Décision du Médiateur européen clôturant son enquête sur la plainte 950/2009/ELB contre la Commission européenne

Le contexte de la plainte

1. La plainte a été déposée au nom d'une association («le plaignant»). En 2002, la Commission a signé un contrat avec le plaignant, lui accordant une subvention en vue de réaliser le projet «Aide au développement et à l’action sanitaire dans le village de Seliamedu»[1] en Inde. La Commission avait consenti à financer les coûts éligibles de ce projet à hauteur de 75 % (c’est-à-dire un montant maximum de 117 980 euros). L’objectif de ce projet était de créer un établissement de santé dans le village de Seliamedu, en Inde.

2. La délégation de la Commission en Inde[2] a payé au plaignant un montant total de 106 182 euros. Le 14 juillet 2008, elle a informé le plaignant qu’il devait rembourser la somme de 11 793,66 euros à la Commission.

3. À la suite de l’échange de nombreux courriers entre le plaignant et la délégation, le plaignant a déposé la présente plainte auprès du Médiateur.

Le sujet de l'enquête

4. Le Médiateur a ouvert une enquête sur l'allégation et la demande suivantes :

Allégation :

La délégation de la Commission a mal interprété les règles applicables à la convention de subvention signée entre la Commission et le plaignant, afin de déterminer le montant du remboursement final.

À l'appui de cette allégation, le plaignant a soutenu que :

• les recettes générées ne peuvent être considérées comme des bénéfices ;

• les coûts de l’équipement loué en vue de générer des recettes ne doivent pas être considérés comme inéligibles, si les recettes générées sont déduites du budget ; et

• la délégation de la Commission a utilisé différentes méthodes pour calculer le montant à rembourser, sans fournir d’explication à ce sujet.

Demande :

La délégation de la Commission devrait revoir son calcul du montant à rembourser et payer le solde de la subvention.

L'enquête

5. Le 10 avril 2009, le plaignant a déposé une plainte auprès du Médiateur. Le 13 mai 2009, le Médiateur a ouvert une enquête et a transmis la plainte à la Commission, qui a envoyé son avis au Médiateur le 15 décembre 2009. Cet avis a été transmis au plaignant qui a fait part de ses observations le 26 février et le 12 mars 2010.

L'examen et les conclusions du Médiateur

A. L'allégation de mauvaise interprétation des règles applicables à la convention de subvention et la demande afférente

Les arguments présentés au Médiateur

6. Le plaignant a expliqué que les activités qui génèrent des recettes ont été fixées dans le cadre du projet en vue de garantir sa viabilité financière. Un magasin de biscuits avait initialement été prévu. Ce projet a ensuite été remplacé par un service de location de matériel médical.

7. Le 14 juillet 2008, la délégation a informé le plaignant que :

• les coûts du vidéo gastro-endoscope et de l’échographe étaient inéligibles, parce qu’aucune procédure d’appel d’offres n’avait été lancée à ce propos ;

• les coûts de la TVA étaient des dépenses inéligibles ;

• les dépassements de budget relatifs aux frais de voyage et de séjour et aux investissements étaient considérés comme des coûts inéligibles ;

• les recettes provenant du vidéo gastro-endoscope ont dû être déduites du budget.

La délégation a conclu que le plaignant devait rembourser 11 793,66 euros. Elle a également informé le plaignant du fait que le solde restant de la subvention, s’élevant à 11 798 euros, ne serait pas payé.

