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Entscheidung im Fall 1498/2019/NH betreffend die Beantwortung eines Antrags auf Zugang zu Dokumenten durch das Europäische Parlament per Post und nicht per E-Mail

Der Fall betraf die Weigerung des Europäischen Parlaments, eine Entscheidung über die Verweigerung des Zugangs der Öffentlichkeit zu Dokumenten per E-Mail zu übermitteln.

Die Bürgerbeauftragte stellte fest, dass die Antwort des Parlaments an den Beschwerdeführer in der vorliegenden Situation angemessen war, da der Beschwerdeführer die Entscheidung bereits per Einschreiben erhalten hatte.

Die Bürgerbeauftragte schloss die Untersuchung mit der Schlussfolgerung ab, dass im vorliegenden Fall kein Missstand in der Verwaltungstätigkeit des Parlaments vorlag.

Hintergrund der Beschwerde

1. Der Beschwerdeführer, der in Deutschland lebt, bat das Europäische Parlament um Zugang zu Dokumenten bezüglich der Erstattung von Reise- und Aufenthaltskosten für an den Sitz des Parlaments in Straßburg eingeladene Journalisten. Der Beschwerdeführer reichte seine Anfrage am 23. Mai 2019 über die Online-Plattform „FragDenStaat“ ein.

2. Der Beschwerdeführer sandte eine Reihe von Mahnungen an das Parlament. In seiner letzten, am 31. Juli 2019 versandten Mahnung bat der Beschwerdeführer das Parlament, ihm seine Entscheidung umgehend per E-Mail zu schicken.

3. Das Parlament antwortete am 1. August 2019 per E-Mail, es versende seine Entscheidungen, mit denen ein Zugang der Öffentlichkeit zu Dokumenten abgelehnt wird, per Einschreiben. Einschreiben böten einen sicheren Beleg – den Rückschein – für die Frist von 15 Arbeitstagen, innerhalb derer Antragsteller gegen die Entscheidung über die Verweigerung des Zugangs der Öffentlichkeit vorgehen könnten.[1] Deshalb habe das Parlament seine Entscheidung an den Beschwerdeführer per Einschreiben und nicht per E-Mail gesandt.

4. Da die Antwort des Parlaments für den Beschwerdeführer nicht zufriedenstellend war, wandte er sich an die Bürgerbeauftragte. Er vertrat die Ansicht, dass andere EU-Institutionen, wie etwa die Europäische Kommission, bürgerfreundlicher seien, denn sie übermittelten Ablehnungsbescheide nicht nur per Einschreiben, sondern zusätzlich auch per E-Mail. Er machte außerdem geltend, dass das Parlament keine stichhaltigen Gründe dafür genannt habe, warum es sich weigerte, die Entscheidung per E-Mail zu verschicken.

Die Untersuchung

5. Die Bürgerbeauftragte leitete eine Untersuchung zur Weigerung des Europäischen Parlaments ein, seine Entscheidung über einen Antrag auf Zugang zu Dokumenten zusätzlich zur Versendung per Einschreiben auch per E-Mail zu verschicken.

6. Im Verlauf der Untersuchung erhielt die Bürgerbeauftragte vom Parlament einige Klarstellungen zu den in der Beschwerde aufgeworfenen Fragen.

7. Das Parlament legte die zeitliche Abfolge der Ereignisse wie folgt dar: Es habe die endgültige Entscheidung, den Antrag des Beschwerdeführers auf einen Zugang zu Dokumenten abzulehnen, am 9. Juli 2019 getroffen und sie ihm per Einschreiben übersandt. Der vom Beschwerdeführer unterzeichnete Rückschein zeige, dass ihm die Entscheidung am 16. Juli 2019 zugegangen sei. Obwohl der Beschwerdeführer die Entscheidung also bereits erhalten hatte, habe er am 23. und 31. Juli 2019 Mahnungen geschickt. Das Parlament habe dem Beschwerdeführer am 1. August 2019 geantwortet und erklärt, warum es die Entscheidung per Einschreiben und nicht per E-Mail verschickt hatte.

8. Das Parlament erläuterte der Bürgerbeauftragten, dass es positive Bescheide über Anträge auf Zugang zu Dokumenten per E-Mail versende. Entscheidungen über die Verweigerung des Zugangs der Öffentlichkeit zu Dokumenten würden immer per Einschreiben verschickt, um Rechtssicherheit zu gewährleisten. Wie im EU-Vertrag festgelegt, würden Entscheidungen von EU-Organen durch ihre Zustellung an die Person, für die sie bestimmt sind, wirksam. In der EU-Rechtsprechung[2] werde die Zustellung per Einschreiben gegenüber E-Mail-Empfangsbestätigungen bevorzugt. Das Parlament machte geltend, dass, wenn Bescheide über eine Ablehnung des Zugangs der Öffentlichkeit zu Dokumenten systematisch per E-Mail versandt würden, die Adressaten geneigt sein könnten, die Entscheidung in Papierform nicht beim Postamt abzuholen, und somit nicht den Rückschein unterschreiben würden, was aus Gründen der Rechtssicherheit notwendig sei.

