Το ιστορικό της καταγγελίας

1. Ο καταγγέλλων είναι Ισπανός υπήκοος ο οποίος υπέβαλε αίτηση συμμετοχής σε διαδικασία πρόσληψης που διοργάνωσε η EPSO.[1] Ο καταγγέλλων δεν τήρησε την προθεσμία για την κράτηση της δοκιμασίας με χρήση ηλεκτρονικού υπολογιστή (CTB), κατά τους ισχυρισμούς του, διότι η EPSO δεν του είχε αποστείλει εγκαίρως αυτόματη πρόσκληση. Όταν απευθύνθηκε στην EPSO σχετικά με το θέμα αυτό, η EPSO ενημέρωσε τον καταγγέλλοντα για την ημερομηνία κατά την οποία η εν λόγω πρόσκληση είχε καταστεί διαθέσιμη στην ατομική του μερίδα EPSO [2] και δήλωσε ότι την ευθύνη για τον έλεγχο της ατομικής μερίδας EPSO φέρουν οι υποψήφιοι που συμμετέχουν στις διαδικασίες πρόσληψης.

2. Στη συνέχεια, ο ενδιαφερόμενος ρώτησε την EPSO πώς θα μπορούσε να είναι βέβαιο ότι το μήνυμα του εστάλη εκείνη την ημέρα. Πράγματι, είχε συνδεθεί δύο φορές στο προφίλ του EPSO κατά τη διάρκεια της περιόδου κράτησης προκειμένου να εργαστεί σε άλλη αίτηση. Ωστόσο, είδε το μήνυμα πρόσκλησης μόνο μετά τη λήξη της προθεσμίας για την κράτηση της CBT. Η EPSO απάντησε ότι οι προσκλήσεις για την κράτηση της CBT ήταν διαθέσιμες σε όλους τους λογαριασμούς των υποψηφίων την ίδια ημέρα και ότι δεν ήταν πλέον δυνατή η πραγματοποίηση κράτησης.

Η έρευνα

3. Η Διαμεσολαβήτρια κίνησε έρευνα σχετικά με την καταγγελία και εντόπισε τους ακόλουθους ισχυρισμούς και ισχυρισμούς:

Ισχυρισμός

Η EPSO δεν απέστειλε εγκαίρως αυτόματη πρόσκληση για την κράτηση της δοκιμασίας με χρήση ηλεκτρονικού υπολογιστή (CBT) στο προφίλ EPSO του καταγγέλλοντος, όπως έπραξε για τους άλλους υποψηφίους, με αποτέλεσμα να αποκλειστεί αδικαιολόγητα από τη διαδικασία πρόσληψης.

Απαιτήσεις

1. Τα αυτόματα μηνύματα της EPSO προς τους υποψηφίους θα πρέπει να αναφέρουν σαφώς την ημερομηνία και την ώρα αποστολής, παράδοσης και ανάγνωσής τους σε προφίλ EPSO.

2. Η EPSO θα πρέπει να καλέσει τον ενδιαφερόμενο να συμμετάσχει στη CBT.

4. Ο Διαμεσολαβητής έκρινε σκόπιμο, ως πρώτο βήμα, να εξετάσει τον φάκελο της EPSO για την υπόθεση αυτή, προκειμένου να αξιολογήσει την εγκυρότητα του ισχυρισμού του καταγγέλλοντος.

Έλεγχος του φακέλου

5. Η ομάδα έρευνας της Διαμεσολαβήτριας διενήργησε τον έλεγχο στις 9 Σεπτεμβρίου 2015 στις εγκαταστάσεις της EPSO. Το προκαταρκτικό συμπέρασμα της ομάδας έρευνας μετά τον έλεγχο ήταν ότι η EPSO δεν παρέλειψε να αποστείλει στον καταγγέλλοντα αυτόματη πρόσκληση να συμμετάσχει στη CBT σε εύθετο χρόνο [3].

