Besluit van de Europese Ombudsman inzake klacht 1532/2005/OV tegen de Europese Commissie

Straatsburg, 14 november 2005

Geachte heer X.,

Op 6 april 2005 hebt u bij de Europese Ombudsman een klacht tegen de Europese Commissie ingediend. Deze klacht ging over de beëindiging van uw contract inzake technische bijstand.

Op 29 april 2005 heb ik deze klacht naar de Voorzitter van de Commissie doorgestuurd.

Op 26 april 2005 hebt u ons een e-mail over uw klacht gestuurd, die mijn dienst op 27 april 2005 heeft beantwoord. Op 20 mei 2005 hebt u nog een e-mail gestuurd, dit keer met procedurevragen betreffende de Ombudsman. Hierop heeft mijn dienst u op 23 mei 2005 per e-mail geantwoord. Op 26 juli 2005 en 7 september 2005 heeft mijn dienst u per e-mail op de hoogte gesteld van de stand van zaken betreffende de ontvangst van het standpunt van de Commissie.

De Commissie heeft haar standpunt op 5 september 2005 verzonden. Dit heb ik op 21 september 2005 naar u doorgestuurd met het verzoek hierop te reageren, wat u op 27 september 2005 hebt gedaan. Op 4 oktober 2005 hebt u telefonisch met mijn dienst over uw schrijven van 27 september 2005 overlegd.

Bij dezen stel ik u in kennis van de resultaten van de ingestelde onderzoeken.

DE KLACHT

Volgens klager laat de toedracht van de zaak zich als volgt omschrijven:

Op 17 maart 2003 hebben klager en de Delegatie van de Commissie (de "Delegatie") in land Y een contract afgesloten inzake technische bijstand (referentienr. "S"/2003/001) ter coördinatie van het "S"-programma aldaar.

Het hoofd van de Delegatie heeft klager er op 20 december 2004 schriftelijk van op de hoogte gesteld dat het contract met klager vanwege een reorganisatie zou worden beëindigd. Met een schrijven d.d. 30 december 2004 werd het contract daadwerkelijk beëindigd(1). De betaling van alle uitstaande rekeningen werd opgeschort.

In een schrijven d.d. 8 maart 2005 heeft klager om een minnelijke schikking van het geschil verzocht. Daarbij verlangde hij betaling van zijn rekeningen van november en december 2004, alsmede betaling voor diensten die vanwege de beëindiging van het contract niet waren geleverd (dat wil zeggen een vergoeding voor 13 maanden en 21 dagen, wat op een bedrag van 137 135,37 euro neerkwam).

Op 6 april 2005 heeft klager zich met deze klacht tot de Ombudsman gewend. Volgens hem was het contract ten onrechte beëindigd en had hij recht op betaling van zijn rekeningen van november 2004 (10 000 euro en 14 929 627 YYY(2)) en van december 2004 (7 424,51 en 14 578 850 YYY), alsmede op betaling van niet-geleverde diensten (137 135,37 euro, wat op 13 maanden en 21 dagen aan dienstverlening neerkwam).

HET ONDERZOEK

Het standpunt van de Commissie

In haar standpunt maakte de Commissie kort samengevat de volgende opmerkingen:

De feiten van deze zaak

Op 17 maart 2003 hebben de Republiek van land Y enerzijds en klager anderzijds een contract inzake technische bijstand gesloten, in het kader waarvan de klager als "coördinator van de "S"-programma's in land Y" zou fungeren. Het contract werd uit het 8e Europese Ontwikkelingsfonds (hierna "8e EOF") gefinancierd. Op dit fonds is het kader van wederzijdse verplichtingen (FMO) inzake het gebruik van "S"-transfers van de jaren 1996-1999 (hierna "FMO "S" 1996-1999") van toepassing. Dit is op 24 januari 2003 door de Commissie en de regering van de Republiek van land Y overeengekomen.

