Besluit van de Europese Ombudsman inzake klacht 1899/2003/OV tegen het Europees Bureau voor personeelsselectie (EPSO)

Straatsburg, 1 december 2004

Geachte heer De M.,

Op 2 oktober 2003 heeft u bij de Europese Ombudsman een klacht ingediend betreffende uw deelname aan het door het Europees Bureau voor personeelsselectie (EPSO) georganiseerde algemeen vergelijkend onderzoek COM/B/1/02.

Op 4 november 2003 heb ik uw klacht doorgezonden aan de directeur van het EPSO. Op 2 december 2003 heeft u ons per e-mail een aantal vragen gesteld betreffende het onderzoek. Op 5 december 2003 heeft mijn bureau uw vragen telefonisch beantwoord. De Commissie heeft mij op 27 januari 2004 het gezamenlijk standpunt van de Commissie en het EPSO toegezonden, dat ik u vervolgens heb doorgestuurd met het verzoek daarop commentaar te geven, en u heeft mij uw opmerkingen op 30 maart 2004 doen toekomen.

Op 7 juni, 9 augustus en 29 oktober 2004 heeft u mij een aantal e-mails betreffende uw dossier doen toekomen. Mijn bureau heeft daarop respectievelijk op 10 juni, 3 september en 5 november 2004 geantwoord.

Hierbij moge ik u schriftelijk in kennis stellen van de resultaten van de onderzoeken die zijn ingesteld. Gelieve mij te verontschuldigen dat de behandeling van uw klacht zoveel tijd in beslag heeft genomen.

DE KLACHT

Volgens de klager laat de toedracht van de zaak zich als volgt omschrijven:

De klager heeft deelgenomen aan het door het Europees Bureau voor personeelsselectie (EPSO) georganiseerde algemeen vergelijkend onderzoek COM/B/1/02 voor de aanwerving van assistenten op het gebied van financieel beheer en het beheer van contracten/projecten. Bij schrijven van 5 augustus 2003 heeft het EPSO de klager ervan in kennis gesteld dat hij niet was geslaagd voor schriftelijke proef e), waarvoor hij slechts 16,5 van de 40 punten had behaald. Derhalve kon hij niet tot de mondelinge proeven worden toegelaten.

Aangezien de klager bij de Commissie reeds drie jaar had gewerkt aan zaken die te vergelijken waren met die welke het onderwerp was van de schriftelijke proef, nam hij op 11 augustus 2003 schriftelijk contact op met het EPSO met het verzoek a) om toezending van een kopie van het door hem afgeleverde schriftelijke proefwerk, b) om informatie omtrent het maximale aantal punten per vraag, c) om mededeling van de correcte antwoorden op de 11 vragen en d) om kennisgeving van de door hem behaalde punten en van het commentaar van de examinatoren op zijn antwoorden met betrekking tot de respectieve vragen. Op 19 augustus 2003 deed het EPSO hem een bericht toekomen, met als bijlage een kopie van zijn schriftelijk proefwerk en een beoordelingsformulier. In een tweede brief d.d. 18 september 2003 gaf het EPSO te kennen dat het vertrouwelijkheidsbeginsel dat de jury bij een vergelijkend onderzoek in acht moet nemen niet de mogelijkheid biedt om meer in detail te treden met betrekking tot de correctie van de door de sollicitanten ingeleverde examenstukken. Derhalve vraagt de klager zich af wat de mogelijkheid tot het indienen van een verzoek om opheldering, zoals vermeld in de aankondiging van het vergelijkend onderzoek, precies inhoudt.

Tevens merkt de klager op dat het EPSO in zijn brief van 19 augustus 2003 als reden voor het feit dat het niet in staat was geweest onmiddellijk op zijn schrijven te antwoorden, had verwezen naar de vakantieperiode. Daardoor lijken zijn kansen op verdere deelname aan het vergelijkend onderzoek te zijn verminderd.

