Ιστορικό της καταγγελίας

1. Στις 26 Οκτωβρίου 2017, ο καταγγέλλων, ενεργώντας εξ ονόματος διεθνούς δικτύου μη κυβερνητικών οργανώσεων, ζήτησε από την Ευρωπαϊκή Αρχή για την Ασφάλεια των Τροφίμων (EFSA) να του παράσχει πρόσβαση στις «δηλώσεις συμφερόντων της επιχειρησιακής διαχείρισης της EFSA».

2. Στις 20 Νοεμβρίου 2017 η EFSA χορήγησε στο κοινό πρόσβαση στις δηλώσεις συμφερόντων του εκτελεστικού διευθυντή της EFSA και τεσσάρων προϊσταμένων τμήματος, οι οποίες είχαν ήδη δημοσιευθεί στον ιστότοπο της EFSA.

3. Στις 21 Νοεμβρίου 2017, ο καταγγέλλων απάντησε στην απόφαση της EFSA, διευκρινίζοντας ότι το αίτημα αφορούσε τις δηλώσεις συμφερόντων όλων των μελών του επιχειρησιακού διοικητικού προσωπικού της EFSA, πράγμα που σημαίνει ότι το αίτημα αφορούσε επίσης τις δηλώσεις συμφερόντων που δεν είχαν δημοσιευθεί στον ιστότοπο της EFSA.

4. Μετά την καταχώριση της διευκρίνισης του καταγγέλλοντος ως νέου αιτήματος για πρόσβαση του κοινού σε έγγραφα, η EFSA αρνήθηκε την πρόσβαση στις υπόλοιπες δηλώσεις συμφερόντων στις 15 Δεκεμβρίου 2017. Η EFSA αιτιολόγησε την απόφασή της με βάση το γεγονός ότι τα έγγραφα περιείχαν δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα των ενδιαφερόμενων φυσικών προσώπων και ότι, ως εκ τούτου, εφαρμόζονταν οι κανόνες της ΕΕ για την προστασία των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα.[1] Σημείωσε ότι τα έγγραφα που περιέχουν δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα μπορούν να κοινοποιηθούν μόνο εάν έχει αποδειχθεί η θεμιτή ανάγκη κοινοποίησής τους.[2] Στο πλαίσιο αυτό, η EFSA κάλεσε τον καταγγέλλοντα να περιγράψει στην EFSA την ανάγκη δημοσιοποίησης των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα.

5. Στις 23 Ιανουαρίου 2018, ο καταγγέλλων εξήγησε στην EFSA την άποψή του σχετικά με τη θεμιτή ανάγκη δημοσιοποίησης των εγγράφων που περιέχουν δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα.

6. Αφού παρέτεινε την προθεσμία για την απάντησή της, η EFSA αρνήθηκε την πρόσβαση του κοινού στις δηλώσεις συμφερόντων στις 9 Μαρτίου 2018.

7. Ο καταγγέλλων υπέβαλε αίτηση επανεξέτασης της απόρριψης, τη λεγόμενη «επιβεβαιωτική αίτηση»,[3] στις 16 Μαρτίου 2018.

8. Στις 11 Απριλίου 2018 η EFSA επιβεβαίωσε την αρχική της απόφαση, με την οποία αρνήθηκε την πρόσβαση.

9. Δυσαρεστημένος με το αποτέλεσμα αυτό, ο καταγγέλλων απευθύνθηκε στον Διαμεσολαβητή στις 9 Μαΐου 2018.

10. Η Διαμεσολαβήτρια κίνησε έρευνα σχετικά με την άρνηση της EFSA να χορηγήσει στο κοινό πρόσβαση σε δηλώσεις συμφερόντων μεσαίων διοικητικών στελεχών και υπέβαλε πρόταση λύσης στην EFSA [4]. Ζήτησε επίσης από την EFSA να απαντήσει στις ανησυχίες σχετικά με τον τρόπο με τον οποίο χειρίστηκε γενικά τις αιτήσεις πρόσβασης.

