Strasbourg, le 14 novembre 2003

Monsieur,

Le 29 novembre 2002, vous m’avez présenté, en ma qualité de Médiateur européen, une plainte contre le Conseil de l'Union européenne concernant votre participation au concours Conseil/A/394.

Le 10 décembre 2002, la plainte a été transmise par mon prédécesseur au Secrétaire Général du Conseil. Le 7 avril 2003, j'ai reçu la version anglaise de l'opinion du Conseil sur votre plainte, que je vous ai transmise le 16 avril 2003, en vous invitant à formuler vos observations. Le même jour, j'ai demandé au Conseil de me fournir, avant le 30 avril 2003, la traduction française de son opinion. Le 22 avril 2003, j'ai reçu la traduction française de l'opinion du Conseil, que je vous ai transmise le 5 mai 2003. Vous m’avez fait parvenir vos observations le 27 mai 2003.

Le 8 juillet 2003, j'ai soumis un projet de recommandation au Conseil. Le 30 octobre 2003, le Conseil m'a envoyé son avis circonstancié concernant le projet de recommandation. Le 7 novembre 2003, mes services vous ont contacté par téléphone.

Je vous fais part à présent des résultats de mon enquête.

LA PLAINTE

Le plaignant, de nationalité portugaise, a pris part au concours Conseil/A/394 pour administrateurs de langue portugaise. Le 1er mars 2002, le Secrétaire général du Conseil de l’Union européenne (ci-après dénommé «le Conseil ») a informé le plaignant qu’il n’était pas admis aux épreuves orales dans la mesure où, pour l’épreuve VI.A.d.1, qui consistait en une dissertation, il n’avait obtenu qu’une note de 13 points sur 40, le minimum requis étant de 20 points.

Le 5 mars 2002, le plaignant a adressé un courrier au président du jury. Il estimait hautement improbable qu’il ait pu obtenir une note aussi faible et a demandé au jury de réexaminer son épreuve VI.A.d.1. Dans un courrier datant du 11 mars 2002, le jury a informé le plaignant qu’après avoir reconsidéré la note qui lui avait été attribuée pour cette épreuve, il a confirmé la décision initiale.

Le 18 mars 2002, le plaignant a porté plainte au titre de l’article 90, paragraphe 2, du statut des fonctionnaires. Il a demandé à avoir accès à la copie corrigée de l’épreuve écrite à laquelle il avait échoué et à être informé des critères d’évaluation suivis par le jury. Le Conseil a rejeté la plainte du plaignant par décision du 11 juillet 2002.

Le 26 août 2002, le plaignant a adressé un nouveau courrier au Conseil, qui a répondu le 25 septembre 2002 et confirmé la décision du 11 juillet 2002.

Dans la plainte qu’il a soumise au Médiateur, le plaignant a allégué que le Conseil n’avait pas respecté l’article 255 du traité instituant la Communauté européenne et n’avait pas mis en œuvre le principe général défini par le rapport spécial produit par le Médiateur européen suite à son enquête d’initiative 1004/97/PD contre la Commission et approuvé par le Parlement européen.

Le plaignant a demandé à avoir accès à ses copies corrigées de l’épreuve du concours à laquelle il avait échoué et à être informé des critères suivis par le jury dans le cadre de l’évaluation des épreuves.

L’ENQUETE

L’avis du Conseil

Dans son avis, le Conseil a soumis les observations suivantes :

Après avoir eu connaissance de sa non-admission aux épreuves orales, le plaignant a demandé un réexamen de l’épreuve à laquelle il avait échoué (épreuve VI.A.d.1). Le jury a procédé au réexamen de cette épreuve. Il a ensuite confirmé le résultat de la première évaluation et en a informé le plaignant par courrier en date du 11 mars 2002.

