Décision du Médiateur européen concernant la plainte 253/2003/ELB contre la Commission européenne

Strasbourg, le 8 octobre 2004

Monsieur,

Le 30 janvier 2003, vous avez déposé une plainte auprès du Médiateur européen concernant un contrat de services Tacis.

J’ai transmis votre plainte au Président de la Commission européenne le 3 mars 2003. La Commission européenne a envoyé son avis le 2 mai 2003. Je vous en ai donné communication en vous invitant à formuler vos observations, ce que vous avez fait le 30 juin et le 1er juillet 2003.

J'ai écrit au Président de la Commission le 17 octobre 2003 afin de chercher une solution à l'amiable concernant votre plainte. La Commission m'a envoyé sa réponse le 14 novembre 2003. Je vous en ai donné communication en vous invitant à formuler vos observations, ce que vous avez fait le 1er avril 2004.

Vous avez appelé mes services afin d'obtenir des informations sur l'enquête le 6 mars 2003, le 10 juin 2003 et le 27 octobre 2003.

Je vous fais part à présent des résultats de mon enquête.

LA PLAINTE

Selon le plaignant, les faits pertinents se présentent, en résumé, comme suit.

Le plaignant est le président-directeur général de la société Y qui a remporté le contrat de services Tacis. A l'expiration du contrat, le plaignant a soumis à la Commission les factures restantes pour un montant total de EUR 71 022,81, que la Commission a refusé de payer. Ces factures portent sur quatre points. L'avis du plaignant sur chacun de ces points est mentionné ci-après :

- paiement des honoraires et indemnités journalières d'une interprète (EUR 6 370 ):

L'interprète était l'épouse du responsable de l'équipe du projet. L'interprète avait toutes les qualifications pour exercer cette fonction et avait déjà travaillé pour d'autres projets Tacis similaires alors qu'elle était déjà l'épouse du responsable de l'équipe. Aucune règle de l'Union européenne n'interdit de recruter des membres des familles des experts.

- paiement de frais d'utilisation d'un véhicule particulier (EUR 3 274,50):

Ces dépenses avaient obtenu le feu vert du gestionnaire de projet. La Commission accepte généralement l'utilisation d'un véhicule de société, en lieu et place d'une voiture de location. En outre, une telle pratique va dans le sens des intérêts financiers de la Commission.

- paiement d'une partie des honoraires et frais relatifs à la ligne budgétaire "Formations et voyages à l'étranger" (EUR 9 578,31):

Le programme de formation était subdivisé en 10 activités de formation. Chaque activité ainsi que le budget détaillé correspondant devaient obtenir l'approbation du gestionnaire de projet. Dans certains cas, les lignes budgétaires de certaines actions de ces activités ont été dépassées. Toutefois, le montant total de chaque activité a toujours été inférieur au montant autorisé.

- paiement de journées supplémentaires de backstopping(1) (EUR 51 800):

L'offre du plaignant comportait 49 jours de soutien logistique. Le gestionnaire de projet, au moment de la signature du contrat, a imposé une réduction du nombre de jours de soutien logistique de 49 à 21.

Le gestionnaire de projet a pris du retard dans les approbations des activités, ce qui a entraîné un accroissement du nombre de jours de soutien logistique et des charges financières supplémentaires.

Le 20 août 2002, la Commission a refusé de payer les factures restantes. Le 4 novembre 2002, la Commission a payé la dernière facture (EUR 94 099,60), qui n'incluait pas la somme de EUR 71 022,81 en litige et a mis fin au contrat.

Le plaignant soutient que la Commission ne peut refuser le paiement des factures parce que les dépenses concernées sont éligibles au titre du contrat Tacis. Il prétend que la Commission devrait payer la somme de EUR 71 022,81, auxquels devront s'ajouter les intérêts moratoires conséquents.

L'ENQUÊTE

L’avis de la Commission

L'avis de la Commission peut être résumé comme suit:

Le contrat entre la Commission et un consortium composé de la société Y et de la société Z a débuté le 20 décembre 1999. Sa durée initiale était de 24 mois. Une prolongation de 2 mois a été accordée et le projet est arrivé à échéance le 19 février 2002.