Op 2 oktober 2003 diende de klager bij de Ombudsman de onderhavige klacht in, waarin hij aanvoert dat:

1. het EPSO heeft geweigerd hem informatie te verschaffen omtrent schriftelijke proef e), en wel inzake 1) het maximale aantal punten per vraag, 2) de punten die hij per vraag had behaald, en 3) de door de examinatoren met betrekking tot zijn antwoorden geformuleerde opmerkingen.

2. het EPSO er te lang over heeft gedaan om hem een sluitend antwoord te geven op zijn brief van 11 augustus 2003.

HET ONDERZOEK

Gezamenlijk standpunt van het EPSO en de Commissie

Aangezien de klacht zich richtte tegen het EPSO, heeft de Ombudsman de klacht ter raadpleging doen toekomen aan de directeur van het EPSO. In het ons toegezonden advies stond evenwel dat het daarbij het gezamenlijke standpunt van het EPSO en de Commissie betrof.

Samengevat luidde het standpunt als volgt:

De klager heeft deelgenomen aan rubriek 02 "Beheer van contracten/projecten" van algemeen vergelijkend onderzoek COM/B/1/01. Naar aanleiding van zijn sollicitatie werd de klager uitgenodigd deel te nemen aan schriftelijke proef e). Deze proef betrof twee onderwerpen op het door de sollicitanten gekozen gebied en strekte tot toetsing van hun kennis op dat specifieke terrein en van hun vermogen om ideeën te ontwikkelen en een helder, gestructureerd en logisch betoog op te zetten (punt VI.A van de aankondiging van het vergelijkend onderzoek). Het minimumaantal te behalen punten voor deze proef bedroeg 20/40.

Alle kopieën van dit examenonderdeel zijn door twee examinatoren anoniem gecorrigeerd op basis van de door de jury vastgestelde criteria. Vervolgens heeft de jury gecontroleerd of deze criteria correct waren toegepast en heeft hij zich beraden over de door de examinatoren gemaakte opmerkingen. Na afloop van dit onderzoek heeft de jury - nogmaals anoniem - de resultaten vastgesteld, die vervolgens aan de sollicitanten zijn medegedeeld.

Bij schrijven van 5 augustus 2003 is de klager ervan in kennis gesteld dat hij een waarderingscijfer van 16,50/40 had behaald en niet tot de mondelinge proef kon worden toegelaten. Na hem op 19 augustus 2003 een bericht te hebben doen toekomen - met daarin als bijlage een kopie van zijn schriftelijke examenstukken en het door de jury opgestelde beoordelingsformulier - beantwoordde het EPSO per 18 september 2003 de door de klager op 11 augustus 2003 verzonden brief. Daarin wees het EPSO op het geheime karakter van de jurywerkzaamheden en lichtte het toe op welke wijze de proef was gecorrigeerd.

Met betrekking tot de eerste bewering van de klager, merkten de Commissie en het EPSO op dat punt VI.A van de aankondiging van het vergelijkend onderzoek voorzag in een maximum van 40 punten voor schriftelijke proef e), maar niet voorzag in een bepaalde puntentoewijzing per onderwerp en/of vraag. In het onderhavige geval had de jury beslist dat de schriftelijke proef zou bestaan uit twee onderwerpen en een aantal vragen over elk onderwerp zou omvatten. De beslissing omtrent de precieze onderverdeling van het aantal punten dat voor de proef werd toegekend lag evenwel uitsluitend in handen van de jury, die op dat stuk over ruime discretionaire bevoegdheden beschikt. Met het oog daarop worden voorafgaand aan de proeven criteria voor de toekenning van punten vastgesteld om de examinatoren bij hun taak tot richtsnoer te dienen.

Overeenkomstig de terzake bestaande jurisprudentie(1) maken deze criteria noodzakelijk deel uit van de door de jury verrichte vergelijking van de verdiensten van de respectieve sollicitanten. Deze criteria vallen derhalve, net als de beoordelingen van de jury, onder het geheim van de beraadslagingen. De vergelijkende beoordelingen van de jury komen tot uiting in de cijfers die deze aan de sollicitanten toekent. De jury is niet verplicht de sollicitanten in kennis te stellen van het aantal punten dat zij voor elk antwoord hebben behaald.

