Στρασβούργο, 14 Οκτωβρίου 2004

Αξιότιμε κ. D.,

Στις 9 Νοεμβρίου 2002, υποβάλατε καταγγελία στον Ευρωπαίο Διαμεσολαβητή εξ ονόματος του Διεθνούς Ινστιτούτου Αστικού Περιβάλλοντος σχετικά με την άρνηση της Ευρωπαϊκής Επιτροπής να καταβάλει τα έξοδα στα οποία υποβλήθηκε το Ινστιτούτο για την παροχή γραμματειακής υποστήριξης στο Ευρωπαϊκό Δίκτυο Αστικών Φόρουμ για την Αειφόρο Ανάπτυξη (UFSD).

Στις 9 Δεκεμβρίου 2002, διαβίβασα την καταγγελία στον Πρόεδρο της Επιτροπής. Η Επιτροπή διαβίβασε τη γνώμη της στις 4 Απριλίου 2003. Στις 2 Ιουνίου 2003, ζήτησα από την Επιτροπή να αποστείλει αναθεωρημένη γνώμη, πράγμα που έπραξε στις 4 Ιουλίου 2003. Σας διαβίβασα τόσο τη γνωμοδότηση όσο και την αναθεωρημένη γνωμοδότηση με πρόσκληση υποβολής παρατηρήσεων, την οποία αποστείλατε στις 29 Αυγούστου 2003.

Στις 28 Νοεμβρίου 2003, απηύθυνα επιστολή στην Επιτροπή προτείνοντας φιλική λύση στην καταγγελία σας. Η Επιτροπή απέστειλε τη γνώμη της στις 23 Δεκεμβρίου 2003 και σας τη διαβίβασα με πρόσκληση υποβολής παρατηρήσεων, την οποία αποστείλατε στις 26 Φεβρουαρίου 2004.

Στις 31 Μαρτίου 2004, υπέβαλα σχέδιο σύστασης στην Επιτροπή. Η Επιτροπή απέστειλε την εμπεριστατωμένη γνώμη της στις 22 Ιουνίου 2004 και σας την διαβίβασα με πρόσκληση υποβολής παρατηρήσεων, την οποία αποστείλατε στις 30 Αυγούστου 2004.

Σας γράφω τώρα για να σας ενημερώσω για τα αποτελέσματα των ερευνών που έχουν γίνει.

Η ΚΑΤΗΓΟΡΙΑ

Σύμφωνα με τον καταγγέλλοντα, τα σχετικά πραγματικά περιστατικά ήταν τα εξής:

Ο καταγγέλλων είναι ο διευθυντής του «Διεθνούς Ινστιτούτου για το Αστικό Περιβάλλον» («IIUE», εφεξής «το Ινστιτούτο») με έδρα το Delft στις Κάτω Χώρες, και καταγγέλλει την άρνηση της Επιτροπής να επιστρέψει ορισμένα έξοδα γραμματείας στα οποία υποβλήθηκε το Ινστιτούτο.

Από το 1995, το Ινστιτούτο ασκεί δραστηριότητες γραμματείας για λογαριασμό του Ευρωπαϊκού Δικτύου Αστικών Φόρουμ για την Αειφόρο Ανάπτυξη, το οποίο διαχειρίζεται η ΓΔ Εκπαίδευσης και Πολιτισμού (πρώην ΓΔ Χ) της Ευρωπαϊκής Επιτροπής. Ο καταγγέλλων, ενεργώντας ως φόρουμ «Delft», ήταν ένα από τα τρία ιδρυτικά μέλη του εν λόγω δικτύου και είχε μεριμνήσει για τις υπηρεσίες αυτές βάσει διαβεβαιώσεων της Ευρωπαϊκής Επιτροπής ότι θα του επιστραφούν τα έξοδα. Το 1997, όταν δεν κατέστη δυνατή η πληρωμή των εξόδων, ο καταγγέλλων επικοινώνησε με τον αρμόδιο υπάλληλο της Επιτροπής, ο οποίος διαβεβαίωσε ότι η πληρωμή θα πραγματοποιηθεί. Ο υπάλληλος δήλωσε ότι η ετήσια συνεισφορά ύψους 42 000 EUR που ζήτησε ο καταγγέλλων ήταν ρεαλιστική και εφικτή.

Παρά τις διαβεβαιώσεις αυτές, δεν ελήφθη καμία πληρωμή. Όταν ο καταγγέλλων επανέλαβε τις ανησυχίες του τόσο σε επιστολές όσο και σε ετήσιες συνεδριάσεις του Δικτύου, η Επιτροπή ζήτησε από τον καταγγέλλοντα να συνεχίσει τις εργασίες και υποσχέθηκε ότι το ζήτημα της πληρωμής θα επιλυθεί γρήγορα.

Λόγω έλλειψης απάντησης από τη ΓΔ Χ της Επιτροπής, ο καταγγέλλων επικοινώνησε τον Δεκέμβριο του 1998 με ένα μέλος του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου, το οποίο παρενέβη εξ ονόματός του θέτοντας ερωτήσεις στην Επιτροπή. Ο καταγγέλλων διαφώνησε με τις απαντήσεις του επιτρόπου OREJA. Ο καταγγέλλων δεν έλαβε καμία περαιτέρω αντίδραση λόγω των εκλογών του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και της εσωτερικής αναδιοργάνωσης της Επιτροπής.

Ο καταγγέλλων συνέχισε τις προσπάθειές του το 2000, αλλά σε συνάντηση με τη ΓΔ Εκπαίδευσης και Πολιτισμού στις 21 Νοεμβρίου 2000, του κατέστη σαφές ότι η Επιτροπή δεν θα αποδώσει τα έξοδα στα οποία υποβλήθηκε το Ινστιτούτο. Με επιστολή της 30ής Νοεμβρίου 2000, η Επιτροπή πληροφόρησε τον καταγγέλλοντα ότι δεν θα δεχόταν την επιστροφή των εξόδων γραμματειακής υποστήριξης και ότι το θέμα είχε κλείσει.

Στη συνέχεια, η ευθύνη για το δίκτυο μεταβιβάστηκε στη ΓΔ Περιβάλλοντος και ο καταγγέλλων ανέμενε ότι το ζήτημα θα επιλυόταν τελικά. Το καλοκαίρι του 2002, φάνηκε ότι οι προσδοκίες αυτές δεν θα πραγματοποιούνταν.