Paiement des honoraires et indemnités journalières d'une interprète

Lors de la phase de lancement du projet, il a été remarqué que le personnel du projet avait l'intention d'employer l'épouse du responsable de l'équipe. Tacis a depuis longtemps pour politique de ne pas autoriser le recrutement pour le même projet de membres de la famille du personnel des projets occidentaux. Les procédures de recrutement pour de tels postes locaux recherchés doivent être équitables et transparentes, et être perçues comme telles au niveau local.

Le 7 avril 2000, le gestionnaire de projet a informé le plaignant que l'épouse du responsable de l'équipe ne devait pas participer au projet. La Commission précisait également au plaignant que l'épouse du responsable de l'équipe pourrait tout à fait obtenir un poste dans le cadre d'un autre projet, ses compétences d'interprète n'étant absolument pas mises en cause. La Commission considère qu'il n'est ni acceptable ni justifié qu'elle ait obtenu ce poste par la suite.

Paiement de frais d'utilisation d'un véhicule

La location d'un véhicule pour transporter le groupe de participants d'un voyage d'étude a été approuvée dans un courrier daté du 28 juin 2000, pour un montant s'élevant à EUR 3 275. Ce chiffre devait normalement être basé sur la tarification indiquée par la compagnie de location au contractant. Une dépense de ce type est remboursable et le remboursement ne s'effectue donc qu'à hauteur du montant figurant dans l'approbation préalable et sur remise d'une attestation de paiement, c'est-à-dire de la facture de la compagnie de location.

Le plaignant n'a cependant pas loué de véhicule auprès d'une compagnie de location. Il a utilisé un véhicule appartenant à son parc automobile et en a facturé le coût à la Commission, à partir d'une estimation s'élevant à EUR 1,77 par kilomètre. La ventilation des prix datée du 15 juin 2000 et transmise à la Commission par le plaignant indique "Location d'un véhicule avec chauffeur, pour 12 jours". Il y est indiqué que le coût était fondé sur le barème kilométrique officiel établi par les autorités fiscales françaises. Néanmoins, les barèmes approuvés par ces autorités sont en réalité inférieurs, le barème maximum ne s'élevant qu'à EUR 0,6339 par kilomètre.

La Commission a donc rejeté le paiement de ces frais.

Budget relatif à la formation et aux voyages d'étude

En ce qui concerne les formations et voyages d'étude, un programme et une ventilation des prix détaillés doivent être remis au pouvoir adjudicateur pour approbation écrite préalable conformément à l'annexe D du contrat. Un montant maximum est ensuite approuvé et il incombe au contractant de ne pas le dépasser. Si, en raison de circonstances imprévues, le contractant constate que le montant approuvé risque d'être dépassé, il peut demander l'approbation d'un budget et d'un montant maximum modifiés. Dans le cas présent, le contractant n'a pas demandé que les montants maximums déjà approuvés soient modifiés. Pourtant, les dépassements de dépenses étaient substantiels dans certains cas, et ils auraient dû être remarqués. Le fait que des économies aient été réalisées sur d'autres activités relevant des formations et des voyages d'étude n'est pas pertinent. La Commission n'a pu trouver de justification contractuelle aux montants supplémentaires réclamés.

Paiement de journées supplémentaires de soutien logistique (backstopping)

La Commission a demandé une réaffectation des honoraires, car le nombre de jours requis pour le soutien logistique apporté en Europe par le directeur du projet (49 jours ouvrables) paraissait excessif et dépassait celui demandé dans le cadre de projets similaires. Le contractant a accepté une réduction de 28 jours, et ces 28 jours ont été réaffectés au responsable de l'équipe (+ 23 jours) et aux experts à court terme (+ 5 jours). Il n'y avait donc pas de réduction du nombre total d'hommes-jours au niveau occidental (ou local). Ces réaffectations mineures étaient une pratique courante en 1999 et le contractant n'avait aucune objection, puisque le nombre total de jours facturables restait inchangé.