De mededeling van het door de klager op een maximum van 40 punten behaalde waarderingscijfer vormt derhalve overeenkomstig de bestaande jurisprudentie een afdoende motivering van het jurybesluit.

Met betrekking tot de naar aanleiding van de antwoorden van de klager door de examinatoren aangebrachte opmerkingen, wijzen de Commissie en het EPSO erop dat de examinatoren hun opmerkingen aan de jury kenbaar maken via een beoordelingsformulier (op de kopieën zelf brengen zij geen correcties aan), dat de jury onderzoekt alvorens punten vast te stellen. Deze beoordelingsformulieren zijn te beschouwen als voorbereidende documenten waarvan de jury bij zijn beraadslagingen gebruik maakt. Zij vallen derhalve onder de geheimhoudingsplicht(2) en kunnen dus niet openbaar worden gemaakt.

De jury noteert zijn opmerkingen evenwel op een afzonderlijk formulier, en dit document is bij schrijven van 19 augustus 2003 aan de klager toegezonden. Op dit beoordelingsformulier zijn de diverse onderdelen van de schriftelijke proef die zijn geëvalueerd duidelijk aangegeven, namelijk kennis van het vakgebied, redactionele vaardigheden, uitwerking van ideeën, analytisch vermogen en argumentatie. Het formulier omvat voorts een algemene evaluatie van de schriftelijke proef en het uiteindelijk door de jury toegekende puntentotaal. Aan de hand van de door de jury voor elk examenonderdeel aangebrachte opmerkingen moeten de sollicitanten normaliter kunnen opmaken waarop hun waarderingscijfer is gebaseerd.

De klager is derhalve reeds van alle documenten voorzien waarvan hij inzage kon krijgen.

Met betrekking tot de tweede bewering die door de klager is gedaan, merkt het EPSO op dat diens brief, die op 14 augustus 2003 is ontvangen, op 19 augustus 2003 is beantwoord. In deze brief stond dat zijn verzoek was voorgelegd aan de jury en dat deze, gelet op de vakantieperiode, niet in staat zou zijn zich vóór begin september 2003 over de zaak te beraden. Uiteindelijk werd het definitieve antwoord op 18 september 2003 aan de klager toegezonden. Derhalve betogen de Commissie en het EPSO dat deze bewering ongegrond is.

De opmerkingen van de klager

De klager handhaaft zijn klacht. Ten eerste merkt hij op dat er sprake is van extra oponthoud aangezien de Commissie, die beschikt over een omvangrijk en goedbetaald ambtenarenapparaat, er drie maanden over heeft gedaan om hem in antwoord op zijn klacht een standpunt te doen toekomen.

Voorts merkt de klager op dat in het standpunt niet wordt uitgelegd waarom hij in vergelijking met de andere sollicitanten een lager waarderingscijfer heeft gekregen. Hij wijst erop dat, indien in de aankondiging van het vergelijkend onderzoek vermeld had gestaan dat mededeling van de eindcijfers aan de sollicitanten volgens de bestaande jurisprudentie een afdoende motivering was, hij geen verzoek om nadere informatie zou hebben ingediend en evenmin een klacht tot de Ombudsman zou hebben gericht.

De klager heeft geen antwoord gekregen op zijn vraag omtrent de juiste antwoorden op de gestelde vragen. Er zou naar zijn opvatting een soort correct standaardantwoord moeten bestaan. Ook heeft de Commissie geen mededeling gedaan van de door de klager per vraag behaalde punten.

