You have a complaint against an EU institution or body?

Available languages:
  • SVSvenska

Beslut av den Europeiska ombudsmannen i klagomål 2327/2003/TN mot Europeiska kommissionen


Strasbourg den 16 juli 2004

Den 5 december 2003 ingav Ni ett klagomål till Europeiska ombudsmannen angående Ert enmansföretag Redgate NV:s deltagande i kommissionens anbudsinfordran 2003/S 076-66794 - Översättning till svenska.

Den 17 december 2003 vidarebefordrade jag klagomålet till kommissionens ordförande. Kommissionen avgav sitt yttrande den 23 mars 2004, och jag vidarebefordrade det till Er med en uppmaning om att avge kommentarer. Inga kommentarer har mottagits från Er.

Jag skriver nu för att meddela Er resultatet av den undersökning som genomförts.


KLAGOMÅLET

I december 2003 ingav företaget Redgate NV:s (hädanefter "Redgate") enda ägare ett klagomål till ombudsmannen angående kommissionens anbudsinfordran 2003/S 076-66794 - Översättning till svenska.

Klaganden anför, i sammanfattning, följande fakta:

Klaganden deltog med sitt företag Redgate i anbudsinfordran 2003/S 076-66794 - Översättning till svenska. Den 18 november 2003 fick han ett brev i vilket kommissionen meddelade att hans anbud hade avvisats på grund av att han inte hade lämnat tillräckliga uppgifter om sin yrkesmässiga ställning (punkterna 2.3.3.2 - 2.3.3.4 i kravspecifikationen). Bedömningskommittén ansåg i synnerhet att anbudet inte uppfyllde kraven vad gällde organisationsschema, redogörelse för förfarandena för urval av översättande personal samt förfarandena för underentreprenad.

Klaganden kontaktade den tjänsteman vid kommissionen som ansvarade för den aktuella anbudsinfordran. Tjänstemannen meddelade att den hänvisning till punkterna 2.3.3.3 och 2.3.3.4 som gjorts i kommissionens brev inte var relevant i klagandens fall.

I det följebrev som klaganden skickat in tillsammans med anbudet hade han påpekat följande: Han har arbetat nästan heltid som frilansöversättare för kommissionen sedan 1995, såväl i eget namn som genom sitt företag Redgate. Redgate är ett enmansföretag som är registrerat på hans privata adress. Alla översättningar som Redgate utfört för kommissionen har gjorts av honom själv, utan hjälp från andra översättare. Även tjänsterna inom detta anbudsförfarande skulle komma att utföras av honom själv, och han kunde därför inte lämna den information som efterfrågades i punkt 2.3.3.2 i kravspecifikationen.

Kommissionen har dock meddelat klaganden att den inte kan hitta hans följebrev bland handlingarna, vilket klaganden finner anmärkningsvärt.

Även om följebrevet inte hade lämnats in, vilket klaganden bestrider, framgår det klart av punkt 2.3.3.2 i kravspecifikationen att den påstått saknade informationen inte var obligatorisk. I punkten anges att information skall lämnas i den mån tillämpligt på anbudsgivaren. I hans fall var informationen inte tillämplig, bland annat därför att man inte kan upprätta ett organisationsschema för ett företag utan anställda. Vidare framgår det klart av den balansräkning som bifogades anbudet att Redgates omsättning är så låg att den bara kan härröra från en enda person.

Klaganden har arbetat nästan heltid för kommissionen i åtta år. Under denna tid har han bevisat sin yrkesmässiga ställning. Detta framgår tydligt av det intyg som bifogats anbudet samt av kommissionens årliga bedömningar av frilansöversättare.

Sammanfattningsvis hävdar klaganden att kommissionen har:

1. tappat bort det följebrev som han ingav tillsammans med sitt anbud, samt;

2. felaktigt uteslutit hans anbud.

Klaganden kräver att kommissionen skall anta honom som frilansöversättare.

UNDERSÖKNINGEN

Kommissionens yttrande

I sitt yttrande framför kommissionen följande synpunkter:

Angående påståendet att kommissionen tappat bort det följebrev som klaganden hävdar bifogats anbudet så förklarar kommissionen att kuverten innehållande anbudet öppnades av bedömningskommittén vid en anbudsöppning till vilken anbudsgivarnas företrädare också hade tillträde. Anbudet förelåg i tre exemplar (original och två kopior) och originalet förseglades på platsen av en tjänsteman från en annan avdelning. Klaganden hade också skickat in ytterligare en styrkande handling i separat kuvert. Sedan öppningen har alla handlingar och kuvert förvarats i ett låst utrymme dit endast tre tjänstemän och bedömningskommittén har haft tillträde.

Efter ett telefonsamtal med klaganden, under vilket han hävdade att följebrevet hade tappats bort av kommissionen, granskades ånyo det förseglade originalet, de två kopiorna och de två kuverten i anbudet tillsammans med den styrkande handlingen och dess kuvert. Vid denna förnyade granskning framkom inga handlingar som bedömningskommittén inte skulle ha sett och inte heller något följebrev som svarade mot klagandens beskrivning.

