Décision du Médiateur européen concernant la plainte 73/2005/ELB contre l'Office européen de sélection du personnel

Strasbourg, 26 octobre 2005

Monsieur,

Le 22 décembre 2004, vous avez adressé une plainte au Médiateur européen contre la Commission européenne en ce qui concerne votre participation au concours COM/A/3/02.

Etant donné qu'il est indiqué dans l'avis du concours que, à partir du 1er janvier 2003, il est prévu que l'Office européen de sélection du personnel (EPSO) sera chargé de l'organisation et de la gestion des concours et que ce dernier a répondu à vos courriers, j'ai décidé de considérer que votre plainte était dirigée contre EPSO. Le 27 janvier 2005, j'ai transmis votre plainte au Directeur de l'EPSO. Un avis contenant les commentaires conjoints de la Commission européenne et de l'EPSO a été reçu le 28 avril 2005. Je vous ai transmis cet avis en vous invitant à formuler des observations, ce que vous avez fait le 13 juin 2005.

Je vous fais part à présent des résultats de mon enquête.

LA PLAINTE

Selon le plaignant, les faits pertinents se présentent comme suit.

Le plaignant travaille pour une agence communautaire. Il a participé au concours COM/A/3/02 (administrateurs dans le domaine de la recherche), au cours duquel divers incidents se sont produits. Lors des tests de présélection, un formulaire en anglais lui a été remis par erreur. Il a demandé un formulaire en français, mais aucun n'était disponible. Ayant obtenu des notes satisfaisantes aux tests, il a été invité aux épreuves écrites et orales.

S'agissant des épreuves orales, le plaignant n'a été informé de sa convocation à ces épreuves que lorsqu'il a reçu de la part de l'EPSO une liste des lieux d'examen. Il a alors contacté l'EPSO et a été informé que son nom figurait sur la liste des candidats invités aux épreuves orales. Etant donné que la date des tests était proche, il a demandé un report de sa convocation. L'EPSO a refusé. A l'issue des épreuves orales, il ne figurait pas parmi les 55 meilleurs candidats et il a été exclu du concours.

Le 28 avril 2004, le plaignant a envoyé un courrier électronique à la présidente du jury, dans lequel il attirait son attention sur les différents incidents qui s'étaient produits lors du concours. Il n'a reçu aucune réponse. Le 21 juin 2004, il a introduit une plainte auprès du Médiateur européen (1937/2004/ELB). Ce dernier a contacté l'EPSO qui a accepté de répondre le 13 juillet 2004. Le Médiateur a donc classé la plainte.

Dans sa réponse du 13 juillet 2004, l'EPSO explique que les convocations aux épreuves orales ont toutes été envoyées le 23 janvier 2004 et que ceci a été annoncé sur son site Internet. Il a aussi expliqué que les demandes de report des dates des épreuves orales sont rejetées pour des raisons d'organisation.

Le 22 décembre 2004, le plaignant s'est de nouveau adressé au Médiateur européen en indiquant qu'il souhaitait renouveler sa plainte dans la mesure où il n'était pas satisfait par la réponse de l'EPSO. Selon lui, des incidents se sont produits dans le déroulement du concours, qui ont eu des conséquences négatives sur sa candidature. Il estime que la procédure de sélection était injuste. Le plaignant ajoute que la réponse de l'EPSO du 13 juillet 2004 lui a été envoyée en recommandé sur son lieu de travail sans la mention "Personnel" et a donc été ouverte par le service courrier. L'EPSO lui a également faxé cette réponse sans indiquer qu'elle était confidentielle.

Le plaignant estime que l'EPSO n'a pas fourni d'explications quant aux incidents qui sont intervenus pendant le concours à son détriment. Il estime également que l'EPSO n'a pas respecté les règles de confidentialité lorsqu'il a répondu au plaignant le 13 juillet 2004.

L'ENQUÊTE

L’avis de la Commission européenne et de l'Office européen de sélection du personnel

Le Médiateur a transmis la plainte au Directeur de l’EPSO. Le Médiateur a reçu un avis de la Commission, qui était présenté comme contenant les vues communes de l’EPSO et de la Commission. L’avis peut être résumé comme suit.

