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Entscheidung des Europäischen Bürgerbeauftragten zur Beschwerde 928/2004/GG gegen das Europäische Parlament


Straßburg, den 13. September 2004

Sehr geehrter Herr G.,

am 25. März 2004 übermittelte mir Frau Christa Klaß, MdEP, eine Beschwerde, die Sie gegen das Europäische Parlament einzureichen beabsichtigten. In der Beschwerde ging es darum, dass Ihnen das Parlament angeblich keine Übersetzungen von Ausschreibungsunterlagen ins Deutsche zukommen lassen hat. Am 28. März 2004 übermittelten Sie mir auf Wunsch meiner Dienststellen Kopien der entsprechenden Unterlagen.

Am 31. März 2004 leitete ich die Beschwerde an den Präsidenten des Europäischen Parlaments weiter. Das Europäische Parlament übermittelte seine Stellungnahme am 24. Mai 2004. Ich leitete diese am 2. Juni 2004 mit der Bitte, bis spätestens 15. Juli 2004 Anmerkungen dazu zu machen, an Sie weiter. Bis zu diesem Termin waren keine derartigen Anmerkungen von Ihnen eingegangen.

In einem Telefongespräch mit meinen Dienststellen wiesen Sie am 23. August 2004 darauf hin, dass Sie Anmerkungen zur Stellungnahme des Parlaments per Fax übermittelt hätten. Diese Anmerkungen haben mich offensichtlich nicht erreicht. Sie betonten ferner, dass Sie mit der Stellungnahme des Parlaments nicht zufrieden seien.

Ich teile Ihnen nunmehr die Ergebnisse der durchgeführten Untersuchungen mit.


DIE BESCHWERDE

Der Beschwerdeführer, ein deutscher Handwerker, ist als Raumausstatter tätig. Der Name seiner Firma steht auf einer Liste von Personen, die daran interessiert sind, Arbeiten für die EU in Luxemburg durchzuführen.

Am 3. März 2004 übermittelte die Abteilung Gebäudeverwaltung der Generaldirektion Verwaltung des Europäischen Parlaments dem Beschwerdeführer und anderen interessierten Personen eine Ausschreibung („Batilux 2004/016“). Bei der durchzuführenden Arbeit handelte es sich um den Austausch von drei Fußmatten in einem Parlamentsgebäude in Luxemburg. Die Angebote mussten bis zum 29. März 2004 abgegeben werden. In einem weiteren Schreiben vom 18. März 2004 teilte das Parlament dem Beschwerdeführer und den anderen interessierten Parteien mit, dass entgegen der Angabe in der Ausschreibung keine Besichtigung vor Ort vorgeschrieben sei.

Alle Dokumente waren in französischer Sprache verfasst. Der Beschwerdeführer behauptete, dass er trotz mehrerer Beschwerden keine Übersetzung ins Deutsche erhalten habe. Nach Aussagen des Beschwerdeführers sind ähnliche Probleme bereits früher aufgetreten.

Der Beschwerdeführer wandte sich daraufhin an Frau Christa Klaß, MdEP. Am 25. März 2004 leitete Frau Klaß den Fall an den Bürgerbeauftragten weiter und bat ihn, sich darum zu kümmern.

DIE UNTERSUCHUNG

Die Stellungnahme des Europäischen Parlaments

In seiner Stellungnahme machte das Europäische Parlament die folgenden Bemerkungen:

Bei dem Auftrag, auf den sich die Beschwerde bezieht, handele es sich um einen Auftrag von geringem Wert (weniger als 13 800 Euro), der nach den geltenden Vorschriften im Verhandlungsverfahren mit wenigstens drei Bewerbern hätte vergeben werden können. In derartigen Fällen wende die Abteilung Gebäudeverwaltung ein vereinfachtes Verfahren für die Preisanfrage an, das in der Regel in einer der am betreffenden Arbeitsort üblichen Sprachen durchgeführt werde. Da der fragliche Auftrag in diesem Fall in Luxemburg auszuführen war, seien die Dokumente in Französisch erstellt worden. Dies bedeute nicht, dass der Gebrauch anderer Sprachen ausgeschlossen sei. Eine Übersetzung erfolge jedoch nur auf Anfrage.

