Entscheidung des Europäischen Bürgerbeauftragten zur Beschwerde 1459/2005/GG gegen das Europäische Amt für Personalauswahl

Straßburg, den 17. Januar 2006

Sehr geehrter Herr X.,

am 12. März 2005 reichten Sie beim Europäischen Bürgerbeauftragten eine Beschwerde gegen das Europäische Amt für Personalauswahl („EPSO“) ein. Diese Beschwerde, die am 6. April 2005 bei mir einging, betraf die Behandlung bestimmter Anträge, die Sie im Zusammenhang mit ihrer Teilnahme an dem allgemeinen Auswahlverfahren EPSO/A/2/03 an EPSO gerichtet hatten.

Am 28. April 2005 leitete ich die Beschwerde an den Direktor von EPSO weiter.

Am 9. Juni 2005 teilten Sie meinem Büro telefonisch mit, dass Sie eine vertrauliche Behandlung Ihrer Beschwerde wünschen. Ich übermittelte EPSO die entsprechende Information in einem am 10. Juni 2005 abgeschickten Schreiben.

EPSO sandte seine Stellungnahme am 18. Juli 2005. Ich leitete diese am 19. Juli 2005 an Sie weiter und bot Ihnen an, Anmerkungen zu machen, die Sie am 28. August 2005 übermittelten.

Am 13. September 2005 ersuchte ich EPSO um weitere Auskünfte zu Ihrem Fall. EPSO übermittelte seine Antwort am 19. Oktober 2005. Ich leitete diese am 24. Oktober 2005 an Sie weiter und bat Sie, mir bis zum 30. November 2005 Ihre Anmerkungen mitzuteilen, falls Sie dies wünschen sollten. Bis zu diesem Termin gingen keine Anmerkungen von Ihnen ein.

Mit diesem Schreiben möchte ich Ihnen die Ergebnisse der durchgeführten Untersuchungen mitteilen.

DIE BESCHWERDE

Der Sachverhalt stellt sich nach Schilderung des Beschwerdeführers zusammengefasst wie folgt dar:

Der Beschwerdeführer beteiligte sich am allgemeinen Auswahlverfahren EPSO/A/2/03, das vom Europäischen Amt für Personalauswahl („EPSO“) zur Bildung einer Einstellungsreserve von Verwaltungsreferendaren tschechischer Staatsangehörigkeit durchgeführt wurde. Am 5. Mai 2004 wurden ihm die Ergebnisse der schriftlichen Prüfung mitgeteilt. Demnach erzielte der Beschwerdeführer bei Test e) nur 6 von 10 Punkten, während 8 Punkte für das Bestehen dieses Tests erforderlich waren. Gegenstand von Test e) war das Verfassen eines kurzen Vermerks in der Muttersprache des Bewerbers (im vorliegenden Falle Tschechisch).

Der Beschwerdeführer ist der Ansicht, dass er seine eigene Muttersprache perfekt beherrscht. Es sei nicht logisch schlüssig, dass er einen Test in seiner Muttersprache nicht bestanden haben soll, während er in einem vergleichbaren Test in Deutsch gute Ergebnisse erzielt habe.

Am 11. Mai 2004 wandte sich der Beschwerdeführer daher per Einschreiben und per E-Mail an EPSO und bat um eine Überprüfung der Ergebnisse von Test e). Außerdem ersuchte er um eine Kopie seiner Prüfungsarbeit zusammen mit dem Gutachten der Prüfer.

Da er keine Antwort erhielt, erneuerte der Beschwerdeführer am 24. Mai 2004 seine Ersuchen per E-Mail. Nach mehreren Telefongesprächen mit EPSO-Mitarbeitern wiederholte er seine Ersuchen am 16. Juni 2004 per E-Mail.

Der Beschwerdeführer trug vor, dass EPSO seinen wiederholten schriftlichen und mündlichen Eingaben keine Beachtung geschenkt und keines seiner Schreiben bzw. keine seiner E-Mails beantwortet habe. Bei einem Telefongespräch im September 2004 sei ihm mitgeteilt worden, dass man sich um seine Ersuchen später kümmern werde, da EPSO momentan mit den mündlichen Prüfungen beschäftigt sei. Der Beschwerdeführer schlussfolgerte daraus, dass ihm absichtlich falsche Informationen gegeben worden seien, um ihm die erneute Überprüfung seines Tests vorzuenthalten.

In seiner Beschwerde an den Bürgerbeauftragten erhob der Beschwerdeführer folgende Vorwürfe: (a) Machtmissbrauch, (b) Nichtbeachtung seiner Schreiben und E‑Mails vom 11. Mai 2004, 24. Mai 2004 und 16. Juni 2004, (c) Verweigerung von Informationen und interne Verwaltungsunzulänglichkeiten innerhalb von EPSO und (d) eine unnötige Verzögerung der Behandlung seiner Beschwerde.

Der Beschwerdeführer forderte (1) volle Einsicht in seine Testunterlagen, insbesondere hinsichtlich Test e) und (2) eine Überprüfung von Test e).