Angående påståendet att kommissionen felaktigt uteslutit klagandens anbud så förklarades för anbudsgivaren att hans anbud avvisats eftersom bedömningskommittén ansåg att det inte uppfyllde kraven på anbudsgivarens yrkesmässiga ställning, i synnerhet vad gällde organisationsschema, redogörelse för förfarandena för urval av översättande personal samt förfarandena för underentreprenad. Enligt punkt 2.3.3.2 i kravspecifikationen krävdes information om allt detta i den mån det var tillämpligt på anbudsgivaren.

I det anbud som lämnats av Redgate antyds det helt klart att företaget har en översättande personal (anställda eller underentreprenörer) bestående av flera personer:

"Större översättningsuppdrag accepteras endast efter samråd med den översättare som kommer att få uppdraget."

"Vid större översättningsuppdrag skall delar av översättningen lämnas till granskaren under arbetets gång."

"Anbudsgivaren har regelbundna kontakter med översättaren [...]."

"Eventuellt skickas frågor vidare inom gruppen [...]."

"Ovanstående beskrivning gäller i tillämpliga delar på de översättningar som anbudsgivaren utför själv."

Uppgifter av detta slag innebär ofrånkomligen att anbudet måste innehålla information om organisationsschema, förfaranden för urval av översättande personal och förfaranden för underentreprenad, i enlighet med kravspecifikationen. Eftersom anbudet från Redgate inte innehöll någon sådan information avvisades det.

Om anbudet å andra sidan hade innehållit det påstått borttappade följebrevet, av vilket det enligt klaganden skulle ha framstått som om Redgate inte har några anställda eller underentreprenörer, skulle bedömningskommittén och den upphandlande myndigheten ha blivit tvungna att beakta motsägelserna mellan följebrevet och de ovan anförda uppgifterna som anbudsgivaren lämnade i sitt anbud, och därför ha blivit föranledda att ifrågasätta sanningshalten i det ena eller andra påståendet. Oriktig framställning av begärd informationen leder till att anbudet utesluts.

Det anges tydligt i kravspecifikationen (punkt 6.1.2) att anbudet måste innehålla all den information som krävs för att den upphandlande myndigheten skall kunna bedöma anbudet. Anbud får bara bedömas med avseende på de kriterier som anges i upphandlingshandlingarna. Det faktum att anbudsgivaren tidigare har haft ett ramavtal med kommissionen medför på inget sätt att de kriterier som anges i specifikationerna inte måste uppfyllas.

Som slutsats anser kommissionen att en förlust av en del av ett anbud i tre exemplar måste betraktas som högst osannolik mot bakgrund av de åtgärder som vidtagits och är fast övertygad om att inga delar av anbudet tappats bort efter det att kommissionen tagit emot det. Om ett följebrev enligt klagandens beskrivning hade funnits, skulle det under alla omständigheter ändå inte ha lett till något annat beslut än att anbudet hade avvisats. Endast skälen för avvisandet kunde ha blivit annorlunda om bedömningskommittén hade läst ett sådant brev. Beslutet att avvisa anbudet överensstämmer fullständigt med reglerna om offentlig upphandling.

Klaganden uppmanades att inge kommentarer till kommissionens yttrande. Några sådana kommentarer har inte ingetts.

BESLUTET

1 Det påstått borttappade följebrevet

1.1 Klaganden deltog med sitt företag Redgate i anbudsinfordran 2003/S 076-66794 - Översättning till svenska. Klaganden hävdar att kommissionen har tappat bort det följebrev som bifogats anbudet, av vilket det bland annat framgick att han arbetar ensam och därför inte kan lämna den information som efterfrågas i punkt 2.3.3.2 i kravspecifikationen.

1.2 Enligt kommissionen öppnades kuverten innehållande anbudet av bedömningskommittén vid en anbudsöppning. Anbudet förelåg i tre exemplar (original och två kopior) och originalet förseglades på platsen. Klaganden hade också skickat in ytterligare en styrkande handling i separat kuvert. Sedan öppningen har alla handlingar och kuvert förvarats i ett låst utrymme dit endast tre tjänstemän och bedömningskommittén har haft tillträde. Alla handlingar och kuvert som rör klagandens anbud granskades ånyo, utan att något följebrev som svarade mot klagandens beskrivning hittades. Mot bakgrund av de åtgärder som vidtagits anser kommissionen att en förlust av en del av ett anbud i tre exemplar måste betraktas som högst osannolik och är fast övertygad om att inga delar av anbudet tappats bort efter det att kommissionen tagit emot det.