Ως εκ τούτου, στις 8 Νοεμβρίου 2002, ο καταγγέλλων υπέβαλε την παρούσα καταγγελία στον Διαμεσολαβητή, ζητώντας την καταβολή από την Επιτροπή των εξόδων στα οποία υποβλήθηκε το Ινστιτούτο για την παροχή της γραμματείας του Ευρωπαϊκού Δικτύου Αστικών Φόρουμ για την Αειφόρο Ανάπτυξη, συνολικού ύψους 171 789 ευρώ.

Η ΕΡΩΤΗΣΗ

Η γνώμη της Επιτροπής

Το Δίκτυο Αστικών Φόρουμ για την Αειφόρο Ανάπτυξη (UFSD) δημιουργήθηκε το 1991 υπό την εποπτεία της πρώην ΓΔ Χ, συνδέοντας οκτώ (αργότερα 19) πόλεις, συμπεριλαμβανομένου του Ντελφτ. Αποτελεί μέρος μιας στρατηγικής για τη διάδοση πληροφοριών σχετικά με την ΕΕ, συμπεριλαμβανομένων επίσης των «Info-Points Europe» και των κέντρων πληροφόρησης για τις αγροτικές περιοχές («Carrefours»). Όταν οι υπηρεσίες της Επιτροπής αναδιοργανώθηκαν τον Ιανουάριο του 2000, η ευθύνη για τα δίκτυα πληροφόρησης που δημιούργησε η ΓΔ Χ μεταβιβάστηκε στη ΓΔ Εκπαίδευσης και Πολιτισμού. Μετά από περαιτέρω προσαρμογές την 1η Ιανουαρίου 2001, η αρμοδιότητα αυτή μεταβιβάστηκε στη ΓΔ Τύπου και Επικοινωνίας.

Η Επιτροπή παρατήρησε ότι, αφού επανεξέτασε το σύνολο των εγγράφων που υπέβαλε ο καταγγέλλων, η θέση της δεν διέφερε από την απάντηση του επιτρόπου OREJA στη γραπτή ερώτηση E-0230/99. Στην τελική έκθεση της ΓΔ Τύπου αναφέρεται ότι «ελλείψει σαφών οδηγιών από την Επιτροπή, ένα από τα φόρουμ, το DELFT, άρχισε να αναλαμβάνει εποπτικό ρόλο. Αυτό παρατηρήθηκε από την Επιτροπή, αλλά ποτέ δεν αναγνωρίστηκε επίσημα και σίγουρα ποτέ δεν ενσωματώθηκε στο σχέδιο στο σύνολό του. Η DELFT κατήγγειλε ότι δεν πληρώθηκαν ποτέ για αυτόν τον εποπτικό ρόλο, αλλά δεδομένου ότι η Επιτροπή δεν τους ζήτησε ποτέ να το πράξουν, δεν μπορούν να αναμένουν ότι θα πληρωθούν».

Ο καταγγέλλων ήταν πολύ ενεργό μέλος του δικτύου «UFSD». Ωστόσο, η Επιτροπή δεν είχε (νομική) βάση για να πληρώσει τον καταγγέλλοντα για γραμματειακή εργασία. Η σύμβαση που υπέγραψε ο καταγγέλλων όριζε την ετήσια σταθερή επιδότηση, τα καθήκοντα και τους όρους που έπρεπε να εκπληρωθούν και υπολόγιζε το αναγκαίο ανθρώπινο δυναμικό. Όσον αφορά τον ισχυρισμό του καταγγέλλοντος ότι οι εργασίες πραγματοποιήθηκαν βάσει διαβεβαιώσεων της Επιτροπής, η Επιτροπή παρατήρησε ότι δεν φαίνεται πιθανό ότι ο καταγγέλλων θα μπορούσε να αγνοεί το γεγονός ότι η Επιτροπή διευθετεί πάντα τα συμβατικά θέματα γραπτώς με την υπογραφή αρμόδιου υπαλλήλου.

Στην απάντηση του Επιτρόπου OREJA, αναφέρεται ότι ο καταγγέλλων είχε υποβάλει οικονομική πρόταση στη διοικητική υπηρεσία της ΓΔ Χ για τη διαχείριση του Δικτύου. Η πρόταση αυτή δεν μπόρεσε να ληφθεί υπόψη, διότι οι δραστηριότητες πρέπει να αναληφθούν από την ίδια την Επιτροπή. Ο καταγγέλλων ενημερώθηκε σχετικά προφορικά και όχι γραπτώς, καθώς πραγματοποιήθηκαν συχνές προφορικές επαφές με όλα τα δίκτυα.

Από την ανασύσταση του ιστορικού της χρηματοδοτικής στήριξης της Επιτροπής προς τον καταγγέλλοντα προκύπτει ότι, από το 1996 έως το 2001, ο καταγγέλλων έλαβε ετήσια σταθερή επιδότηση ύψους 10 000 ευρώ, η οποία ήταν η μόνη δέσμευση που ανέλαβε η Επιτροπή. Δεν υπάρχουν κεκτημένα δικαιώματα που να επιτρέπουν στον καταγγέλλοντα να δικαιολογήσει την απαίτησή του για 171 689 ευρώ, η οποία υποβλήθηκε για πρώτη φορά στις 4 Ιουλίου 1997. Η απαίτηση αυτή θα ήταν σε κάθε περίπτωση υπερβολική για καθήκοντα συντονισμού για ένα πειραματικό και μικρής κλίμακας δίκτυο.

Η Επιτροπή κατέληξε στο συμπέρασμα ότι, αφού επανεξέτασε διεξοδικά τον φάκελο, δεν είχε λόγο να αλλάξει τη θέση της για τους ακόλουθους λόγους:

- το ειδικό καθήκον της παροχής γραμματείας για τα δίκτυα δεν αποτελούσε μέρος της σύμβασης και η σύμβαση δεν έχει τροποποιηθεί·

- αυτό ήταν στην πραγματικότητα ένα καθήκον της Επιτροπής το οποίο δεν μπορούσε να ανατεθεί και δεν ανατέθηκε. Το ίδιο ισχύει για τα αγροτικά κέντρα πληροφόρησης («Carrefours») και τα δίκτυα «Info-Points Europe»·

- ο καταγγέλλων δεν είχε την ευκαιρία να παρανοήσει τη θέση που είχε λάβει προφορικά η Επιτροπή·

- το ποσό που προβλεπόταν από τη σύμβαση ήταν σε κάθε περίπτωση μια σταθερή, συνολική πληρωμή.