DIE UNTERSUCHUNG

Die Vorgehensweise des Bürgerbeauftragten

Der Bürgerbeauftragte hielt das Vorbringen des Beschwerdeführers und seine zweite Forderung für zulässig. Was die erste Forderung anbetraf, so wurden die angemessenen vorherigen Schritte, die gemäß Artikel 2 Absatz 4 des Statuts des Europäischen Bürgerbeauftragten erforderlich sind, offenbar nur in Bezug auf die Prüfungsarbeit des Beschwerdeführers zu Test e) und die Unterlagen zu deren Bewertung unternommen. Die erste Forderung war daher unzulässig, soweit sie den Zugang zu anderen Dokumenten betraf. EPSO und der Beschwerdeführer wurden entsprechend informiert.

Die Stellungnahme von EPSO

In seiner Stellungnahme führte EPSO Folgendes aus:

Die schriftlichen Prüfungen des allgemeinen Auswahlverfahrens EPSO/A/2/03 hätten alle am selben Tag stattgefunden. Test d) habe aus einer Prüfung zu einem vom Bewerber gewählten Thema bestanden, wobei er in seiner zweiten oder dritten Sprache antworten konnte. Ziel sei es gewesen, die Kenntnisse des Bewerbers, seine Fähigkeit, einen Sachverhalt zu verstehen, zu analysieren und zusammenzufassen sowie seinen schriftlichen Ausdruck zu beurteilen. Die Höchstpunktzahl bei diesem Test habe 40 und die erforderliche Mindestpunktzahl 20 betragen. Test e) habe aus dem Verfassen eines kurzen Vermerks in der Hauptsprache des Bewerbers bestanden, in dem die in Test d) dargelegten Argumente und Schlussfolgerungen auszuführen waren. Mit dieser Prüfung sollte anhand der Qualität des Ausdrucks und der Darstellung beurteilt werden, inwieweit der Bewerber seine Hauptsprache beherrscht. Diese Prüfung sei mit 0 bis 10 Punkten bewertet worden, wobei die erforderliche Mindestpunktzahl 8 betragen habe.

Da der Beschwerdeführer in Test e) lediglich 6 Punkte erzielt habe, sei ihm mitgeteilt worden, dass er zur mündlichen Prüfung nicht eingeladen werden könne.

Mit E-Mail vom 11. Mai 2004 habe der Beschwerdeführer um eine Überprüfung dieser Entscheidung gebeten.

Mit Schreiben vom 25. Juni 2004 habe ihm EPSO mitgeteilt, dass der Prüfungsausschuss seinen schriftlichen Test e) überprüft und danach die ursprüngliche Entscheidung bestätigt habe, ihm lediglich 6 von 10 Punkten zu geben. Zusammen mit diesem Schreiben habe der Beschwerdeführer eine Kopie seiner Prüfungsarbeit und des entsprechenden Bewertungsbogens des Prüfungsausschusses erhalten. Gemäß dieser Bewertung sei die Punktzahl deshalb so niedrig gewesen, weil der Satzbau schlecht war und der Bewerber die Hauptsprache nicht beherrschte.

Wie aus dem Bewertungsbogen hervorgehe, sei der Prüfungsausschuss der Ansicht gewesen, dass die fragliche Prüfungsarbeit nicht das erforderliche Niveau hatte, der Satzbau schlecht war (beispielsweise unvollständige Sätze, systematische Syntaxfehler und falsche Zeichensetzung sowie zahlreiche Rechtschreibfehler) und der Bewerber die Hauptsprache nicht beherrschte.

Nur der Prüfungsausschuss könne die Leistungen der Bewerber beurteilen und diese Aufgabe falle allein in seine Zuständigkeit.

Die Schreiben bzw. E-Mails des Beschwerdeführers vom 11. Mai, 24. Mai und 16. Juni 2004 seien bei EPSO registriert und an die entsprechenden Sachbearbeiter weitergeleitet worden. Eine Antwort sei am 25. Juni 2004 abgesandt worden. EPSO bedauere, dass dem Beschwerdeführer zu gegebener Zeit, d. h. beim Eingang der ersten E-Mail, kein vorläufiges Schreiben bzw. keine Empfangsbestätigung zugegangen sei. Dieses durchaus bedauerliche Versäumnis sei wohl auf den außergewöhnlichen Arbeitsanfall in dem betreffenden Zeitraum zurückzuführen.

Zur Behauptung des Beschwerdeführers, in einem Telefongespräch mit einer Mitarbeiterin von EPSO seien ihm falsche Informationen erteilt worden, sei zu sagen, dass EPSO immer sorgfältige Informationen in dem Sinn erteile, dass diese den Angaben entsprechen, über die die jeweilige Dienststelle verfügt.

Für den Fall, dass der Beschwerdeführer das Schreiben vom 25. Juni 2004 nicht erhalten haben sollte, fügte EPSO seiner Stellungnahme eine Kopie dieses Schreibens bei.

Die Anmerkungen des Beschwerdeführers

In seinen Anmerkungen wies der Beschwerdeführer darauf hin, dass die Behauptung von EPSO, es habe am 25. Juni 2004 ein Antwortschreiben gesendet, entscheidend sei für alle seine Beschwerdepunkte. Dieses Schreiben habe er nie erhalten. Er betrachte es als sehr unwahrscheinlich, dass es im Postlauf verloren gegangen sein sollte. EPSO solle daher glaubhaft machen, dass dieses Schreiben vor mehr als einem Jahr an ihn gerichtet wurde.

