Entscheidung des Europäischen Bürgerbeauftragten zur Beschwerde 36/2004/GG gegen die Europäische Investitionsbank

Straßburg, den 8. August 2004

Sehr geehrter Herr X.,

am 23 Dezember 2003 reichten Sie beim Europäischen Bürgerbeauftragten eine Beschwerde gegen die Europäische Investitionsbank (EIB) betreffend die Ausschreibung 2003/S 79-069641 ein.

Am 12. Januar 2004 leitete ich die Beschwerde an den Präsidenten der EIB weiter.

Am 12. Februar 2004 baten Sie mich schriftlich, dafür zu sorgen, dass die EIB nicht mehr versucht, mit Ihnen in Kontakt zu treten. In meiner Antwort vom 18. Februar 2004 legte ich Ihnen dar, dass ich nicht befugt bin, den Organen und Institutionen ein bestimmtes Verhalten verbindlich vorzuschreiben. Ich teilte Ihnen jedoch mit, dass ich eine Kopie Ihres Schreibens vom 12. Februar 2004 an die EIB weiterleiten würde, was ich am selben Tage noch tat.

Am 2. März 2004 übermittelte die EIB ihre Stellungnahme in englischer Sprache, die ich Ihnen am 10. März 2004 in Kopie zur Kenntnisnahme zuleitete. Am 18. März 2004 übersandte die EIB mir eine deutsche Übersetzung ihrer Stellungnahme. Diese leitete ich am 29. März 2004 mit der Aufforderung an Sie weiter, Anmerkungen dazu zu machen, die Sie mir am 6. April 2004 übermittelten.

Am 22. April 2004 ersuchte ich die EIB um weitere Auskünfte in Bezug auf Ihre Beschwerde. Die EIB antwortete am 18. Mai 2004.

Neben dem Schreiben mit ihrer Antwort auf meine Anfrage übermittelte die EIB ein weiteres Schreiben (ebenfalls mit Datum 18. Mai 2004), in dem sie Informationen über die geschätzte Höhe des Auftragswertes bekannt gab. Die EIB bat mich, diese Informationen vertraulich zu behandeln. In meiner Antwort vom 27. Mai 2004 teilte ich der EIB mit, dass ich Dokumente oder Auskünfte eines Gemeinschaftsorgans oder einer Gemeinschaftsinstitution, die ich nicht an den Beschwerdeführer weiterleiten solle, nicht akzeptieren könnte. Ich habe daher besagtes Schreiben an die EIB zurückgesandt.

Am 27. Mai 2004 leitete ich die Antwort der EIB auf mein Ersuchen um ergänzende Auskünfte an Sie mit der Aufforderung weiter, Anmerkungen dazu zu machen, die Sie am 3. Juni 2004 übermittelten.

Ich möchte Sie nun über die Ergebnisse der von mir durchgeführten Untersuchungen informieren.

DIE BESCHWERDE

Die Beschwerde

Im April 2003 veröffentlichte die Europäische Investitionsbank (EIB) die Ausschreibung eines nicht offenen Verfahrens für die Vergabe von Übersetzungs- und/oder Revisionsarbeiten im Supplement zum Amtsblatt (2003/S 79-069641). Bewerbungen um die Teilnahme an dieser Ausschreibung mussten bis spätestens 30. Mai 2003 per Post übermittelt werden. In Punkt 6 ihrer Ausschreibung verwies die EIB darauf, dass 5 bis 12 Bewerber in die Vorauswahl genommen würden und Übersetzungs-/Revisionstests absolvieren müssten. Der Beschwerdeführer reichte online einen Antrag auf Teilnahme an der Ausschreibung ein. Der Server der EIB schickte eine kurze Mitteilung zur Bestätigung des Eingangs des Antrags.

Am 18. Dezember 2003 erkundigte sich der Beschwerdeführer bei der EIB per E-Mail, warum er sieben Monate nach Einreichung seines Antrags immer noch keine Informationen erhalten habe. Der Beschwerdeführer äußerte den Verdacht der Vetternwirtschaft. Er erkundigte sich ferner, ob qualifizierten Bewerbern die Möglichkeit zur Absolvierung eines Übersetzungstests eingeräumt worden sei und, falls nicht, nach welchen Kriterien die Auftragsvergabe erfolgt sei.

