You have a complaint against an EU institution or body?

Besluit van de Europese Ombudsman ter afsluiting van het onderzoek inzake klacht 1195/2010/OV tegen de Europese Commissie

In februari 2010 vroeg klager, op grond van Verordening (EG) nr. 1049/2001, toegang tot het handboek van de Commissie inzake het beheer van haar loopbaanbeoordelingen. De Commissie weigerde toegang te verlenen tot dit handboek. Zij redeneerde dat het handboek adviezen voor intern gebruik bevatte en dat openbaarmaking ervan het besluitvormingsproces van de instelling ernstig zou ondermijnen (artikel 4, lid 3, van de Verordening). Tevens beriep zij zich op bescherming van juridisch advies (artikel 4, lid 2, tweede streepje, van de Verordening).

In april 2010 diende klager een confirmatief verzoek om toegang in. De Commissie verlengde eerst de termijn voor haar antwoord met 15 werkdagen. Vervolgens informeerde zij klager dat zij haar onderzoek nog altijd niet had afgerond, maar dat zij haar uiterste best deed om zo snel mogelijk een definitief antwoord te sturen.

In zijn klacht aan de Ombudsman beweerde klager dat de Commissie ten onrechte toegang had geweigerd tot het handboek. Tevens hield hij staande dat zij hem toegang moest verlenen.

In haar standpunt legde de Commissie uit dat het gevraagde handboek een bijzonder lang document was. Daarom moest zij een nauwkeurige analyse verrichten van het gevraagde document en van de risico’s die aan openbaarmaking verbonden waren. Nadat zij haar analyse had afgerond, besloot de Commissie om klager volledige toegang te bieden tot het gevraagde document. Zij verontschuldigde zich voor het feit dat zij niet binnen de in de Verordening opgenomen termijnen had gereageerd.

Klager informeerde de Ombudsman dat hij tevreden was met de uitkomst van de zaak, hoewel het betreurenswaardig was dat de Commissie zo veel tijd nodig had gehad om te reageren. De Ombudsman constateerde dat de Commissie haar besluit had genomen ongeveer zes weken na afloop van de verlengde termijn waarin de Verordening voorziet. De Commissie verontschuldigde zich echter voor deze vertraging. De Ombudsman was daarom van oordeel dat klagers beschuldiging en eis door de Commissie waren afgehandeld.

Achtergrond van de klacht

1. Op 3 februari 2010 vroeg klager, die de Belgische nationaliteit heeft, toegang tot het handboek van de Commissie inzake het beheer van haar loopbaanbeoordelingsrapport. Daarbij beriep klager zich op Verordening (EG) nr. 1049/2001[1] (de “Verordening”) als grondslag voor zijn verzoek. Het handboek is opgesteld door het directoraat-generaal Personele middelen en veiligheid (DG HR) van de Commissie en is onder de diverse personele afdelingen van de instelling verspreid.

2. Op 24 februari 2010 verstuurde de Commissie overeenkomstig artikel 7, lid 3 van de Verordening een voorlopig antwoord, op basis waarvan de voorgeschreven termijn voor beantwoording met vijftien werkdagen werd verlengd.

3. In een brief van 16 maart 2010 weigerde de Commissie klager toegang te geven tot het handboek. Zij redeneerde dat het document adviezen voor intern gebruik voor beraadslagingen en voorafgaande raadplegingen binnen de Commissie bevatte. Openbaarmaking ervan zou het besluitvormingsproces van de instellingen ernstig ondermijnen (artikel 4, lid 3 van de Verordening). Tevens beriep de Commissie zich op bescherming van juridisch advies (artikel 4, lid 2, tweede streepje van de Verordening). Ook verklaarde de Commissie dat het desbetreffende document uitsluitend bedoeld is voor het personeel dat werkzaam is op de diverse personele afdelingen, en erop gericht is een uniforme toepassing en interpretatie van de bestaande juridische procedures te waarborgen. Verder wees zij erop dat het handboek intern juridisch advies bevat ten aanzien van hoe moet worden omgegaan met onduidelijke situaties die nog niet zijn geduid door het Hof van Justitie. Als toegang wordt verleend tot dit document, zou dit de bescherming van het intern juridisch advies van de instelling ernstig ondermijnen. Tot slot merkte de Commissie op dat in het verzoek van klager geen hoger openbaar belang werd vermeld dat openbaarmaking van het document zou rechtvaardigen.

4. Op 6 april 2010 diende klager een confirmatief verzoek om toegang in. Ten aanzien van het feit dat de Commissie zich beriep op artikel 4, lid 3 van de Verordening, wees klager erop dat de Commissie niet heeft uitgelegd hoe openbaarmaking van het document het besluitvormingsproces zou beïnvloeden. Ook wees hij erop dat het handboek algemene instructies bevat, waarin uniforme regels worden verwoord die voor een consistente toepassing van de wet moeten zorgen. Als de inhoud van het document openbaar wordt, beïnvloedt dit niet de besluiten van de Commissie om specifieke kandidaten te bevorderen. Ten aanzien van de uitzondering uit hoofde van bescherming van juridisch advies, wees klager erop dat het desbetreffende document niet de kenmerken van juridisch advies heeft, niet is opgesteld door de Juridische dienst en evenmin is opgesteld ter voorbereiding op enige gerechtelijke procedure. Wat betreft de aanwezigheid van een hoger openbaar belang wees klager op het bestaan van twee vormen van openbaar belang. Ten eerste geldt het belang van de belastingbetalers en de wetgevers die hen vertegenwoordigen, aangezien bij de bevordering van ambtenaren een efficiënt gebruik van de overheidsgelden gewaarborgd moet zijn. Ten tweede geldt het belang dat de ambtenaren van de Commissie eerlijk en rechtvaardig worden behandeld: als sommige ambtenaren de toegang tot het document wordt geweigerd, kan dit leiden tot ongelijke behandeling. Klager wees er tot slot op dat het uit de weigering van de Commissie niet duidelijk werd of zij ook gedeeltelijke toegang heeft overwogen.