Παρατηρήσεις του καταγγέλλοντος

Ο καταγγέλλων απέστειλε τρία παραρτήματα, καθένα από τα οποία περιείχε λεπτομερείς παρατηρήσεις σχετικά με τη θέση της Επιτροπής. Οι παρατηρήσεις του καταγγέλλοντος μπορούν να συνοψιστούν ως εξής:

Η γνώμη της Επιτροπής επιβεβαιώνει ότι το Ινστιτούτο μοιράστηκε τη γραμματεία με την Επιτροπή. Επίσης, ο καταγγέλλων αμφισβητεί το επιχείρημα της Επιτροπής ότι το καθήκον δεν ανατέθηκε (τουλάχιστον εν μέρει). Ο καταγγέλλων δεν μπορεί να κατανοήσει τον τρόπο με τον οποίο η Επιτροπή μπορεί να ισχυριστεί ότι το Ινστιτούτο ανέλαβε τη γραμματειακή εργασία σε εθελοντική βάση όταν συζητήθηκε πρόταση επιστροφής εξόδων με υπαλλήλους της Επιτροπής σε διμερείς συναντήσεις και κατά τις ετήσιες συνεδριάσεις του δικτύου φόρουμ. Ο καταγγέλλων απέστειλε σχετική τακτική αλληλογραφία στους εμπλεκόμενους υπαλλήλους. Ο καταγγέλλων δεν ισχυρίζεται ότι η γραμματειακή εργασία πρέπει να επιστραφεί βάσει της υφιστάμενης σύμβασης. Ως εκ τούτου, ο καταγγέλλων άρχισε διαπραγματεύσεις με την Επιτροπή για τη σύναψη χωριστής σύμβασης γραμματειακής εργασίας και υπέβαλε πρόταση στην οποία περιγράφονται λεπτομερώς οι δραστηριότητες και οι σχετικές δαπάνες.

Αφού έλαβε ενθάρρυνση και συγκεκριμένα αιτήματα από την Επιτροπή για τη συνέχιση των εργασιών έως ότου οριστικοποιηθεί μια σύμβαση, ο καταγγέλλων συμφώνησε να το πράξει. Ως εκ τούτου, ο καταγγέλλων δεν μπορεί να κατανοήσει γιατί η Επιτροπή δεν δήλωσε εξαρχής ότι οι εν λόγω εργασίες δεν μπορούσαν να επιστραφούν.

Ως εκ τούτου, ο καταγγέλλων διαφωνεί έντονα με το συμπέρασμα της Επιτροπής ότι «το ενδιαφερόμενο μέρος δεν είχε την ευκαιρία να παρανοήσει τις προφορικές και γραπτές θέσεις της Επιτροπής». Αντιθέτως, η Επιτροπή δεν είχε την ευκαιρία να παρανοήσει τη θέση του καταγγέλλοντος.

Το γεγονός ότι η Επιτροπή δεν ανέλαβε δράση επί σειρά ετών, είτε συνάπτοντας σύμβαση με τον καταγγέλλοντα είτε ενημερώνοντας τον καταγγέλλοντα ότι μια τέτοια σύμβαση ήταν αδύνατη, σημαίνει δυστυχώς ότι η Επιτροπή είναι ένοχη κακοδιοίκησης. Ως εκ τούτου, ο καταγγέλλων δεν θεώρησε ότι υπήρχε λόγος να αποσύρει την αίτηση επιστροφής των εξόδων στα οποία υποβλήθηκε.

ΟΙ ΠΡΟΣΠΑΘΕΙΕΣ ΤΟΥ ΔΙΑΜΕΣΟΛΑΒΗΤΗ ΓΙΑ ΤΗΝ ΕΠΙΤΕΥΞΗ ΦΙΛΙΚΗΣ ΛΥΣΗΣ

Μετά από προσεκτική εξέταση της γνώμης και των παρατηρήσεων, ο Διαμεσολαβητής έκρινε ότι θα μπορούσε να υπάρξει περίπτωση κακοδιοίκησης από την Επιτροπή. Ως εκ τούτου, σύμφωνα με το άρθρο 3 παράγραφος 5 του καταστατικού (1), απηύθυνε επιστολή στον Πρόεδρο της Επιτροπής στις 28 Νοεμβρίου 2003 για να προτείνει φιλική λύση με βάση την ακόλουθη ανάλυση των επίμαχων ζητημάτων μεταξύ του καταγγέλλοντος και της Επιτροπής:

1.1 Ο καταγγέλλων ισχυρίζεται ότι η Επιτροπή θα πρέπει να επιστρέψει τα έξοδα στα οποία υποβλήθηκε το Ινστιτούτο για την παροχή γραμματειακής υποστήριξης στο Ευρωπαϊκό Δίκτυο Αστικών Φόρουμ για τη Βιώσιμη Ανάπτυξη («UFSD»), συνολικού ύψους 171 689 ευρώ. Αφού έλαβε ενθάρρυνση και συγκεκριμένα αιτήματα από την Επιτροπή για τη συνέχιση των εργασιών έως ότου οριστικοποιηθεί μια σύμβαση, ο καταγγέλλων συμφώνησε να το πράξει. Ο καταγγέλλων δεν μπορεί να κατανοήσει γιατί η Επιτροπή δεν δήλωσε εξαρχής ότι οι εργασίες αυτές δεν μπορούσαν να αντισταθμιστούν.