De klager is bijzonder teleurgesteld omtrent de organisatie van het vergelijkend onderzoek. De selectieprocedure heeft in totaal circa twee jaar in beslag genomen. Bijlage II bij de aankondiging van het vergelijkend onderzoek voorziet in verschillende manieren om nadere informatie te verkrijgen en een klacht in te dienen, maar de klager heeft naar aanleiding van zijn verzoeken geen aanvullende informatie ontvangen. De klager spreekt de hoop uit dat sollicitanten in de toekomst meer tekst en uitleg zullen krijgen wanneer zij niet slagen voor een vergelijkend onderzoek.

HET BESLUIT

1 Voorafgaande opmerkingen

1.1 In zijn opmerkingen wijst de klager erop dat er sprake is van extra oponthoud omdat de Commissie er drie maanden over heeft gedaan om de klager een standpunt te doen toekomen.

1.2 De Ombudsman wil erop wijzen dat artikel 4.3 van het Besluit van de Europese Ombudsman tot vaststelling van uitvoeringsbepalingen(3) bepaalt dat, wanneer de Ombudsman een onderzoek instelt, hij de betrokken instelling "binnen een vastgestelde termijn van in de regel niet langer dan drie maanden verzoekt terzake advies uit te brengen". In het onderhavige geval is de klacht aan het EPSO verzonden op 4 november 2003. De Commissie heeft haar standpunt verstuurd op 27 januari 2004 en een Nederlandse vertaling daarvan op 2 februari 2004, d.w.z. binnen de in de uitvoeringsbepalingen vastgestelde termijn van drie maanden.

1.3 In zijn opmerkingen gaf de klager tevens als zijn standpunt te kennen dat de aankondiging van het vergelijkend onderzoek nauwkeuriger had kunnen zijn omtrent de aanvullende informatie die sollicitanten kunnen krijgen en drukte hij de hoop uit dat sollicitanten in de toekomst meer tekst en uitleg zullen krijgen wanneer zij niet slagen voor een vergelijkend onderzoek. De Ombudsman vat deze opmerkingen niet op als nieuwe beweringen waarin wordt gezinspeeld op wanbeheer, maar als constructieve kritiek waarmee de klager het EPSO wil helpen beter te communiceren met Europese burgers die bij toekomstige vergelijkende onderzoeken solliciteren. De Ombudsman zal de opmerkingen van de klager aan het EPSO doen toekomen.

2 De beweerde weigering tot informatieverstrekking

2.1 De klager beweerde dat het EPSO heeft geweigerd hem informatie te verschaffen omtrent schriftelijke proef e), en wel inzake 1) het maximale aantal punten per vraag, 2) de punten die hij per vraag had behaald, en 3) de door de examinatoren met betrekking tot zijn antwoorden geformuleerde opmerkingen.

2.2 Met betrekking tot de punten 1) en 2) van het verzoek om informatie merkten de Commissie en het EPSO op dat punt VI.A van de aankondiging van het vergelijkend onderzoek voorzag in een maximum van 40 punten voor schriftelijke proef e), maar niet voorzag in een bepaalde puntentoewijzing per onderwerp en/of vraag. In het onderhavige geval had de jury beslist dat de schriftelijke proef zou bestaan uit twee onderwerpen en een aantal vragen over elk onderwerp zou omvatten. De beslissing omtrent de precieze onderverdeling van het aantal punten dat voor de proef werd toegekend lag uitsluitend in handen van de jury, die op dat stuk over ruime discretionaire bevoegdheden beschikt om voorafgaand aan de proeven criteria voor de toekenning van punten vast te stellen. Overeenkomstig de terzake bestaande jurisprudentie maken deze criteria noodzakelijk deel uit van de door de jury opgemaakte vergelijking van de verdiensten van de respectieve sollicitanten. Deze criteria vallen derhalve, net als de beoordelingen van de jury, onder het geheim van de beraadslagingen. De vergelijkende beoordelingen van de jury komen tot uiting in de cijfers die deze aan de sollicitanten toekent. De jury is niet verplicht de sollicitanten in kennis te stellen van het aantal punten dat zij voor elk antwoord hebben behaald.

