Décision du Médiateur européen concernant la plainte 687/2002/MF contre la Commission européenne

Madame,

Le 14 avril 2002, vous avez déposé une plainte auprès du Médiateur européen concernant votre exclusion de l'évaluation des candidatures dans le cadre de l'appel à propositions 1999/C72/14.

Le 16 mai 2002, j'ai transmis la plainte au président de la Commission européenne. La Commission européenne m'a fait parvenir son avis le 5 juillet 2002. Je vous l'ai transmis en vous invitant à formuler des observations, que vous m'avez envoyées le 29 août 2002.

Je vous écris afin de vous informer des résultats des procédures qui ont été réalisées.

LA PLAINTE

Selon la plaignante, les faits pertinents sont les suivants:

Le 12 mars 2002, la plaignante a soumis à la Commission européenne une proposition pour obtenir une bourse "Marie Curie Individual Fellowship" dans le cadre de l'appel à propositions 1999/C 72/14 (ci-après dénommé "l'appel de propositions") pour des actions indirectes de recherche et de développement technologique. La date limite pour la soumission des propositions était le 13 mars 2002.

La plaignante a utilisé la société de courrier "Chronopost" pour faire parvenir sa proposition, qui a été envoyée de Paris le 12 mars 2002. Cette société de courrier lui a garanti la livraison dans les 24 heures pour tout envoi international. Cependant, la proposition de la plaignante a été livrée à la Commission le 14 mars 2002, après la date limite indiquée dans l'appel à propositions.

Le 13 mars 2002, après s'être connectée à Internet afin de suivre la livraison de son envoi, la plaignante a réalisé que son courrier se trouvait encore en France. Elle a immédiatement informé les services de la Commission (l'unité Marie Curie Fellowship) par télécopie que sa proposition serait livrée en retard par la société de courrier "Chronopost". À la demande de la plaignante, la société de courrier lui a envoyé une lettre dans laquelle elle se déclarait responsable du retard dans la livraison et la rembourserait. La plaignante a fait parvenir cette lettre à la Commission, déclarant qu'elle n'était pas responsable du retard du dépôt de sa proposition et demandant à ce que celle-ci soit évaluée.

Lorsqu'elle a téléphoné à la Commission, la plaignante a proposé d'envoyer sa proposition par télécopie à l'unité Marie Curie Fellowship. Il lui a été répondu que l'appel à propositions ne prévoyait pas ce mode de soumission et que les propositions envoyées par télécopie ne pouvaient donc pas être acceptées.

Dans une lettre datée du 15 avril 2002, la plaignante a informé le directeur général de la DG Recherche de ses difficultés pour rédiger la proposition avant la date limite indiquée dans l'appel à propositions et du retard dans la livraison dont elle ne pouvait être tenue responsable. Le 8 mai 2002, les services de la Commission ont informé la plaignante que sa proposition était considérée inéligible car elle avait était déposée après la date limite de soumission indiquée dans l'appel à propositions ("13 mars 2002 à 17h, heure locale de Bruxelles"). Le 13 mai 2002, dans sa réponse à la lettre de la plaignante, le directeur général a confirmé l'inéligibilité de la proposition de la plaignante. Il a déclaré que le non-respect des engagements pris par les sociétés de courrier ne pouvait être pris en compte, d'un point de vue juridique, pour considérer éligibles des soumissions de propositions déposées après la date limite.

Le 14 avril 2002, la plaignante a déposé une plainte auprès du Médiateur européen. Elle y affirmait que la décision de la Commission européenne de l'exclure de l'évaluation des propositions était injustifiée, n'étant pas responsable du retard du dépôt de sa proposition. Elle y alléguait également que le fait que la Commission octroyait un délai de 48 heures supplémentaires pour les soumissions électroniques par rapport aux versions papier était injuste.

La plaignante demande que sa proposition soit considérée éligible.