6. Η έκθεση ελέγχου υποβλήθηκε στον καταγγέλλοντα για παρατηρήσεις, ο οποίος διαφώνησε με την προκαταρκτική αξιολόγηση, υποστηρίζοντας ότι η EPSO θα πρέπει να αποδείξει ότι ήταν σε θέση να δει το μήνυμα.

Η αξιολόγηση του Διαμεσολαβητή

7. Ο Διαμεσολαβητής διαπιστώνει ότι το μήνυμα με το οποίο καλούνται οι υποψήφιοι να κλείσουν τη CBT δημιουργήθηκε αναμφίβολα και στη συνέχεια ενεργοποιήθηκε ταυτόχρονα σε όλα τα προφίλ των υποψηφίων, συμπεριλαμβανομένων των προφίλ του καταγγέλλοντος. Τα έγγραφα που υπέβαλε η EPSO κατά τη διάρκεια του ελέγχου δείχνουν σαφώς την πρόσκληση στο προφίλ EPSO του καταγγέλλοντος, στο τμήμα της σχετικής διαδικασίας επιλογής. Το προφίλ EPSO φαίνεται να είναι ένα κλειστό περιβάλλον ΤΠ (σε αντίθεση με τις υπηρεσίες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, οι οποίες λειτουργούν μέσω διαφορετικών εξυπηρετητών, γεγονός που μερικές φορές εξηγεί την καθυστέρηση στη διαβίβαση ηλεκτρονικών μηνυμάτων), στο οποίο η αποστολή και η λήψη μηνυμάτων φαίνεται να αποτελούν ένα και το αυτό τεχνικό βήμα. Ως εκ τούτου, η ενεργοποίηση του μηνύματος στο προφίλ υποψηφίου συνεπάγεται την άμεση λήψη του ίδιου μηνύματος στο προφίλ EPSO του υποψηφίου.

8. Παρόλο που ο καταγγέλλων ισχυρίζεται ότι δεν ήταν σε θέση να δει το μήνυμα πρόσκλησης στο προφίλ του EPSO κατά τη διάρκεια της περιόδου κράτησης της CBT, ο Διαμεσολαβητής δεν βρήκε τίποτα που να στηρίζει αυτό το επιχείρημα. Ο Διαμεσολαβητής θεωρεί ότι, από κοινού, οι πληροφορίες που παρείχε η EPSO κατά τον έλεγχο αποτελούν επαρκή απόδειξη ότι απέστειλε στον καταγγέλλοντα τη σχετική πρόσκληση σε εύθετο χρόνο. Το γεγονός ότι ο καταγγέλλων είχε συνδεθεί δύο φορές στον λογαριασμό του EPSO κατά τη διάρκεια της χρονικής περιόδου κατά την οποία θα μπορούσε να είχε κάνει κράτηση για τη CBT του δεν αποδεικνύει ότι το σχετικό μήνυμα δεν ήταν ορατό, αλλά απλώς επιβεβαιώνει το γεγονός ότι δεν έλαβε γνώση της πρόσκλησης (το προφίλ EPSO του καταγγέλλοντος αποτελείται από διάφορες διαδικασίες πρόσληψης στις οποίες πρέπει να κάνετε κλικ και να ανοίξετε για να δείτε σχετικά μηνύματα).

9. Με βάση τα ανωτέρω, ο Διαμεσολαβητής δεν διαπιστώνει κακοδιοίκηση από την EPSO σε σχέση με τον ισχυρισμό του καταγγέλλοντος. Ως εκ τούτου, ο ισχυρισμός του ενδιαφερόμενου ότι η EPSO πρέπει να τον καλέσει να συμμετάσχει στη CBT δεν μπορεί να γίνει δεκτός.

