Décision dans l’affaire 975/2016/JF relative à la rémunération versée par l’Agence exécutive pour la recherche à une experte chargée d’évaluer la qualité des travaux réalisés au titre d’un projet

La plaignante a estimé que l’Agence exécutive pour la recherche (ci-après la «REA»)  ne l’avait pas rémunérée convenablement pour son travail d’évaluation d’un projet. Le Médiateur a enquêté sur cette question et a conclu que la REA non seulement a versé à la plaignante une rémunération plus généreuse que ne le stipulait le contrat, mais qu’elle a pris en considération les difficultés rencontrées par la plaignante. Il a donc été conclu à l’absence de mauvaise administration et l’affaire a été classée.

Le contexte de la plainte

1. La plaignante a pris part à l’évaluation d’un projet géré par la REA et avait pour mission d’analyser, au vu du rapport sur le projet et des objectifs, si les travaux menés au titre de ce projet étaient conformes à la description des tâches figurant dans l’accord de projet. La plaignante était également censée participer à une réunion d’évaluation d’une journée et rédiger ensuite un rapport d’évaluation. À cette fin, la REA et la plaignante ont passé un contrat.

2. Début mars 2016, la plaignante a demandé à la REA d’approuver le remboursement de ses dépenses liées à son prochain déplacement à Newtown (Royaume-Uni) en vue de la réunion d’évaluation du 16 mars 2016. La REA a répondu qu’elle prendrait en charge les frais de déplacement de la plaignante en voiture (au tarif de 0,22 EUR par kilomètre), en avion ou en train et que l’indemnité journalière versée à la plaignante couvrirait les frais de stationnement à l’aéroport et de vignette d’autoroute. La plaignante s’est étonnée du faible montant du remboursement proposé par la REA.

3. Le 11 mars 2016, la REA a demandé à la plaignante de lui envoyer ses questions en vue de la réunion d’évaluation ainsi qu’une analyse succincte du projet.

4. La plaignante a répondu qu’elle devait se pencher sur 20 réalisations et lire et analyser un rapport de projet de plus de 370 pages avant la réunion. Elle a par ailleurs déclaré que si elle pourrait lire l’ensemble des documents, elle ne pourrait en revanche pas rédiger d’analyse succincte. En effet, le projet a subi plusieurs changements depuis son lancement et la plaignante avait besoin de beaucoup de temps pour l’appréhender.

5. La REA a informé la plaignante qu’elle n’était pas tenue de rédiger de note succincte, a reconnu qu’elle devait étudier un nombre considérable de documents et a déclaré qu’elle s’efforcerait d’accorder à la plaignante une journée supplémentaire.

6. Entre-temps, le 8 mars 2016, la plaignante a informé la REA qu’elle n’arrivait pas à entrer dans le système à partir duquel elle était censée télécharger les documents à examiner. La REA a résolu ce problème le 11 mars 2016.

7. Le 13 mars 2016, la plaignante a fait savoir à la REA qu’elle ne pourrait pas se rendre à la réunion d’évaluation, car elle ne trouvait pas d’hôtel à Newtown. La plaignante a également affirmé que la procédure d’évaluation dans son ensemble et la réunion d’évaluation en particulier n’avaient pas été correctement préparées, qu’elle ne pouvait en même temps analyser les travaux et organiser son déplacement. Elle a par ailleurs réussi à télécharger tous les documents quatre jours seulement avant la réunion.

8. Le 14 mars 2016, la REA a admis que l’organisation de la réunion d’évaluation avait été loin d’être parfaite. Elle a souligné, dans le même temps, que la plaignante était au courant de la tenue de cette réunion depuis quelque temps déjà. Si la plaignante envisageait encore de se rendre à la réunion, la REA pouvait lui recommander un hébergement relativement proche du lieu de la réunion qui semblait toujours disponible. La REA a déclaré que si la plaignante devait ne pas venir à la réunion, ce serait loin d’être parfait, mais qu'il fallait néanmoins retirer le maximum de la situation. La REA a ensuite demandé à la plaignante d’envoyer ses questions au consortium du projet.

9. Le 23 mars 2016, la REA a informé la plaignante qu’elle lui paierait en tout trois journées de travail à distance.

10. Les 5 et 6 avril 2016, la plaignante a attiré l’attention de la REA sur le fait que si cette dernière lui avait bien communiqué la description des tâches depuis février 2016, le coordonnateur du projet avait quant à lui évoqué la version de la description des tâches depuis juin 2015 comme étant la plus récente. Elle a donc demandé à la REA de l’informer des pages qui avaient été modifiées.