Le 18 mars 2002, le plaignant a porté plainte au titre de l’article 90, paragraphe 2, du statut des fonctionnaires contre la décision du jury. Cette plainte a été rejetée le 11 juillet 2002. Dans sa réponse au plaignant, le Conseil a indiqué que le jury d’un concours agissait en toute indépendance et que l’institution investie du pouvoir de nomination n’avait pas le pouvoir d’annuler ou de modifier la décision du jury, sauf en cas d’illégalité manifeste commise par ce dernier. Or, dans le cas d'espèce, le Conseil n’avait décelé aucune indication d’illégalité manifeste dans l’activité du jury. Par ailleurs, selon une jurisprudence constante des juridictions communautaires(1), le caractère confidentiel des délibérations du jury, en l’occurrence dans le cas d’une évaluation comparative des mérites des candidats, ne lui permet pas de divulguer les critères d’évaluation des épreuves, ces derniers faisant partie intégrante de l’appréciation comparative des candidats. Le plaignant a été informé des notes qu’il a obtenues pour les différentes épreuves, ce qui, selon la jurisprudence communautaire, constitue une formulation adéquate des motifs sur lesquels est fondée la décision du jury. Enfin, l’obligation de préserver l’indépendance et la confidentialité des activités du jury a empêché le Conseil de garantir l’accès du candidat à sa copie corrigée.

Dans un nouveau courrier datant du 26 août 2002, le plaignant a fait état d’un cas de mauvaise administration de la part du jury. Dans un courrier du 25 septembre 2002, signé par le Secrétaire général adjoint, le Conseil a confirmé les arguments déjà avancés dans le courrier du 11 juillet 2002.

Les observations du plaignant

Dans ses observations relatives à l’avis du Conseil, le plaignant a maintenu ses allégations et ses demandes.

LE PROJET DE RECOMMANDATION

Le 8 juillet 2003, le Médiateur européen a soumis le projet de recommandation suivant au Conseil, conformément à l’article 3, paragraphe 6, de son statut :

Le Conseil de l’Union européenne devrait autoriser le plaignant à avoir accès à sa copie corrigée et informer ce dernier des critères d’évaluation suivis par le jury.

Le projet de recommandation était fondé sur les considérations suivantes :

Concernant le refus de garantir l’accès du plaignant à sa copie corrigée

1. Le plaignant, de nationalité portugaise, a pris part au concours Conseil/A/394 pour administrateurs de langue portugaise. Le 1er mars 2002, le plaignant a été informé qu’il n’avait pas été admis aux épreuves orales dans la mesure où, pour l’épreuve VI.A.d.1, qui consistait en une dissertation, il n’avait obtenu qu’une note de 13 points sur 40, le minimum requis étant de 20 points. Il a donc demandé au jury de réexaminer l’épreuve à laquelle il avait échoué. Après avoir reconsidéré la note attribuée pour cette épreuve, le jury a confirmé la décision initiale. Le plaignant a ensuite porté plainte au titre de l’article 90, paragraphe 2, du statut des fonctionnaires. Sa plainte a été rejetée. Sur ce, il a demandé à avoir accès à la copie corrigée de l’épreuve écrite à laquelle il avait échoué, mais le Conseil a rejeté cette demande.

Dans la plainte qu’il a soumise au Médiateur, le plaignant a allégué que le Conseil n’avait pas respecté l’article 255 du traité instituant la Communauté européenne et n’avait pas appliqué le principe général défini dans le rapport spécial produit par le Médiateur européen suite à son enquête d’initiative 1004/97/PD contre la Commission et approuvé par le Parlement européen. Le plaignant a demandé à avoir accès à sa copie corrigée de l’épreuve du concours à laquelle il avait échoué.

2 Dans son avis, le Conseil a indiqué que le jury d’un concours agissait en toute indépendance et que l’institution investie du pouvoir de nomination n’avait pas le pouvoir d’annuler ou de modifier sa décision, sauf en cas d’illégalité manifeste commise par le jury. Dans le cas d'espèce, le Conseil n’a décelé aucune indication d’illégalité manifeste dans l’activité du jury. Par ailleurs, le Conseil a estimé que l’obligation de préserver l’indépendance et la confidentialité des activités du jury l’empêchait de garantir l’accès d’un candidat à sa copie corrigée.

3 Le Médiateur a déjà été confronté à cette question de l’accès de candidats à leurs copies corrigées dans des affaires concernant la Commission(2) et le Parlement européen(3).

4 S’appuyant sur ses enquêtes relatives aux procédures de recrutement de la Commission, le Médiateur a soumis, le 18 octobre 1999, un rapport spécial au Parlement européen(4) comportant les considérations suivantes :

Le Médiateur n’a pas connaissance d’une quelconque disposition du droit communautaire ni décision du juge communautaire qui, dans le cas d’épreuves écrites, empêcherait la Commission d’autoriser l’accès d’un candidat à sa copie corrigée. L’article 6 de l’annexe III du statut des fonctionnaires impose le secret des «travaux du jury». Les délibérations du jury doivent donc rester secrètes, mais il n’en découle pas nécessairement qu’il faille refuser à un candidat l’accès aux copies corrigées de son épreuve.

