Beslut av den Europeiska ombudsmannen i klagomål 1340/2000/BB mot Europeiska kommissionen

I ett brev av den 21 oktober 2000 framförde Ni ett klagomål å EeC AB educations vägnar till Europeiska ombudsmannen mot Europeiska kommissionen angående kommissionens handläggning av Leonardo da Vinci-programmet PL/99/1004/I.1.2.b/FPC.

Den 28 november 2000 vidarebefordrade jag klagomålet till Europeiska kommissionens ordförande. Kommissionen skickade sitt yttrande den 12 mars 2001. Detta vidarebefordrade jag till Er tillsammans med en uppmaning att skicka Era synpunkter, vilket Ni gjorde den 21 april 2001. Den 30 maj 2001 bad jag om ytterligare upplysningar från kommissionen. Den 3 september 2001 tog Ni återigen kontakt. Den 26 september 2001 skickade jag kommissionens kompletterande upplysningar till Er tillsammans med en uppmaning att komma med synpunkter, om Ni så önskade. Inga synpunkter tycks ha kommit från Er.

Nu skriver jag till Er för att informera om resultatet av den undersökning som har gjorts.

KLAGOMÅLET

I sitt klagomål förklarar den klagande att EeC AB education är partner i Leonardo da Vinci-programmet. Enligt den klagande har EeC AB education inte erhållit betalning om 200 000 SEK från sin partner POPON i Polen. EeC AB education har varit i kontakt både med den polska partnern POPON och med Europeiska kommissionen. Kommissionen har förklarat att den endast har begränsad befogenhet att kontrollera parternas handlande och den bara kan genomföra en revision. Som ett resultat av detta har kommissionen genomfört en revision, inte av den berörda polska partnern utan av den nationella samordningsenheten i Warszawa. Den klagande anser att revisionen skulle ha gjorts hos den polska partnern POPON.

Den klagande yrkar på att kommissionen borde kontrollera att programmets medel har förvaltats korrekt och övervaka att EeC AB educations utestående fakturor blir betalda.

UNDERSÖKNINGEN

Kommissionens yttrande

Kommissionen lämnar följande kommentarer i sitt yttrande:

Klagomålet rör Leonardo da Vinci-projektet PL/99/10004/I.1.2.b/FPC, som valts ut inom ramen för den första fasen av Leonardo da Vinci-programmet.

Syftet med Leonardo da Vinci-programmet är att genomföra en yrkesutbildningspolitik på gemenskapsnivå som stöder och kompletterar nationella initiativ och åtgärder när det gäller yrkesutbildning. Programmet är öppet för medlemsstaterna, EFTA-länderna, länderna i Central- och Östeuropa och Cypern. Projekt kan lämnas in under ett antal olika åtgärder som är indelade i fyra delar. I varje land inrättar de nationella myndigheterna en eller flera samordningsorgan, så kallade "nationella samordningsenheter" (NCU), för att säkerställa genomförandet av programmet på nationell nivå, inbegripet administration av transnationella placeringar och utbyten inom del I rörlighet.

I praktiken grundas genomförandet av del I rörlighet på ett totalt bidrag som beviljas årligen av kommissionen till varje land på grundval av en "operativ förvaltningsplan". Ett avtal upprättas därefter varje år mellan kommissionen och de nationella samordningsenheterna i berört land. Den nationella samordningsenheten blir på detta sätt fullt ansvarig för administration och förvaltning av medlen för genomförandet av åtgärden. Detta innefattar utvärdering av de projektförslag som lämnats in, urval, avtalsskrivning och den faktiska administrationen och uppföljningen av projekten (inklusive utbetalningar, rapporter etc.).

Leonardo da Vinci-projektet PL/99/10004/I.1.2.b/FPC lämnades till och valdes ut av den polska samordningsenheten 1999 inom ramen för del I rörlighet. Projektet syftade till att organisera arbetsplatsplaceringar i Sverige under 30 dagar för en grupp polska funktionshindrade personer. Projektansvarig, och avtalspart till den polska samordningsenheten, var den polska organisationen POPON (Polska Organizacja Proacodawcow Osob Niepelnosprawnych, polska organisationen för funktionshindrades arbetsgivare). Värdorganisationen i Sverige var EeC AB education. Enligt gällande bestämmelser har den nationella samordningsenheten upprättat ett avtal med ansvarig organisation, med hjälp av den mall som kommissionen tillhandahåller. Enligt villkoren i detta avtal var POPON tvungen att vidta nödvändiga åtgärder när det gäller de överenskommelser som skulle ingås med parterna och värdorganisationerna. POPON och EeC AB education ingick en överenskommelse den 17 maj 1999.

Den 4 januari 2000 fick generaldirektoratet för utbildning och kultur (GD EAC), enheten med ansvar för genomförandet av Leonardo da Vinci-programmet, ett meddelande från den klagande som framförde klagomål om de svårigheter han stött på vid genomförandet av projektet.

