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Entscheidung des Europäischen Bürgerbeauftragten zur Beschwerde 220/2004/GG gegen das Europäische Amt für Betrugsbekämpfung


Straßburg, den 2. Juni 2004

Sehr geehrte Frau S.,

am 2. Januar 2004 reichten Sie beim Europäischen Bürgerbeauftragten eine Beschwerde sowohl gegen die Europäische Kommission als auch gegen das Europäische Amt für Betrugsbekämpfung (OLAF) ein. Ich beschloss, die Beschwerde gegen die Kommission (101/2004/GG) und die Beschwerde gegen OLAF (220/2004/GG) unter gesonderten Aktenzeichen zu registrieren.

Ihre Beschwerde gegen OLAF betrifft die Bearbeitung eines Antrags auf Zugang zu Dokumenten, den Sie am 16. Oktober 2003 unterbreiteten, durch OLAF.

Am 26. Januar 2004 leitete ich die Beschwerde an den Generaldirektor von OLAF weiter.

Am 9. Februar 2004 übermittelten Sie mir weitere Auskünfte zu Ihrem Fall, die ich am 20. Februar 2004 an OLAF weiterleitete.

Am 6. Mai 2004 erhielt ich die englische Originalversion der Stellungnahme von OLAF. Bevor ich mich schriftlich an OLAF wenden konnte, um eine Übersetzung ins Deutsche zu beantragen, erhielt ich Ihr Schreiben vom 7. Mai 2004, in dem Sie mir mitteilten, dass Ihrer Beschwerde zu Ihrer Zufriedenheit entsprochen worden sei.

Ich möchte Ihnen nun die Ergebnisse der durchgeführten Untersuchungen mitteilen. Eine Kopie der Stellungnahme von OLAF ist zu Ihrer Kenntnisnahme beigefügt.


DIE BESCHWERDE

Die vorliegende Beschwerde betrifft einen Antrag auf Zugang zu Dokumenten, den die Beschwerdeführerin, eine Beamtin der Kommission, im Rahmen von Verfahren gestellt hatte, die Anlass zu einer Beschwerde gegen die Europäische Kommission (101/2004/GG) gaben, die derzeit beim Bürgerbeauftragten anhängig ist.

Am 20. September 2003 schrieb die Beschwerdeführerin an das Generalsekretariat der Kommission, um Zugang zu einer Reihe von Dokumenten zu beantragen, die sich beim Europäischen Amt für Betrugsbekämpfung (OLAF) und bei bestimmten Dienststellen der Kommission befanden. Da keine Antwort erfolgte, stellte die Beschwerdeführerin den selben Antrag erneut am 16. Oktober 2003 und kennzeichnete ihn als bestätigenden Antrag.

Mit Schreiben vom 22. Oktober 2003 teilte das Generalsekretariat der Kommission der Beschwerdeführerin mit, dass ihr Schreiben vom 20. September 2003 offenbar nicht eingetroffen war und daher ihr nochmaliger Antrag (der am 22. Oktober 2003 registriert worden sei) als Antrag auf Zugang zu Dokumenten betrachtet werde, der binnen 15 Arbeitstagen zu bearbeiten sei.

In einem Schreiben vom 13. November 2003 antwortete die Generaldirektion Verwaltung und Personal der Kommission auf den Antrag auf Zugang, soweit dieser Dokumente im Besitz der Kommission betraf. In demselben Schreiben teilte die Kommission der Beschwerdeführerin mit, dass sie vom OLAF bezüglich der in dortigem Besitz befindlichen Dokumente eine gesonderte Antwort erhalten werde.

In einem Vermerk vom 10. Dezember 2003 unterrichtete das Generalsekretariat der Kommission die Beschwerdeführerin darüber, dass OLAF auf ihren Antrag auf Zugang am 17. November 2003 geantwortet habe.

In ihrer im Januar 2004 an den Bürgerbeauftragten gerichteten Beschwerde stellte die Beschwerdeführerin folgende Behauptungen auf:

1. OLAF habe ihr zu Unrecht den Zugang zu den betroffenen Dokumenten verweigert.

2. OLAF hat ihren Erstantrag vom 16. Oktober 2003 nicht rechtzeitig beantwortet.

Sie unterbreitete die folgenden Forderungen:

1. Die angeforderten Dokumente sollten freigegeben werden oder OLAF sollte erklären, dass einige davon nicht existieren.

2. Falls dies nicht möglich sein sollte, sollten der Bürgerbeauftragte, seine Mitarbeiter oder Mitglieder des Europäischen Parlaments die Dokumente einsehen.

