Besluit van de Europese Ombudsman inzake klacht 78/99/OV tegen het Europees Parlement

Geachte heer B.
Op 23 december 1998 diende u namens Brouwers Interieurs B.V. bij de Europese Ombudsman een klacht in over het feit dat het Europees Parlement geen informatie zou hebben verstrekt met betrekking tot aanbestedingsprocedure PE-MOB 97/1 en een rekening voor beschadigd en vermist meubilair niet zou hebben betaald.
Op 3 februari 1999 werd de klacht door mij doorgezonden naar de Voorzitter van het Europees Parlement. Het Parlement deed zijn standpunt op 2 juni 1999 toekomen en ik zond dit standpunt naar u door met een uitnodiging om desgewenst opmerkingen te maken. Op 6 september 1999 ontving ik uw opmerkingen naar aanleiding van het standpunt van het Parlement. Op 12 oktober 1999 richtte ik mij opnieuw schriftelijk tot de Voorzitter van het Europees Parlement met het verzoek om verdere opmerkingen naar aanleiding van uw tweede bewering. Het Parlement deed zijn aanvullend standpunt toekomen op 2 december 1999 en ik zond dit naar u door met een verzoek om opmerkingen te maken. Op 31 december 1999 ontving ik uw opmerkingen naar aanleiding van de aanvullende opmerkingen van het Parlement.
Ik richt mij thans schriftelijk tot u met de resultaten van het verrichte onderzoek.

KLACHT

Volgens klager waren de desbetreffende feiten als volgt:
Klager, een Nederlandse onderneming, nam deel aan de door het Europees Parlement georganiseerde aanbestedingsprocedure voor meubilair voor de bars en restaurants van gebouw D3 van Espace Léopold in Brussel (ref. PE MOB 97/1). De klacht heeft betrekking op de manier waarop deze aanbestedingsprocedure werd georganiseerd:
Klager deed op 31 mei 1997 een offerte. Op 19 juni 1997 werd klager uitgenodigd zijn meubilair ten toon te stellen met het oog op een beoordeling door het College van quaestoren van het Parlement en wel tot 26 juni 1997. Op 25 juni 1997 werd klager meegedeeld dat het meubilair tot 11 juli 1997 ten toon gesteld moest worden. Op 22 augustus 1997 vroeg klager of over de aanbesteding al een besluit was genomen en of het ten toon gestelde meubilair kon worden opgehaald. Klager haalde zijn meubilair pas op 28 augustus 1997 op. Op 5 september 1997 besloot het Parlement dat klager samen met 19 andere kandidaten uiterlijk 3 oktober 1997 nieuwe offertes moest indienen.
Op 13 november 1997 ontving klager een nieuwe uitnodiging om zijn meubilair vanaf 1 december 1997 gedurende een periode van maximaal drie tot vijf weken ten toon te stellen. Op 28 januari en 4 februari 1998 stuurde klager per fax berichten aan het Europees Parlement om te vragen wanneer hij zijn meubilair op kon halen. Klager werd verzocht zijn meubilair nog enige tijd te laten staan, omdat het besluit op 16 maart 1998 zou worden genomen. In maart 1998 vroeg het bedrijf opnieuw wat er was besloten. Het antwoord van het Parlement luidde dat op een later tijdstip, in april 1998, een besluit zou worden genomen. Ten slotte was het meubilair 23 weken lang ten toon gesteld; bovendien raakten een aantal meubelstukken kwijt, terwijl andere meubelstukken beschadigd raakten. Klager stuurde het Parlement een rekening voor de beschadigde en vermiste meubelstukken. Het Parlement betaalde de rekening echter niet. Daarom diende klager bij de Ombudsman een klacht in volgens welke 1) hij niet op de hoogte was gehouden van de ontwikkelingen met betrekking tot de aanbestedingsprocedure en over de verlenging van de periode gedurende welke het meubilair ten toon gesteld moest worden (23 weken in plaats van drie tot vijf weken) en 2) de rekening voor beschadigd en kwijtgeraakt meubilair door het Parlement niet was betaald.

