Δημόσιο αρχείο δραστηριότητας επεξεργασίας: Συλλογή δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα στο πλαίσιο της τελετής απονομής του βραβείου χρηστής διοίκησης του Ευρωπαίου Διαμεσολαβητή από τη Μονάδα Επικοινωνίας του Γραφείου του Ευρωπαίου Διαμεσολαβητή

1. Τελευταία ενημέρωση αυτής της εγγραφής: 26/10/2022

2. Αριθμός αναφοράς: 8/2022

3. Όνομα και στοιχεία επικοινωνίας του υπευθύνου επεξεργασίας: Ευρωπαίος Διαμεσολαβητής, 1 avenue du Président Robert Schuman, CS 30403, F-67001 Strasbourg Cedex.

Αρμόδιος: Μονάδα Επικοινωνίας, e-mail: eo-comm-contact@ombudsman.europa.eu

4. Όνομα και στοιχεία επικοινωνίας του υπευθύνου προστασίας δεδομένων: Francesca Pavesi - Αναπληρώτρια ΥΠΔ: κ. Nicholas Hernanz, dpo-euro-ombudsman@ombudsman.europa.eu

5. Όνομα και στοιχεία επικοινωνίας του εκτελούντος την επεξεργασία:

Η Μονάδα Επικοινωνίας μπορεί να αναθέτει σε εξωτερικούς επαγγελματίες να φωτογραφίζουν και να μαγνητοσκοπούν τις τελετές απονομής των βραβείων στον Διαμεσολαβητή.

6. Όνομα και στοιχεία επικοινωνίας του/των από κοινού υπευθύνου/-ων επεξεργασίας: Α.Α.

7. Σκοπός/-οι της επεξεργασίας:

Το βραβείο χρηστής διοίκησης της Ευρωπαίας Διαμεσολαβήτριας, το οποίο θεσπίστηκε το 2017, αναγνωρίζει δράσεις των δημόσιων υπηρεσιών της ΕΕ που έχουν ορατό και θετικό αντίκτυπο στη ζωή των πολιτών και αποσκοπεί στην ενθάρρυνση της ανταλλαγής ορθών ιδεών και πρακτικών.

Πρωταρχικός στόχος της Ευρωπαίας Διαμεσολαβήτριας είναι να διασφαλίσει ότι η διοίκηση της ΕΕ λειτουργεί με τα υψηλότερα δυνατά πρότυπα και εξυπηρετεί το δημόσιο συμφέρον. Το βραβείο αποτελεί έναν τρόπο παρουσίασης παραδειγμάτων του εξαιρετικού έργου που επιτελούν αφοσιωμένοι δημόσιοι υπάλληλοι της ΕΕ σε ένα ευρύτερο κοινό, τόσο για τη διάδοση ορθών πρακτικών εντός των θεσμικών οργάνων όσο και για τη συμβολή στη γεφύρωση του χάσματος μεταξύ των πολιτών και της διοίκησης της ΕΕ.

Ο Διαμεσολαβητής πρέπει να επεξεργάζεται δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα προκειμένου να αξιολογεί τις υποψηφιότητες, να οργανώνει την τελετή, να διεξάγει τη δημόσια ψηφοφορία και να απονέμει το βραβείο χρηστής διοίκησης του Ευρωπαίου Διαμεσολαβητή.

8. Περιγραφή των κατηγοριών υποκειμένων των δεδομένων και των κατηγοριών δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα:

9. Προθεσμία διατήρησης των δεδομένων και, ει δυνατόν, διαγραφής:

Όλα τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα που απαριθμούνται στο σημείο 8 ανωτέρω αποθηκεύονται στη μονάδα επικοινωνίας για πέντε έτη, μετά την παρέλευση των οποίων διαγράφονται, με ορισμένες εξαιρέσεις που απαριθμούνται στις ακόλουθες παραγράφους.

Οι εικόνες και οι οπτικοακουστικές εγγραφές των τελετών απονομής που παρέχονται από εξωτερικούς αναδόχους αποθηκεύονται σε κοινή μονάδα δίσκου για πέντε έτη, μετά την οποία διαγράφονται.

Ορισμένες εικόνες και βιντεοσκοπήσεις της τελετής απονομής μπορούν να εμφανίζονται στον ιστότοπο του Διαμεσολαβητή ή στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης χωρίς χρονικό περιορισμό διαγραφής.

Το όνομα των βραβευθέντων έργων (χωρίς δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα) δημοσιεύεται στον ιστότοπο του Ευρωπαίου Διαμεσολαβητή χωρίς προθεσμία διαγραφής.