DIE UNTERSUCHUNG

Stellungnahme von OLAF

In seiner Stellungnahme verwies OLAF darauf, dass es auf den Antrag der Beschwerdeführerin vom 16. Oktober 2003 am 17. November 2003 geantwortet habe. OLAF macht geltend, dass es der Beschwerdeführerin Kopien dreier Dokumente zur Verfügung gestellt habe, die in vier Punkten der von ihr vorgelegten Liste (Nr. 1, 2, 6 und 7) entsprochen hätten, und ihr erläutert habe, dass Antrag Nr. 10 nicht eindeutig sei. Die anderen Anforderungen (Nr. 3, 4, 5, 8 und 9) seien dahingehend beantwortet worden, dass die angeforderten Dokumente nicht existierten.

OLAF verwies darauf, dass es auf den Antrag der Beschwerdeführerin (der am 22. Oktober 2003 eingegangen sei) am 17. November 2003, d.h. drei Arbeitstage nach Auslaufen der Frist, geantwortet habe. Diese leichte Verzögerung sei darauf zurückzuführen, dass die bei OLAF zuständige Person gerade auf eine andere Stelle berufen worden sei und eine Reihe von unvorhergesehenen Angelegenheiten zu bearbeiten gehabt habe. OLAF räumte jedoch ein, dass es besser gewesen wäre, die Beschwerdeführerin zu informieren, dass eine Verlängerung der Frist erforderlich sein würde.

OLAF verwies darauf, dass eine Kopie seiner Antwort vom 17. November 2003 in der Zwischenzeit an die Beschwerdeführerin übermittelt worden sei.

Das Schreiben der Beschwerdeführerin vom 7. Mai 2004

Am 7. Mai 2004 unterrichtete die Beschwerdeführerin den Bürgerbeauftragten darüber, dass sie am 20. April 2004 von OLAF eine Kopie von dessen Antwort vom 17. November 2003 erhalten habe. Sie äußerte die Auffassung, dass der vorliegende Beschwerde damit zu ihrer Zufriedenheit beantwortet worden sei und dankte dem Bürgerbeauftragten für dieses Ergebnis.

DIE ENTSCHEIDUNG

1 Nichtgewährung von Zugang zu Dokumenten

1.1 Mit Schreiben vom 16. Oktober 2003 beantragte die Beschwerdeführerin, eine Beamtin bei der Kommission, Zugang zu bestimmten Dokumenten, die sich beim Europäischen Amt für Betrugsbekämpfung (OLAF) befanden. In ihrer Beschwerde an den Bürgerbeauftragten vom Januar 2004 machte sie geltend, OLAF habe ihr den Zugang nicht gewährt und ihren Antrag nicht rechtzeitig bearbeitet.

1.2 In seiner Stellungnahme unterrichtete OLAF den Bürgerbeauftragten darüber, dass der Antrag der Beschwerdeführerin durch Schreiben vom 17. November 2003 bearbeitet und eine Kopie dieses Schreibens in der Zwischenzeit an die Beschwerdeführerin übersandt worden sei. OLAF räumte ein, dass dieser Antrag mit leichter Verzögerung bearbeitet worden sei und es besser gewesen wäre, wenn die Beschwerdeführerin darüber informiert worden wäre, dass eine Verlängerung der Frist erforderlich ist.

1.3 In einem Schreiben vom 7. Mai 2004 teilte die Beschwerdeführerin mit, ihrer vorliegenden Beschwerde sei zu ihrer Zufriedenheit beantwortet worden, und bedankte sich beim Bürgerbeauftragten für dieses Ergebnis.

2 Schlussfolgerungen

Aus den Kommentaren von OLAF und dem Schreiben der Beschwerdeführerin vom 7. Mai 2004 geht hervor, dass OLAF Schritte zur Beilegung der Angelegenheit unternommen und damit die Beschwerdeführerin zufriedengestellt hat. Der Bürgerbeauftragte schließt diesen Fall daher ab.

Der Generaldirektor von OLAF wird über diese Entscheidung ebenfalls unterrichtet werden.

Mit freundlichen Grüßen

 

Professor Dr. P. Nikiforos DIAMANDOUROS