Il n'y a pas eu de délais déraisonnables dans l'approbation des demandes individuelles de formation. Le contractant souhaitait se voir accorder une approbation générale de la part de la Commission pour utiliser la somme de EUR 400 000 allouée aux formations et voyages d'étude. Cependant, la pratique exige que chaque activité liée à une formation ou à un voyage d'étude soit approuvée individuellement. Le directeur de projet a sans cesse remis en question ces approbations et il n'appréciait pas de devoir fournir de telles informations. Cela donnait généralement lieu à une correspondance volumineuse et à des retards. Lorsque des demandes dûment complétées étaient reçues, les approbations étaient systématiquement données en quelques jours. Par conséquent, la réclamation du contractant concernant des journées supplémentaires de soutien logistique n'est pas justifiée.

Les observations du plaignant

Les observations du plaignant peuvent se résumer comme suit :

Paiement des honoraires et indemnités journalières d'une interprète

Contrairement à ce que la Commission déclare, l'interprète avait été engagée depuis le début du projet le 20 décembre 1999 et avait été rémunérée entre le 20 décembre 1999 et le 7 avril 2000, lorsque la Commission a informé le plaignant qu'elle ne pouvait être engagée parce qu'elle était l'épouse du responsable de l'équipe. Par la suite, elle a été engagée pour une mission de deux semaines en France.

La Commission évoque une pratique courante depuis longtemps, mais non écrite. Une telle pratique est contraire aux principes d'emploi des personnes et des droits de l'homme en vigueur dans l'Union européenne. Le plaignant peut démontrer que cette pratique n'existait pas par le passé ou n'était pas appliquée sur les autres projets Tacis.

Paiement de frais d'utilisation d'un véhicule

Le paiement de frais remboursables ne passe pas obligatoirement par la présentation d'une facture de prestataire extérieur. Le plaignant, qui a déjà travaillé pour la Commission auparavant, sait qu'une attestation interne, telle qu'une attestation d'engagement de dépense ou une note de débit interne, est suffisante.

Concernant le barème kilométrique officiel, le plaignant fait référence au barème officiel d'un véhicule avec chauffeur. En outre, le plaignant souligne que la Commission n'a jamais remis en question les frais d'utilisation du véhicule avant que la plainte ne soit déposée auprès du Médiateur. Le plaignant aurait été disposé à reconsidérer son prix si la Commission l'avait jugé excessif.

Budget relatif à la formation et aux voyages d'étude

Selon le plaignant, il est absolument impossible de faire des prévisions exactes pour chaque ligne budgétaire. Les prévisions ne peuvent être que globales pour chaque programme spécifique. Ces prévisions ont toujours été respectées à l'intérieur des 10 programmes de formations et de voyages d'études. A l'intérieur d'un même programme, certaines lignes budgétaires ont été dépassées alors que d'autres n'étaient pas atteintes. Le plaignant n'a utilisé que 95,5% du montant total (EUR 400 000) pour les formations et les voyages d'étude.

Paiement de journées supplémentaires de soutien logistique

L'offre a été évaluée avec un résultat final de 100%. Il n'y avait de ce fait aucun besoin de réaffectation des honoraires. Le nombre de jours de soutien logistique est directement lié au nombre d'hommes-mois de prestation d'experts techniques. Le nombre de jours inscrit dans l'offre initiale était raisonnable.

Le plaignant considère qu'il n'était pas dans son intérêt de remettre en question la nécessité d'approbations individuelles des activités de formation.

Selon le plaignant, le rapport initial n'est destiné qu'à réajuster l'offre initiale à la situation constatée lors du démarrage du projet. Cependant, cette offre initiale incluait un programme détaillé des modules de formation et des voyages d'étude. Les documents remis au gestionnaire de projet répondaient aux exigences requises, mais le gestionnaire de projet refusait systématiquement de prendre en compte les honoraires des formateurs dans la ligne budgétaire "formations". Le plaignant a fini par demander une entrevue avec le chef d'unité et le gestionnaire de projet. Cette entrevue a eu lieu le 6 décembre 2000 et le chef d'unité a donné raison au plaignant. Ce n'est qu'après cette entrevue que le gestionnaire de projet a approuvé les programmes de formation et de voyages d'étude. Par conséquent, les retards dans les approbations de toutes les activités de formation doivent être calculés à partir de la fin du rapport initial. Le plaignant illustre ces retards dans les approbations en citant le rapport d'évaluation du projet nº 9 de la mission de monitoring et un échange de courriers électroniques entre le directeur de projet et le gestionnaire de projet.

