Στρασβούργο, 19 Ιουνίου 2008

Αξιότιμε κ. L.,

Στις 18 Οκτωβρίου 2007, υποβάλατε καταγγελία στον Ευρωπαίο Διαμεσολαβητή κατά της Ευρωπαϊκής Επιτροπής σχετικά με τον ισχυρισμό της, ο οποίος διατυπώθηκε στη γνώμη της επί της καταγγελίας σας 488/2007/PB, ότι δεν υπήρχε συγκεκριμένο έγγραφο που ζητήσατε. Η καταγγελία σας περιλαμβανόταν στις παρατηρήσεις σας σχετικά με την προαναφερθείσα γνώμη της Επιτροπής.

Στις 17 Ιανουαρίου 2008, διαβίβασα την καταγγελία στον Πρόεδρο της Επιτροπής. Η Επιτροπή απέστειλε τη γνώμη της στις 14 Μαρτίου 2008. Σας το διαβίβασα με πρόσκληση υποβολής παρατηρήσεων, την οποία αποστείλατε στις 28 Μαρτίου 2008.

Σας γράφω τώρα για να σας ενημερώσω για τα αποτελέσματα των ερευνών που έχουν γίνει.

Η ΚΑΤΗΓΟΡΙΑ

Η καταγγελία αφορούσε ισχυρισμό της Ευρωπαϊκής Επιτροπής, ο οποίος προβλήθηκε στο πλαίσιο της εκ μέρους της διεκπεραίωσης αίτησης πρόσβασης, ότι δεν υπήρχε συγκεκριμένο έγγραφο και, ως εκ τούτου, δεν μπορούσε να χορηγηθεί πρόσβαση.

Στην υπόθεση 488/2007/PB, ο καταγγέλλων ζήτησε πρόσβαση, σύμφωνα με τον κανονισμό (ΕΚ) αριθ. 1049/2001 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου, της 30ής Μαΐου 2001, για την πρόσβαση του κοινού στα έγγραφα του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου, του Συμβουλίου και της Επιτροπής (1) («κανονισμός 1049/2001»), σε ορισμένα έγγραφα που βρίσκονται στην κατοχή της ομάδας των ευρωπαϊκών ρυθμιστικών αρχών («ERG»), η οποία συστάθηκε από την Επιτροπή. Η Επιτροπή αρνήθηκε την πρόσβαση σε ορισμένα έγγραφα. Στην επιστολή του προς την Επιτροπή με την οποία ζητούσε τη γνώμη της επί της καταγγελίας, ο Διαμεσολαβητής της ζήτησε επίσης να διευκρινίσει την απόφασή της ειδικά όσον αφορά την «Έκθεση ERG (06) 45 a», για την οποία ο καταγγέλλων απέστειλε την ανακοίνωσή του της 20ής Νοεμβρίου 2006. Η «έκθεση ERG (06) 45 a» δεν αναφερόταν ρητά στην απάντηση της Επιτροπής στην επιβεβαιωτική αίτηση του καταγγέλλοντος βάσει του κανονισμού 1049/2001.

Στη γνώμη της, η Επιτροπή δήλωσε ότι, όσον αφορά την «Έκθεση ERG (06) 45 a», τα έγγραφα ERG που καταχωρίστηκαν με το γράμμα «α» είναι σημειώσεις που συνοψίζουν το περιεχόμενο των σχετικών εγγράφων. Μια τέτοια σημείωση θα έπρεπε κανονικά να έχει γίνει για την «Έκθεση ERG (06) 45» και την «Έκθεση ERG (06) 45β». Ωστόσο, δεν προσκομίστηκε τέτοιο σημείωμα, διότι είχε αποφασιστεί λίγο πριν από τη συνεδρίαση της ολομέλειας της ERG να μην συζητηθούν οι εν λόγω εκθέσεις, και «[ε]πομένως, δεν υπάρχει έγγραφο με αριθμό αναφοράς ERG (06) 45a».