ONDERZOEK

Standpunt Parlement
Wat de eerste bewering betreft, merkte het Parlement op dat de aanbestedingsprocedure door een aantal factoren was vertraagd. De monsters moesten niet alleen onderzocht en goedgekeurd worden door het interne controlecomité, maar ook door het College van quaestoren, omdat de meubels in kwestie bestemd waren voor gebruik door de leden. Het tijdschema van de procedure stond duidelijk aangegeven in het schriftelijk antwoord aan mevrouw Plooij-Van Gorsel, lid van het EP, met wie klager contact had opgenomen.
De gelijktijdige, ingewikkelde aanbestedingsprocedures naar aanleiding van de aankoop van twee nieuwe gebouwen in Brussel en Straatsburg hadden tot gevolg dat de voor meubilair verantwoordelijke afdeling onder grote druk stond. De situatie werd nog bemoeilijkt doordat de aanvankelijk voor dit dossier verantwoordelijke ambtenaar als gevolg van ernstige ziekte afwezig was. Het meest betreurenswaardige gevolg van deze problemen was dat de ondernemingen, met inbegrip van klager, niet van de vertraging op de hoogte werden gehouden. Het Parlement wilde klager hiervoor zijn verontschuldigingen aanbieden en vroeg om begrip.
Wat betreft de bewering omtrent de vertraagde betaling voor de schade aan het meubilair deelde het Parlement mee dat de verzekering van het Parlement de schade niet dekte en dat deze ook niet onder de verzekering van klager viel, omdat het meubilair zich in de gebouwen van het Europees Parlement bevond.
Op 27 januari 1999 gaf de ordonnateur echter opdracht om de rekening voor het beschadigde meubilair te betalen en het bedrag werd door klager op 29 januari 1999 ontvangen. De voor meubilair verantwoordelijke dienst van het Parlement had vervolgens telefonisch contact met klager, die bevestigde dat de zaak tot zijn tevredenheid was geregeld.
Het Parlement merkte ten slotte op dat de nodige maatregelen waren genomen om ervoor te zorgen dat alle inschrijvers schriftelijk op de hoogte worden gehouden van eventuele vertragingen in een aanbestedingsprocedure, en dat nu voldoende garanties bestaan om dergelijke problemen in de toekomst te voorkomen.
Opmerkingen klager
Klager deelde mee dat de zaak van de betaling voor het beschadigde meubilair tot tevredenheid was opgelost. Klager merkte echter op dat hem door het Parlement nog niet was meegedeeld of zijn offerte wel of niet tot een opdracht zou leiden.

VERDER ONDERZOEK

De Ombudsman wendde zich op 12 oktober 1999 schriftelijk tot het Parlement met het verzoek om aanvullende opmerkingen naar aanleiding van de bewering volgens welke klager nog steeds niet op de hoogte was gesteld van het resultaat van de aanbestedingsprocedure, namelijk of zijn offerte was geaccepteerd of niet.
Het Parlement merkte op dat de afgewezen deelnemende firma's inderdaad niet schriftelijk van de uitslag van de aanbestedingsprocedure op de hoogte waren gesteld. Sindsdien zijn er maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat alle afgewezen deelnemers aan aanbestedingsprocedures op de hoogte worden gesteld van het resultaat van hun inschrijving. Het Parlement betreurde dit en diende klager daarvoor zijn verontschuldigingen aan. Klager is later van het definitieve besluit op de hoogte gesteld.
Aanvullende opmerkingen Parlement
Op 20 december 1999 stuurde klager een kopie van een door hem van de administratie van het Parlement ontvangen brief van 15 november 1999, waarin het Parlement meedeelde dat zijn offerte niet was gehonoreerd.
Aanvullende opmerkingen klager
Op 20 december 1999 stuurde klager een kopie van een door hem van de administratie van het Parlement ontvangen brief van 15 november 1999, waarin het Parlement meedeelde dat zijn offerte niet was gehonoreerd.

