Το ιστορικό της καταγγελίας

1. Τον Σεπτέμβριο του 2013, ένας γερμανός πολίτης ζήτησε πρόσβαση σε ορισμένα έγγραφα που βρίσκονται στην κατοχή της Ευρωπαϊκής Υπηρεσίας Καταπολέμησης της Απάτης («OLAF») και της Ευρωπαϊκής Επιτροπής σύμφωνα με τους κανόνες της ΕΕ για την πρόσβαση του κοινού στα έγγραφα [1]. Ωστόσο, η OLAF και η Επιτροπή είχαν αμφιβολίες σχετικά με την ταυτότητά του. Ως εκ τούτου, η OLAF και η Επιτροπή ανέστειλαν προσωρινά τη διεκπεραίωση των αιτήσεων πρόσβασης, διότι για να έχετε δικαίωμα πρόσβασης σε έγγραφα πρέπει να είστε φυσικό ή νομικό πρόσωπο που διαμένει σε κράτος μέλος της ΕΕ ή είναι πολίτης κράτους μέλους της ΕΕ.

2. Το γεγονός ότι η OLAF και η Επιτροπή είχαν αναστείλει προσωρινά τη διεκπεραίωση των αιτήσεων πρόσβασης οδήγησε τον αιτούντα να υποβάλει καταγγελία στον Διαμεσολαβητή (υποθέσεις 2309/2013/JAS και 2310/2013/JAS κατά της OLAF και της Επιτροπής [2]). Κατά τη διάρκεια των ερευνών του Διαμεσολαβητή σχετικά με τις εν λόγω καταγγελίες, ο καταγγέλλων πληροφορήθηκε ότι η Επιτροπή ή η OLAF επικοινώνησαν με τον εργοδότη του, ένα γερμανικό πανεπιστήμιο, για να επαληθεύσουν ότι ήταν πραγματικό πρόσωπο και να εδραιώσουν το επάγγελμά του [3].

3. Ο καταγγέλλων ήταν δυσαρεστημένος με το γεγονός ότι η Επιτροπή ή η OLAF επικοινώνησαν με πανεπιστήμιο για το οποίο δεν είχε πει ποτέ ότι εργαζόταν και κατήγγειλε επίσης το θέμα αυτό στον Διαμεσολαβητή. Υπέβαλε μία καταγγελία - την παρούσα κατά της Επιτροπής και παρόμοια καταγγελία κατά της OLAF [4].

Η έρευνα

4. Η Διαμεσολαβήτρια κίνησε έρευνα σχετικά με τον ισχυρισμό ότι η Επιτροπή είχε επεξεργαστεί παράνομα τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα του καταγγέλλοντος.

5. Κατά τη διάρκεια της έρευνας, ο Διαμεσολαβητής έλαβε τη γνώμη της Επιτροπής σχετικά με την καταγγελία και, στη συνέχεια, τις παρατηρήσεις του καταγγέλλοντος σε απάντηση της γνώμης της Επιτροπής. Κατά τη διεξαγωγή της έρευνας, ο Διαμεσολαβητής έλαβε υπόψη τα επιχειρήματα και τις γνώμες που προέβαλαν τα μέρη.

Ισχυρισμός περί παράνομης επεξεργασίας των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα του καταγγέλλοντος

Επιχειρήματα που υποβλήθηκαν στον Διαμεσολαβητή

6. Προς επίρρωση του ισχυρισμού του, ο καταγγέλλων ισχυρίστηκε ότι η Επιτροπή είχε α) εσφαλμένα καταχωρίσει πληροφορίες σχετικά με την επαγγελματική του δραστηριότητα, β) διαβιβάσει τα προσωπικά του δεδομένα σε τρίτο χωρίς τη συγκατάθεσή του και γ) διατηρήσει προσωπικά δεδομένα στη βάση δεδομένων της για δυσανάλογο χρονικό διάστημα.

