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Decisione nel caso 1856/2017/EIS sul trattamento, da parte della Commissione europea, di una richiesta di accesso pubblico a documenti concernenti informazioni su prodotti, registrate da produttori e importatori di prodotti del tabacco in un sistema gestito dalla Commissione europea

Il caso riguarda il trattamento, da parte della Commissione europea, di una richiesta di accesso pubblico a documenti concernenti informazioni su prodotti, registrate da produttori e importatori di prodotti del tabacco in un sistema gestito dalla Commissione. Il denunciante desiderava ottenere documenti contenenti dati concernenti gli ingredienti, le emissioni e la tossicità di singoli prodotti del tabacco registrati nel sistema. Egli asserisce che la Commissione, a torto, gli ha negato l’accesso ai documenti richiesti. La Commissione ha spiegato che non era in possesso dei dati richiesti, in quanto il suo compito si limita a facilitare il processo di raccolta fornendo servizi di archiviazione dei dati attraverso una piattaforma ad hoc. La Mediatrice ha avviato un’indagine in merito e, in seguito ad un’ispezione, ha concluso che la posizione della Commissione era corretta. La Mediatrice ha quindi archiviato il caso senza riscontrare cattiva amministrazione.

Antefatti della denuncia

1. Il denunciante è un cittadino italiano. Il 2 agosto 2017, ha chiesto alla Commissione di avere accesso a documenti concernenti il tabacco, nello specifico “tutti i documenti presentati mediante il sistema d'accesso comune dell’UE (EU-CEG) ai sensi degli articoli 5 e 6 della direttiva 2014/40/EU[1] (in seguito, la “direttiva”). In particolare, il denunciante era interessato ad accedere a documenti contenenti i dati trasmessi da produttori e importatori di prodotti del tabacco, archiviati nell’EU-CEG a norma di detta direttiva, nella misura in cui i dati riguardavano gli ingredienti, le emissioni e la tossicità di singoli prodotti del tabacco[2].

2. Il 17 agosto 2017 la Commissione ha risposto al denunciante, spiegando che le informazioni da lui richieste erano state registrate dai produttori e importatori di prodotti del tabacco. Essa indicava che i destinatari di tali informazioni erano i singoli Stati membri e non la Commissione. Quest’ultima si limita a fornire agli Stati membri un servizio tecnico (una piattaforma TIC di rendicontazione e notifica) che consente ai produttori e agli importatori di fornire documenti contenenti le informazioni richieste in formato elettronico alle autorità nazionali competenti. Pertanto, tali documenti non sono detenuti dalla Commissione, ma dagli Stati membri ai quali sono stati trasmessi. A tale riguardo, la Commissione fa inoltre riferimento all’articolo 5, paragrafo 7, della direttiva 2014/40/UE[3], che chiarisce che la Commissione accede solo ai documenti presentati ai sensi degli articoli 5 e 6 ai fini dell’applicazione della direttiva.

3. Alla luce di quanto sopra esposto, la Commissione ha concluso che l’articolo 4, paragrafo 4[4], del regolamento 1049/2001[5], in combinato disposto con l’articolo 5, paragrafo 7, della direttiva 2014/40/EU, afferma chiaramente che tali documenti non devono essere resi pubblici dalla Commissione, ma unicamente dagli Stati membri. Pertanto, la richiesta del denunciante è stata respinta.

4. In seguito il denunciante ha chiesto un riesame della decisione della Commissione (mediante la procedura della "domanda di conferma” prevista dal regolamento 1049/2001). Egli asseriva tra l’altro che il ruolo della Commissione in tale contesto non si limitava a fornire semplicemente accesso alla piattaforma TIC. Dichiarava inoltre che i dati trasmessi dai produttori e importatori di prodotti del tabacco avrebbero dovuto essere resi pubblici, a suo parere, dal 20 novembre 2016.

