Στρασβούργο, 4 Οκτωβρίου 2005

Αξιότιμη κυρία B.,

Στις 18 Ιουνίου 2004, υποβάλατε καταγγελία στον Ευρωπαίο Διαμεσολαβητή σχετικά με εικαζόμενη παράλειψη της Ευρωπαϊκής Επιτροπής να εκπληρώσει τα καθήκοντά της όσον αφορά τον ατομικό σας φάκελο.

Στις 24 Ιουνίου 2004, διαβίβασα την καταγγελία στον Πρόεδρο της Ευρωπαϊκής Επιτροπής. Η Επιτροπή απέστειλε τη γνώμη της στις 25 Αυγούστου 2004. Σας το διαβίβασα στις 30 Αυγούστου 2004 με πρόσκληση υποβολής παρατηρήσεων, την οποία αποστείλατε στις 28 Σεπτεμβρίου 2004.

Στις 12 Οκτωβρίου 2004, ζήτησα από την Επιτροπή να μου παράσχει περαιτέρω πληροφορίες σχετικά με την υπόθεσή σας. Η Επιτροπή απέστειλε την απάντησή της στις 12 Ιανουαρίου 2005. Σας το διαβίβασα στις 14 Ιανουαρίου 2005 με πρόσκληση υποβολής παρατηρήσεων, την οποία αποστείλατε στις 2 Φεβρουαρίου 2005.

Στις 28 Φεβρουαρίου 2005, απηύθυνα στην Επιτροπή σχέδιο συστάσεως για την υπόθεση αυτή.

Στις 3 Μαρτίου 2005, μου αποστείλατε ηλεκτρονικό μήνυμα σχετικά με το σχέδιο σύστασής μου. Στις 7 Μαρτίου 2005, μου αποστείλατε νέο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, με το οποίο μου ζητούσατε να αγνοήσω το προηγούμενο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου της 3ης Μαρτίου 2005. Στο ηλεκτρονικό σας μήνυμα της 7ης Μαρτίου 2005, τονίσατε ότι είναι σημαντικό να διασφαλιστεί η προσθήκη όλων των σχετικών εγγράφων στον προσωπικό σας φάκελο. Δεδομένου ότι δεν ήταν σαφές αν περιμένατε απάντηση σε αυτό το μήνυμα, το Γραφείο μου επικοινώνησε μαζί σας τηλεφωνικά στις 7 Μαρτίου 2005. Με την ευκαιρία αυτής της τηλεφωνικής συνομιλίας, ενημερώσατε τις υπηρεσίες μου ότι, αφού διαβάσατε πιο προσεκτικά το σχέδιο σύστασης, διαπιστώσατε ότι η αρχική σας ανησυχία δεν φαινόταν δικαιολογημένη. Επιβεβαιώσατε ότι το μήνυμά σας είχε σταλεί για ενημέρωση και ότι δεν χρειαζόταν να δοθεί απάντηση σε αυτό.

Στις 2 Ιουνίου 2005, η Επιτροπή μου διαβίβασε το αγγλικό πρωτότυπο της εμπεριστατωμένης γνώμης της επί του σχεδίου συστάσεως. Στην εν λόγω εμπεριστατωμένη γνώμη, η Επιτροπή ισχυρίστηκε ότι με την κατάρτιση του εν λόγω σχεδίου σύστασης παραβίασα το δικαίωμά της ακρόασης.

Δεδομένης της σοβαρότητας του ισχυρισμού αυτού, απηύθυνα επιστολή στην Επιτροπή στις 10 Ιουνίου 2005 προκειμένου να ζητήσω διευκρινίσεις. Αντίγραφο της παρούσας επιστολής και της εμπεριστατωμένης γνώμης της Επιτροπής σας διαβιβάστηκαν την ίδια ημέρα.

Στις 13 Ιουνίου 2005, η Επιτροπή μου διαβίβασε τη γερμανική μετάφραση της εμπεριστατωμένης γνώμης της. Σας το διαβίβασα στις 28 Ιουνίου 2005 με πρόσκληση να διατυπώσετε παρατηρήσεις.

Στις 30 Ιουνίου 2005, η κα Wallström, Αντιπρόεδρος της Επιτροπής αρμόδια για τις σχέσεις με τον Ευρωπαίο Διαμεσολαβητή, απάντησε στην επιστολή μου της 10ης Ιουνίου 2005. Η κυρία Wallström με πληροφόρησε ότι πίστευε ότι το δικαίωμα ακρόασης της Επιτροπής είχε γίνει σεβαστό από εμένα. Αντίγραφο της παρούσας επιστολής σας διαβιβάστηκε στις 5 Ιουλίου 2005.

Με επιστολή που απέστειλα στις 5 Ιουλίου 2005, ευχαρίστησα την κ. Wallström για την επιστολή της.

Στις 15 Ιουλίου 2005, μου διαβιβάσατε τις παρατηρήσεις σας σχετικά με την εμπεριστατωμένη γνώμη της Επιτροπής.

Σας γράφω τώρα για να σας ενημερώσω για τα αποτελέσματα των ερευνών που έχουν γίνει.

Η ΚΑΤΗΓΟΡΙΑ

Ιστορικό

Το 1998, δύο εκπρόσωποι των τοπικών υπαλλήλων της Επιτροπής στην Αυστρία υπέβαλαν καταγγελία στον Διαμεσολαβητή σχετικά με τη μη παροχή συμπληρωματικής ασφαλιστικής κάλυψης στο τοπικό προσωπικό της Επιτροπής που εργάζεται στην αντιπροσωπεία στη Βιέννη (367/98/(VK)/GG). Η υπόθεση περατώθηκε αφού η Επιτροπή αποδέχθηκε σχέδιο σύστασης του Διαμεσολαβητή. Ο καταγγέλλων στην παρούσα υπόθεση ήταν ένας από τους καταγγέλλοντες στην εν λόγω υπόθεση.

Στις 10 Μαΐου 2001, η Επιτροπή αποφάσισε να αναστείλει την εξέταση της καταγγέλλουσας κατόπιν σοβαρών καταγγελιών εις βάρος της. Ταυτόχρονα, η Επιτροπή της προσέφερε τη δυνατότητα ακρόασης σχετικά με τους εν λόγω ισχυρισμούς. Η ακρόαση αυτή πραγματοποιήθηκε στις 12 Οκτωβρίου 2001.

Με απόφαση της 31ης Ιανουαρίου 2002, η Επιτροπή απέρριψε τον καταγγέλλοντα χωρίς προειδοποίηση. Ο καταγγέλλων προσέφυγε κατά της απόφασης αυτής σε αυστριακό δικαστήριο, όπου η υπόθεση εκκρεμεί επί του παρόντος. Δεδομένου ότι η καταγγέλλουσα είχε υποστηρίξει ότι ως εκπρόσωπος του προσωπικού δεν μπορούσε να απολυθεί με συνοπτικές διαδικασίες από την Επιτροπή, η τελευταία της απηύθυνε επιστολή στις 14 Ιουνίου 2002 προκειμένου να καταγγείλει τη σύμβαση (σε περίπτωση που η προηγούμενη απόλυση θα έπρεπε να ήταν παράνομη).

Στη συνέχεια, ο καταγγέλλων ζήτησε πρόσβαση σε ορισμένα έγγραφα στα οποία η Επιτροπή είχε στηρίξει την απόφασή της. Το αίτημα αυτό οδήγησε στην καταγγελία 242/2003/GG, η οποία περατώθηκε αφού η Επιτροπή είχε χορηγήσει στον καταγγέλλοντα πρόσβαση σε τμήματα των σχετικών εγγράφων. Κατά τη διάρκεια αυτής της έρευνας, οι υπηρεσίες της Διαμεσολαβήτριας επιθεώρησαν τον φάκελο της Επιτροπής που βρισκόταν στις Βρυξέλλες.

Επί της υπό κρίση αιτιάσεως

Κατά τη διάρκεια της έρευνας της Διαμεσολαβήτριας σχετικά με την καταγγελία 242/2003/GG, η Επιτροπή είχε προσφέρει στην καταγγέλλουσα τη δυνατότητα να εξετάσει τον ατομικό της φάκελο στη Βιέννη. Ο καταγγέλλων έκανε χρήση αυτής της δυνατότητας.

Στις 11 Μαρτίου 2004, η καταγγέλλουσα υπέβαλε εσωτερική καταγγελία στη Γενική Διεύθυνση Τύπου και Επικοινωνίας («ΓΔ») της Επιτροπής, στην οποία ισχυριζόταν ότι παραβιάζονται «τα άρθρα 26 και 24 του κανονισμού υπηρεσιακής κατάστασης των δημοσίων υπαλλήλων και του λοιπού προσωπικού των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων».

Το άρθρο 24 του Κανονισμού Υπηρεσιακής Καταστάσεως ορίζει ότι «[ο]ι Κοινότητες παρέχουν τη συνδρομή τους σε κάθε υπάλληλο, ιδίως κατά των προσώπων που διαπράττουν απειλές, προσβολές, δυσφημιστικές πράξεις ή δηλώσεις, καθώς και κάθε επίθεση κατά προσώπου ή περιουσίας που υφίσταται ο ίδιος ή μέλος της οικογένειάς του λόγω της ιδιότητάς του ή των καθηκόντων του».

Το άρθρο 26 του Κανονισμού Υπηρεσιακής Καταστάσεως των υπαλλήλων της Ευρωπαϊκής Ένωσης ορίζει τα εξής:

«Ο ατομικός φάκελος υπαλλήλου περιλαμβάνει:

α) όλα τα έγγραφα που αφορούν τη διοικητική του κατάσταση και όλες τις εκθέσεις που αφορούν την ικανότητα, την απόδοση και τη συμπεριφορά του·

β) τυχόν παρατηρήσεις του υπαλλήλου σχετικά με τα εν λόγω έγγραφα.

Τα έγγραφα καταχωρίζονται, αριθμούνται και αρχειοθετούνται με αύξουσα σειρά· τα έγγραφα που αναφέρονται στο στοιχείο α) μπορούν να χρησιμοποιηθούν ή να αντιταχθούν από το όργανο κατά υπαλλήλου μόνον εφόσον του κοινοποιήθηκαν πριν από την κατάθεσή τους. (…) (άλμπουμ)

Για κάθε υπάλληλο υπάρχει μόνο ένας ατομικός φάκελος.

Ο υπάλληλος έχει το δικαίωμα, ακόμη και μετά τη λήξη των καθηκόντων του, να λάβει γνώση όλων των εγγράφων του φακέλου του και να λάβει αντίγραφά τους.»