11. La REA a répondu que les deux versions étaient identiques à l’exception de quelques modifications d’ordre financier qui finalement n’avaient pas été retenues.

12. La plaignante a ensuite affirmé à la REA qu’elle perdait beaucoup de temps aux fins de l’évaluation et lui a demandé de reconsidérer le nombre de jours dont elle avait besoin pour s’acquitter de sa tâche. La vérification des modifications dans les deux versions représentait beaucoup de travail supplémentaire. La plaignante a également réclamé davantage d’explications.

13. La REA a répondu le 7 avril 2016, soulignant que la plaignante ne devait pas comparer les deux versions. Elle a par ailleurs ajouté qu’elle ne pourrait malheureusement pas lui payer de journées supplémentaires. La REA paie normalement 1,5 jour de travail à distance mais a accepté, dans le cas de la plaignante, de lui en payer trois. La REA a ensuite demandé à la plaignante, eu égard aux éléments de son contrat (assorti d’un accord de travail à distance d’une durée de trois jours) de lui remettre son rapport d’évaluation dès que possible.

14. La plaignante a donc transmis le rapport à la REA le 13 avril 2016.

15. Le 19 mai 2016, la plaignante a de nouveau demandé à la REA de songer à la payer pour une période de travail à distance supérieure à trois jours et de prendre en charge également la somme de 325,66 CHF correspondant au billet d’avion non utilisé. Elle a fait valoir qu’elle avait perdu beaucoup de temps à cause de plusieurs problèmes durant l’évaluation du projet, tels que l’accès aux documents, la mauvaise organisation de la réunion d’évaluation et la mauvaise exécution du projet. La plaignante a également déclaré que la REA avait d’abord accepté de lui payer quatre journées de travail mais qu’elle avait ensuite changé d’avis.

16. Le 20 mai 2016, la REA a répondu à la plaignante qu’elle ne pouvait donner suite à sa demande.

17. La plaignante a alors saisi le Médiateur européen.

L'enquête

18. Le Médiateur a enquêté sur le problème soulevé par la plaignante, à savoir que la REA ne lui a pas versé de rémunération juste et complète pour ses travaux d’évaluation du projet.

La plaignante a estimé que la REA devait 

i) lui payer six journées de travail; et

ii) prendre en charge son billet d’avion d’un montant de 325,66 CHF.

19. Au cours de son enquête, l’équipe du Médiateur a dûment examiné les informations contenues dans la plainte. Elle a notamment effectué une analyse minutieuse de la correspondance entre la REA et la plaignante avant que cette dernière ne s’adresse au Médiateur. Lors d’une conversation téléphonique le 27 septembre 2016, l’équipe du Médiateur a également demandé à la plaignante des précisions au sujet de sa plainte.

L'allégation d’injustice

Arguments de la plaignante et de l’institution

20. À l’appui de sa plainte, la plaignante a affirmé que la REA i) avait mal calculé le temps nécessaire à l'évaluation du projet, lequel souffrait de lacunes depuis son lancement; ii) n’avait pas su l’aider à résoudre des problèmes liés à son travail d’évaluation; iii) ne s’était pas occupée de son déplacement ni de son hébergement en vue de la réunion d’évaluation; et iv) ne lui avait pas remboursé comme il se doit ses frais de voyage.

21. La plaignante a expliqué qu’elle tenait à être rémunérée convenablement pour le nombre de journées qu’elle avait consacrées à l’évaluation du projet.  Elle avait passé au moins 15 jours ouvrés à évaluer le projet en raison de plusieurs problèmes qu’elle avait signalés à la REA. Elle a estimé qu’il serait raisonnable et convenable qu’elle soit payée pour six journées de travail.