11. Ο Διαμεσολαβητής επισήμανε ότι η EFSA υποστήριξε αρχικά ότι δημοσίευσε στον ιστότοπό της όλες τις δηλώσεις για τις οποίες η δημοσιοποίηση είναι υποχρεωτική βάσει του νομικού πλαισίου στο οποίο βασίζεται το έργο της EFSA.[5] Σύμφωνα με την EFSA, οι κανόνες που ισχύουν για τα μέλη του μη επιστημονικού προσωπικού της EFSA είναι ο κανονισμός υπηρεσιακής κατάστασης της ΕΕ [6], ο οποίος δεν απαιτεί τη δημοσιοποίηση των δηλώσεων συμφερόντων. Κατά την άποψη της EFSA, ο καταγγέλλων δεν προέβαλε κανένα βάσιμο επιχείρημα που να αποδεικνύει την ανάγκη διαβίβασης των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα σε αυτόν, όπως απαιτείται βάσει του κανονισμού 1049/2001 για τη συμμόρφωση με τους κανόνες της ΕΕ για την προστασία των δεδομένων.

12. Ωστόσο, κατά τη διάρκεια της έρευνας, η EFSA ενημέρωσε τον Διαμεσολαβητή ότι είχε αλλάξει την πολιτική της όσον αφορά τη δημοσίευση των δηλώσεων συμφερόντων του προσωπικού με την έκδοση νέας απόφασης σχετικά με τη διαχείριση ανταγωνιστικών συμφερόντων.[7] Από τον Ιούλιο του 2018, η EFSA δημοσίευσε τις δηλώσεις συμφερόντων όλων των μελών της ομάδας επιχειρησιακής διαχείρισης της EFSA. Καλύπτει όχι μόνο τον εκτελεστικό διευθυντή της EFSA, αλλά και τους προϊσταμένους τμήματος και τους προϊσταμένους μονάδας [8].

13. Στην πρότασή της για λύση, η Διαμεσολαβήτρια εξέφρασε την ικανοποίησή της για την εξέλιξη αυτή και σημείωσε ότι, κατά τη δημοσίευση των δηλώσεων συμφερόντων των προϊσταμένων τμήματος και των προϊσταμένων μονάδας, η EFSA έκανε ένα σημαντικό βήμα για την αύξηση της διαφάνειας.

Η πρόταση του Διαμεσολαβητή για λύση

14. Με βάση την έρευνά της και προκειμένου να εξευρεθεί λύση στην καταγγελία, η Διαμεσολαβήτρια υπέβαλε στην EFSA πρόταση λύσης.

15. Ο Διαμεσολαβητής επισήμανε ότι ο καταγγέλλων, στο αίτημά του για πρόσβαση του κοινού στις δηλώσεις συμφερόντων των μελών της ομάδας επιχειρησιακής διαχείρισης της EFSA, είχε κατανοήσει ότι η ομάδα επιχειρησιακής διαχείρισης περιλάμβανε τον επικεφαλής επιστήμονα, τον ανώτερο επιστημονικό συντονιστή, τον ανώτερο σύμβουλο πολιτικής, τον επικεφαλής της ομάδας και τον υπεύθυνο συμμετοχής των ενδιαφερόμενων μερών.

16. Στο πλαίσιο αυτό, η Διαμεσολαβήτρια έκρινε ότι ο επικεφαλής επιστήμονας της EFSA, ο ανώτερος επιστημονικός συντονιστής και ο ανώτερος σύμβουλος πολιτικής έχουν σημαντικό ρόλο όσον αφορά τον καθορισμό των πολιτικών της EFSA, καθώς ενεργούν ως σύμβουλοι και παρέχουν άμεση στήριξη στον εκτελεστικό διευθυντή.

17. Ως εκ τούτου, ο Διαμεσολαβητής πρότεινε στην EFSA να δημοσιεύει επίσης τις δηλώσεις συμφερόντων των εν λόγω ατόμων, όπως και οι δηλώσεις των προϊσταμένων τμήματος και των προϊσταμένων μονάδας.

18. Όσον αφορά τον χειρισμό από την EFSA των αιτήσεων πρόσβασης σε έγγραφα, ο καταγγέλλων είχε υποστηρίξει ότι το γεγονός ότι μια επιβεβαιωτική αίτηση πρέπει να αποσταλεί στο ίδιο πρόσωπο εντός της EFSA με την αρχική αίτηση καθιστά τη διαδικασία επανεξέτασης μάταιη.