En guise de conclusion, le plaignant est d'avis qu'il y a eu des cas d'irrégularité administrative, d'injustice, de discrimination, d'abus de pouvoir, d'absence ou de rétention d'informations, de manque de communication ou de retards inutiles.

LA RECHERCHE D'UNE SOLUTION A L'AMIABLE

Après avoir soigneusement pris en considération l'avis de la Commission et les observations du plaignant, le Médiateur a considéré que la Commission n'avait pas répondu de manière satisfaisante à toutes les allégations du plaignant. Aux termes du paragraphe 5 de l'article 3 du Statut(2), il a dès lors écrit au Président de la Commission pour lui proposer une solution à l'amiable sur la base de l'analyse suivante des questions en litige entre le plaignant et la Commission.

1 L'allégation selon laquelle la Commission ne peut refuser le paiement des factures en raison de l'éligibilité des dépenses

1.1 Le plaignant soutient que la Commission ne peut refuser le paiement des factures parce que les dépenses concernées sont éligibles au titre du contrat Tacis. Il prétend que la Commission devrait payer la somme de EUR 71 022,81, auxquels devront s'ajouter les intérêts moratoires conséquents.

1.2 La Commission considère qu'il n'existe aucune base juridique pour payer le montant réclamé par le plaignant.

Le Médiateur remarque que l'allégation du plaignant concerne quatre types différents de dépenses. Chaque type fera l'objet d'un examen distinct:

Paiement des honoraires et indemnités journalières d'une interprète

1.3 Le plaignant affirme que l'interprète avait été engagée au début du projet et qu'aucune règle de l'Union européenne n'interdit d'employer des membres des familles des experts.

1.4 La Commission explique qu'une pratique courante depuis longtemps au sein de Tacis ne permet pas que des membres de la famille du personnel d'un projet occidental soient recrutés pour le même projet. En outre, le 7 avril 2000, le gestionnaire de projet a informé le plaignant que l'interprète choisie, épouse du responsable de l'équipe, ne devait pas participer au projet.

1.5 Le Médiateur considère qu'il est raisonnable que la Commission réglemente l'emploi des époux dans le cadre des projets Tacis et remarque, dans ce contexte, que le règlement du personnel prévoit l'incompatibilité de l'emploi des époux de fonctionnaires des Communautés européennes. Néanmoins, les preuves à disposition du Médiateur révèlent que la Commission n'a pas adopté de règle interdisant aux membres de la famille du personnel d'un projet Tacis occidental d'être recrutés pour le même projet ni publié d'informations concernant sa pratique en la matière.

1.6 Le Médiateur remarque également que, selon toutes les preuves disponibles, l'interprète a été engagée le 20 décembre 1999 au début du projet et que ce n'est que le 7 avril 2000 que la Commission a informé le plaignant que son emploi était inacceptable.

1.7 A la lumière de ces éléments, la conclusion provisoire du Médiateur est que la Commission n'a pas informé le plaignant en temps utile de la pratique réglementant le recrutement de membres des familles des experts et que son refus de payer les services de l'interprète pour la période allant du 20 décembre 1999 au 7 avril 2000 semble dès lors injuste.

Paiement de frais d'utilisation d'un véhicule particulier

1.8 Le plaignant affirme que le gestionnaire de projet avait approuvé les frais d'utilisation d'un véhicule et que la Commission accepte généralement l'utilisation d'un véhicule personnel. En outre, le paiement de frais remboursables n'exige pas une facture d'un prestataire extérieur, une attestation interne suffit.