8. Le 10 août 2008, le 24 octobre 2008 et le 27 mars 2009, le plaignant a fourni les explications suivantes à la Commission. Il a indiqué qu’aucune procédure d’appel d’offres n’avait été lancée pour le vidéo gastro-endoscope parce qu’il s’agissait d’un appareil d’occasion. La location du vidéo gastro-endoscope et de l’ambulance n’a généré aucune recette pour le plaignant. Les recettes générées ont été utilisées pour équilibrer le budget et ont été mentionnées dans chaque rapport. La Commission n’a jamais formulé d’objections sur ce point jusqu’à sa lettre datée du 14 juillet 2008. Le coût de l’échographe a été mentionné dans le cadre du projet pour un montant de 2 700 euros. Cette somme est inférieure au seuil des 5 000 euros, au-dessus duquel trois estimations doivent être soumises. Le plaignant a remis en question l’avis de la Commission sur les dépassements relatifs aux frais de voyage et de séjour, puisque le budget avait été revu pour inclure de tels coûts supplémentaires. En ce qui concerne la TVA, le plaignant a affirmé qu’il ne peut la récupérer en raison du statut juridique de l’association. La TVA devrait dès lors être considérée comme éligible. Les intérêts perçus sur les avances payées par la Commission ne devraient pas non plus être déduits[3].

9. Le plaignant a affirmé que les 13 et 31 mars 2009, la délégation a répondu que le remboursement final s’élevait à 8 927,12 euros, et a indiqué que l’échographe et le vidéo gastro-endoscope devaient normalement faire partie des dépenses totales du projet, mais étaient inéligibles dans le présent cas en raison de l’absence d’une procédure d’appel d’offres. La TVA et les dépassements de budget, ainsi que la partie des coûts administratifs relatifs à ces coûts inéligibles, étaient également inéligibles.

10. Dans sa plainte, le plaignant a expliqué que la viabilité à long terme du projet était un critère de sélection essentiel. L’activité générant des recettes était connue et a été acceptée lors de la signature du contrat et mentionnée dans les rapports annuels. Cependant, la délégation a décidé, à la fin du projet, de classer ces recettes comme des bénéfices. Les critères de sélection semblent dès lors avoir été modifiés unilatéralement par la Commission.

11. Le plaignant a affirmé que la délégation avait mal interprété les règles applicables. D’après lui, les calculs de la délégation variaient et n’étaient accompagnés d’aucune explication. Il a soutenu que la Commission devrait soustraire les recettes générées par la location de l’ambulance et du vidéo gastro-endoscope du budget du projet (28 126,59 euros) et payer le solde de la subvention. Il a également indiqué que la Commission ne devrait pas assimiler recettes et profits.

12. Dans son avis, la Commission a tout d’abord clarifié le fait que son rôle en tant que fournisseur de fonds était de garantir que les règles applicables sont correctement appliquées. La contribution de l’UE à une opération est déterminée en appliquant le pourcentage établi dans la convention de subvention pour le remboursement des coûts éligibles à tous les coûts réels validés par la Commission comme étant éligibles. La décision relative aux éléments qui constituent des coûts éligibles est basée sur les déclarations de coûts soumises par le bénéficiaire. Avant que tout paiement définitif puisse être effectué, la Commission doit approuver un rapport d’exécution concernant l’action couverte par la subvention. Ensuite, la Commission valide un certain montant de dépenses considérées comme «éligibles» pour recevoir des fonds de l’UE et corrige les déclarations de coûts soumises par le bénéficiaire à la lumière des dispositions de la convention de subvention et du budget estimé. La Commission vérifie ensuite les recettes déclarées comme ayant été générées par l’action en question. Ce faisant, elle tient compte des recettes à la date à laquelle la demande de paiement du solde est soumise. Elle vérifie aussi que le principe de «non-profit» a été respecté. Cela signifie vérifier que la contribution de l’UE n’a pas dépassé le coût total final des activités réalisées, moins le total des recettes générées par ces activités. Lorsqu’il y a un surplus de recettes, la subvention de l’UE doit être revue à la baisse afin d’équilibrer l’ensemble des revenus et des dépenses de l’opération. La Commission effectue ensuite le paiement du solde ou récupère le montant payé en trop.

13. Dans le cas présent, la Commission a suivi ces étapes. Elle a reconnu que, à la suite d’une clarification apportée par le plaignant en octobre 2008, les calculs de mi-juillet 2008 ont été corrigés. Ce qui a réduit le montant final que le plaignant devait rembourser. Cette correction a été portée à la connaissance du plaignant dans une lettre datée du 13 mars 2009, après qu’il ait été déterminé que les coûts de l’échographe et du vidéo gastro-endoscope n’avaient pas été pris en compte, ce à tort, pour le calcul des dépenses réelles totales du projet.