I meddelandet förklaras att beroende på ett antal problem och meningsskiljaktigheter som uppstått under genomförandet av placeringarna, hade samarbetet mellan POPON och EeC AB education avslutats före de överenskomna tidsfristerna, och en annan svensk organisation, EET-consulting, hade tagit över. Bland de problem som hade lett till att avtalet hade avslutats i förväg nämndes bland annat att POPON hade skickat personer till Sverige vilkas funktionshinder och språkkunskaper avvek från de som man hade kommit överens om. Detta gjorde det omöjligt för EeC AB education att genomföra utbildningsprogrammet som det ursprungligen var tänkt.

Enligt den klagande skall efter avbrottet i samarbetet ett avtal ha ingåtts mellan POPON och EeC AB education om återbetalningen av utgifter som den senare haft vid placeringarna. Den klagande hävdade dock att vissa fakturor inte hade betalts trots detta.

GD EAC tog omedelbart informella kontakter med den klagande för att få ytterligare information i fallet. Eftersom det berörda projektet hörde till en helt decentraliserad åtgärd, påmindes den klagande om att full övervakning av projektet endast kunde göras av den polska samordningsenheten. GD EAC åtog sig dock att följa ärendet så nära som möjligt för att man skulle kunna nå en lösning.

Mellan januari och februari 2000 tog GD EAC intensiva kontakter med den polska samordningsenheten. Enheten informerade GD EAC om att de hade försökt agera medlare mellan de bägge parterna utan någon större framgång. Enheten förklarade även att POPON inte avsåg att återbetala några fakturor eftersom dessa enligt vad som påstås rörde antingen tjänster som inte hade utförts eller kostnader som uppkommit utanför avtalsperioden, och att POPON hade för avsikt att försvara sitt fall och ta det till domstol om det skulle behövas. Den polska samordningsenheten informerade även GD EAC om att man hade beslutat att avskeda en anställd, eftersom det var styrkt att personen i fråga hade samarbetat med POPON. Detta samarbete hade dock startat efter det att projektet hade valts ut.

Ett officiellt svar sändes till den klagande den 3 mars 2000 där man upprepade de förklaringar man redan tidigare hade gett och informerade honom om de åtgärder som hade vidtagits.

I början av april 2000 genomförde GD EAC en revision av den polska samordningsenheten. Man upptäckte inga oegentligheter när det gäller förvaltningen av gemenskapens medel. Man gjorde även ett informellt besök i POPON:s lokaler, men ingen officiell revision gjordes av projektet.

Den 22 juli 2000 fick GD EAC ett nytt meddelande från den klagande som hävdade att hans tvist med POPON fortfarande var olöst och han anmodade kommissionen att agera. I svaret av den 4 september 2000 betonades att på grund av decentraliseringen av den berörda åtgärden, hade kommissionen ingen befogenhet att ingripa direkt i denna avtalstvist. Man hänvisade till bestämmelserna om tvistlösning som skrivits in i avtalet.

GD EAC omprövade behovet av en revision av projektet.

Kommissionen anser att den har gjort vad som ålåg den att göra. Kommissionen har inget avtalsförhållande med de projektansvariga, och kan inte på något sätt gå in direkt i tvister som rör genomförandet av avtalet. Övervakningen av projektet faller under den polska samordningsenhetens ansvar. Om ingen uppgörelse kan nås i godo, skall tvisten lösas av behörig domstol på den plats där den projektansvarige har sitt säte.

Kommissionen har ett övergripande ansvar att kontrollera det sätt på vilket programmet genomförs. Detta innefattar både en mer "innehållsrelaterad" övervakning för att fastställa om den verksamhet och de förfaranden som utförts på nationell nivå av den nationella samordningsenheten uppfyller principerna och kriterierna i Leonardo da Vinci-programmet, och behörighet att kontrollera både den nationella samordningsenheten och de individuella projekten för att kontrollera om gemenskapens medel har använts enligt bestämmelserna. Detta ansvar har utövats helt och fullt när det gäller fallet i klagomålet. GD EAC har från början ingripit hos den polska samordningsenheten för att få klarhet och för att underlätta enhetens roll som medlare i tvisten mellan EeC AB education och POPON. Hittills har de förklaringar och den information som har erhållits från den polska samordningsenheten verkat tillfredsställande.

När det gäller möjligheten att utföra revisioner, har inga oegentligheter uppvisats vid revisionen av den polska samordningsenheten. Det informella besöket i POPON:s lokaler visade inte på några särskilda problem. GD EAC överväger dock att göra en formell revision av projektet.

Den klagandes synpunkter

Den klagande har angett att han har förstått att tvisten mellan den polska partnern POPON och EeC AB education måste lösas av en behörig domstol. Den klagande har också förstått att ombudsmannen inte kan ingripa i en domstolsprocess i Polen. Den klagande har emellertid begärt att kommissionen och GD EAC skall genomföra en revision av den polska partnern POPON.

Ytterligare granskning

Efter en ingående behandling av kommissionens yttrande och den klagandes synpunkter, visade det sig att det var nödvändigt att genomföra ytterligare granskningar. Ombudsmannen begärde ett kompletterande yttrande från kommissionen om huruvida GD EAC hade inlett en revision av projektet i fråga enligt vad som nämndes i kommissionens yttrande.