Στις παρατηρήσεις του της 18ης Οκτωβρίου 2007 σχετικά με τη γνώμη της Επιτροπής για την προαναφερθείσα καταγγελία, ο καταγγέλλων ενημέρωσε τον Διαμεσολαβητή ότι είχε λάβει αντίγραφα της δήθεν ανύπαρκτης «Έκθεσης ERG (06) 45α». Ο καταγγέλλων εξέφρασε τις ανησυχίες του για το γεγονός ότι η Επιτροπή είχε προφανώς παράσχει αναληθείς πληροφορίες στη γνώμη της και ενθάρρυνε τον Διαμεσολαβητή να εξετάσει το θέμα αυτό.

Ο καταγγέλλων επισήμανε ότι δεν ήταν σαφές από το περιεχόμενο του εν λόγω εγγράφου γιατί δεν θα έπρεπε να έχει δημοσιοποιηθεί, δεδομένου ότι το έγγραφο περιείχε απλώς μια περίληψη της «Έκθεσης ERG (06) 45β» και μια παρατήρηση ότι δεν υπήρχε επιτακτική ανάγκη δημοσίευσης.

Ο καταγγέλλων ενθάρρυνε τον Διαμεσολαβητή να ασχοληθεί με το θέμα αυτό χωριστά, δεδομένου ότι αφορούσε τη «βασική συνεργασία [«grundsätzliche Zusammenarbeit»] μεταξύ του Διαμεσολαβητή και των οργάνων και των θεσμικών οργάνων της Ευρωπαϊκής Κοινότητας».

Στις 17 Ιανουαρίου 2008, ο Διαμεσολαβητής κίνησε την παρούσα έρευνα σχετικά με τον ακόλουθο ισχυρισμό: Η Επιτροπή έδωσε στον Διαμεσολαβητή αναληθείς πληροφορίες δηλώνοντας, στη γνώμη της σχετικά με την καταγγελία 488/2007/PB, ότι το έγγραφο «Report ERG (06) 45 a» δεν υπάρχει.

Η ΕΡΩΤΗΣΗ

Η γνώμη της Επιτροπής

Στη γνωμοδότησή της επί της καταγγελίας, η Επιτροπή αναγνώρισε κατ’ ουσίαν την ύπαρξη του εγγράφου και διατύπωσε διάφορες παρατηρήσεις σχετικά με το αρχικό συμπέρασμά της επί του ζητήματος αυτού (βλ. μέρος της αποφάσεως κατωτέρω). Η Επιτροπή επισύναψε στη γνώμη της αντίγραφο του εν λόγω εγγράφου.

Παρατηρήσεις του καταγγέλλοντος

Στις παρατηρήσεις του, ο καταγγέλλων δήλωσε ότι δεν είχε να διατυπώσει σημαντικές παρατηρήσεις σχετικά με τη γνώμη της Επιτροπής, αλλά επισήμανε ότι η εμπιστοσύνη του στην Επιτροπή δεν είχε ενισχυθεί από τη γνώμη της (βλ. μέρος της απόφασης κατωτέρω).

Η ΑΠΟΦΑΣΗ

1 Ισχυρισμός ότι η Επιτροπή παρέσχε αναληθείς πληροφορίες στον Διαμεσολαβητή

1.1 Ο καταγγέλλων ισχυρίστηκε ότι η Επιτροπή έδωσε στον Ευρωπαίο Διαμεσολαβητή αναληθείς πληροφορίες όταν δήλωσε, στη γνώμη της σχετικά με την καταγγελία 488/2007/PB, ότι το έγγραφο «Έκθεση ERG (06) 45 a»(που ζητήθηκε από τον καταγγέλλοντα) δεν υπήρχε.

1.2 Στη γνώμη της, η Επιτροπή παρέσχε πληροφορίες οι οποίες ουσιαστικά επιβεβαίωσαν τον ισχυρισμό του καταγγέλλοντος. Η Επιτροπή διατύπωσε ορισμένα σημεία σχετικά με το θέμα αυτό:

1. Μετά την τελευταία αίτηση του καταγγέλλοντος για έγγραφα, πραγματοποιήθηκε περαιτέρω εξέταση των εγγράφων που είχε στη διάθεσή της η ERG. Αυτή η αναζήτηση επιβεβαίωσε ότι υπάρχει το "Report ERG (06) 45a". Τελικά ανακτήθηκε στον ιστότοπο CIRCA (2).
2. Όπως έχει ήδη εξηγηθεί στην απάντηση της Επιτροπής στον Διαμεσολαβητή σχετικά με την καταγγελία 488/2007/PB, τα έγγραφα που καταχωρίστηκαν με την επιστολή «α» είναι υπομνήματα. Τα εν λόγω σημειώματα συνοψίζουν συνοπτικά τα ζητήματα που παρουσιάζονται σε σχετικά έγγραφα και προορίζονται να αποτελέσουν μέσο εισαγωγής εγγράφων στις συνεδριάσεις ολομέλειας της ERG προς συζήτηση πριν από την έγκρισή τους. Απαντώντας στο αίτημα του Διαμεσολαβητή για παροχή πληροφοριών σχετικά με την καταγγελία 488/2007/PB, οι υπηρεσίες της Επιτροπής θεώρησαν καλόπιστα ότι i) δεν είχε συνταχθεί υπόμνημα, δεδομένου ότι η «έκθεση ERG (06) 45» έπρεπε να αντιμετωπιστεί ως σημείο «Α» χωρίς συζήτηση (3) και, ως εκ τούτου, ii) το έγγραφο αυτό δεν μπορούσε να βρίσκεται στην κατοχή του.
3. Αρχικά, οι υπηρεσίες της Επιτροπής προσπάθησαν να ανακτήσουν το έγγραφο από τον τόπο όπου συνήθως αποθηκεύονται τα εν λόγω έγγραφα, για περιορισμένο χρονικό διάστημα, προτού διαγραφούν λόγω περιορισμών χώρου, δηλαδή σε προσωπικούς υπολογιστές και σε ηλεκτρονικά μέσα που προορίζονται για την αποθήκευση εγγράφων που σχετίζονται με την ολομέλεια της ERG. Δεν συμβουλεύτηκε τον ιστότοπο CIRCA, ο οποίος προορίζεται μάλλον για χρήση από τους αντιπροσώπους των εθνικών ρυθμιστικών αρχών.
4. Όσον αφορά το περιεχόμενο του εν λόγω υπομνήματος, οι υπηρεσίες της Επιτροπής επιβεβαιώνουν ότι πρόκειται, ως προς το ουσιαστικό μέρος του, για πανομοιότυπη αναπαραγωγή των συμπερασμάτων που περιλαμβάνονται στη σελίδα 21 της «Έκθεσης ERG (06) 45», η οποία είχε προηγουμένως κοινοποιηθεί από την Επιτροπή στον καταγγέλλοντα.

1.3 Στις παρατηρήσεις του, ο καταγγέλλων επισήμανε τα εξής: Δηλώνει ότι του δόθηκε η εντύπωση ότι η Επιτροπή δεν έλαβε πολύ σοβαρά υπόψη το καθήκον της για συνεργασία με τον Ευρωπαίο Διαμεσολαβητή. Δεν θεώρησε εύλογο το γεγονός ότι η Επιτροπή είχε όντως αναζητήσει το φερόμενο ως ανύπαρκτο έγγραφο. Επεσήμανε ότι δεν ήταν καθόλου νοητό ότι η «Έκθεση ERG (06) 45 b» υπήρχε, αλλά ότι το έγγραφο που λογικά προηγήθηκε, δηλαδή η «Έκθεση ERG (06) 45a», δεν υπήρχε. Δήλωσε ότι θα μπορούσε να κατανοήσει, για παράδειγμα, την εξήγηση ότι το έγγραφο θεωρήθηκε υπερβολικά ασήμαντο και, ως εκ τούτου, διαγράφηκε. Ωστόσο, η εξήγηση ότι το έγγραφο δεν είχε ποτέ δημιουργηθεί δεν ενίσχυσε την εμπιστοσύνη του στην Επιτροπή.