14. La Commission a expliqué que, selon les procédures de passation des marchés applicables, le prix d’achat total du vidéo gastro-endoscope[4] et de l’échographe[5] était supposé être supérieur à 5 000 euros. La règle selon laquelle trois estimations sont nécessaires pour que le marché constitue une dépense éligible s’appliquait dès lors. À l’époque de l’achat, le plaignant n’a sollicité qu’une estimation. Le fait que la délégation ait reçu plusieurs estimations tant pour le vidéo gastro-endoscope que pour l’échographe, délivrées après la fin du projet, n’est pas pertinent.

15. Afin de calculer les recettes, la Commission a indiqué qu’elle devrait tenir compte des recettes générées par la location du vidéo gastro-endoscope et de l’ambulance. Les recettes générées par la location du vidéo gastro-endoscope ont été prises en compte, même si les coûts de cet équipement on été considérés comme inéligibles. En vertu de l’article 17, paragraphe 3 des Conditions générales applicables, le calcul du profit se base sur le total des coûts (éligibles et inéligibles) et le total des recettes de l’activité en question, que ces dernières soient liées aux coûts inéligibles, ou couvrent ou non ces mêmes coûts[6]. Il convient de souligner, a-t-elle indiqué, que les recettes générées et les dépenses inéligibles sont deux questions séparées. En outre, l’éligibilité des coûts n’a aucun impact sur la nécessité de tenir compte de toutes les recettes générées, ou confirmées comme étant liées à l’activité entreprise.

16. En ce qui concerne les recettes générées par l’ambulance, le véhicule a été loué par le plaignant pendant cinq ans, à partir de la date de son achat. Étant donné que le contrat de location a été signé pendant la période de la convention de subvention, les recettes prévues ont été considérées avoir été confirmées, et ont été prises en compte lors de l’application de la règle de «non-profit». Cependant, dans l’esprit d’un arrangement à l’amiable, la Commission a réévalué ce point. Ce faisant, elle a appliqué un certain degré de flexibilité dès lors que l’article 17, paragraphe 3, des Conditions générales n’indique pas la période au cours de laquelle les recettes doivent être incluses dans les activités considérées, et à la lumière de la description des facteurs de viabilité et de durabilité décrits à l’annexe I du contrat de subvention. Elle a dès lors décidé que seules les recettes générées pendant la période de mise en œuvre de l’activité devaient être prises en compte. Ce qui signifie qu’elle a tenu compte des trois mois durant lesquels l’ambulance a été mise en location, et non des 60 mois.

17. En outre, conformément à l’article 15, paragraphe 8, des Conditions générales, la Commission a inclus les intérêts générés par le préfinancement de l’UE (1 206,86 euros) dans les recettes de l'action. Par conséquent, les recettes résultant du calcul révisé s’élevaient à 9 890,23 euros. Le montant final de la subvention à payer au plaignant s’élevait dès lors à 5 084,95 euros (par opposition à la demande faite au plaignant de rembourser 11 793,66 euros).

18. En conclusion, la Commission a considéré avoir agi correctement, en respectant les règles et les principes la liant et que, dès lors, aucun cas de mauvaise administration n’a eu lieu.

19. Le 29 janvier 2010, le plaignant a informé le Médiateur de la proposition de la délégation. Il a accepté, conformément à cette proposition, que soient prises en considération les recettes générées pendant l’activité en question, c’est-à-dire avant le 30 juin 2007. Cependant, il n’a pas approuvé la partie de la proposition portant sur la prise en compte de la période de trois mois de location de l’ambulance parce que cette dernière ne lui a été payée qu’en août 2007, après la fin du projet. Finalement, et malgré ses réserves, le plaignant a accepté la proposition de la délégation. Cependant, afin de garantir sa crédibilité, le plaignant a demandé que la Commission lui transmette une lettre confirmant qu’il n’avait pas enregistré de bénéfices grâce à l’activité en question.

