1. Τελευταία ενημέρωση αυτής της εγγραφής: 14.11.2024

2. Αριθμός αναφοράς: 01/2023

Αριθ. αναφ. Ares(2023)1412440

3. Όνομα και στοιχεία επικοινωνίας του υπευθύνου επεξεργασίας: Ευρωπαίος Διαμεσολαβητής, 1 avenue du Président Robert Schuman, CS 30403, F-67001 Strasbourg Cedex - EO@ombudsman.europa.eu

Αρμόδια υπηρεσία: Διεύθυνση Διοίκησης του Ευρωπαίου Διαμεσολαβητή – Ομάδα Ανθρώπινου Δυναμικού – διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου: EOtraineeship@ombudsman.europa.eu

4. Όνομα και στοιχεία επικοινωνίας του υπευθύνου προστασίας δεδομένων: κα Francesca PAVESI-

Αναπληρωτής ΥΠΔ: κ. Nicholas HERNANZ

Ηλεκτρονική διεύθυνση: Dpo-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu

5. Όνομα και στοιχεία επικοινωνίας του εκτελούντος την επεξεργασία: Α.Α.

6. Όνομα και στοιχεία επικοινωνίας του/των από κοινού υπευθύνου/-ων επεξεργασίας: Ιατρική Υπηρεσία του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου (ΕΚ)

Σε περίπτωση αιτήματος για εύλογη στέγαση, η Ιατρική Υπηρεσία του ΕΚ θα αξιολογήσει τα δικαιολογητικά έγγραφα για να καθορίσει την εγκυρότητα των αιτημάτων για εύλογες προσαρμογές και θα προτείνει τις αναγκαίες ρυθμίσεις στον εκτελεστικό διευθυντή.

Ηλεκτρονική διεύθυνση: bmedical@ep.europa.eu

7. Σκοπός/-οι της επεξεργασίας: να εντοπίζει υποψηφίους για το πρόγραμμα πρακτικής άσκησης για άτομα με αναπηρία στο εκτελεστικό γραφείο και να διεξάγει τη σχετική διαδικασία επιλογής.

Η νομική βάση είναι η απόφαση του Ευρωπαίου Διαμεσολαβητή σχετικά με την πρακτική άσκηση, της 13/02/23, η ανακοίνωση του Ευρωπαίου Διαμεσολαβητή σχετικά με την πρακτική άσκηση 2023-Πρακτική άσκηση για άτομα με αναπηρία και το άρθρο 1δ παράγραφος 4 του κανονισμού υπηρεσιακής κατάστασης των υπαλλήλων και του καθεστώτος που εφαρμόζεται στο λοιπό προσωπικό της Ευρωπαϊκής Ένωσης [1] εύλογες προσαρμογές)

Οι υποψήφιοι παρέχουν τα δεδομένα τους μέσω του εργαλείου ηλεκτρονικής εφαρμογής (ιστότοπος). Για τη διεξαγωγή της διαδικασίας επιλογής, τα δεδομένα εισάγονται σε εργαλείο ΤΠ που έχει σχεδιαστεί για την υποστήριξη και τη διευκόλυνση της διαδικασίας.

8. Περιγραφή των κατηγοριών υποκειμένων των δεδομένων και των κατηγοριών δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα:

- Κατηγορίες υποκειμένων των δεδομένων: υποψήφιοι για τις περιόδους πρακτικής άσκησης που προσφέρονται σε άτομα με αναπηρία

- Κατηγορίες δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα:

• βασικές προσωπικές πληροφορίες (όνομα, επώνυμο, ιθαγένεια, ημερομηνία γέννησης, διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, πόλη και χώρα διαμονής, τηλέφωνο)·
• πληροφορίες που περιέχονται στο βιογραφικό σημείωμα (εκπαίδευση, επαγγελματική πείρα, γλωσσική επάρκεια)·
• το/τα έγγραφο/-α που αποδεικνύει/-ουν την αναπηρία (π.χ.: έγγραφο που έχει εκδοθεί από εθνική ή περιφερειακή αρχή ή διαπιστευμένο φορέα κράτους μέλους της ΕΕ, ευρωπαϊκή κάρτα αναπηρίας, πρόσφατο πιστοποιητικό που έχει εκδοθεί από ιατρό)
• κατά περίπτωση, αίτημα για εύλογες ρυθμίσεις στέγασης για την εργασία κατά τη διάρκεια της πρακτικής άσκησης, συνοδευόμενο από κατάλληλη αιτιολόγηση της ανάγκης εύλογης στέγασης [2]·
• αντίγραφα των διπλωμάτων, πτυχίων ή πιστοποιητικών του αιτούντος.