L'analyse du Médiateur

22. En vertu du contrat[1], la REA avait le droit de demander à la plaignante de travailler à distance, de rédiger des rapports et de participer à des réunions sur le projet[2]. La plaignante devait s’acquitter de ces tâches sur une période maximale de trois jours ouvrés, consacrés notamment à la lecture des documents, à la réunion d’évaluation et à la rédaction du rapport. Le rapport devait être remis dans un délai de trente jours à compter du début des travaux. Le contrat stipulait un nombre indicatif de journées de travail, à savoir un jour et demi de travail à distance (lecture et analyse de la convention de subvention et du projet ainsi que des informations contextuelles y afférentes et des réalisations, et rédaction du rapport) et une journée de réunion d’évaluation à Newtown (Royaume-Uni)[3].  En échange de ce travail, la REA devait verser à la plaignante une rémunération plafonnée à trois journées de travail, dont une consacrée à la réunion d’évaluation[4]. Elle devait également rembourser à la plaignante les frais de voyage et d’hébergement que celle-ci engagerait pour se rendre à la réunion[5]. Si la plaignante n'était pas en mesure de remplir l’une de ses obligations, elle devait en informer la REA sans délai[6].

23. Le 11 mars 2016, jour où la plaignante a informé la REA qu’elle pensait avoir besoin de beaucoup de temps pour appréhender le projet, la REA a déclaré qu’elle s’efforcerait de lui accorder une journée supplémentaire. Contrairement à ce que prétend la plaignante, la journée supplémentaire en question lui a effectivement été octroyée. La REA a accepté de lui payer trois journées de travail, à l’exclusion de la réunion d’évaluation[7]. La plaignante aurait dû se rendre à la réunion, mais elle a déclaré ne pas avoir été en mesure de le faire en raison de circonstances exceptionnelles. Étant donné qu’une journée de travail sur les trois possibles était normalement réservée à la réunion d’évaluation, la plaignante n’aurait dû être payée que pour un maximum de deux journées de travail à distance. La REA lui a pourtant accordé trois journées de travail à distance, ce qui correspond en réalité à une journée supplémentaire et multiplie en outre par deux le montant indicatif stipulé dans le contrat.

24. La plaignante ayant déclaré prendre part pour la première fois à ce type d’exercice d’évaluation, on peut raisonnablement penser qu’elle avait besoin, pour s’acquitter de sa tâche, de plus de temps qu’une personne ayant déjà accompli pareille mission. Il n’appartient pas néanmoins à la REA de payer ce temps de travail supplémentaire.

25. L’on peut également faire observer que la REA a reconnu que les conditions d’évaluation du projet n’étaient pas idéales. Toutefois, au vu des informations transmises par la plaignante, la REA s’est employée à résoudre les problèmes que la plaignante lui avait signalés. La REA est parvenue à résoudre le problème d’accès aux documents; a communiqué à la plaignante des informations sur les changements apportés au projet pendant son exécution; n'a pas exigé qu'elle lui transmette de rapport préalable avant la réunion d’évaluation; a répondu aux questions; a indiqué à la plaignante qu’elle ne devait pas comparer les deux versions de la description du projet; lui a permis de ne pas participer à la réunion d’évaluation; et l’a autorisé à lui rendre son rapport après l’expiration du délai de trente jours stipulé dans le contrat.

26. En ce qui concerne le temps consacré à l’organisation de son déplacement et à la réservation de son hébergement en vue de la réunion d’évaluation, la plaignante n’a fourni ni argument ni preuve susceptible de démontrer qu’elle pouvait raisonnablement s’attendre à ce que la REA s’en occupe à sa place.

27. Par conséquent, nous concluons, non seulement sous l’angle purement contractuel – le contrat stipulant clairement le nombre maximal de journées rémunérées – mais également du point de vue de la bonne administration, que, eu égard à ce qui précède, la validité du problème soulevé par la plaignante, à savoir qu’elle n’a pas été rémunérée convenablement, selon les trois premiers arguments qu’elle invoque en sa faveur au point 20 ci-dessus, et qu’elle entend se faire payer six journées de travail, ne peut être retenue. En payant à la plaignante trois journées de travail, la REA n’a pas commis d’acte de mauvaise administration.