5. Il 18 ottobre 2017, la Commissione ha risposto alla richiesta di riesame del denunciante. Spiegava che, contrariamente a quanto ritenuto dal denunciante, essa non gestisce il processo di raccolta dei dati, ma si limita a facilitarlo fornendo servizi di archiviazione dei dati attraverso la piattaforma EU-CEG. Ha pertanto ribadito di non essere in possesso dei documenti richiesti. Ha aggiunto che la data del 20 novembre 2016 menzionata all’articolo 5, paragrafo 1, della direttiva, si riferisce al termine imposto ai produttori e importatori per fornire informazioni alle autorità nazionali sui prodotti già immessi sul mercato al momento del recepimento della direttiva e non alla data di diffusione di tali informazioni al pubblico.

6. Il denunciante, non ritenendosi soddisfatto della risposta della Commissione, si è rivolto al Mediatore europeo il 19 ottobre 2017.

L'indagine

7. La Mediatrice ha avviato un'indagine sul seguente aspetto della denuncia:

la Commissione, a torto, ha negato l’accesso ai documenti richiesti.

8. La squadra investigativa della Mediatrice ha tenuto una riunione d'ispezione con il personale della Commissione. Durante la riunione, il personale della Commissione ha brevemente illustrato il funzionamento della banca dati in cui gli Stati membri archiviano informazioni importanti raccolte in linea con la direttiva. Il personale della Mediatrice ha inoltre richiesto e ottenuto delle schermate della piattaforma EU-CEG.

Argomentazioni presentate alla Mediatrice

9. Secondo il denunciante, dalla direttiva stessa risulta che i dati avrebbero dovuto essere resi pubblici e che la notifica e la pubblicazione dei dati, come stabilito dalla direttiva, sono interconnesse. Il denunciante invoca inoltre gli articoli 5 e 6 della direttiva, in cui si afferma che il controllo e la trasparenza sono compito sia della Commissione sia degli Stati membri.

10. Secondo il denunciante, l’affermazione della Commissione secondo cui essa non era in possesso dei dati era infondata. A suo avviso, il ruolo della Commissione non si limitava a fare da intermediario. Il denunciante ritiene che i ritardi registrati dalle autorità nazionali competenti nel mettere le pertinenti informazioni a disposizione del pubblico erano dovuti al ruolo della Commissione nel gestire la piattaforma.

11. Egli sostiene inoltre che la Commissione dovrebbe fornire accesso a tutti i dati in suo possesso, a prescindere dalla quantità. A suo avviso, l’obiettivo della piattaforma consiste nel filtrare le informazioni presentate dal settore privato, in particolare le informazioni coperte da confidenzialità in virtù di eventuali segreti commerciali. Il denunciante dichiara che non era difficile selezionare quali dati pubblicare o a quali dati consentire l’accesso. Egli sostiene che la stessa Commissione aveva altresì stilato un elenco delle informazioni da classificare come “segreti commerciali” nella sua decisione di esecuzione UE/2015/2186[6].

Valutazione della Mediatrice

12. Nella sua decisione in merito alla richiesta di riesame presentata dal denunciante, la Commissione ha respinto l’argomentazione del denunciante secondo cui essa sarebbe in possesso dei documenti richiesti. Ha dichiarato che essa si limita a fornire agli Stati membri un servizio tecnico (una piattaforma TIC di rendicontazione e notifica) che consente ai produttori e agli importatori di fornire documenti contenenti le informazioni richieste in formato elettronico alle autorità nazionali competenti. Pertanto, tali documenti non sono detenuti dalla Commissione, ma dagli Stati membri ai quali sono stati trasmessi. A tale riguardo, la Commissione fa inoltre riferimento all’articolo 5, paragrafo 7, della direttiva 2014/40/UE[7], che chiarisce che la Commissione accede solo ai documenti presentati ai sensi degli articoli 5 e 6 ai fini dell’applicazione della direttiva.