Der Beschwerdeführer legte des Weiteren dar, dass die Begründung für die Prüfungsentscheidung aus seiner Sicht nicht hinreichend sei, da der Prüfungsausschuss lediglich bestimmte Kästchen auf dem Bewertungsbogen angekreuzt habe, die Prüfungsarbeit selbst jedoch keinerlei Korrekturen oder Korrekturzeichen aufweise.

Der Beschwerdeführer ersuchte den Bürgerbeauftragten, von EPSO eine zusätzliche Stellungnahme zu diesem Vorgang abzufordern, zusammen mit dem Beleg zur Glaubhaftmachung der Aussage, dass das vom 25. Juni 2004 datierte Schreiben zu diesem Zeitpunkt auch tatsächlich abgeschickt wurde. Außerdem bat er um eine erneute Überprüfung seiner Prüfungsarbeit zu Test e) durch ein autorisiertes und qualifiziertes Gremium.

Weitere Untersuchungen

Nach sorgfältiger Prüfung der Stellungnahme von EPSO und der Anmerkungen des Beschwerdeführers ergab sich, dass weitere Untersuchungen erforderlich waren.

Ersuchen um weitere Auskünfte

Am 13. September 2005 ersuchte der Bürgerbeauftragte daher EPSO, einen Nachweis dafür zu liefern, dass das (nicht unterzeichnete) Schreiben in der Anlage zu seiner Stellungnahme dem Beschwerdeführer am 25. Juni 2004 übermittelt wurde.

Die Antwort von EPSO

In seiner Antwort teilte EPSO dem Bürgerbeauftragten mit, es könne leider keinen Nachweis dafür liefern, dass das betreffende Schreiben vom 25. Juni 2004, das in der von EPSO verwendeten Datenbank für die Erfassung des Schriftverkehrs (Adonis) registriert worden sei, an diesem Tag abgeschickt wurde. Die Akte enthalte weder einen Rückschein noch eine Kopie eines Nachweises über die Einlieferung als Einschreiben. Außerdem verfüge EPSO nicht über eine vom Unterzeichner unterzeichnete bzw. mit einem Sichtvermerk versehene Ausfertigung des Schreibens. EPSO bedauere, keine befriedigendere Antwort geben zu können, und bitte den Bürgerbeauftragten, dies entschuldigen zu wollen. Nach Auffassung von EPSO handele es sich im vorliegenden Fall um ein bedauerliches Versäumnis, das auf eine mit der starken Arbeitsbelastung während dieser Zeit zusammenhängende Unachtsamkeit zurückzuführen sei.

Die Anmerkungen des Beschwerdeführers

Die Antwort von EPSO wurde an den Beschwerdeführer weitergeleitet und ihm wurde angeboten, bis spätestens 30. November 2005 Anmerkungen zu übermitteln, falls er dies wünschen sollte. Bis zu diesem Termin gingen keine Anmerkungen von seiner Seite ein.

DIE ENTSCHEIDUNG

1 Einleitende Bemerkungen

1.1 Der Beschwerdeführer, ein tschechischer Staatsangehöriger, beteiligte sich am allgemeinen Auswahlverfahren EPSO/A/2/03, das vom Europäischen Amt für Personalauswahl („EPSO“) zur Bildung einer Einstellungsreserve von Verwaltungsreferendaren tschechischer Staatsangehörigkeit durchgeführt wurde. Am 5. Mai 2004 wurden ihm die Ergebnisse der schriftlichen Prüfung mitgeteilt, das heißt von Test d) und Test e). Test d) bestand aus einer Prüfung zu einem vom Bewerber gewählten Thema, wobei er in seiner zweiten oder dritten Sprache antworten konnte. Ziel war es, die Kenntnisse des Bewerbers, seine Fähigkeit, einen Sachverhalt zu verstehen, zu analysieren und zusammenzufassen sowie seinen schriftlichen Ausdruck zu beurteilen. Die Höchstpunktzahl bei diesem Test betrug 40 und die erforderliche Mindestpunktzahl 20. Test e) bestand aus dem Verfassen eines kurzen Vermerks in der Hauptsprache des Bewerbers, in dem die in Test d) dargelegten Argumente und Schlussfolgerungen auszuführen waren. Wie aus der Auskunft von EPSO vom 5. Mai 2004 hervorging, erreichte der Beschwerdeführer in Test e) nur 6 von 10 möglichen Punkten, wohingegen mindestens 8 Punkte erforderlich waren, um diesen Test zu bestehen.

Am 11. Mai 2004 wandte sich der Beschwerdeführer per Einschreiben und per E-Mail an EPSO und bat um eine Überprüfung der Ergebnisse von Test e). Außerdem ersuchte er um eine Kopie seiner Prüfungsarbeit zusammen mit dem Gutachten der Prüfer.