1.9 La Commission prétend qu'elle avait approuvé la location d'un véhicule et qu'elle avait informé le plaignant qu'un tel coût n'est remboursable qu'à hauteur du montant de l'approbation préalable sur présentation d'une preuve de paiement. Toutefois, le plaignant n'a pas loué un véhicule, mais en a utilisé un de son parc automobile. La Commission affirme également que la ventilation des prix envoyée par le plaignant comme preuve de ce coût a montré que le barème kilométrique utilisé pour évaluer le coût de l'utilisation du véhicule ne correspond pas au barème officiel publié par les autorités fiscales françaises, qui est inférieur.

1.10 Le Médiateur remarque que le plaignant, qui avait déjà travaillé avec la Commission, était au courant de la pratique suivante: un véhicule particulier peut être utilisé aussi longtemps qu'il est démontré que ce véhicule a été utilisé dans le cadre du projet.

1.11 En conséquence, le Médiateur conclut provisoirement que les explications fournies par la Commission pour rejeter le paiement de frais d'utilisation d'un véhicule particulier n'excluent pas la possibilité de rembourser les frais d'utilisation du véhicule. D'une part, la Commission ne conteste pas le fait qu'une pratique différente a prévalu entre la Commission et le plaignant lors de l'exécution de contrats antérieurs. D'autre part, l'argument avancé par la Commission à propos du barème kilométrique facturé par le plaignant semble impliquer que ce coût pourrait être remboursé. Dès lors, le refus de la Commission de rembourser les frais d'utilisation d'un véhicule semble injustifié.

Budget relatif à la formation et aux voyages d'étude

1.12 Le plaignant affirme que le gestionnaire de projet avait approuvé chaque activité de formation et le budget correspondant. Dans certains cas, le budget de ces activités a été dépassé, mais le montant total de la ligne budgétaire n'a jamais été dépassé.

1.13 Selon la Commission, les dépassements étaient dans certains cas substantiels et le fait que des économies ont été réalisées sur certaines autres activités de formation et de voyages d'étude n'est pas pertinent.

1.14 Le Médiateur remarque que la Commission avance qu'une procédure spéciale est d'application pour l'approbation d'un budget modifié et que le plaignant n'a demandé aucune modification en ce sens. Le plaignant n'a pas formulé de commentaires sur l'argument de la Commission.

1.15 A la lumière de ce qui précède, le Médiateur conclut provisoirement que la Commission a donné un aperçu cohérent et satisfaisant des raisons l'amenant à penser que les dépenses en question ne peuvent pas être remboursées.

Paiement de journées supplémentaires de soutien logistique

1.16 Le plaignant affirme que des retards dans les approbations des activités de formation données par le gestionnaire de projet ont entraîné une augmentation du nombre de jours de soutien logistique et un accroissement des dépenses. Le plaignant a apporté les preuves des retards qu'il a subis.

1.17 La Commission déclare qu'elle a demandé une réaffectation des honoraires car le nombre de jours requis pour le soutien logistique paraissait excessif et dépassait celui demandé dans le cadre de projets similaires. La Commission affirme que les délais dans les demandes d'approbation de formation individuelles n'étaient pas déraisonnables.

1.18 Le Médiateur remarque que, dans son avis, la Commission n'a pas fourni d'informations permettant d'établir le temps qui lui a été nécessaire pour approuver les demandes de formation individuelles. Le Médiateur en conclut donc provisoirement que la Commission n'a pas encore donné un aperçu cohérent et satisfaisant des fondements juridiques de ses actions et des raisons l'amenant à penser qu'elle s'est forgé une idée fondée de la situation contractuelle.

La proposition de solution à l'amiable

Le Médiateur européen a suggéré que la Commission revoie sa décision de ne pas payer les factures soumises par le plaignant concernant le paiement des honoraires et indemnités journalières d'une interprète, des frais d'utilisation d'un véhicule et de journées supplémentaires de soutien logistique, avec les intérêts moratoires conséquents.