Στην καταγγελία της προς τη ΓΔ Τύπου και Επικοινωνίας, η καταγγέλλουσα υποστήριξε ότι πολλά έγγραφα είχαν προστεθεί στον προσωπικό της φάκελο εν αγνοία της. Από την άλλη πλευρά, τα περισσότερα από τα σχόλιά της σχετικά με τα έγγραφα που είχαν τεθεί στον φάκελο (συμπεριλαμβανομένων εκείνων που είχε επισημάνει με τις λέξεις «αντίγραφο του ατομικού φακέλου») δεν είχαν, κατά την άποψή της, συμπεριληφθεί στον φάκελο. Η καταγγέλλουσα ανέφερε ως παραδείγματα δύο έγγραφα στον ατομικό της φάκελο (με τις ενδείξεις «IV/18» και «IV/19»). Σύμφωνα με την καταγγέλλουσα, τα έγγραφα που περιλαμβάνονταν στον ατομικό της φάκελο, ως εκ τούτου, παρείχαν στρεβλή άποψη όσον αφορά τα αντικειμενικά γεγονότα. Ο καταγγέλλων υποστήριξε επίσης ότι υπήρχε «παράλληλος» ατομικός φάκελος στις Βρυξέλλες, το μεγαλύτερο μέρος του περιεχομένου του οποίου δεν περιλαμβανόταν στον ατομικό φάκελο στη Βιέννη. Τέλος, η καταγγέλλουσα επισήμανε ότι ο ατομικός της φάκελος δεν περιείχε κανένα στοιχείο που να δικαιολογεί την απόλυσή της, δηλαδή κανένα έγγραφο μετά την ημερομηνία αναστολής της άσκησης των καθηκόντων της τον Μάιο του 2001.

Επιπλέον, η καταγγέλλουσα ισχυρίστηκε ότι η Επιτροπή όφειλε να της παράσχει πρόσβαση στο πλήρες περιεχόμενο του φακέλου στις Βρυξέλλες. Δήλωσε επίσης ότι άσκησε έφεση κατά της απόφασης απόλυσής της, επιφυλασσόμενη για όλα τα περαιτέρω δικαιώματα.

Στην καταγγελία που υπέβαλε στον Διαμεσολαβητή τον Ιούνιο του 2004, η καταγγέλλουσα παρέπεμψε την καταγγελία της στην Επιτροπή στις 11 Μαρτίου 2004, επισημαίνοντας ότι η Επιτροπή δεν είχε απαντήσει στην εν λόγω καταγγελία. Ως εκ τούτου, η καταγγέλλουσα ισχυρίστηκε βασικά ότι η Επιτροπή δεν συμμορφώθηκε με τα καθήκοντά της όσον αφορά τον ατομικό της φάκελο.

Η ΕΡΩΤΗΣΗ

Η προσέγγιση του Διαμεσολαβητή

Η καταγγελία διαβιβάστηκε στην Επιτροπή για γνωμοδότηση. Προκειμένου να αποφευχθεί η σύγχυση, ο Διαμεσολαβητής ενημέρωσε την Επιτροπή και τον καταγγέλλοντα ότι η έρευνά του αφορούσε μόνο τα ζητήματα που σχετίζονται με τον ατομικό φάκελο του καταγγέλλοντος και, ως εκ τούτου, δεν θα κάλυπτε τα άλλα σημεία που ανέφερε ο καταγγέλλων στην επιστολή του προς την Επιτροπή της 11ης Μαρτίου 2004 (όπως το ζήτημα της πρόσβασης στον φάκελο στις Βρυξέλλες και η απόφαση της Επιτροπής να απορρίψει τον καταγγέλλοντα).

Η γνώμη της Επιτροπής

Στη γνώμη της, η Επιτροπή παρέπεμψε στην απόφαση της 21ης Ιουνίου 2004 με την οποία είχε απαντήσει στην επιστολή του καταγγέλλοντος της 11ης Μαρτίου 2004. Η Επιτροπή εξέφρασε τη λύπη της για το γεγονός ότι η απάντηση αυτή καθυστέρησε.

Με επιστολή της 21ης Ιουνίου 2004, η Επιτροπή απέρριψε την καταγγελία του καταγγέλλοντος της 11ης Μαρτίου 2004. Η Επιτροπή υποστήριξε ότι τα άρθρα 24 και 26 του ΚΥΚ δεν έχουν εφαρμογή στους τοπικούς υπαλλήλους και ότι, ως εκ τούτου, ο λεγόμενος «ατομικός φάκελος» στην Αντιπροσωπεία στη Βιέννη δεν είναι φάκελος όπως αυτός που αναφέρεται στο άρθρο 26 του ΚΥΚ.

Η Επιτροπή πρόσθεσε ότι, ακόμη και αν τα άρθρα αυτά εφαρμόζονταν στην παρούσα υπόθεση, δεν θα ήταν ορθό να συγκριθεί ο φάκελος που είχε επιδειχθεί στις υπηρεσίες του Διαμεσολαβητή με τον «ατομικό φάκελο» που αφορά έναν υπάλληλο. Ο φάκελος που παρουσιάστηκε στις υπηρεσίες του Διαμεσολαβητή ήταν απλώς ένας φάκελος εργασίας που αφορούσε αποκλειστικά την πειθαρχική ακρόαση που είχε κινηθεί κατά του καταγγέλλοντος. Επιπλέον, στην εν λόγω διαδικασία, ο καταγγέλλων θα είχε, σύμφωνα με την Επιτροπή, πρόσβαση σε όλα τα έγγραφα που αναφέρονται στην «κοινοποίηση των αιτιάσεων» της 8ης Μαΐου 2001 στην οποία βασίστηκε η Επιτροπή. Η Επιτροπή θεώρησε ότι αυτό ακριβώς ήθελε να διασφαλίσει το άρθρο 26 του κανονισμού υπηρεσιακής κατάστασης στην περίπτωση των υπαλλήλων (δηλαδή ότι οι αποφάσεις δεν λαμβάνονταν βάσει πληροφοριών που τους ήταν άγνωστες).

Παρατηρήσεις του καταγγέλλοντος

Στις παρατηρήσεις της, η καταγγέλλουσα ενέμεινε στην καταγγελία της. Διατύπωσε επίσης περαιτέρω παρατηρήσεις όσον αφορά το άρθρο 24 του κανονισμού υπηρεσιακής κατάστασης. Σύμφωνα με την καταγγέλλουσα, είχε καταδικαστεί δημοσίως από την Επιτροπή πολύ πριν από την ακρόαση. Η καταγγέλλουσα υποστήριξε επίσης ότι κατά την ακρόαση της είχαν υποβληθεί ερωτήσεις που δεν είχαν καμία σχέση με τις αιτιάσεις που της είχαν διατυπωθεί.

Περαιτέρω έρευνες

Μετά από προσεκτική εξέταση της γνώμης της Επιτροπής και των παρατηρήσεων του καταγγέλλοντος, κρίθηκε αναγκαία η διεξαγωγή περαιτέρω ερευνών.

Αίτημα για περαιτέρω πληροφορίες

Ως εκ τούτου, στις 12 Οκτωβρίου 2004, ο Διαμεσολαβητής ζήτησε από την Επιτροπή (1) να εξηγήσει την άποψή της ότι ο λεγόμενος «ατομικός φάκελος» στην Αντιπροσωπεία στη Βιέννη δεν ήταν φάκελος του είδους που αναφέρεται στο άρθρο 26 του κανονισμού υπηρεσιακής κατάστασης, δεδομένου ότι α) στην απάντησή της της 25ης Σεπτεμβρίου 2003 σε αίτημα παροχής περαιτέρω πληροφοριών που υπέβαλε ο Διαμεσολαβητής στο πλαίσιο της έρευνας του Διαμεσολαβητή σχετικά με την καταγγελία 242/2003/GG, η Επιτροπή είχε επισημάνει ότι η καταγγέλλουσα μπορούσε να κάνει χρήση του δικαιώματός της να εξετάσει τον προσωπικό της φάκελο στην έδρα της Αντιπροσωπείας στη Βιέννη και β) ότι τα έγγραφα της Επιτροπής που υπέβαλε η καταγγέλλουσα (με τις ενδείξεις «IV/18» και «IV/19») ανέφεραν σαφώς ότι επρόκειτο να συμπεριληφθούν στον «ατομικό φάκελο» της καταγγέλλουσας, (2) να εξηγήσει τη φύση και τον σκοπό του «ατομικού φακέλου» της καταγγέλλουσας στην Αντιπροσωπεία της στη Βιέννη και να διευκρινίσει σε ποια νομική βάση τηριζόταν ο εν λόγω φάκελος, (3) να εξηγήσει εάν θεωρεί ότι ο «προσωπικός φάκελος» της καταγγέλλουσας στην Αντιπροσωπεία της στη Βιέννη δεν χρειάζεται να περιέχει α) όλα τα έγγραφα που αφορούν τη διοικητική κατάσταση της καταγγέλλουσας και όλες τις εκθέσεις σχετικά με την ικανότητα, την αποδοτικότητα και τη συμπεριφορά της και β) τυχόν παρατηρήσεις της καταγγέλλουσας σχετικά με τα εν λόγω έγγραφα και (4) να εξηγήσει τους λόγους για τους οποίους ο «προσωπικός φάκελος» της καταγγέλλουσας στην Αντιπροσωπεία της στη Βιέννη δεν περιείχε τις παρατηρήσεις της καταγγέλλουσας σχετικά με τα έγγραφα που φέρουν την ένδειξη «IV/18» και «IV/19» και κανένα έγγραφο που καταρτίστηκε μετά την ημερομηνία αναστολής του καταγγέλλοντος τον Μάιο του 2001.

Απάντηση της Επιτροπής

Στην απάντησή της, η Επιτροπή διατύπωσε τις ακόλουθες παρατηρήσεις:

Το άρθρο 26 του Κανονισμού Υπηρεσιακής Κατάστασης εφαρμοζόταν μόνο στους μόνιμους υπαλλήλους και όχι στους τοπικούς υπαλλήλους όπως ο καταγγέλλων. Οι σχετικοί κανόνες για τους τοπικούς υπαλλήλους δεν αναφέρονταν στη διάταξη αυτή. Το άρθρο 11 του Καθεστώτος που εφαρμόζεται επί του λοιπού προσωπικού των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων, όπως τροποποιήθηκε (ήτοι μετά τις τροποποιήσεις που τέθηκαν σε ισχύ την 1η Μαΐου 2004), το οποίο προέβλεπε ότι το άρθρο 26 του ΚΥΚ εφαρμοζόταν κατ’ αναλογία στους έκτακτους υπαλλήλους, εφαρμοζόταν πλέον κατ’ αναλογία στους συμβασιούχους υπαλλήλους δυνάμει του άρθρου 81 του εν λόγω Καθεστώτος. Ωστόσο, οι νέοι κανόνες δεν ρύθμιζαν καταστάσεις που είχαν λάβει χώρα στο παρελθόν.

Ο ατομικός φάκελος στην αντιπροσωπεία της Επιτροπής στην Αυστρία ήταν ο μόνος ατομικός φάκελος που είχε ανοίξει η Επιτροπή ως εργοδότης του καταγγέλλοντος για σκοπούς διαχείρισης προσωπικού. Το δικαίωμα αυτό της Επιτροπής ρυθμιζόταν εν προκειμένω από το αυστριακό δίκαιο. Οι κανόνες που διέπουν τον τρόπο τήρησης των προσωπικών φακέλων των τοπικών υπαλλήλων της Επιτροπής καθορίστηκαν στο "Note administrative no. 119" της 13ης Φεβρουαρίου 1985 (1). Στις αντιπροσωπείες της Επιτροπής υπενθυμίστηκε επίσης η υποχρέωση τήρησης προσωπικών φακέλων, για παράδειγμα με επιστολή που απέστειλε η ΓΔ Τύπου και Επικοινωνίας στις 26 Οκτωβρίου 2000 (2).

