Décision du Médiateur européen concernant la plainte 1166/2002/(SM)IJH contre la Commission européenne

Strasbourg, 1 juillet 2003

Madame,

Veuillez noter que M. Jacob SÖDERMAN a pris sa retraite et que, depuis le 1er avril 2003, je lui ai succédé en tant que Médiateur européen.

Le 17 juin 2002, vous avez adressé une plainte au Médiateur européen concernant le refus de la Commission européenne de vous payer rétroactivement une indemnité de secrétariat.

Le 25 juillet 2002, votre plainte a été transmise au Président de la Commission européenne. La Commission a fait parvenir son avis le 28 novembre 2002. Cet avis vous a été transmis le 10 décembre 2002 en vous invitant à formuler vos observations, ce que vous avez fait le 29 janvier 2003.

Le 6 mars 2003, il a été proposé à la Commission européenne de rechercher une solution à l’amiable à votre plainte. Le 23 mai 2003, la Commission m’a fait parvenir sa réponse à ma proposition. Le 2 juin 2003, vous avez informé mes services par téléphone que vous considériez qu’une solution à l’amiable avait été obtenue.

Je vous confirme à présent les résultats de mon enquête.

LA PLAINTE

La plaignante est un ancien agent de la Commission. Elle a été employée sous contrat d’agent auxiliaire du 1er mai 1995 au 30 avril 1998 et sous contrat d’agent temporaire du 15 mai 1998 au 15 mai 2001. Durant la période où elle a été employée en tant qu’agent auxiliaire, la plaignante a reçu une indemnité de secrétariat en vertu de l’article 4 bis de l’annexe VII du Statut des fonctionnaires et de l’article 21 du Régime applicable aux autres agents des Communautés européennes. Au début de son contrat temporaire, la Commission a cessé de lui verser l’indemnité de secrétariat. La plaignante n’a pas remarqué cette omission.

Environ un mois avant la fin de son contrat temporaire, la plaignante a reçu une note officielle l’informant qu’elle aurait dû recevoir l’indemnité de secrétariat durant son contrat temporaire. Cependant, cette indemnité de secrétariat ne lui a en fait été accordée que du 1er janvier 2001 au 15 mai 2001.

En vertu de l’article 90 du Statut des fonctionnaires, la plaignante a fait appel de la décision de ne lui payer son indemnité de secrétariat qu’à partir du 1er janvier 2001 et non pas à compter du début de son contrat temporaire, soit le 15 mai 1998. À la suite de cet appel, la Commission a accepté de verser à la plaignante la moitié de l’indemnité de secrétariat pour la période comprise entre le 15 mai 1998 et le 31 décembre 2000.

Le 17 juin 2002, la plaignante a saisi le Médiateur du refus de la Commission de lui verser l’intégralité de l’indemnité de secrétariat à laquelle elle avait droit pour la période comprise entre le 15 mai 1998 et le 31 décembre 2000. Elle a demandé que la Commission lui paie rétroactivement ce montant.

L'ENQUÊTE

L’avis de la Commission européenne

L’avis de la Commission est résumé ci-après.

Durant la période 1995-2001, les tâches de la plaignante sont restées identiques. L’indemnité de secrétariat lui a été versée pendant la durée de son contrat d'agent auxiliaire (1995-1998) mais non pendant celle de son contrat d'agent temporaire (1998-2000). En avril 2001, sa Direction générale a demandé que cette indemnité lui soit payée et celle-ci lui a été versée pour l’année 2001.

La plaignante est hors délais pour contester la décision qui lui a été clairement notifiée, dans un document qu’elle a signé en mai 1998, de ne pas lui verser l’indemnité de secrétariat à compter de sa prise de fonction comme agent temporaire. En outre, à partir de juin 1998, ses bulletins de rémunération différaient à cet égard du bulletin de rémunération d’avril 1998.

De plus, sa responsabilité personnelle est engagée du fait de sa négligence, puisqu’elle n’a pas dûment pris connaissance du document qui exposait ses droits et qu’elle a signé en mai 1998, ni observé la modification apportée à son bulletin de rémunération, pas plus que la réduction correspondante de son salaire comme eut dû le faire une personne raisonnable et prudente et, de ce fait, la plaignante a contribué au défaut de versement des montants qui lui étaient dus à l’époque.

Cependant, dans la décision qui lui a été adressée le 29 avril 2002 en réponse à sa plainte, elle s’est vu accorder la moitié du montant de l’indemnité au motif que, bien qu’elle eût pu être potentiellement tenue responsable, de par sa négligence, de la perte de ladite indemnité, les services de la Commission avaient également leur part de responsabilité pour avoir omis de lui verser l’indemnité à l’époque.

Les observations de la plaignante

Les observations de la plaignante sont récapitulées ci-après.

Pour le premier contrat de la plaignante, toutes les démarches avaient été correctement accomplies pour qu’elle bénéficie des indemnités qui lui étaient dues. Elle n’avait donc aucune raison de mettre en doute l’exactitude de l’encodage de ses données lorsqu’elle a signé le contrat temporaire. Elle croyait en toute bonne foi que toutes les informations communiquées à la fonctionnaire responsable seraient prises en compte, notamment le fait qu’elle allait effectuer les mêmes tâches qu’auparavant, qu’elle continuerait à travailler dans la même unité et qu’il s’agissait simplement d’un changement de contrat.