1.4 Ο Διαμεσολαβητής επισημαίνει ότι η πραγματική δήλωση ενός θεσμικού οργάνου ότι ένα έγγραφο δεν υπάρχει αποτελεί (αναμφισβήτητο) τεκμήριο αλήθειας (4). Το τεκμήριο αυτό ισχύει για όλους εκείνους τους παράγοντες που ενδέχεται να εμπλέκονται στο πλαίσιο αιτήσεων πρόσβασης σε έγγραφα, είτε πρόκειται για πολίτες είτε για άλλα κοινοτικά θεσμικά όργανα. Όσον αφορά ειδικότερα τον Διαμεσολαβητή, το τεκμήριο ειλικρίνειας βασίζεται, καταρχάς, στο υψηλό επίπεδο εμπιστοσύνης που υπάρχει μεταξύ όλων των θεσμικών οργάνων και του Διαμεσολαβητή όσον αφορά την εφαρμογή του κανονισμού 1049/2001. Επιπλέον, παρέχει ένα πλεονέκτημα διαδικαστικής οικονομίας - τόσο για τη διοίκηση όσο και για τον Διαμεσολαβητή - μειώνοντας σημαντικά την ανάγκη διενέργειας ελέγχων των σχετικών διοικητικών φακέλων ή εγγράφων. Ταυτόχρονα, το τεκμήριο αλήθειας συνεπάγεται ιδιαίτερα αυστηρό καθήκον μέριμνας για τη διασφάλιση της ακρίβειας των δηλώσεων σχετικά με την ανυπαρξία εγγράφου.

1.5 Εν προκειμένω, η Επιτροπή αναγνώρισε πλήρως ότι η αμφισβητούμενη δήλωση περί των πραγματικών περιστατικών στην οποία προέβη ήταν εσφαλμένη, δηλαδή ότι το φερόμενο ως ανύπαρκτο έγγραφο όντως υφίστατο. Επομένως, το κρίσιμο ζήτημα στο παρόν στάδιο της έρευνας είναι αν η Επιτροπή τήρησε την προαναφερθείσα υποχρέωση επιμέλειας.

1.6 Αφού εξέτασε προσεκτικά τη γνώμη της Επιτροπής, ο Διαμεσολαβητής δεν θεωρεί ότι του παρασχέθηκαν πληροφορίες ή εξηγήσεις που να αποδεικνύουν τη συμμόρφωση με το προαναφερθέν καθήκον, για τους ακόλουθους λόγους:

Πρώτον, η παράγραφος 1 της γνώμης της Επιτροπής αναφέρει ότι οι υπηρεσίες της είχαν κατά κάποιο τρόπο συναγάγει την ανυπαρξία του εγγράφου από το γεγονός ότι τα έγγραφα που καταχωρίστηκαν με το γράμμα «α» είναι υπομνήματα. Τα εν λόγω σημειώματα συνοψίζουν συνοπτικά τα ζητήματα που παρουσιάζονται σε σχετικά έγγραφα και αποσκοπούν στην εισαγωγή εγγράφων στις συνεδριάσεις ολομέλειας της ERG προς συζήτηση πριν από την έγκρισή τους. Το παραπάνω συμπέρασμα φαίνεται να έχει γίνει σε συνδυασμό με το γεγονός ότι «το έγγραφο ERG (06) 45 έπρεπε να αντιμετωπιστεί ως σημείο «Α» χωρίς συζήτηση». Ωστόσο, η Επιτροπή δεν παρέσχε επαρκείς εξηγήσεις ως προς τους λόγους για τους οποίους, εν γένει, ένα τέτοιο συμπέρασμα θα ήταν δικαιολογημένο (5) και για τους οποίους, υπό τις ειδικές περιστάσεις της υπό κρίση υπόθεσης, ένα τέτοιο συμπέρασμα δεν αντανακλούσε, εν τέλει, την πραγματικότητα.

Δεύτερον, η παράγραφος 2 της γνώμης της Επιτροπής δεν παρείχε σαφείς και επαρκείς πληροφορίες σχετικά με τη σχετική έρευνα που διεξήγαγαν οι υπηρεσίες της. Αναφέρεται, μόνο με γενικούς όρους, σε έναν απροσδιόριστο «τόπο» όπου τα έγγραφα αποθηκεύονται για απροσδιόριστο «περιορισμένο χρονικό διάστημα» πριν διαγραφούν. Δεν είναι σαφές εάν η αναφορά αποσκοπεί στη διαβίβαση των πληροφοριών ότι οι υπηρεσίες της Επιτροπής που αναζήτησαν το έγγραφο το έπραξαν μετά τη λήξη καθορισμένης περιόδου διατήρησης εγγράφων και ότι για τον λόγο αυτό (προφανώς) δεν μπόρεσαν να το βρουν. Στη συνέχεια, η γνωμοδότηση παραπέμπει και πάλι σε ιστότοπο «CIRCA», αναφέροντας ότι αυτό «προορίζεται μάλλον» για χρήση από τους αντιπροσώπους των εθνικών ρυθμιστικών αρχών. Αυτό, μεταξύ άλλων, δεν μεταδίδει σαφείς και συγκεκριμένες πληροφορίες σχετικά με το αν οι υπηρεσίες της δεν ήταν ευλόγως αναμενόμενο, φυσικά, να έχουν επίσης πραγματοποιήσει αναζήτηση στον εν λόγω ιστότοπο «CIRCA».

