Décision du Médiateur européen concernant la plainte 1625/2002/IJH contre l'Office européen de lutte antifraude

Strasbourg, 3 juillet 2003

Madame,

Le 9 septembre 2002, vous avez déposé auprès du Médiateur européen une plainte contre l'Office européen de lutte antifraude (OLAF).

Je souhaite vous informer que M. Jacob Söderman, avec qui vous avez correspondu précédemment au sujet de votre plainte, a pris sa retraite et que, depuis le 1er avril 2003, je suis son successeur en tant que Médiateur européen.

Le 20 septembre 2002, j'ai informé le Directeur général de l'OLAF de votre plainte. Le 18 décembre 2002, l'OLAF a envoyé son avis en anglais, suivi d'une traduction en français, laquelle a été reçue par le bureau du Médiateur le 22 janvier 2003. Je vous ai transmis cet avis en vous invitant à soumettre vos observations, que vous avez envoyées le 26 février 2003.

Je vous adresse la présente afin de vous communiquer les résultats de l'enquête effectuée dans cette affaire.

LA PLAINTE

En septembre 2002, une ancienne fonctionnaire de la Commission a déposé une plainte auprès du Médiateur européen contre l'Office européen de lutte antifraude (OLAF).

Selon la plaignante, les éléments de l'affaire se présentent, en résumé, comme suit :

Le 3 novembre 2000, alors qu'elle travaillait comme Chef de l'unité "Méditerranée" de la Direction générale de la Recherche de la Commission, la plaignante a attiré l'attention de l'OLAF sur certaines irrégularités dans le financement du projet ICA-3-1999-10030 (le "Water Project").

Le 23 juillet 2001, la plaignante a été entendue par deux fonctionnaires de l'OLAF et a signé le protocole de cette audition. Elle n'a jamais été informée sur les conclusions de l'enquête de l'OLAF. Elle a ensuite appris que les deux fonctionnaires qui l'avaient entendue avaient quitté l'OLAF, que le gestionnaire scientifique du projet n'avait pas été entendu et que le contrat ayant trait au projet avait été signé en début d'année 2002, après que des modifications très significatives avaient été apportées à son annexe technique. La plaignante se demande si l'unité de l'OLAF qui a répondu à la consultation interservices sur ce projet était au courant de sa plainte concernant ce même projet.

La plaignante prétend que l'OLAF n'a pas mené une enquête appropriée dans cette affaire et qu'il ne l'a jamais informée de l'issue de cette enquête. Elle affirme que l'OLAF doit lui faire savoir si une enquête a été menée, quels en ont été les résultats et si l'unité de l'OLAF qui a répondu à la consultation interservices avant l'approbation du "Water Project" en début d'année 2002 était au courant de sa plainte.

L'ENQUÊTE

L'avis de l'Office européen de lutte antifraude (OLAF)

L'avis reçu de l'OLAF contenait, en résumé, les points suivants :

L'allégation selon laquelle l'OLAF n'a pas mené une enquête appropriée

Selon la note adressée par la plaignante à l'OLAF le 3 novembre 2000 :

• L'évaluation scientifique et technique du 24 juillet 2000 concernant la proposition du "Water Project" était négative.
• Le Directeur général de la Direction générale de la Recherche (DG RTD) de la Commission avait informé par sa note du 25 octobre 2000 le Chef de cabinet du Commissaire responsable que les négociations menées sous l'autorité de la plaignante en septembre 1999 avaient conduit à des résultats non satisfaisants. Il avait en conséquence décidé de demander à M. B., Conseiller du Directeur, de trouver un accord avec le coordinateur du projet afin de conclure le projet de façon satisfaisante pour la fin novembre 2000.

La note de la plaignante indique que, à la lumière de la contradiction entre les deux considérations mentionnées ci-dessus, la plaignante forme une réclamation fondée sur l'article 90 (2) du Statut.