19. Κατά τη διάρκεια της έρευνας, η Διαμεσολαβήτρια διαπίστωσε ότι οι αρχικές και οι επιβεβαιωτικές αιτήσεις εντός της EFSA διεκπεραιώνονται από διαφορετικό προσωπικό. Επιπλέον, η EFSA τροποποίησε την τυποποιημένη διαδικασία λειτουργίας της [9], ώστε οι επιβεβαιωτικές αιτήσεις να πρέπει να αποστέλλονται απευθείας στον εκτελεστικό διευθυντή της EFSA. Αυτή η διαδικαστική αλλαγή έχει ως στόχο να αντικατοπτρίζει την έμφαση που δίνει η EFSA στη διαδικασία λήψης αποφάσεων σχετικά με τον χειρισμό των επιβεβαιωτικών αιτήσεων.

20. Ωστόσο, δεδομένου ότι οι διευκρινίσεις αυτές καθορίστηκαν κατά τη διάρκεια της έρευνας και δεν κοινοποιήθηκαν στον καταγγέλλοντα, ο Διαμεσολαβητής πρότεινε στην EFSA να παράσχει τις πληροφορίες αυτές στον καταγγέλλοντα.

Η αξιολόγηση του Διαμεσολαβητή μετά την πρόταση λύσης

21. Η Ευρωπαϊκή Αρχή για την Ασφάλεια των Τροφίμων αποδέχθηκε την πρόταση του Διαμεσολαβητή για την εξεύρεση λύσης. Η EFSA έχει δημοσιεύσει στον ιστότοπό της τις δηλώσεις συμφερόντων του επικεφαλής επιστήμονα και ανώτερου συμβούλου πολιτικής της EFSA. Η EFSA ενημέρωσε τη Διαμεσολαβήτρια ότι η θέση του Ανώτερου Επιστημονικού Συντονιστή δεν υφίσταται πλέον στην EFSA. Επομένως, δεν δημοσιεύθηκε καμία δήλωση συμφερόντων σχετικά με τη θέση αυτή.

22. Επιπλέον, η EFSA εφάρμοσε την πρόταση του Διαμεσολαβητή να παράσχει στον καταγγέλλοντα περισσότερες πληροφορίες σχετικά με το σύστημα που εφαρμόζει για τη διεκπεραίωση των αρχικών και των επιβεβαιωτικών αιτήσεων βάσει του κανονισμού 1049/2001. Η EFSA απέστειλε επιστολή στον καταγγέλλοντα στην οποία εξηγούσε τις νέες διαδικασίες της EFSA για την επεξεργασία και τον χειρισμό των αιτήσεων πρόσβασης σε έγγραφα στην EFSA. Αυτές προβλέπουν ότι οι αρχικές αιτήσεις για πρόσβαση του κοινού σε έγγραφα διεκπεραιώνονται από τις νομικές υπηρεσίες και τις υπηρεσίες διασφάλισης, ενώ οι αποφάσεις σχετικά με τις επιβεβαιωτικές αιτήσεις λαμβάνονται από τον ίδιο τον εκτελεστικό διευθυντή.

23. Η Διαμεσολαβήτρια ζήτησε παρατηρήσεις από την καταγγέλλουσα σχετικά με την πρότασή της για λύση και την απάντηση της EFSA σε αυτήν.  Όσον αφορά την αναθεωρημένη πολιτική της EFSA για τον χειρισμό των αιτήσεων πρόσβασης σε έγγραφα, ο καταγγέλλων σχολίασε στον Διαμεσολαβητή ότι, κατά την άποψή του, η αναθεωρημένη διαδικασία παραμένει μη ικανοποιητική. Ο καταγγέλλων ισχυρίστηκε ότι η νέα διαδικασία δεν εγγυάται ότι μια επιβεβαιωτική αίτηση θα εξεταστεί από διαφορετικό μέλος του προσωπικού ή τμήμα από την αρχική καταγγελία. Κατά την άποψή του, για να είναι αποτελεσματική η διαδικασία, μια επιβεβαιωτική αίτηση θα πρέπει να εξετάζεται από «ουδέτερη τρίτη οντότητα».

24. Ο Διαμεσολαβητής θεωρεί ικανοποιητική την αναθεωρημένη διαδικασία που εισήγαγε η EFSA, δηλαδή ότι οι επιβεβαιωτικές αιτήσεις διεκπεραιώνονται διαφορετικά από τις αρχικές αιτήσεις. Ο Διαμεσολαβητής ευελπιστεί ότι ένα τέτοιο σύστημα θα παράσχει επαρκές επίπεδο αντικειμενικότητας στη διαδικασία επανεξέτασης.

