Ιστορικό της καταγγελίας

1. Ο ενδιαφερόμενος έλαβε μέρος σε διαδικασία επιλογής που διοργάνωσε η Ευρωπαϊκή Υπηρεσία Επιλογής Προσωπικού (EPSO) για την πρόσληψη βοηθών στον τομέα της τεχνολογίας πληροφοριών και επικοινωνιών — EPSO/AST/151/22 [1]. Η διαδικασία επιλογής περιλάμβανε δοκιμασίες κατανόησης, οι οποίες διενεργήθηκαν με εξ αποστάσεως δοκιμασίες [2]. Η EPSO χρησιμοποίησε πάροχο υπηρεσιών για τη φιλοξενία και την επίβλεψη των εν λόγω δοκιμασιών [3].

2. Η καταγγέλλουσα επρόκειτο να συμμετάσχει σε δοκιμασίες με εξ αποστάσεως επιτήρηση στις 16 Μαΐου 2023. Σύμφωνα με την καταγγέλλουσα, αφού διάβασε τις οδηγίες για την περιπτωσιολογική μελέτη [4], επιχείρησε να ξεκινήσει την άσκηση. Ωστόσο, τα δικαιολογητικά έγγραφα εμφανίστηκαν στη μέση της οθόνης, χωρίς λειτουργία επεξεργασίας ή εργαλείο λήψης σημειώσεων για την πληκτρολόγηση της περιπτωσιολογικής μελέτης. Επιπλέον, ο χρονοδιακόπτης που εμφανίζει τον υπόλοιπο χρόνο για την ολοκλήρωση της περιπτωσιολογικής μελέτης έδειξε μόνο δύο λεπτά αντί για 90, όπως προβλεπόταν.

3. Ο καταγγέλλων ενημέρωσε αμέσως τον «προστάτη»[5] για την παρακολούθηση των δοκιμών, προφορικά και γραπτώς στη συνομιλία. Ο επόπτης ζήτησε από τον καταγγέλλοντα να κάνει κλικ στο κουμπί «επόμενο», το οποίο ήταν η μόνη εμφανιζόμενη επιλογή. Ο καταγγέλλων το έπραξε και ανακατευθύνθηκε σε σελίδα έρευνας. Η καταγγέλλουσα επικοινώνησε εκ νέου με τον επιθεωρητή, εκφράζοντας ανησυχίες, δεδομένου ότι κατάλαβε ότι η έρευνα πραγματοποιείται συνήθως στο τέλος των δοκιμών. Ζήτησε από τον επιστάτη να καταγράψει το «περιστατικό».

4. Ο ελεγκτής έδωσε εντολή στον καταγγέλλοντα να εξέλθει από την εφαρμογή και κοινοποίησε σύνδεσμο προς την ηλεκτρονική τεχνική υποστήριξη του παρόχου υπηρεσιών, δηλώνοντας ότι ο καταγγέλλων θα πρέπει να επικοινωνήσει μαζί του σε περίπτωση που δεν θα μπορούσε πλέον να επανασυνδεθεί με τη δοκιμή μετά την έξοδο από την εφαρμογή. Ο καταγγέλλων το έπραξε και επανασυνδέθηκε με τις δοκιμές, αλλά ανακατευθύνθηκε εκ νέου στην έρευνα. Ζήτησε βοήθεια και ο επιθεωρητής της ζήτησε να ολοκληρώσει την έρευνα. Ο καταγγέλλων το έπραξε και στη συνέχεια η εφαρμογή παρουσίασε το μήνυμα ότι ο καταγγέλλων είχε ολοκληρώσει τη δοκιμή.

5. Η καταγγέλλουσα επικοινώνησε εκ νέου με τον υπεύθυνο, ο οποίος την ενημέρωσε τελικά ότι δεν μπορούσαν να επιλύσουν το ζήτημα. Έδωσαν εντολή στον καταγγέλλοντα να επικοινωνήσει με την τεχνική υποστήριξη. Ο καταγγέλλων προσπάθησε να επικοινωνήσει με την τεχνική υποστήριξη στον ιστότοπο του παρόχου υπηρεσιών, αλλά απλώς ανακατευθύνθηκε στην ενότητα «Συχνές ερωτήσεις». Τελικά, ο καταγγέλλων χρησιμοποίησε ένα «έντυπο επικοινωνίας» για να υποβάλει καταγγελία στον πάροχο υπηρεσιών. Παράλληλα, ο καταγγέλλων απέστειλε καταγγελία στην EPSO.