5. In een brief van 27 april 2010 verlengde de Commissie de termijn voor haar antwoord op het confirmatief verzoek met vijftien werkdagen, waarbij zij zich beriep op artikel 8, lid 2 van de Verordening.

6. In een brief van 20 mei 2010 informeerde de Commissie klager dat zij haar onderzoek nog altijd niet had afgerond, maar dat zij haar uiterste best deed om zo snel mogelijk een definitief antwoord te versturen. De Commissie betuigde haar spijt voor de vertraging en verontschuldigde zich voor het ongemak.

Het onderwerp van het onderzoek

7. Op 26 mei 2010 diende klager de onderhavige klacht bij de Ombudsman in. Hij beweerde dat de Commissie ten onrechte toegang weigerde tot het handboek en hield staande dat de Commissie hem toegang moest verlenen.

8. Tijdens telefoongesprekken met het kantoor van de Ombudsman van 31 mei en 16 juni 2010 wees klager erop dat hij nog altijd geen antwoord had ontvangen op zijn confirmatief verzoek en benadrukte hij hoe dringend de zaak was.

Het onderzoek

9. De klacht werd naar de Commissie gestuurd met het verzoek aan de Commissie om haar standpunt te geven. De Commissie stuurde de Ombudsman haar standpunt op 9 augustus 2010. Dit standpunt werd vervolgens doorgestuurd naar klager, met de uitnodiging om vóór 31 oktober 2010 zijn opmerkingen hierover in te dienen. In een telefoongesprek van 25 oktober 2010 informeerde klager het kantoor van de Ombudsman echter dat hij geen opmerkingen over het standpunt van de Commissie zou indienen en dat hij dit per brief zou bevestigen, zodat de Ombudsman het onderzoek zou kunnen sluiten. In een daaropvolgend telefoongesprek van 9 november 2010 gaf klager aan dat hij tevreden was met het antwoord van de Commissie op zijn klacht.

De analyse en conclusies van de Ombudsman

A. Vermeende weigering om toegang te verlenen tot het handboek en bijbehorende klacht

Argumenten voorgelegd aan de Ombudsman

10. Klager beweerde dat de Commissie ten onrechte toegang weigerde tot het handboek en hield staande dat hem toegang zou moeten worden verleend.

11. In haar standpunt legde de Commissie uit, zoals zij ook had aangegeven in haar eerste antwoord en haar brieven van 27 april en 20 mei 2010, dat het desbetreffende handboek een uitzonderlijk lang document is dat adviezen bevat voor intern gebruik, alsmede juridisch advies inzake personeelsbeoordelingskwesties die vaak onderwerp zijn van beroepsprocedures voor interne administratieve toetsing en juridische geschillen voor de gerechtshoven van de Unie. Daarom moest de Commissie een nauwkeurige analyse verrichten van klagers klacht, de desbetreffende documentatie en de risico’s die aan openbaarmaking verbonden waren. Nadat zij haar analyse had afgerond, besloot de Commissie op 7 juli 2010 om klager volledige toegang te bieden tot het desbetreffende document. Zij verontschuldigde zich voor het feit dat zij niet binnen de in de Verordening opgenomen termijnen had gereageerd. De Commissie sloot bij haar mededeling een kopie bij van een brief van de secretaris-generaal aan klager van 7 juli 2010, waarin deze laatste toegang verleend kreeg tot het desbetreffende document.

12. In een telefoongesprek met het kantoor van de Ombudsman van 9 november 2010 gaf klager aan tevreden te zijn met de uitkomst van de zaak. Hij stelde echter wel dat het betreurenswaardig was dat de Commissie zo veel tijd nodig had gehad om tot een antwoord te komen.

De evaluatie van de Ombudsman

13. Het blijkt dat de Commissie klager volledige toegang heeft verleend tot het desbetreffende handboek. De Commissie heeft haar besluit ongeveer zes weken na afloop van de verlengde termijn, zoals bepaald in de Verordening, genomen. De Ombudsman constateert echter dat de Commissie zich heeft verontschuldigd voor deze vertraging. De Ombudsman is daarom van oordeel dat klagers beschuldiging en eis zijn afgewikkeld door de Commissie.

B. Conclusie

Op grond van zijn onderzoek naar deze klacht sluit de Ombudsman deze zaak af met de volgende conclusie:

De Commissie heeft de zaak naar klagers tevredenheid afgewikkeld.

Klager en de Commissie zullen op de hoogte worden gesteld van dit besluit.

 

P. Nikiforos Diamandouros

Gedaan te Straatsburg op 20 december 2010


[1] Verordening (EG) nr. 1049/2001 van het Europees Parlement en de Raad van 30 mei 2001 inzake de toegang van het publiek tot documenten van het Europees Parlement, de Raad en de Commissie (PB L 145 van 31.5.2001, blz. 43).