Η αυστριακή νομοθεσία δεν απαιτεί από τους εργοδότες να διατηρούν προσωπικούς φακέλους. Ως εκ τούτου, η Επιτροπή δεν ήταν νομικά υποχρεωμένη να συμπεριλάβει στον ατομικό φάκελο όλα τα έγγραφα που αφορούσαν το καθεστώς της καταγγέλλουσας και την ικανότητα, τις επιδόσεις και τη συμπεριφορά της. Ούτε το αυστριακό δίκαιο απαιτούσε από την Επιτροπή να περιλάβει στον ατομικό φάκελο δηλώσεις του καταγγέλλοντος σχετικά με μεμονωμένα γεγονότα.

Το σημείωμα που υπέβαλε ο καταγγέλλων σχετικά με το έγγραφο «IV/19» δεν ήταν απαραίτητο να διατηρηθεί στον φάκελο του καταγγέλλοντος. Το έγγραφο «IV/19» είχε τεθεί στον φάκελο λόγω της εντολής προς τον καταγγέλλοντα να κοινοποιεί τις απουσίες προφορικά την προηγούμενη ημέρα. Ωστόσο, τα έγγραφα που υπέβαλε η καταγγέλλουσα αφορούσαν μόνο τους ιατρικούς λόγους για τη μερική απουσία της στις 3 Οκτωβρίου 2000. Ως εκ τούτου, τα έγγραφα αυτά έπρεπε να κατατεθούν στον ιατρικό φάκελο της καταγγέλλουσας και όχι στον προσωπικό της φάκελο.

Η Επιτροπή αναγνώρισε ότι το σημείωμα στο οποίο είχε αναφερθεί η καταγγέλλουσα σε σχέση με το έγγραφο «IV/18» δεν είχε κατατεθεί μαζί με το έγγραφο αυτό στον προσωπικό της φάκελο. Καθώς αυτή η παράλειψη είχε συμβεί πριν από τέσσερα χρόνια, δεν ήταν πλέον δυνατό να διαπιστωθεί πώς είχε συμβεί. Ωστόσο, σε αντίθεση με όσα υποστήριξε η καταγγέλλουσα στην επιστολή της της 11ης Μαρτίου 2004, η πλειονότητα των απόψεων και απαντήσεων της καταγγέλλουσας δεν έλειπε από τον προσωπικό της φάκελο. Όταν η καταγγέλλουσα υπέβαλε γνώμες και απαντήσεις σχετικά με γεγονότα που είχαν καταγραφεί στον ατομικό της φάκελο, είχαν επισυναφθεί στον φάκελο. Η καταγγέλλουσα μπόρεσε να στηρίξει τους ισχυρισμούς της μόνο σε δύο περιπτώσεις, μία εκ των οποίων σαφώς δεν ήταν σχετική εν προκειμένω.

Ο ατομικός φάκελος της καταγγέλλουσας έληξε τον Μάιο του 2001, επειδή είχε απαλλαγεί από τα καθήκοντά της στις 10 Μαΐου 2001. Η πειθαρχική διαδικασία διεξήχθη από τη ΓΔ Τύπου και Επικοινωνίας. Δεδομένου ότι η τελευταία είχε την έδρα της στις Βρυξέλλες, είχε δεόντως κρατήσει φάκελο στις Βρυξέλλες σχετικά με την πειθαρχική διαδικασία.

Παρατηρήσεις του καταγγέλλοντος

Στις παρατηρήσεις της, η καταγγέλλουσα ενέμεινε στην καταγγελία της και υπέβαλε τις ακόλουθες περαιτέρω παρατηρήσεις:

Σύμφωνα με εσωτερικό σημείωμα σχετικά με την επίσκεψη του δημοσιονομικού ελεγκτή στην Αντιπροσωπεία, με ημερομηνία 2 Ιουλίου 1999, το οποίο συνέταξε ο P., ζητήθηκε από τη διοίκηση να συμμορφωθεί με ορισμένες κατευθυντήριες γραμμές όσον αφορά την τήρηση προσωπικών φακέλων, για παράδειγμα με την αρχή ότι κάθε έγγραφο που πρέπει να περιλαμβάνεται σε ατομικό φάκελο πρέπει να προσυπογράφεται από τον ενδιαφερόμενο τοπικό υπάλληλο.

Από τα έγγραφα της 13ης Νοεμβρίου 1985 και της 26ης Οκτωβρίου 2000, στα οποία αναφέρθηκε η Επιτροπή, προκύπτει σαφώς ότι οι ατομικοί φάκελοι των τοπικών υπαλλήλων έπρεπε να εξεταστούν κατ’ αναλογία προς τους φακέλους των υπαλλήλων. Από το σημείωμα της 26ης Οκτωβρίου 2000 προκύπτει ότι ο ατομικός φάκελος έπρεπε να τηρείται αποκλειστικά στην Αντιπροσωπεία.

Η συλλογιστική της Επιτροπής όσον αφορά το έγγραφο «IV/19» ήταν ακατανόητη. Στο σχετικό έγγραφο, η ίδια (η καταγγέλλουσα) κατηγορήθηκε ότι απουσιάζει από την εργασία της χωρίς άδεια. Στην απάντησή της, υπερασπίστηκε τον εαυτό της ενάντια σε αυτή την κατηγορία. Ως εκ τούτου, η απάντηση αυτή δεν αφορούσε μόνο τους ιατρικούς λόγους της απουσίας της, αλλά αποτελούσε την αντίδρασή της σε μια εντελώς αβάσιμη κατηγορία. Το περιστατικό αυτό έδωσε ένα πολύ καλό παράδειγμα του τρόπου με τον οποίο η διοίκηση της Αντιπροσωπείας εκείνη την εποχή, συμπεριλαμβάνοντας μόνο επιλεγμένα έγγραφα στον φάκελο, προσπάθησε να δημιουργήσει την εντύπωση ότι δεν είχε συμμορφωθεί με τα καθήκοντά της ή ήταν ένοχη για αδικοπραγία.

Όπως είχε τονίσει στην επιστολή της της 11ης Μαρτίου 2004, οι παραπομπές στα έγγραφα «IV/18» και «IV/19» αποτελούσαν απλώς ενδεικτικά παραδείγματα.

Η καταγγέλλουσα συμπεριέλαβε λεπτομερή κατάλογο των εγγράφων που είχαν συμπεριληφθεί στον ατομικό φάκελο εν αγνοία της και των παρατηρήσεων που δεν είχαν συμπεριληφθεί, παρόλο που τα είχε επισημάνει για συμπερίληψη στον ατομικό της φάκελο. Σύμφωνα με την καταγγέλλουσα, τουλάχιστον 12 από τα σημειώματά της που είχε επισημάνει για συμπερίληψη στον προσωπικό της φάκελο δεν είχαν συμπεριληφθεί, ενώ σχεδόν 30 επιστολές της διοίκησης είχαν συμπεριληφθεί χωρίς να το γνωρίζει. Η καταγγέλλουσα υπέβαλε επίσης αντίγραφο ηλεκτρονικού μηνύματος της 29ης Σεπτεμβρίου 2000, στο οποίο είχε ενημερώσει τη διοίκηση της Αντιπροσωπείας ότι επρόκειτο να επισκεφθεί γιατρό το πρωί της 3ης Οκτωβρίου 2000.

ΣΧΕΔΙΟ ΣΥΣΤΑΣΗΣ ΤΟΥ ΔΙΑΜΕΣΟΛΑΒΗΤΗ

Το σχέδιο σύστασης

Στις 28 Φεβρουαρίου 2005, ο Διαμεσολαβητής απηύθυνε στην Επιτροπή, σύμφωνα με το άρθρο 3 παράγραφος 6 του καταστατικού του, σχέδιο σύστασης (3). Το σχέδιο σύστασης είχε ως εξής:

Η Επιτροπή θα πρέπει να επανεξετάσει τα έγγραφα στα οποία αναφέρεται η καταγγέλλουσα με σκοπό να τα συμπεριλάβει στον ατομικό της φάκελο και να της χορηγήσει πρόσβαση στον δεόντως ανασυσταθέντα φάκελο.

Το παρόν σχέδιο σύστασης βασίστηκε στις ακόλουθες εκτιμήσεις:

1. Ο καταγγέλλων εργαζόταν ως τοπικός αντιπρόσωπος της Αντιπροσωπείας της Επιτροπής στη Βιέννη. Στις 10 Μαΐου 2001, η Επιτροπή αποφάσισε να αναστείλει την εξέταση της καταγγέλλουσας κατόπιν σοβαρών καταγγελιών εις βάρος της. Με απόφαση της 31ης Ιανουαρίου 2002, η Επιτροπή απέρριψε τον καταγγέλλοντα χωρίς προειδοποίηση. Ο καταγγέλλων προσέφυγε κατά της απόφασης αυτής σε αυστριακό δικαστήριο, όπου η υπόθεση εκκρεμεί επί του παρόντος. Στη συνέχεια, ο καταγγέλλων ζήτησε πρόσβαση σε ορισμένα έγγραφα στα οποία η Επιτροπή είχε στηρίξει την απόφασή της. Το αίτημα αυτό οδήγησε στην καταγγελία 242/2003/GG, η οποία περατώθηκε αφού η Επιτροπή είχε χορηγήσει στον καταγγέλλοντα πρόσβαση σε τμήματα των σχετικών εγγράφων. Κατά τη διάρκεια αυτής της έρευνας, οι υπηρεσίες της Διαμεσολαβήτριας επιθεώρησαν τον φάκελο της Επιτροπής που βρισκόταν στις Βρυξέλλες.

Κατά τη διάρκεια της έρευνας της Διαμεσολαβήτριας σχετικά με την καταγγελία 242/2003/GG, η Επιτροπή είχε προσφέρει στην καταγγέλλουσα τη δυνατότητα να εξετάσει τον ατομικό της φάκελο στη Βιέννη. Ο καταγγέλλων έκανε χρήση αυτής της δυνατότητας. Στη συνέχεια, υπέβαλε καταγγελία στη Γενική Διεύθυνση Τύπου και Επικοινωνίας της Επιτροπής, υποστηρίζοντας ότι πολλά έγγραφα είχαν προστεθεί στον προσωπικό της φάκελο εν αγνοία της και ότι οι περισσότερες από τις παρατηρήσεις της σχετικά με τα έγγραφα που είχαν τεθεί στον φάκελο (συμπεριλαμβανομένων εκείνων που είχε επισημάνει με τις λέξεις «αντίγραφο στον προσωπικό φάκελο») δεν είχαν συμπεριληφθεί στον φάκελο. Η καταγγέλλουσα ανέφερε ως παραδείγματα δύο έγγραφα στον ατομικό της φάκελο (με τις ενδείξεις «IV/18» και «IV/19»). Σύμφωνα με την καταγγέλλουσα, τα έγγραφα που περιλαμβάνονταν στον ατομικό της φάκελο, ως εκ τούτου, παρείχαν στρεβλή άποψη όσον αφορά τα αντικειμενικά γεγονότα. Ο καταγγέλλων υποστήριξε επίσης ότι υπήρχε «παράλληλος» ατομικός φάκελος στις Βρυξέλλες, το μεγαλύτερο μέρος του περιεχομένου του οποίου δεν περιλαμβανόταν στον ατομικό φάκελο στη Βιέννη. Τέλος, η καταγγέλλουσα επισήμανε ότι ο ατομικός της φάκελος δεν περιείχε κανένα στοιχείο που να δικαιολογεί την απόλυσή της, δηλαδή κανένα έγγραφο μετά την ημερομηνία αναστολής της άσκησης των καθηκόντων της τον Μάιο του 2001.