De gunning en uitvoering van het contract vallen dan ook onder de vierde Overeenkomst van Lomé, gewijzigd bij de op 4 november 1995 in Mauritius ondertekende Overeenkomst (hierna "de gewijzigde vierde Overeenkomst van Lomé"(3)), door het FMO "S" 1996-1999, door de algemene voorschriften voor door het EOF gefinancierde overeenkomsten voor werken, leveringen en diensten(4) (hierna "de algemene voorschriften") en door de algemene voorwaarden voor door het EOF gefinancierde overeenkomsten voor diensten(5).

De verplichtingen van de Commissie betreffende de financiële controle van het 8e EOF zijn vastgelegd in het financiële reglement van 16 juni 1998 van toepassing op de samenwerking inzake ontwikkelingsfinanciering in het kader van de Vierde ACS-EEG-Overeenkomst(6) (hierna het "financieel reglement 8e EOF").

Op basis van artikel 302 en 312 van de gewijzigde vierde Overeenkomst van Lomé heeft de minister van Economie, Financiën en Begroting van land Y in zijn hoedanigheid van nationale ordonnateur (hierna "NAO") van het EOF de Commissie gemachtigd om namens hem over het contract met klager te onderhandelen en dit af te sluiten en te beheren.

De looptijd van het contract bedroeg 36 maanden vanaf de ondertekening. Dit zou dus op 17 mei 2006 aflopen.

Het "S"-programma diende ter stabilisering van de exportinkomsten uit landbouwproducten krachtens artikel 186 tot en met 212 van de gewijzigde vierde Overeenkomst van Lomé. Klager werd als coördinator van de "S"-ondersteuningseenheid in dienst genomen.

Klager heeft de Delegatie op 20 december 2004 een overzicht gestuurd met de stand van zaken van alle dossiers die onder de bevoegdheid van de "S"-ondersteuningseenheid vielen. Uit de vermelde datum bleek dat dit overzicht al op 17 december 2004 was opgesteld. Op 21 december 2004 heeft klager zijn dienstauto en -gsm bij de Delegatie ingeleverd (dit is schriftelijk vastgelegd). Vervolgens is klager naar Europa vertrokken.

In een schrijven d.d. 30 december 2004 deelt de Delegatie klager mee dat zij uit de beschikbare informatie opmaakte dat hij zijn post had verlaten en voorgoed uit land Y was vertrokken. Als dat inderdaad klopte, moest de Delegatie het contract beëindigen en alle betalingen opschorten.

In een schrijven d.d. 13 januari 2005 vraagt de advocaat van klager de Delegatie of een minnelijke schikking van deze zaak mogelijk is. Dit verzoek is in een schrijven d.d. 27 januari 2005 herhaald. Op 8 maart 2005 heeft klager de betaling van zijn rekeningen van november en december 2004 geëist, alsmede de betaling van rekeningen voor niet-geleverde diensten. In zijn bij de Ombudsman neergelegde klacht heeft klager het door hem geëiste totaalbedrag van 158 890,88 euro als volgt gespecificeerd:

• 10 000 euro: rekening november 2004
• 14 929 627 YYY: rekening november 2004 (ofwel 2 191 euro)
• 7 424,51 euro: rekening december 2004
• 14 578 850 YYY: rekening december 2004 (ofwel 2 140 euro)
• 137 135,37 euro: niet-geleverde diensten

In een schrijven d.d. 3 juni 2005 laat de advocaat van klager weten dat zijn cliënt bereid was in te stemmen met een lager bedrag. Hij zou genoegen nemen met betaling van de rekeningen en kosten voor de periode november-december 2004, mits geen schadevergoeding van hem zou worden geëist.

In een schrijven d.d. 13 juni 2005 aan klager geeft de Delegatie te kennen dat het contract op basis van artikel 41, lid 2, letter b) van de algemene voorwaarden is beëindigd, namelijk omdat klager bij de uitvoering daarvan in gebreke is gebleven. In hetzelfde schrijven stelt de Delegatie dat zij klager nog 17 421,51 euro en 5 901 695 YYY (ofwel 2 387 euro) schuldig was. De betaling van deze bedragen werd echter opgeschort totdat definitief was vastgesteld welke schadevergoeding hem kon worden opgelegd.

