1. Contexte

Dans ses précédentes enquêtes d'initiative clôturées respectivement le 16.2.2001 et le 20.6.2008, le Médiateur a déjà enquêté sur le retard des paiements dus par la Commission.

Dans sa décision du 20 juin 2008, le Médiateur a constaté que «bon nombre des mesures adoptées par la Commission dans ce contexte, et plus particulièrement celles qui ont abouti à des modifications du règlement 2342/2002, s'avéraient relativement récentes» et que, par conséquent, il était «trop tôt pour évaluer leur impact sur la situation». Selon le Médiateur, la meilleure manière de procéder était dès lors de clore l'enquête et «d'ouvrir une nouvelle enquête d'initiative au début de l'année 2009, au moment où les chiffres relatifs à la performance de la Commission en 2008 seraient disponibles. Sur la base de ces chiffres, le Médiateur sera alors à même de décider si la Commission a pris toutes les mesures appropriées pour lutter contre les retards de paiement, ou si d'autres actions sont nécessaires» (point 1.9).

Par conséquent, comme annoncé, le 17 février 2009, le Médiateur a ouvert une troisième enquête d'initiative pour déterminer s'il y a toujours des problèmes auxquels il convient de remédier concernant les retards de paiement. Le Médiateur souhaiterait plus particulièrement obtenir les informations suivantes:

• Des données statistiques illustrant le nombre et le pourcentage de paiements en retard, l'ampleur des retards, les montants concernés, les cas où des intérêts ont été payés, et le nombre de créanciers ayant droit à des intérêts pour paiements tardifs (voir point 2.1 ci-dessous);
• Les résultats des mesures déjà prises par la Commission pour définir et traiter les causes des retards de paiement, en particulier à la suite de l'introduction des intérêts de retard automatiques dépassant 200 euros comme le prévoit l'article 106, paragraphe 5, des modalités d'exécution du règlement financier[1] (voir point 2.2 ci-dessous);
• Toute autre mesure que la Commission aurait prise (voir point 2.3 ci-dessous).

2. Réponse de la Commission

2.1 La Commission a maintenu un niveau de performance identique pour les paiements en 2008, en nombre et en valeur, et par rapport au retard moyen. Le tableau suivant résume la situation de 2008 concernant les paiements effectués après l'expiration des dates limites, tel qu'il résulte des données encodées dans le système comptable (ABAC) de la Commission. Les données relatives à 2005 et à 2007 déjà communiquées sont utilisées à des fins de comparaison:

	2005	2007	2008
Retards de paiement en nombre	42,74 %	22,57 %	22,67 %
Retards de paiement en valeur	17,48 %	11,52 %	13,95 %
Retards en moyenne[2]	49,13 jours	47,98 jours	47,45 jours

Concernant le paiement d'intérêts de retard, la Commission a dû faire face à davantage de demandes et a dû payer davantage d'intérêts en 2008 que sur la période 2005-2007.

	2005	2007	2008
Demandes d'intérêts de retard en nombre	149, soit 0,11 %	136, soit 0,16 %	173, soit 0,19 %
Montants des intérêts de retard payés	230 736,58 €	378 211,57 €	576 027,10 € (512 830,79 € sur demande + 63 196,31 € sans demande)

2.2 Les nombreuses mesures déjà adoptées au cours des dernières années en vue d'éviter, tant aux niveaux administratif que législatif, les retards de paiement qui sont énumérées dans la réponse de la Commission à la deuxième enquête du Médiateur ont contribué à sensiblement réduire le pourcentage de retards de paiement, mais la situation de 2008 est très proche de celle observée en 2007. Il convient néanmoins de noter que la plupart des diverses mesures adoptées afin de remédier au problème des retards de paiement sont des mesures à long terme. Leur effet ne sera dès lors visible que progressivement. Par exemple, l'article 106, paragraphe 5 révisé des modalités d'exécution s'applique à partir du 1^er janvier 2008, mais des demandes sont toujours nécessaires pour exiger des intérêts de retard selon les contrats de marché ou les conventions/décisions de subvention conclus avant le 1^er janvier 2008. L'impact total de cette nouvelle mesure ne sera par conséquent mesuré que lorsque la plupart des contrats de marché ou des conventions/décisions de subvention en cours seront des contrats, conventions ou décisions signés ou conclus après le 1^er janvier 2008.