1.2 Η Επιτροπή παρατήρησε ότι το καθήκον της γραμματείας και του συντονισμού δεν αποτελούσε μέρος της τυποποιημένης σύμβασης, η οποία προβλέπει μόνο την καταβολή ετήσιας κατ' αποκοπή επιδότησης. Αυτό ήταν στην πραγματικότητα ένα καθήκον της Επιτροπής το οποίο δεν μπορούσε να ανατεθεί. Η αρχική σύμβαση δεν έχει τροποποιηθεί κατά τρόπο που να επιτρέπει την πληρωμή για πρόσθετες υπηρεσίες. Επίσης, ο καταγγέλλων δεν είχε την ευκαιρία να παρανοήσει τις προφορικές και γραπτές θέσεις της Επιτροπής.

1.3 Ο Διαμεσολαβητής θεωρεί ότι η έκταση του ελέγχου που μπορεί να διενεργήσει σε συμβατικές υποθέσεις είναι αναγκαστικά περιορισμένη. Ο Διαμεσολαβητής δεν επιδιώκει να διαπιστώσει αν υπήρξε παραβίαση της σύμβασης από οποιοδήποτε από τα μέρη, εάν το θέμα αμφισβητείται. Το ζήτημα αυτό θα μπορούσε να αντιμετωπιστεί αποτελεσματικά μόνο από αρμόδιο δικαστήριο, το οποίο θα είχε τη δυνατότητα να ακούσει τα επιχειρήματα των διαδίκων σχετικά με το σχετικό εθνικό δίκαιο και να αξιολογήσει αντικρουόμενα αποδεικτικά στοιχεία σχετικά με τυχόν αμφισβητούμενα πραγματικά περιστατικά. Ως εκ τούτου, ο Διαμεσολαβητής θεωρεί ότι, σε υποθέσεις που αφορούν συμβατικές διαφορές, δικαιολογείται να περιοριστεί η έρευνά του στην εξέταση του κατά πόσον το θεσμικό όργανο ή ο οργανισμός της Κοινότητας του παρέσχε συνεκτική και εύλογη εικόνα της νομικής βάσης για τις ενέργειές του και των λόγων για τους οποίους θεωρεί ότι η άποψή του σχετικά με τη συμβατική θέση είναι δικαιολογημένη.

1.4 Βάσει προσεκτικής ανάλυσης των εγγράφων του φακέλου, ο Διαμεσολαβητής προβαίνει στις ακόλουθες διαπιστώσεις: Πρώτον, ο καταγγέλλων και η Επιτροπή συμφωνούν ότι τα έξοδα γραμματείας δεν καλύπτονται από την αρχική σύμβαση που υπέγραψαν τα μέρη.

1.5 Σε έγγραφο με τίτλο "Αστικά Φόρουμ για την Αειφόρο Ανάπτυξη - Γενική Γραμματεία" (Besançon 1997), ο καταγγέλλων περιγράφει το ρόλο του ως εξής: «Από την έναρξη του δικτύου του Φόρουμ, το Διεθνές Ινστιτούτο Αστικού Περιβάλλοντος (το Φόρουμ του Delft) συμμετέχει στην καθημερινή διαχείριση του δικτύου, λειτουργώντας ως ανεπίσημος σύνδεσμος μεταξύ της Ευρωπαϊκής Επιτροπής και των είκοσι πλέον κέντρων. Καθώς το δίκτυο μεγαλώνει και ο ρόλος της γραμματείας γίνεται πιο σημαντικός αλλά και πιο απαιτητικός, τόσο η Ευρωπαϊκή Επιτροπή όσο και το Φόρουμ του Delft επιθυμούν να συνάψουν μια πιο επίσημη συμφωνία για το εν λόγω έργο γραμματείας (…)».

1.6 Φαίνεται ότι μια τέτοια επίσημη συμφωνία με την Επιτροπή δεν υπεγράφη ποτέ. Ωστόσο, η αλληλογραφία στον φάκελο δείχνει ότι ο καταγγέλλων έλαβε μέτρα για να διασφαλίσει την υπογραφή μιας τέτοιας σύμβασης. Στις 4 Ιουλίου 1997, ο καταγγέλλων απηύθυνε επιστολή στον G. της ΓΔ Χ της Επιτροπής ζητώντας ρητά τη σύναψη μιας τέτοιας επίσημης συμφωνίας. Σε δεύτερη επιστολή της 7ης Οκτωβρίου 1997 προς τον ίδιο υπάλληλο της ΓΔ Χ, ο καταγγέλλων ζήτησε εκ νέου να επισημοποιηθεί ο συντονιστικός ρόλος του στο δίκτυο, «δεδομένου ότι ασκούμε αυτόν τον ρόλο σε ανεπίσημη και μη αμειβόμενη βάση, η οποία δεν εξυπηρετεί με τον καλύτερο τρόπο τα συμφέροντα της Ευρωπαϊκής Επιτροπής, των άλλων φόρουμ ή εμάς τους ίδιους».

1.7 Επιπλέον, φαίνεται ότι υπήρξαν διάφορες προφορικές ανταλλαγές απόψεων σχετικά με το θέμα αυτό. Σε υπόμνημα που συντάχθηκε στις 16 Σεπτεμβρίου 1998, ο καταγγέλλων παρατηρεί ότι η προφορική δέσμευση της ΓΔ Χ ουδέποτε οριστικοποιήθηκε σε σύμβαση τεχνικής βοήθειας με την Επιτροπή. Σε υπόμνημα της 13ης Απριλίου 2000, ο καταγγέλλων αναφέρει εκ νέου ότι «υπάλληλοι της ΓΔ Χ είχαν εκφράσει προσδοκίες ότι η λειτουργία γραμματείας (…) θα καλυπτόταν από ειδική σύμβαση. Παρά τις πολυάριθμες συναντήσεις, η σύμβαση δεν οριστικοποιήθηκε ποτέ. Ωστόσο, παρά την απουσία επίσημου εγγράφου, προς το συμφέρον όλων των μερών, το IIUE συμφώνησε να διαχειρίζεται, να συντονίζει και να εκπροσωπεί το δίκτυο ως de facto γραμματεία του έως ότου υπογραφεί επίσημη σύμβαση».