Στην καταγγελία που υπέβαλε στον Διαμεσολαβητή τον Ιούνιο του 2004, η καταγγέλλουσα παρέπεμψε την καταγγελία της στην Επιτροπή στις 11 Μαρτίου 2004, επισημαίνοντας ότι η Επιτροπή δεν είχε απαντήσει στην εν λόγω καταγγελία. Ως εκ τούτου, η καταγγέλλουσα ισχυρίστηκε βασικά ότι η Επιτροπή δεν συμμορφώθηκε με τα καθήκοντά της όσον αφορά τον ατομικό της φάκελο.

Στην καταγγελία της, η καταγγέλλουσα παρέπεμψε στο άρθρο 26 του κανονισμού υπηρεσιακής κατάστασης των υπαλλήλων της ΕΕ, το οποίο προβλέπει τα εξής:

«Ο ατομικός φάκελος υπαλλήλου περιλαμβάνει:

α) όλα τα έγγραφα που αφορούν τη διοικητική του κατάσταση και όλες τις εκθέσεις που αφορούν την ικανότητα, την απόδοση και τη συμπεριφορά του·

β) τυχόν παρατηρήσεις του υπαλλήλου σχετικά με τα εν λόγω έγγραφα.

Τα έγγραφα καταχωρίζονται, αριθμούνται και αρχειοθετούνται με αύξουσα σειρά· τα έγγραφα που αναφέρονται στο στοιχείο α) μπορούν να χρησιμοποιηθούν ή να αντιταχθούν από το όργανο κατά υπαλλήλου μόνον εφόσον του κοινοποιήθηκαν πριν από την κατάθεσή τους. (…) (άλμπουμ)

Για κάθε υπάλληλο υπάρχει μόνο ένας ατομικός φάκελος.

Ο υπάλληλος έχει το δικαίωμα, ακόμη και μετά τη λήξη των καθηκόντων του, να λάβει γνώση όλων των εγγράφων του φακέλου του και να λάβει αντίγραφά τους.»

2. Στη γνώμη της, η Επιτροπή υποστήριξε ότι το άρθρο 26 του κανονισμού υπηρεσιακής κατάστασης δεν είχε εφαρμογή στους τοπικούς υπαλλήλους και ότι, ως εκ τούτου, ο λεγόμενος «ατομικός φάκελος» στην Αντιπροσωπεία στη Βιέννη δεν ήταν φάκελος όπως αυτός που αναφέρεται στο άρθρο 26 του κανονισμού υπηρεσιακής κατάστασης. Η Επιτροπή υποστήριξε επίσης ότι, κατά τη διάρκεια της πειθαρχικής διαδικασίας που είχε κινηθεί κατά της καταγγέλλουσας, η τελευταία θα είχε πρόσβαση σε όλα τα έγγραφα στα οποία η Επιτροπή είχε στηριχθεί εναντίον της. Κατά την Επιτροπή, αυτό ακριβώς αποσκοπούσε να διασφαλίσει το άρθρο 26 του ΚΥΚ στην περίπτωση των υπαλλήλων (δηλαδή ότι οι αποφάσεις δεν λαμβάνονταν βάσει πληροφοριών που τους ήταν άγνωστες).

Στην απάντησή της σε αίτημα παροχής περαιτέρω πληροφοριών που υπέβαλε ο Διαμεσολαβητής, η Επιτροπή υποστήριξε ότι ο ατομικός φάκελος που τηρήθηκε στην Αντιπροσωπεία της στη Βιέννη ήταν ο μόνος ατομικός φάκελος που είχε ανοίξει ως εργοδότης του καταγγέλλοντος για σκοπούς διαχείρισης του προσωπικού. Η Επιτροπή έκρινε ότι το δικαίωμά της να το πράξει διέπεται εν προκειμένω από το αυστριακό δίκαιο. Οι κανόνες που διέπουν τον τρόπο τήρησης των προσωπικών φακέλων των τοπικών υπαλλήλων της Επιτροπής καθορίστηκαν στο "Note administrative no. 119" της 13ης Φεβρουαρίου 1985. Στις αντιπροσωπείες της Επιτροπής υπενθυμίστηκε επίσης η υποχρέωση τήρησης προσωπικών φακέλων, για παράδειγμα με επιστολή που απέστειλε η ΓΔ Τύπου και Επικοινωνίας στις 26 Οκτωβρίου 2000. Η Επιτροπή υποστήριξε ότι το αυστριακό δίκαιο δεν απαιτεί από τους εργοδότες να διατηρούν προσωπικούς φακέλους και ότι, ως εκ τούτου, δεν υποχρεούται εκ του νόμου να περιλαμβάνει στον ατομικό φάκελο όλα τα έγγραφα που αφορούν την ιδιότητα της καταγγέλλουσας και την ικανότητα, τις επιδόσεις και τη συμπεριφορά της. Υποστήριξε επίσης ότι το αυστριακό δίκαιο δεν απαιτούσε από την Επιτροπή να συμπεριλάβει στον ατομικό φάκελο δηλώσεις του καταγγέλλοντος σχετικά με μεμονωμένα γεγονότα.

Σύμφωνα με την Επιτροπή, το σημείωμα που υπέβαλε η καταγγέλλουσα σχετικά με το έγγραφο «IV/19» δεν έπρεπε να διατηρηθεί στον ατομικό φάκελο της καταγγέλλουσας, αλλά στον ιατρικό της φάκελο. Η Επιτροπή αναγνώρισε ότι το σημείωμα στο οποίο είχε αναφερθεί η καταγγέλλουσα σε σχέση με το έγγραφο «IV/18» δεν είχε κατατεθεί μαζί με το έγγραφο αυτό στον προσωπικό της φάκελο. Ωστόσο, σύμφωνα με την Επιτροπή, η πλειονότητα των απόψεων και των απαντήσεων της καταγγέλλουσας δεν έλειπε από τον ατομικό της φάκελο. Η Επιτροπή υποστήριξε ότι η καταγγέλλουσα μπόρεσε να στηρίξει τους ισχυρισμούς της μόνο σε δύο περιπτώσεις, μία από τις οποίες σαφώς δεν ήταν σχετική εν προκειμένω.

Η Επιτροπή δήλωσε επίσης ότι ο ατομικός φάκελος της καταγγέλλουσας έληξε τον Μάιο του 2001, επειδή είχε απαλλαγεί από τα καθήκοντά της στις 10 Μαΐου 2001. Η πειθαρχική διαδικασία διεξήχθη από τη ΓΔ Τύπου και Επικοινωνίας. Δεδομένου ότι η τελευταία είχε την έδρα της στις Βρυξέλλες, η Επιτροπή υποστήριξε ότι ορθώς είχε διατηρήσει στις Βρυξέλλες φάκελο σχετικά με την πειθαρχική διαδικασία.

3. Πριν από την εξέταση του ισχυρισμού του καταγγέλλοντος, φαίνεται χρήσιμο να εξεταστεί ένα προκαταρκτικό ζήτημα. Στη γνώμη της, η Επιτροπή υποστήριξε ότι το δικαίωμά της να διατηρεί προσωπικούς φακέλους των μελών του προσωπικού της στην Αντιπροσωπεία στη Βιέννη διεπόταν από το αυστριακό δίκαιο και ότι το δίκαιο αυτό δεν απαιτούσε από τους εργοδότες να διατηρούν τέτοιους φακέλους. Ωστόσο, ο Διαμεσολαβητής επισημαίνει ότι η Επιτροπή δεν υποστήριξε ότι η αυστριακή νομοθεσία θα την εμπόδιζε να τηρεί τέτοιους προσωπικούς φακέλους. Επιπλέον, από τα στοιχεία που έχει στη διάθεσή του ο Διαμεσολαβητής προκύπτει σαφώς ότι η Επιτροπή αποφάσισε να διατηρήσει προσωπικούς φακέλους για τους τοπικούς υπαλλήλους της και ότι εξέδωσε εσωτερικές οδηγίες σχετικά με τον τρόπο με τον οποίο θα πρέπει να γίνει αυτό στο "Σημείωμα Διοικητικής αριθ. 119" της 13ης Φεβρουαρίου 1985. Υπό τις συνθήκες αυτές, τίποτα δεν εμποδίζει τον Διαμεσολαβητή να εξετάσει τον τρόπο με τον οποίο η Επιτροπή χειρίστηκε τον ατομικό φάκελο που αφορούσε τον καταγγέλλοντα.

4. Αποτελεί ορθή διοικητική πρακτική να εξασφαλίζεται ότι ο ατομικός φάκελος μέλους του προσωπικού οργάνου ή οργανισμού της Κοινότητας περιέχει (1) όλα τα έγγραφα που αφορούν τη διοικητική του κατάσταση και όλες τις εκθέσεις που αφορούν την ικανότητα, την απόδοση και τη συμπεριφορά του, καθώς και (2) τυχόν παρατηρήσεις του υπαλλήλου επί των εγγράφων αυτών. Η υποχρέωση αυτή προβλέπεται στο άρθρο 26 του κανονισμού υπηρεσιακής κατάστασης όσον αφορά τους υπαλλήλους. Είναι αληθές ότι οι όροι απασχολήσεως των τοπικών υπαλλήλων δεν προέβλεπαν ρητώς, πριν από την έγκριση των τροποποιήσεων που τέθηκαν σε ισχύ την 1η Μαΐου 2004, ότι το άρθρο 26 του Κανονισμού Υπηρεσιακής Καταστάσεως των υπαλλήλων των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων πρέπει να εφαρμόζεται και στους τοπικούς υπαλλήλους. Θα πρέπει, ωστόσο, να σημειωθεί ότι το "Σημείωμα Διοικητικής αριθ. 119" της 13ης Φεβρουαρίου 1985 προβλέπει ρητά ότι "κατ' αναλογία προς τις εκθέσεις βαθμολογίας των υπαλλήλων" οι ατομικοί φάκελοι των τοπικών υπαλλήλων θα πρέπει να περιέχουν μόνο τα έγγραφα που αναφέρονται σε κατάλογο που επισυνάπτεται στις παρούσες οδηγίες. Στο σημείωμά της της 26ης Οκτωβρίου 2000, υπενθυμίζοντας στους υπεύθυνους τους κανόνες που διέπουν τους προσωπικούς φακέλους των τοπικών υπαλλήλων, η ΓΔ Τύπου και Πληροφοριών επανέλαβε την ίδια ακριβώς διατύπωση («[p]ar analogie avec les dossiers personnels des fonctionnaires»). Πρέπει επίσης να σημειωθεί ότι ο κατάλογος που επισυνάπτεται στις οδηγίες που εκδόθηκαν το 1985 αναφέρεται ρητά (στο σημείο Ζ) στην ανάγκη να προστεθούν στον ατομικό φάκελο τυχόν σχόλια που μπορεί να έχει ο αντιπρόσωπος σχετικά με τις εκθέσεις για την ικανότητα, την απόδοση και τη συμπεριφορά του ("les observations éventuelles de l'agent à leur sujet"). Τέλος, η ίδια η Επιτροπή δέχθηκε ότι οι παρατηρήσεις της καταγγέλλουσας σχετικά με το έγγραφο «IV/18» θα έπρεπε να είχαν συμπεριληφθεί στον ατομικό της φάκελο στην παρούσα υπόθεση. Λαμβανομένων υπόψη των περιστάσεων αυτών, ο Διαμεσολαβητής θεωρεί ότι το άρθρο 26 του κανονισμού υπηρεσιακής κατάστασης αποτελεί κωδικοποίηση των υποχρεώσεων που απορρέουν από την αρχή της χρηστής διοίκησης και ότι, ως εκ τούτου, οι υποχρεώσεις αυτές βαρύνουν την Επιτροπή όσον αφορά τους τοπικούς υπαλλήλους ακόμη και πριν από την έναρξη ισχύος κανόνα που προβλέπει ρητά την κατ’ αναλογία εφαρμογή του άρθρου 26 του κανονισμού υπηρεσιακής κατάστασης στους τοπικούς υπαλλήλους.