Le plaignant a participé au concours COM/A/3/02 (domaine 4 - aspects socio-économiques et éthiques des activités de recherche et de développement technologique). Il a participé aux tests de présélection qui se sont déroulés le 20 mars 2003. Les langues choisies par le plaignant lors de son inscription sont le français comme langue principale et l'anglais comme deuxième langue. Il n'a pas obtenu des résultats suffisants pour être admis au stade suivant du concours.

Le 2 mai 2003, le plaignant a adressé une lettre au jury signalant un problème lors de la distribution du questionnaire b) qui lui avait été remis en anglais, au lieu de celui en français. Le jury a alors décidé de l'admettre au stade suivant du concours et l'a invité à remplir l'acte de candidature officiel, puis de l'admettre à l'épreuve orale e). A l'issue des épreuves, le plaignant ne figurait pas parmi les candidats ayant obtenu les 55 meilleures notes (56.6 points au minimum) pour les épreuves d) et e) et son nom n'a pu être inscrit sur la liste de réserve. Il a obtenu 54.4 points.

En ce qui concerne l'erreur survenue lors de la distribution des tests, la Commission et l'EPSO signalent que, conformément au rapport du centre d'examen, cet incident a effectivement été constaté. Il convient toutefois de préciser que deux candidats ont signalé avoir reçu le formulaire du test b) en anglais au lieu de celui en français, mais seulement à la fin du test. Il faut pourtant rappeler que, lors du discours fait par le porte-parole du centre d'examen, il est demandé à chaque candidat de vérifier, avant que ne soit donné le signal de départ - s'il dispose des questionnaires dans la langue qu'il a choisie lors de son inscription. Il est également très important de rappeler que, dans le cadre du déroulement d'un concours, il est prévu, de manière systématique, un minimum d'un exemplaire des tests dans chaque langue communautaire prévue par l'avis de concours. Ainsi, il est toujours possible de prendre toutes les dispositions nécessaires pour faire face à une erreur éventuelle de distribution, à condition toutefois qu'elle soit signalée en temps utile, soit avant le début des tests. Si le plaignant avait signalé avant le début des tests l'erreur qui s'était glissée lors de la distribution de son questionnaire b), l'équipe en place au centre aurait été parfaitement en mesure de faire le nécessaire pour lui remettre le questionnaire dans la langue française. En raison de l'erreur faite lors de la distribution des tests, le jury a décidé de ne pas pénaliser le candidat et donc de l'admettre aux stades suivants du concours.

En ce qui concerne l'épreuve orale, le plaignant a été convoqué à l'épreuve orale fixée au 25 février 2004 par lettre datée du 23 janvier 2004 à l'adresse qu'il avait indiquée sur son formulaire d'inscription ainsi que sur son acte de candidature. Suite à sa demande faite par téléphone, copie de cette convocation lui a été envoyée le 12 février 2004 par télécopieur au numéro de fax qu'il a indiqué. Ainsi qu'il est indiqué dans la convocation, les nécessités relatives à l'organisation des épreuves orales ne permettent pas de modifier la date et l'heure de l'épreuve, sauf en cas de force majeure, et sur demande accompagnée des documents prouvant l'événement allégué. Dans ce cas, le jury peut décider de changer la date et l'heure de l'entretien à titre tout à fait exceptionnel. Aucune demande en ce sens n'a été adressée par écrit par le plaignant après avoir reçu la convocation.

La Commission et l'EPSO tiennent à rappeler que le message envoyé par le plaignant à la Présidente du jury en date du 28 avril 2004 n'a été porté à leur connaissance qu'après l'intervention du Médiateur. La Présidente du jury n'a pas, quant à elle, retrouvé trace de ce message. Jusqu'à la clôture du concours, toute communication avec les candidats était assurée par l'unité "Politique de recrutement", actuellement l'EPSO. Le plaignant n'a pas adressé à cette unité une copie de la demande datée du 28 avril 2004.