2.3 La Commission a pleinement conscience de la nécessité de respecter les dates limites pour les paiements et estime toujours que des efforts supplémentaires sont nécessaires, surtout en ces temps de crise, compte tenu de la nécessité capitale d'améliorer la disponibilité des fonds pour l'ensemble des bénéficiaires, et notamment pour les PME et les ONG. C'est pourquoi la Commission a adopté le 8 avril 2009 une communication intitulée «Rationaliser les règles financières et accélérer l'exécution du budget pour contribuer à la relance économique»[3], envoyée pour information au Médiateur. Cette communication se concentre sur la partie du budget que la Commission met en œuvre directement (gestion centralisée), et demande aux services de la Commission d'aller un pas plus loin en mettant en œuvre les mesures résumées ci-dessous sur une base volontaire (sans modification préalable des textes juridiques et sans modifier les contrats de marché ou les conventions/décisions de subvention en vigueur):

• Accélérer les «premiers» versements de financement (qui sont exigibles à la signature du contrat de marché ou de la convention/décision de subvention, sans être subordonnés pour autant à d'éventuels contrôles ou conditions supplémentaires) en payant dans un délai de 20jours calendrier entre la date de la conclusion du contrat de marché ou de la convention/décision de subvention et celle du débit du compte bancaire de la Commission[4]. Les versements de préfinancement représentent environ un tiers des versements en valeur;
• Accélérer tous les autres paiements (c'est-à-dire les «renouvellements de préfinancements», les paiements intermédiaires et les paiements finaux qui sont conditionnés par l'achèvement d'une phase d'un projet, ainsi que par l'approbation des rapports correspondants et des pièces justificatives y afférentes), pour lesquels la Commission appliquera un délai de 30jours contre 45jours actuellement (dans le cas des subventions);
• Promouvoir le recours aux montants forfaitaires (montants fixes) et aux taux forfaitaires (barème de coûts unitaires), qui évitent les contrôles longs et lourds pour des actions/coûts standardisés[5].

Via cette communication, la Commission renforce également la surveillance des performances de ses départements. Tout d'abord, le comptable de la Commission est chargé du suivi et de la coordination des progrès accomplis dans la mise en œuvre et l'obtention du délai réduit. Sa première évaluation sera basée sur les délais de paiement observés au dernier trimestre de 2009. Ensuite, le bilan, qui est déjà dressé dans les rapports annuels d'activités, ainsi que dans le rapport de synthèse annuel sur les réalisations de la Commission en matière de gestion, sera intensifié et deviendra un exercice plus dynamique vu que les directeurs généraux et/ou les chefs de service devront désormais présenter et, si nécessaire, commenter la performance de leur direction générale/service.

À la lumière des développements précités, il est évident que la Commission est déterminée à relever les défis auxquels elle est confrontée avec les retards de paiement, et qu'elle a pleinement conscientisé ses départements sur la nécessité d'atteindre une meilleure performance en matière de délais de paiement en 2009 et après.

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[1] Règlement (CE, EURATOM) n° 2342/2002 de la Commission du 23 décembre 2002 établissant les modalités d'exécution du règlement (CE, Euratom) n° 1605/2002 du Conseil portant règlement financier applicable au budget général des Communautés européennes (JO L 357 du 31.12.2002, p. 1), modifié en dernier lieu par le règlement (CE, Euratom) n° 478/2007 de la Commission du 23 avril 2007 (JO L 111 du 28.4.2007, p. 13).

[2] Retards nets.

[3] SEC(2009) 477/5.

[4] Au lieu de 30 jours à partir de la date à laquelle une demande de paiement recevable est enregistrée pour les marchés de service ou de fourniture, ou même 45 jours dans d'autres cas conformément à l'article 106 des modalités d'exécution. Compte tenu des contraintes liées à la clôture annuelle du budget et à la mise à disposition des crédits reportés, la période comprise entre le 15 décembre et le 15 janvier ne sera pas prise en compte pour la détermination du délai visé dans cette mesure. Les intérêts de retard continueront à être appliqué en vertu des délais réglementaires fixés à l'article 106, paragraphe 5, des modalités d'exécution.

[5] Article 181 des modalités d'exécution.