Am 19. Dezember 2003 antwortete Herr A., Beigeordneter Direktor der Übersetzungsabteilung der EIB, dem Beschwerdeführer. Er verwies darauf, dass der Beschwerdeführer per E-Mail am 10. Juli 2003 über den Stand des Ausschreibungsverfahrens unterrichtet worden sei. Laut Angaben von Herrn A. wurde in dieser E-Mail unterstrichen, dass „um berücksichtigt werden zu können, die Teilnahmeanträge in vollem Umfang die Bedingungen und Modalitäten der aktualisierten Version dieser Ausschreibung erfüllen müssen, die am 9. Juli 2003 unter der Nummer 2003/S 129-115 194 im Amtsblatt der Europäischen Union veröffentlicht wurde“. Laut Angaben der EIB war ein solcher vollständiger Antrag auf Teilnahme nie eingegangen und konnte daher natürlich auch nicht berücksichtigt werden. Die EIB verwies ferner darauf, dass die Ausschreibung unter strikter Einhaltung der Vorschriften für die öffentliche Auftragsvergabe ordnungsgemäß abgewickelt worden sei. Jegliche Bedenken im Hinblick auf eine nachlässige Bearbeitung der Unterlagen oder bevorzugte Behandlung bestimmter Bewerber seien daher völlig unbegründet.

Die Ausschreibung, die unter dem Aktenzeichen 2003/S 129-115 194 veröffentlicht wurde, ist der ersten Ausschreibung offenbar sehr ähnlich (wenn nicht sogar damit identisch), abgesehen davon, dass sie unter Punkt 2 den Hinweis enthält, dass „durch diese Ausschreibung die Fristen für die Ausschreibung 2003/S 79-069641 verlängert“ werden.

In seiner Antwort vom 19. Dezember 2003 hob der Beschwerdeführer hervor, dass er über die „aktualisierte“ Version der Ausschreibung weder per E-Mail noch per Schreiben unterrichtet worden sei.

In seiner Beschwerde an den Bürgerbeauftragten stellte der Beschwerdeführer die Frage, warum die Ausschreibung im Nachhinein „aktualisiert“ wurde, anstatt sämtliche benötigten Auskünfte von Anfang an anzufordern. Der Beschwerdeführer interpretierte dieses Vorgehen so, dass damit Kandidaten gefiltert werden und bestimmte Kandidaten willkürlich ausgeschlossen werden sollten. Er stellte die Frage, warum er zu keiner Zeit über die Änderung oder die konkreten Auswahlkriterien informiert worden sei. Nach Ansicht des Beschwerdeführers waren ernste Zweifel angebracht, ob die Ausschreibung ordnungsgemäß durchgeführt wurde.

Der Beschwerdeführer stellte somit im Wesentlichen die folgenden beiden Behauptungen auf:

(1) Die EIB habe es versäumt, den Beschwerdeführer über die geänderten Modalitäten der Ausschreibung zu informieren;

(2) die EIB habe es versäumt, die Ausschreibung ordnungsgemäß abzuwickeln.

Der Beschwerdeführer verwies darauf, dass das Ziel seiner Beschwerde sei, dass das Ausschreibungsverfahren für ungültig erklärt und ein neues Ausschreibungsverfahren durchgeführt werde. Er vertrat ferner die Auffassung, dass der EIB die Frage gestellt werden sollte, wie viele der Bewerber, die ihren Antrag auf Teilnahme vor der Aktualisierung der Ausschreibung eingereicht hatten, nicht berücksichtigt worden seien, weil sie die nachträglich angeforderten Informationen nicht vorlegten oder nicht in der Lage dazu waren, da sie über die Änderung nicht informiert worden waren.

Die Vorgehensweise des Bürgerbeauftragten

Der Bürgerbeauftragte war der Auffassung, dass die Beschwerde zulässig war und der EIB zur Stellungnahme übermittelt werden sollte. Er teilte dem Beschwerdeführer jedoch mit, dass er nicht in der Lage sei, eine Ausschreibung für ungültig erklären zu lassen und zu verlangen, dass eine neue Ausschreibung durchgeführt werde. Dieser Aspekt der Beschwerde konnte somit vom Bürgerbeauftragten nicht geprüft werden.

