Ιστορικό της αναφοράς

1. Τον Αύγουστο του 2021 η Ευρωπαϊκή Υπηρεσία Υποστήριξης για το Άσυλο (EASO), προκάτοχος του Οργανισμού της Ευρωπαϊκής Ένωσης για το Άσυλο (EUAA) (στο εξής: EEUA), δημοσίευσε πρόσκληση εκδήλωσης ενδιαφέροντος για την κατάρτιση καταλόγου εξωτερικών εμπειρογνωμόνων προς τοποθέτηση στις Ομάδες Υποστήριξης του EUAA για το Άσυλο (EASO/2021/885)^[1]. Η πρόσκληση, η οποία θα είναι ανοικτή έως τον Μάιο του 2024, καλύπτει 76 διαφορετικά προφίλ θέσεων εργασίας^[2]. Οι υποψήφιοι μπορούν να υποβάλουν αίτηση για οκτώ κατ’ ανώτατο όριο προφίλ.

2. Η ενδιαφερόμενη υπέβαλε αίτηση για διάφορα προφίλ, μεταξύ των οποίων το προφίλ υπ΄ αριθ. 16 για τους «ανώτερους εμπειρογνώμονες» (στο εξής: «προφίλ 16»). Σύμφωνα με τις απαιτήσεις αυτού του προφίλ, οι υποψήφιοι πρέπει να διαθέτουν «πέντε χρόνια αποδεδειγμένης πείρας στον τομέα της μετανάστευσης και του ασύλου, εκ των οποίων τουλάχιστον 3 έτη αποδεδειγμένης πείρας στη διεξαγωγή συνεντεύξεων για το άσυλο και στη σύνταξη γνωμοδοτήσεων».

3. Στις 7 Μαρτίου 2022 ο EUAA ενημέρωσε την ενδιαφερόμενη ότι δεν την είχε συμπεριλάβει στον κατάλογο εμπειρογνωμόνων για το προφίλ 16, διότι δεν πληρούσε την ανωτέρω προϋπόθεση περί ελάχιστης επαγγελματικής πείρας. Ο EUAA ενθάρρυνε την ενδιαφερόμενη να υποβάλει εκ νέου την αίτησή της μόλις θα συμπλήρωνε την ελάχιστη διάρκεια της σχετικής επαγγελματικής πείρας.

4. Την ίδια ημέρα η ενδιαφερόμενη απέστειλε επιστολή στον EUAA. Υποστήριξε ότι πληρούσε το σχετικό κριτήριο της πείρας, όπως προέκυπτε από το βιογραφικό της σημείωμα. Θεωρώντας ότι μπορεί να υπήρξε κάποια παρερμηνεία, ζήτησε από τον EUAA να εξετάσει το ζήτημα. Η ενδιαφερόμενη ζήτησε επίσης από τον EUAA πληροφορίες σχετικά με τον τρόπο επικαιροποίησης της αίτησής της.

5. Την ίδια ημέρα η ενδιαφερόμενη απευθύνθηκε επίσης στον Διαμεσολαβητή, παραπονούμενη για την απόφαση του EUAA να μην την συμπεριλάβει στον κατάλογο εμπειρογνωμόνων για το προφίλ 16. Η ενδιαφερόμενη ισχυρίσθηκε επίσης ότι το σχετικό ηλεκτρονικό εργαλείο υποβολής αιτήσεων του EUAA δεν της επέτρεπε να επικαιροποιήσει την αίτησή της, παρά το γεγονός ότι η πρόσκληση ήταν ακόμη ανοικτή.

H έρευνα

6. Κατά τον χρόνο κατά τον οποίο απευθύνθηκε στον Διαμεσολαβητή, η ενδιαφερόμενη δεν είχε ακόμη παράσχει στον EUAA επαρκή χρόνο για να απαντήσει στην αίτησή της για επανεξέταση^[3]. Ωστόσο, η ομάδα ερευνών τoυ Διαμεσολαβητή διαπίστωσε ότι ο EUAA δεν είχε ακόμη επιβεβαιώσει τη λήψη της αίτησης της ενδιαφερομένης για επανεξέταση, παρά το γεγονός ότι η σχετική προθεσμία είχε παρέλθει.^[4]

7.  Η ομάδα ερευνών του Διαμεσολαβητή εντόπισε επίσης ορισμένα ζητήματα στη διαδικασία επιλογής τα οποία εμφανίζονταν προβληματικά ή έχρηζαν διευκρινίσεων. Ειδικότερα, δεν ήταν σαφές αν ο EUAA είχε μηχανισμό ενστάσεων και, σε περίπτωση καταφατικής απαντήσεως, με ποιον τρόπο αυτός γνωστοποιείτο στους υποψηφίους και λειτουργούσε στην πράξη. Η ομάδα ερευνών του Διαμεσολαβητή εξέφρασε επίσης τον προβληματισμό ότι οι πληροφορίες που παρέχονταν στους υποψηφίους για το σύστημα προσλήψεων βάσει της πρόσκλησης δεν ήταν επαρκείς.