9. Das Parlament gab an, dass es auch eine Kopie des Bescheids über eine Ablehnung des Zugangs zu Dokumenten an die private E-Mail-Adresse des Antragstellers senden könne, wenn der Antragsteller dies wünsche und wenn der Antragsteller den per Einschreiben gesandten Bescheid bereits erhalten und bestätigt habe. Doch zur Einhaltung von Datenschutzvorschriften[3] stelle das Versenden von Bescheiden über eine Ablehnung des Zugangs zu Dokumenten an ein nicht privates, über eine Online-Plattform eingerichtetes E-Mail-Konto, wie es vom Beschwerdeführer benutzt worden sei, keine gute Verwaltungspraxis dar. Würden E-Mails und ihre Anhänge an solche Konten versandt, könnten sie möglicherweise automatisch ohne vorherige Kontrolle online veröffentlicht werden. Der Bescheid könne unter Umständen personenbezogene Daten des Antragstellers wie auch von Dritten beinhalten.

10. Das Parlament teilte mit, es könne die Praxis der Europäischen Kommission, Entscheidungen über die Verweigerung des Zugangs der Öffentlichkeit zu Dokumenten systematisch sowohl per E-Mail als auch per Einschreiben zu versenden, nicht anwenden. Anders als die Kommission verfüge das Parlament nicht über ein dezentrales System für die Bearbeitung von Erstanträgen auf Zugang der Öffentlichkeit zu Dokumenten.

Beurteilung der Bürgerbeauftragten

11. Das Parlament weigert sich nicht grundsätzlich, einen abschlägigen Bescheid zusätzlich zur Versendung per Einschreiben auch per E-Mail zu verschicken. Das Parlament kann einen Bescheid gegebenenfalls auch per E-Mail versenden, wenn bestimmte Bedingungen erfüllt sind.

12. Im vorliegenden Fall stellt die Bürgerbeauftragte fest, dass der Beschwerdeführer seine Mahnungen vom 23. und 31. Juli so formulierte, als ob er den abschlägigen Bescheid vom Parlament noch nicht erhalten hätte, und nicht als Bitte um Zusendung einer Kopie des Bescheids auch per E-Mail. Zwar ist die Bürgerbeauftragte der Meinung, dass das Parlament den Bescheid wie gewünscht auch per E-Mail hätte versenden können, doch war es unter den Umständen für das Parlament nicht unangemessen, dem Beschwerdeführer so zu antworten, wie es dies tat.

13. Das Parlament hat begründet, warum es abschlägige Bescheide nicht zusätzlich zur Versendung per Einschreiben automatisch auch per E-Mail verschickt. Diesbezüglich erkennt die Bürgerbeauftragte an, dass es wichtig ist, mit Sicherheit zu wissen, wann ein Antragsteller einen Bescheid erhalten hat, um die Frist zu ermitteln, innerhalb derer nach den geltenden Vorschriften über den Zugang zu Dokumenten Einspruch erhoben werden kann.[4] Zwar vertreten die EU-Gerichte den Standpunkt, dass die Bekanntgabe einer Entscheidung per Einschreiben mit Rückschein verglichen mit E-Mail-Empfangsbestätigungen eine besonders sichere Lösung ist, doch sie räumen auch ein, dass andere Wege der Zustellung von Verwaltungsentscheidungen dem Erfordernis der Rechtssicherheit genügen können.[5] Die Bürgerbeauftragte bestärkt alle EU-Organe darin, modernere und bürgerfreundlichere Konzepte für die Zustellung von Verwaltungsentscheidungen zu entwickeln, die den geforderten Standards der Sicherheit und Rechtssicherheit gerecht werden.

Schlussfolgerung

Auf Grundlage der Untersuchung schließt die Bürgerbeauftragte diesen Fall mit der folgenden Schlussfolgerung ab:

Im vorliegenden Fall lag kein Missstand in der Verwaltungstätigkeit des Europäischen Parlaments vor.

Der Beschwerdeführer und das Europäische Parlament werden von dieser Entscheidung in Kenntnis gesetzt.

 

Emily O'Reilly

Europäische Bürgerbeauftragte

Straßburg, den 28. Mai 2020

 

[1] Gemäß den Festlegungen zu Fristen in der Verordnung (EG) Nr. 1049/2001 über den Zugang der Öffentlichkeit zu Dokumenten des Europäischen Parlaments, des Rates und der Kommission, verfügbar unter: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/DE/ALL/?uri=celex:32001R1049.

[2] Siehe Urteil des Gerichts vom 7. Dezember 2018, GE.CO.P. Generale Costruzioni e Progettazioni SpA/Europäische Kommission, T-280/17, Rn. 50–62.

[3] Verordnung (EU) 2018/1725 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten durch die Organe, Einrichtungen und sonstigen Stellen der Union, verfügbar unter: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/DE/TXT/?uri=CELEX:32018R1725.

[4] Artikel 7 Absatz 2 der Verordnung (EG) Nr. 1049/2001.

[5] Siehe Urteil des GE.CO.P. in Fußnote 2, Randnummern 61 und 62.