7. Στη γνώμη της, η Επιτροπή δήλωσε ότι οι πληροφορίες σχετικά με το επάγγελμά του δεν αποτελούν προϋπόθεση για την άσκηση του δικαιώματος πρόσβασης στα έγγραφα. Η Επιτροπή ζήτησε τις πληροφορίες αυτές αποκλειστικά για στατιστικούς σκοπούς. Θα καταστήσει προαιρετική την παροχή τέτοιου είδους πληροφοριών στο μέλλον.

8. Οι ανακριβείς πληροφορίες σχετικά με τους επαγγελματικούς δεσμούς του καταγγέλλοντος με το γερμανικό πανεπιστήμιο είχαν καταχωριστεί στη βάση δεδομένων για αιτήσεις πρόσβασης από την OLAF, πιθανώς λόγω σφάλματος εκ παραδρομής. Η Επιτροπή δήλωσε ότι η OLAF εκφράζει τη λύπη της για τυχόν ταλαιπωρία που προκλήθηκε στον καταγγέλλοντα και ότι η OLAF διόρθωσε τα δεδομένα.

9. Ωστόσο, η Επιτροπή επιθυμεί να διατηρήσει το δικαίωμα να ελέγχει την ταυτότητα και τη διεύθυνση του αιτούντος που ζητεί πρόσβαση του κοινού σε έγγραφα. Η Επιτροπή διενεργεί τους ελέγχους αυτούς, χρησιμοποιώντας δημόσια διαθέσιμες πληροφορίες, προκειμένου να διαπιστώσει αν οι αιτούντες είναι φυσικά πρόσωπα που διαμένουν σε κράτος μέλος της ΕΕ ή είναι πολίτες κράτους μέλους της ΕΕ.

10. Όσον αφορά την εικαζόμενη δυσανάλογη περίοδο διατήρησης των δεδομένων, η Επιτροπή υποστήριξε ότι αποθηκεύει δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα σύμφωνα με τους κανόνες της ΕΕ για την προστασία των δεδομένων. Είναι δικαιολογημένο να διατηρούνται τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα των αιτούντων μετά την ολοκλήρωση της διεκπεραίωσης ενός αιτήματος πρόσβασης, προκειμένου να διασφαλίζεται η νομική και διαδικαστική συνοχή. Η Επιτροπή πρέπει να γνωρίζει αν έχει διεκπεραιώσει προηγούμενα αιτήματα πρόσβασης από τον ίδιο αιτούντα ή αιτήματα που αφορούν τα ίδια ή παρόμοια έγγραφα, προκειμένου να καθορίσει αν τα έγγραφα αυτά θα μπορούσαν να θεωρηθούν ήδη «ελευθέρας χρήσεως». Επίσης, οι αποφάσεις άρνησης παροχής πρόσβασης σε έγγραφα θα μπορούσαν να παραπεμφθούν στον Διαμεσολαβητή ή στο Δικαστήριο. Οι προσωπικές πληροφορίες σχετικά με τους αιτούντες είναι απαραίτητες προκειμένου η Επιτροπή να διεκπεραιώνει σωστά τις αιτήσεις και έχοντας πλήρη γνώση όλων των περιστάσεων, όπως όταν αποφασίζει αν θα επικοινωνήσει ανεπίσημα με τους αιτούντες για την εξεύρεση δίκαιης λύσης σε περίπτωση που η αίτηση αφορά πολύ μακροσκελές έγγραφο ή πολύ μεγάλο αριθμό εγγράφων [5].

11. Στις παρατηρήσεις του, ο καταγγέλλων εξέφρασε την απογοήτευσή του για το γεγονός ότι η Επιτροπή δεν ζήτησε συγγνώμη για την εσφαλμένη καταχώριση του επαγγέλματός του στη βάση δεδομένων της.

12. Ο καταγγέλλων διαβίβασε στον Διαμεσολαβητή επιστολή της Επιτροπής, στην οποία η Επιτροπή ανέφερε ότι είχε αποκαλύψει το όνομά του στο πανεπιστήμιο [6].