8. Ο Διαμεσολαβητής κίνησε έρευνα και ζήτησε από τον EUAA να επιβεβαιώσει τη λήψη της αίτησης της ενδιαφερομένης για επανεξέταση και να της παράσχει ενδεικτικό χρονοδιάγραμμα για την επί της ουσίας απάντησή του. Ο Διαμεσολαβητής ζήτησε επίσης συνάντηση με τον EUAA προκειμένου να αποσαφηνισθούν οι προαναφερθείσες πτυχές της διαδικασίας επιλογής.

9. Τον Απρίλιο του 2022 ο EUAA επιβεβαίωσε τη λήψη της αίτησης της ενδιαφερομένης για επανεξέταση και της παρέσχε ενδεικτικό χρονοδιάγραμμα για την επί της ουσίας απάντησή του (Μάιος 2022). Τον Ιούνιο του 2022 η ομάδα ερευνών του Διαμεσολαβητή πραγματοποίησε συνάντηση με τους εκπροσώπους του EUAA.^[5]

Σχετικά με τον τρόπο με τον οποίο ο EUAA αξιολόγησε την αίτηση της ενδιαφερομένης

Η απάντηση του EUAA στην ενδιαφερόμενη

10. Στις αρχές Μαΐου 2022 ο EUAA ενημέρωσε την ενδιαφερόμενη ότι, στο πλαίσιο της εξέτασης της αίτησής της για επανεξέταση, είχε διαπιστώσει απόκλιση μεταξύ των πληροφοριών που η ενδιαφερόμενη είχε συμπεριλάβει στο ηλεκτρονικό εργαλείο υποβολής αιτήσεων του EUAA και των πληροφοριών που περιέχονταν στο βιογραφικό της σημείωμα όσον αφορά την επαγγελματική πείρα. Ειδικότερα, προέκυπτε ότι, ενώ η σχετική επαγγελματική πείρα της ενδιαφερομένης εκτεινόταν σε διάφορα χρονικά διαστήματα, τα χρονικά αυτά διαστήματα δεν αντικατοπτρίζονταν στο σύνολό τους στο ηλεκτρονικό εργαλείο υποβολής αιτήσεων. Ο EUAA πρόσθεσε ότι, μολονότι είναι ευθύνη των υποψηφίων να συμπληρώνουν ορθά τις αιτήσεις τους, η επιτροπή επιλογής είχε δεχθεί να επαναξιολογήσει την αίτηση της ενδιαφερομένης. Η ενδιαφερόμενη θα ενημερωνόταν σύντομα για το αποτέλεσμα της επαναξιολόγησης.

11. Στα τέλη Μαΐου 2023 ο EUAA επικοινώνησε εκ νέου με την ενδιαφερόμενη. Ανέφερε ότι η επιτροπή επιλογής είχε διαπιστώσει ότι, αντί να δημιουργήσει χωριστή εγγραφή για κάθε χρονικό διάστημα επαγγελματικής πείρας (όπως απαιτούσε το ηλεκτρονικό εργαλείο υποβολής αιτήσεων), η ενδιαφερόμενη είχε συμπεριλάβει πολλαπλά χρονικά διαστήματα σε μία μόνον εγγραφή (δηλώνοντας εσφαλμένα όλη τη λοιπή επαγγελματική πείρα της στο πεδίο «περιγραφή» των καθηκόντων στην εν λόγω μοναδική εγγραφή). Ωστόσο, δεδομένου ότι το ηλεκτρονικό εργαλείο υποβολής αιτήσεων υπολόγιζε αυτόματα τον ακριβή αριθμό ετών, μηνών και ημερών για κάθε επαγγελματική πείρα βάσει των ημερομηνιών έναρξης και λήξης που οι ίδιοι οι υποψήφιοι είχαν δηλώσει, η λοιπή επαγγελματική πείρα της ενδιαφερομένης δεν είχε συνυπολογισθεί. 