Le principal argument par lequel la Commission justifie son refus concerne la nature de la procédure de recrutement. La Commission explique que le jury juge chaque candidat à un concours en comparant ses performances à celles de tous les autres candidats au même concours. Elle en conclut que la communication de la copie corrigée serait inopérante dès lors que l'appréciation serait celle d'une personne n'ayant pas jugé tous les autres candidats.

Il n'en reste pas moins qu'un candidat peut, à l'évidence, tirer profit de la consultation de sa copie corrigée, et ce à divers égards. Premièrement, il se rendra compte de ses erreurs, ce qui lui permettra d'améliorer ses performances futures. Deuxièmement, il fera davantage confiance à l'administration. Il s'agit là d'un point important, nombreux étant, semble-t-il, ceux qui pensent que la Commission ne soumet pas toujours les épreuves à une évaluation adéquate et qu'il lui arrive même parfois de ne pas les évaluer du tout. Troisièmement, le candidat qui croit ne pas avoir été jugé correctement pourra être beaucoup plus précis dans son argumentation après avoir consulté sa copie corrigée. En tout état de cause, c'est au citoyen demandant une information qu'il incombe de juger de l'utilité de celle-ci, et non à l'administration.

La Commission invoque, en outre, les charges administratives et financières que pourrait entraîner la communication des copies. Le Médiateur est persuadé que les services de la Commission parviendraient à structurer ce processus de façon à réduire les coûts au minimum, d'autant qu'il est peu probable que tous les candidats demandent à consulter leurs copies corrigées.

(…)

C'est à juste titre également que la Commission fait observer que l'activité des jurys s'exerce sous le contrôle juridictionnel du Tribunal de première instance et de la Cour de justice. Toutefois, cela implique de devoir peut-être saisir le juge communautaire de questions qui auraient pu être facilement résolues si le candidat avait eu l'occasion de prendre connaissance de sa copie corrigée. Le Médiateur pense que cet état de choses est particulièrement insatisfaisant pour les candidats. À l'inverse, assurer l'accès aux copies corrigées permettrait sans doute d'apporter une réponse satisfaisante à bien des interrogations avec un minimum d'efforts et en peu de temps.

(…)

Ainsi que l'a confirmé le traité d'Amsterdam, l'obligation de prendre les décisions dans une transparence maximale constitue l'un des principes fondamentaux du droit administratif des Communautés européennes. Il importe, de surcroît, de veiller à ce que le premier contact des citoyens avec les institutions communautaires produise une impression positive. Or, les citoyens postulant un emploi au sein des Communautés seront très défavorablement impressionnés s'ils sont amenés à douter de l'esprit d'équité et de correction ayant présidé à l'évaluation de leurs mérites. La dissipation de ces doutes passe nécessairement par l'octroi à chaque candidat de la possibilité de consulter la copie corrigée de son épreuve. Une telle possibilité n'est nullement incompatible avec l'obligation de secret relative aux travaux des jurys, puisque ne sont pas en cause les délibérations des jurys portant sur l'appréciation comparative des mérites des candidats. Pour ces raisons, le fait que la Commission ne modifie pas ses procédures administratives de manière à permettre à chaque candidat d'avoir accès à sa copie corrigée est constitutif d'un cas de mauvaise administration. »

5 Sur la base de ces considérations, le Médiateur a soumis une recommandation à la Commission, selon laquelle il convient que lors de ses futurs concours organisés à des fins de recrutement, et au plus tard à compter du 1er juillet 2000, la Commission donne accès à leurs propres copies corrigées aux candidats qui en font la demande. Dans un courrier datant du 7 décembre 1999, le président de la Commission européenne a informé le Médiateur que la Commission avait accepté cette recommandation.

6 Le 17 novembre 2000, le Parlement européen a adopté une résolution(5) dans laquelle il approuvait le rapport spécial du Médiateur et félicitait la Commission d’avoir répondu positivement à la recommandation du Médiateur. Le Parlement y exprimait également l’espoir «que tous les autres organes et institutions européens suivent l’exemple de la Commission ».