Dans sa note du 11 décembre 2000, le Directeur général de l'OLAF a accusé réception de cette information et demandé à la plaignante de fournir toutes les informations disponibles concernant les irrégularités alléguées. Le 22 janvier 2001, la plaignante a soumis de nombreux documents supplémentaires relatifs aux négociations et aux discussions entourant le "Water Project". Ces informations n'ont pas permis de déterminer si des irrégularités avaient effectivement été commises. Dès lors, le 27 février 2001, l'OLAF a ouvert une enquête interne qui a permis de recueillir les informations suivantes :

• Le 24 mars 2001, le Directeur général de la DG RTD a envoyé une longue note d'information à l'OLAF.
• Le 23 juillet 2001, les enquêteurs de l'OLAF ont entendu la plaignante, qui leur a confirmé que, à sa connaissance, il n'y avait pas d'indices de fraude, mais que la poursuite du projet avait été autorisée malgré les lacunes repérées lors de l'évaluation scientifique.
• Le 27 août 2001, la plaignante a envoyé un complément écrit à son audition.

Sur la base de ces informations, le 1er février 2002, un rapport final de cas a été adopté qui recommandait de clôturer l'affaire sans suites. Le Directeur général de l'OLAF a suivi cette recommandation. L'OLAF a ainsi mené une enquête tout à fait appropriée concernant les allégations de la plaignante, et en a conclu qu'aucune irrégularité n'avait été commise et qu'aucune suite n'était requise.

L'allégation selon laquelle l'OLAF n'a pas informé la plaignante

Le règlement n° 1073/1999 établit des règles au sujet des personnes devant être informées des résultats d'une enquête de l'OLAF. L'article 8 prévoit que les informations obtenues au cours d'une enquête interne sont soumises au secret professionnel et ne peuvent être communiquées à des personnes autres que celles qui, au sein des institutions des Communautés européennes ou des États membres sont, par leurs fonctions, appelées à les connaître. L'article 9 prévoit que le rapport final de cas, qui contient un résumé des informations recueillies au cours de l'enquête, doit être envoyé aux autorités judiciaires de l'État membre concerné, et à l'institution, à l'organe ou à l'organisme concerné, en vue d'un suivi.

Le 12 juillet 2002, la plaignante a envoyé à l'OLAF une note dans laquelle elle demandait à être informée de l'issue de l'enquête. Le 5 août 2002, l'OLAF a préparé une réponse qui n'a jamais été envoyée parce que la plaignante avait pris sa retraite le 1er août 2002. Le 9 août 2002, l'OLAF a envoyé une note au Chef d'unité à la DG RTD pour lui présenter les conclusions de l'enquête.

La consultation interservices

L'OLAF ne possède aucun document indiquant qu'il aurait été consulté dans le cadre d'une consultation interservices concernant ce projet. Il y a néanmoins eu un échange de lettres entre le Directeur général de la DG RTD et l'OLAF sur la pertinence de continuer à financer le projet pendant la durée de l'enquête. Le 14 mai 2001, le Directeur général de la DG RTD a envoyé au Directeur général de l'OLAF une lettre lui expliquant qu'il comptait proposer à la Commission le financement de ce projet, sauf avis contraire. Le 20 mai 2001, le Directeur général de l'OLAF a répondu que l'enquête était toujours en cours mais que les informations en possession de l'OLAF à ce moment n'étaient pas de nature à motiver un avis négatif à l'encontre de la poursuite du financement du projet en question.

L'OLAF a annexé à son avis des copies des documents évoqués.

Les observations de la plaignante

Les observations formulées par la plaignante au sujet de l'avis de l'OLAF contenaient, en résumé, les points suivants :

L'enquêteur chargé de l'enquête affirme dans ses conclusions qu'aucun élément en possession de l'OLAF ne permet de démontrer l'existence d'irrégularités relevant de la compétence de l'Office. Trois éléments qui sont exposés dans le dossier, pièces justificatives à l'appui, n'ont pas été pris en considération au cours de ladite enquête :

(a) L'évaluation de la proposition était irrégulière, étant donné que :

- la procédure en vigueur n'a pas été suivie ;

- en ce qui concerne le formulaire d'éligibilité demandant explicitement l'anonymat de la proposition, deux experts sur quatre répondent négativement à un des aspects substantiels d'éligibilité, et l'expert provenant du pays bénéficiaire n'a pas signé le formulaire garantissant l'anonymat ;

- l'expert provenant du pays bénéficiaire a également participé aux deux étapes de l'évaluation, scientifique et régionale.