Kommissionens kompletterande yttrande

I april 2001 godkände ekonomiavdelningen vid GD EAC en särskild revision av projektet. Då det saknas tillräckliga interna resurser kommer revisionen att genomföras av ett externt företag. Förfarandet för urval av och ingående av avtal med ett externt företag inleddes i maj 2001 och borde bli färdigt under sommaren 2001. Revisionen väntas äga rum under hösten 2001.

Revisionens syfte är att kontrollera att gemenskapsmedlen har använts av projektet enligt tillämpliga bestämmelser. Enligt kravspecifikationen skall man vid revisionen kontrollera att kostnader varit bidragsgrundande, särskilt kostnader som upplupits av parterna, och att kostnaderna överensstämmer med tillämpliga avtal. Uppdraget kommer att omfatta revision av det polska projektet PL/99/10004/I.1.2.b/FPCi den projektansvariges lokaler i Polen (POPON) och vid behov även ett besök vid dess partners lokaler i Sverige (EeC AB education).

Den klagandes kompletterande synpunkter

Den klagande tycks inte ha skickat några kompletterande synpunkter.

BESLUTET

1 Påstådda oegentligheter vid Europeiska kommissionens handläggning av Leonardo da Vinci-programmet PL/99/1004/I.1.2.b/FPC

1.1 Enligt den klagande har inte EeC AB education erhållit betalning om 200 000 SEK från sin partner POPON i Polen. EeC AB education har varit i kontakt både med den polska partnern POPON och med Europeiska kommissionen. Den klagande yrkar på att kommissionen borde kontrollera det korrekta genomförandet av programmets medel samt övervaka att EeC AB educations utestående fakturor blir betalda. Den klagande anser att en revision av den polska partnern POPON borde ha genomförts.

1.2 I sitt yttrande slog kommissionen fast att den har ett övergripande ansvar att kontrollera det sätt på vilket programmet genomförs. Detta innefattar både en mer "innehållsrelaterad" övervakning för att fastställa om den verksamhet och de förfaranden som utförts på nationell nivå av den nationella samordningsenheten uppfyller principerna och kriterierna i Leonardo da Vinci-programmet, och behörighet att kontrollera både den nationella samordningsenheten och de individuella projekten för att kontrollera om gemenskapens medel har använts enligt bestämmelserna. Kommissionen anser att detta ansvar har utövats helt och fullt när det gäller fallet i klagomålet. GD EAC har från början ingripit hos den polska samordningsenheten för att få klarhet och för att underlätta enhetens roll som medlare i tvisten mellan EeC AB education och POPON. Hittills har de förklaringar och den information som har erhållits från den polska samordningsenheten verkat tillfredsställande. När det gäller möjligheten att utföra revisioner, har inga oegentligheter uppvisats vid revisionen av den polska samordningsenheten. Det informella besöket i POPON:s lokaler visade inte på några särskilda problem. GD EAC överväger dock att göra en formell revision av projektet.

1.3 Den klagande har angett att han har förstått att tvisten mellan den polska partnern POPON och EeC AB education måste lösas av en behörig domstol. Den klagande har emellertid begärt att kommissionens GD EAC skall genomföra en revision av den polska partnern POPON.

1.4 Ombudsmannen begärde ett kompletterande yttrande från kommissionen om huruvida GD EAC hade inlett en revision av projektet i fråga enligt vad som nämndes i kommissionens yttrande.

1.5 I sitt kompletterande yttrande angav kommissionen att ekonomiavdelningen vid GD EAC i april 2001 godkände en särskild revision av projektet. Revisionens syfte är att kontrollera att gemenskapsmedlen har använts av projektet enligt tillämpliga bestämmelser. Revisionen väntas äga rum under hösten 2001. Enligt kravspecifikationen skall man vid revisionen kontrollera att kostnader varit bidragsgrundande, särskilt kostnader som upplupits av parterna, och att kostnaderna överensstämmer med tillämpliga avtal. Uppdraget kommer att omfatta revision av det polska projektet PL/99/10004/I.1.2.b/FPCi den projektansvariges lokaler i Polen (POPON), och vid behov även ett besök av dess partners lokaler i Sverige (EeC AB education).

1.6 Av ombudsmannens granskning framgår att kommissionen har utövat sitt ansvar och genomfört en revision vid den nationella samordningsenheten i Warszawa.Det framgår även att kommissionen har godkänt en särskild revision av projektet, vilken omfattar en revision av det polska projektet. Kommissionen har således agerat inom ramen för dess rättsliga befogenheter, och det finns inga tecken på att förvaltningen har misskötts.

2 Slutsats

Av ombudsmannens granskning av klagomålet framgår att Europeiska kommissionen inte har misskött förvaltningen. Ombudsmannen avslutar därför ärendet.

Europeiska kommissionens ordförande kommer att informeras om beslutet.

Med vänlig hälsning

 

Jacob SÖDERMAN