1.8 Ο Διαμεσολαβητής δεν βρήκε στον φάκελο έγγραφο στο οποίο η Επιτροπή να απορρίπτει ρητά το αίτημα του καταγγέλλοντος, το οποίο διατυπώθηκε με τις επιστολές της 4ης Ιουλίου και της 7ης Οκτωβρίου 1997. Στη γνωμοδότησή της της 4ης Απριλίου 2003, η Επιτροπή ανέφερε ότι διευθετεί πάντοτε τα συμβατικά ζητήματα γραπτώς. Ωστόσο, στην παρούσα υπόθεση δεν φαίνεται να υπάρχει γραπτή απάντηση στα αιτήματα του καταγγέλλοντος του Ιουλίου και του Οκτωβρίου 1997. Η Επιτροπή φαίνεται να το αποδέχεται εμμέσως δηλώνοντας, αργότερα στην ίδια γνώμη, ότι ο καταγγέλλων ενημερώθηκε προφορικά και όχι γραπτώς, καθώς πραγματοποιήθηκαν συχνές προφορικές επαφές με όλα τα δίκτυα.

1.9 Από τα ανωτέρω προκύπτει ότι η Επιτροπή δεν αντέδρασε κατά τρόπο που θα καθιστούσε εξαρχής σαφές στον καταγγέλλοντα ότι αποκλείστηκε η επιστροφή των εξόδων γραμματείας. Αυτή η έλλειψη σαφούς απάντησης από την Επιτροπή φαίνεται να βασίζεται στην πεποίθηση του καταγγέλλοντος ότι τα έξοδα γραμματείας, ή τουλάχιστον μέρος αυτών, θα μπορούσαν να επιστραφούν από την Επιτροπή.

1.10 Σύμφωνα με τις αρχές της χρηστής διοίκησης, η Επιτροπή πρέπει να παρέχει επαρκείς και σαφείς πληροφορίες και να λαμβάνει αποφάσεις εντός εύλογης προθεσμίας σχετικά με τις αιτήσεις του κοινού (2). Στην παρούσα υπόθεση, φαίνεται ότι, κατόπιν των αιτημάτων του καταγγέλλοντος του Ιουλίου και του Οκτωβρίου 1997, η Επιτροπή δεν ενημέρωσε τον καταγγέλλοντα εντός εύλογης προθεσμίας για την απόφασή της. Επιπλέον, φαίνεται ότι η Επιτροπή δεν ενημέρωσε τον καταγγέλλοντα με επαρκή και σαφή τρόπο για την απόφασή της.

1.11 Υπό τις συνθήκες αυτές, το προσωρινό συμπέρασμα του Διαμεσολαβητή είναι ότι η απόρριψη από την Επιτροπή του ισχυρισμού του καταγγέλλοντος, ο οποίος φαίνεται να βασίζεται στις ασαφείς πληροφορίες που παρέσχε η Επιτροπή, φαίνεται να είναι άδικη. Πρόκειται για περίπτωση κακοδιοίκησης.

Η πρόταση για μια φιλική λύση

Η φιλική λύση που πρότεινε ο Διαμεσολαβητής συνίστατο στην επανεξέταση από την Επιτροπή του ισχυρισμού του καταγγέλλοντος με βάση τα ανωτέρω στοιχεία. Η επανεξέταση αυτή θα μπορούσε να οδηγήσει σε εύλογη προσφορά που θα μπορούσε να είναι μικρότερη από το ποσό που ζητεί ο καταγγέλλων.

Η απάντηση της Επιτροπής

Οι υπηρεσίες της Επιτροπής επανεξέτασαν την υπόθεση. Ωστόσο, οι πληροφορίες που περιέχονται στον φάκελο δεν παρέχουν βάση για επανόρθωση.

Μολονότι η Επιτροπή εκφράζει τη λύπη της για την απουσία γραπτής απάντησης στα αιτήματα του καταγγέλλοντος του Ιουλίου και του Οκτωβρίου 1997, δεν φαίνεται πιθανό να παραπλανήθηκε. Η μακρόχρονη συνεργασία του με την Επιτροπή και η γνώση των συνήθων διαδικασιών δεν θα του επέτρεπαν, ενεργώντας καλόπιστα, να ερμηνεύσει την κατάσταση υπό την έννοια ότι η Επιτροπή και οι υπηρεσίες της είχαν αναλάβει δεσμεύσεις απέναντί του.

Συμπληρωματικές παρατηρήσεις του καταγγέλλοντος

Ο καταγγέλλων ενέμεινε στην καταγγελία του και παρατήρησε ότι η αξίωσή του για επανόρθωση ήταν απολύτως δικαιολογημένη. Υπογράμμισε ότι το Ινστιτούτο ενήργησε με καλή πίστη. Λαμβάνοντας υπόψη τα δικαιολογητικά έγγραφα, την προφορική ενθάρρυνση και τις διαβεβαιώσεις που δόθηκαν από την Επιτροπή, είναι άδικο για την Επιτροπή να ισχυρίζεται ότι ο καταγγέλλων δεν θα μπορούσε να παραπλανηθεί. Πώς θα μπορούσε ο καταγγέλλων να καταλήξει σε διαφορετικό συμπέρασμα εάν δεν έλαβε επαρκή ή έγκαιρη απάντηση;

Ο καταγγέλλων παρατηρεί επίσης ότι, μέσω μακράς συνεργασίας με την Επιτροπή, γνωρίζει ότι δεν υπάρχουν «κανονικές διαδικασίες».

Το σχέδιο σύστασης

Στις 31 Μαρτίου 2004, ο Διαμεσολαβητής απηύθυνε σχέδιο σύστασης στην Επιτροπή σύμφωνα με το άρθρο 3 παράγραφος 6 του καταστατικού του Διαμεσολαβητή. Το παρόν σχέδιο σύστασης βασίστηκε στις ακόλουθες εκτιμήσεις:

1 Επί του αιτήματος του Ινστιτούτου περί αποδόσεως των εξόδων γραμματείας

1.1 Ο καταγγέλλων ισχυρίζεται ότι η Επιτροπή θα πρέπει να επιστρέψει τα έξοδα στα οποία υποβλήθηκε το Ινστιτούτο για την παροχή γραμματειακής υποστήριξης στο Ευρωπαϊκό Δίκτυο Αστικών Φόρουμ για τη Βιώσιμη Ανάπτυξη («UFSD»), συνολικού ύψους 171 689 ευρώ. Σύμφωνα με τον καταγγέλλοντα, αφού έλαβε ενθάρρυνση και συγκεκριμένα αιτήματα από την Επιτροπή για τη συνέχιση των εργασιών έως ότου οριστικοποιηθεί η σύμβαση, ο καταγγέλλων συμφώνησε να το πράξει. Ο καταγγέλλων δεν μπορεί να κατανοήσει γιατί η Επιτροπή δεν δήλωσε εξαρχής ότι οι εργασίες αυτές δεν μπορούσαν να αντισταθμιστούν.