Standpunt betreffende de klacht

In de tweede helft van 2004 stelde de NAO ernstige problemen vast bij het beheer van de "S"-programma's waarvoor klager als coördinator fungeerde. Hij heeft de Delegatie hiervan op de hoogte gebracht. Zo vroegen de autoriteiten van land Y op 2 en 5 augustus 2004 klager schriftelijk opheldering over een niet-verantwoord voorschot van 1 056 978,431 YYY (ofwel 155 141 euro) dat in het kader van Specifiek Protocol ("SP") 07/2001 was geleverd. Verder heeft de NAO in een schrijven d.d. 29 november 2004 in verband met SP 05/2003 de Delegatie verzocht in te stemmen met een uitzonderlijke aanvulling van de middelen met 736 794 746 YYY (ofwel 108 145 euro) teneinde aan de verplichtingen jegens het Centre Technique Horticole de T. ("CTHT") te kunnen voldoen.

De voor CTHT benodigde extra middelen in het kader van SP 05/2003 zijn binnen de normale termijn aangevraagd. De aanvraag bleef echter maanden bij de "S"-ondersteuningseenheid liggen en kwam dus met aanzienlijke vertraging bij de NAO terecht. Intussen moest het CTHT de rest van het voorschot aanspreken, waarna het helemaal geen middelen meer had. Dit was de reden voor de aanvraag van een uitzonderlijke aanvulling.

Uit activiteitenverslag nr. 2/2004 voor de periode maart-augustus 2004, dat klager op 6 oktober 2004 heeft verzonden, blijkt ook dat de "S"-ondersteuningseenheid met problemen te kampen had. In dat verslag geeft klager zelf aan dat het beter is dat de ondersteuningseenheid "zich niet langer bezighoudt met het dagelijkse beheer van de projecten" en dat de rol van deze eenheid moet worden herzien.

Dit zijn de omstandigheden waardoor de Delegatie zich genoodzaakt zag de NAO op 1 december 2004 mee te delen dat zij op basis van het activiteitenverslag van de "S"-ondersteuningseenheid en van de algehele vordering van het programma had geconcludeerd dat klager zich niet voldoende kweet van de hem in het kader van zijn contract toegekende taken. Het beheer van het "S"-programma zou worden gereorganiseerd, met als gevolg dat het contract met de klager voortijdig zou worden beëindigd.

Er werd een ontwerp van aanhangsel bij het contract opgesteld. Hierin werd bepaald dat de looptijd van het contract van 17 mei 2006 tot 31 januari 2005 werd teruggebracht.

Voorstel van 20 december 2004

Op 20 december 2004 heeft de Delegatie het ontwerp van aanhangsel naar klager gestuurd met het verzoek dit te ondertekenen. Onmiddellijk nadat het schrijven van 20 december 2004 is verstuurd, verlaat klager zijn post. Omdat klager het ontwerp van aanhangsel echter niet heeft ondertekend, blijft het oorspronkelijke contract onverkort van kracht. Door zijn vertrek is klager ten aanzien van zijn contractuele verplichtingen ernstig in gebreke gebleven.

Conform artikel 41, lid 2, letter b) van de algemene voorwaarden mag het contract met een opzegtermijn van zeven dagen worden beëindigd indien de coördinator de diensten niet in overeenstemming met het contract uitvoert. Dit geldt eveneens wanneer deze conform artikel 35, lid 11 in kennis is gesteld van het feit dat de betalingen worden opgeschort, maar het contract vervolgens niet binnen 14 dagen naar behoren uitvoert.

Artikel 41, lid 3 van de algemene voorwaarden bepaalt dat de beëindiging van het contract geen afbreuk doet aan de overige rechten of bevoegdheden van de opdrachtgever, die het recht heeft de diensten zelf uit te voeren. In overeenstemming met artikel 41, lid 7 van de algemene voorwaarden heeft een opdrachtgever het recht om van de contractant een schadevergoeding te eisen.

Kennisgeving van contractbreuk op 30 december 2004

Op 30 december 2004 heeft de Delegatie klager schriftelijk geconfronteerd met het feit dat hij zijn post definitief lijkt te hebben verlaten. Dit schrijven beantwoordde aan de in artikel 41, lid 2, letter b) van de algemene voorwaarden vereiste kennisgeving en stelde klager in de gelegenheid zijn contractuele verplichtingen alsnog na te komen.

Beëindiging van het contract en vaststelling van de verschuldigde bedragen (13 juni 2005)

In een schrijven d.d. 13 juni 2005 aan klager geeft de Delegatie te kennen dat het contract op basis van artikel 41, lid 2, letter b) van de algemene voorwaarden is beëindigd. In hetzelfde schrijven stelt de Delegatie klager in kennis van het feit dat voor rekeningen en terugvorderbare onkosten voor november-december nog een bedrag van 17 421,51 en 5 901 695 YYY verschuldigd was. Hierin werd echter ook vermeld dat de betaling van deze bedragen werd opgeschort totdat definitief was vastgesteld welke schadevergoeding de opdrachtgever klager kon opleggen vanwege het feit dat hij zijn post zonder voorafgaande kennisgeving had verlaten en vanwege de tekortkomingen bij het beheer van de verschillende projecten waarvoor klager verantwoordelijk was.

In een schrijven d.d. 3 juni 2005 verzoekt de NAO de Delegatie de EOF-begroting aan te wenden voor de bekostiging van een audit naar de financiële regelmatigheid van de projecten die tot het vertrek van klager door hem zijn beheerd. Aan de hand van de uitkomst van deze audit zou de overheid van land Y de hoogte kunnen bepalen van de schadevergoeding die zij eventueel van klager kan eisen. De kosten van de audit zouden ook bij hem kunnen worden teruggevorderd. Mocht de schadevergoeding lager uitvallen dan het totaalbedrag van de opgeschorte betalingen, dan wordt het verschil aan klager uitgekeerd. In het omgekeerde geval wordt het desbetreffende bedrag bij klager teruggevorderd.

Kandidatuur van klager voor land Z (29 november 2004)

Het bedrijf T. voert in land Z een contract inzake technische bijstand uit, dat ook uit het 8e EOF wordt gefinancierd. In het kader van dat contract stelt T. de Delegatie van de Commissie in land Z in een schrijven d.d. 29 november 2004 ter vervanging van een van zijn experts klager voor. Volgens dit schrijven "voltooit klager thans een soortgelijke opdracht bij de Delegatie in land Y" waardoor hij "vanaf 2 januari 2005 beschikbaar is". Klager zou zijn "exclusieve beschikbaarheid" voor de nieuwe post in land Z "tot 15 december 2004" hebben gegarandeerd.

Vanaf 2 januari 2005 is klager in het kader van dat contract al in land Z aan het werk. Als alles goed gaat, dient hij het contract met T. tot het einde toe uit (namelijk tot en met 28 maart 2006). Klager heeft zich dus al vóór het schrijven d.d. 20 december 2004 voor een andere post beschikbaar verklaard door aan te geven dat zijn werkzaamheden in land Y ten einde liepen. Zijn kandidatuur voor de post in land Z, die reeds op 29 november 2004 door T. is ingediend, is onverenigbaar met de looptijd van zijn contract in land Y (t/m 17 mei 2006).

Verzoek om een minnelijke schikking

Klager heeft om een minnelijke schikking van het geschil verzocht. In een schrijven d.d. 22 maart 2005 verzoekt de Delegatie de NAO een standpunt over het verzoek van klager om een minnelijke schikking in te nemen. Deze kan echter pas een besluit over een eventuele minnelijke schikking nemen als de uitkomst van de audit bekend is.

Conclusie

De Commissie is van oordeel dat de opschorting van de betaling van de rekeningen van november en december 2004 in overeenstemming is met de regels die van toepassing zijn op contracten die in het kader van het 8e EOF worden gefinancierd. Deze opschorting was noodzakelijk om de eventuele, nog door de opdrachtgever te bepalen geleden schade te kunnen vergoeden. De Commissie heeft zich aan de regels gehouden en er is geen sprake van wanbeheer.

De opmerkingen van de klager

Klager heeft opgemerkt dat men hem tijdens de uitvoering van het contract niet op ernstige tekortkomingen heeft gewezen. Het onverwachte besluit zijn contract te beëindigen is zonder overleg genomen en naar zijn opmerkingen is niet geluisterd.

Klager heeft desondanks aangegeven dat hij deze zaak wil afsluiten en dat hij zijn klacht derhalve intrekt. Hij is bereid de argumenten van de Commissie te aanvaarden - tegen ontvangst van een "attestation de service".

Klager legt zich ook neer bij een eventuele schadevergoeding die door middel van een audit wordt vastgesteld en die dient ter compensatie van eventuele tekortkomingen bij het beheer van de rekeningen die hij tot zijn vertrek beheerde. Dit bedrag kon worden ingehouden op de betaling van zijn rekeningen van november en december 2004 (17 421,51 euro en 5 901 695 YYY).

Op 4 oktober 2005 heeft klager telefonisch contact gehad met de dienst van de Ombudsman. Tijdens dat gesprek heeft hij bevestigd dat hij zijn klacht wil intrekken en dat hij instemde met de inhouding van een eventuele schadevergoeding op de betaling van zijn rekeningen van november en december 2004. Verder meldde hij dat hij de uitkomst van de audit afwachtte. Tot slot heeft klager toegelicht wat hij onder een "attestation de service" verstond. Hij bedoelde hiermee dat hij een certificaat wil hebben voor de periode dat hij voor het project heeft gewerkt.

HET BESLUIT

1 De vermeende onterechte beëindiging van het contract inzake technische bijstand

1.1 In zijn bij de Ombudsman neergelegde klacht beweert klager dat zijn contract ten onrechte is beëindigd. Verder eiste hij de betaling van zijn rekeningen van november 2004 (10 000 euro en 14 929 627 YYY) en van december 2004 (7424,51 euro en 14 578 850 YYY), alsmede de betaling van niet-geleverde diensten (137 135,37 euro, wat neerkomt op 13 maanden en 21 dagen aan dienstverlening).

1.2 In haar standpunt heeft de Commissie de feiten van deze zaak in detail op een rijtje gezet. De Commissie heeft gesteld dat het geschil in kwestie voortvloeit uit een contract dat de Republiek van land Y en klager op 17 maart 2003 hebben afgesloten. De Commissie is door de regering van land Y gemachtigd om namens haar en voor haar rekening het contract met klager te beheren. In de tweede helft van 2004 heeft de nationale ordonnateur ("NAO") de Commissie op de hoogte gebracht van ernstige problemen bij het beheer van het "S"-programma waarvoor klager als coördinator fungeerde. De Commissie wees op het feit dat deze problemen ook in het door klager verzonden activiteitenverslag nr. 2/2004 naar voren kwamen. Op basis van die informatie heeft de Delegatie aan de NAO meegedeeld dat klager zich niet van zijn taken kweet en dat het beheer van het "S"-programma zou worden gereorganiseerd. Dientengevolge zou het contract met klager voortijdig worden beëindigd. In een schrijven d.d. 20 december 2004 verzoekt de Delegatie klager een nieuw aanhangsel van zijn contract te ondertekenen. De Commissie stelde dat klager zijn post had verlaten en uit land Y was vertrokken. In een schrijven d.d. 30 december 2004 heeft de Delegatie klager op de hoogte gebracht van de mogelijkheid dat het contract zou worden beëindigd en dat de betaling van uitstaande rekeningen zou worden opgeschort. Dit gebeurde uiteindelijk daadwerkelijk via een schrijven van de Delegatie d.d. 13 juni 2005. In hetzelfde schrijven heeft de Delegatie klager laten weten dat de betaling van de rekeningen en terugvorderbare onkosten voor de maanden november en december 2004 zou worden opgeschort totdat definitief was vastgesteld welke schadevergoeding de opdrachtgever aan klager kon opleggen vanwege het feit dat de laatstgenoemde zijn post had verlaten en dat hij bij het beheer van het programma in gebreke was gebleven. De Commissie stelde dat de hoogte van de schadevergoeding zou worden bepaald aan de hand van een door de NAO uit te voeren audit. Verder werd aangegeven dat de NAO degene was, die een standpunt over het verzoek van klager om een minnelijke schikking moest innemen. De Commissie concludeerde dat de opschorting van de betaling van de rekeningen van november en december 2004 van klager in overeenstemming was met de desbetreffende regels en dat er geen sprake was van wanbeheer.

1.3 In zijn opmerkingen heeft klager aangegeven dat hij deze zaak wil afsluiten en dat hij zijn klacht derhalve intrekt. Hij is bereid de argumenten van de Commissie te aanvaarden - tegen ontvangst van een "attestation de service". Klager legde zich ook neer bij een eventuele schadevergoeding die door middel van een audit wordt vastgesteld en die dient ter compensatie van eventuele tekortkomingen bij het beheer van de rekeningen die hij tot zijn vertrek beheerde. Dit bedrag kan worden ingehouden op de betaling van zijn rekeningen van november en december 2004 (17 421,51 euro en 5 901 695 YYY).

1.4 Op 4 oktober 2005 heeft klager telefonisch contact gehad met de dienst van de Ombudsman. Tijdens dat gesprek heeft hij bevestigd dat hij zijn klacht wil intrekken. Verder heeft hij toegelicht dat hij met een "attestation de service" bedoelde dat hij een certificaat wil hebben voor de periode dat hij voor het project heeft gewerkt. Wat deze attestation de service betreft is klager meegedeeld dat de Ombudsman niet de bevoegdheid heeft een dergelijk certificaat uit te reiken. Daarvoor moet hij zich rechtstreeks tot zijn werkgever wenden. Verder werd aan klager tijdens dat gesprek duidelijk gemaakt dat het feit dat hij zijn klacht in dit stadium intrekt, terwijl de uitkomst van de audit nog niet bekend is, hem geenszins het recht ontneemt in de toekomst een nieuwe klacht bij de Ombudsman in te dienen.

1.5 De Ombudsman heeft er nota van genomen dat klager zijn klacht intrekt. Dit onderzoek wordt dan ook afgesloten.

1.6 Wat de "attestation de service" betreft, merkt de Ombudsman op dat hij niet de bevoegdheid heeft een dergelijk certificaat uit te reiken. Klager moet zich rechtstreeks tot zijn werkgever wenden, namelijk het Hoofd van de Delegatie die conform artikel 302 en 312 van de gewijzigde vierde Overeenkomst van Lomé door de minister van Financiën, Economie en Begroting van land Y was gemachtigd het contract af te sluiten en te beheren, en met wie klager het contract inzake technische bijstand op 17 maart 2003 heeft afgesloten.

2 Conclusie

Uit de door klager aan de Ombudsman verstrekte informatie blijkt dat klager zijn klacht wil intrekken. De Ombudsman sluit derhalve de zaak.

Ook de Voorzitter van de Commissie zal van dit besluit in kennis worden gesteld.

Hoogachtend,

 

Prof. P. Nikiforos DIAMANDOUROS

---

(1) In het schrijven d.d. 30 december 2004 van de Delegatie, dat bij de klacht was gevoegd, staat dat het contract was beëindigd omdat klager zijn post als coördinator van het "S"-programma in land Y had verlaten en zelfs voorgoed uit het land was vertrokken zonder de Delegatie hiervan op de hoogte te brengen.

(2) munt van land Y.

(3) PB 1998 L 156.

(4) PB 1990 L 382.

(5) PB 1990 L 382.

(6) PB 1998 L 191.