7 Le 17 juillet 2000, le Médiateur a adressé des projets de recommandation au Parlement européen dans lesquels il suggérait que ce dernier garantisse aux plaignants concernés l’accès à leurs copies corrigées. Le 27 novembre 2000, le Parlement a informé le Médiateur qu’il avait accepté le principe selon lequel les candidats seraient autorisés à obtenir leur copie corrigée et a expliqué comment il entendait mettre en œuvre les projets de recommandation du Médiateur.(6)

8 Les arguments avancés par le Conseil dans la présente affaire ne font état d’aucune particularité propre aux concours organisés par le Conseil qui les distinguerait des autres concours organisés par le Parlement européen et la Commission européenne. Le Médiateur estime donc que les considérations exprimées dans son rapport spécial concernant les procédures de recrutement de la Commission s’appliquent également (mutatis mutandis) aux concours organisés par le Conseil.

9 Au vu de ce qui précède, le Médiateur a estimé que le refus du Conseil de garantir au plaignant l’accès à ses copies corrigées est constitutif d’un cas de mauvaise administration.

Concernant la communication des critères d’évaluation

1 Le plaignant a demandé à être informé des critères suivis par le jury dans son évaluation des épreuves.

2 Dans son avis, le Conseil a indiqué que selon la jurisprudence constante des juridictions communautaires(7), le caractère confidentiel des délibérations du jury, en l’occurrence dans le cas d’une évaluation comparative des mérites des candidats similaire à celle d’un concours général, ne lui permet pas de divulguer les critères d’évaluation des épreuves, ces derniers faisant partie intégrante de l’appréciation comparative des candidats. Le plaignant a été informé des notes qu’il a obtenues pour les différentes épreuves, ce qui, selon la jurisprudence, constitue une formulation adéquate des motifs sur lesquels est fondée la décision du jury.

3 Par le passé, le Médiateur a déjà été confronté à la question de la communication des critères d’évaluation aux candidats. Il a connaissance du fait que selon la jurisprudence de la Cour de justice, les jurys sont investis de larges pouvoirs discrétionnaires. Ces pouvoirs impliquent une limitation de la portée du contrôle juridictionnel. L’attribution de tels pouvoirs n’empêche toutefois pas les pouvoirs publics de se conformer aux principes de bonne administration. Le Médiateur a donc estimé que, sans préjudice des pouvoirs discrétionnaires des jurys et de l’article 6 de l’annexe III du statut des fonctionnaires, les institutions pourraient elles-mêmes décider, dans un souci de bonne administration, de mettre en place des garanties de procédure destinées aux candidats(8). Par ailleurs, il a estimé que la communication des critères d’évaluation au candidat concerné pourrait renforcer la transparence du processus décisionnel et la confiance des citoyens dans les institutions communautaires, compte tenu du fait que le premier contact de nombreux citoyens avec les institutions communautaires intervient dans le cadre de procédures de recrutement.

5 Par ailleurs, le Tribunal de première instance a arrêté dernièrement que si la communication des notes obtenues par les candidats pour toutes les épreuves constitue une formulation adéquate des motifs sur lesquels est fondée la décision du jury, cette conclusion n’implique pas que le jury ne puisse pas informer le candidat qui en fait la demande de ses critères généraux de correction(9).

6 Au vu de ce qui précède, le Médiateur estime qu’il n’existe aucune raison empêchant le Conseil de communiquer au plaignant les critères d’évaluation suivis par le jury.

L'avis circonstancié du Conseil

Dans son avis circonstancié, le Conseil a insisté sur le fait que, suite à la recommandation du Médiateur intervenue dans un cas antérieur similaire (plainte 2097/2002/GG), le Secrétariat Général du Conseil s'est doté, le 17 septembre 2003, de nouvelles règles relatives à la communication des copies corrigées aux candidats. Ces règles s'appliqueront à tous les concours externes et internes organisés par le Secrétariat Général du Conseil.

Les candidats participant aux concours publiés à partir du 1er septembre 2003 seront autorisés à recevoir copie de leurs propres papiers d'examen ainsi que, pour les épreuves écrites, copie de la fiche d'évaluation établie par le jury de concours. Concernant les concours organisés avant le 1er septembre 2003, les règles applicables prévoient que les candidats qui en font la demande sont autorisés à recevoir copie de leur propre épreuve ainsi que de la fiche d'évaluation quand le jury de concours en a établi une.