Wenn für alle möglicherweise anfallenden Sprachen Übersetzungen angefertigt werden müssten, könnten die Verwaltungsausgaben in im Verhältnis zum Auftragswert übermäßige Höhen getrieben werden.

Wenngleich es nach den geltenden Vorschriften zulässig sei, dass die Abteilung Gebäudeverwaltung Preisanfragen in derartigen Fällen an mindestens drei Bewerber ihrer eigenen Wahl richte, werde die Anfrage gewöhnlich allen Bewerbern übermittelt, die auf der Liste der Personen aufgeführt sind, die an der Durchführung von Arbeiten dieser Art interessiert sind. Die betreffende Anfrage sei deshalb an etwa zehn Unternehmen geschickt worden, darunter auch die Firma des Beschwerdeführers. Diese Firma habe auf das am 3. März 2004 übermittelte Schreiben nicht reagiert.

Am 18. März 2004 sei ein weiteres Schreiben betreffend die Aufforderung zur Angebotsabgabe verschickt worden. Am 20. März 2004 sei eine Kopie dieses zweiten Schreibens, adressiert an die Firma des Beschwerdeführers, ohne Begleitschreiben und nur mit einer vollkommen unleserlichen handschriftlichen Bemerkung versehen bei der Abteilung Gebäudeverwaltung eingegangen. Man sei davon ausgegangen, dass dieses Fax versehentlich übermittelt worden sei und habe es abgelegt, ohne darauf zu reagieren.

Falls ein leserliches Fax übermittelt oder eine entsprechende Anfrage einfach telefonisch gestellt worden wäre, hätte die Firma des Beschwerdeführers selbstverständlich eine deutsche Übersetzung erhalten.

Es werde darauf verwiesen, dass diese bzw. ähnliche Preisanfragen auch an andere deutsche Firmen gerichtet worden seien und dass das angewandte Verfahren zu keinerlei Problemen geführt habe.

Da im vorliegenden Fall bisher keine Auftragsvergabe erfolgt sei und die Art des Verfahrens dem Parlament erlaube, Angebote anzunehmen, sei nach Eingang des Schreibens des Bürgerbeauftragten eine Übersetzung der einschlägigen Dokumente ins Deutsche angefertigt worden. Diese Dokumente würden der Firma des Beschwerdeführers übermittelt, damit sie ein Angebot abgeben könne.

Die Anmerkungen des Beschwerdeführers

Der Bürgerbeauftragte leitete eine Kopie der Stellungnahme des Parlaments mit der Bitte, Anmerkungen dazu zu machen, an den Beschwerdeführer weiter. Da bis zum Ablauf der entsprechenden Frist (15. Juli 2004) keine derartigen Anmerkungen eingegangen waren, setzten sich die Dienststellen des Bürgerbeauftragten am 23. August 2004 telefonisch mit dem Beschwerdeführer in Verbindung.

Im Verlauf dieses Telefongesprächs erklärte der Beschwerdeführer, er habe dem Bürgerbeauftragten Anmerkungen per Fax übermittelt. Diese Anmerkungen sind jedoch offensichtlich im Büro des Bürgerbeauftragten nicht angekommen. Der Beschwerdeführer stellte fest, dass er nicht mehr im Besitz des Originals seiner Anmerkungen sei. Er schlug vor, den Fall abzuschließen. Jedoch betonte er, dass ihn die Stellungnahme des Parlaments nicht zufrieden stelle. Seiner Ansicht nach enthielt die deutsche Übersetzung, die er vom Parlament erhalten habe, dieselben Fehler wie das französische Original, und es seien von den potenziellen Bietern unverhältnismäßig viele Informationen verlangt worden.

DIE ENTSCHEIDUNG

1 Fehlende deutsche Übersetzung von Ausschreibungsunterlagen

1.1 Der Beschwerdeführer, ein deutscher Handwerker, ist als Raumausstatter tätig. Der Name seines Unternehmens steht auf einer Liste von Personen, die daran interessiert sind, Arbeiten für die EU in Luxemburg durchzuführen. In seiner Beschwerde an den Bürgerbeauftragten, die von einem Mitglied des Europäischen Parlaments weitergeleitet wurde, behauptete der Beschwerdeführer, dass er trotz seiner Beschwerden vom Europäischen Parlament keine Übersetzung von Ausschreibungsunterlagen, zuletzt in Verbindung mit der Ausschreibung „Batilux 2004/016“, ins Deutsche erhalten habe.