13. La Mediatrice nota che il regolamento 1049/2001 si applica solo nei casi in cui l’istituzione dell’UE in questione è in possesso dei documenti richiesti. In tale contesto, la Mediatrice ha proceduto ad un’ispezione e ad un incontro per verificare se quanto sostenuto dalla Commissione, ossia di non essere in possesso dei documenti nella banca dati, fosse corretto. Nel corso dell’ispezione, il personale della Commissione ha brevemente illustrato il funzionamento della banca dati in cui gli Stati membri archiviano informazioni importanti raccolte in linea con la direttiva sui prodotti del tabacco, che impone ai produttori e importatori di fornire specifiche informazioni sui prodotti agli Stati membri. Il personale della Commissione ha spiegato che, al fine di facilitare il rispetto dell’obbligo di cui sopra e garantire la coerenza dei dati forniti, la Commissione ha messo in atto tale strumento tecnico cui gli Stati membri hanno accesso. Lo strumento è ancora in una fase iniziale, ma contiene già un numero significativo di serie di dati e consente di avere una visione del contenuto delle serie di dati. Sia la Commissione sia gli Stati membri hanno accesso allo stesso strumento, tuttavia, in linea con la direttiva, sono gli Stati membri i proprietari delle serie di dati.

14. La Mediatrice concorda pertanto sul fatto che la Commissione non è in possesso delle serie di dati.

15. Alla luce di quanto sopra esposto, non appare necessario esaminare l’argomentazione secondaria della Commissione secondo cui la funzione di ricerca dello strumento TIC mostri solo informazioni limitate e non il livello di dettaglio richiesto dal denunciante.

Conclusione

In base all'indagine condotta, la Mediatrice archivia il caso con la seguente conclusione:

Non c’è stata cattiva amministrazione.

Il denunciante e la Commissione saranno informati della presente decisione.

 

Emily O'Reilly

Mediatrice europea

Strasburgo, il 23/07/2018

 

[1] Direttiva 2014/40/UE del Parlamento europeo e del Consiglio, del 3 aprile 2014, sul ravvicinamento delle disposizioni legislative, regolamentari e amministrative degli Stati membri relative alla lavorazione, alla presentazione e alla vendita dei prodotti del tabacco e dei prodotti correlati e che abroga la direttiva 2001/37/CE, GU 2014 L 127, pag. 1.

[2] Il sistema EU-CEG invia tali dati agli Stati membri in cui tali prodotti sono destinati ad essere immessi sul mercato.

[3]Tutti i dati e tutte le informazioni forniti agli Stati membri e dagli Stati membri a norma del presente articolo e dell’articolo 6 sono in formato elettronico. Gli Stati membri memorizzano i dati elettronicamente e provvedono a che la Commissione e gli altri Stati membri abbiano accesso a tali dati ai fini dell’applicazione della presente direttiva. Gli Stati membri e la Commissione assicurano il trattamento riservato dei segreti commerciali e delle altre informazioni riservate.” (grassetto aggiunto).

[4]Per quanto concerne i documenti di terzi, l'istituzione consulta il terzo al fine di valutare se sia applicabile una delle eccezioni di cui ai paragrafi 1 o 2, a meno che non sia chiaro che il documento può o non deve essere divulgato”. (grassetto aggiunto).

[5] Regolamento (CE) n. 1049/2001 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 30 maggio 2001, relativo all'accesso del pubblico ai documenti del Parlamento europeo, del Consiglio e della Commissione, GU 2001 L 145, pag. 43.

[6] Decisione di esecuzione (UE) 2015/2186 della Commissione del 25 novembre 2015 che istituisce un formato per la presentazione e la messa a disposizione delle informazioni relative ai prodotti del tabacco, GU 2015 L 312, pag. 5.

[7]Tutti i dati e tutte le informazioni forniti agli Stati membri e dagli Stati membri a norma del presente articolo e dell’articolo 6 sono in formato elettronico. Gli Stati membri memorizzano i dati elettronicamente e provvedono a che la Commissione e gli altri Stati membri abbiano accesso a tali dati ai fini dell’applicazione della presente direttiva. Gli Stati membri e la Commissione assicurano il trattamento riservato dei segreti commerciali e delle altre informazioni riservate.” (grassetto aggiunto).