La réponse de la Commission

En réponse à la proposition du Médiateur, la Commission a avancé les points suivants :

Paiement des honoraires et indemnités journalières d'une interprète

La Commission n'a pas adopté de règle interdisant aux membres de la famille du personnel d'un projet Tacis occidental d'être recrutés pour le même projet, ni publié d'informations concernant sa pratique en la matière. Cependant, les gestionnaires de projet ont pour habitude de ne pas autoriser le recrutement de membres de la famille lorsque l'existence d'un lien de parenté est connue. Toutefois, comme ces membres du personnel sont normalement recrutés en tant que personnel d'appoint, ce qui ne nécessite pas d'approbation préalable de la Commission; et comme ces membres du personnel ne sont normalement pas mentionnés "nommément" dans les contrats, il est possible que certaines personnes ayant des liens de parenté aient été recrutées par d'autres projets sans que la Commission ne le sache.

La Commission considère que le non-paiement des services de la même interprète entre le démarrage du projet, le 20 décembre 1999 et le 7 avril 2000 n'apparaissait pas dans la plainte initiale du plaignant. En outre, les affirmations du plaignant ne correspondent pas à la réalité, car la Commission n'a nullement rejeté les demandes de rétribution des services d'interprétation portant sur la période en question. Les frais d'interprétation réclamés pour cette période ont été intégralement payés, bien que le nom des interprètes dont les services ont été facturés n'apparaissait pas sur la facture du contractant.

Paiement de frais d'utilisation d'un véhicule particulier

La Commission a refusé de payer les frais réclamés parce que l'approbation portait clairement sur des frais remboursables. Le paiement de frais remboursables est normalement subordonné à la présentation d'une facture émanant d'une société extérieure. Les dérogations ne sont accordées qu'à titre exceptionnel, sur demande préalable du contractant et à la lumière des circonstances particulières motivant une telle demande.

Bien que la Commission estime qu'il n'existe aucune justification juridique ou contractuelle de payer le montant réclamé, elle pourrait rembourser ce coût s'il se fonde sur le taux de remboursement officiel par kilomètre tel qu'il a été établi par les autorités fiscales françaises, c'est-à-dire EUR 0,6339 par kilomètre. La Commission attend qu'une nouvelle facture d'un montant recalculé sur cette base lui soit envoyée.

Paiement de journées supplémentaires de soutien logistique

Des propositions individuelles devaient être présentées pour chacune des activités en matière de formation/voyages d'études. Chaque proposition individuelle et demande d'approbation devaient contenir:

- le programme de l'activité de formation ou du voyage d'étude (principaux sujets abordés, lieu(x), durée, dates proposées);

- une proposition de liste de participants mentionnant leur situation professionnelle;

- une proposition de budget de l'activité de formation ou du voyage d'étude.

La notification d'approbation a été envoyée au contractant dans un délai raisonnable chaque fois qu'une demande dûment complétée concernant une formation ou un voyage d'étude lui a été soumise. La Commission a recherché ces informations dans les archives du projet et les a présentées sous la forme d'un tableau intitulé "Mise en œuvre de l'offre de formation - résumé" montrant les délais d'approbation des demandes de formation individuelles. La Commission considère que ce tableau montre que les délais d'approbation des demandes du contractant n'ont jamais été excessifs.

Les observations du plaignant

Le plaignant exprime son désaccord avec la proposition de la Commission concernant le paiement de frais d'utilisation d'un véhicule particulier.

Pour ce qui est du délai d'approbation des demandes de formation, les informations fournies par la Commission sont, selon le plaignant, erronées.

LA DÉCISION

1 Remarques préliminaires

1.1 La présente affaire concerne un litige découlant d'un contrat Tacis entre le plaignant et la Commission. A l'expiration du contrat, le plaignant a soumis à la Commission les factures restantes pour un montant total de EUR 71 022,81, que la Commission a refusé de payer.

1.2 Dans nombre d'Etats membres, le Médiateur ne s'occupe pas des différends d'ordre contractuel, soit en raison des caractéristiques générales de ces contrats au regard du droit national, soit parce que la législation établissant le mandat du Médiateur exclut expressément les affaires découlant d'un contrat. Le rapport annuel de 1995 révèle que le Médiateur européen a en partie la mission d'aider à alléger le poids des tribunaux en promouvant des arrangements à l'amiable et en formulant des recommandations qui rendent inutile le besoin d'entamer des procédures devant les tribunaux. Par conséquent, le Médiateur européen traite des plaintes déposées pour des cas de mauvaise administration découlant de relations contractuelles.