Compte tenu du problème d'acheminement de courrier relaté par le plaignant au moment de la convocation à l'épreuve orale, et étant donné que le plaignant indiquait comme adresse celle de son lieu de travail, l'EPSO a repris les références de cette dernière adresse afin d'être assuré que sa réponse du 13 juillet 2004 arriverait au plaignant sans aucun problème. Copie de cette lettre lui avait également été envoyée par télécopieur au même numéro que celui communiqué par lui pour l'envoi de la convocation à l'épreuve orale. Il n'a pas indiqué, à l'instar d'autres candidats, que cette adresse ne pouvait pas être utilisée. Il convient de rappeler aux candidats de communiquer les informations nécessaires pour permettre à l'EPSO de leur adresser le courrier nécessaire, postal ou autre. Dans le cas d'espèce, le plaignant a communiqué une adresse pour laquelle un problème d'acheminement de courrier a été constaté, ce qui ne peut être reproché à l'EPSO qui a repris de manière correcte les coordonnées fournies par l'intéressée. Si l'adresse professionnelle a été utilisée, c'est uniquement en raison des circonstances expliquées ci-avant, aucune indication contraire n'ayant été portée à la connaissance de l'EPSO.

Les observations du plaignant

Dans ses observations, le plaignant formule, en résumé, les commentaires suivants.

En ce qui concerne les tests de présélection, le plaignant a signalé avoir reçu le formulaire du test en anglais au lieu de celui en français au moment de la distribution des formulaires, suivant ainsi les instructions données par le porte-parole du centre d'examen de reporter tout problème avec les formulaires. La personne qui distribuait les formulaires a alors clairement indiqué qu'elle n'avait aucun formulaire en français pour ce test et qu'elle devait donc continuer le test en utilisant le formulaire distribué en anglais. Elle reporterait cet incident dans son rapport sur le déroulement des épreuves.

En ce qui concerne ses contacts avec l'EPSO dans la période qui a suivie les tests de présélection, les fréquents appels téléphoniques du plaignant qui visaient à l'informer des suites de l'incident du formulaire ne sont pas mentionnés. Il faisait confiance aux procédures internes de l'EPSO pour régler cette affaire de manière juste et équitable sans devoir procéder par courrier recommandé. Il a décidé d'envoyer un courrier à la Présidente du jury lorsqu'il a compris que sa demande n'avait pas été traitée puisque le seul courrier expédié par l'EPSO fut un décompte des résultats des tests de présélection.

En ce qui concerne la convocation à l'épreuve orale, il n'a pris connaissance de l'existence d'une convocation que suite à un courrier de l'EPSO qui contenait un plan d'accès des lieux où se déroulaient les épreuves orales. Il répète qu'un membre du personnel de l'EPSO a refusé de modifier la date de sa convocation.

En ce qui concerne les règles de confidentialité, le plaignant a insisté sur le fait que le numéro de fax communiqué était celui de son lieu de travail.

Le plaignant exprime sa surprise du peu d'égard accordé à la parole d'un candidat.

LA DÉCISION

1 Absence présumée d'explications des incidents survenus

1.1 Le plaignant a participé au concours COM/A/3/02. Des incidents ont eu lieu au cours de ce concours. Lors des tests de présélection, un formulaire en anglais a été distribué au plaignant alors qu'un formulaire en français aurait dû lui être donné. Par ailleurs, il n'a été invité que tardivement à l'épreuve orale. Le 28 avril 2004, le plaignant a attiré l'attention du jury sur ces incidents. Suite à l'intervention du Médiateur, il a reçu une réponse le 13 juillet 2004. N'étant pas satisfait par cette réponse, le plaignant a introduit une nouvelle plainte auprès du Médiateur. Dans cette plainte, il estime que l'EPSO n'a pas fourni d'explications quant aux incidents qui sont intervenus pendant le concours à son détriment.

Incident lors de la distribution des tests de présélection

1.2 Dans leur avis, la Commission et l'EPSO signalent que, conformément au rapport du centre d'examen, une erreur est survenue lors de la distribution des tests. Il convient de préciser que deux candidats ont signalé avoir reçu le formulaire du test b) en anglais au lieu de celui en français, mais seulement à la fin du test. Lors du discours fait par le porte-parole du centre d'examen, il est demandé à chaque candidat de vérifier, avant que ne soit donné le signal de départ - s'il dispose des questionnaires dans la langue qu'il a choisie lors de son inscription. Il est prévu, de manière systématique, un minimum d'un exemplaire des tests dans chaque langue communautaire prévue par l'avis de concours. Ainsi, il est toujours possible de prendre toutes les dispositions nécessaires pour faire face à une erreur éventuelle de distribution, à condition toutefois qu'elle soit signalée en temps utile, soit avant le début des tests. Si le plaignant avait signalé avant le début des tests l'erreur qui s'était glissée lors de la distribution de son questionnaire b), l'équipe en place au centre d'examen aurait été parfaitement en mesure de faire le nécessaire pour lui remettre le questionnaire dans la langue française. En raison de l'erreur faite lors de la distribution des tests, le jury a décidé de ne pas pénaliser le candidat et donc de l'admettre aux stades suivants du concours.