5. Ο ίδιος ο Διαμεσολαβητής δεν έχει δει τον προσωπικό φάκελο του καταγγέλλοντος που τηρείται στη Βιέννη. Ωστόσο, από τις πληροφορίες που παρασχέθηκαν τόσο από την καταγγέλλουσα όσο και από την Επιτροπή προκύπτει ότι ο φάκελος αυτός δεν περιέχει έγγραφα σχετικά με τις πειθαρχικές διαδικασίες που διεξήχθησαν κατά της καταγγέλλουσας μετά την ημερομηνία αναστολής της άσκησης των καθηκόντων της τον Μάιο του 2001. Στην απάντησή της στο αίτημα του Διαμεσολαβητή για περαιτέρω πληροφορίες, η Επιτροπή υποστήριξε ότι τα έγγραφα σχετικά με τις πειθαρχικές διαδικασίες είχαν διατηρηθεί σε φάκελο στις Βρυξέλλες, δεδομένου ότι οι διαδικασίες αυτές είχαν διεξαχθεί από τη ΓΔ Τύπου και Επικοινωνίας, η οποία εδρεύει στις Βρυξέλλες. Ο Διαμεσολαβητής θεωρεί ότι η εξήγηση αυτή δεν είναι αποδεκτή. Ο κατάλογος που επισυνάπτεται στις εσωτερικές οδηγίες της Επιτροπής της 13ης Φεβρουαρίου 1985 σχετικά με τον τρόπο τήρησης των προσωπικών φακέλων των τοπικών υπαλλήλων περιλαμβάνει ένα τμήμα Η με τίτλο "Πειθαρχικά θέματα" ("Questions disciplinaires"). Επομένως, είναι προφανές ότι τα έγγραφα που αφορούν πειθαρχικές διαδικασίες πρέπει να περιλαμβάνονται στον ατομικό φάκελο τοπικού υπαλλήλου. Πρέπει επίσης να σημειωθεί ότι το άρθρο 26 του ΚΥΚ (οι υποχρεώσεις που απορρέουν από αυτό, όπως προαναφέρθηκε, ισχύουν για τους τοπικούς υπαλλήλους) προβλέπει ότι για κάθε μέλος του προσωπικού τηρείται μόνον ένας ατομικός φάκελος. Η ίδια αρχή φαίνεται να υπενθυμίζεται στο σημείο 3 του σημειώματος της Επιτροπής της 26ης Οκτωβρίου 2000, σύμφωνα με το οποίο ο ατομικός φάκελος πρέπει να τηρείται «αποκλειστικά» στην Αντιπροσωπεία. Ο Διαμεσολαβητής δέχεται ότι μπορεί να έχει νόημα, υπό τις συνθήκες που περιγράφονται από την Επιτροπή, να διατηρεί αντίγραφο εργασίας των εγγράφων που αφορούν την πειθαρχική διαδικασία εντός της υπηρεσίας που ασχολείται με την εν λόγω διαδικασία (4). Ωστόσο, αυτό δεν επηρεάζει την ανάγκη προσθήκης των ίδιων των εγγράφων στον προσωπικό φάκελο του καταγγέλλοντος που τηρείται στη Βιέννη. Επομένως, η παράλειψη της Επιτροπής να το πράξει εν προκειμένω συνιστά περίπτωση κακής διοικήσεως.

6. Όσον αφορά το έγγραφο «IV/19», ο Διαμεσολαβητής σημειώνει ότι το έγγραφο αυτό αποτελεί ηλεκτρονικό μήνυμα που ο κ. K., προϊστάμενος του καταγγέλλοντος, απηύθυνε στον καταγγέλλοντα στις 3 Οκτωβρίου 2000, το οποίο αντιγράφηκε σε ορισμένα άλλα πρόσωπα, συμπεριλαμβανομένου του επικεφαλής της Αντιπροσωπείας. Σε αυτό το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ο κ. K. ισχυρίστηκε ότι η καταγγέλλουσα είχε δηλώσει ότι θα απουσιάσει έως τις 9.30 π.μ., αλλά ότι στην πραγματικότητα είχε φτάσει στην εργασία της μόλις εκείνη την ημέρα γύρω στο μεσημέρι χωρίς να έχει ενημερώσει προηγουμένως τον προϊστάμενό της, το γραφείο υποδοχής ή τη διοίκηση. Κατά τον K., ούτε αυτός γνώριζε καμία μεταγενέστερη εξήγηση. Ο K. κατέληξε στο συμπέρασμα ότι, ως εκ τούτου, ο καταγγέλλων απουσίαζε από την εργασία του χωρίς άδεια. Στην απάντησή της της ίδιας ημέρας, η καταγγέλλουσα επισήμανε ότι είχε ενημερώσει τον κ. K. με μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου της 29ης Σεπτεμβρίου 2000 ότι θα έπρεπε να επισκεφθεί γιατρό στο νοσοκομείο την «Τρίτη το πρωί» (δηλαδή το πρωί της 3ης Οκτωβρίου 2000) και ότι δεν ήταν σε θέση να αναφέρει ακριβώς πόσο χρόνο θα απαιτούσε αυτό. Η καταγγέλλουσα εξήγησε περαιτέρω ότι είχε υποβάλει βεβαίωση στη διοίκηση. Σύμφωνα με το έγγραφο αυτό, ο καταγγέλλων βρισκόταν στο νοσοκομείο μέχρι τις 11 π.μ. εκείνη την ημέρα. Ο Διαμεσολαβητής θεωρεί ότι ένα άλλο έγγραφο που υπέβαλε η καταγγέλλουσα (βεβαίωση ιατρού με ημερομηνία 27 Σεπτεμβρίου 2000) δεν ήταν απαραίτητο να διατηρηθεί στον ατομικό φάκελο της καταγγέλλουσας, αλλά στον ιατρικό της φάκελο. Ωστόσο, ο Διαμεσολαβητής θεωρεί ότι πρέπει να συναχθεί διαφορετικό συμπέρασμα όσον αφορά το ηλεκτρονικό μήνυμα της καταγγέλλουσας προς τον κ. K. της 3ης Οκτωβρίου 2000 και τη βεβαίωση του χρόνου παραμονής της στο νοσοκομείο. Στο ηλεκτρονικό της μήνυμα, η καταγγέλλουσα απάντησε στην κατηγορία του κ. K. ότι απουσίαζε από την εργασία της χωρίς άδεια. Ο Διαμεσολαβητής θεωρεί ότι, δεδομένου ότι το ηλεκτρονικό μήνυμα του κ. K. της 3ης Οκτωβρίου 2000 συμπεριλήφθηκε στον ατομικό φάκελο του καταγγέλλοντος, έπρεπε να συμπεριληφθεί και η απάντηση του καταγγέλλοντος της ίδιας ημερομηνίας. Λόγω της παράλειψης της Επιτροπής να το πράξει, ο ατομικός φάκελος του καταγγέλλοντος φαίνεται πράγματι να παρέχει στρεβλωμένη άποψη όσον αφορά τα αντικειμενικά πραγματικά περιστατικά (5). Ως εκ τούτου, η Διαμεσολαβήτρια θεωρεί ότι η παράλειψη της Επιτροπής να συμπεριλάβει (τουλάχιστον) το ηλεκτρονικό μήνυμα της καταγγέλλουσας της 3ης Οκτωβρίου 2000 στον ατομικό της φάκελο συνιστά επίσης περίπτωση κακοδιοίκησης.

7. Από τα ανωτέρω προκύπτει ότι η Επιτροπή δεν συμπεριέλαβε στον ατομικό της φάκελο τις παρατηρήσεις της καταγγέλλουσας σχετικά με τα έγγραφα «IV/18» και «IV/19». Η Διαμεσολαβήτρια σημειώνει ότι η καταγγέλλουσα είχε αναφέρει τα έγγραφα αυτά ως ενδεικτικά παραδείγματα εγγράφων που θα έπρεπε να είχαν συμπεριληφθεί στον προσωπικό της φάκελο. Στις παρατηρήσεις της σχετικά με την απάντηση της Επιτροπής στο αίτημα για περαιτέρω πληροφορίες, η καταγγέλλουσα υπέβαλε λεπτομερή κατάλογο των εγγράφων που είχαν συμπεριληφθεί στον ατομικό φάκελο εν αγνοία της και των παρατηρήσεων που δεν είχαν συμπεριληφθεί παρόλο που τα είχε επισημάνει για συμπερίληψη στον ατομικό της φάκελο. Επομένως, αντιθέτως προς ό,τι υποθέτει η Επιτροπή, από κανένα στοιχείο δεν προκύπτει ότι η καταγγέλλουσα μπορεί να στηρίξει τους ισχυρισμούς της μόνο σε δύο περιπτώσεις. Ωστόσο, ακόμη και αν μετά από προσεκτικότερη εξέταση αποδειχθεί ότι καμία από τις πρόσθετες παρατηρήσεις στις οποίες αναφέρεται η καταγγέλλουσα δεν έπρεπε να συμπεριληφθεί στον ατομικό της φάκελο, αυτό δεν θα επηρέαζε το συμπέρασμα ότι οι παρατηρήσεις της σχετικά με τα έγγραφα «IV/18» και «IV/19» έπρεπε να συμπεριληφθούν στον ατομικό της φάκελο. Στο πλαίσιο αυτό, η Διαμεσολαβήτρια σημειώνει ότι η Επιτροπή αναγνώρισε ότι τα σχόλια σχετικά με το έγγραφο «IV/18» θα έπρεπε να είχαν συμπεριληφθεί, χωρίς ωστόσο να αναφέρει αν αυτό έχει γίνει εν τω μεταξύ.