1.3 Néanmoins, le Médiateur estime qu'il ne doit pas chercher à déterminer s'il y a eu violation du contrat par l'une ou l'autre des parties en cas de controverse en la matière. Cette question ne pourrait être tranchée valablement que par une juridiction compétente, qui aurait la possibilité d'entendre les arguments des parties tirés du droit national applicable et d'apprécier des preuves contradictoires sur les faits litigieux. Toutefois, en ce qui concerne la bonne conduite administrative, une autorité publique engagée dans un différend d'ordre contractuel avec une partie privée devrait toujours être en mesure de donner au Médiateur un aperçu cohérent des fondements juridiques de ses actions et des raisons l'amenant à penser qu'elle s'est forgé une idée fondée de la situation contractuelle.

2 L'allégation selon laquelle la Commission ne peut refuser le paiement des factures en raison de l'éligibilité des dépenses

2.1 Le plaignant soutient que la Commission n'est pas habilitée à refuser de payer les factures parce que les dépenses concernées sont éligibles au titre du contrat Tacis. Il prétend que la Commission doit payer la somme de EUR 71 022,81, auxquels s'ajouteront les intérêts moratoires conséquents.

2.2 Après avoir soigneusement examiné l'avis de la Commission et les observations du plaignant, le Médiateur a écrit au Président de la Commission pour lui proposer un arrangement à l'amiable conformément au paragraphe 5 de l'article 3 du Statut.

2.3 Le Médiateur examinera la réponse de la Commission à sa proposition d'arrangement à l'amiable concernant chacun des quatre types différents de dépenses auxquels la plainte fait référence:

Paiement des honoraires et indemnités journalières d'une interprète

2.4 La Commission accepte qu'elle n'a pas adopté de règle interdisant aux membres de la famille du personnel d'un projet Tacis occidental d'être recrutés pour le même projet ni publié d'informations concernant sa pratique à cet égard.

La Commission considère que le non-paiement des services de la même interprète entre le démarrage du projet, le 20 décembre 1999, et le 7 avril 2000 n'apparaissait pas dans la plainte initiale du plaignant. En outre, ces affirmations sont incorrectes, car la Commission n’a nullement rejeté les demandes de rétribution des services d'interprétation portant sur cette période. Les frais d'interprétation réclamés pour cette période ont été intégralement payés, bien que le nom de l'interprète (ou des interprètes) dont les services ont été facturés n'apparaissait pas sur la facture du contractant.

2.5 Le Médiateur n'accepte pas l'argument de la Commission selon lequel le non-paiement des services d'une interprète entre le démarrage du projet le 20 décembre 1999 et le 7 avril 2000 faisait bien partie de la plainte initiale du plaignant. Cependant, le Médiateur remarque que le plaignant n'a pas contredit la déclaration de la Commission selon laquelle elle avait payé tous les frais d'interprétation réclamés pour la période allant du 20 décembre 1999 au 7 avril 2000. Le Médiateur considère, en conséquence, que la Commission a à présent fourni une explication raisonnable de sa position concernant cet aspect de la plainte.

2.6 Le Médiateur remarque que la Commission confirme qu'elle n'a pas adopté de règle interdisant aux membres de la famille du personnel d'un projet Tacis occidental d'être recrutés pour le même projet ni publié d'informations concernant sa pratique à cet égard. En outre, la Commission reconnaît qu'il est possible que, dans certains cas, des personnes ayant des liens de parenté aient été recrutées pour le même projet. Le Médiateur est d'avis qu'il serait approprié que la Commission réglemente l'emploi des membres de la famille du personnel de projets tels que Tacis, mais souligne que les objectifs d'un tel règlement pourraient être mieux atteints à l'avenir, tout en garantissant l'équité et la transparence, si les règles et les principes en vigueur étaient adoptés et publiés de manière adéquate. Le Médiateur formulera une remarque complémentaire à cet égard plus avant.