Τέλος, πρέπει να σημειωθεί ότι η Επιτροπή επισήμανε ότι το επίμαχο έγγραφο ουδέποτε υπήρξε, ούτε ότι δεν βρισκόταν πλέον στην κατοχή της ούτε ότι η προσπάθειά της να το ανακτήσει από το ή τα συστήματα πληροφορικής της δεν ήταν καρποφόρα.

1.7 Δεδομένης της φύσης της κακοδιοίκησης που διαπιστώθηκε ανωτέρω, ο Διαμεσολαβητής επισημαίνει ότι, σύμφωνα με τις αρχές της χρηστής διοίκησης, θα ήταν σκόπιμο η Επιτροπή να ζητήσει συγγνώμη από τον καταγγέλλοντα. Η Επιτροπή επέλεξε να μην το πράξει και, ως εκ τούτου, η Διαμεσολαβήτρια περατώνει την υπόθεση με επικριτική παρατήρηση.

2 Συμπέρασμα

Βάσει των ερευνών του Διαμεσολαβητή σχετικά με την εν λόγω καταγγελία, είναι αναγκαίο να διατυπωθεί η ακόλουθη επικριτική παρατήρηση:

Το τεκμήριο του αληθούς της πραγματικής δήλωσης της Διοίκησης ότι ένα συγκεκριμένο ζητούμενο έγγραφο δεν υπάρχει συνεπάγεται ιδιαίτερα αυστηρό καθήκον μέριμνας για τη διασφάλιση της ακρίβειας των εν λόγω δηλώσεων. Υπό το πρίσμα των διαπιστώσεών του στο σημείο 1.6 ανωτέρω, ο Διαμεσολαβητής δεν θεωρεί ότι του παρασχέθηκαν πληροφορίες και εξηγήσεις που να αποδεικνύουν τη συμμόρφωση με το καθήκον αυτό στην παρούσα υπόθεση. Ως εκ τούτου, η σχετική συμπεριφορά της Επιτροπής συνεπάγεται κακοδιοίκηση.

Ο Διαμεσολαβητής περατώνει την υπόθεση.

Ο Πρόεδρος της Επιτροπής θα ενημερωθεί επίσης για την απόφαση αυτή.

Με εκτίμηση,

 

Π. Νικηφόρος ΔΙΑΜΑΝΔΟΥΡΟΣ

---

(1) ΕΕ L 145 της 31.5.2001, σ. 43.

(2) https://circa.europa.eu/docs/circa_quick_guide_32.pdf

(3) Όπως προκύπτει από την ημερήσια διάταξη (ERG (06) 35 Rev 1) της 18ης συνεδρίασης ολομέλειας της ERG της 5ης-6ης Οκτωβρίου 2006 (http://erg.ec.europa.eu/doc/meeting/ag_erg_plen_madeira_4_6_oct_2006.pdf), καθώς και από τα πρακτικά της εν λόγω συνεδρίασης ολομέλειας (ERG (06) 52).

(4) Βλ. υπόθεση T-311/00 British American Tobacco κατά Επιτροπής, Συλλογή 2002, σ. II-2781, σκέψη 35.

(5) Για παράδειγμα, είναι προφανώς πιθανό i) να έχει συνταχθεί σημείωμα υποβολής παρατηρήσεων που έχει καταχωριστεί με το γράμμα «α», για τους σκοπούς της συζήτησης του σχετικού ζητήματος/σχεδίου εγγράφου στις συνεδριάσεις ολομέλειας της ERG, και ii) στη συνέχεια να ληφθεί απόφαση να μην συζητηθεί το εν λόγω ζήτημα/έγγραφο.