I denne databeskyttelseserklæring forklares årsagen til indsamlingen og behandlingen af ansøgernes oplysninger. den måde, hvorpå Den Europæiske Ombudsmand indsamler, håndterer og sikrer beskyttelsen af de leverede data hvordan disse oplysninger anvendes og hvilke rettigheder kandidaterne kan udøve i forbindelse med deres oplysninger.

Den registeransvarlige er Den Europæiske Ombudsmand.

1. Hvilke personoplysninger vil Den Europæiske Ombudsmand behandle?

Ansøgerne indsender deres data via onlineansøgningsværktøjet (webstedet). Med henblik på at gennemføre udvælgelsesproceduren importeres dataene til et IT-værktøj, der er udformet til at understøtte og lette proceduren.

Disse data omfatter generelt, men er ikke begrænset til: grundlæggende personoplysninger (fornavn, efternavn, nationalitet, telefonnummer) oplysninger i CV'et (uddannelse, erhvervserfaring, sprogkundskaber osv.) kopier af et dokument, der beviser ansøgerens statsborgerskab om nødvendigt en erklæring om ethvert handicap for at sikre, at de nødvendige tilgængelighedsforanstaltninger kan træffes for ansøgere, der er EU-ansatte, den administrative status (dvs. fastansat tjenestemand, midlertidigt ansat osv.), den institution, hvor de arbejder, titlen på deres nuværende stilling og deres nuværende lønklasse oplysninger indeholdt i en eventuel begrundelse kopier af ansøgernes eksamensbeviser kopier af ansøgernes bedømmelsesrapporter, hvis det er relevant kopier af dokumentation for erhvervserfaring, hvis det er relevant svar på de casestudier, som ansøgerne har indsendt.

De medarbejdere i PAB Unit-HR-sektoren, der er ansvarlige for udvælgelsesprocedurerne, behandler også data, der er lagret i en delt mappe på EO-serveren, såsom: afgørelserne om udnævnelse af de rådgivende udvælgelseskomitéer, de egnethedsnotater, der er undertegnet af den rådgivende udvælgelseskomité og godkendt af Ombudsmanden ansøgernes evalueringsskemaer de forhåndsudvælgelsesnotater, der er fremsendt til den økonomiske aktør. De anmodninger om gennemgang/oplysninger, som ansøgerne sender pr. e-mail, og de relevante svar gemmes i fællespostkassen "Karriere".

2. Hvorfor behandler Den Europæiske Ombudsmand disse personoplysninger?

Formålet med databehandlingen er at identificere kandidater til besættelse af ledige stillinger i EO-kontoret og gennemføre den relevante udvælgelsesprocedure.

3. Hvad er retsgrundlaget og nødvendigheden af at behandle disse data?

Retsgrundlaget for den procedure, der ligger til grund for udvælgelsen af tjenestemænd og øvrige ansatte, er personalevedtægten (navnlig artikel 27-34), ansættelsesvilkårene for de øvrige ansatte i Den Europæiske Union og Den Europæiske Ombudsmands afgørelse af 1. december 2014 om vedtagelse af almindelige gennemførelsesbestemmelser vedrørende ansættelse og anvendelse af kontraktansatte.

Behandling er nødvendig af hensyn til udførelsen af en opgave i samfundets interesse (artikel 5, stk. 1, litra a), i forordning 2018/1725).

4. Hvem er ansvarlig for behandlingen af oplysningerne?

Den Europæiske Ombudsmands afdeling for informations- og kommunikationsteknologi (IKT) forvalter de data, der indsendes til webstedet. Enheden for Personale, Administration og Budget (PAB) (afdelingen for menneskelige ressourcer) og IKT-sektoren forvalter udvælgelsesværktøjet.

5. Hvem er modtagerne af oplysningerne?

Den Europæiske Ombudsmand, generalsekretæren, de ansatte i IKT-sektoren, der er ansvarlige for forvaltningen af de data, der indsendes online, de ansatte i PAB-enheden, der er ansvarlige for udvælgelsesprocedurer (sektoren for menneskelige ressourcer), og medlemmerne af det rådgivende udvælgelsesudvalg. Generalsekretærens team kan efter anmodning til HR-sektoren konsultere CV'et, begrundelserne og svarene på de udvalgte ansøgeres casestudier.