Τα δεδομένα που θεωρούνται συναφή με τις δραστηριότητες του γραφείου αρχειοθετούνται για ιστορικούς σκοπούς.

Τα προσωπικά δεδομένα των ατόμων που ψηφίζουν για το αγαπημένο τους έργο χρησιμοποιούνται αποκλειστικά για να διασφαλιστεί ότι κανείς δεν μπορεί να ψηφίσει περισσότερο από μία φορά. Τα δεδομένα θα διαγραφούν εντός δύο μηνών από την τελετή απονομής των βραβείων.

10. Αποδέκτες των δεδομένων:

Η Μονάδα Επικοινωνίας, η οποία συντονίζει, οργανώνει και διαχειρίζεται δημόσιες εκδηλώσεις σύμφωνα με τη στρατηγική του Διαμεσολαβητή.

Η Διεύθυνση Διοίκησης, η οποία χειρίζεται τις οικονομικές και συμβατικές πτυχές των δημόσιων εκδηλώσεων.

Το ιδιαίτερο γραφείο του Διαμεσολαβητή, το οποίο παρέχει τα ονόματα και τα στοιχεία επικοινωνίας των ομιλητών ή των συμμετεχόντων.

Η εξωτερική συμβουλευτική επιτροπή, η οποία επικουρεί τη Μονάδα Επικοινωνίας στην επιλογή των έργων για το βραβείο.

Τα βίντεο των τελετών απονομής των βραβείων δημοσιεύονται στον ιστότοπο του Διαμεσολαβητή και στο κανάλι YouTube και μεταδίδονται ζωντανά και στους δύο ιστότοπους. Τα δεδομένα μπορούν επίσης να εμφανίζονται στα άλλα μέσα κοινωνικής δικτύωσης του Διαμεσολαβητή, τα οποία είναι διαθέσιμα στο κοινό. Εικόνες των νικητών δημοσιεύονται επίσης στον ιστότοπο του Διαμεσολαβητή.

Οι κατάλογοι των υποψηφίων των βραβείων διανέμονται σε όλους τους συμμετέχοντες στις τελετές απονομής των βραβείων.

Τα ονόματα, οι τίτλοι και οι εικόνες των υποψηφίων και των νικητών των βραβείων μπορούν να δημοσιεύονται στο εσωτερικό ενημερωτικό δελτίο του γραφείου του Διαμεσολαβητή.

11. Υπάρχουν διαβιβάσεις δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα σε τρίτες χώρες και/ή σε διεθνείς οργανισμούς; Α.Α.

12. Γενική περιγραφή των μέτρων ασφαλείας: Τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα του προσωπικού του Διαμεσολαβητή και των εξωτερικών υποκειμένων των δεδομένων —τα οποία συλλέγονται στο πλαίσιο της διοργάνωσης του βραβείου— προστατεύονται από μέτρα ασφαλείας που θεσπίζονται από τον τομέα των τεχνολογιών πληροφοριών και επικοινωνιών για τη διαφύλαξη της ακεραιότητας και της εμπιστευτικότητας της ηλεκτρονικής ιδιοκτησίας του θεσμικού οργάνου.

13. Πληροφορίες σχετικά με τον τρόπο με τον οποίο τα υποκείμενα των δεδομένων μπορούν να ασκήσουν τα δικαιώματά τους πρόσβασης και διόρθωσης και, κατά περίπτωση, διαγραφής, περιορισμού και φορητότητας των δεδομένων:

• Το υποκείμενο των δεδομένων μπορεί να ασκήσει τα δικαιώματά του, για παράδειγμα, ζητώντας πρόσβαση, επικύρωση ή διαγραφή δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα, αποστέλλοντας ηλεκτρονικό μήνυμα στη διεύθυνση eo-comm-contact@ombudsman.europa.eu. Το αίτημα διεκπεραιώνεται χωρίς αδικαιολόγητη καθυστέρηση και σε κάθε περίπτωση εντός ενός μηνός.
• Κατά την επιβεβαίωση της συμμετοχής στην τελετή απονομής των βραβείων, είτε εντός είτε εκτός διαδικτύου, οι δυνητικοί συμμετέχοντες ενημερώνονται ότι ενδέχεται να ληφθούν φωτογραφίες τους κατά τη διάρκεια της εκδήλωσης και να χρησιμοποιηθούν από το γραφείο του Διαμεσολαβητή για επικοινωνιακούς σκοπούς. Εάν έχουν οποιεσδήποτε ανησυχίες, μπορούν να επικοινωνήσουν με τη Μονάδα Επικοινωνίας μέσω της διεύθυνσης eo-comm-contact@ombudsman.europa.eu. Η Μονάδα θα προσπαθήσει να ικανοποιήσει τις ανησυχίες τους στο μέτρο του δυνατού (για παράδειγμα, ανάλογα με τη διαμόρφωση της αίθουσας ή σκοτεινιάζοντας/καλύπτοντας την εικόνα τους σε ομαδικές εκτυπωμένες οθόνες που λαμβάνονται κατά τη διάρκεια ψηφιακών τελετών).