Met betrekking tot punt 3) van het verzoek om informatie, merkten de Commissie en het EPSO op dat de examinatoren hun opmerkingen aan de jury kenbaar maken via een beoordelingsformulier, dat de jury onderzoekt alvorens punten vast te stellen. Deze beoordelingsformulieren zijn te beschouwen als voorbereidende documenten waarvan de jury bij zijn beraadslagingen gebruik maakt. Zij vallen derhalve onder de geheimhoudingsplicht en kunnen dus niet openbaar worden gemaakt. Op het definitieve beoordelingsformulier zijn de diverse onderdelen van de schriftelijke proef die zijn geëvalueerd duidelijk aangegeven, namelijk kennis van het vakgebied, redactionele vaardigheden, uitwerking van ideeën, analytisch vermogen en argumentatie. Het formulier omvat voorts een algemene evaluatie van de schriftelijke proef en het uiteindelijk door de jury toegekende puntentotaal. Aan de hand van de door de jury voor elk examenonderdeel aangebrachte opmerkingen moeten de sollicitanten normaliter kunnen opmaken waarop hun waarderingscijfer is gebaseerd.

2.3 De Ombudsman merkt op dat het EPSO hem naar aanleiding van het verzoek van de klager op 19 augustus 2003 een kopie heeft doen toekomen van de door hem afgelegde schriftelijke proef e), alsook een kopie van het door de jury opgestelde definitieve beoordelingsformulier. In zijn besluit in zaak 774/2003/ELB sprak de Ombudsman als zijn mening uit dat het verlenen van inzage in een beoordelingsformulier in beginsel een voldoende aanwijzing kan geven omtrent de motieven die ten grondslag liggen aan het beoordelingscijfer dat aan een sollicitant is toegekend(4).

2.4 In het onderhavige geval blijkt dat schriftelijke proef e) bestond uit twee onderwerpen, waarbij voor het eerste onderwerp drie vragen moesten worden beantwoord en voor het tweede onderwerp twee vragen. Het maximale aantal punten voor de gehele proef bedroeg 40 en het minimaal te behalen waarderingscijfer was vastgesteld op 20.

2.5 Met betrekking tot de punten 1) en 2) van het verzoek van de klager verwijst de Ombudsman naar de desbetreffende jurisprudentie van het Hof van Justitie, volgens welke de mededeling van de voor de verschillende proeven behaalde cijfers een afdoende motivering vormt van de besluiten van de jury(5). Derhalve acht de Ombudsman het niet onredelijk dat het EPSO de in het definitieve beoordelingsformulier gemaakte opmerkingen als een voldoende aanwijzing beschouwt ter motivering van de door de klager bij proef e) behaalde cijfers en dat het weigert de klager mede te delen hoeveel punten hij bij de schriftelijke proef voor de respectieve antwoorden had behaald.

2.6 Met betrekking tot punt 3) van het verzoek van de klager om in kennis te worden gesteld van de door de examinatoren naar aanleiding van zijn antwoorden gemaakte opmerkingen, brengt de Ombudsman in herinnering dat volgens de jurisprudentie van het Hof van Justitie en van het Gerecht van eerste aanleg van de Europese Gemeenschappen de eerbiediging van het geheim van de werkzaamheden van de jury zich ertegen verzet dat aan de opvattingen van individuele juryleden ruchtbaarheid wordt gegeven, en dat gegevens die verband houden met individuele of vergelijkende beoordelingen aan de openbaarheid worden prijsgegeven(6). Gezien de desbetreffende jurisprudentie en het feit dat de klager het door de jury opgemaakte definitieve beoordelingsformulier heeft ontvangen, acht de Ombudsman het redelijk dat de Commissie en het EPSO van mening zijn dat door individuele examinatoren gemaakte opmerkingen dienen te worden beschouwd als voorbereidende documenten, die derhalve niet aan de klager dienen te worden medegedeeld.

2.7 Op grond van het bovenstaande kon geen geval van wanbeheer worden vastgesteld met betrekking tot de weigering van het EPSO om de verlangde informatie aan de klager mede te delen.