28. Quant à sa demande de remboursement du billet d’avion, la plaignante a signé un contrat stipulant que la réunion d’évaluation se tiendrait le 16 mars 2016 à Newtown (Royaume-Uni). Après avoir réservé son vol, elle a déclaré ne pas pouvoir se rendre à la réunion au motif que le voyage était trop compliqué et qu’elle ne trouvait pas d’hébergement. Si la plaignante ne connaissait pas l'itinéraire avant d'avoir réservé le billet d'avion, elle doit en assumer la responsabilité. En outre, la REA a apporté son aide à la plaignante en lui recommandant un hébergement qui était relativement proche du lieu de la réunion d’évaluation et qui, selon la REA, semblait disponible. La plaignante n’a apporté ni argument ni preuve susceptible de démontrer que l’hébergement recommandé par la REA n'était pas disponible. Eu égard à ce qui précède et considérant que le coût du billet d’avion n’a de lien avec aucune tâche accomplie par la plaignante[8] (puisqu’elle ne s’est pas rendue à la réunion d’évaluation), la REA n’a commis aucun acte de mauvaise administration en refusant de prendre en charge la somme déboursée par la plaignante pour le billet d’avion qu’elle n’a pas utilisé.

Conclusions

À la lumière de son enquête, le Médiateur classe l'affaire et conclut ce qui suit[9]:

Le Médiateur n'a pas constaté de mauvaise administration.

La présente décision sera communiquée à la plaignante et à la REA.

Fait à Strasbourg, le 30/11/2016

 

[1] La copie du contrat transmise par la plaignante au Médiateur n’est ni signée ni datée.

[2]  Article 2 du contrat (dans l’anglais original) – «Work to be provided»: «Depending on the action’s complexity and progress, the review may include remote work (reading and analysis of the grant agreement(s), grant decision(s) and other background information and deliverables, and drafting the report(s)). The expert may also be required to attend intermediate and periodic project meeting(s) and ad-hoc review meeting(s)... The experts must send the contracting party a report for each grant agreement, and include recommendations.»

[3]  Article 3 du contrat (dans l’anglais original) – «Working arrangements»: «1. The expert’s work may start on 01/03/2016 and cannot exceed 3,0 working day(s). This maximum total number of days includes the ‘number of working days’ set out below... 2. The indicative planning and number of working days for accomplishing the tasks are as follows: - 1.5 working day(s) for remote work (reading and analysis of the grant agreement(s) and project(s), and related background information and deliverables, including writing the report. - 1 working day(s) for attending review meeting(s) taking place at Newtown (UK) between 16/03/2016 and 16/03/2016. - The expert must submit the report(s) within 30 days from start of the work at the latest.»

[4]  Article 4 du contrat (dans l’anglais original) – «Fees»: «1. The expert is entitled to a fee of EUR 450 for each full day actually worked in accordance with Article 3(2)... 3. The maximum amount of fees paid under the Contract is limited to the maximum number of working days (see Article 3(2)).»

[5]  Article 5 du contrat (dans l’anglais original)  – «Allowances and reimbursement of expenses»: «1... [T]he contracting party will also reimburse travel expenses directly connected with the work specified in the Contract, in accordance with Commission Decision C(2007) 5858... The expert is entitled to the reimbursement of their travel expenses to and from the point of departure and to and from the place of the meeting... 2. In addition to the fees... the contracting party will pay daily allowances, in accordance with Commission Decision C(2007) 5858... 3. [T]he contracting party will pay accommodation allowances, in accordance with Commission Decision C(2007) 5858... 6. Other expenses will not be reimbursed...». La décision C(2007) 5858 de la Commission qui prévoit notamment un taux de remboursement de 0,22 EUR par kilomètre et une indemnité journalière forfaitaire de 92 EUR destinée à couvrir toutes les dépenses sur le lieu de la réunion, par exemple les repas et les transports locaux (bus, tramway, métro, taxi, stationnement, péages autoroutiers, etc.) ainsi que l’assurance-voyage et l’assurance-accident, peut être consultée à l’adresse suivante: http://ec.europa.eu/employment_social/egf/docs/reglementation_experts_2008_fr.pdf

[6] Article 6 du contrat (dans l’anglais original) – «Performance of the contract»: «1. The expert must perform the Contract in compliance with its provisions... The experts must do so fully, within the set deadlines... 2. If the expert cannot fulfil their obligations, s/he must inform the contracting party immediately.»

[7]  Le 7 avril 2016, la REA a informé par courrier électronique la plaignante (dans l’anglais otiginal) que «in this particular case we have to pay you for three days (plus the review meeting)».

[8]  Article 5 du contrat (dans l’anglais original) – «Allowances and reimbursement of expenses» «1... [T]he contracting party will also reimburse travel expenses directly connected with the work ...»

[9] De plus amples informations sur la procédure de réexamen du Médiateur sont disponibles sur le site internet du Médiateur.