13. Ο καταγγέλλων υποστήριξε ότι είναι δικαιολογημένο η Επιτροπή να διατηρεί δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα μόνο έως ότου παρέλθουν οι προθεσμίες για την προσφυγή στο Δικαστήριο ή στον Διαμεσολαβητή. Προς επίρρωση της άποψής του, επισύναψε απόφαση του Ευρωπαίου Επόπτη Προστασίας Δεδομένων (ΕΕΠΔ) με την οποία διαπιστώνεται ότι η πρακτική της OLAF να διατηρεί δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα στη βάση δεδομένων ερευνών της για 15 έτη ήταν δυσανάλογη.

Η αξιολόγηση του Διαμεσολαβητή

14. Είναι πιθανό ότι οι εσφαλμένες πληροφορίες σχετικά με τον καταγγέλλοντα που εργάζεται σε γερμανικό πανεπιστήμιο καταχωρίστηκαν στη βάση δεδομένων ως αποτέλεσμα λάθους εκ παραδρομής της OLAF. Δεδομένου ότι η OLAF εξέφρασε τη λύπη της για το σφάλμα και διόρθωσε τα δεδομένα, ο Διαμεσολαβητής θεωρεί ότι αυτή η πτυχή του ισχυρισμού του καταγγέλλοντος έχει επιλυθεί. Δεν είναι σαφές στον Διαμεσολαβητή γιατί η Επιτροπή θα πρέπει να ζητήσει συγγνώμη για λάθος της OLAF.

15. Ο Διαμεσολαβητής εκφράζει την ικανοποίησή του για το γεγονός ότι το έντυπο αίτησης πρόσβασης του κοινού σε έγγραφα στον δικτυακό τόπο της Επιτροπής δεν περιλαμβάνει πλέον τον τομέα των επαγγελματικών δραστηριοτήτων ως υποχρεωτικό τομέα [7].

16. Η Επιτροπή δεν αμφισβήτησε ούτε επιβεβαίωσε ότι διαβίβασε τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα του καταγγέλλοντος, δηλαδή το όνομά του, στο γερμανικό πανεπιστήμιο στο οποίο θεωρούσε ότι εργαζόταν. Στην πραγματικότητα, η Επιτροπή δεν εξέτασε καθόλου το θέμα αυτό στη γνώμη της, παρόλο που ο καταγγέλλων είχε προβάλει αυτό το επιχείρημα προς υποστήριξη του ισχυρισμού του. Ωστόσο, η επιστολή της Επιτροπής της 4ης Φεβρουαρίου 2014 προς τον καταγγέλλοντα δεν αφήνει καμία αμφιβολία ως προς το κατά πόσον η Επιτροπή επικοινώνησε με το πανεπιστήμιο και του κοινοποίησε το όνομα του καταγγέλλοντος. Η επιστολή -η οποία προηγείται της γνωμοδότησης της Επιτροπής προς τον Διαμεσολαβητή- αναφέρει ρητά ότι «όσον αφορά την επαγγελματική σας δραστηριότητα, δηλώσατε στην OLAF ότι εργάζεστε για το Ινστιτούτο Διεθνούς και Ευρωπαϊκού Δικαίου [γερμανικού πανεπιστημίου]. Ωστόσο, αυτό το Ινστιτούτο δεν υπάρχει με την εν λόγω ονομασία. Κατόπιν αιτήματός μας [δηλαδή της Επιτροπής], το πανεπιστήμιο επισήμανε ότι δεν είχε κανέναν υπάλληλο με το όνομα [«κ. X»][8], δηλαδή με το όνομα του καταγγέλλοντος.

17. Η επαφή της Επιτροπής με το γερμανικό πανεπιστήμιο δεν προβλεπόταν στους δικούς της εσωτερικούς κανόνες για θέματα προστασίας δεδομένων [κοινοποίησή της στον υπεύθυνο προστασίας δεδομένων όσον αφορά την επεξεργασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα στο πλαίσιο του χειρισμού αιτημάτων πρόσβασης του κοινού σε έγγραφα [9]]. Οι εν λόγω εσωτερικοί κανόνες δεν προβλέπουν τη διαβίβαση δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα σε τρίτους [10].