10. Όσον αφορά τον ισχυρισμό του καταγγέλλοντος σχετικά με την ιχνηλασιμότητα των μηνυμάτων στα προφίλ των υποψηφίων, ο Διαμεσολαβητής σημειώνει ότι η EPSO δεν έχει ακόμη εξετάσει το ζήτημα αυτό. Ωστόσο, η EPSO ανέλαβε, στο πλαίσιο του ελέγχου, να απαντήσει εγκαίρως στο αίτημα του καταγγέλλοντος. Δεδομένου ότι το θέμα αυτό δεν συνδέεται άμεσα με την κύρια αιτίαση του καταγγέλλοντος σχετικά με τον αποκλεισμό του από τη διαδικασία πρόσληψης, ο Διαμεσολαβητής δεν θεωρεί δικαιολογημένο να δώσει περαιτέρω συνέχεια στο θέμα αυτό στο πλαίσιο της παρούσας έρευνας. Ευελπιστεί ότι η EPSO θα δώσει συνέχεια στη διαβεβαίωσή της ότι θα απαντήσει στον καταγγέλλοντα. Ωστόσο, εάν ο καταγγέλλων δεν λάβει ικανοποιητική απάντηση εντός εύλογου χρονικού διαστήματος, θα μπορούσε να εξετάσει το ενδεχόμενο υποβολής νέας καταγγελίας στον Διαμεσολαβητή σχετικά με το θέμα αυτό.

Συμπέρασμα

Με βάση την έρευνα σχετικά με την εν λόγω καταγγελία, ο Διαμεσολαβητής την περατώνει με το ακόλουθο συμπέρασμα:

Ο Διαμεσολαβητής δεν διαπιστώνει κακοδιοίκηση από την EPSO.

Ο καταγγέλλων και η EPSO θα ενημερωθούν για την απόφαση αυτή.

η Έμιλι Ο' Ράιλι

Στρασβούργο, 28/10/2015

ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ: Απόσπασμα της έκθεσης επιθεώρησης

Ο επιθεωρούμενος φάκελος

Οι εκπρόσωποι της EPSO προσκόμισαν τα ακόλουθα έγγραφα προς έλεγχο:

α) εκτυπώσεις της άποψης του γραφείου υποστήριξης της EPSO σχετικά με το προφίλ EPSO του καταγγέλλοντος, καθώς και της άποψης του προφίλ EPSO του καταγγέλλοντος·

β) κατάλογο των υποψηφίων της EPSO που συμμετέχουν στον γενικό διαγωνισμό EPSO/AD/301/15 (συμπεριλαμβανομένου του καταγγέλλοντος)· και

γ) εκτυπώσεις της υποσελίδας του προφίλ EPSO του καταγγέλλοντος όπου παρουσιάζονται τα μηνύματα σε σχέση με τον γενικό διαγωνισμό EPSO/AD/301/15.

Γενικά σημεία και παρατηρήσεις

Ως έγγραφο (α) - εκτύπωση της υποστηρικτικής όψης της EPSO

Το παρόν έγγραφο παρέχει επισκόπηση των στοιχείων ταυτότητας και επικοινωνίας του καταγγέλλοντος, καθώς και των διαδικασιών πρόσληψης της EPSO για τις οποίες υπέβαλε αίτηση. Απαριθμεί επίσης τις επισκέψεις του καταγγέλλοντος στο προφίλ του EPSO.

Από την εξέταση του εγγράφου, είναι σαφές ότι - κατά τη διάρκεια της περιόδου κατά την οποία οι υποψήφιοι κλήθηκαν να κάνουν κράτηση για τη CBT τους (δηλαδή μεταξύ 6 και 18 Μαΐου 2015) - ο ενδιαφερόμενος συνδέθηκε με το προφίλ του EPSO τόσο στις 8 όσο και στις 12 Μαΐου 2015.

Ως προς το έγγραφο β) - Κατάλογος υποψηφίων της EPSO που συμμετέχουν στον γενικό διαγωνισμό EPSO/AD/301/15 (επιλογή)

Το έγγραφο δείχνει ότι ο καταγγέλλων διάβασε την πρόσκληση στις 22 Μαΐου 2015, στις 10:32, δηλαδή τέσσερις ημέρες μετά την παρέλευση της προθεσμίας για την κράτηση της δοκιμασίας.