6. Η EPSO απέρριψε την καταγγελία της καταγγέλλουσας με το αιτιολογικό ότι δεν είχε επικοινωνήσει με την τεχνική υποστήριξη του παρόχου υπηρεσιών κατά τη διάρκεια των δοκιμασιών ούτε είχε παράσχει «αριθμό εισιτηρίου»[6] ως αποδεικτικό στοιχείο. Ο ενδιαφερόμενος αμφισβήτησε τη θέση της EPSO, αλλά η EPSO επιβεβαίωσε την απόφασή της.

7. Στις 24 Ιουλίου 2023 η καταγγέλλουσα έλαβε μήνυμα από την EPSO, με το οποίο την ενημέρωνε ότι δεν είχε «κρατήσει θέση ή δεν συμμετείχε στις εξετάσεις εξέτασης συγκεκριμένων περιπτώσεων» και ότι, ως εκ τούτου, αποκλείστηκε από τη διαδικασία επιλογής. Ο ενδιαφερόμενος ζήτησε από την EPSO να επανεξετάσει [7] την απόφασή της. Η EPSO απέρριψε την αίτηση με την αιτιολογία ότι δεν μπορούσε να υποβληθεί αίτηση επανεξέτασης σε σχέση με τεχνικά ζητήματα. Η EPSO ενημέρωσε τον ενδιαφερόμενο ότι δεν θα προβεί σε περαιτέρω αλληλογραφία σχετικά με το θέμα.

8. Δυσαρεστημένη από τον τρόπο με τον οποίο η EPSO χειρίστηκε την καταγγελία της, η καταγγέλλουσα απευθύνθηκε στον Ευρωπαίο Διαμεσολαβητή.

Η έρευνα

9. Ο Διαμεσολαβητής κίνησε έρευνα σχετικά με την καταγγελία. Κατά τη διάρκεια της έρευνας, η Διαμεσολαβήτρια έλαβε την απάντηση της EPSO σχετικά με το αίτημα παροχής πληροφοριών της Διαμεσολαβήτριας και, στη συνέχεια, τις παρατηρήσεις της καταγγέλλουσας σχετικά με την απάντηση της EPSO.

10. Στην επιστολή της προς την EPSO, η Διαμεσολαβήτρια ζήτησε από την EPSO να επαληθεύσει τα τεχνικά αρχεία καταγραφής που σχετίζονται με τις δοκιμασίες του καταγγέλλοντος.

11. Πριν λάβει την εν λόγω καταγγελία, η Διαμεσολαβήτρια είχε διεξαγάγει διάφορες έρευνες σχετικά με τον τρόπο με τον οποίο η EPSO χειρίστηκε καταγγελίες που αφορούσαν τεχνικά ζητήματα στο πλαίσιο εξ αποστάσεως δοκιμασιών. Τα πορίσματα των εν λόγω ερευνών έχουν σημασία για την παρούσα υπόθεση [8].

Επιχειρήματα που υποβλήθηκαν στον Διαμεσολαβητή

12. Με την καταγγελία της, η EPSO υποστήριξε κατ’ ουσίαν ότι κακώς απέρριψε την καταγγελία της επειδή δεν ακολούθησε τις οδηγίες σχετικά με την αντιμετώπιση τεχνικών προβλημάτων. Η ενάγουσα υποστήριξε ότι είχε ειδοποιήσει τον προϊστάμενο κατά τη διάρκεια της δοκιμασίας και, ως εκ τούτου, συμμορφώθηκε τόσο με τις οδηγίες της EPSO όσο και με την προκήρυξη του διαγωνισμού.

13. Στην απάντησή της προς τη Διαμεσολαβήτρια, η EPSO επανέλαβε ότι η καταγγέλλουσα δεν επικοινώνησε με την τεχνική υποστήριξη του παρόχου υπηρεσιών της κατά τη διάρκεια της δοκιμασίας και δεν προσκόμισε αριθμό εισιτηρίου ως απόδειξη ότι το έπραξε. Η EPSO εξήγησε ότι, δεδομένου ότι η συμβατική σχέση της με τον πάροχο υπηρεσιών είχε τερματιστεί, δεν ήταν πλέον δυνατή η πρόσβαση στα τεχνικά αρχεία καταγραφής. Αντ’ αυτού, η EPSO προσκόμισε αποσπάσματα των δικών της εγγράφων και, ειδικότερα, την «έκθεση συμβάντος» σχετικά με την αρχική καταγγελία που υπέβαλε ο καταγγέλλων.

14. Το συμπέρασμα της EPSO ήταν ότι, βάσει αυτού του εγγράφου, δεν υπήρχε λόγος να αμφισβητηθεί η αξιολόγηση που είχε γίνει τότε.