BESLUIT

1 Bewering omtrent het uitblijven van informatie over de aanbestedingsprocedure en over de verlenging van de periode gedurende welke het meubilair ten toon gesteld moest worden
1.1 Klager beweerde dat hij niet op de hoogte was gehouden van de ontwikkelingen met betrekking tot de aanbestedingsprocedure en over de verlenging van de periode gedurende welke het meubilair ten toon gesteld moest worden (23 weken in plaats van 3-5 weken). Het Parlement verklaarde dat de vertraging het gevolg was van het feit dat de monsters moesten worden onderzocht en goedgekeurd door zowel het interne controlecomité als het College van quaestoren. Bovendien stond de voor meubilair verantwoordelijke dienst als gevolg van de gelijktijdige, ingewikkelde aanbestedingsprocedure voor de twee nieuwe gebouwen in Brussel en Straatsburg onder grote druk, en was de aanvankelijk voor het dossier verantwoordelijke ambtenaar afwezig. Het Parlement bood klager daarvoor echter zijn verontschuldigingen aan. Met betrekking tot het feit dat geen informatie was verstrekt over het resultaat van de aanbestedingsprocedure, merkte het Parlement op dat de inschrijvers inderdaad niet van het resultaat op de hoogte waren gesteld; inmiddels waren echter maatregelen genomen om te verzekeren dat alle inschrijvers op de hoogte werden gesteld. Ook wat dit betreft bood het Parlement klager zijn verontschuldigingen aan.
1.2 Volgens de beginselen van behoorlijk bestuur moeten de EU-instellingen en -organen betrokken burgers tijdig informeren over de door hen genomen besluiten en administratieve maatregelen. Wanneer een zaak zo ingewikkeld is dat daarover niet binnen een redelijke termijn een beslissing kan worden genomen, moet de instelling of het orgaan de burger daarvan zo spoedig mogelijk in kennis stellen.
1.3 In het onderhavige geval blijkt klager op 31 mei 1997 een offerte te hebben gedaan en bleek hij pas op 15 november 1999, d.w.z. meer dan twee jaar later, in kennis te zijn gesteld van het feit dat zijn offerte niet was gehonoreerd. Het Parlement hield klager niet op de hoogte van de vertragingen die waren opgetreden bij deze aanbestedingsprocedure, en van de verlenging van de termijn gedurende welke het meubilair ten toon gesteld moest worden. Het Parlement merkte echter op dat het de noodzakelijke maatregelen had genomen om ervoor te zorgen dat alle inschrijvers schriftelijk op de hoogte worden gehouden van eventuele vertragingen in een aanbestedingsprocedure en dat inmiddels voldoende garanties bestonden om dergelijke problemen in de toekomst te voorkomen. De Ombudsman is derhalve van mening dat met betrekking tot dit aspect van de klacht geen verder onderzoek noodzakelijk is.
2 Bewering omtrent niet-betaling van de rekening voor beschadigd en vermist meubilair
2.1 Klager beweerde dat de rekening voor beschadigd en verdwenen meubilair door het Parlement niet was betaald. Het Parlement merkte op dat de ordonnateur op 27 januari 1999 opdracht had gegeven de rekening voor het beschadigde meubilair te betalen en dat het bedrag door klager op 29 januari 1999 was ontvangen. De voor meubilair verantwoordelijke dienst van het Parlement had vervolgens telefonisch contact met klager, die bevestigde dat de zaak tot zijn tevredenheid was opgelost.
2.2 In zijn opmerkingen verklaarde klager dat deze zaak tot zijn tevredenheid was opgelost. De Ombudsman stelt derhalve vast dat het Parlement maatregelen heeft genomen om de zaak op te lossen en tot tevredenheid van klager heeft gehandeld.
3 Conclusie
Op basis van het onderzoek van de Europese Ombudsman met betrekking tot deel 1 van deze klacht blijkt er geen sprake te zijn geweest van wanbeheer van het Europees Parlement.
Met betrekking tot de tweede bewering blijkt uit de opmerkingen van het Europees Parlement en de opmerkingen van klager naar aanleiding daarvan dat het Parlement maatregelen heeft genomen om de zaak op te lossen en daarmee tot tevredenheid van klager heeft gehandeld. De Ombudsman heeft derhalve besloten de zaak te sluiten.
De Voorzitter van het Europees Parlement zal ook van dit besluit op de hoogte worden gesteld.
Hoogachtend,
Jacob Söderman