12. Όσον αφορά το αποτέλεσμα της επαναξιολόγησης, ο EUAA ενημέρωσε την ενδιαφερόμενη ότι, κατά την αρχική αξιολόγηση, η επιτροπή επιλογής διαπίστωσε ότι πληρούσε την προϋπόθεση της πενταετούς πείρας, όχι όμως την προϋπόθεση της τριετούς πείρας.^[6] Μετά την επαναξιολόγηση, κρίθηκε ότι ο ενδιαφερόμενη πληρούσε ομοίως την προϋπόθεσή  της τριετούς πείρας. Ο EUAA παρέσχε στην ενδιαφερόμενη λεπτομέρειες για τον τρόπο με τον οποίο αξιολογήθηκε η επαγγελματική πείρα της στο πλαίσιο τόσο της αρχικής αξιολόγησης όσο και της επαναξιολόγησης.

13. Επί τη βάσει των ανωτέρω, ο EUAA αποφάσισε να συμπεριλάβει την ενδιαφερόμενη στον κατάλογο επιτυχόντων για το προφίλ 16. Προκειμένου, ωστόσο, να αποφευχθούν παρόμοια προβλήματα στο μέλλον, ο EUAA κάλεσε την ενδιαφερόμενη να επικαιροποιήσει την ηλεκτρονική αίτησή της κατά τον ορθό τρόπο, ώστε να αντικατοπτρίζονται προσηκόντως όλα τα χρονικά διαστήματα της επαγγελματικής πείρας που η ίδια θεωρούσε συναφή με τα προφίλ για τα οποία είχε υποβάλει αίτηση.  

Η εκτίμηση του Διαμεσολαβητή

14. Ο EUAA εξήγησε λεπτομερώς στην ενδιαφερόμενη τον τρόπο με τον οποίο η επιτροπή επιλογής αξιολόγησε την επαγγελματική της πείρα και τους λόγους για τους οποίους είχε αρχικά απορρίψει την αίτησή της για το συγκεκριμένο προφίλ. Ο Διαμεσολαβητής θεωρεί εύλογη και επαρκή την εξήγηση του EUAA.

15. Ακολούθως, ο EUAA αξιολόγησε εκ νέου την επαγγελματική πείρα της ενδιαφερομένης και συμπεριέλαβε την ενδιαφερόμενη στον κατάλογο επιτυχόντων για το προφίλ 16. Ως εκ τούτου, ο Διαμεσολαβητής θεωρεί ότι αυτή η πτυχή της αναφοράς έχει διευθετηθεί.

Σχετικά με γενικές πτυχές της διαδικασίας επιλογής

Τα ζητήματα που εντόπισε ο Διαμεσολαβητής

16. Όπως προαναφέρθηκε^[7], ο Διαμεσολαβητής εντόπισε ορισμένα ζητήματα στη διαδικασία επιλογής τα οποία εμφανίζονταν προβληματικά ή έχρηζαν διευκρινίσεων. Αυτά εκτίθενται λεπτομερώς στην απόφαση του Διαμεσολαβητή επί της παράλληλης υπόθεσης 574/2022/KT, η οποία αφορούσε την ίδια διαδικασία επιλογής.^[8] Για αναλυτική περιγραφή των ζητημάτων αυτών, ο Διαμεσολαβητής παραπέμπει επομένως στην απόφαση αυτή.^[9]

17.  Η ομάδα ερευνών του Διαμεσολαβητή ήγειρε τα ζητήματα αυτά κατά τη συνάντηση με τους εκπροσώπους του EUAA. Μεταξύ άλλων, η ομάδα ερευνών του Διαμεσολαβητή εξέφρασε τον προβληματισμό ότι, ενδεχομένως, το γεγονός ότι μόνον τα στοιχεία που υποβάλλονταν στο ηλεκτρονικό έντυπο αίτησης θα λαμβάνονταν υπόψη κατά την αξιολόγηση της επαγγελματικής πείρας τους να μην ήταν αρκούντως σαφές στους υποψηφίους. Ειδικότερα, οι πληροφορίες που ήταν διαθέσιμες στους υποψηφίους τον δεδομένο χρόνο θα μπορούσαν να δημιουργήσουν σε αυτούς την εντύπωση ότι η επιτροπή επιλογής θα αξιολογούσε την επαγγελματική πείρα τους βάσει των στοιχείων που περιλαμβάνονταν τόσο στο ηλεκτρονικό έντυπο αίτησης όσο και στο βιογραφικό σημείωμα (που οι υποψήφιοι έπρεπε επίσης να τηλεφορτώσουν).

18. Κατά τη διάρκεια της συνάντησης, ο EUAA δήλωσε, μεταξύ άλλων, ότι κατέβαλλε προσπάθειες για τη βελτίωση των υφιστάμενων εσωτερικών του διαδικασιών, καθώς και για την επικοινωνία του με τους υποψηφίους.