Paiement de frais d'utilisation d'un véhicule particulier

2.7 La Commission déclare que, bien qu'elle estime qu'il n'existe aucune justification juridique ou contractuelle de payer le montant réclamé, elle pourrait rembourser ce coût s'il se fonde sur le taux de remboursement officiel par kilomètre tel qu'il a été établi par les autorités fiscales françaises, c'est-à-dire EUR 0,6339 par kilomètre. La Commission attend qu'une nouvelle facture d'un montant recalculé sur cette base lui soit envoyée.

2.8 Le plaignant a informé le Médiateur qu'il exprimait son désaccord avec la proposition de la Commission.

2.9 Le Médiateur conclut qu'aucune solution à l'amiable n'a pu être trouvée sur cet aspect de la plainte. Etant donné que le Médiateur considère que l'approche adoptée par la Commission en réponse à la proposition d'arrangement à l'amiable semble raisonnable sur ce point, il n'est pas justifié de poursuivre son enquête quant à cet aspect de la plainte.

Budget relatif à la formation et aux voyages d'étude

2.10 Le Médiateur considère que la Commission a donné un aperçu cohérent et satisfaisant des raisons l'amenant à penser que les dépenses en question ne peuvent pas être remboursées. Par conséquent, le Médiateur estime qu'il n'y a pas eu mauvaise administration de la part de la Commission sur ce point de la plainte.

Paiement de journées supplémentaires de soutien logistique

2.11 Selon la Commission, la notification d'approbation a été envoyée au contractant dans un délai raisonnable chaque fois qu'une demande dûment complétée concernant une formation ou un voyage d'étude lui a été soumise. La Commission a fourni les informations permettant d'établir le temps qui lui a été nécessaire pour approuver les demandes de formation individuelles. Il en ressort que les demandes d'approbation du contractant n'ont pas fait l'objet de délais déraisonnables. La Commission estime qu'il n'existe aucune justification de payer des journées supplémentaires de soutien logistique.

2.12 Selon le plaignant, la Commission a fourni des informations erronées au Médiateur à ce propos.

2.13 Le Médiateur prend bonne note des informations tirées des archives du projet de la Commission et présentées sous la forme d'un tableau intitulé "Mise en œuvre de l'offre de formation - résumé". Il observe que le temps d'approbation des demandes de formation individuelles est calculé à partir de la date de réception des demandes dûment complétées et que ce tableau montre que les délais d'approbation des demandes varient de 1 à 19 jours.

Compte tenu des preuves supplémentaires fournies par la Commission, le Médiateur considère que la Commission lui a à présent donné un aperçu cohérent des fondements juridiques de ses actions et des raisons l'amenant à penser qu'elle s'est forgé une idée fondée de la situation contractuelle.

3 Conclusion

Son enquête l'amenant à conclure qu'il n'y a pas de raisons de poursuivre son enquête en ce qui concerne le paiement de frais d'utilisation d'un véhicule particulier et qu'il n'y a pas eu mauvaise administration sur les autres points de la plainte, le Médiateur classe l'affaire.

REMARQUE COMPLEMENTAIRE

Le Médiateur est d'avis qu'il serait approprié que la Commission réglemente l'emploi des membres de la famille du personnel de projets tels que Tacis, mais souligne que les objectifs d'un tel règlement pourraient être mieux atteints à l'avenir, tout en garantissant l'équité et la transparence, si les règles et les principes en vigueur étaient adoptés et publiés de manière adéquate.

Le Président de la Commission européenne sera également informé de cette décision.

Veuillez agréer, Monsieur, mes salutations distinguées.

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

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(1) C'est-à-dire le temps passé par le directeur de projet dans l'Union européenne plutôt que dans les pays bénéficiaires.

(2) "Dans la mesure du possible, le médiateur recherche avec l'institution ou l'organe concerné une solution de nature à éliminer les cas de mauvaise administration et à donner satisfaction à la plainte."