Concernant le présent projet de recommandation, le Conseil a décidé d'autoriser au plaignant l'accès à sa propre épreuve. Les critères d'évaluation suivis par le jury de concours sont ceux déterminés au point VI.A. d) de l'avis de concours. Le jury de concours n'avait pas établi de fiche d'évaluation. Par conséquent, une copie de du papier d'examen du plaignant, ainsi qu'une copie de l'avis de concours lui seront adressées.

Le Conseil a finalement noté qu'en considérant le Statut des Fonctionnaires ainsi que le jugement rendu très récemment par le Tribunal de Première Instance dans l'affaire T-72/01, la communication de ces documents pouvait être considérée comme n'enfreignant pas la règle du secret des travaux du jury.

Les observations du plaignant

Le 5 novembre 2003, les services du Médiateur européen ont contacté par téléphone le plaignant afin de l'informer de la réponse du Conseil et de s'assurer qu'il considérait la réponse comme satisfaisante. Le plaignant a félicité le Médiateur pour l'issue de l'enquête ainsi que pour les résultats obtenus.

LA DECISION

1 Concernant le refus de garantir l’accès du plaignant à sa copie corrigée et de lui communiquer les critères d'évaluation

1.1 Le plaignant a demandé à avoir accès à sa copie corrigée de l’épreuve du concours à laquelle il avait échoué et à être informé des critères suivis par le jury dans le cadre de l’évaluation des épreuves. Le Conseil a rejeté ces demandes. Le plaignant a par conséquent déposé une plainte auprès du Médiateur.

1.2 Le 8 juillet 2003, le Médiateur européen a soumis un projet de recommandation au Conseil, conformément à l’article 3, paragraphe 6 de son statut selon lequel le Conseil de l’Union européenne devrait autoriser le plaignant à avoir accès à sa copie corrigée du concours et informer ce dernier des critères d’évaluation suivis par le jury.

1.3 Dans son avis circonstancié, le Conseil a informé le Médiateur qu'il avait décidé d'accepter le projet de recommandation.

Le Conseil a insisté sur le fait que depuis le 17 septembre 2003, son Secrétariat Général s'était doté de nouvelles règles relatives à la communication des copies corrigées aux candidats. Ces règles s'appliqueront à tous les concours externes et internes organisés par le Secrétariat Général du Conseil.

Les candidats participant aux concours publiés à partir du 1er septembre 2003 seront autorisés à recevoir copie de leurs propres papiers d'examen ainsi que, pour les épreuves écrites, copie de la fiche d'évaluation établie par le jury de concours. Concernant les concours organisés avant le 1er septembre 2003, les règles applicables prévoient que les candidats qui en font la demande sont autorisés à recevoir copie de leur propre épreuve ainsi que de la fiche d'évaluation quand le jury de concours en a établi une.

1.4 Dans le cas du plaignant, le Conseil a informé le Médiateur qu'une copie du papier d'examen du plaignant, ainsi qu'une copie de l'avis de concours lui seront adressées. Le Conseil a expliqué que, les critères d'évaluation suivis par le jury de concours étant ceux déterminés au point VI.A. d) de l'avis de concours, le jury de concours n'avait pas établi de fiche d'évaluation.

2 Conclusion

2.1 Sur la base de son enquête, le Médiateur conclut que le Conseil a accepté son projet de recommandation et que les mesures qu'il a prises sont satisfaisantes.

2.2 Par conséquent, le Médiateur classe l'affaire. Le Secrétaire Général du Conseil sera également tenu informé de cette décision.

Veuillez agréer, Monsieur, mes salutations distinguées.

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

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(1) Affaire C-245/95 P, Parlement européen v Innamorati [1996] ECR I - 3423.

(2) Enquête d’initiative 1004/97/(PD)/GG.

(3) Plaintes 457/99/IP, 610/99/IP, 1000/99/IP et 25/2000/IP.

(4) JO 1999 n° C 371, page 12.

(5) JO 2001 n° C 223, pages 352, 368.

(6) Cf. Les décisions du Médiateur du 11 mai 2001 concernant les plaintes 457/99/IP, 610/99/IP, 1000/99/IP et 25/2000/IP , disponibles sur le site Web du Médiateur (http://www.ombudsman.europa.eu).

(7) Affaire C-245/95, Parlement européen v Innamorati [1996] ECR I - 3423.

(8) Le Médiateur a fait cette déclaration dans son enquête d’initiative sur le secret des procédures de recrutement de la Commission (voir remarque 3).

(9) Affaire T-72/01, Pyres v Commission européenne.