L'ENQUÊTE

L'avis de la Commission

L'avis de la Commission européenne sur cette plainte a été, en résumé, le suivant:

En ce qui concerne l'allégation de décision injustifiée d'exclure la plaignante de l'évaluation des propositions, la Commission a invoqué qu'afin de garantir la transparence et l'égalité de traitement, toutes les propositions devaient être traitées selon les mêmes règles. Elle a ajouté que dans le Marie Curie Individual Fellowships Guide for Proposers, il était clairement établi que "Les propositions doivent parvenir à la Commission avant la date limite indiquée. Il est donc extrêmement recommandé de soumettre les propositions bien avant cette date limite de dépôt."

Comme cela a déjà été expliqué à la plaignante dans deux lettres datées du 8 et du 13 mai 2002, le non-respect des engagements pris par les sociétés de courrier ne pouvait être pris en compte, d'un point de vue juridique, pour considérer éligibles des soumissions de propositions déposées après la date limite. Cela a été confirmé par le service juridique de la Commission.

En ce qui concerne l'allégation selon laquelle le délai de 48 heures supplémentaires pour les soumissions électroniques est injuste, la Commission a répondu qu'elle n'était pas fondée. Les conditions essentielles pour les soumissions sur papier et électroniques sont les mêmes: la proposition doit être complétée et le dépôt (proposition sur papier ou fichier de validation) fait auprès de la Commission avant la date limite de l'appel à propositions. Pour qu'une soumission électronique soit considérée valable, le dépositaire doit obtenir un certificat numérique, réaliser une procédure de clôture et de validation ainsi qu'envoyer un fichier de validation à la Commission avant l'expiration de la date limite de l'appel à propositions. Le fichier de la proposition non modifié doit être reçu électroniquement dans les 48 heures après la date limite. L'objectif de ce délai de 48 heures est de garantir que le dépôt des propositions les plus volumineuses ne soit pas bloqué par la congestion des serveurs. Aucune méthode ne bénéficie donc de davantage de temps par rapport à l'autre. Les auteurs des propositions sont libres de choisir la méthode de soumission de leur proposition.

La Commission a enfin souligné que, à la lumière de la correspondance de la plaignante, il était clair qu'elle était consciente des différentes options.

Les observations de la plaignante

Le médiateur européen a transmis l'avis de la Commission à la plaignante et l'a invitée à formuler des observations. Dans ses remarques, la plaignante a maintenu sa plainte. Elle a affirmé que l'auteur de la proposition ne devrait pas être tenu pour responsable du non-respect des engagements pris par une société de livraison dans le cadre de l'éligibilité de la proposition. Le fait que la Commission ne considère pas comme éligible des soumissions de propositions livrées après la date limite lorsque des sociétés de livraison sont responsables du retard du dépôt peut mener à des situations discriminatoires. Les auteurs de propositions locaux bénéficient de plus de temps pour leur projet et dépensent moins d'argent par rapports aux autres auteurs qui vivent plus loin et qui doivent utiliser des services de livraison. Les propositions soumises par des auteurs locaux ont donc plus de chance d'être soumises à l'évaluation.

Elle a également réaffirmé qu'il existait une différence de délai entre les deux méthodes de soumission. Pour la soumission électronique, le fichier de la proposition doit arriver dans les 48 heures après la date limite, à savoir le 15 mars à 17 heures. Une telle extension du délai ne s'applique pas aux soumissions sur papier. Les propositions envoyées par courrier peuvent être déposées après la date limite pour des raisons indépendantes de la volonté des auteurs des propositions.

Enfin, elle a déclaré que les auteurs semblaient, uniquement, être libres de choisir la méthode de soumission de leur proposition. En réalité, la soumission électronique de la proposition exige que l'auteur de celle-ci dispose de ressources techniques, comme un logiciel spécial ("ProTool") qui doit être téléchargé. La procédure de clôture et de validation pour obtenir le certificat numérique exige le respect d'autres règles. Toute cette procédure doit être suivie non seulement par l'auteur de la proposition mais également par le directeur du projet.