Στον κατάλογο εμφανίζεται επίσης η ημερομηνία δημιουργίας του μηνύματος πρόσκλησης (24 Απριλίου 2015). Στο πλαίσιο αυτό, οι εκπρόσωποι της EPSO εξήγησαν ότι το μήνυμα πρόσκλησης δημιουργείται στο σύστημα πριν ενεργοποιηθεί και προβληθεί από τους υποψηφίους. Ο κατάλογος φαίνεται να αποδεικνύει ότι το μήνυμα δημιουργήθηκε σωστά στα προφίλ των υποψηφίων της EPSO στις 24 Απριλίου 2015 και ότι οι άλλοι υποψήφιοι της EPSO άρχισαν να διαβάζουν το μήνυμα στις 5 Μαΐου 2015. Μόνο ο καταγγέλλων δεν διάβασε το μήνυμα εγκαίρως. Ο κατάλογος δεν αναφέρει από ποια ακριβώς στιγμή ήταν ορατό το μήνυμα.

Ως προς το έγγραφο γ) - Μηνύματα σχετικά με τον γενικό διαγωνισμό EPSO/AD/301/15

Το εν λόγω πλαίσιο μηνυμάτων στο προφίλ EPSO του καταγγέλλοντος δείχνει σαφώς την πρόσκληση της EPSO για κράτηση της CBT.

Οι εκπρόσωποι της EPSO δήλωσαν ότι η EPSO θα απαντήσει και θα ζητήσει συγγνώμη με επιστολή που θα αποσταλεί στον καταγγέλλοντα. Η επιστολή της EPSO θα διαβιβαστεί στον Διαμεσολαβητή προς ενημέρωση.

Προκαταρκτικό συμπέρασμα

Από τα έγγραφα που ελέγχθηκαν και με βάση τις παρατηρήσεις των εκπροσώπων της EPSO, φαίνεται ότι ο ενδιαφερόμενος συνδέθηκε στον λογαριασμό του EPSO κατά τη διάρκεια της περιόδου κατά την οποία θα μπορούσε να είχε κάνει κράτηση CBT (δηλαδή στις 8 και 12 Μαΐου 2015).

Από κανένα στοιχείο δεν προκύπτει ότι το γεγονός ότι η καταγγέλλουσα δεν είδε την πρόσκληση στη CBT στο πλαίσιο του γενικού διαγωνισμού EPSO/AD/301/15 οφειλόταν σε τεχνικό σφάλμα. Πράγματι, δεν υπάρχουν στοιχεία που να αποδεικνύουν ότι η EPSO είχε κάποιο τεχνικό πρόβλημα όσον αφορά την αποστολή προσκλήσεων σε υποψηφίους για συμμετοχή στη CBT στον γενικό διαγωνισμό EPSO/AD/301/15. Από τα στοιχεία που παρασχέθηκαν στους εκπροσώπους της Διαμεσολαβήτριας προκύπτει ότι η EPSO συνέταξε μήνυμα πρόσκλησης προς όλους τους υποψηφίους στις 24 Απριλίου 2015, το οποίο στη συνέχεια ήταν αναγνώσιμο στο προφίλ EPSO των υποψηφίων από τις 5 Μαΐου 2015.

Με βάση τα ανωτέρω, φαίνεται ότι η EPSO δεν παρέλειψε να αποστείλει στον καταγγέλλοντα αυτόματη πρόσκληση για συμμετοχή στη CBT σε εύθετο χρόνο.

[1] Γενικός διαγωνισμός EPSO/AD/301/15.

[2] Ο λογαριασμός EPSO είναι ο προσωπικός χώρος των υποψηφίων που υποβάλλουν αίτηση για γενικό διαγωνισμό. Περιέχει δεδομένα σχετικά με το προσωπικό τους προφίλ, όπως όνομα και προσόντα, καθώς και μηνύματα που αποστέλλει η EPSO.

[3] Για περισσότερες πληροφορίες, βλ. το συνημμένο απόσπασμα της έκθεσης επιθεώρησης.