1.2 In seiner Stellungnahme erläuterte das Europäische Parlament, dass es sich bei dem betreffenden Auftrag um einen Auftrag von geringem Wert (weniger als 13 800 Euro) handele, der nach den geltenden Vorschriften im Verhandlungsverfahren mit mindestens drei Bewerbern hätte vergeben werden können. Nach Angaben des Parlaments wende die Abteilung Gebäudeverwaltung in derartigen Fällen ein vereinfachtes Verfahren für die Preisanfrage an, das in der Regel in einer der am betreffenden Arbeitsort üblichen Sprachen durchgeführt werde. Da der fragliche Auftrag in diesem Fall in Luxemburg auszuführen war, seien die Dokumente in Französisch erstellt worden. Das Parlament wies darauf hin, dass dies jedoch nicht bedeute, dass der Gebrauch anderer Sprachen ausgeschlossen sei. Eine Übersetzung erfolge indessen nur auf Anfrage. Wenn für alle möglicherweise anfallenden Sprachen Übersetzungen angefertigt werden müssten, könnten die Verwaltungsausgaben in im Verhältnis zum Auftragswert übermäßige Höhen getrieben werden. Das Parlament stellte fest, dass es nach den geltenden Vorschriften zwar zulässig sei, dass die Abteilung Gebäudeverwaltung Preisanfragen in derartigen Fällen an mindestens drei Bewerber ihrer eigenen Wahl richte, jedoch werde die Anfrage gewöhnlich allen Bewerbern übermittelt, die auf der Liste der Personen aufgeführt sind, die an der Durchführung von Arbeiten dieser Art interessiert sind. Es stellte ferner fest, dass die Ausschreibung „Batilux 2004/016“ deshalb an etwa zehn Unternehmen geschickt worden sei, darunter auch die Firma des Beschwerdeführers. Das Europäische Parlament erläuterte, dass die Firma des Beschwerdeführers selbstverständlich eine deutsche Übersetzung erhalten hätte, wenn eine entsprechende Anfrage eingegangen wäre. Nach Angaben des Parlaments hatte es jedoch lediglich die Kopie eines von ihm selbst an das Unternehmen des Beschwerdeführers gerichteten Schreibens erhalten, die nur mit einer vollkommen unleserlichen handschriftlichen Bemerkung versehen war. Das Europäische Parlament erklärte, nach Eingang des Schreibens des Bürgerbeauftragten sei eine Übersetzung der betreffenden Dokumente ins Deutsche angefertigt worden, die dem Unternehmen des Beschwerdeführers übermittelt werde, damit dieses ein Angebot abgeben könne.

1.3 Die Stellungnahme des Parlaments wurde dem Beschwerdeführer mit der Bitte übermittelt, sich dazu zu äußern. Bis zum Ablauf der entsprechenden Frist (15. Juli 2004) waren jedoch keine schriftlichen Anmerkungen des Beschwerdeführers eingegangen. Im Verlauf eines Telefongesprächs mit den Dienststellen des Bürgerbeauftragten am 23. August 2004 erklärte der Beschwerdeführer, er habe dem Bürgerbeauftragten seine Anmerkungen per Fax übermittelt. Diese Anmerkungen sind im Büro des Bürgerbeauftragten jedoch offensichtlich nicht angekommen. Der Beschwerdeführer erklärte, er sei nicht mehr im Besitz des Originals seiner Anmerkungen. Er schlug vor, den Fall abzuschließen. Der Beschwerdeführer betonte jedoch, dass ihn die Stellungnahme des Parlaments nicht zufrieden gestellt habe. Seiner Ansicht nach enthielt die deutsche Übersetzung, die er vom Parlament erhalten habe, dieselben Fehler wie das französische Original, und von den potenziellen Bietern seien unverhältnismäßig viele Informationen verlangt worden.