Da er keine Antwort erhielt, erneuerte der Beschwerdeführer am 24. Mai 2004 seine Ersuchen per E-Mail. Nach mehreren Telefongesprächen mit EPSO-Mitarbeitern wiederholte er seine Ersuchen am 16. Juni 2004 per E-Mail.

1.2 In seiner im März 2005 beim Bürgerbeauftragten eingereichten Beschwerde vertrat der Beschwerdeführer die Auffassung, dass EPSO seinen wiederholten schriftlichen und mündlichen Eingaben keine Beachtung geschenkt und keines seiner Schreiben bzw. keine seiner E-Mails beantwortet habe. Bei einem Telefongespräch im September 2004 sei ihm mitgeteilt worden, das man sich um seine Ersuchen später kümmern werde, da EPSO momentan mit den mündlichen Prüfungen beschäftigt sei. Der Beschwerdeführer schlussfolgerte daraus, dass ihm absichtlich falsche Informationen gegeben worden seien, um ihm die erneute Überprüfung seines Tests vorzuenthalten.

In seiner Beschwerde an den Bürgerbeauftragten erhob der Beschwerdeführer folgende Vorwürfe: (a) Machtmissbrauch, (b) Nichtbeachtung seiner Schreiben und E-Mails vom 11. Mai 2004, 24. Mai 2004 und 16. Juni 2004, (c) Verweigerung von Informationen und interne Verwaltungsunzulänglichkeiten innerhalb von EPSO und (d) eine unnötige Verzögerung der Behandlung seiner Beschwerde.

Der Beschwerdeführer forderte (1) volle Einsicht in seine Testunterlagen, insbesondere hinsichtlich Test e) und (2) eine Überprüfung von Test e).

1.3 Der Bürgerbeauftragte hielt das Vorbringen des Beschwerdeführers und seine zweite Forderung für zulässig. Was die erste Forderung anbetraf, so wurden die angemessenen vorherigen Schritte, die gemäß Artikel 2 Absatz 4 des Statuts des Europäischen Bürgerbeauftragten(1) erforderlich sind, offenbar nur in Bezug auf die Prüfungsarbeit des Beschwerdeführers zu Test e) und die Unterlagen zu deren Bewertung unternommen. Die erste Forderung war daher unzulässig, soweit sie den Zugang zu anderen Dokumenten betraf. EPSO und der Beschwerdeführer wurden entsprechend informiert.

2 Vorwurf des Machtmissbrauchs

2.1 Der Beschwerdeführer machte geltend, dass EPSO einen Machtmissbrauch begangen habe.

2.2 In seiner Stellungnahme ging EPSO nicht ausdrücklich auf diesen Vorwurf ein. Aus der Stellungnahme geht jedoch hervor, dass EPSO der Meinung ist, es habe keinen Missstand in der Verwaltungstätigkeit gegeben.

2.3 Der Bürgerbeauftragte merkt an, dass der Beschwerdeführer nicht näher erläutert hat, welche Handlung von EPSO er für einen Machtmissbrauch hält. In Ermangelung weiterer Informationen geht der Bürgerbeauftragte daher davon aus, dass sich der Beschwerdeführer dabei auf die Auskunft bezieht, die er angeblich bei einem Telefongespräch im September 2004 erhalten hat und die besagte, man würde sich um seine Ersuchen später kümmern, da EPSO momentan mit den mündlichen Prüfungen beschäftigt sei. Der Beschwerdeführer schlussfolgerte daraus, dass ihm absichtlich falsche Informationen gegeben worden seien, um ihm die erneute Überprüfung seines Tests vorzuenthalten.

2.4 Nach der ständigen Rechtsprechung der Gemeinschaftsgerichte ist eine Rechtshandlung nur dann ermessensmissbräuchlich, wenn aufgrund objektiver, schlüssiger und übereinstimmender Indizien anzunehmen ist, dass sie ausschließlich oder zumindest vorwiegend zu anderen als den vom beklagten Gemeinschaftsorgan angegebenen Zwecken oder mit dem Ziel erlassen worden ist, ein Verfahren zu umgehen, das der Vertrag speziell vorsieht (siehe beispielsweise verbundene Rechtssachen T-332/00 und T-350/00 Rica Foods und Free Trade Food gegen K ommission, Slg. 2002, II-4755, Randnr. 200).

2.5 Der Bürgerbeauftragte ist der Auffassung, dass der Beschwerdeführer im vorliegenden Fall keine solchen objektiven, schlüssigen und übereinstimmenden Indizien vorgelegt hat. Insbesondere was die ihm telefonisch mitgeteilte Information betrifft, gibt es keine Anhaltspunkte dafür, dass ihm damit die Möglichkeit einer erneuten Überprüfung seines Tests verweigert werden sollte.

2.6 In Anbetracht dessen ist der Bürgerbeauftragte der Meinung, dass der Beschwerdeführer seinen ersten Vorwurf nicht nachgewiesen hat. Es ist jedoch darauf hinzuweisen, dass sich die in diesem Punkt getroffene Feststellung des Bürgerbeauftragten einzig und allein auf den Vorwurf des Machtmissbrauchs bezieht und dass die in dem Telefongespräch erteilten Informationen nochmals unter Punkt 4 untersucht werden, d. h. im Zusammenhang mit dem vom Beschwerdeführer erhobenen Vorwurf interner Verwaltungsunzulänglichkeiten innerhalb von EPSO.