Μέτρα που έλαβε ο EUAA κατά τη διάρκεια της έρευνας

19. Ενώ η έρευνα τελούσε εν εξελίξει, ο Διαμεσολαβητής ζήτησε από τον EUAA επικαιροποιημένη ενημέρωση σχετικά με τα ζητήματα που είχαν συζητηθεί κατά τη συνάντηση.

20.  Με την απάντησή του, ο EUAA παρέσχε πλήρη κατάλογο των μέτρων που είχε εν τω μεταξύ λάβει για τη διευθέτηση των εντοπισθέντων από τον Διαμεσολαβητή ζητημάτων.  Τα μέτρα αυτά περιγράφονται λεπτομερώς στην απόφαση του Διαμεσολαβητή επί της παράλληλης υποθέσεως 574/2022/KT^[10], στην οποία ο Διαμεσολαβητής παραπέμπει εκ νέου.

Η εκτίμηση του Διαμεσολαβητή

21. Όπως αναγνώρισε ο Διαμεσολαβητής με την απόφασή του επί της παράλληλης υποθέσεως 574/2022/KT, ο EUAA έχει λάβει συγκεκριμένα μέτρα για τη βελτίωση των εσωτερικών και εξωτερικών πτυχών της διαδικασίας επιλογής EASO/2021/885 και, ειδικότερα, του τρόπου με τον οποίο επικοινωνεί με τους υποψηφίους σε σχέση με όλα τα στάδια της διαδικασίας (στάδιο υποβολής αιτήσεων, αξιολόγηση, ενστάσεις).

22. Μεταξύ άλλων, ο EUAA έχει επικαιροποιήσει τον σχετικό με την πρόσκληση εκδήλωσης ενδιαφέροντος Οδηγό υποψηφίου (Applicant Guide), ο οποίος είναι δημοσιευμένος στον ιστότοπό του^[11]. Ο οδηγός παρέχει αναλυτικές, βήμα-προς-βήμα, οδηγίες στους υποψηφίους για τον τρόπο συμπλήρωσης και υποβολής των αιτήσεών τους μέσω του ηλεκτρονικού εργαλείου υποβολής αιτήσεων.

23. Επιπλέον, οι επικαιροποιημένες Συχνές Ερωτήσεις (FAQs) σχετικά με την πρόσκληση αναφέρουν πλέον ρητά ότι «[ο]λες οι αιτήσεις αξιολογούνται αποκλειστικά με βάση τα συναφή επαγγελματικά προσόντα και την πείρα που περιγράφονται λεπτομερώς από τους υποψηφίους στα διάφορα θεματικά πεδία που περιέχονται στο ηλεκτρονικό εργαλείο υποβολής αιτήσεων. Τυχόν πρόσθετες πληροφορίες που παρέχονται σε άλλα μέρη της αίτησης του υποψηφίου (π.χ. στα συνοδευτικά βιογραφικά σημειώματα) δεν λαμβάνονται κατ’ αρχήν υπόψη.»^[12]

24. Στην παράλληλη υπόθεση 574/2022/KT, ο EUAA εξήγησε επίσης ότι, βάσει των λειτουργικών του αναγκών, προβαίνει σε αξιολογήσεις για τα διάφορα προφίλ καθ’ όλη τη διάρκεια του έτους. Κατά την ημερομηνία κατά την οποία η επιτροπή επιλογής αποφασίζει να διενεργήσει αξιολόγηση για συγκεκριμένο προφίλ, ο κατάλογος των υποψηφίων «παγώνει»· αυτό σημαίνει ότι δεν αξιολογούνται περαιτέρω υποψήφιοι για το συγκεκριμένο προφίλ. Επομένως, η επιτροπή επιλογής λαμβάνει υπόψη μόνον τους υποψηφίους οι οποίοι, κατά την εν λόγω «καταληκτική» ημερομηνία, έχουν εκδηλώσει ενδιαφέρον για το συγκεκριμένο προφίλ και πληρούν τις προϋποθέσεις του εν λόγω προφίλ. Ως εκ τούτου, ο EUAA καλεί τους υποψηφίους να επικαιροποιούν τακτικά τις αιτήσεις τους με όλη την τελευταία επαγγελματική τους πείρα και προσόντα.^[13]