1.2 Η Επιτροπή παρατήρησε ότι το καθήκον της γραμματείας και του συντονισμού δεν αποτελούσε μέρος της τυποποιημένης σύμβασης, η οποία προβλέπει μόνο την καταβολή ετήσιας κατ' αποκοπή επιδότησης. Αυτό ήταν στην πραγματικότητα ένα καθήκον της Επιτροπής το οποίο δεν μπορούσε να ανατεθεί. Η αρχική σύμβαση δεν έχει τροποποιηθεί κατά τρόπο που να επιτρέπει την πληρωμή για πρόσθετες υπηρεσίες. Επίσης, ο καταγγέλλων δεν είχε την ευκαιρία να παρανοήσει τις προφορικές και γραπτές θέσεις της Επιτροπής.

1.3 Μετά από προσεκτική εξέταση της γνώμης και των παρατηρήσεων, ο Διαμεσολαβητής διαπίστωσε ότι, κατόπιν των αιτημάτων του καταγγέλλοντος του Ιουλίου και του Οκτωβρίου 1997, η Επιτροπή δεν είχε ενημερώσει τον καταγγέλλοντα εντός εύλογης προθεσμίας και με επαρκή και σαφή τρόπο για την απόφασή της. Το προσωρινό συμπέρασμα του Διαμεσολαβητή ήταν ότι η απόρριψη από την Επιτροπή του ισχυρισμού του καταγγέλλοντος, ο οποίος φαίνεται να βασίζεται στις ασαφείς πληροφορίες που παρείχε η Επιτροπή, φαινόταν άδικη. Ο Διαμεσολαβητής πρότεινε φιλική λύση στην Επιτροπή, η οποία συνίσταται στην επανεξέταση του ισχυρισμού του καταγγέλλοντος από την Επιτροπή. Ο Διαμεσολαβητής επισήμανε ότι η επανεξέταση αυτή θα μπορούσε να οδηγήσει σε εύλογη προσφορά που θα μπορούσε να είναι μικρότερη από το ποσό που ζητεί ο καταγγέλλων.

1.4 Στη σύντομη απάντησή της στην πρόταση του Διαμεσολαβητή για φιλική λύση, η Επιτροπή εξέφρασε τη λύπη της για την απουσία γραπτής απάντησης στα αιτήματα του καταγγέλλοντος. Η Επιτροπή δήλωσε, ωστόσο, ότι η γνώση των συνήθων διαδικασιών από τον καταγγέλλοντα δεν θα του επέτρεπε, καλή τη πίστει, να ερμηνεύσει την κατάσταση υπό την έννοια ότι η Επιτροπή είχε αναλάβει δεσμεύσεις απέναντί του. Στις παρατηρήσεις του σχετικά με την απάντηση της Επιτροπής, ο καταγγέλλων ενέμεινε στην καταγγελία του και υπογράμμισε ότι το Ινστιτούτο ενήργησε καλή τη πίστει.

1.5 Ο Διαμεσολαβητής δεν εντόπισε στην απάντηση της Επιτροπής στην πρόταση φιλικής λύσης νέα επιχειρήματα που θα μπορούσαν να τον οδηγήσουν στην αναθεώρηση της προσωρινής διαπίστωσης κακοδιοίκησης. Αντιθέτως, η Επιτροπή επιβεβαίωσε την απουσία γραπτής απάντησης στον καταγγέλλοντα. Επιπλέον, το επιχείρημα της Επιτροπής σχετικά με την εικαζόμενη γνώση από τον καταγγέλλοντα των συνήθων διαδικασιών της Επιτροπής δεν είναι πειστικό, δεδομένου ότι η προσωρινή διαπίστωση κακοδιοίκησης από τον Διαμεσολαβητή δεν στηρίχθηκε στην ύπαρξη συμβατικής δέσμευσης, αλλά στην παράλειψη της Επιτροπής να ενημερώσει ρητώς τον καταγγέλλοντα, εντός εύλογης προθεσμίας και με επαρκή και σαφή τρόπο, για την απόφασή της να μην αναλάβει τέτοια δέσμευση.

2 Συμπέρασμα

Με βάση τα ανωτέρω, ο Διαμεσολαβητής διατήρησε το προσωρινό του συμπέρασμα περί κακοδιοίκησης και υπέβαλε στην Επιτροπή το ακόλουθο σχέδιο σύστασης, σύμφωνα με το άρθρο 3 παράγραφος 6 του Καθεστώτος του Διαμεσολαβητή:

Το σχέδιο σύστασης

Η Επιτροπή θα πρέπει να επανεξετάσει τον ισχυρισμό του καταγγέλλοντος με βάση τα ανωτέρω στοιχεία. Η επανεξέταση αυτή θα μπορούσε να οδηγήσει σε εύλογη προσφορά που θα μπορούσε να είναι μικρότερη από το ποσό που ζητεί ο καταγγέλλων.

Η εμπεριστατωμένη γνώμη της Επιτροπής

Οι υπηρεσίες της Επιτροπής προέβησαν σε λεπτομερή εξέταση του φακέλου, προκειμένου να επαληθεύσουν την ύπαρξη ρητής ή σιωπηρής δέσμευσης έναντι του καταγγέλλοντος όσον αφορά την επιστροφή των εξόδων γραμματείας για την «UFSD». Ωστόσο, η Επιτροπή δεν μπορεί παρά να επιβεβαιώσει την προηγούμενη θέση της στις απαντήσεις της προς τον Διαμεσολαβητή της 4ης Απριλίου 2003 και της 23ης Δεκεμβρίου 2003. Ως εκ τούτου, η Επιτροπή δεν μπορεί να αποδεχθεί το σχέδιο σύστασης του Διαμεσολαβητή.