1.3 Ombudsmannen har noggrant undersökt klagandens påstående och kommissionens redogörelse för hur anbud öppnas och förvaras. Denna redogörelse har inte motbevisats eller ifrågasatts av klaganden. Ombudsmannen anser att kommissionen har lämnat en trovärdig redogörelse av de förfaranden som är ägnade att förhindra att någon del av ett anbud förkommer samt av de kontroller som man har genomfört i det här fallet. Ombudsmannen har vidare inte funnit något konkret bevis till stöd för påståendet att kommissionen har tappat bort klaganden följebrev. Under dessa omständigheter anser ombudsmannen att hans undersökning har visat att det inte föreligger några administrativa missförhållanden vid kommissionen angående denna del av klagomålet.

2 Det påstått felaktiga uteslutandet av anbudet

2.1 Klaganden hävdar att kommissionen felaktigt uteslutit hans anbud på grundval av punkt 2.3.3.2 i kravspecifikationen. Enligt denna punkt skall anbudsgivaren lämna uppgifter om kvalifikationer och organisation, om tillämpligt. Klaganden hävdar att dessa uppgifter inte var tillämpliga i hans fall, eftersom man till exempel inte kan upprätta ett organisationsschema för ett företag utan anställda. Vidare framgår det klart av den balansräkning som bifogats anbudet att Redgates omsättning är så låg att det bara kan härröra från en enda person.

Klaganden påpekar också att han har arbetat nästan heltid för kommissionen i åtta år. Under denna tid har han bevisat sin yrkesmässiga ställning. Han menar att detta tydligt framgår av det intyg som bifogats anbudet samt av kommissionens årliga bedömningar av frilansöversättare.

2.2 Enligt kommissionen avvisades klagandens anbud eftersom bedömningskommittén inte ansåg att det uppfyllde kraven angående anbudsgivarens yrkesmässiga ställning. Enligt kravspecifikationen skall vissa uppgifter angående yrkesmässig ställning lämnas, i den mån det är tillämpligt på anbudsgivaren. Redgates anbud innehöll flera utsagor som klart antydde att företaget hade översättande personal (anställda eller underentreprenörer) bestående av flera personer. Uppgifter av detta slag innebär ofrånkomligen att anbudet måste innehålla information som krävs enligt punkt 2.3.3.2 i kravspecifikationen. Då Redgates anbud inte innehöll någon sådan information avvisades det. Anbudet måste innehålla all den information som krävs för att den upphandlande myndigheten skall kunna bedöma anbudet. Anbud får dessutom bara bedömas med avseende på de kriterier som anges i upphandlingshandlingarna. Det faktum att anbudsgivaren tidigare har haft ett ramavtal med kommissionen medför på inget sätt att de kriterier som anges i specifikationerna inte måste uppfyllas.

2.3 Ombudsmannen konstaterar att anbudsgivarna enligt punkt 2.3.3 i kravspecifikationen, vilken utgör en del av urvalskriterierna, måste visa att de har den yrkesmässiga ställning som krävs för att utföra de uppdrag de tilldelas. För att visa detta skall anbudsgivaren, om det är tillämpligt, enligt punkt 2.3.3.2 lämna följande uppgifter: a) ett detaljerat organisationsschema med uppgifter om de personer som ansvarar för planering och ledning av arbetet och de interna granskare/översättare som utför uppgifterna; b) en redogörelse för förfarandet för urval av översättare; och c) angivande av hur stor del av kontraktet som anbudsgivaren kan komma att lägga ut på underentreprenad och en redogörelse för förfarandet för urval av underentreprenörer.

Ombudsmannen konstaterar också att anbudet, enligt punkt 6.1.2 i kravspecifikationen, måste innehålla all den information som krävs för att den upphandlande myndigheten skall kunna bedöma anbudet på grundval av bland annat urvalskriterierna.

2.4 På grundval av tillgängliga uppgifter och med beaktande av slutsatserna i punkt 1.3 ovan anser ombudsmannen att kommissionen drog rimliga slutsatser när den ansåg att anbudet hade lämnats av ett företag som var skyldigt att lämna uppgifter om organisationsschema, förfaranden för urval av översättande personal och förfaranden för underentreprenad, i enlighet med punkt 2.3.3.2 i kravspecifikationen. Dessa slutsatser påverkas inte av att klaganden kan ha visat sin yrkesmässiga ställning genom tidigare kontrakt med kommissionen, eftersom anbudsgivare var tvungna att bifoga bevis på sin yrkesmässiga ställning för att komma i fråga för att tilldelas kontrakt i det aktuella anbudsförfarandet. Ombudsmannen anser därmed att det inte föreligger några administrativa missförhållanden vid kommissionen angående denna del av klagomålet.

3 Klagandens yrkande

3.1 Mot bakgrund av ombudsmannens slutsatser i punkterna 1.3 och 2.4 ovan finns det ingen anledning för ombudsmannen att behandla klagandens yrkande att kommissionen skall anta honom som frilansöversättare.

4. Slutsats

På grundval av ombudsmannens undersökningar av detta klagomål förefaller det inte föreligga några administrativa missförhållanden vid kommissionen. Ombudsmannen avslutar därför ärendet.

Kommissionens ordförande kommer också att informeras om detta beslut.

Med vänlig hälsning

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS