Besluit van de Europese Ombudsman inzake klacht 755/2004/OV tegen het Europees Parlement

Straatsburg, 14 april 2005

Geachte heer M.,

Op 28 februari 2004 diende u bij de Europese Ombudsman een klacht in tegen het Europees Parlement betreffende uw uitsluiting van algemeen vergelijkend onderzoek PE/134/C.

Op 7 april 2004 zond ik deze klacht door naar de Voorzitter van het Parlement. Op 1 juli 2004 stuurde het Parlement mij zijn standpunt toe, dat ik u vervolgens heb doorgezonden met het verzoek daarop opmerkingen te maken. Ik heb geen opmerkingen van u ontvangen.

Op 8 maart 2005 nam mijn dienst telefonisch contact op met u om een kopie te vragen van twee in uw klacht vermelde bewijsstukken. Deze hebt u mij op 10 maart 2005 per fax doen toekomen.

Ik schrijf u nu om u in kennis te stellen van de resultaten van de onderzoeken die zijn ingesteld.

DE KLACHT

Volgens de klager laat de toedracht van de zaak zich als volgt omschrijven:

In januari 2003 stelde de klager zich kandidaat voor deelname aan het algemeen vergelijkend onderzoek PE/134/C, dat door het Europees Parlement werd georganiseerd voor de aanwerving van hulpbeambten (C5-C4), sector algemene beveiliging(1). Per brief van 18 september 2003 stelde de voorzitter van het selectiecomité de klager ervan in kennis dat hij niet kon worden toegelaten tot het vergelijkend onderzoek omdat hij niet genoeg bewijsstukken betreffende zijn beroepservaring had bijgevoegd.

Per brief van 30 september 2003 verzocht de klager zijn sollicitatie opnieuw te overwegen omdat hij achtte dat hij genoeg bewijsstukken had bijgevoegd. Per brief van 11 november 2003 stelde de voorzitter van het selectiecomité de klager ervan in kennis dat een nadere analyse van zijn sollicitatie inderdaad aantoonde dat hij vijf jaar beroepservaring in de beveiligingssector had. Het selectiecomité handhaafde echter zijn beslissing om de klager niet tot het vergelijkend onderzoek toe te laten, dit keer met de verklaring dat de klager geen bewijsstukken had bijgevoegd betreffende de kennis van een tweede officiële taal van de Europese Unie.

Per brief van 16 oktober 2003 stelde de klager het selectiecomité ervan in kennis dat hij bij zijn oorspronkelijke sollicitatie documenten betreffende zijn talenkennis had ingesloten. Per brief van 9 januari 2004 verontschuldigde het selectiecomité zich voor de fout, aangezien de klager wel degelijk documenten betreffende zijn talenkennis had ingesloten. Het selectiecomité bleef echter beweren dat de klager niet voldoende bewijsstukken betreffende zijn beroepservaring, namelijk de laatste salarisafrekening, had bijgevoegd.

In zijn antwoord van 19 januari 2004 aan het selectiecomité verwees de klager naar de brief van 11 november 2003 waarin de voorzitter van het selectiecomité uitdrukkelijk had verklaard dat de klager vijf jaar beroepservaring bezat. Op 3 februari 2004 antwoordde het selectiecomité dat de klager niet had aangetoond dat hij op 31 januari 2003 nog was tewerkgesteld en dat hij daarom niet tot het vergelijkend onderzoek kon worden toegelaten.

De klager merkt op dat hij bij zijn oorspronkelijke sollicitatie een attest had ingesloten van het Belgische ministerie van Financiën betreffende zijn beroepservaring van 16 maanden, alsook een beslissing van het ministerie van Justitie betreffende zijn benoeming vanaf 1 september 1998 tot op heden. Hij wijst erop dat het algemeen geweten is dat een benoeming bij de federale Belgische overheidsdienst geldig is voor de hele loopbaan en dat een Belgische federale ambtenaar geen maandelijkse salarisafrekening ontvangt. De argumentatie van het selectiecomité toont dus aan dat het niet weet hoe de Belgische federale instellingen werken. De klager beweert dat hij aan het criterium in verband met de beroepservaring voldeed.

Op 28 februari 2004 diende de klager deze klacht in bij de Ombudsman en voerde aan dat de beslissing van het selectiecomité om hem niet toe te laten tot het vergelijkend onderzoek onrechtvaardig en onregelmatig is omdat het twee keer foute beslissingen heeft genomen (eerst betreffende zijn beroepservaring en vervolgens betreffende zijn talenkennis) en zichzelf heeft tegengesproken (met betrekking tot de beroepservaring).

HET ONDERZOEK

Het standpunt van het Parlement

In zijn standpunt maakte het Parlement de volgende opmerkingen:

De klager diende een sollicitatie in voor deelname aan vergelijkend onderzoek PE/134/C (hulpbeambten sector algemene beveiliging), die op 16 januari 2003 werd ontvangen. Per brief van 18 september 2003 stelde het selectiecomité hem ervan in kennis dat hij niet was toegelaten tot het vergelijkend onderzoek omdat hij niet voldoende documenten betreffende zijn beroepservaring had bijgevoegd. In de aankondiging van het algemeen vergelijkend onderzoek stond duidelijk dat ten minste vijf jaar recente beroepservaring was vereist, d.w.z. 60 maanden, en dat die met bewijsstukken moest worden gestaafd, waarbij de meest recente ervaring met een salarisafrekening moest worden bewezen. De bewezen ervaring van de klager bedroeg 42 maanden.

Op 28 september 2003 betwistte de klager de beslissing van het selectiecomité omdat hij van oordeel was dat hij de nodige bewijsstukken had ingediend. Zijn dossier werd op de vergadering van 3 november 2003 opnieuw bekeken en het selectiecomité bleef bij zijn beslissing hem niet tot het algemeen vergelijkend onderzoek toe te laten. Per brief van 12 november 2003 werd de klager daarvan in kennis gesteld. Deze brief verwees verkeerdelijk naar de kennis van vreemde talen en naar het feit dat hij de nodige vijf jaar beroepservaring had. De klager betwistte deze brief per brief van 19 november 2003 en verzocht om een heroverweging van de door hem overgelegde bewijsstukken om zijn talenkennis te bewijzen.

Het selectiecomité stuurde per brief van 12 januari 2004 een antwoord aan de klager en verontschuldigde zich voor de fout betreffende de talenkennis, maar bevestigde dat hij niet de vereiste beroepservaring bezat, zoals gevraagd in de aankondiging van het algemeen vergelijkend onderzoek. In deze brief legde het selectiecomité gedetailleerd uit waarom de klager de voorwaarden van de aankondiging van het algemeen vergelijkend onderzoek met betrekking tot de beroepservaring niet vervulde. Per brief van 19 januari 2003 betwistte de klager opnieuw bovengenoemde brief met betrekking tot zijn beroepservaring en verzocht hij zijn zaak nogmaals te bekijken. Op 4 februari 2004 bevestigde het selectiecomité zijn beslissing om de klager niet tot het algemeen vergelijkend onderzoek toe te laten op de gronden dat hij tegen de afsluitingsdatum voor de sollicitaties geen bewijs had geleverd dat hij nog altijd een Belgische overheidsambtenaar was.

Op 9 februari 2004 schreef de klager naar de voorzitter van het selectiecomité en uitte hij zijn ontevredenheid over de manier waarop het selectiecomité zijn sollicitatie had behandeld. Na deze brief bekeek het selectiecomité het dossier van de kandidaat en de hele briefwisseling opnieuw. Er kwam aan het licht dat de Nederlandse versie van de brief van het selectiecomité van 12 november 2003 niet overeenstemde met de door het selectiecomité in het Frans opgestelde tekst. Daarom vroeg het selectiecomité de klager deze brief als van nul en generlei waarde te beschouwen. Het Parlement sloot bij zijn standpunt kopieën in van de originele Franse versie van de brief van 11 november 2003 en de Nederlandse vertaling ervan.

In een brief van 28 februari 2004 aan de Voorzitter van het Parlement beschreef de klager de achtergrond van zijn sollicitatie en betwistte de manier waarop hij door het selectiecomité was behandeld. De Dienst vergelijkende onderzoeken antwoordde op 6 april 2004, legde de redenering van het selectiecomité uit en verontschuldigde zich voor de vertaalfout die aan de oorsprong van het hele misverstand lag.

Het Parlement besloot dat het selectiecomité geen onregelmatigheden had begaan bij het overwegen van het dossier van de klager. Aan alle door de klager ingediende verzoeken om zijn dossier opnieuw te bekijken, werd door het selectiecomité voldaan. Het selectiecomité ontdekte jammer genoeg niet meteen de vertaalfout in de brief van 12 november 2003 die aan de oorsprong van alle misverstanden met de klager lag. Geen van de leden van het selectiecomité kende Nederlands. Aangezien het om een vergelijkend onderzoek in een zeer specifieke sector ging, was het selectiecomité samengesteld volgens de kwalificaties van de leden in de sector en niet volgens hun talenkennis. Het selectiecomité verontschuldigde zich hiervoor in zijn antwoord van 12 januari 2004 aan de klager.

De opmerkingen van de klager

De klager maakte geen opmerkingen op het standpunt van het Parlement.

HET BESLUIT

1 De vermeende onrechtvaardige en onregelmatige beslissing

1.1 De klager beweert dat de beslissing van het selectiecomité om hem niet tot het vergelijkend onderzoek toe te laten onrechtvaardig en onregelmatig is, omdat het twee keer onjuiste beslissingen heeft genomen (eerst betreffende zijn beroepservaring en vervolgens betreffende zijn talenkennis) en zichzelf heeft tegengesproken (met betrekking tot de beroepservaring).

1.2 Het Parlement merkte op dat de klager niet tot het vergelijkend onderzoek was toegelaten omdat zijn bewezen ervaring 42 maanden en niet 60 maanden bedroeg, zoals door de aankondiging van algemeen vergelijkend onderzoek vereist. Met betrekking tot de aan de klager meegedeelde redenering legde het Parlement uit dat het hele misverstand betreffende de redenering voor de afwijzing van de sollicitatie van de klager op een fout in de Nederlandse vertaling van de brief van het selectiecomité van 12 november 2003 berustte. Het Parlement verklaarde dat het selectiecomité zich in zijn brief van 12 januari 2004 voor deze fout had verontschuldigd.

1.3 De Ombudsman merkt op dat punt III.B.1 ("Bijzondere voorwaarden – Vereiste getuigschriften, diploma’s en beroepservaring") van de aankondiging van het algemeen vergelijkend onderzoek PE/134/C(2) "(b) recente beroepservaring van ten minste vijf jaar op het gebied van de openbare of particuliere algemene beveiliging" vereiste en bepaalde: "opleiding, studies en beroepservaring moeten noodzakelijkerwijs verband houden met de Taken die staan vermeld in punt II, en moeten gedetailleerd op het sollicitatieformulier worden vermeld en met bewijsstukken worden gestaafd”.

1.4 Punt III.B.3 ("Vereiste bewijsstukken") van de aankondiging van het algemeen vergelijkend onderzoek bepaalde dat "de in punt 1 bedoelde beroepservaring moet worden aangetoond met een of meer bewijsstukken, bijvoorbeeld de hieronder genoemde:

- arbeidscontracten of -attesten, aanstellingsbrieven of -bewijzen met een exacte aanduiding van de aard van het werk, die verplicht vergezeld gaan van salarisafrekeningen waaruit duidelijk het begin en het eventuele eind van de beroepservaring blijkt
- indien de beroepsbezigheid nog steeds wordt uitgeoefend, de laatste salarisafrekening waaruit de duur van deze bezigheid valt af te leiden
- bewijzen van werkzaamheid, als zelfstandig (bijvoorbeeld belastingaangifte, BTW-afdracht, inschrijving in het handelsregister, sociale verzekeringen, facturen)”.

1.5 In overeenstemming met punt XI.2 ("Indiening der sollicitaties") van de aankondiging van het algemeen vergelijkend onderzoek moesten de sollicitatieformulieren en de fotokopieën van bewijsstukken uiterlijk op 31 januari 2003 worden verzonden.

1.6 Als bewijsstukken voor zijn beroepservaring voegde de klager bij zijn sollicitatie twee documenten, namelijk 1) een attest van het Belgische ministerie van Financiën dat 16 maanden beroepservaring bevestigde(3) en 2) een aanstellingsbeslissing van het Belgische ministerie van Justitie van 29 november 2000 betreffende zijn definitieve aanstelling als ambtenaar op 1 september 2000(4).

1.7 De Ombudsman heeft het dossier van de klacht, dat de volgende briefwisseling tussen het selectiecomité, de Dienst vergelijkende onderzoeken van het Europees Parlement en de klager bevat, zorgvuldig onderzocht:

In een eerste brief van 18 september 2003 stelde de voorzitter van het selectiecomité de klager ervan in kennis dat hij niet tot het algemeen vergelijkend onderzoek was toegelaten omdat hij niet voldoende bewijsstukken over zijn beroepservaring, zoals vereist door punt III.B.1.b) van de aankondiging van het algemeen vergelijkend onderzoek, had bijgevoegd.

In een tweede brief van 11 november 2003(5) antwoordde de voorzitter van het selectiecomité in reactie op het verzoek van de klager van 30 september 2003 om zijn sollicitatie opnieuw te bekijken, dat na nader onderzoek bleek dat de klager inderdaad vijf jaar beroepservaring in de sector van de openbare of particuliere algemene beveiliging had. De voorzitter van het selectiecomité stelde de klager er echter van in kennis dat zijn sollicitatie geen bewijsstukken over de kennis van de tweede officiële taal van de Europese Unie bevatte.

In een derde brief van 9 januari 2004(6) gaf de voorzitter van het selectiecomité toe dat de klager bij zijn sollicitatie bewijsstukken over zijn talenkennis had ingesloten en verontschuldigde zich voor de door het selectiecomité gemaakte fout. Zij herhaalde echter dat de klager niet voldoende bewijsstukken betreffende zijn beroepservaring had toegezonden. Meer bepaald wees zij erop dat de klager een attest van het Belgische ministerie van Financiën - Administratie der douane en accijnzen, voor de tewerkstellingsperiode van 6 januari tot 31 augustus 1997, 1 december 1997 tot 31 mei 1998 en 1 juni 1998 tot 31 augustus 1998 (16 maanden in totaal) had bijgevoegd. De brief verwees eveneens naar een aanstellingsbeslissing door het ministerie van Justitie van 29 november 2000 volgens welke de klager op 1 september 1998 in dienst trad, en die zo 26 maanden beroepservaring aantoonde. In de brief werd er echter op gewezen dat overeenkomstig punt III.B.3 van de aankondiging van het algemeen vergelijkend onderzoek, indien de beroepsbezigheid nog steeds wordt uitgeoefend de laatste salarisafrekening waaruit de duur van deze bezigheid valt af te leiden als bewijsstuk moest worden bijgevoegd, en dat de klager dat niet had gedaan. Het selectiecomité bevestigde daarom de niet-toelating van de klager tot het algemeen vergelijkend onderzoek.

In een vierde brief van 3 februari 2004(7) verklaarde de voorzitter van het selectiecomité dat de klager niet had aangetoond dat hij op 31 januari 2003 nog steeds in dienst was. Het selectiecomité bevestigde daarom zijn beslissing.

In een vijfde brief van 3 maart 2004(8) bevestigde de voorzitter van het selectiecomité de beslissing van 18 september 2003. Zij wees erop dat de brief van 11 november 2003 wegens een fout in de Nederlandse vertaling een vergissing bevatte en verzocht de klager die brief als van nul en generlei waarde te beschouwen. Zij bevestigde de beslissing van 18 september 2003 en verwees ook naar de in de brieven van 9 januari en 3 februari 2004 verstrekte uitleg.

In een zesde brief van 5 april 2004(9) ten slotte legde het hoofd van de Dienst vergelijkende onderzoeken van het Europees Parlement nogmaals uit dat er een vertaalfout was geslopen in de brief van 11 november 2003, verwees hij naar de 15 en 26 maanden beroepservaring, zoals berekend in de brief van 9 januari 2004, en wees hij de klager erop dat er geen bewijsstukken waren over de meest recente tewerkstelling van de klager (salarisafrekening). De Dienst vergelijkende onderzoeken besloot dat de klager een totale beroepservaring van 42 maanden had bewezen en niet van 60 maanden (d.w.z. 5 jaar), zoals vereist door de aankondiging van het algemeen vergelijkend onderzoek. Hij verontschuldigde zich voor de vertaalfout die volgens hem de bron van alle misverstanden zou zijn.

1.8 Op basis van bovenstaande elementen in het dossier komt de Ombudsman tot de volgende besluiten:

1.9 De reden waarom de sollicitatie van de klager uiteindelijk werd afgewezen, was dat hij met de door hem bijgevoegde bewijsstukken uiterlijk op 31 januari 2003 geen vijf jaar of 60 maanden beroepservaring bewees, zoals door de aankondiging van het algemeen vergelijkend onderzoek vereist. De details betreffende de berekening van de jaren beroepservaring van de klager werden aan de klager in de brieven van 9 januari en 5 april 2004 meegedeeld. Het selectiecomité besliste dat de klager 42 maanden beroepservaring had bewezen.

1.10 De Ombudsman merkt op dat, behalve de twee documenten die de klager bij zijn sollicitatie insloot, en die 16 maanden en 26 dagen(10) (ministerie van Financiën) en 27 maanden (ministerie van Justitie) beroepservaring (d.w.z. in totaal 43 maanden en 26 dagen) aantoonden, de klager geen bewijsstukken – zoals een salarisafrekening of een attest van zijn werkgever dat hij op 31 januari 2003 nog steeds in dienst was – voor zijn beroepservaring na 29 november 2000 leverde. De Ombudsman is daarom van oordeel dat de beslissing van het selectiecomité om de klager wegens te weinig bewijsstukken betreffende de beroepservaring van vijf jaar niet tot het algemeen vergelijkend onderzoek toe te laten, redelijk blijkt te zijn. De bewering van de klager dat de beslissing van het selectiecomité onrechtvaardig en onregelmatig was, kan daarom niet worden aangehouden en er werd geen geval van wanbeheer vastgesteld.

1.11 De Ombudsman merkt echter op dat in de in bovenstaand punt 1.7 vermelde eerste drie brieven het selectiecomité aan de klager afwijkende en tegenstrijdige redenen meedeelde voor zijn niet-toelating tot het algemeen vergelijkend onderzoek, namelijk 1) ontbrekende bewijsstukken van vijf jaar beroepservaring, 2) ontbrekende bewijsstukken betreffende de kennis van een tweede officiële taal van de Europese Unie, en later opnieuw 3) ontbrekende bewijsstukken van vijf jaar beroepservaring. De Ombudsman begrijpt het ongenoegen dat de klager moet hebben gevoeld toen hij van het Parlement tegenstrijdige redenen ontving in een voor hem zo belangrijke zaak als het solliciteren naar een betrekking. De Ombudsman merkt ook op dat in antwoorden op de volgende brieven van de klager het selectiecomité, en later de Dienst algemene vergelijkende onderzoeken van het Parlement, aan de klager de reden hebben uitgelegd voor de tegenspraak in de brieven, namelijk een fout in de Nederlandse vertaling, en dat ze zich voor die fout hebben verontschuldigd. In zijn standpunt verschafte het Parlement kopieën van de originele Franse versie van de brief van 11 november 2003 die aan de klager had moeten worden toegezonden (en die verwees naar de ontbrekende bewijsstukken betreffende de beroepservaring en niet betreffende de kennis van een tweede officiële taal van de Europese Unie), en van de verkeerde Nederlandse vertaling ervan.