18. Στη γνώμη της, αναφέρθηκε απλώς στο υποτιθέμενο δικαίωμά της να διενεργεί επαλήθευση ταυτότητας και διεύθυνσης χρησιμοποιώντας δημόσια διαθέσιμες πληροφορίες.

19. Ο Διαμεσολαβητής θεωρεί ότι η επιμονή της Επιτροπής στην επιβεβαίωση της ταυτότητας του αιτούντος δεν βασίζεται σε καμία συγκεκριμένη διάταξη ούτε προωθεί κανέναν από τους στόχους των κανόνων της ΕΕ σχετικά με την πρόσβαση του κοινού στα έγγραφα.

20. Επιπλέον, η επικοινωνία με αυτό που η Επιτροπή πιστεύει ότι είναι εργοδότης ενός ατόμου υπερβαίνει τη διαβούλευση με δημόσια διαθέσιμες πληροφορίες, στις οποίες αναφέρεται η Επιτροπή στη γνώμη της. Αναμφισβήτητα, μια τέτοια ενέργεια θα μπορούσε να έχει αρνητικές συνέπειες για τον προσφεύγοντα, εγείροντας υπόνοιες στον εργοδότη του ως προς τον λόγο για τον οποίο θεσμικό όργανο της Ένωσης επιδιώκει να επιβεβαιώσει την ταυτότητα του προσφεύγοντος, γεγονός που συνιστά σοβαρή επέμβαση στην προσωπική του ζωή.

21. Ως εκ τούτου, γνωστοποιώντας το όνομα του καταγγέλλοντος στο πανεπιστήμιο, χωρίς έγκυρη αιτιολόγηση, η Επιτροπή διέπραξε κακοδιοίκηση. Δεδομένου ότι η προστασία των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα αποτελεί θεμελιώδες δικαίωμα [11] και λόγω του παρεμβατικού χαρακτήρα της δράσης της Επιτροπής, η κακοδιοίκηση είναι ιδιαίτερα σοβαρή στην προκειμένη περίπτωση.

22. Έχοντας διαπιστώσει κακοδιοίκηση, δεν είναι απαραίτητο ο Διαμεσολαβητής να ασχοληθεί με το ζήτημα του κατά πόσον η Επιτροπή παραβίασε συγκεκριμένα τους κανόνες της ΕΕ για την προστασία των δεδομένων [12]. Εάν ο καταγγέλλων επιθυμεί να συνεχίσει τη συγκεκριμένη πτυχή, παραμένει ελεύθερος να υποβάλει καταγγελία στον Ευρωπαίο Επόπτη Προστασίας Δεδομένων, ο οποίος διαθέτει εξειδικευμένη εμπειρογνωσία και ευθύνη στον τομέα της προστασίας των δεδομένων.

23. Όσον αφορά την εικαζόμενη δυσανάλογη περίοδο διατήρησης δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα στη βάση δεδομένων της Επιτροπής για την πρόσβαση σε έγγραφα, ο Διαμεσολαβητής επισημαίνει ότι η απόφαση του Ευρωπαίου Επόπτη Προστασίας Δεδομένων στην οποία αναφέρεται ο καταγγέλλων αφορά την OLAF και όχι την Επιτροπή. Η πρόσβαση της Επιτροπής στη βάση δεδομένων εγγράφων έχει επίσης διαφορετικό σκοπό από αυτόν της OLAF. Ενώ η βάση δεδομένων της Επιτροπής περιέχει δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα σε σχέση με αιτήσεις πρόσβασης του κοινού μόνο σε έγγραφα, η βάση δεδομένων της OLAF περιέχει πληροφορίες σχετικά με τις έρευνές της .

24. Η κοινοποίηση της Επιτροπής προς τον υπεύθυνο προστασίας δεδομένων όσον αφορά την επεξεργασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα στο πλαίσιο του χειρισμού των αιτήσεων πρόσβασης του κοινού σε έγγραφα αναφέρει ότι τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα των αιτούντων αποθηκεύονται για διάστημα που δεν υπερβαίνει τα πέντε έτη, και κατά κανόνα διαγράφονται στη συνέχεια [13]. Ως εκ τούτου, η περίοδος διατήρησης μπορεί να παραταθεί σε ορισμένες περιπτώσεις.