9. Προθεσμία διατήρησης των δεδομένων και, όπου είναι δυνατόν, διαγραφής:

• Τα δεδομένα των υποψηφίων που υποβάλλονται στο διαδικτυακό εργαλείο υποβολής αιτήσεων (ιστότοπος) διατηρούνται στον ηλεκτρονικό προσωπικό τους λογαριασμό για δύο έτη σε περίπτωση που οι υποψήφιοι επιθυμούν να υποβάλουν αίτηση για μελλοντική πρακτική άσκηση. Οι υποψήφιοι μπορούν να ζητήσουν από τον οικονομικό φορέα να διαγράψει τον λογαριασμό τους ανά πάσα στιγμή. Εάν οι υποψήφιοι για πρακτική άσκηση δεν συνδεθούν με τον λογαριασμό τους εντός δύο ετών, ο λογαριασμός και τα δεδομένα που περιέχονται σε αυτόν διαγράφονται αυτόματα μετά την αποστολή μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ειδοποίησης στον αιτούντα.
• Τα δεδομένα που διαβιβάζονται στο εργαλείο επιλογής σχετικά με τους απορριφθέντες υποψηφίους διαγράφονται εννέα μήνες μετά τη λήξη της περιόδου πρακτικής άσκησης για την οποία συλλέχθηκαν δεδομένα. Τα δεδομένα των υποψηφίων που επιλέγονται για πρακτική άσκηση διαγράφονται δύο έτη μετά τη λήξη της περιόδου πρακτικής άσκησης.

10. Αποδέκτες των δεδομένων:

Ο εκτελεστικός διευθυντής, ο γενικός γραμματέας (κατά περίπτωση), ο διευθυντής διοίκησης, ο υπεύθυνος πρακτικής άσκησης, ο προϊστάμενος της μονάδας ανθρώπινων πόρων, οι προϊστάμενοι των μονάδων ερευνών, τα μέλη του προσωπικού που συμμετέχουν στην αξιολόγηση των υποψηφίων και ο τομέας ΤΠΕ.

Σε περίπτωση αιτήματος εύλογων προσαρμογών, η Ιατρική Υπηρεσία του ΕΚ θα αξιολογήσει τα δικαιολογητικά έγγραφα για να διαπιστώσει την εγκυρότητα του αιτήματος και θα προτείνει τις αναγκαίες ρυθμίσεις στον εκτελεστικό διευθυντή. Πρόσβαση στα υποβληθέντα έγγραφα έχει μόνο η ιατρική υπηρεσία.

11. Υπάρχουν διαβιβάσεις δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα σε τρίτες χώρες ή/και σε διεθνείς οργανισμούς; Α.Α.

12. Γενική περιγραφή των μέτρων ασφαλείας:

Τα δεδομένα συλλέγονται online σε ασφαλή λειτουργία. Η πρόσβαση στα δεδομένα μέσω του ηλεκτρονικού εντύπου προστατεύεται από τον κωδικό πρόσβασης της επιλογής του αιτούντος.

Τα ηλεκτρονικά δεδομένα αποθηκεύονται στο εργαλείο ηλεκτρονικής εφαρμογής, στους διακομιστές του EO, γεγονός που σημαίνει ότι προστατεύονται από πολυάριθμα μέτρα ασφαλείας που έχει θεσπίσει ο τομέας ΤΠΕ για την προστασία της ακεραιότητας και της εμπιστευτικότητας της ηλεκτρονικής ιδιοκτησίας του θεσμικού οργάνου.

Μόνο τα μέλη του προσωπικού της Μονάδας Ανθρώπινου Δυναμικού θα έχουν πρόσβαση στα έγγραφα που πιστοποιούν την αναπηρία. Άλλα μέλη του προσωπικού ή μέλη της επιτροπής επιλογής δεν έχουν πρόσβαση.

Οι επιλεγμένοι ασκούμενοι που χρειάζονται εύλογες προσαρμογές παρέχουν απευθείας στην Ιατρική Υπηρεσία του ΕΚ τις λεπτομέρειες σχετικά με τη σχετική αίτηση και τα δικαιολογητικά έγγραφα. Ο τελευταίος προβαίνει σε προκαταρκτική αξιολόγηση του αιτήματος για ρυθμίσεις ΥΑ και υποβάλλει την έκθεσή του στις υπηρεσίες ανθρώπινων πόρων του Διαμεσολαβητή.