Δήλωση περί ιδιωτικότητας

σχετικά με τη συλλογή δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα στο πλαίσιο της τελετής απονομής του βραβείου χρηστής διοίκησης του Ευρωπαίου Διαμεσολαβητή από τη μονάδα επικοινωνίας του γραφείου του Ευρωπαίου Διαμεσολαβητή

Η παρούσα δήλωση περί ιδιωτικότητας εξηγεί ποια δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα συλλέγει το Γραφείο του Ευρωπαίου Διαμεσολαβητή, γιατί και πώς τα συλλέγει, τα επεξεργάζεται, τα χρησιμοποιεί και τα αποθηκεύει. Η δήλωση περιγράφει επίσης τον τρόπο με τον οποίο τα υποκείμενα των δεδομένων μπορούν να ασκήσουν τα δικαιώματά τους.

Υπεύθυνος επεξεργασίας δεδομένων είναι ο Ευρωπαίος Διαμεσολαβητής.

1. Ποια προσωπικά δεδομένα επεξεργάζεται ο Ευρωπαίος Διαμεσολαβητής;

Συλλέγουμε προσωπικά δεδομένα όπως όνομα, επώνυμο, διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, όνομα εργοδότη και, σε ορισμένες περιπτώσεις, εικόνες όπως φωτογραφίες και εγγραφές βίντεο, καθώς και ηχογραφήσεις που λαμβάνονται κατά τη διάρκεια της τελετής ή παρέχονται από τους ίδιους τους υποψηφίους.

2. Γιατί ο Ευρωπαίος Διαμεσολαβητής επεξεργάζεται αυτά τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα;

Με αποκλειστικό σκοπό τον συντονισμό, την οργάνωση και τη διαχείριση του Βραβείου χρηστής διοίκησης του Ευρωπαίου Διαμεσολαβητή.

3. Ποιες είναι οι νομικές βάσεις και η ανάγκη επεξεργασίας αυτών των δεδομένων;

Επεξεργαζόμαστε δεδομένα κατά την άσκηση των καθηκόντων του Ευρωπαίου Διαμεσολαβητή προς το δημόσιο συμφέρον σύμφωνα με το καταστατικό του Ευρωπαίου Διαμεσολαβητή και το άρθρο 5 παράγραφος 1 στοιχεία α) και δ) του κανονισμού 2018/1725.

4. Ποιος είναι υπεύθυνος για την επεξεργασία των δεδομένων;

Ο Ευρωπαίος Διαμεσολαβητής είναι υπεύθυνος για την επεξεργασία των δεδομένων, την οποία διενεργούν οι μονάδες επικοινωνίας, επικουρούμενος από εξωτερική συμβουλευτική επιτροπή κατά την επιλογή των σχεδίων για το βραβείο.

Η Μονάδα Επικοινωνίας μπορεί να αναθέσει σε εξωτερικούς επαγγελματίες να τραβήξουν φωτογραφίες και να πραγματοποιήσουν ηχογραφήσεις και βιντεοσκοπήσεις των τελετών απονομής των βραβείων.

5. Ποιος λαμβάνει τα δεδομένα;

Μέλη ομάδας της Μονάδας Επικοινωνίας, της Γενικής Γραμματείας, της Διεύθυνσης Διοίκησης και του ιδιαίτερου γραφείου του Διαμεσολαβητή, το έργο των οποίων απαιτεί από αυτούς να χειρίζονται τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα σε σχέση με τη διοργάνωση δημόσιων εκδηλώσεων.

Τα βίντεο των τελετών απονομής των βραβείων δημοσιεύονται στον ιστότοπο του Διαμεσολαβητή και στο κανάλι YouTube και μεταδίδονται ζωντανά και στους δύο ιστότοπους. Τα δεδομένα μπορούν επίσης να εμφανίζονται στα άλλα μέσα κοινωνικής δικτύωσης του Διαμεσολαβητή, τα οποία είναι διαθέσιμα στο κοινό. Εικόνες των νικητών δημοσιεύονται επίσης στον ιστότοπο και/ή στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης του Διαμεσολαβητή.