8. Όσον αφορά τον ισχυρισμό της καταγγέλλουσας ότι συμπεριλήφθηκαν έγγραφα χωρίς να την ενημερώσει σχετικά, ο Διαμεσολαβητής σημειώνει ότι η Επιτροπή φαίνεται να υποστηρίζει ότι σε κάθε περίπτωση δεν ήταν σε θέση να βασιστεί σε κανένα από τα έγγραφα χωρίς να δώσει στην καταγγέλλουσα την ευκαιρία να υποβάλει τις παρατηρήσεις της επ’ αυτών. Ο Διαμεσολαβητής σημειώνει ότι το άρθρο 26 του κανονισμού υπηρεσιακής κατάστασης προβλέπει ότι «τα έγγραφα που αναφέρονται στο στοιχείο α) δεν μπορούν να χρησιμοποιηθούν ή να αναφερθούν από το θεσμικό όργανο κατά υπαλλήλου παρά μόνον εάν του κοινοποιήθηκαν πριν από την κατάθεσή τους». Η διάταξη αυτή προστατεύει έτσι τους υπαλλήλους (ή, όταν οι υποχρεώσεις που απορρέουν από αυτήν ισχύουν για τους τοπικούς υπαλλήλους, τον υπάλληλο) από τη χρήση εγγράφων που έχουν τεθεί στον ατομικό φάκελο χωρίς να έχει ενημερωθεί ο υπάλληλος (ή ο υπάλληλος). Ο Διαμεσολαβητής θεωρεί, ωστόσο, ότι η ορθή διοικητική πρακτική απαιτεί αυτή η αρνητική προστασία να συμπληρώνεται από θετική υποχρέωση να παρέχεται στο ενδιαφερόμενο πρόσωπο η δυνατότητα να σχολιάζει ένα έγγραφο προτού αυτό συμπεριληφθεί στον ατομικό φάκελο (6). Είναι προφανές ότι ένας υπάλληλος ή ένα μέλος του λοιπού προσωπικού δεν μπορεί να διατυπώσει παρατηρήσεις (και να ζητήσει να συμπεριληφθούν οι παρατηρήσεις αυτές στον προσωπικό του φάκελο) σχετικά με έγγραφα που δεν έχουν περιέλθει σε γνώση του. Η Διαμεσολαβήτρια σημειώνει, ωστόσο, ότι η καταγγέλλουσα έχει εν τω μεταξύ συμβουλευθεί τον προσωπικό της φάκελο και, ως εκ τούτου, ανακάλυψε όλα τα έγγραφα που περιλαμβάνονταν εκεί. Σημειώνει επίσης ότι στην καταγγελία της, στις παρατηρήσεις της σχετικά με τη γνώμη της Επιτροπής και ιδίως στις παρατηρήσεις της σχετικά με την απάντηση της Επιτροπής στο αίτημα για περαιτέρω πληροφορίες, η καταγγέλλουσα εξέθεσε λεπτομερώς τα έγγραφα και τις παρατηρήσεις που θα πρέπει ακόμη να συμπεριληφθούν στον ατομικό της φάκελο. Δεδομένου ότι η Διαμεσολαβήτρια υποβάλλει σχέδιο σύστασης με το οποίο καλεί την Επιτροπή να επανεξετάσει τα εν λόγω έγγραφα και σχόλια με σκοπό να τα συμπεριλάβει στον ατομικό φάκελο της καταγγέλλουσας, δεν φαίνεται αναγκαίο να διενεργηθούν περαιτέρω έρευνες όσον αφορά την παράλειψη της Επιτροπής να συμβουλευθεί την καταγγέλλουσα σχετικά με έγγραφα που είχε συμπεριλάβει στον ατομικό της φάκελο.

9. Υπό τις συνθήκες αυτές, ο Διαμεσολαβητής θεωρεί ότι η Επιτροπή δεν συμμορφώθηκε με τα καθήκοντά της όσον αφορά τον ατομικό φάκελο του καταγγέλλοντος, καθώς δεν συμπεριέλαβε όλα τα σχετικά έγγραφα σε αυτόν.

Η εμπεριστατωμένη γνώμη της Επιτροπής

Στην εμπεριστατωμένη γνώμη της, η Επιτροπή διατύπωσε τις ακόλουθες παρατηρήσεις:

Από διαδικαστική άποψη, προκαλεί έκπληξη το γεγονός ότι η Διαμεσολαβήτρια εξέδωσε σχέδιο σύστασης βάσει καταλόγου που υπέβαλε η καταγγέλλουσα μόνο με τις τελευταίες παρατηρήσεις της της 1ης Φεβρουαρίου 2005. Η Επιτροπή δεν είχε την ευκαιρία να σχολιάσει τον εν λόγω κατάλογο προτού ο Διαμεσολαβητής εγκρίνει το σχέδιο σύστασής του. Αυτός ο τρόπος διαδικασίας παραβίασε το δικαίωμα ακρόασης της Επιτροπής και δεν ήταν σύμφωνος με το άρθρο 3 παράγραφος 1 του Καταστατικού του Διαμεσολαβητή και τα άρθρα 4.4 και 4.5 των διατάξεων εφαρμογής που ενέκρινε ο Διαμεσολαβητής.

Επίσης, μετά την 1η Μαΐου 2004 δεν υπήρχε κανένας κανόνας που να προβλέπει ανάλογη εφαρμογή του άρθρου 26 του ΚΥΚ στους τοπικούς υπαλλήλους. Τα άρθρα 120 έως 122 του Καθεστώτος που εφαρμόζεται στο λοιπό προσωπικό (στο εξής: Καθεστώς), τα οποία αφορούσαν τους τοπικούς υπαλλήλους, δεν περιείχαν καμία αναφορά στο άρθρο 26 του Κανονισμού Υπηρεσιακής Κατάστασης, ενώ τέτοια αναφορά γινόταν (για τους έκτακτους υπαλλήλους και τους συμβασιούχους υπαλλήλους αντίστοιχα) στα άρθρα 11 και 81 του Καθεστώτος. Επομένως, η πρώτη παραδοχή του Διαμεσολαβητή ήταν προδήλως αβάσιμη. Επιπλέον, δεδομένου ότι υπήρχε ρητή αναφορά στο άρθρο 26 του κανονισμού υπηρεσιακής κατάστασης για τους έκτακτους και τους συμβασιούχους υπαλλήλους, η απουσία αναφοράς για τους τοπικούς υπαλλήλους υποδήλωνε σαφώς a contrario ότι η διάταξη αυτή δεν εφαρμόζεται στους τοπικούς υπαλλήλους. Θα πρέπει επίσης να σημειωθεί ότι οι αντιπροσωπείες και οι αντιπροσωπείες που απασχολούν τοπικούς υπαλλήλους διέθεταν πολύ μικρές διοικητικές μονάδες.

Η αναφορά σε ατομικούς φακέλους στο "Σημείωμα Διοικητικών αριθ. 119" της 13ης Φεβρουαρίου 1985 και στο σημείωμα της 26ης Οκτωβρίου 2000 αποσκοπούσε μόνο στον προσδιορισμό του είδους των εγγράφων που δεν πρέπει να περιλαμβάνονται στον ατομικό φάκελο. Η παραπομπή αυτή ουδόλως μπορεί να ερμηνευθεί υπό την έννοια ότι αφορά την εφαρμογή του άρθρου 26 του ΚΥΚ στους τοπικούς υπαλλήλους. Δεύτερον, ο καταγγέλλων προφανώς δεν είχε το δικαίωμα να συναγάγει δικαιώματα από τα εν λόγω σημειώματα που συνιστούσαν εσωτερικές οδηγίες.

Η Επιτροπή ουδέποτε αναγνώρισε ότι οι παρατηρήσεις του καταγγέλλοντος σχετικά με το έγγραφο «IV/18» έπρεπε να είχαν συμπεριληφθεί στον ατομικό φάκελο του καταγγέλλοντος.

Δεν υπήρχε υποχρέωση εισαγωγής των εγγράφων που σχετίζονται με την πειθαρχική διαδικασία κατά της καταγγέλλουσας στον προσωπικό της φάκελο που τηρήθηκε στην Αντιπροσωπεία στη Βιέννη. Το τμήμα Η των εσωτερικών οδηγιών της Επιτροπής αφορούσε μόνο έγγραφα σχετικά με πειθαρχικά μέτρα που έλαβε η ίδια η Αντιπροσωπεία. Επιπλέον, οι οδηγίες αυτές απευθύνονταν στους υπεύθυνους των αντιπροσωπειών και των αντιπροσωπειών. Ως εκ τούτου, δεν θα μπορούσαν να δημιουργήσουν υποχρέωση για τη ΓΔ Τύπου και Επικοινωνίας να τοποθετεί έγγραφα σχετικά με πειθαρχικές διαδικασίες κατά τοπικών υπαλλήλων στους προσωπικούς φακέλους τους που τηρούνται στις αντιπροσωπείες.

Ωστόσο, προκειμένου να εξευρεθεί φιλική λύση, η Επιτροπή ήταν διατεθειμένη να επανεξετάσει τα έγγραφα που αναφέρονται στον κατάλογο που επισυνάπτεται στις παρατηρήσεις της καταγγέλλουσας της 1ης Φεβρουαρίου 2005 με σκοπό να τα συμπεριλάβει στον ατομικό της φάκελο, υπό τον όρο ότι η καταγγέλλουσα θα παρείχε στην Επιτροπή όλα τα έγγραφα που υποτίθεται ότι έλειπαν από τον ατομικό της φάκελο. Επιπλέον, η Επιτροπή ήταν διατεθειμένη να προσθέσει στον ατομικό της φάκελο τις παρατηρήσεις της καταγγέλλουσας σχετικά με τα έγγραφα "IV/18" και "IV/19", και συγκεκριμένα το ηλεκτρονικό μήνυμα της καταγγέλλουσας της 3ης Οκτωβρίου 2000 και το σημείωμα που εκδόθηκε τον Σεπτέμβριο του 2000. Μετά την ολοκλήρωση της εν λόγω επανεξέτασης, η Επιτροπή θα χορηγήσει εκ νέου στον καταγγέλλοντα πρόσβαση στον ανασυσταθέντα φάκελο.

Η Επιτροπή τόνισε ότι η αποδοχή του σχεδίου σύστασης δεν μπορεί να ερμηνευθεί ως αποδοχή της υποχρέωσης τήρησης προσωπικών φακέλων για τους τοπικούς υπαλλήλους της και ότι δεν δημιουργεί προηγούμενο για άλλες πανομοιότυπες ή παρόμοιες υποθέσεις.

Επιστολή του Διαμεσολαβητή προς την Επιτροπή

Στις 10 Ιουνίου 2005, ο Διαμεσολαβητής απέστειλε επιστολή στην Επιτροπή προκειμένου να απαντήσει στον ισχυρισμό, τον οποίο διατύπωσε η τελευταία στην εμπεριστατωμένη γνώμη της, ότι ο Διαμεσολαβητής είχε παραβιάσει το δικαίωμα ακρόασης της Επιτροπής.

Η Διαμεσολαβήτρια τόνισε ότι πρόκειται για σοβαρή κατηγορία που πρέπει να ασκήσει η Ευρωπαϊκή Επιτροπή κατά της Ευρωπαίας Διαμεσολαβήτριας.

Υποστήριξε επίσης ότι η άποψη της Επιτροπής φαίνεται να βασίζεται σε εσφαλμένη ερμηνεία του σχεδίου σύστασης. Ο Διαμεσολαβητής τόνισε ότι από το κείμενο (σημείο 2.7) προκύπτει σαφώς ότι το σχέδιο σύστασης, σύμφωνα με το οποίο η Επιτροπή θα πρέπει να επανεξετάσει «τα έγγραφα στα οποία αναφέρεται ο καταγγέλλων» (δηλαδή, συμπεριλαμβανομένων εκείνων που αναφέρονται για πρώτη φορά στον προαναφερόμενο κατάλογο), δεν σημαίνει ότι ο Διαμεσολαβητής έκρινε ότι όλα αυτά τα έγγραφα θα πρέπει απαραιτήτως να συμπεριληφθούν στον ατομικό φάκελο του καταγγέλλοντος. Προσέθεσε ότι ήταν σαφές ότι η απόφαση σχετικά με το αν τα έγγραφα έπρεπε ή όχι να περιληφθούν σε αυτά έπρεπε να ληφθεί από την Επιτροπή μετά την εξέτασή τους. Ο Διαμεσολαβητής επισήμανε επίσης ότι στην πραγματικότητα είχε προβλέψει ρητά το ενδεχόμενο η απόφαση της Επιτροπής να είναι αρνητική («ακόμη και αν μετά από προσεκτικότερη εξέταση αποδειχθεί ότι κανένα από τα πρόσθετα σχόλια στα οποία αναφέρεται η καταγγέλλουσα δεν χρειάζεται να συμπεριληφθεί στον ατομικό της φάκελο»).