20. Le 25 février 2010 et le 12 mars 2010, après avoir pris connaissance de l’avis de la Commission, le plaignant a fortement apprécié l’évolution de la position de cette dernière et a remercié le Médiateur pour son aide. Il a cependant considéré qu’il serait juste que la Commission reconnaisse par écrit la qualité du travail qu’il a effectué.

L'analyse du Médiateur

21. Le Médiateur note que la Commission a, dans un premier temps, demandé au plaignant de rembourser 11 793,66 euros pour les raisons suivantes :

• les coûts du vidéo gastro-endoscope et de l’échographe étaient inéligibles, parce qu’aucune procédure d’appel d’offres n’avait été lancée à ce propos ;

• les coûts de la TVA étaient des dépenses inéligibles ;

• les dépassements de budget relatifs aux frais de voyage et de séjour et aux investissements étaient considérés comme des coûts inéligibles ; et

• le plaignant a tiré des recettes de la location du vidéo gastro-endoscope (qui ont dû être déduites du budget).

22. Le Médiateur note également que, en mars 2009, la délégation a effectué un nouveau calcul à la suite d’un éclaircissement fourni par le plaignant, et qu’elle a demandé à ce dernier de rembourser 8 927,12 euros.

23. Enfin, le Médiateur note que, après une réévaluation en novembre 2009, la délégation a accepté de payer la somme de 5 084,95 euros au plaignant. Dans son calcul final, la Commission n’a tenu compte que de trois mois de location pour l’ambulance.

24. Le plaignant a exprimé sa satisfaction quant à ce résultat. Le Médiateur se félicite du fait que la Commission ait réexaminé la question et trouvé une solution qui satisfasse le plaignant.

25. Dans ses observations, le plaignant a indiqué que la Commission devrait reconnaître la qualité du travail qu'il a réalisé. Cette demande n’était pas mentionnée dans la plainte originale et n’a dès lors pas fait l’objet de la présente enquête. Le plaignant n’a entrepris aucune démarche administrative préalable. Dès lors, le Médiateur considère qu’il ne serait pas approprié de traiter cette demande dans le cadre de la présente enquête. S’il le souhaite, le plaignant peut écrire à la Commission pour lui demander de rédiger une telle lettre.

B. Les conclusions

Sur la base de son enquête sur cette plainte, le Médiateur formule la conclusion suivante :

Il ressort des observations de la Commission et de celles du plaignant que la Commission a pris des mesures pour clôturer l’affaire et a ainsi trouvé une solution qui satisfait le plaignant.

Le Médiateur classe dès lors l’affaire.

Le plaignant et la Commission seront informés de cette décision.

 

P. Nikiforos Diamandouros

Fait à Strasbourg le 13 octobre 2010

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[1] B76000/PVD/2001/213/FR/PR.

[2] Le contrat de subvention a été signé par la Commission et géré par la délégation de la Commission en Inde.

[3] L’article 15.8 prévoit que : «Les éventuels intérêts perçus sur les avances versées par la Commission au bénéficiaire sont considérés comme des recettes pour les besoins de l’article 17.3. Ils peuvent être utilisés pour financer des coûts éligibles de l’Action.»

[4] Le prix total du vidéo gastro-endoscope s’élevait à 400 000 INR (valeur d’octobre 2003), c’est-à-dire à 6 840 euros (information mentionnée dans une note concernant une réunion entre le plaignant et la délégation le 13 août 2008).

[5] Le prix total de l’échographe s’élevait à 23 000 euros. Cependant, seuls 2 700 euros ont été facturés au projet, parce qu’il était en partie financé par d’autres donneurs (information mentionnée dans une note concernant une réunion entre le plaignant et la délégation le 13 août 2008).

[6] En vertu de l’article 17, paragraphe 3 : «Le bénéficiaire accepte que la subvention ne puisse en aucun cas lui procurer un profit, et qu’elle soit limitée au montant nécessaire pour équilibrer les recettes et les dépenses de l’Action».