3 Vorwurf der Nichtbeachtung der Schreiben und E-Mails des Beschwerdeführers

3.1 Der Beschwerdeführer machte geltend, dass EPSO seinen Schreiben und E‑Mails vom 11. Mai 2004, 24. Mai 2004 und 16. Juni 2004 keine Beachtung geschenkt habe.

3.2 In seiner Stellungnahme führte EPSO aus, dass es dem Beschwerdeführer mit Schreiben vom 25. Juni 2004 geantwortet habe. Darin sei ihm mitgeteilt worden, dass der Prüfungsausschuss seinen schriftlichen Test e) überprüft und danach die ursprüngliche Entscheidung bestätigt habe, ihm lediglich 6 von 10 Punkten zu geben. Zusammen mit diesem Schreiben habe der Beschwerdeführer eine Kopie seiner Prüfungsarbeit und des entsprechenden Bewertungsbogens des Prüfungsausschusses erhalten. Wie aus dem Bewertungsbogen hervorgehe, sei der Prüfungsausschuss der Ansicht gewesen, dass die fragliche Prüfungsarbeit nicht das erforderliche Niveau hatte, der Satzbau schlecht war (beispielsweise unvollständige Sätze, systematische Syntaxfehler und falsche Zeichensetzung sowie zahlreiche Rechtschreibfehler) und der Bewerber die Hauptsprache nicht beherrschte. EPSO betonte, dass nur der Prüfungsausschuss die Leistungen der Bewerber beurteilen könne und diese Aufgabe allein in seine Zuständigkeit falle.

3.3 In seinen Anmerkungen erklärte der Beschwerdeführer, dass er das vom 25. Juni 2004 datierte Schreiben von EPSO nie erhalten habe. Wie der Bürgerbeauftragte allerdings feststellt, geht aus der Kopie des Schreibens vom 25. Juni 2004, die ihm von EPSO vorgelegt wurde, hervor, dass sich EPSO (oder der Prüfungsausschuss) tatsächlich mit den vom Beschwerdeführer in seinen Schreiben und E-Mails vorgetragenen Ersuchen befasst hat. Die Tatsache, dass das Schreiben vom 25. Juni 2004 beim Beschwerdeführer möglicherweise nicht angekommen ist oder niemals abgeschickt wurde, hat keinen Einfluss auf diese Schlussfolgerung. Dieser Aspekt des Falles wird separat behandelt (siehe Punkt 4).

3.4 In seinen Anmerkungen brachte der Beschwerdeführer des Weiteren vor, dass die Begründung für die Prüfungsentscheidung aus seiner Sicht nicht hinreichend sei, da der Prüfungsausschuss lediglich bestimmte Kästchen auf dem Bewertungsbogen angekreuzt habe, die Prüfungsarbeit selbst jedoch keinerlei Korrekturen oder Korrekturzeichen aufweise. Er ersuchte daher den Bürgerbeauftragten um eine erneute Überprüfung seiner Prüfungsarbeit zu Test e) durch ein autorisiertes und qualifiziertes Gremium.

3.5 Nach der ständigen Rechtsprechung der Gemeinschaftsgerichte verfügt der Prüfungsausschuss bei der Bewertung von Prüfungsergebnissen in Auswahlverfahren über ein weites Ermessen. Ob seine Werteurteile wohlbegründet sind, kann von den Gemeinschaftsgerichten nur in solchen Fällen geprüft werden, in denen eine klare Verletzung seiner Verfahrensregeln vorliegt (Rechtssache 195/80 Michel gegen Parlament, Slg. 1981, 2861, Randnrn. 24 und 25; Rechtssache T-115/89 González Hoguera gegen Parlament, Slg. 1990, II-831 und Rechtssache T-55/91 Fascilla gegen Parlament Slg. 1992, II-1757), ein offensichtlicher Fehler oder Ermessensmissbrauch begangen wurde oder der Ausschuss seine Ermessensgrenzen offensichtlich überschritten hat (Rechtssache 30/86 Kolivas gegen K ommission, Slg. 1987, 2643, Randnr. 11).

3.6 Der Bürgerbeauftragte merkt an, dass der Beschwerdeführer in seiner Beschwerde vorbrachte, es könne davon ausgegangen werden, dass er seine eigene Muttersprache perfekt beherrscht, und es sei nicht logisch schlüssig, dass er einen Test in seiner Muttersprache nicht bestanden haben soll, während er in einem vergleichbaren Test in Deutsch gute Ergebnisse erzielt habe. Diese Argumente sind jedoch nicht ausreichend, um dem Prüfungsausschuss im vorliegenden Fall einen offensichtlichen Fehler bei der Bewertung des Tests nachzuweisen.

