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Décision du Médiateur européen clôturant son enquête relative à la plainte 2793/2009/MF contre EPSO

1. La plaignante s’est inscrite au concours général EPSO/AD/157/09 [Juristes linguistes de langue française (AD7)], publié au Journal officiel C 34 A du 11 février 2009.

2. Le point A.II de l’avis de concours (ci-après l’«avis de concours») décrivait les conditions d’admission [«Conditions d’admission (profil requis)»], dont une condition était d’«être citoyen d’un des États membres de l’Union européenne» (point 4).

3. Dans le point C.2 de l’avis de concours («Comment postuler?» - «Envoi par courrier recommandé de la candidature complète»), les candidats étaient informés de ce qui suit:

«Parallèlement à la création du dossier EPSO, les candidats sont invités à imprimer et à compléter l’acte de candidature qui se trouve sur le site internet d’EPSO et qu’ils doivent expédier dans le délai requis (au plus tard le 17 mars 2009, le cachet de la poste faisant foi).

Documents à joindre à l’acte de candidature:

La citoyenneté, les études, la formation, les stages, les recherches et, le cas échéant, l’expérience professionnelle, doivent être précisés en détail dans l’acte de candidature. Le dossier de candidature doit également comporter:

— copie imprimée des données personnelles du dossier EPSO,

— un curriculum vitæ détaillé,

— copie d’un document prouvant la citoyenneté (passeport, carte d’identité ou tout autre document officiel mentionnant explicitement la citoyenneté, qui doit avoir été acquise au plus tard à la date limite fixée pour l’inscription),

— copie du ou des diplôme(s)/attestations certifiant la réussite des études,

— documents expliquant l’acquisition de la connaissance des langues,

— le cas échéant, les attestations relatives à l’expérience professionnelle faisant apparaître clairement les dates de début et de fin des prestations, ainsi que le niveau et la nature précise des tâches exercées,

— copie de tout document pouvant aider le jury à apprécier le profil du candidat.

Sur papier libre, faire une liste de ces pièces justificatives annexées et numérotées. [...]»

4. Dans le rectificatif publié au JO du 25 mars 2009, la date limite pour l’inscription avait été reportée au 28 avril 2009.

5. Le 15 avril 2009, la plaignante a envoyé son dossier de candidature par courrier recommandé, lequel a été reçu par EPSO le 17 avril 2009. Elle avait joint les pièces justificatives à sa candidature. Sur papier libre, elle avait fait une liste de ces pièces justificatives et y avait pointé chacune d’entre elles.

6. Le 22 octobre 2009, EPSO a annoncé à la plaignante qu’elle n’était pas retenue pour le concours parce qu’elle ne répondait pas à la condition d’admission présentée au point A.II.4 de l’avis de concours, à savoir «être citoyen d’un des États membres de l’Union européenne». EPSO a indiqué qu’elle n’avait joint à sa candidature aucune preuve de sa nationalité d’un État membre de l’Union européenne.

7. Par courrier du 23 octobre 2009, la plaignante a demandé à EPSO de revérifier son dossier de candidature et de revoir sa décision de ne pas l’admettre au concours. Elle transmettait une copie de sa carte nationale d’identité de la République française pour prouver qu’elle avait la citoyenneté française.

8. Le 30 octobre 2009, EPSO a rappelé à la plaignante le point C. 2 de l’avis de candidature, selon lequel les candidats devaient prouver leur citoyenneté en soumettant le document approprié «au plus tard à la date limite fixée pour l’inscription». EPSO a confirmé sa décision de ne pas admettre la candidature de la plaignante.

9. Dans un courrier adressé à EPSO le même jour, la plaignante déclarait être convaincue d’avoir joint une copie de sa carte d’identité puisqu’elle l’avait pointée sur la liste des pièces justificatives accompagnant sa candidature. Selon elle, EPSO aurait perdu le document en question avant l’examen du dossier de la candidate, c’est-à-dire pendant les «délais d’examen d’avril à octobre 2009».

10. Dans sa réponse du 10 novembre 2009, EPSO admettait que la candidature de la plaignante contenait la liste des pièces justificatives. Toutefois, elle ne contenait aucune copie de la carte d’identité. EPSO a confirmé sa décision de rejeter la candidature de la plaignante au motif qu’elle n’avait pas transmis la pièce justificative prouvant sa citoyenneté.

11. La réponse d’EPSO n’a pas satisfait la plaignante, et celle-ci a introduit une plainte auprès du Médiateur le 13 novembre 2009.

L’objet de l’enquête

12. Dans sa plainte, la plaignante alléguait qu’EPSO avait injustement rejeté sa candidature parce qu’elle n’avait pas transmis la pièce justificative prouvant sa citoyenneté française.

13. La plaignante demandait qu’EPSO admette son erreur.

L’enquête

14. Le 21 décembre 2009, le Médiateur a ouvert une enquête concernant l’allégation et la demande de la plaignante.

15. Le Médiateur a également demandé à EPSO d’expliquer en détail les deux points suivants:

« (i) combien de candidatures ont été rejetées sur la base de l’absence de pièce justificative prouvant la citoyenneté; et

(ii) s’il était possible, dans le cadre du pouvoir d’appréciation du jury, d’accepter la présentation tardive d’une copie de la pièce d’identité.»