6. Hvor længe opbevares oplysningerne?

Ansøgernes oplysninger, der indsendes til webstedet, opbevares i deres personlige onlinekonto i to år, hvis ansøgerne ønsker at ansøge om fremtidige ledige stillinger. Hvis ansøgerne ikke opretter forbindelse til deres konto inden for to år, slettes kontoen og de data, der er indeholdt i den, automatisk, efter at der er sendt en e-mail til ansøgeren.

Data om afviste ansøgere slettes fra udvælgelsesværktøjet, fra den delte mappe på den økonomiske aktørs server og fra den funktionelle mailboks "Career" to år efter afslutningen af udvælgelsesproceduren.

Oplysninger om de ansatte ansøgere opbevares i en periode på 10 år fra ansættelsesforholdets ophør eller fra den sidste pensionsudbetaling, hvorefter de destrueres.

En del af oplysningerne (nationalitet, køn, bopælsland, ansøgningsdatoer, ansøgningens registreringsnummer, udvælgelsesprocedurens referencenummer, fødselsår og talte sprog) anonymiseres og opbevares udelukkende til statistiske formål.

7. Hvordan beskytter vi den registreredes oplysninger?

Data indsamles online i sikker tilstand. Adgangen til oplysningerne på webstedet er beskyttet af et password efter ansøgerens valg.

De elektroniske data lagres på webstedet og på Ombudsmandens servere (udvælgelsesværktøj og delt mappe). Data er beskyttet af en lang række sikkerhedsforanstaltninger, der er indført af sektoren for informations- og kommunikationsteknologi for at beskytte integriteten og fortroligheden af institutionens elektroniske ejendom.

Adgang til personoplysninger beskyttes gennem forvaltning af adgangsrettigheder, som i henhold til "need to know"-princippet er strengt begrænset af brugerens ansvarsområde.

8. Hvad er dine rettigheder, og hvordan kan du udøve dem?

Du har ret til at få adgang til dine egne personoplysninger og til relevante oplysninger om, hvordan vi bruger dem.

Du har også ret til at anmode om berigtigelse af ufuldstændige eller unøjagtige oplysninger om dig, forudsat at fortroligheden af det rådgivende udvælgelsesudvalgs drøftelser og beslutningstagning beskyttes sammen med andre ansøgeres rettigheder. Ansøgere kan berigtige identifikationsdata på et hvilket som helst tidspunkt under proceduren. Med hensyn til oplysninger vedrørende antageligheds- eller vurderingskriterier kan retten til berigtigelse udøves indtil ansøgningsfristens udløb.

Du har til enhver tid ret til at gøre indsigelse mod Den Europæiske Ombudsmands brug af dine oplysninger af grunde, der vedrører din særlige situation.

Under visse omstændigheder har du ret til at anmode om, at vi sletter dine personoplysninger eller begrænser brugen heraf.

Den Europæiske Ombudsmand vil besvare dine anmodninger så hurtigt som muligt og senest inden for en måned.

9. Hvem skal man kontakte i tilfælde af forespørgsler eller klager vedrørende databeskyttelsesspørgsmål?

Du kan til enhver tid sende databeskyttelsesrelaterede spørgsmål vedrørende udvælgelsesproceduren for tjenestemænd og øvrige ansatte i kontoret til Den Europæiske Ombudsmand på følgende adresse: career@ombudsman.europa.eu

Leder af Enheden for Personale, Administration og Budget
Den Europæiske Ombudsmand
1 avenue du Président Robert Schuman
CS 30403
F-67001 Strasbourg Cedex

Du kan også kontakte Den Europæiske Ombudsmands databeskyttelsesansvarlige på følgende adresse: DPO-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu

Du kan til enhver tid indgive en klage til Den Europæiske Tilsynsførende for Databeskyttelse på følgende adresse: EDPS@edps.europa.eu