25. Τόσο η κοινοποίηση στον υπεύθυνο προστασίας δεδομένων της Επιτροπής - όσο και η γνώμη της Επιτροπής στην παρούσα υπόθεση - εξηγούν ότι αυτή η περίοδος διατήρησης είναι αναγκαία επειδή οι αποφάσεις που χορηγούν μηδενική ή μερική μόνο πρόσβαση μπορούν να παραπεμφθούν στο Δικαστήριο ή στον Διαμεσολαβητή. Κατά την άποψη του Διαμεσολαβητή, η πενταετής περίοδος διατήρησης είναι ανάλογη προς τους επιδιωκόμενους στόχους, δεδομένου ότι οι διαδικασίες ενώπιον των δικαστηρίων της ΕΕ μπορούν να διαρκέσουν αρκετά έτη. Η επιστολή της Επιτροπής της 4ης Φεβρουαρίου 2014 προς τον καταγγέλλοντα αναφέρεται, μεταξύ άλλων, σε αίτηση πρόσβασης σε έγγραφα που υπέβαλε ο καταγγέλλων το 2007 [14]. Επομένως, είναι σαφές ότι, το 2014, η Επιτροπή εξακολουθούσε να αποθηκεύει δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα του καταγγέλλοντος τα οποία είχε υποβάλει έξι ή επτά έτη πριν. Κατά συνέπεια, στην περίπτωση του καταγγέλλοντος, η Επιτροπή είχε διατηρήσει τα προσωπικά του δεδομένα για διάστημα μεγαλύτερο των πέντε ετών.

26. Η Επιτροπή δεν αιτιολόγησε γιατί δεν είχε διαγράψει τα προσωπικά δεδομένα του καταγγέλλοντος σχετικά με αίτηση πρόσβασης σε έγγραφα που υποβλήθηκε το 2007. Δεδομένου ότι το ζήτημα του κατά πόσον η Επιτροπή θα έπρεπε να είχε παράσχει αιτιολόγηση για τη διατήρηση των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα του καταγγέλλοντος από το 2007 δεν καλύφθηκε ρητά από την παρούσα έρευνα, ο Διαμεσολαβητής δεν κρίνει σκόπιμο να καθορίσει κατά πόσον η Επιτροπή διατήρησε τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα του καταγγέλλοντος για δυσανάλογο χρονικό διάστημα και κατά παράβαση της κοινοποίησής της.

27. Ο Διαμεσολαβητής ενημερώνει εκ νέου τον καταγγέλλοντα για τη δυνατότητα υποβολής καταγγελίας στον Ευρωπαίο Επόπτη Προστασίας Δεδομένων, σε περίπτωση που επιθυμεί να λάβει εξειδικευμένη απόφαση σχετικά με το κατά πόσον η περίοδος διατήρησης των δεδομένων από την Επιτροπή παραβιάζει συγκεκριμένα τους κανόνες της ΕΕ για την προστασία των δεδομένων. Ως εκ τούτου, θεωρεί ότι δεν δικαιολογούνται περαιτέρω έρευνες σχετικά με αυτή την πτυχή της καταγγελίας.

28. Η κακοδιοίκηση εκ μέρους της Επιτροπής δεν μπορεί πλέον να θεραπευθεί και ο καταγγέλλων δεν προέβαλε κανένα ισχυρισμό που να επιθυμεί να αναλάβει η Επιτροπή κάποια συγκεκριμένη δράση. Ως εκ τούτου, η Διαμεσολαβήτρια θα περατώσει την εξέταση αυτής της πτυχής της καταγγελίας με επικριτική παρατήρηση προς την Επιτροπή.