In seinem das Verfahren eröffnenden Schreiben an die EIB verwies der Bürgerbeauftragte darauf, dass er der EIB verbunden wäre, wenn sie in ihrer Stellungnahme mitteilen könnte, wie viele der Bewerber, die ihre Anträge vor der Aktualisierung der Ausschreibung eingereicht hatten, nicht berücksichtigt wurden, weil sie es versäumt hatten, die im Nachhinein geforderten Informationen mitzuteilen oder weil sie nicht in der Lage dazu waren, weil sie über die Änderung nicht unterrichtet worden waren.

Der Beschwerdeführer beantragte nicht, dass seine Beschwerde vertraulich behandelt werden sollte. Er ersuchte jedoch darum, dass seine Identität und seine E-Mail-Anschrift in den Veröffentlichungen des Bürgerbeauftragten nicht preisgegeben werden sollten. Der Bürgerbeauftragte beschloss daher, dass es angebracht wäre, die Beschwerde als vertraulich zu behandeln.

Das Schreiben des Beschwerdeführers vom 12. Februar 2004

In einer am 12. Februar 2004 übermittelten weiteren E-Mail-Nachricht ersuchte der Beschwerdeführer den Bürgerbeauftragten darum, dafür zu sorgen, dass die EIB nicht weiter versuchen solle, mit ihm in Kontakt zu treten. In seiner Antwort vom 18. Februar 2004 legte der Bürgerbeauftragte dar, dass er nicht befugt sei, den Institutionen oder Organen der Gemeinschaft ein bestimmtes Verhalten verbindlich vorzuschreiben. Der Bürgerbeauftragte teilte dem Beschwerdeführer jedoch mit, dass er eine Kopie seines Schreibens vom 12. Februar 2004 an die EIB weiterleiten werde.

DIE UNTERSUCHUNG

Die Stellungnahme der Europäischen Investitionsbank

In ihrer Stellungnahme machte die EIB folgende Anmerkungen:

Die fragliche Ausschreibung (2003/S 79-069641) sei im April 2003 veröffentlicht worden. Der Beschwerdeführer habe seine Bewerbung am 26. Mai 2003 eingereicht.

Am 9. Juli 2003 sei aus technischen Gründen (das IT-System habe nicht alle geforderten Informationen akzeptiert) eine aktualisierte Version der genannten Ausschreibung veröffentlicht worden, mit der die ursprüngliche Frist verlängert wurde. Am Tag nach der Veröffentlichung habe die EIB diese Verlängerung allen Bewerbern mitgeteilt, die im Anschluss an die erste Ausschreibung ein Bewerbungsformular an die Bank geschickt hatten, und sie gebeten, das Formular im Einklang mit der aktualisierten Version noch einmal an die Bank zu senden.

Diese E-Mail sei am 10. Juli 2003 auch an den Beschwerdeführer adressiert worden, der aufgrund einer falsch geschriebenen E-Mail-Adresse die ihm von der EIB zugesandte Mitteilung jedoch leider nicht erhalten habe.

Die EIB entschuldigte sich für diesen Vorfall und erklärte ihre Bereitschaft, Gespräche mit dem Beschwerdeführer aufzunehmen, um eine akzeptable Lösung zu finden.

Die Anmerkungen des Beschwerdeführers

In seinen Anmerkungen verwies der Beschwerdeführer darauf, dass die EIB bislang keine Vorschläge unterbreitet habe, wie eine „akzeptable Lösung“ aussehen könnte. Da er der EIB kein Vertrauen mehr entgegenbringe und es daher für unangebracht halte, sich direkt mit der EIB in Verbindung zu setzen, ersuchte der Beschwerdeführer den Bürgerbeauftragten, in Erfahrung zu bringen, welche diesbezüglichen konkreten Vorstellungen die EIB hege.

Weitere Untersuchungen
Das Ersuchen um weitere Auskünfte

Nach sorgfältiger Prüfung der Stellungnahme der EIB und der Anmerkungen des Beschwerdeführers ergab sich, dass weitere Untersuchungen erforderlich waren. Der Bürgerbeauftragte ersuchte daher die EIB, ihm mitzuteilen, was die EIB unter einer „akzeptablen Lösung“ verstehe, von der sie in ihrer Stellungnahme gesprochen hatte, und wie sie zu einer solchen Lösung zu gelangen denke.