1.3 Dans ses observations, le plaignant précise qu'il a signalé avoir reçu le formulaire du test en anglais au lieu de celui en français au moment de la distribution des formulaires. La personne qui distribuait les formulaires a alors clairement indiqué qu'elle n'avait aucun formulaire en français pour ce test et qu'il devait donc continuer le test en utilisant le formulaire distribué en anglais.

1.4 Le Médiateur rappelle la jurisprudence du Tribunal de première instance : "(...) il incombe aux institutions communautaires d'assurer à tous les candidats à un concours un déroulement le plus serein et régulier possible des épreuves. A cette fin, l'administration est tenue de veiller à la bonne organisation du concours et, en particulier, à ce que le matériel distribué aux candidats soit soigneusement préparé. (...) Il y a toutefois lieu d'observer qu'une irrégularité intervenue pendant le déroulement des épreuves d'un concours n'affecte la légalité desdites épreuves que si elle est de nature substantielle et susceptible de fausser les résultats de celles-ci. Lorsqu'une telle irrégularité intervient, il incombe à l'institution défenderesse de prouver que celle-ci n'a pas affecté les résultats des épreuves."(1)

1.5 Le Médiateur rappelle également que, conformément au Code européen de bonne conduite administrative, "Lorsqu'il est compétent pour l'affaire en cause, le fonctionnaire fournit des renseignements aux membres du public qui le demandent. (...) Il veille à ce que les renseignements communiqués soient clairs et compréhensibles". Le Médiateur note que, dans sa lettre du 13 juillet 2004 répondant au courrier électronique du 28 avril 2004 du plaignant, l'EPSO(2) n'aborde pas la question de l'erreur survenue dans la distribution des tests de présélection. Il note, toutefois, que dans le cadre de la présente enquête des explications ont été fournies au plaignant.

1.6 Le Médiateur note qu'il y a un désaccord entre le plaignant et l'EPSO sur le déroulement des faits lors des tests de présélection. Il estime qu'il n'est pas justifié de poursuivre son enquête sur cet aspect de la plainte. En effet, il semble peu probable que le différend sur les faits entre le plaignant et l'EPSO puisse être résolu. En outre, si l'on admet que la version des faits présentée par le plaignant est correcte, les mesures prises par le jury, à savoir l'admettre à l'épreuve orale, étaient de nature à pallier toute conséquence négative de cette erreur pour le plaignant.

Incident lors de la convocation à l'épreuve orale

1.7 L'EPSO et la Commission, dans leur avis, indiquent que le plaignant a été convoqué à l'épreuve orale fixée au 25 février 2004 par lettre datée du 23 janvier 2004 à l'adresse qu'il avait indiquée sur son formulaire d'inscription ainsi que sur son acte de candidature. Suite à sa demande faite par téléphone, copie de cette convocation lui a été envoyée le 12 février 2004 par télécopieur au numéro de fax qu'il a indiqué. Ainsi qu'il est indiqué dans la convocation, les nécessités relatives à l'organisation des épreuves orales ne permettent pas de modifier la date et l'heure de l'épreuve, sauf en cas de force majeure, et sur demande accompagnée des documents prouvant l'événement allégué. Dans ce cas, le jury peut décider de changer la date et l'heure de l'entretien à titre tout à fait exceptionnel. Aucune demande en ce sens n'a été adressée par écrit par le plaignant après avoir reçu la convocation.

1.8 Le Médiateur observe que, dans la lettre du 13 juillet 2004, l'EPSO a indiqué que l'invitation à l'épreuve orale avait été envoyée le 23 janvier 2004 et qu'une communication sur le site de l'EPSO avait été publiée quelques jours plus tard.