13. Πληροφορίες σχετικά με τον τρόπο με τον οποίο τα υποκείμενα των δεδομένων μπορούν να ασκήσουν τα δικαιώματά τους πρόσβασης και διόρθωσης και, κατά περίπτωση, διαγραφής, περιορισμού και φορητότητας των δεδομένων [3]:

Οι υποψήφιοι έχουν το δικαίωμα πρόσβασης στα προσωπικά τους δεδομένα και σε σχετικές πληροφορίες σχετικά με τον τρόπο με τον οποίο τα χρησιμοποιούμε. Έχουν επίσης το δικαίωμα να ζητήσουν τη διόρθωση τυχόν ελλιπών ή ανακριβών δεδομένων που τους αφορούν, υπό την προϋπόθεση ότι διαφυλάσσεται ο εμπιστευτικός χαρακτήρας των διαβουλεύσεων και της λήψης αποφάσεων των μελών του προσωπικού που συμμετέχουν στην αξιολόγηση των υποψηφίων, καθώς και τα δικαιώματα των άλλων υποψηφίων. Οι υποψήφιοι μπορούν να διορθώσουν τα στοιχεία ταυτοποίησης ανά πάσα στιγμή κατά τη διάρκεια της διαδικασίας. Όσον αφορά τα δεδομένα που σχετίζονται με το παραδεκτό ή τα κριτήρια αξιολόγησης, το δικαίωμα διόρθωσης μπορεί να ασκηθεί έως την καταληκτική ημερομηνία για την υποβολή των αιτήσεων.

Οι υποψήφιοι έχουν το δικαίωμα να αντιταχθούν ανά πάσα στιγμή στη χρήση των δεδομένων τους από τον Ευρωπαίο Διαμεσολαβητή για λόγους που σχετίζονται με την ιδιαίτερη κατάστασή τους. Υπό ορισμένες προϋποθέσεις, έχουν το δικαίωμα να ζητήσουν να διαγράψουμε τα προσωπικά τους δεδομένα ή να περιορίσουμε τη χρήση τους. Ανά πάσα στιγμή, οι υποψήφιοι μπορούν να ζητήσουν από τη Διεύθυνση Διοίκησης — Ομάδα Ανθρώπινου Δυναμικού — πληροφορίες σχετικά με την επεξεργασία των προσωπικών τους δεδομένων μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου: EOtraineeship@ombudsman.europa.eu. Μπορούν επίσης να επικοινωνούν με τον υπεύθυνο προστασίας δεδομένων της υπηρεσίας στη διεύθυνση dpo-eo-ombudsman@ombudsman.europa.eu.

Εάν επιθυμούν να διαμαρτυρηθούν για τον χειρισμό των προσωπικών τους δεδομένων από τον εκτελεστικό διευθυντή, μπορούν να επικοινωνήσουν με τον Ευρωπαίο Επόπτη Προστασίας Δεδομένων (www.edps.europa.eu) στην ακόλουθη διεύθυνση: EDPS@edps.europa.eu

Τα υποκείμενα των δεδομένων ενημερώνονται σχετικά με τα δικαιώματά τους μέσω δήλωσης περί ιδιωτικότητας, η οποία είναι διαθέσιμη στη διεύθυνση: https://www.ombudsman.europa.eu/en/document/en/166139 

[1] Βλ. άρθρο 1δ παράγραφος 4 του κανονισμού υπηρεσιακής κατάστασης: (...) Ως εύλογες προσαρμογές, σε σχέση με τα βασικά καθήκοντα της θέσης εργασίας, νοούνται τα κατάλληλα μέτρα, όπου απαιτείται, που επιτρέπουν σε ένα άτομο με αναπηρία να έχει πρόσβαση, να συμμετέχει ή να προάγεται στην απασχόληση ή να παρακολουθεί κατάρτιση, εκτός εάν τα μέτρα αυτά θα συνεπάγονταν δυσανάλογη επιβάρυνση για τον εργοδότη.»

[2] Μόνον ο επιλεγείς υποψήφιος θα κληθεί να προσκομίσει τα σχετικά δικαιολογητικά έγγραφα για να αιτιολογήσει το αίτημά του για εύλογες προσαρμογές. Η Ιατρική Υπηρεσία του ΕΚ θα αξιολογήσει τα δικαιολογητικά έγγραφα για να διαπιστώσει την εγκυρότητα του αιτήματος εύλογων προσαρμογών και θα προτείνει τις αναγκαίες ρυθμίσεις στον εκτελεστικό διευθυντή.

[3] Εξετάστε το ενδεχόμενο δημοσίευσης του σχετικού μέρους της δήλωσης περί ιδιωτικότητας και παροχής συνδέσμου. Βλ. άρθρα 15 και 16 σχετικά με τις πληροφορίες που πρέπει να παρέχονται στα υποκείμενα των δεδομένων και άρθρα 17 έως 22 σχετικά με τα δικαιώματα των υποκειμένων των δεδομένων του κανονισμού 2018/1725: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX%3A32018R1725