16. Le 24 mars 2010, EPSO a fait parvenir son avis. Le Médiateur l’a transmis à la plaignante en l’invitant à présenter ses observations avant le 31 mai 2010. La plaignante n’a présenté aucune observation.

L’examen et les conclusions du Médiateur

A. Allégation de rejet injuste de la candidature de la plaignante et demande connexe

Arguments présentés au Médiateur

17. À l’appui de son allégation, la plaignante affirmait qu’elle était convaincue d’avoir inclus dans son dossier de candidature copie de sa carte d’identité, étant donné qu’elle l’avait indiquée sur la liste des pièces justificatives.

18. Selon elle, EPSO a reçu le document en question «en avril 2009» mais n’a commencé l’examen de son dossier qu’«en octobre 2009». Il ne pouvait dès lors être exclu que, durant une période aussi longue, EPSO perde le document en question.

19. Dans son avis, EPSO a précisé que le 22 juin 2009, deux fonctionnaires d’EPSO avaient évalué la candidature de la plaignante et avaient procédé à l’examen de la condition d’admissibilité concernant la citoyenneté d’un État membre de l’Union européenne (point A.II.4. de l’avis de concours). Étant donné que la candidate ne remplissait pas cette condition d’admissibilité, EPSO n’a pas poursuivi l’examen de son dossier. Compte tenu de la quantité élevée de candidatures reçues, le jury n’a pu terminer la phase d’admission qu’en octobre 2009. Selon la pratique habituelle d’EPSO, tous les candidats ont été informés en même temps de leur admission ou non-admission au concours et aux épreuves écrites (en date du 22 octobre 2009). Même si les raisons de ce délai important sont entièrement indépendantes de sa volonté, EPSO a néanmoins présenté ses excuses à la plaignante pour le fait qu’elle n’ait été informée de sa non-admission qu’en octobre 2009.

20. EPSO a par ailleurs indiqué que, pour chaque concours, l’ouverture des enveloppes contenant les dossiers de candidature fait l’objet d’un soin tout particulier au sein de ses services. Tous les dossiers de candidature sont classés dans des classeurs individuels. Les enveloppes ayant contenu le dossier de candidature et les pièces justificatives sont elles aussi classées dans le dossier du candidat concerné.

21. Ce même traitement a été appliqué à la candidature de la plaignante. Un dossier a été ouvert à son nom et tous les documents envoyés par elle, ainsi que l’enveloppe les ayant contenus, y ont été classés. Les services d’EPSO ont vérifié le contenu de l’enveloppe et ont constaté qu’elle ne comportait plus aucun autre document.

22. Le dossier de candidature de la plaignante comprenait les éléments suivants:

- acte de candidature (5 pages)

- informations personnelles «Mon Compte EPSO» (2 pages)

- liste des documents annexés (1 page), indiquant :

▪ en annexe 1, le curriculum vitae,

▪ en annexe 2, copie de la carte d’identité française,

▪ en annexes 3 à 6, copie des diplômes d’études de droit de la plaignante,

▪ en annexe 7, copie de son contrat de travail et avenants,

▪ et en annexes 8 et 9, des documents expliquant l’acquisition de la connaissance des langues.

- curriculum vitae de la plaignante (3 pages) – annexe 1

- copie de son master en droit (1 page) – annexe 3

- copie de sa maîtrise de droit (1 page) – annexe 4

- copie de sa licence de droit (1 page) – annexe 5

- copie de son certificat de compétence en droit des affaires (1 page) – annexe 6

- lettre d’engagement et avenants de son contrat de travail chez BPERC[1] (8 pages) – annexe 7

- copie de son diplôme de linguiste, professeur de langue française (6 pages) – annexe 8

- copie de son certificat d’études secondaires (1 page) – annexe 9.

23. Toutefois, l’annexe 2 (copie de la carte d’identité de la plaignante), quoique mentionnée dans la liste des annexes, ne figurait pas dans la candidature.

24. Dans son avis, EPSO a conclu qu’aucune erreur administrative n’avait été constatée dans la gestion du dossier de candidature de la plaignante qui pourrait justifier qu’EPSO lui présente ses excuses, aucune pièce du dossier reçu n’ayant été égarée.

25. En réponse à la question (1) du Médiateur, à savoir le nombre de candidatures ayant été rejetées sur la base de l’absence de pièce justificative prouvant la citoyenneté, EPSO a fait savoir que 12 candidatures avaient été rejetées sur un nombre total de 778 reçues.

26. En ce qui concerne la question (2) du Médiateur, EPSO a expliqué qu’en vertu de l’article 4 de l’annexe III du statut des fonctionnaires[2], il appartient uniquement à l’autorité investie du pouvoir de nomination (autrement dit, EPSO) d’apprécier si la condition relative à la citoyenneté est remplie ou non. L’AIPN, de même que le jury, est liée par le texte de l’avis de concours.