1.9 Le Médiateur note que, conformément à l'avis de concours, "Compte tenu des délais d'acheminement du courrier ainsi que des informations relatives au calendrier figurant sur le site http://ec.europa.eu/recruitment, le candidat doit, en fonction du devoir de diligence qui lui incombe, adresser une télécopie ou une lettre à l'unité "Politique de recrutement" si une lettre de convocation ou de non-admission ne lui était pas parvenue." Il note également que le plaignant a contacté l'EPSO pour obtenir des informations sur sa convocation à l'épreuve orale.

1.10 Le Médiateur estime qu'il est regrettable que l'invitation à l'épreuve orale envoyée le 23 janvier 2004 ne soit pas parvenue au plaignant et comprend que l'information tardive que le plaignant a reçue sur l'épreuve orale ait pu avoir des conséquences négatives sur sa participation à cette épreuve. Toutefois, il ne considère pas qu’une faute de la part de l’EPSO ait été démontrée : en effet il n’est pas exclu qu'il y ait eu un problème dans l'acheminement du courrier. Il note que, comme cela est prévu par l'avis de concours, le plaignant a contacté le service compétent lorsqu'il a estimé qu'il aurait dû recevoir des informations sur sa candidature et son éventuelle participation à l'épreuve orale. En conclusion, le Médiateur estime qu'il n'y a pas eu mauvaise administration de la part de l'EPSO quant à cet aspect de la plainte.

2 Non respect présumé des règles de confidentialité

2.1 Le plaignant estime également que l'EPSO n'a pas respecté les règles de confidentialité lorsqu'il a répondu au plaignant le 13 juillet 2004.

2.2 Dans l'avis, l'EPSO explique que compte tenu du problème d'acheminement de courrier relaté par le plaignant au moment de la convocation à l'épreuve orale, et étant donné que le plaignant indiquait comme adresse celle de son lieu de travail, l'EPSO a repris les références de cette dernière adresse afin d'être assuré que sa réponse du 13 juillet 2004 arriverait au plaignant sans aucun problème. Copie de cette lettre lui avait également été envoyée par télécopieur au même numéro que celui communiqué par lui pour l'envoi de la convocation à l'épreuve orale. Il n'a pas indiqué, à l'instar d'autres candidats, que cette adresse ne pouvait pas être utilisée. Il convient de rappeler aux candidats de communiquer les informations nécessaires pour permettre à l'EPSO de leur adresser le courrier nécessaire, postal ou autre. Dans le cas d'espèce, le plaignant a communiqué une adresse pour laquelle un problème d'acheminement de courrier a été constaté, ce qui ne peut être reproché à l'EPSO qui a repris de manière correcte les coordonnées fournies par l'intéressée. Si l'adresse professionnelle a été utilisée, c'est uniquement en raison des circonstances expliquées ci-avant, aucune indication contraire n'ayant été portée à la connaissance de l'EPSO.

2.3 Le Médiateur note que le courrier électronique du plaignant du 28 avril 2004 qui a fait l'objet de la réponse de l'EPSO du 13 juillet 2004 mentionnait l'adresse professionnelle du plaignant ainsi qu'un numéro de fax professionnel. Il note également les explications données par l'EPSO et notamment le fait que le numéro de fax professionnel avait déjà été utilisé par l'EPSO pour l'envoi de la convocation à l'épreuve orale. Le Médiateur estime qu'au vu des circonstances il était raisonnable pour l'EPSO de répondre à l'adresse indiquée sur le courrier électronique du 28 avril 2004 et est d'avis qu'il n'y a pas eu mauvaise administration quant à cet aspect de la plainte.

3 Conclusion

Sur la base des enquêtes du Médiateur européen sur la plainte concernée, il conclut qu'il n'y a pas eu mauvaise administration de la part de l'EPSO. Aussi le Médiateur classe-t-il l'affaire.

Le Directeur de l'EPSO sera également informé de cette décision.

Veuillez agréer, Monsieur, mes salutations distinguées.

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

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(1) Arrêt T-159/98 Yvan Torre e.a. v. Commission, [2001], ECR IA-83, points 46-47.

(2) Le Médiateur rappelle qu'à partir du 1er janvier 2003 l'EPSO est chargé de l'organisation et de la gestion des concours de recrutement des institutions européennes.