LA DÉCISION

1 Décision prétendument injustifiée de la Commission d'exclure la plaignante de l'évaluation des propositions

1.1 La plaignante affirme que la décision de la Commission de l'exclure de l'évaluation des propositions n'est pas justifiée étant donné qu'elle n'était pas responsable du dépôt tardif de sa proposition.

1.2 La Commission a fait valoir que pour garantir la transparence et l'égalité de traitement, toutes les propositions devaient être traitées selon les mêmes règles. Le non-respect des engagements pris par des sociétés de courrier ne pouvait être pris en compte, d'un point de vue juridique, pour considérer éligibles des soumissions de propositions déposées après la date limite.

1.3 Le Médiateur souligne que dans l'appel à propositions, il est recommandé aux auteurs des propositions de les soumettre bien avant la date limite de soumission. Il est également établi que toutes les propositions arrivant après cette date limite ne seront pas évaluées. Dans le cas présent, les preuves à la disposition du Médiateur démontrent que la plaignante a envoyé sa proposition le 12 mars 2002 à la Commission. Elle a cependant été livrée le 14 mars 2002 à cause d'un problème important de livraison imputable au service de courrier.

1.4 Le Médiateur considère que l'appel à propositions a dûment informé les auteurs des propositions des exigences et des conditions à satisfaire pour l'évaluation de leur proposition. La Commission a recommandé aux auteurs des propositions de les soumettre bien avant la date limite. En refusant d'accepter le non-respect des engagements pris par une société de livraison pour considérer éligibles des soumissions de propositions déposées après la date limite, la Commission s'est assuré que toutes les propositions étaient traitées selon les mêmes règles, conformément aux principes de transparence et d'égalité de traitement.

1.5 Concernant cet aspect de la plainte, l'enquête du Médiateur n'a révélé aucun cas mauvaise administration dans le chef de la Commission.

2 Allégation portant sur le caractère prétendument injuste du délai de 48 heures supplémentaires octroyé par la Commission aux soumissions électroniques

2.1 La plaignante affirme que le fait que la Commission ait fourni un délai de 48 heures supplémentaires aux soumissions électroniques par rapport aux soumissions sur papier par courrier était injuste. La plaignante n'a pas utilisé cette procédure.

2.2 La Commission a affirmé que cette allégation n'était pas fondée. L'objectif de ce délai de 48 heures supplémentaires est de garantir que le dépôt de fichiers de proposition très volumineux ne soit pas bloqué par la congestion des serveurs.

2.3 Le Médiateur souligne qu'il est établi dans l'appel à propositions que, en ce qui concerne les dates limites des soumissions électroniques, "le fichier de validation doit arriver à la Commission avant la date limite indiquée et le fichier de la proposition électronique doit arriver dans les 48 heures après la date limite". Dans son avis relatif à la plainte, la Commission a ajouté que le fichier de proposition électronique ne pouvait pas être modifié et que ce délai de 48 heures avait pour objectif de garantir que le dépôt de fichiers de proposition volumineux ne soit pas bloqué par la congestion des serveurs. Le Médiateur considère que les conditions des soumissions électroniques avec ce délai de 48 heures semblent être raisonnables et dans les limites du pouvoir de discrétion de l'institution.

2.4 À la lumière de ce qui précède, le Médiateur considère qu'il ne semble y avoir aucune mauvaise administration de la part de la Commission concernant cet aspect de la plainte.

3 Ayant conclu à l'absence de mauvaise administration dans les sections 1 et 2 de cette décision, le Médiateur ne considère pas nécessaire d'enquêter d'avantage au sujet de la demande formulée par la plaignante.

4 Conclusion

Son enquête l'amenant à conclure qu'il n'y a pas eu mauvaise administration de la part de la Commission européenne, le Médiateur classe l'affaire.

Le Président de la Commission européenne sera informé de la présente décision.

 

Jacob SÖDERMAN