25. Ο Διαμεσολαβητής εκτιμά ότι αυτό το «πάγωμα» του καταλόγου των υποψηφίων κατά τον χρόνο κατά τον οποίο ο EUAA διενεργεί αξιολόγηση για τα διάφορα προφίλ εξηγεί γιατί η προσπάθεια της ενδιαφερομένης να επικαιροποιήσει την αίτησή της την ίδια ημέρα κατά την οποία έλαβε την απορριπτική επιστολή του EUAA απέτυχε. Σε κάθε περίπτωση, ο Διαμεσολαβητής επισημαίνει ότι, σε περίπτωση ερωτήσεων ή τεχνικών δυσκολιών που σχετίζονται με το ηλεκτρονικό εργαλείο υποβολής αιτήσεων του EUAA, οι υποψήφιοι έχουν πλέον τη δυνατότητα να επικοινωνήσουν με τον EUAA μέσω ηλεκτρονικής διεύθυνσης αφιερωμένης στην εν λόγω διαδικασία επιλογής.

26. Υπό το πρίσμα των ανωτέρω, ο Διαμεσολαβητής κρίνει ότι αυτή η πτυχή της έρευνας έχει επίσης διευθετηθεί.

Συμπέρασμα

Βάσει της έρευνας, ο Διαμεσολαβητής περατώνει την εξέταση της παρούσας υπόθεσης με το ακόλουθο συμπέρασμα[14]:

Ο Οργανισμός της Ευρωπαϊκής Ένωσης για το Άσυλο (EEUA) έχει διευθετήσει τα ζητήματα επί των οποίων είχε κινηθεί η έρευνα.

Ο ενδιαφερόμενη και ο EUAA θα ενημερωθούν για την παρούσα απόφαση.^[15]

 

^{Tina Nilsson}

^{Προϊσταμένη της μονάδας διαχείρισης υποθέσεων}

^{Στρασβούργο, 18/07/2023}

 

[1] Η πρόσκληση είναι διαθέσιμη στην ακόλουθη ιστοσελίδα: https://euaa.europa.eu/sites/default/files/EASO_Call_Expression_of_Interest_2021_885__.pdf

[2] Βλ. https://euaa.europa.eu/sites/default/files/2022-03/annex_1_expert_profiles.pdf

[3] Σύμφωνα με τον Ευρωπαϊκό Κώδικα Ορθής Διοικητικής Συμπεριφοράς (ΕΚΟΔΣ) (άρθρο 17) (διαθέσιμος στη διεύθυνση https://www.ombudsman.europa.eu/el/publication/el/3510), «[o] υπάλληλος εξασφαλίζει ότι σε κάθε αίτηση ή παράπονο προς το όργανο λαμβάνεται απόφαση μέσα σε εύλογη προθεσμία, χωρίς καθυστέρηση, και εν πάση περιπτώσει όχι αργότερα από δύο μήνες μετά την ημερομηνία παραλαβής».

[4] Σύμφωνα με το άρθρο 14 του ΕΚΟΔΣ,«[η] παραλαβή κάθε επιστολής ή παραπόνου από ένα όργανο πρέπει να επιβεβαιώνεται μέσα σε περίοδο δύο εβδομάδων, εκτός εάν είναι δυνατόν να αποσταλεί ουσιαστική απάντηση μέσα στην περίοδο αυτή».

[5] Η συνάντηση στην παρούσα υπόθεση πραγματοποιήθηκε από κοινού με εκείνη στην υπόθεση 574/2022/KT, η οποία αφορούσε την ίδια διαδικασία επιλογής.

[6] Βλ. ανωτέρω, παράγραφο 2.

[7] Βλ. παράγραφο 7.

[8] Η εν λόγω απόφαση είναι δημοσιευμένη στην ακόλουθη ιστοσελίδα: https://www.ombudsman.europa.eu/en/decision/en/172411

[9] Βλ. παραγράφους 15-18 της εν λόγω αποφάσεως.

[10] Βλ. παραγράφους 21-30 της εν λόγω αποφάσεως.

[11] https://cei.euaa.europa.eu/Candidate%20Application%20Guide.pdf

[12] Βλ. Συχνή Ερώτηση 4 (η έμφαση στο πρωτότυπο).

[13] Βλ. Συχνή Ερώτηση 9.

[14] Η παρούσα αναφορά εξετάστηκε στο πλαίσιο κατ’ εξουσιοδότηση εξέτασης υποθέσεων, σύμφωνα με την απόφαση του Ευρωπαίου Διαμεσολαβητή για την έγκριση εκτελεστικών διατάξεων.

[15] Πλήρεις πληροφορίες για τη διαδικασία και τα δικαιώματα σχετικά με τις αναφορές διατίθενται στην ιστοσελίδα https://www.ombudsman.europa.eu/el/document/70707