Ως εκ τούτου, ο Διαμεσολαβητής κάλεσε την Επιτροπή να επανεξετάσει το ζήτημα και να τον ενημερώσει αν σκόπευε να εμμείνει στην άποψή της ότι είχε παραβιάσει το δικαίωμα ακρόασης της Επιτροπής.

Απάντηση της Επιτροπής

Στις 30 Ιουνίου 2005, η κα Wallström, Αντιπρόεδρος της Επιτροπής αρμόδια για τις σχέσεις με τον Ευρωπαίο Διαμεσολαβητή, απάντησε στην επιστολή του Διαμεσολαβητή.

Ο Αντιπρόεδρος δηλώνει ότι ποτέ η Επιτροπή δεν είχε την πρόθεση να εκφράσει κατηγορίες κατά του Διαμεσολαβητή. Ως εκ τούτου, εκφράζει τη λύπη της για κάθε παρανόηση που θα μπορούσε να προκαλέσει η εμπεριστατωμένη γνώμη της Επιτροπής.

Ο αντιπρόεδρος εξήγησε ότι η Επιτροπή επιθυμούσε απλώς να δηλώσει ότι δεν είχε τη δυνατότητα να σχολιάσει τον κατάλογο των εγγράφων που υπέβαλε ο καταγγέλλων πριν από την κατάρτιση του σχεδίου σύστασης. Προσθέτει ότι, ως εκ τούτου, ήταν ευγνώμων για τις διευκρινίσεις που έδωσε ο Διαμεσολαβητής στην επιστολή του της 10ης Ιουνίου 2005.

Η Αντιπρόεδρος καταλήγει λέγοντας ότι υπό το φως αυτών των διευκρινίσεων, πιστεύει ότι το δικαίωμα ακρόασης της Επιτροπής έχει γίνει σεβαστό από τον Διαμεσολαβητή.

Παρατηρήσεις του καταγγέλλοντος

Στις παρατηρήσεις της σχετικά με την εμπεριστατωμένη γνώμη της Επιτροπής, η καταγγέλλουσα διατύπωσε τις ακόλουθες παρατηρήσεις:

Η άποψη της Επιτροπής ότι δεν ήταν υποχρεωμένη να τηρεί προσωπικούς φακέλους για τους τοπικούς υπαλλήλους ήταν εσφαλμένη. Οι κανόνες που ισχύουν για τους τοπικούς υπαλλήλους τονίζουν ότι βασίζονται στον κανονισμό υπηρεσιακής κατάστασης και στους όρους. Επομένως, ελλείψει αντίθετων διατάξεων στους εν λόγω κανόνες, ο κανονισμός υπηρεσιακής κατάστασης είχε εφαρμογή.

Το επιχείρημα της Επιτροπής ότι οι αντιπροσωπείες δεν ήταν σε θέση να τηρούν ατομικούς φακέλους για τους τοπικούς υπαλλήλους σύμφωνα με το άρθρο 26 του ΚΥΚ ήταν ακατανόητο, δεδομένου ότι η αντιπροσωπεία μπόρεσε κάλλιστα να περιλάβει τα δικά της έγγραφα στον ατομικό της φάκελο στην υπό κρίση υπόθεση.

Η αναστολή και η επακόλουθη απόλυσή της συνδέονταν άμεσα με τον αυθαίρετο τρόπο με τον οποίο η Επιτροπή χειρίστηκε τον ατομικό της φάκελο. Λαμβανομένης υπόψη αυτής της σύνδεσης, μια απόφαση της Διαμεσολαβήτριας, στην οποία η Επιτροπή θα κληθεί απλώς να συμπληρώσει τον προσωπικό της φάκελο εκ των υστέρων, δεν θα ήταν χρήσιμη στη συγκεκριμένη περίπτωσή της.

Η ΑΠΟΦΑΣΗ

1 Εισαγωγικές παρατηρήσεις

1.1 Η αρχική καταγγελία που υποβλήθηκε τον Ιούνιο του 2004 αφορούσε τον χειρισμό του ατομικού φακέλου του καταγγέλλοντος από την Επιτροπή, αλλά ανέφερε και ορισμένα άλλα ζητήματα. Στις επιστολές του για την έναρξη της έρευνας, και προκειμένου να αποφευχθεί η σύγχυση, ο Διαμεσολαβητής ενημέρωσε την Επιτροπή και τον καταγγέλλοντα ότι η έρευνά του αφορούσε μόνο τα ζητήματα που σχετίζονται με τον ατομικό φάκελο του καταγγέλλοντος και, ως εκ τούτου, δεν θα κάλυπτε τα άλλα σημεία που ανέφερε ο καταγγέλλων στην επιστολή του προς την Επιτροπή της 11ης Μαρτίου 2004 (όπως το ζήτημα της πρόσβασης στον φάκελο στις Βρυξέλλες και η απόφαση της Επιτροπής να απορρίψει τον καταγγέλλοντα).

1.2 Στις παρατηρήσεις της σχετικά με τη γνώμη της Επιτροπής, η καταγγέλλουσα διατύπωσε περαιτέρω παρατηρήσεις όσον αφορά το άρθρο 24 του κανονισμού υπηρεσιακής κατάστασης, στις οποίες είχε ήδη αναφερθεί στην καταγγελία της. Σύμφωνα με την καταγγέλλουσα, είχε καταδικαστεί δημοσίως από την Επιτροπή πολύ πριν από την ακρόαση. Η καταγγέλλουσα υποστήριξε επίσης ότι κατά την ακρόαση της είχαν υποβληθεί ερωτήσεις που δεν είχαν καμία σχέση με τις αιτιάσεις που της είχαν διατυπωθεί. Η Διαμεσολαβήτρια έκρινε ότι δεν θα ήταν σκόπιμο να επεκταθεί η παρούσα έρευνα ώστε να καλύψει αυτά τα περαιτέρω ζητήματα. Κάτι τέτοιο θα καθυστερούσε αναπόφευκτα την έρευνα του Διαμεσολαβητή σχετικά με τον αρχικό ισχυρισμό του καταγγέλλοντος. Ο Διαμεσολαβητής έκρινε ότι αυτό δεν θα ήταν προς το συμφέρον του καταγγέλλοντος. Ως εκ τούτου, ενημέρωσε την καταγγέλλουσα, στο σχέδιο σύστασης που απηύθυνε στην Επιτροπή, ότι τα ζητήματα αυτά δεν θα εξεταστούν στην παρούσα έρευνα, αλλά ότι παραμένει ελεύθερη να υποβάλει νέα καταγγελία σχετικά με τα ζητήματα αυτά.

1.3 Στις παρατηρήσεις της σχετικά με την εμπεριστατωμένη γνώμη της Επιτροπής επί του σχεδίου σύστασης, η καταγγέλλουσα τόνισε ότι η αναστολή και η επακόλουθη απόλυσή της από την Επιτροπή συνδέονται άμεσα με τον τρόπο με τον οποίο η Επιτροπή χειρίστηκε τον προσωπικό της φάκελο. Η καταγγέλλουσα πρόσθεσε ότι μια απόφαση της Διαμεσολαβήτριας, στην οποία η Επιτροπή θα κληθεί απλώς να συμπληρώσει τον ατομικό της φάκελο εκ των υστέρων, δεν θα ήταν, ως εκ τούτου, χρήσιμη στη συγκεκριμένη περίπτωσή της. Ο Διαμεσολαβητής σημειώνει, ωστόσο, ότι η καταγγέλλουσα άσκησε δικαστική προσφυγή κατά της απόφασης της Επιτροπής να την απολύσει. Ως εκ τούτου, εναπόκειται στο δικαστήριο που επιλαμβάνεται της παρούσας προσφυγής να αποφασίσει σχετικά με την πιθανή σημασία του τρόπου με τον οποίο η Επιτροπή χειρίζεται τον ατομικό φάκελο της καταγγέλλουσας για τη νομιμότητα της απόφασης της Επιτροπής να την απορρίψει. Υπενθυμίζεται ότι το άρθρο 195 της Συνθήκης ΕΚ εξουσιοδοτεί τον Διαμεσολαβητή να διεξάγει έρευνες «εκτός εάν τα καταγγελλόμενα γεγονότα αποτελούν ή έχουν αποτελέσει αντικείμενο δικαστικής διαδικασίας».

1.4 Στην εμπεριστατωμένη γνώμη της, η Επιτροπή ισχυρίστηκε ότι ο Διαμεσολαβητής είχε παραβιάσει το δικαίωμα ακρόασης κατά την κατάρτιση του σχεδίου σύστασής του. Κατόπιν τούτου, ο Διαμεσολαβητής ζήτησε από την Επιτροπή να επανεξετάσει τη σοβαρή αυτή κατηγορία, εξηγώντας τους λόγους για τους οποίους την έκρινε αβάσιμη. Στην απάντησή της, η κα Wallström, Αντιπρόεδρος της Επιτροπής αρμόδια για τις σχέσεις με τον Ευρωπαίο Διαμεσολαβητή, δήλωσε ότι η Επιτροπή δεν είχε ποτέ την πρόθεση να εκφράσει κατηγορίες κατά του Διαμεσολαβητή και εξέφρασε τη λύπη της για οποιαδήποτε παρανόηση που θα μπορούσε να προκαλέσει η εμπεριστατωμένη γνώμη της Επιτροπής. Η κ. Wallström προσθέτει ότι είναι ευγνώμων για τις διευκρινίσεις που έδωσε ο Διαμεσολαβητής στην επιστολή του και ότι, υπό το πρίσμα αυτών των διευκρινίσεων, πιστεύει ότι το δικαίωμα ακρόασης της Επιτροπής έγινε σεβαστό από τον Διαμεσολαβητή.

Ο Διαμεσολαβητής θεωρεί ότι, λαμβανομένης υπόψη της απάντησης της Επιτροπής, δεν υπάρχει ανάγκη για περαιτέρω δράση εκ μέρους του όσον αφορά αυτή την πτυχή της υπόθεσης.

2 Ο τρόπος με τον οποίο η Επιτροπή χειρίζεται τον ατομικό φάκελο του καταγγέλλοντος

2.1 Στην καταγγελία της προς τον Διαμεσολαβητή, η καταγγέλλουσα, η οποία εργαζόταν ως τοπικός αντιπρόσωπος της Αντιπροσωπείας της Επιτροπής στη Βιέννη, ισχυρίστηκε βασικά ότι η Επιτροπή δεν συμμορφώθηκε με τα καθήκοντά της όσον αφορά τον ατομικό της φάκελο.

2.2 Στις 28 Φεβρουαρίου 2005, ο Διαμεσολαβητής απηύθυνε στην Επιτροπή σχέδιο συστάσεως (7), με το οποίο την καλούσε να επανεξετάσει τα έγγραφα στα οποία αναφερόταν η καταγγέλλουσα προκειμένου να τα περιλάβει στον ατομικό της φάκελο και να της παράσχει πρόσβαση στον δεόντως ανασυσταθέντα φάκελο.