Η αξιολόγηση του Διαμεσολαβητή

15. Στο παρελθόν, η Διαμεσολαβήτρια είχε διεξαγάγει αρκετές έρευνες σε περιπτώσεις στις οποίες η EPSO είχε απορρίψει καταγγελίες σχετικά με τεχνικά ζητήματα με την αιτιολογία ότι οι καταγγέλλοντες δεν είχαν παράσχει αριθμό εισιτηρίου που είχε εκδοθεί από την τεχνική υποστήριξη του παρόχου υπηρεσιών. Σε μια σειρά αποφάσεων, η Διαμεσολαβήτρια διαπίστωσε ότι, σύμφωνα με την προκήρυξη του διαγωνισμού και τις οδηγίες για τις εξ αποστάσεως δοκιμασίες, οι υποψήφιοι που αντιμετωπίζουν τεχνικά ζητήματα θα μπορούσαν να απευθυνθούν στον διευθυντή ή στην ηλεκτρονική τεχνική υποστήριξη για να αναφέρουν ένα ζήτημα. Ως εκ τούτου, η EPSO δεν μπορούσε να απορρίψει καταγγελίες μόνο επειδή ο καταγγέλλων δεν είχε παράσχει αριθμό εισιτηρίου.

16. Στην παρούσα υπόθεση, ο Διαμεσολαβητής είναι επίσης της άποψης ότι η EPSO κακώς απέρριψε την καταγγελία απλώς και μόνο επειδή ο καταγγέλλων δεν παρείχε αριθμό εισιτηρίου.

17. Στο πλαίσιο των ερευνών που αναφέρονται ανωτέρω, η Διαμεσολαβήτρια επισήμανε ότι, κάθε φορά που οι καταγγέλλοντες δηλώνουν ότι ακολουθούν τις οδηγίες των επιτηρητών και ζητούν να καταγράφεται γραπτώς μια καταγγελία, η EPSO θα πρέπει να επιδεικνύει ευελιξία και να αξιολογεί περαιτέρω κάθε μεταγενέστερη σχετική καταγγελία.

18. Στην περίπτωση αυτή, από τα έγγραφα που προσκόμισε η EPSO, καθώς και από την απάντησή της στην παρούσα έρευνα, προκύπτει ότι, μετά την παραλαβή της καταγγελίας, η EPSO επαλήθευσε τα τεχνικά αρχεία καταγραφής [9]. Τα αρχεία αυτά κατέδειξαν ότι ο καταγγέλλων είχε πράγματι ανακατευθυνθεί στη σελίδα της έρευνας μετά την έναρξη της περιπτωσιολογικής μελέτης. Τα αρχεία καταγραφής έδειξαν επίσης ότι ο καταγγέλλων είχε αποσυνδεθεί από την πλατφόρμα δοκιμών για 20 λεπτά πριν επανασυνδεθεί. Από την έκθεση του περιστατικού προκύπτει επίσης ότι, με βάση τις πληροφορίες αυτές, η EPSO εξέτασε το ενδεχόμενο να ζητήσει από τον πάροχο υπηρεσιών περισσότερες λεπτομέρειες σχετικά με το περιστατικό.

19. Κατά την άποψη της Διαμεσολαβήτριας, αυτό δείχνει ότι η EPSO είχε επαρκείς ενδείξεις ότι προέκυψε τεχνικό πρόβλημα, όπως ανέφερε ο καταγγέλλων. Είναι επίσης σαφές ότι το ζήτημα αυτό μπορεί να ήταν «ουσιώδους χαρακτήρα», δεδομένου ότι η καταγγέλλουσα δεν μπορούσε να διεξαγάγει τη δοκιμασία, θέτοντας έτσι σε κίνδυνο την ικανότητά της να επιτύχει στη διαδικασία επιλογής.  Ωστόσο, η EPSO αποφάσισε ότι, ελλείψει αριθμού εισιτηρίου, η καταγγελία δεν μπορούσε να γίνει δεκτή. Είναι ιδιαίτερα ατυχές το γεγονός ότι η EPSO δεν έδωσε συνέχεια στην πρόταση που διατυπώθηκε στην έκθεση συμβάντος για περαιτέρω διερεύνηση.

20. Υπό το πρίσμα αυτό, και σύμφωνα με τα πορίσματα των προηγούμενων ερευνών που προαναφέρθηκαν, η Διαμεσολαβήτρια διαπιστώνει ότι η EPSO κακώς απέρριψε την καταγγελία. Αυτό συνιστά κακοδιοίκηση.