(b) L'instruction du Chef de cabinet du Commissaire responsable transmise aux services afin de "clôturer ce dossier de manière positive" est également irrégulière, et peut-être même illégale.

(c) Il est singulier, sinon irrégulier, que l'octroi d'une subvention dépende exclusivement d'un agent temporaire. En effet, un agent temporaire qui était responsable du dossier au moment de la procédure d'évaluation reprise au point (a) ci-dessus, a aussi suivi ce dossier, nonobstant les changements dans ses fonctions au sein de l'unité, au détriment des anciennes attributions de la plaignante en tant que Chef d'unité. Actuellement, le même agent temporaire est redevenu responsable opérationnel de ce projet, bien que l'unité à laquelle il est affecté n'accomplit pas de tâches opérationnelles et ne devrait pas gérer de projets.

LA DÉCISION

1 L'allégation selon laquelle l'OLAF n'a pas mené une enquête appropriée

1.1 La plaignante était Chef de l'unité "Méditerranée" de la Direction générale de la Recherche de la Commission. En novembre 2000, elle a attiré l'attention de l'Office européen de lutte antifraude (OLAF) sur certaines irrégularités dans le financement du projet ICA-3-1999-10030 (le "Water Project"). La plaignante prétend que l'OLAF n'a pas mené une enquête appropriée dans cette affaire et identifie trois éléments qui, allègue-t-elle, n'ont pas été pris en compte, bien qu'ils aient été exposés dans le dossier, pièces justificatives à l'appui.

1.2 Selon l'OLAF, son Directeur général a demandé à la plaignante de fournir toutes les informations disponibles concernant les irrégularités alléguées. Étant donné que ces informations n'ont pas permis de déterminer s'il y avait effectivement eu des irrégularités, l'OLAF a ouvert une enquête interne. Celle-ci a permis de recueillir des informations auprès du Directeur général de la DG RTD et de la plaignante. Le Directeur général de la DG RTD a envoyé une longue note d'information. Les enquêteurs de l'OLAF ont entendu la plaignante, qui leur a confirmé que, à sa connaissance, il n'y avait pas d'indices de fraude, mais que la poursuite du projet avait été autorisée malgré les lacunes repérées lors de l'évaluation scientifique. Par la suite, la plaignante a envoyé un complément écrit à son audition. Sur la base de ces informations, le 1er février 2002, un rapport final de cas a été adopté qui recommandait de clôturer l'affaire sans suites. Le Directeur général de l'OLAF a suivi cette recommandation. L'OLAF a annexé à son avis des copies des documents évoqués.

1.3 Le Médiateur souligne le fait que la présente plainte a été déposée contre l'OLAF. Il n'a en conséquence pas mené d'enquête sur le traitement par la Commission européenne du "Water Project". L'enquête du Médiateur vise à déterminer si l'OLAF s'est rendu coupable de mauvaise administration dans le cadre de l'enquête administrative que cet office a ouverte à la lumière des informations reçues de la plaignante.

1.4 Le Médiateur note que l'article 1 (3) du règlement n° 1073/1999(1) prévoit que l'OLAF effectue des enquêtes administratives internes destinées à :

- "lutter contre la fraude, la corruption et contre toute activité illégale portant atteinte aux intérêts financiers de la Communauté européenne ;

- y rechercher à cet effet les faits graves, liés à l'exercice d'activités professionnelles, pouvant constituer un manquement aux obligations des fonctionnaires et agents des Communautés, susceptible de poursuites disciplinaires et le cas échéant, pénales, (…)"

1.5 Le Médiateur estime que les principes de bonne administration veulent que les enquêtes administratives de l'OLAF soient menées avec précaution, impartialité et objectivité. Il ne trouve aucun élément dans la documentation fournie par la plaignante et par l'OLAF qui pourrait indiquer que l'enquête menée par l'OLAF dans la présente affaire n'a pas respecté les principes de bonne administration. De plus, le Médiateur considère qu'il était raisonnable de la part de l'OLAF de conclure que les informations en sa possession ne démontraient pas l'existence d'irrégularités relevant de sa compétence. Le Médiateur ne constate donc pas de mauvaise administration concernant cet aspect de la plainte.