2.3 Στην εμπεριστατωμένη γνώμη της σχετικά με το εν λόγω σχέδιο σύστασης, η Επιτροπή εξήγησε ότι διαφωνεί με τις νομικές εκτιμήσεις στις οποίες ο Διαμεσολαβητής είχε βασίσει το σχέδιο σύστασής του. Ωστόσο, η Επιτροπή πρόσθεσε ότι, προκειμένου να καταλήξει σε φιλική λύση, ήταν ωστόσο διατεθειμένη να επανεξετάσει τα έγγραφα που αναφέρονται στον κατάλογο που επισυνάπτεται στις παρατηρήσεις της καταγγέλλουσας της 1ης Φεβρουαρίου 2005 με σκοπό να τα συμπεριλάβει στον ατομικό της φάκελο, υπό την προϋπόθεση ότι η καταγγέλλουσα θα παρείχε στην Επιτροπή όλα τα έγγραφα που υποτίθεται ότι έλειπαν από τον ατομικό της φάκελο. Επιπλέον, η Επιτροπή επισήμανε ότι ήταν διατεθειμένη να προσθέσει στον ατομικό της φάκελο τις παρατηρήσεις της καταγγέλλουσας σχετικά με τα έγγραφα "IV/18" και "IV/19", και συγκεκριμένα το ηλεκτρονικό μήνυμα της καταγγέλλουσας της 3ης Οκτωβρίου 2000 και το σημείωμα που εκδόθηκε τον Σεπτέμβριο του 2000. Μετά την ολοκλήρωση της εν λόγω επανεξέτασης, η Επιτροπή θα χορηγήσει εκ νέου στον καταγγέλλοντα πρόσβαση στον ανασυσταθέντα φάκελο.

2.4 Ο Διαμεσολαβητής θεωρεί ότι η Επιτροπή αποδέχθηκε έτσι το σχέδιο σύστασής του (αν και όχι τις εκτιμήσεις στις οποίες βασίζεται) και ότι ο τρόπος με τον οποίο προτίθεται να το εφαρμόσει φαίνεται ικανοποιητικός. Ειδικότερα, η Διαμεσολαβήτρια θεωρεί εύλογη την άποψη της Επιτροπής ότι η καταγγέλλουσα θα πρέπει πρώτα να της παράσχει αντίγραφο όλων των εγγράφων που εικάζεται ότι λείπουν από τον ατομικό της φάκελο. Για να αποφασίσει η Επιτροπή ποια έγγραφα πρέπει να συμπεριληφθούν στον ατομικό φάκελο του καταγγέλλοντος, είναι προφανές ότι πρέπει να της δοθεί αντίγραφο των εν λόγω εγγράφων.

2.5 Δεδομένου ότι η Επιτροπή αποδέχθηκε το σχέδιο σύστασης, ο Διαμεσολαβητής θεωρεί ότι δεν είναι απαραίτητο να προβεί σε λεπτομερή εξέταση των επιχειρημάτων που υπέβαλε η Επιτροπή προκειμένου να εξηγήσει τους λόγους για τους οποίους δεν συμφωνεί με τις εκτιμήσεις στις οποίες βασίστηκε το σχέδιο σύστασης.

2.6 Ωστόσο, δεδομένου ότι δεν μπορεί να αποκλειστεί το ενδεχόμενο να προκύψουν παρόμοιες διαφορές στο μέλλον, ο Διαμεσολαβητής θεωρεί χρήσιμο να σχολιάσει εν συντομία ορισμένα από τα επιχειρήματα της Επιτροπής.

Η Επιτροπή ορθώς παρατηρεί ότι, ακόμη και υπό τη μορφή που ίσχυε μετά την 1η Μαΐου 2004, οι κανόνες που διέπουν την κατάσταση των τοπικών υπαλλήλων (άρθρα 120 έως 122 του Καθεστώτος που εφαρμόζεται επί του λοιπού προσωπικού) δεν περιέχουν καμία αναφορά στο άρθρο 26 του ΚΥΚ, ενώ τέτοια αναφορά γίνεται στα άρθρα 11 και 81 (για τους έκτακτους και τους συμβασιούχους υπαλλήλους αντιστοίχως) του Καθεστώτος (8). Θα πρέπει, ωστόσο, να σημειωθεί ότι η άποψη του Διαμεσολαβητή δεν βασίστηκε στην ύπαρξη ενός τέτοιου κανόνα, αλλά στην εκτίμηση ότι το άρθρο 26 του κανονισμού υπηρεσιακής κατάστασης εκφράζει μόνο τις υποχρεώσεις που απορρέουν από την αρχή της χρηστής διοίκησης στον τομέα αυτό. Κατά την άποψη του Διαμεσολαβητή, οι οδηγίες που παρέχονται στο "Σημείωμα Διοικητικής αριθ. 119" της 13ης Φεβρουαρίου 1985 και στο σημείωμα της 26ης Οκτωβρίου 2000 δείχνουν ότι η εκτίμηση αυτή δεν είναι ξένη προς τη σκέψη της ίδιας της Επιτροπής. Θα πρέπει επίσης να σημειωθεί ότι δεν αμφισβητείται ότι η Επιτροπή διατήρησε προσωπικό φάκελο για την καταγγέλλουσα (και μάλιστα την κάλεσε να συμβουλευτεί το περιεχόμενό του). Υπό τις συνθήκες αυτές, ωστόσο, ο Διαμεσολαβητής θεωρεί ότι η Επιτροπή δεν μπορούσε πλέον να αποφασίζει αυθαίρετα ποια έγγραφα θα εγγραφούν στον εν λόγω φάκελο και ποια όχι.

Όσον αφορά ένα ήσσονος σημασίας σημείο, στη γνώμη της σχετικά με την καταγγελία, η Επιτροπή είχε αναγνωρίσει ότι οι παρατηρήσεις του καταγγέλλοντος σχετικά με το έγγραφο «IV/18» δεν είχαν συμπεριληφθεί στον ατομικό φάκελο του καταγγέλλοντος. Η Επιτροπή είχε εξηγήσει ότι αυτή η «παράλειψη» είχε συμβεί πριν από τέσσερα χρόνια και ότι δεν ήταν πλέον δυνατό να διαπιστωθεί πώς είχε συμβεί. Λαμβανομένων υπόψη των δηλώσεων αυτών, προκαλεί έκπληξη το γεγονός ότι, στην εμπεριστατωμένη γνώμη της, η Επιτροπή αρνήθηκε ότι αναγνώρισε ποτέ ότι το εν λόγω έγγραφο έπρεπε να είχε συμπεριληφθεί στον ατομικό φάκελο του καταγγέλλοντος.

3 Συμπέρασμα

Από τις παρατηρήσεις της Επιτροπής προκύπτει ότι η Επιτροπή αποδέχθηκε το σχέδιο σύστασης της Διαμεσολαβήτριας και έλαβε μέτρα για την εφαρμογή του.

Στις παρατηρήσεις της, η καταγγέλλουσα υποστήριξε ότι η αναστολή και η επακόλουθη απόλυσή της συνδέονταν άμεσα με τον τρόπο με τον οποίο η Επιτροπή χειρίστηκε τον ατομικό της φάκελο. Η καταγγέλλουσα επισήμανε ότι μια απόφαση της Διαμεσολαβήτριας, στην οποία η Επιτροπή θα κληθεί απλώς να συμπληρώσει τον ατομικό της φάκελο εκ των υστέρων, δεν θα ήταν, ως εκ τούτου, χρήσιμη στη συγκεκριμένη περίπτωσή της. Ωστόσο, και όπως προαναφέρθηκε (βλ. σημείο 1.3), η καταγγέλλουσα άσκησε δικαστική προσφυγή κατά της απόλυσής της και, ως εκ τούτου, ο Διαμεσολαβητής δεν μπορεί να εξετάσει το ζήτημα αυτό.

Υπό τις συνθήκες αυτές, η Διαμεσολαβήτρια δεν είναι σε θέση να παράσχει περαιτέρω βοήθεια στην καταγγέλλουσα όσον αφορά το αντικείμενο της παρούσας καταγγελίας της. Ως εκ τούτου, ο Διαμεσολαβητής περατώνει την υπόθεση.

Ο Πρόεδρος της Ευρωπαϊκής Επιτροπής θα ενημερωθεί επίσης για την απόφαση αυτή.

Με εκτίμηση,

 

Π. Νικηφόρος ΔΙΑΜΑΝΔΟΥΡΟΣ

---

(1) Αντίγραφο του σημειώματος αυτού υποβλήθηκε από την Επιτροπή.

(2) Αντίγραφο του εγγράφου αυτού διαβιβάστηκε επίσης από την Επιτροπή.

(3) Το σχέδιο σύστασης είναι διαθέσιμο στον ιστότοπο του Διαμεσολαβητή (http://www.ombudsman.europa.eu).

(4) Το σημείο 3 του σημειώματος της Επιτροπής της 26ης Οκτωβρίου 2000 προβλέπει ότι αντίγραφα των εγγράφων του ατομικού φακέλου μπορούν να διαβιβαστούν στις Βρυξέλλες κατόπιν αιτήσεως.

(5) Πρέπει να σημειωθεί ότι η βεβαίωση που υπέβαλε ο καταγγέλλων φαίνεται να αποδεικνύει ότι ο τελευταίος εγκατέλειψε το νοσοκομείο μόλις στις 11 π.μ. της 3ης Οκτωβρίου 2000. Ο Διαμεσολαβητής σημειώνει επίσης ότι, μαζί με τις παρατηρήσεις της σχετικά με την απάντηση της Επιτροπής στο αίτημα για περαιτέρω πληροφορίες, η καταγγέλλουσα υπέβαλε αντίγραφο του ηλεκτρονικού μηνύματος της 29ης Σεπτεμβρίου 2000 με το οποίο ενημέρωνε τον κ. K. για την επικείμενη απουσία της στις 3 Οκτωβρίου 2000.

(6) Εάν το σημείωμα του κ. P. στο οποίο αναφέρθηκε η καταγγέλλουσα στις παρατηρήσεις της σχετικά με την απάντηση της Επιτροπής στην αίτηση παροχής περαιτέρω πληροφοριών έχει πράγματι το περιεχόμενο που ισχυρίζεται η καταγγέλλουσα, η ίδια η Επιτροπή φαίνεται να συμμερίζεται την άποψη αυτή.

(7) Το σχέδιο σύστασης είναι διαθέσιμο στον ιστότοπο του Διαμεσολαβητή (http://www.ombudsman.europa.eu).

(8) Η παρατήρηση του Διαμεσολαβητή, που διατυπώνεται στο σχέδιο σύστασής του, ότι δεν υπήρχε κανένας κανόνας που να ορίζει ότι το άρθρο 26 του κανονισμού υπηρεσιακής κατάστασης θα πρέπει να εφαρμόζεται και στους τοπικούς υπαλλήλους «πριν από (...) την 1η Μαΐου 2004» (βλ. σημείο 2.4 του σχεδίου σύστασης) οφειλόταν στο γεγονός ότι η γνώμη της Επιτροπής προσέφερε την εσφαλμένη ερμηνεία ότι ένας τέτοιος κανόνας είχε θεσπιστεί από την 1η Μαΐου 2004 (βλ. σημείο 1 της γνωμοδότησης: "(...) Ωστόσο, οι νέοι αυτοί κανόνες δεν διέπουν καταστάσεις που έλαβαν χώρα στο παρελθόν, όπως η περίπτωση του καταγγέλλοντος.").