1.12 Met betrekking tot dit aspect van de klacht merkt de Ombudsman op dat ieder besluit van de instelling dat de rechten of belangen van een persoon kan schaden, met redenen dient te worden omkleed onder vermelding van de relevante feiten en de rechtsgrond van het besluit(11). In dit geval meent de Ombudsman dat, wegens een fout in de Nederlandse vertaling van de brief van 11 november 2003, het Europees Parlement aan de klager niet duidelijk de gronden meedeelde voor de beslissing om hem niet tot het algemeen vergelijkend onderzoek toe te laten. Dit was een geval van wanbeheer en de Ombudsman maakt de kritische opmerking hieronder.

2 Conclusie

Op basis van de onderzoeken van de Ombudsman naar de bewering van de klager dat de beslissing van het selectiecomité onrechtvaardig en onregelmatig was, blijkt er geen wanbeheer te zijn geweest.

Op basis van de onderzoeken van de Ombudsman naar de bewering dat tegenstrijdige informatie aan de klager werd verstrekt, dient de volgende kritische opmerking te worden gemaakt:

Ieder besluit van de instelling dat de rechten of belangen van een persoon kan schaden, dient met redenen te worden omkleed onder vermelding van de relevante feiten en de rechtsgrond van het besluit(12). In dit geval meent de Ombudsman dat, wegens een fout in de Nederlandse vertaling van de brief van 11 november 2003, het Europees Parlement aan de klager niet duidelijk de gronden meedeelde voor de beslissing om hem niet tot het algemeen vergelijkend onderzoek toe te laten. Dit was een geval van wanbeheer.

Omdat dit aspect van de zaak procedures in verband met specifieke gebeurtenissen in het verleden betreft en omdat het Europees Parlement de fout al heeft toegegeven en zich ervoor heeft verontschuldigd, is het niet passend naar een minnelijke schikking te streven. Daarom sluit de Ombudsman de zaak af.

De Voorzitter van het Parlement zal van dit besluit in kennis worden gesteld.

Hoogachtend,

 

Prof. P. Nikiforos DIAMANDOUROS

---

(1) PB 2002 C 303 A/30.

(2) PB 2002 C 303 A/30.

(3) De klager zelf vermeldt 16 maanden beroepservaring. Een berekening van de in dat attest vermelde periodes leidt tot 16 maanden en 26 dagen beroepservaring.

(4) Bij besluit van 16 september 1998 was de klager vanaf 1 september 1998 aangesteld als ambtenaar op proef.

(5) De Ombudsman merkt op dat de brief twee data heeft, namelijk 11 november 2003 (gedrukt) en 12 november 2003 (gestempeld).

(6) De Ombudsman merkt op dat de brief twee data heeft, namelijk 9 januari 2004 (gedrukt) en 12 januari 2004 (gestempeld). De brief werd in antwoord op de brief van de klager van 16 oktober 2003 verzonden.

(7) De Ombudsman merkt op dat de brief twee data heeft, namelijk 3 februari 2004 (gedrukt) en 4 februari 2004 (gestempeld). De brief werd in antwoord op de brief van de klager van 19 januari 2004 verzonden.

(8) De Ombudsman merkt op dat de brief twee datums heeft, namelijk 3 maart 2004 (gedrukt) en 4 maart 2004 (gestempeld). De brief was in antwoord op de brief van de klager van 9 februari 2004 verzonden.

(9) De Ombudsman merkt op dat de brief twee datums heeft, namelijk 5 april 2004 (gedrukt) en 6 april 2004 (gestempeld). De brief was in antwoord op de brief van de klager van 28 februari 2004 verzonden.

(10) Zie voetnoot 3.

(11) Artikel 18 "Motiveringsplicht” van de Europese Code van Goed Administratief Gedrag.

(12) Artikel 18 "Motiveringsplicht" van de Europese Code van Goed Administratief Gedrag.