «εμπιστευτικό», πράγμα που σημαίνει ότι δεν μπορεί να γνωστοποιηθεί σε κανέναν, συμπεριλαμβανομένου του καταγγέλλοντος.

[16] Το έγγραφο αυτό χαρακτηρίστηκε επίσης από την ΕΥΕΔ ως «εμπιστευτικό», γεγονός που σημαίνει ότι δεν μπορεί να γνωστοποιηθεί σε κανέναν, συμπεριλαμβανομένου του καταγγέλλοντος. Σημειώνεται ότι το έγγραφο αυτό αποδείχθηκε άνευ αντικειμένου για την έρευνα, καθώς αφορά στάδια της διαδικασίας επιλογής που δεν εμπίπτουν στο πεδίο της έρευνας (σύντομος κατάλογος των 14 υποψηφίων, γραπτές δοκιμασίες, στάδιο συνέντευξης και επικρατέστεροι υποψήφιοι μετά τις συνεντεύξεις).

[17] Οι σχετικές κατευθυντήριες γραμμές αναθεωρήθηκαν τον Απρίλιο και τον Ιούνιο του 2016. 

[18] Σχετικός πανεπιστημιακός τίτλος· Αγγλικά (προφορικά και γραπτά σε επίπεδο C1). 5 έτη σχετικής επαγγελματικής πείρας· και «γνώσεις σχετικά με τον προϋπολογισμό, τα οικονομικά και τις συμβάσεις».

[19] Η έκδοση του οδηγού των αντιπροσωπειών της ΕΕ του 2015 ορίζει ότι «οι ειδικοί όροι απασχόλησης των τοπικών υπαλλήλων που υπηρετούν στις αντιπροσωπείες δεν επιβάλλουν καμία απαίτηση ιθαγένειας: ο επικεφαλής της αντιπροσωπείας είναι ελεύθερος να επιλέξει το προσωπικό που επιθυμεί, υπό την προϋπόθεση φυσικά ότι ο τοπικός υπάλληλος προσλαμβάνεται σε τοπικό επίπεδο και έχει το δικαίωμα να ζει και να εργάζεται στη χώρα (έγκυρες άδειες εργασίας και διαμονής)».

[20] Υπήρξαν σχόλια από την εξεταστική επιτροπή σχετικά με τη μη γνώση της αλβανικής γλώσσας σε υποψηφίους που απορρίφθηκαν, αν και για άλλους λόγους, αλλά και σε σχέση με υποψήφιο που προεπιλέχθηκε και έφτασε στον τελικό κατάλογο των επικρατέστερων υποψηφίων.

[21] Οδηγός των αντιπροσωπειών της ΕΕ για τους τοπικούς υπαλλήλους: σταδιοδρομία-πρόσληψη· Διαδικασία, καθοδήγηση και βέλτιστες πρακτικές, σημείο 7. Επίσης, στην έκδοση που ίσχυε το 2015, άρθρο 3, Δημοσίευση της κενής θέσης.

[22] Βλ. επίσης την πάγια νομολογία: Απόφαση του Πρωτοδικείου (πρώτο τμήμα) της 15ης Φεβρουαρίου 2005, Pyres κατά Επιτροπής, υπόθεση T-256/01, ECLI:EU:T:2005:45, σκέψη 36· Απόφαση του Πρωτοδικείου (πρώτο τμήμα) της 27ης Σεπτεμβρίου 2006, Blacker κατά Κοινοβουλίου, T-420/04, ECLI:EU:T:2006:282, σκέψη 45 και εκεί παρατιθέμενη νομολογία. 

[23] Όσον αφορά το επιχείρημα του καταγγέλλοντος ότι η αντιπροσωπεία δεν συμπεριέλαβε ως απαίτηση τη γνώση της αλβανικής γλώσσας, βλ. σημείο 20.

[24] Πληροφορίες σχετικά με τη διαδικασία επανεξέτασης διατίθενται στον δικτυακό τόπο του Διαμεσολαβητή: http://www.ombudsman.europa.eu/en/resources/otherdocument.faces/en/70669/html.bookmark