Συμπέρασμα

Με βάση την έρευνα σχετικά με την εν λόγω καταγγελία, ο Διαμεσολαβητής την περατώνει με τα ακόλουθα πορίσματα:

Διορθώνοντας τις εσφαλμένα καταχωρισμένες πληροφορίες σχετικά με την επαγγελματική δραστηριότητα του καταγγέλλοντος στη σχετική βάση δεδομένων, αυτή η πτυχή της καταγγελίας του καταγγέλλοντος έχει επιλυθεί.

Όσον αφορά την περίοδο διατήρησης των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα στη βάση δεδομένων της Επιτροπής, ο Διαμεσολαβητής θεωρεί ότι δεν δικαιολογούνται περαιτέρω έρευνες.

Κριτική παρατήρηση

Διαβιβάζοντας τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα του καταγγέλλοντος σε τρίτο μέρος χωρίς έγκυρη αιτιολόγηση, η Επιτροπή διέπραξε κακοδιοίκηση. Δεδομένου ότι η προστασία των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα αποτελεί θεμελιώδες δικαίωμα που προβλέπεται στον Χάρτη των Θεμελιωδών Δικαιωμάτων της ΕΕ, και λόγω του γεγονότος ότι η δράση της Επιτροπής στην παρούσα υπόθεση ήταν πολύ παρεμβατική, η κακοδιοίκηση είναι ιδιαίτερα σοβαρή.

Ο καταγγέλλων και η Επιτροπή θα ενημερωθούν για την απόφαση αυτή.

η Έμιλι Ο' Ράιλι

Στρασβούργο, 12/7/2016

[1] Κανονισμός (ΕΚ) αριθ. 1049/2001 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου, της 30ής Μαΐου 2001, για την πρόσβαση του κοινού στα έγγραφα του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου, του Συμβουλίου και της Επιτροπής, ΕΕ L 145/43 της 31.5.2001·

[2] Ως εκ τούτου, οι αποφάσεις της OLAF και της Επιτροπής να σταματήσουν τη διεκπεραίωση των αιτήσεων πρόσβασης εξετάστηκαν χωριστά και, ως εκ τούτου, δεν εμπίπτουν στο πεδίο της παρούσας έρευνας.

[3] Η Επιτροπή ζήτησε τα δεδομένα αυτά από τους αιτούντες προκειμένου να διεκπεραιώσει τα αιτήματά τους για πρόσβαση του κοινού σε έγγραφα.

[4] Εξετάζεται χωριστά με αριθμό υπόθεσης 139/2015/PMC.

[5] Βλ. σχετικά το άρθρο 6 παράγραφος 3 του κανονισμού 1049/2001.

[6] Η επιστολή αυτή εστάλη επίσης από την Επιτροπή στον καταγγέλλοντα στο πλαίσιο της έρευνας της Διαμεσολαβήτριας σχετικά με την καταγγελία 2310/2013/JAS.

[7] https://ec.europa.eu/transparency/regdoc/index.cfm?fuseaction=fmb&&CFID=6076842&CFTOKEN=2e4472e118d31678-CA79D075-9960-F842-29FFB98461CB0B5B

[8] Η επιστολή της Επιτροπής είναι γραμμένη στα γερμανικά.

[9] Βλ. κοινοποίηση «DPO-1225.2 GestDem» σχετικά με την επεξεργασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα σε σχέση με τη βάση δεδομένων της Επιτροπής για την πρόσβαση του κοινού στα έγγραφα, διαθέσιμη στο διαδίκτυο: http://ec.europa.eu/dpo-register/details.htm?id=35247

[10] Βλ., σχετικά, σημείο 16.

[11] Άρθρο 8 του Χάρτη των Θεμελιωδών Δικαιωμάτων της Ευρωπαϊκής Ένωσης.

[12] Κανονισμός (ΕΚ) αριθ. 45/2001 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου, της 18ης Δεκεμβρίου 2000, σχετικά με την προστασία των φυσικών προσώπων έναντι της επεξεργασίας δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα από τα όργανα και τους οργανισμούς της Κοινότητας και σχετικά με την ελεύθερη κυκλοφορία των δεδομένων αυτών, ΕΕ της 12.1.2001.

[13] Σημείο 13.

[14] Gestdem 2007/4845.