3.7 Wie der Bürgerbeauftragte ferner feststellt, hat der Beschwerdeführer nach Erhalt der Stellungnahme von EPSO, der auch eine Kopie seiner Prüfungsarbeit und des entsprechenden Bewertungsbogens des Prüfungsausschusses beigefügt war, keine spezifischen Anmerkungen gemacht, um eine offensichtliche Fehlerhaftigkeit des vom Ausschuss vertretenen Standpunktes nachzuweisen, dass die fragliche Prüfungsarbeit nicht das erforderliche Niveau hatte, der Satzbau schlecht war (beispielsweise unvollständige Sätze, systematische Syntaxfehler und falsche Zeichensetzung sowie zahlreiche Rechtschreibfehler) und der Bewerber die Hauptsprache nicht beherrschte. Es trifft zu, dass sich der Ausschuss auf das Ankreuzen von Kästchen beschränkte, anstatt eine individuelle und ausführliche Bewertung der Prüfungsarbeit zu erstellen. Hierbei sollte jedoch berücksichtigt werden, dass es bei dem betreffenden Vorwurf nicht darum ging, ob EPSO seine Entscheidung hinreichend begründet hat, sondern vielmehr um die Frage der Nichtbeachtung der vom Beschwerdeführer in seinen Schreiben und E-Mails vom 11. Mai 2004, 24. Mai 2004 und 16. Juni 2004 vorgebrachten Ersuchen um eine Überprüfung der ursprünglichen Entscheidung zur Prüfungsarbeit und um Dokumentenzugang. Nach Ansicht des Bürgerbeauftragten geht – wie bereits erwähnt (siehe Punkt 3.3) – aus dem Schreiben vom 25. Juni 2004 eindeutig hervor, dass sich EPSO tatsächlich mit diesen Ersuchen befasst hat.

3.8 In seinen Anmerkungen bat der Beschwerdeführer um eine erneute Überprüfung seiner Prüfungsarbeit zu Test e) durch ein autorisiertes und qualifiziertes Gremium. Hierbei ist anzumerken, dass die Aufgabe des Bürgerbeauftragten in der Untersuchung möglicher Missstände in der Verwaltungstätigkeit besteht. Da der Beschwerdeführer keine spezifischen Argumente vorgebracht hat, die darauf schließen lassen, dass der Prüfungsausschuss bei der Bewertung seines Tests e) einen offensichtlichen Fehler begangen hat, wurde die Notwendigkeit einer weiteren Überprüfung dieses Tests nach Ansicht des Bürgerbeauftragten nicht nachgewiesen.

3.9 In Anbetracht dessen ist der Bürgerbeauftragte der Meinung, dass der Beschwerdeführer keinen Nachweis für einen Missstand in der Verwaltungstätigkeit erbracht hat, was seinen zweiten Vorwurf und seine zweite Forderung betrifft.

4 Vorwurf der Verweigerung von Informationen, interner Verwaltungsunzulänglichkeiten und unnötiger Verzögerungen

4.1 Der Beschwerdeführer machte geltend, dass ihm Informationen verweigert worden seien, dass es interne Verwaltungsunzulänglichkeiten innerhalb von EPSO gegeben habe und dass es zu einer unnötigen Verzögerung gekommen sei. In Anbetracht des Zusammenhangs zwischen diesen Punkten hält es der Bürgerbeauftragte für angebracht, diese Vorwürfe auch zusammen zu behandeln.

4.2 In seiner Stellungnahme betonte EPSO, dass es auf die Ersuchen des Beschwerdeführers mit Schreiben vom 25. Juni 2004 geantwortet habe. Es bedauere, dass dem Beschwerdeführer zu gegebener Zeit, d. h. beim Empfang der ersten E-Mail, kein vorläufiges Schreiben bzw. keine Empfangsbestätigung zugegangen sei. Dieses durchaus bedauerliche Versäumnis sei wohl auf den außergewöhnlichen Arbeitsanfall in dem betreffenden Zeitraum zurückzuführen. Zur Behauptung des Beschwerdeführers, in einem Telefongespräch mit einer Mitarbeiterin des EPSO seien ihm falsche Informationen erteilt worden, erklärte EPSO, es erteile immer sorgfältige Informationen in dem Sinn, dass diese den Angaben entsprechen, über die die jeweilige Dienststelle verfügt.

4.3 Es entspricht einer guten Verwaltungspraxis, Schreiben und Anfragen von Teilnehmern an Auswahlverfahren ordnungsgemäß und rasch zu bearbeiten. Im vorliegenden Fall stellt der Bürgerbeauftragte fest, dass EPSO beabsichtigte, die Schreiben und E-Mails des Beschwerdeführers vom 11. Mai 2004, 24. Mai 2004 und 16. Juni 2004 mit seinem Schreiben vom 25. Juni 2004 zu beantworten. Da in diesem Schreiben die vom Beschwerdeführer aufgeworfenen Punkte angesprochen wurden und dieses Schreiben nützliche dokumentarische Nachweise für die Bewertung des entsprechenden Tests enthielt, spricht nach Ansicht des Bürgerbeauftragten nichts dafür, dass EPSO Informationen verweigert hat. Im Hinblick auf die für dieses Antwortschreiben benötigte Zeit ist zu sagen, dass entsprechend den Erfordernissen einer guten Verwaltungspraxis eine Antwort innerhalb eines angemessenen Zeitraums zu übermitteln ist. Nach Ansicht des Bürgerbeauftragten ist es zweifelhaft, ob mehr als sechs Wochen im Zusammenhang mit einem Auswahlverfahren als angemessen angesehen werden können, selbst unter Berücksichtigung des offenbar außergewöhnlichen Arbeitsanfalls bei EPSO zum betreffenden Zeitpunkt. Da jedoch EPSO sein Bedauern über diese Verzögerung zum Ausdruck gebracht hat, hält der Bürgerbeauftragte weitere Untersuchungen zu diesem Aspekt des Falles nicht für erforderlich.

4.4 Die vorstehenden Überlegungen beruhen auf der Annahme, dass das Schreiben von EPSO vom 25. Juni 2004 auch wirklich an diesem Tag abgeschickt wurde. Nach Ansicht des Bürgerbeauftragten weist die von EPSO vorgelegte Kopie des Schreibens tatsächlich darauf hin, dass EPSO die Schreiben und E‑Mails des Beschwerdeführers am 25. Juni 2004 beantworten wollte. Es ist darauf hinzuweisen, dass das Dokument (im Manuskript) das Datum „25/06/2004“ sowie einen Vermerk trägt, der offenbar bestätigt, dass das Schreiben an diesem Tag in der von EPSO verwendeten Datenbank für die Erfassung des Schriftverkehrs (Adonis) registriert wurde, wie EPSO in seiner Antwort auf das Ersuchen des Bürgerbeauftragten um weitere Auskünfte erklärte.

4.5 Der Bürgerbeauftragte weist jedoch auch darauf hin, dass EPSO keinen Nachweis dafür vorlegen konnte, dass dieses Schreiben tatsächlich abgeschickt oder zumindest von der als Verfasser genannten Person unterzeichnet oder abgezeichnet wurde. Unter diesen Umständen ist nicht auszuschließen, dass das Schreiben versehentlich nicht an den Beschwerdeführer abgeschickt wurde. Obwohl sich nicht nachweisen lässt, dass dieses Schreiben am 25. Juni 2004 nicht abgesandt wurde, stellt der Bürgerbeauftragte fest, dass diese Frage allein deshalb nicht geklärt werden konnte, weil es in den Akten von EPSO keine greifbaren Anhaltspunkte für die tatsächliche Versendung des Schreibens gibt. Nach Ansicht des Bürgerbeauftragten gehört es jedoch zu einer guten Verwaltungspraxis, die abgehende Post ordnungsgemäß zu registrieren. Das bedeutet, dass zumindest eine Kopie des vom Absender unterzeichneten oder abgezeichneten Schreibens zu den Akten genommen werden sollte.

4.6 Der Bürgerbeauftragte ist daher der Meinung, dass die Bearbeitung der Schreiben und E-Mails des Beschwerdeführers interne Verwaltungsunzulänglichkeiten erkennen lässt.

4.7 Bezüglich der Auskunft, die dem Beschwerdeführer nach dessen Aussage bei einem Telefongespräch im September 2004 gegeben wurde, stellt der Bürgerbeauftragte fest, dass EPSO in seiner Stellungnahme die vom Beschwerdeführer vorgebrachten Fakten nicht bestritt. Vielmehr führte es an, dass es immer sorgfältige Informationen in dem Sinn erteile, dass diese den Angaben entsprechen, über die die jeweilige Dienststelle verfügt. Der Bürgerbeauftragte hält diese Antwort nicht für zufriedenstellend. Wenn die Person, mit der der Beschwerdeführer sprach, mit dem Vorgang vertraut war, hätte sie dem Beschwerdeführer mitteilen sollen, dass am 25. Juni 2004 ein Antwortschreiben abgeschickt worden war (oder abgeschickt werden sollte). Verfügte die betreffende Person nicht über die vom Beschwerdeführer verlangte Information, hätte sie ihn an die entsprechend auskunftsfähige Person verweisen müssen, anstatt ihm eine Auskunft zu geben, die – wie EPSO indirekt zugegeben hat – falsch war.

4.8 Der Bürgerbeauftragte ist daher der Ansicht, dass die Auskunft, die dem Beschwerdeführer im September 2004 telefonisch erteilt wurde, ebenfalls zeigt, dass es innerhalb von EPSO interne Verwaltungsunzulänglichkeiten gab.

4.9 In Anbetracht dessen gelangt der Bürgerbeauftragte zu der Schlussfolgerung, dass die Bearbeitung des Falles des Beschwerdeführers bei EPSO durch interne Verwaltungsunzulänglichkeiten behindert wurde. Dies stellt einen Missstand in der Verwaltungstätigkeit dar. Der Bürgerbeauftragte stellt fest, dass EPSO sein Bedauern darüber zum Ausdruck gebracht hat, dass es keinen Beleg für den Versand seines Schreibens vom 25. Juni 2004 vorweisen kann. Der Beschwerdeführer wurde jedoch nicht um Entschuldigung gebeten. Wie der Bürgerbeauftragte des Weiteren feststellt, hat EPSO bezüglich der Auskunft, die dem Beschwerdeführer im September 2004 telefonisch erteilt wurde, keinerlei Bedauern ausgedrückt und auch keine Entschuldigung vorgebracht. Daher wird er nachfolgend eine kritische Anmerkung machen.