2 L'allégation selon laquelle l'OLAF n'a pas informé la plaignante

2.1 La plaignante allègue que l'OLAF ne l'a jamais informée de l'issue de son enquête. Elle affirme que l'OLAF doit lui faire savoir si une enquête a été menée et quels en ont été les résultats.

2.2 L'OLAF soutient que le règlement n° 1073/1999 établit des règles au sujet des personnes devant être informées des résultats d'une enquête de l'OLAF. L'article 8 de ce règlement prévoit que les informations obtenues au cours d'une enquête interne sont soumises au secret professionnel et ne peuvent être communiquées à des personnes autres que celles qui, au sein des institutions des Communautés européennes ou des États membres sont, par leurs fonctions, appelées à les connaître. L'article 9 prévoit que le rapport final de cas, qui contient un résumé des informations recueillies au cours de l'enquête, doit être envoyé aux autorités judiciaires de l'État membre concerné, et à l'institution, à l'organe ou à l'organisme concerné, en vue d'un suivi. Le 12 juillet 2002, la plaignante a envoyé à l'OLAF une note dans laquelle elle demandait à être informée de l'issue de l'enquête. Le 5 août 2002, l'OLAF a préparé une réponse qui n'a jamais été envoyée parce que la plaignante avait pris sa retraite le 1er août 2002. Le 9 août 2002, l'OLAF a envoyé une note au Chef d'unité à la DG RTD pour lui présenter les conclusions de l'enquête.

2.3 Le Médiateur souligne le fait que l'OLAF a annexé à son avis sur la plainte une copie du rapport final de cas en sachant que cet avis et ses annexes seraient communiqués à la plaignante dans le cadre de la procédure d'enquête normale du Médiateur. Le Médiateur en déduit, par conséquent, que l'OLAF ne soutient pas que les dispositions du règlement n° 1073/1999 l'empêchaient de communiquer les résultats de son enquête à la plaignante. Le Médiateur conclut que l'OLAF a pris des mesures appropriées pour régler cet aspect de la plainte, en informant la plaignante des résultats de son enquête au cours de l'enquête du Médiateur. Il n'est en conséquence pas nécessaire que le Médiateur mène une enquête complémentaire.

3 La demande de la plaignante d'être informée de la consultation interservices

3.1 La plaignante affirme que l'OLAF doit lui faire savoir si l'unité de l'OLAF qui a répondu à la consultation interservices avant l'approbation du "Water Project" en début d'année 2002 était au courant de sa plainte.

3.2 L'OLAF dit ne posséder aucun document indiquant qu'il aurait été consulté dans le cadre d'une consultation interservices concernant ce projet. Toutefois, le Directeur général de la DG RTD a envoyé au Directeur général de l'OLAF une lettre lui expliquant qu'il comptait proposer à la Commission le financement de ce projet, sauf avis contraire. Le Directeur général de l'OLAF a répondu que l'enquête était toujours en cours mais que les informations en possession de l'OLAF à ce moment n'étaient pas de nature à motiver un avis négatif à l'encontre de la poursuite du financement du projet en question.

3.3 Le Médiateur estime que l'avis de l'OLAF fournit les informations réclamées par la plaignante et qu'il ne doit en conséquence pas mener d'enquête complémentaire.

4 Conclusion

Sur la base de l'enquête menée par le Médiateur concernant cette plainte, il s'avère qu'il n'y a pas eu mauvaise administration de la part de l'Office européen de lutte antifraude. En conséquence, le Médiateur clôture cette affaire.

Le Directeur général de l'Office européen de lutte antifraude sera également informé de la présente décision.

Veuillez agréer, Madame, mes salutations distinguées.

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

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(1) Règlement (CE) n° 1073/1999 du Parlement européen et du Conseil du 25 mai 1999 relatif aux enquêtes effectuées par l'Office européen de lutte antifraude, JO L 136 du 31.5.1999, p. 1.