25. Υπό το πρίσμα των ανωτέρω, η Διαμεσολαβήτρια εκφράζει την ικανοποίησή της για τη θετική απάντηση της EFSA στην πρόταση λύσης και την πρότασή της. Θεωρεί ότι η καταγγελία έχει επιλυθεί και, ως εκ τούτου, περατώνει την υπόθεση.

Συμπέρασμα

Βάσει της έρευνας, η Διαμεσολαβήτρια περατώνει την υπόθεση με το ακόλουθο συμπέρασμα:

Η Διαμεσολαβήτρια περατώνει την υπόθεση όπως έχει επιλυθεί, δεδομένου ότι η Ευρωπαϊκή Αρχή για την Ασφάλεια των Τροφίμων έχει αποδεχθεί και εφαρμόσει την πρόταση της Διαμεσολαβήτριας για λύση.

Ο καταγγέλλων και η Ευρωπαϊκή Αρχή για την Ασφάλεια των Τροφίμων θα ενημερωθούν για την απόφαση αυτή.

Emily O'Reilly
Ευρωπαία Διαμεσολαβήτρια

Στρασβούργο, 18/06/2019

[1] Σύμφωνα με τον κανονισμό 45/2001 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου, της 18ης Δεκεμβρίου 2000, σχετικά με την προστασία των φυσικών προσώπων έναντι της επεξεργασίας δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα από την Κοινότητα

θεσμικά όργανα και οργανισμοί και σχετικά με την ελεύθερη κυκλοφορία των δεδομένων αυτών, διατίθεται στη διεύθυνση https://eur-lex.europa.eu/LexUriServ/LexUriServ.do?uri=ΕΕ:L:2001:008:0001:0022:el:PDF και με τον κανονισμό 1049/2001 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου, της 30ής Μαΐου 2001, για την πρόσβαση του κοινού στα έγγραφα του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου, του Συμβουλίου και της Επιτροπής, διατίθεται στη διεύθυνση http://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/PDF/?uri=CELEX:32001R1049&rid=1

[2] Άρθρο 8 στοιχείο β) του κανονισμού 45/2001

[3] Σύμφωνα με το άρθρο 8 του κανονισμού 1049/2001

[4] Το πλήρες κείμενο της πρότασης λύσης διατίθεται στη διεύθυνση:  https://www.ombudsman.europa.eu/en/solution/en/113726

[5] Βλ. κανονισμό (ΕΚ) αριθ. 178/2002 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου, της 28ης Ιανουαρίου 2002, για τον καθορισμό των γενικών αρχών και απαιτήσεων της νομοθεσίας για τα τρόφιμα, για την ίδρυση της Ευρωπαϊκής Αρχής για την Ασφάλεια των Τροφίμων και τον καθορισμό διαδικασιών σε θέματα ασφαλείας των τροφίμων, ο οποίος διατίθεται στη διεύθυνση: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/PDF/?uri=CELEX:32002R0178&from=EN

[6] Κανονισμός αριθ. 31 (ΕΟΚ), 11 (ΕΚΑΕ), για τον καθορισμό του κανονισμού υπηρεσιακής κατάστασης των υπαλλήλων και του καθεστώτος που εφαρμόζεται στο λοιπό προσωπικό της Ευρωπαϊκής Οικονομικής Κοινότητας και της Ευρωπαϊκής Κοινότητας Ατομικής Ενέργειας, διαθέσιμος στη διεύθυνση https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/PDF/?uri=CELEX:01962R0031-20140501&from=EN

[7] Απόφαση του εκτελεστικού διευθυντή της Ευρωπαϊκής Αρχής για την Ασφάλεια των Τροφίμων σχετικά με τη διαχείριση ανταγωνιστικών συμφερόντων, διαθέσιμη στη διεύθυνση: https://www.efsa.europa.eu/sites/default/files/corporate_publications/files/competing_interest_management_17.pdf

[8] Άρθρο 24 παράγραφος 1 στοιχείο α) σημείο iv) της απόφασης του εκτελεστικού διευθυντή της Ευρωπαϊκής Αρχής για την Ασφάλεια των Τροφίμων σχετικά με τη διαχείριση ανταγωνιστικών συμφερόντων

[9] Διατίθεται στη διεύθυνση: https://www.efsa.europa.eu/sites/default/files/corporate_publications/files/SOP-036_A.pdf