5 Forderung nach Zugang zu Dokumenten

5.1 In seiner Beschwerde forderte der Beschwerdeführer volle Einsicht in seine Testunterlagen. Der Bürgerbeauftragte erachtete diese Forderung für zulässig, sofern sie die Bewertung von Test e) betraf.

5.2 Zusammen mit seiner Stellungnahme übermittelte EPSO dem Beschwerdeführer eine Kopie seiner Prüfungsarbeit und des entsprechenden Bewertungsbogens des Prüfungsausschusses.

5.3 EPSO dürfte dem Beschwerdeführer damit Zugang zu den Dokumenten gegeben haben, die er zur Beurteilung seiner Leistung brauchte. Da der Beschwerdeführer in seinen Anmerkungen nicht noch einmal auf die Frage des Dokumentenzugangs zurückkam, hält der Bürgerbeauftragte weitere Untersuchungen zu diesem Aspekt der Beschwerde nicht für erforderlich.

6 Schlussfolgerung

Auf der Grundlage der Untersuchungen des Bürgerbeauftragten zu dieser Beschwerde ist folgende kritische Anmerkung erforderlich:

Es entspricht einer guten Verwaltungspraxis, Schreiben und Anfragen von Teilnehmern an Auswahlverfahren ordnungsgemäß und rasch zu bearbeiten.

Im vorliegenden Fall stellt der Bürgerbeauftragte fest, dass EPSO beabsichtigte, die Schreiben und E-Mails des Beschwerdeführers vom 11. Mai 2004, 24. Mai 2004 und 16. Juni 2004 mit seinem Schreiben vom 25. Juni 2004 zu beantworten. Der Bürgerbeauftragte weist jedoch auch darauf hin, dass EPSO keinen Nachweis dafür vorlegen konnte, dass dieses Schreiben tatsächlich abgeschickt oder zumindest von der als Verfasser genannten Person unterzeichnet oder abgezeichnet wurde. Unter diesen Umständen ist nicht auszuschließen, dass das Schreiben versehentlich nicht an den Beschwerdeführer abgeschickt wurde. Obwohl sich nicht nachweisen lässt, dass dieses Schreiben am 25. Juni 2004 nicht abgesandt wurde, stellt der Bürgerbeauftragte fest, dass diese Frage allein deshalb nicht geklärt werden konnte, weil es in den Akten von EPSO keine greifbaren Anhaltspunkte für die tatsächliche Versendung des Schreibens gibt. Nach Ansicht des Bürgerbeauftragten gehört es jedoch zu einer guten Verwaltungspraxis, die abgehende Post ordnungsgemäß zu registrieren. Das bedeutet, dass zumindest eine Kopie des vom Absender unterzeichneten oder abgezeichneten Schreibens zu den Akten genommen werden sollte.

Bezüglich der Auskunft, die dem Beschwerdeführer nach dessen Aussage bei einem Telefongespräch im September 2004 gegeben wurde, stellt der Bürgerbeauftragte fest, dass EPSO in seiner Stellungnahme die vom Beschwerdeführer vorgebrachten Fakten nicht bestritt. Vielmehr führte es an, dass es immer sorgfältige Informationen in dem Sinn erteile, dass diese den Angaben entsprechen, über die die jeweilige Dienststelle verfügt. Der Bürgerbeauftragte hält diese Antwort nicht für zufriedenstellend. Wenn die Person, mit der der Beschwerdeführer sprach, mit dem Vorgang vertraut war, hätte sie dem Beschwerdeführer mitteilen sollen, dass am 25. Juni 2004 ein Antwortschreiben abgeschickt worden war (oder abgeschickt werden sollte). Verfügte die betreffende Person nicht über die vom Beschwerdeführer verlangte Information, hätte sie ihn an die entsprechend auskunftsfähige Person verweisen müssen, anstatt ihm eine Auskunft zu geben, die – wie EPSO indirekt zugegeben hat – falsch war.

Der Bürgerbeauftragte ist daher der Ansicht, dass die Bearbeitung der Schreiben und E-Mails des Beschwerdeführers durch EPSO sowie die Antwort, die dem Beschwerdeführer im September 2004 telefonisch erteilt wurde, zeigen, dass es innerhalb von EPSO interne Verwaltungsunzulänglichkeiten gab. Dies stellt einen Missstand in der Verwaltungstätigkeit dar.

Da diese Aspekte des Falles jedoch Vorgehensweisen betreffen, die sich auf konkrete Ereignisse in der Vergangenheit beziehen, ist es nicht sinnvoll, eine einvernehmliche Lösung anzustreben. Der Bürgerbeauftragte schließt den Fall daher ab.

Der Direktor von EPSO wird ebenfalls von dieser Entscheidung in Kenntnis gesetzt werden.

Mit freundlichen Grüßen

 

Professor Dr. P. Nikiforos DIAMANDOUROS

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(1) Beschluss Nr. 94/262/EGKS, EG, Euratom des Europäischen Parlaments vom 9. März 1994 über die Regelungen und allgemeinen Bedingungen für die Ausübung der Aufgaben des Bürgerbeauftragten, ABl. L 113 vom 4. Mai 1994, S. 15.