Οι κατάλογοι των υποψηφίων για τα βραβεία δημοσιεύονται στον ιστότοπο του Διαμεσολαβητή και διανέμονται σε όλους τους συμμετέχοντες σε τελετή απονομής των βραβείων.

Τα ονόματα, οι τίτλοι και οι εικόνες των υποψηφίων και των νικητών των βραβείων μπορούν να δημοσιεύονται στο εσωτερικό ενημερωτικό δελτίο του γραφείου του Διαμεσολαβητή.

6. Για πόσο χρονικό διάστημα θα διατηρούνται τα δεδομένα;

Τα ακόλουθα πεδία δεδομένων αποθηκεύονται στη μονάδα επικοινωνίας για πέντε έτη, μετά την παρέλευση των οποίων διαγράφονται:

• ονόματα υποψηφίων και υποψηφίων, μελών της εξωτερικής συμβουλευτικής επιτροπής, εργοδοτών υποψηφίων και υποψηφίων·
• διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και αριθμούς τηλεφώνου των υποψηφίων και των διοριστών, καθώς και των μελών της εξωτερικής συμβουλευτικής επιτροπής·
• τους τίτλους εργασίας των υποψηφίων και τους ρόλους τους σε προτεινόμενα έργα·
• τίτλοι εργασίας των μελών της εξωτερικής κριτικής επιτροπής· και
• τα επαγγελματικά επιτεύγματα των υποψηφίων και των μελών της εξωτερικής συμβουλευτικής επιτροπής.

Για τη δημόσια ψηφοφορία, θα διατηρήσουμε το όνομα, το επώνυμο και τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου των ψηφοφόρων για μέγιστη περίοδο δύο μηνών μετά την τελετή απονομής των βραβείων, μόνο για να διασφαλίσουμε ότι δεν υπάρχουν πολλαπλές ψήφοι από το ίδιο πρόσωπο.

Τα δεδομένα που θεωρούνται συναφή με τις δραστηριότητες του γραφείου αρχειοθετούνται για ιστορικούς σκοπούς.

Οι εικόνες και οι οπτικοακουστικές εγγραφές των τελετών απονομής που παρέχονται από εξωτερικούς αναδόχους αποθηκεύονται σε κοινή μονάδα δίσκου για πέντε έτη, μετά την οποία διαγράφονται. Τα δεδομένα που θεωρούνται συναφή με τις δραστηριότητες του γραφείου αρχειοθετούνται στη συνέχεια για ιστορικούς σκοπούς.

Τα ονόματα των νικητών και των βραβείων τους αρχειοθετούνται επ' αόριστον για ιστορικούς σκοπούς.

7. Πώς προστατεύουμε τα δεδομένα σας;

Τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα προστατεύονται με μέτρα ασφαλείας, τα οποία θεσπίζονται από τον τομέα των τεχνολογιών των πληροφοριών και των επικοινωνιών στο γραφείο του Διαμεσολαβητή για τη διαφύλαξη της ακεραιότητας και της εμπιστευτικότητας της ηλεκτρονικής ιδιοκτησίας του θεσμικού οργάνου.

8. Ποια είναι τα δικαιώματά σας και πώς μπορείτε να τα ασκήσετε;

Το υποκείμενο των δεδομένων μπορεί να ασκήσει τα δικαιώματά του, για παράδειγμα, ζητώντας πρόσβαση, επικύρωση ή διαγραφή δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα, αποστέλλοντας ηλεκτρονικό μήνυμα στη διεύθυνση
eo-comm-contact@ombudsman.europa.eu. Το αίτημα διεκπεραιώνεται χωρίς αδικαιολόγητη καθυστέρηση και σε κάθε περίπτωση εντός ενός μηνός.

9. Σε ποιον πρέπει να απευθυνθείτε σε περίπτωση ερωτήσεων ή καταγγελιών σχετικά με ζητήματα προστασίας δεδομένων;

Ανά πάσα στιγμή, το υποκείμενο των δεδομένων μπορεί να αποστείλει ερωτήσεις σχετικά με την προστασία των δεδομένων:
eo-comm-contact@ombudsman.europa.eu

Μονάδα Επικοινωνίας
Ευρωπαίος Διαμεσολαβητής
1 avenue du Président Robert Schuman CS 30403
F-67001 Strasbourg Cedex

Μπορείτε επίσης να επικοινωνήσετε με τον υπεύθυνο προστασίας δεδομένων του Ευρωπαίου Διαμεσολαβητή:
dpo-euro-ombudsman@ombudsman.europa.eu ή

Υποβολή καταγγελίας στον Ευρωπαίο Επόπτη Προστασίας Δεδομένων: edps@edps.europa.eu

Στρασβούργο, 26/10/2022