Συμπληρωματικές παρατηρήσεις του καταγγέλλοντος

Ο καταγγέλλων εξέφρασε τη λύπη του για την άρνηση της Επιτροπής να αποδεχθεί το σχέδιο σύστασης του Διαμεσολαβητή και να αναγνωρίσει την ευθύνη της στην υπόθεση. Ο καταγγέλλων απέστειλε νέα αποδεικτικά στοιχεία για τις δραστηριότητες γραμματείας που ασκήθηκαν, καθώς και νέο αντίγραφο της επιστολής της 4ης Ιουλίου 1997, με την οποία ζητούσε από την Επιτροπή να συνάψει επίσημη συμφωνία. Ο καταγγέλλων είναι πεπεισμένος ότι η αξίωση επανόρθωσης είναι απολύτως δικαιολογημένη.

Η ΑΠΟΦΑΣΗ

1 Επί του αιτήματος του Ινστιτούτου περί αποδόσεως των εξόδων γραμματείας

1.1 Ο καταγγέλλων ισχυρίζεται ότι η Επιτροπή θα πρέπει να επιστρέψει τα έξοδα στα οποία υποβλήθηκε το Ινστιτούτο για την παροχή γραμματειακής υποστήριξης στο Ευρωπαϊκό Δίκτυο Αστικών Φόρουμ για τη Βιώσιμη Ανάπτυξη (UFSD), συνολικού ύψους 171 689 EUR. Σύμφωνα με τον καταγγέλλοντα, αφού έλαβε ενθάρρυνση και συγκεκριμένα αιτήματα από την Επιτροπή για τη συνέχιση των εργασιών έως ότου οριστικοποιηθεί η σύμβαση, ο καταγγέλλων συμφώνησε να το πράξει. Ο καταγγέλλων δεν μπορεί να κατανοήσει γιατί η Επιτροπή δεν δήλωσε εξαρχής ότι οι εργασίες αυτές δεν μπορούσαν να αντισταθμιστούν.

1.2 Η Επιτροπή παρατήρησε ότι το καθήκον της γραμματείας και του συντονισμού δεν αποτελούσε μέρος της τυποποιημένης σύμβασης, η οποία προβλέπει μόνο την καταβολή ετήσιας κατ' αποκοπή επιδότησης. Αυτό ήταν στην πραγματικότητα ένα καθήκον της Επιτροπής το οποίο δεν μπορούσε να ανατεθεί. Η αρχική σύμβαση δεν έχει τροποποιηθεί κατά τρόπο που να επιτρέπει την πληρωμή για πρόσθετες υπηρεσίες. Επίσης, ο καταγγέλλων δεν είχε την ευκαιρία να παρανοήσει τις προφορικές και γραπτές θέσεις της Επιτροπής.

1.3 Μετά από προσεκτική εξέταση της γνώμης και των παρατηρήσεων, ο Διαμεσολαβητής διαπίστωσε ότι, κατόπιν των αιτημάτων του καταγγέλλοντος του Ιουλίου και του Οκτωβρίου 1997, η Επιτροπή δεν είχε ενημερώσει τον καταγγέλλοντα εντός εύλογης προθεσμίας και με επαρκή και σαφή τρόπο για την απόφασή της. Το προσωρινό συμπέρασμα του Διαμεσολαβητή ήταν ότι η απόρριψη από την Επιτροπή του ισχυρισμού του καταγγέλλοντος, ο οποίος φαίνεται να βασίζεται στις ασαφείς πληροφορίες που παρείχε η Επιτροπή, φαινόταν άδικη. Ο Διαμεσολαβητής πρότεινε φιλική λύση στην Επιτροπή, η οποία συνίσταται στην επανεξέταση του ισχυρισμού του καταγγέλλοντος από την Επιτροπή. Ο Διαμεσολαβητής επισήμανε ότι η επανεξέταση αυτή θα μπορούσε να οδηγήσει σε εύλογη προσφορά που θα μπορούσε να είναι μικρότερη από το ποσό που ζητεί ο καταγγέλλων.

1.4 Στη σύντομη απάντησή της στην πρόταση του Διαμεσολαβητή για φιλική λύση, η Επιτροπή εξέφρασε τη λύπη της για την απουσία γραπτής απάντησης στα αιτήματα του καταγγέλλοντος. Η Επιτροπή δήλωσε, ωστόσο, ότι η γνώση των συνήθων διαδικασιών από τον καταγγέλλοντα δεν θα του επέτρεπε, καλή τη πίστει, να ερμηνεύσει την κατάσταση υπό την έννοια ότι η Επιτροπή είχε αναλάβει δεσμεύσεις απέναντί του. Στις παρατηρήσεις του σχετικά με την απάντηση της Επιτροπής, ο καταγγέλλων ενέμεινε στην καταγγελία του και υπογράμμισε ότι το Ινστιτούτο ενήργησε καλή τη πίστει.

1.5 Ο Διαμεσολαβητής δεν εντόπισε στην απάντηση της Επιτροπής στην πρόταση φιλικής λύσης νέα επιχειρήματα που θα μπορούσαν να τον οδηγήσουν στην αναθεώρηση της προσωρινής διαπίστωσης κακοδιοίκησης. Αντιθέτως, η Επιτροπή επιβεβαίωσε την απουσία γραπτής απάντησης στον καταγγέλλοντα. Επιπλέον, το επιχείρημα της Επιτροπής σχετικά με την εικαζόμενη γνώση από τον καταγγέλλοντα των συνήθων διαδικασιών της Επιτροπής δεν ήταν πειστικό, δεδομένου ότι η προσωρινή διαπίστωση κακοδιοίκησης από τον Διαμεσολαβητή δεν στηριζόταν στην ύπαρξη συμβατικής δέσμευσης, αλλά στην παράλειψη της Επιτροπής να ενημερώσει ρητώς τον καταγγέλλοντα, εντός εύλογης προθεσμίας και με επαρκή και σαφή τρόπο, για την απόφασή της να μην αναλάβει τέτοια δέσμευση.

1.6 Ως εκ τούτου, ο Διαμεσολαβητής υπέβαλε σχέδιο σύστασης στην Επιτροπή, σύμφωνα με το οποίο η Επιτροπή θα πρέπει να επανεξετάσει τον ισχυρισμό του καταγγέλλοντος με βάση τα ανωτέρω στοιχεία. Η Επιτροπή απέρριψε το σχέδιο σύστασης και επιβεβαίωσε την προηγούμενη θέση της.