1.4 In seiner Beschwerde an den Bürgerbeauftragten hatte der Beschwerdeführer behauptet, er habe vom Parlament keine Übersetzungen bestimmter Dokumente erhalten. In seinen mündlichen Anmerkungen kritisierte der Beschwerdeführer außerdem die Qualität der Ausschreibungsunterlagen und die darin an potenzielle Bieter gestellten Anforderungen. Zu diesem Punkt wurden jedoch keine konkreten Vorwürfe erhoben. Der Beschwerdeführer ersuchte den Bürgerbeauftragten im Gegenteil darum, den Fall abzuschließen. Diese zusätzlichen Punkte werden daher im Rahmen dieser Untersuchung nicht behandelt. Es steht dem Beschwerdeführer jedoch frei, eine neue Beschwerde zu diesen Fragen an den Bürgerbeauftragten zu richten.

1.5 Was das angebliche Fehlen einer deutschen Übersetzung im Rahmen der Ausschreibung „Batilux 2004/016“ betrifft, so stellt der Bürgerbeauftragte fest, dass das Europäische Parlament auf die Notwendigkeit einer Begrenzung der Verwaltungskosten verweist, um die Entscheidung der Abteilung Gebäudeverwaltung des Europäischen Parlaments, die einschlägigen Dokumente zunächst nur in Französisch zu erstellen und zu verteilen, zu rechtfertigen. Dies ist eine stichhaltige Überlegung, vorausgesetzt, die Rechte derjenigen, die möglicherweise an der Durchführung der betreffenden Arbeiten interessiert sind, aber kein Französisch verstehen, werden in einer angemessenen Weise geschützt. Der Bürgerbeauftragte stellt fest, dass nach Angaben des Parlaments die Abteilung Gebäudeverwaltung bereit gewesen wäre, auf Anfrage eine Übersetzung der einschlägigen Unterlagen in andere Sprachen bereitzustellen. Aus den dem Bürgerbeauftragten vorliegenden Dokumenten geht nicht hervor, dass eine solche Anfrage gestellt wurde oder die Abteilung Gebäudeverwaltung des Parlaments deutlich darauf aufmerksam gemacht wurde. Das Parlament hat eine Kopie des vom Beschwerdeführer erhaltenen Faxschreibens übermittelt. Bei Durchsicht dieses Dokuments ist festzustellen, dass die handschriftliche Anmerkung in der Tat unleserlich ist. Es sei darauf hingewiesen, dass das von der Abteilung Gebäudeverwaltung ursprünglich verschickte Schreiben nicht nur eine Fax-Nr., sondern auch den Namen des Beamten enthielt, an den Anfragen gerichtet werden konnten, außerdem seine Telefonnummer und E-Mail-Adresse. Der Beschwerdeführer scheint von diesen Möglichkeiten, eine Übersetzung der einschlägigen Dokumente ins Deutsche anzufordern, keinen Gebrauch gemacht zu haben. Der Bürgerbeauftragte stellt ferner fest, dass das Parlament dem Unternehmen des Beschwerdeführers eine deutsche Übersetzung der einschlägigen Dokumente übermittelt hat, nachdem es die vom Bürgerbeauftragten weitergeleitete Beschwerde erhalten hatte, damit die Firma ein Angebot abgeben kann.

1.6 In seiner Beschwerde deutet der Beschwerdeführer an, dass in anderen Fällen früher bereits ähnliche Probleme aufgetreten sind. Der Beschwerdeführer hat jedoch keine genaueren Angaben gemacht, die dem Bürgerbeauftragten eine Prüfung dieser Fälle ermöglichen würden.

2 Schlussfolgerung

Die Untersuchung dieser Beschwerde durch den Bürgerbeauftragten hat ergeben, dass keine Anhaltspunkte für einen Missstand in der Verwaltungstätigkeit des Europäischen Parlaments vorliegen. Der Bürgerbeauftragte schließt den Fall deshalb ab.

Der Präsident des Europäischen Parlaments und das Mitglied des Europäischen Parlaments, das die Beschwerde an den Bürgerbeauftragten weitergeleitet hat, werden über diese Entscheidung ebenfalls unterrichtet werden.

Mit freundlichen Grüßen

 

Professor Dr. P. Nikiforos DIAMANDOUROS