LA RECHERCHE D’UNE SOLUTION A L’AMIABLE

Après un examen attentif de l’avis de la Commission et des observations de la plaignante, le Médiateur a estimé que la Commission n’avait pas répondu de façon adéquate aux griefs soulevés par la plaignante. En application de l’article 3, paragraphe 5 de son Statut(1), il a donc écrit au Président de la Commission en vue de rechercher une solution à l’amiable sur la base de l’analyse suivante du différend entre la plaignante et la Commission.

1. La demande du paiement rétroactif d’une indemnité de secrétariat

1.1 La plaignante soutient que la Commission ne lui a pas versé l’intégralité de l’indemnité de secrétariat à laquelle elle avait droit pour la période comprise entre le 15 mai 1998 et le 31 décembre 2000. Elle demande que la Commission lui paie rétroactivement ce montant.

1.2 La Commission reconnaît que les tâches de la plaignante sont demeurées identiques lors du changement de son contrat d’agent auxiliaire en un contrat d’agent temporaire. La Commission déclare que la plaignante est hors délais pour contester la décision de ne pas lui verser l’indemnité de secrétariat pour la période durant laquelle elle a été employée en tant qu’agent temporaire et que, du fait de sa négligence, elle peut potentiellement être tenue responsable de la disparition de ladite indemnité puisqu’elle a signé un document qui confirmait que l’indemnité de secrétariat ne lui serait pas versée. Elle a également reçu des bulletins de rémunération qui ne mentionnaient pas l’indemnité de secrétariat. Toutefois, étant donné que les services de la Commission avaient leur part de responsabilité à cet égard, la Commission a accordé à la plaignante la moitié du montant de cette indemnité.

1.3 Le Médiateur note que la Commission reconnaît que la plaignante avait droit à l’indemnité de secrétariat pendant toute la période concernée et que la Commission n’a pas invoqué une quelconque règle ou un quelconque principe l’empêchant de payer rétroactivement l’intégralité de l’indemnité à laquelle la plaignante avait droit.

1.4 Le Médiateur prend également note de l’argument de la Commission selon lequel la plaignante s’est rendue coupable d’une négligence ayant contribué à la survenue du dommage. Cependant, la Commission n’invoque pas le fait que la plaignante n'a pas exécuté toutes ses tâches d’agent auxiliaire ou temporaire, ou ne s'est pas conformée à ses obligations au titre du Statut des fonctionnaires. D’après les éléments disponibles, il s’avère que c’est la Commission qui a entrepris de changer le statut de la plaignante d’agent auxiliaire en agent temporaire. Enfin, le Médiateur constate que la plaignante n’a pas réclamé d’intérêts. Donc, même si la Commission verse l’intégralité de l’indemnité, comme la plaignante le réclame, celle-ci continuera à souffrir d’une perte financière pour ne pas avoir utilisé antérieurement la possibilité de faire corriger l’erreur de la Commission.

1.5 Dans ces conditions, le Médiateur a conclu, à titre provisoire, que la décision de la Commission de n’accorder que la moitié de l’indemnité à la plaignante pouvait paraître arbitraire et injuste et que la Commission devait dès lors reconsidérer attentivement sa position en tenant compte des circonstances particulières de cette affaire.

La proposition de solution à l’amiable

Le Médiateur européen a suggéré que la Commission prenne des mesures afin d’éviter de paraître arbitraire et injuste en envisageant, dans les circonstances particulières de cette affaire, de payer l’intégralité de l’indemnité de secrétariat pour la période concernée.

La réponse de la Commission

Dans sa réponse à la proposition du Médiateur, la Commission indique qu’elle n’a aucune obligation juridique envers la plaignante, qui n’a pas contesté les décisions dans les délais prescrits. La Commission estime toutefois, au vu des éléments mis en avant par le Médiateur européen, que le cas présente un caractère exceptionnel justifiant l’octroi d’une compensation supplémentaire, à titre gracieux.

Les observations de la plaignante

Le 2 juin 2003, la plaignante a informé les services du Médiateur par téléphone qu’elle considérait qu’une solution à l’amiable avait été obtenue.

LA DÉCISION

1. La demande du paiement rétroactif de l’indemnité de secrétariat

1.1 La plaignante soutient que la Commission ne lui a pas payé l’intégralité du montant de l’indemnité de secrétariat à laquelle elle avait droit. Elle demande que la Commission lui paie rétroactivement ce montant.

1.2 Après un examen attentif de l’avis de la Commission et des observations de la plaignante, le Médiateur a écrit au Président de la Commission en vue de rechercher une solution à l’amiable en application de l’article 3, paragraphe 5, de son Statut.

1.3 En réponse à la proposition du Médiateur, la Commission a indiqué qu’elle n’avait aucune obligation juridique envers la plaignante, qui n’a pas contesté les décisions dans les délais prescrits. La Commission a toutefois estimé, au vu des éléments mis en avant par le Médiateur européen, que le cas présentait un caractère exceptionnel justifiant l’octroi d’une compensation supplémentaire, à titre gracieux.

1.4 La plaignante a informé le Médiateur qu’elle considérait qu’une solution à l’amiable avait été obtenue.

2. Conclusion

Son initiative ayant permis à la Commission européenne et à la plaignante de trouver une solution à l'amiable, le Médiateur classe l'affaire.

Le Président de la Commission européenne sera également informé de cette décision.

Veuillez agréer, Madame, mes salutations distinguées.

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

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(1) « Dans la mesure du possible, le Médiateur recherche avec l'institution ou l'organe concerné une solution de nature à éliminer les cas de mauvaise administration et à donner satisfaction à la plainte. »