1.7 Και πάλι, όπως ήδη εξηγήθηκε στο σημείο 1.5 υπό τον τίτλο «το σχέδιο σύστασης», ο Διαμεσολαβητής δεν εντόπισε νέα επιχειρήματα στην εμπεριστατωμένη γνώμη της Επιτροπής σχετικά με το σχέδιο σύστασης που θα μπορούσαν να τον οδηγήσουν να αναθεωρήσει την προσωρινή διαπίστωση κακοδιοίκησης, η οποία διατυπώθηκε στα σημεία 1.10 και 1.11 ανωτέρω υπό τον τίτλο «οι προσπάθειες του Διαμεσολαβητή για την επίτευξη φιλικής λύσης». Ως εκ τούτου, ο Διαμεσολαβητής διατυπώνει την επικριτική παρατήρηση που ακολουθεί.

2 Συμπέρασμα

2.1 Βάσει των ερευνών του Διαμεσολαβητή σχετικά με την εν λόγω καταγγελία, είναι αναγκαίο να διατυπωθούν οι ακόλουθες επικριτικές παρατηρήσεις:

Σύμφωνα με τις αρχές της χρηστής διοίκησης, η Επιτροπή πρέπει να παρέχει επαρκείς και σαφείς πληροφορίες και να λαμβάνει αποφάσεις εντός εύλογης προθεσμίας σχετικά με τις αιτήσεις του κοινού (3). Στην παρούσα υπόθεση, φαίνεται ότι, κατόπιν των αιτημάτων του καταγγέλλοντος του Ιουλίου και του Οκτωβρίου 1997, η Επιτροπή παρέλειψε να ενημερώσει τον καταγγέλλοντα εντός εύλογης προθεσμίας και με επαρκή και σαφή τρόπο για την απόφασή της. Πράγματι, μολονότι η Επιτροπή ανέφερε στη γνώμη της ότι διευθετεί πάντοτε τα συμβατικά ζητήματα γραπτώς, επιβεβαίωσε, στην απάντησή της στην πρόταση φιλικού διακανονισμού, την απουσία γραπτής απάντησης στις επιστολές του καταγγέλλοντος της 4ης Ιουλίου και της 7ης Οκτωβρίου 1997. Επομένως, το επιχείρημα της Επιτροπής σχετικά με την εικαζόμενη γνώση των συνήθων διαδικασιών της Επιτροπής από τον καταγγέλλοντα δεν ήταν ούτε νόμιμο ούτε πειστικό. Υπό τις συνθήκες αυτές, η απόρριψη από την Επιτροπή του ισχυρισμού του καταγγέλλοντος, ο οποίος φαίνεται να βασίζεται στις ασαφείς πληροφορίες που παρέσχε η Επιτροπή, φαίνεται να είναι άδικη. Πρόκειται για περίπτωση κακοδιοίκησης.

2.2 Το άρθρο 3 παράγραφος 7 του Καθεστώτος του Ευρωπαίου Διαμεσολαβητή προβλέπει ότι ο Διαμεσολαβητής, αφού υποβάλει σχέδιο σύστασης και αφού λάβει την εμπεριστατωμένη γνώμη του οικείου θεσμικού οργάνου ή οργανισμού, διαβιβάζει έκθεση στο Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο και στο οικείο θεσμικό όργανο ή οργανισμό.

2.3 Στην ετήσια έκθεσή του για το 1998, ο Διαμεσολαβητής επεσήμανε ότι η δυνατότητά του να υποβάλει ειδική έκθεση στο Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο ήταν ανεκτίμητης αξίας για το έργο του. Προσθέτει ότι, ως εκ τούτου, οι ειδικές εκθέσεις δεν θα πρέπει να υποβάλλονται πολύ συχνά, αλλά μόνο σε σχέση με σημαντικά θέματα για τα οποία το Κοινοβούλιο ήταν σε θέση να αναλάβει δράση προκειμένου να συνδράμει τον Διαμεσολαβητή (4). Η ετήσια έκθεση για το 1998 υποβλήθηκε στο Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο και εγκρίθηκε από αυτό.

2.4 Ο Διαμεσολαβητής επισημαίνει ότι η παρούσα υπόθεση αφορά τα καθήκοντα της Ευρωπαϊκής Επιτροπής σε σχέση με αίτημα του καταγγέλλοντος να συνάψει σύμβαση η οποία δεν υλοποιήθηκε. Σημειώνει επίσης ότι δεν είναι προφανές ποια μέτρα θα μπορούσε να λάβει το Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο για να συνδράμει τον Διαμεσολαβητή και τον καταγγέλλοντα στην παρούσα υπόθεση. Υπό αυτές τις συνθήκες, ο Διαμεσολαβητής καταλήγει στο συμπέρασμα ότι δεν είναι σκόπιμο να υποβληθεί ειδική έκθεση στο Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο.

2.5 Ως εκ τούτου, ο Διαμεσολαβητής θα αποστείλει αντίγραφο της απόφασης αυτής στον Πρόεδρο της Επιτροπής και θα περιλάβει σύντομη περίληψη στην ετήσια έκθεση για το 2004 που θα υποβληθεί στο Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο. Ως εκ τούτου, ο Διαμεσολαβητής περατώνει την υπόθεση.

Με εκτίμηση,

 

Π. Νικηφόρος ΔΙΑΜΑΝΔΟΥΡΟΣ

---

(1) «Στο μέτρο του δυνατού, ο Διαμεσολαβητής αναζητεί λύση με το οικείο θεσμικό όργανο ή οργανισμό για την εξάλειψη της περίπτωσης κακοδιοίκησης και την ικανοποίηση της καταγγελίας».

(2) Βλ. άρθρο 17.1 του Ευρωπαϊκού Κώδικα Ορθής Διοικητικής Συμπεριφοράς.

(3) Βλ. άρθρο 17.1 του Ευρωπαϊκού Κώδικα Ορθής Διοικητικής Συμπεριφοράς.

(4) Ετήσια έκθεση 1998, σ. 27-28.