3 Het oponthoud dat te voorkomen zou zijn geweest

3.1 De klager beweert dat het EPSO er onnodig lang over heeft gedaan om hem een sluitend antwoord te doen toekomen op zijn brief van 11 augustus 2003.

3.2 De Commissie en het EPSO merkten op dat de brief van de klager d.d. 11 augustus 2003, die is ontvangen op 14 augustus 2003, op 19 augustus 2003 is beantwoord. In deze brief werd vermeld dat zijn verzoek was voorgelegd aan de jury, die zich gelet op de vakantieperiode niet vóór begin september 2003 over het dossier zou kunnen beraden. Uiteindelijk werd het definitieve antwoord op 18 september 2003 aan de klager toegezonden. Derhalve betogen de Commissie en het EPSO dat de bewering ongegrond is.

3.3 De Ombudsman wijst erop dat, volgens de Code voor goed openbaar bestuur van de Commissie "het antwoord op een brief aan de Commissie wordt verzonden binnen 15 werkdagen na ontvangst van de brief door de verantwoordelijke dienst van de Commissie (....) Indien binnen deze termijn van 15 werkdagen geen antwoord kan worden verzonden, en in alle gevallen waarin het antwoord de nodige werkzaamheden met zich meebrengt (...), dient degene die het dossier behandelt de afzender een bericht te zenden waarin wordt aangegeven wanneer een antwoord kan worden verwacht (...)"(7).

3.4 In het onderhavige geval blijkt het EPSO de klager een bericht te hebben doen toekomen op 19 augustus 2003, d.w.z. 5 dagen nadat het de brief van de klager van 11 augustus 2003 had ontvangen. In het bericht werd aangegeven dat in de loop van de maand september een volledig antwoord zou worden toegezonden. Het EPSO heeft zijn definitieve antwoord op 18 augustus 2003 aan de klager doen toekomen. Derhalve is de Ombudsman van mening dat de Commissie heeft gehandeld in overeenstemming met haar eigen regels met betrekking tot de termijnen voor het beantwoorden van correspondentie. Er kon derhalve geen geval van wanbeheer worden vastgesteld.

4 Conclusie

Op grond van het door de Ombudsman naar aanleiding van deze klacht ingestelde onderzoek, blijkt er geen sprake te zijn geweest van wanbeheer door het EPSO. Derhalve sluit de Ombudsman de zaak.

De directeur van het EPSO en de voorzitter van de Commissie zullen tevens van dit besluit in kennis worden gesteld.

Hoogachtend,

 

Prof. P. Nikiforos DIAMANDOUROS

---

(1) Zaak T-253/94, Parlement vs Innamorati, paragraaf 29.

(2) Zaak T-53/00, paragraaf 68, en zaak T-33/00, paragraaf 44.

(3) Besluit van de Europese Ombudsman tot vaststelling van uitvoeringsbepalingen, aangenomen op 8 juli 2002 [en gewijzigd bij besluit van de Ombudsman van 5 april 2004]. Zie http://www.ombudsman.europa.eu/lbasis/en/provis.htm.

(4) Besluit van de Europese Ombudsman inzake klacht 774/2003/ELB tegen het EPSO (http://www.ombudsman.europa.eu/decision/en/030774.htm).

(5) Zie zaak C-254/95, Europees Parlement vs Angelo Innamorati, [1996] HVJ I - 3423, par. 31.

(6) Zie zaak C-254/95, Europees Parlement vs Angelo Innamorati, [1996] HVJ I - 3423, par. 24, zaak T-33/00, Martínez Parama vs Commissie, [2003] HVJ SC IA-00105, par. 44, zaak T-53/00, Angioli vs Commissie, [2003] HVJ SC IA-00013, par. 68.

(7) Besluit van de Commissie (2000/633/EG, EGKS, EURATOM) van 17 oktober 2000 tot wijziging van haar Reglement van orde, PB L 267 van 20.10.2000, blz. 63.