21. Στις απαντήσεις της στα πορίσματα και τις υποδείξεις των ερευνών του Διαμεσολαβητή που αναφέρονται ανωτέρω, η EPSO ενημέρωσε τον Διαμεσολαβητή για την πρόθεσή της να προσφέρει στους καταγγέλλοντες τη δυνατότητα να επαναλάβουν τις δοκιμασίες σε διάφορες περιπτώσεις [10]. Ως εκ τούτου, ο Διαμεσολαβητής προτείνει στην EPSO να ξεκινήσει διάλογο με τον καταγγέλλοντα με σκοπό την εξεύρεση κατάλληλης και δίκαιης λύσης στην παρούσα υπόθεση, όπως η παροχή στον καταγγέλλοντα της δυνατότητας να επαναλάβει τις δοκιμασίες.

Συμπέρασμα

Βάσει της έρευνας, ο Διαμεσολαβητής περατώνει την υπόθεση με το ακόλουθο συμπέρασμα [11]:

Υπήρξε κακοδιοίκηση στον τρόπο με τον οποίο η EPSO χειρίστηκε την καταγγελία του καταγγέλλοντος χωρίς περαιτέρω έρευνα.

Πρόταση

Η EPSO θα πρέπει να αρχίσει διάλογο με τον καταγγέλλοντα με σκοπό την εξεύρεση κατάλληλης και δίκαιης λύσης, όπως η παροχή στον καταγγέλλοντα της δυνατότητας να επαναλάβει τις δοκιμασίες.

Ο καταγγέλλων και η EPSO θα ενημερωθούν για την απόφαση αυτή.

Emily O'Reilly
Ευρωπαία Διαμεσολαβήτρια

Στρασβούργο, 13/02/2025

[1] Βοηθοί - Ψηφιακός χώρος εργασίας, αυτοματισμός γραφείου και κινητή υπολογιστική https://eu-careers.europa.eu/en/job-opportunities/assistants-digital-workplace-office-automation-and-mobile-computing

[2] Οι δοκιμασίες διεξάγονται από τους/τις υποψηφίους/-ες εξ αποστάσεως, μέσω ειδικής αίτησης.

[3] Έκτοτε, η EPSO έχει καταγγείλει τη σύμβασή της με τον εν λόγω πάροχο υπηρεσιών.

[4] Η περιπτωσιολογική μελέτη ήταν μια γραπτή εξέταση κατά τη διάρκεια της οποίας οι υποψήφιοι έπρεπε να αναλύσουν έγγραφα και να συντάξουν γραπτή απάντηση στην προβληματική ή στις ερωτήσεις που τέθηκαν.

[5] Οι προϊστάμενοι ήταν υπάλληλοι του παρόχου υπηρεσιών της EPSO, οι οποίοι ήταν υπεύθυνοι για την παρακολούθηση των δοκιμασιών και την παροχή βοήθειας στους υποψηφίους που αντιμετώπισαν προβλήματα κατά τη διάρκεια των δοκιμασιών.

[6] Σύμφωνα με την EPSO, ο αριθμός αυτός της επιτρέπει να έχει πρόσβαση σε γραπτή καταγραφή ενός περιστατικού.

[7] Εάν θεωρούν ότι υπήρξε ουσιώδες σφάλμα ή παραβίαση των κανόνων της διαδικασίας επιλογής, οι υποψήφιοι μπορούν να ζητήσουν επανεξέταση κάθε απόφασης της εξεταστικής επιτροπής ή της EPSO που επηρεάζει την πρόοδό τους σε οποιοδήποτε στάδιο της διαδικασίας επιλογής: https://eu-careers.europa.eu/en/help/faq/2342.

[8] Βλ., για παράδειγμα, υπόθεση 1027/2023/MAG https://www.ombudsman.europa.eu/en/case/en/64094

[9] Ως εκ τούτου, η απόδειξη ότι ο αριθμός εισιτηρίου δεν αποτελεί απαίτηση που βασίζεται σε τεχνική αιτιολόγηση, αλλά απλή διαδικαστική απαίτηση.

[10] Βλ., για παράδειγμα, υπόθεση 261/2024/MAG https://www.ombudsman.europa.eu/en/case/en/65774

[11] Η παρούσα καταγγελία εξετάστηκε στο πλαίσιο του κατ’ εξουσιοδότηση χειρισμού υποθέσεων, σύμφωνα με την απόφαση του Ευρωπαίου Διαμεσολαβητή για τη θέσπιση εκτελεστικών διατάξεων