27. L’avis de concours indiquait clairement que les candidats devaient joindre les pièces justificatives à leur candidature, complétée et signée, avant la date limite fixée pour l’inscription. L’avis de concours indiquait aussi que les candidats ne seraient pas admis aux épreuves écrites si, à la date de clôture des inscriptions, ils n’avaient pas fourni toutes les pièces justificatives.

28. EPSO a indiqué que l’AIPN avait appliqué cette règle de manière uniforme pour l’ensemble des candidats.

29. Il est de jurisprudence constante qu’un jury a la faculté de demander à un candidat des informations complémentaires lorsqu’il éprouve un doute sur la portée d’une pièce produite. Cette jurisprudence s’applique par analogie à l’AIPN dans le cadre de l’accomplissement de sa mission en matière de concours administratifs. Toutefois, en l’espèce, compte tenu de l’absence de la pièce justificative relative à la citoyenneté, il n’y avait pas lieu pour l’AIPN d’avoir recours à cette faculté.

L’analyse du Médiateur

30. À titre liminaire, le Médiateur souhaite remercier EPSO d’avoir clarifié sa procédure de gestion des documents accompagnant les candidatures. Il prend note de la constitution d’un dossier individuel pour chaque candidat et de l’inclusion, dans ce dossier, de l’enveloppe ayant contenu la candidature. Il prend également note du fait que l’examen des candidatures est effectué par deux fonctionnaires. Ces règles sont raisonnables et, si appliquées correctement, ne devraient certainement pas permettre que des documents fournis par des candidats à un concours soient égarés.

31. Cependant, le Médiateur remarque que 12 candidatures sur 778 ont été rejetées sur la base de l’absence de pièce justificative prouvant la citoyenneté d’un État membre de l’Union européenne. Même si la probabilité que ces documents ont en fait été transmis à EPSO et ensuite égarés est infime, elle n’en existe pas moins.

32. Néanmoins, en l’espèce, le Médiateur n’est pas en mesure de vérifier si la plaignante a transmis ou non une copie de sa carte d’identité à EPSO. D’un côté, la plaignante est convaincue qu’elle l’a fait mais ses arguments à ce sujet (le fait qu’elle l’a indiquée sur la liste des pièces justificatives et qu’EPSO a mis pas moins de sept moins pour examiner sa candidature, d’«avril à octobre 2009») ne sont que des hypothèses. D’un autre côté, EPSO a nié qu’elle ait envoyé une copie de sa carte d’identité et a fourni au Médiateur une description détaillée de sa procédure, jugée raisonnable. EPSO a expliqué avoir examiné la candidature de la plaignante un jour particulier, deux mois après l’envoi du dossier.

33. Dans un tel cas de non liquet, le Médiateur n’est pas en mesure de conclure de manière fiable en faveur des arguments de l’une ou l’autre partie. Même si le Médiateur accordait le bénéfice du doute à la plaignante et admettait qu’elle a effectivement transmis le document en question, celle-ci ne pourrait exiger qu’EPSO prenne des mesures supplémentaires, compte tenu de la jurisprudence selon laquelle (i) il revient à un candidat de transmettre effectivement au jury l’ensemble des informations et documents nécessaires pour lui permettre de vérifier si le candidat satisfait aux conditions établies dans l’avis de concours[3], et (ii) le jury et, par analogie, EPSO agissant en tant qu’AIPN, ne sont nullement tenus d’enquêter afin de garantir que les candidats répondent à ces conditions[4].

34. Eu égard à ce qui précède, le Médiateur estime qu’il n’y a pas lieu de poursuivre l’enquête au sujet de la plainte.

35. Enfin, le Médiateur est satisfait qu’EPSO ait pris l’initiative de présenter ses excuses à la plaignante pour le fait qu’elle n’a été informée du rejet de sa candidature que le 22 octobre 2009, soit trois mois après qu’EPSO soit parvenu à cette conclusion.

B. Conclusions

Sur la base de son enquête sur cette plainte, le Médiateur formule la conclusion suivante:

Il n’y a pas lieu de poursuivre l’enquête sur la plainte.

La plaignante et le directeur d’EPSO seront informés de cette décision.

 

P. Nikiforos Diamandouros

Fait à Strasbourg le 17 décembre 2010


[1] Bureau parisien d’expertise et révision comptables.

[2] Selon l’article 4 de l’annexe III du statut des fonctionnaires: «L’autorité investie du pouvoir de nomination arrête la liste des candidats qui remplissent les conditions prévues aux points a), b) et c) de l’article 28 du statut et la transmet au président du jury accompagnée des dossiers de candidature.»

[3] Arrêt dans l’affaire T-214/99, Carrasco-Benítez/Commission, Rec. 2000 fonction publique p. I-A-257 et p. II-1169, point 76.

[4] Arrêt dans l’affaire T-145/02, Armin Petrich/Commission, Rec. 2004 fonction publique p. I-A-101 et p. II-447, point 76.