Die Antwort der EIB

In ihrer Antwort vom 18. Mai 2004 verwies die EIB darauf, dass sie die betreffende Ausschreibung im Geiste der Offenheit und des Wettbewerbs durchzuführen gewillt gewesen sei, obwohl der Auftragswert der zu erbringenden Dienstleistungen deutlich unter den in der EU-Richtlinie über die Vergabe von Dienstleistungsaufträgen festgelegten Schwellenwerten liege.

Nach Ansicht der EIB bestünde die gerechteste Lösung für die vom Beschwerdeführer angesprochenen Probleme darin, das in der ursprünglichen Ausschreibung vorgesehene normale Verfahren anzuwenden und es dem Beschwerdeführer zu ermöglichen, zu den gleichen Bedingungen wie die anderen Bewerber an dem Auswahlprozess teilzunehmen.

Dies würde Folgendes umfassen:

- Einsenden der Bewerbungsunterlagen innerhalb einer festzulegenden Frist, die mutatis mutandis der Frist entspreche, die in der im Amtsblatt veröffentlichten aktualisierten Version der Ausschreibung ursprünglich vorgesehen war;

- Absolvieren der Übersetzungstests, wie es die übrigen Bewerber im Rahmen der Ausschreibung bereits getan hätten;

- Ausarbeitung eines Angebots gemäß den Ausschreibungsspezifikationen innerhalb des – mutatis mutandis – gleichen Zeitraums wie die anderen Kandidaten;

- Bewertung des Angebots des Beschwerdeführers durch den gleichen Ausschuss der Bank unter Anwendung der gleichen Kriterien, wie sie auch für die anderen Kandidaten galten.

- Bei erfolgreicher Bewerbung würde der Beschwerdeführer in die Liste der potenziellen Dienstleistungserbringer aufgenommen, und zwar auf einer Position, die seinem Angebot und seinen Testergebnissen entspräche. Es werde darauf hingewiesen, dass die Vergabe der einzelnen Aufträge nach dem Kaskadenprinzip erfolge, und zwar gemäß den im Lastenheft beschriebenen Kriterien, Bedingungen und Modalitäten.

In ihrer Antwort vom 18. Mai 2004 wies die EIB darauf hin, dass die deutsche Übersetzungsabteilung auf der Grundlage der Ausschreibung bisher noch keinen Auftrag für die Erbringung von Übersetzungsleistungen an einen der erfolgreichen Kandidaten vergeben habe.

Neben dem Schreiben mit ihrer Antwort auf die Anfrage des Bürgerbeauftragten übermittelte die EIB ein weiteres Schreiben (ebenfalls vom 18. Mai 2004 datiert), in dem sie Auskünfte über den geschätzten Auftragswert der zu erbringenden Dienstleistungen erteilte. Die EIB bat den Bürgerbeauftragten, diese Auskünfte vertraulich zu behandeln. In seiner Antwort vom 27. Mai 2004 teilte der Bürgerbeauftragte der EIB mit, dass er Dokumente oder Auskünfte eines Gemeinschaftsorgans oder einer Gemeinschaftsinstitution, die er nicht an den Beschwerdeführer weiterleiten solle, nicht akzeptieren könne. Der Bürgerbeauftragte schickte daher besagtes Schreiben an die EIB zurück.

Die Anmerkungen des Beschwerdeführers

In seinen Anmerkungen erklärte der Beschwerdeführer, er greife gerne den Vorschlag der EIB auf, sich an dem Auswahlverfahren zu beteiligen. Aufgrund der Vorgeschichte bekundete er jedoch die Auffassung, dass eine unparteiliche Beurteilung seiner Bewerbung durch die EIB-Verantwortlichen nicht mehr möglich sei. Er schlug daher vor, zunächst den von den übrigen Bewerbern im Rahmen der Ausschreibung bereits absolvierten Übersetzungstest durchzuführen. Der Beschwerdeführer machte geltend, dass nach den Tests eine Einsichtnahme in die korrigierten Prüfungsarbeiten möglich sein sollte. Nach erfolgreicher Teilnahme sei er bereit, die erbetenen Unterlagen zu übermitteln und ein konkretes Angebot abzugeben. Ein abweichender Durchführungsablauf ermögliche aus seiner Sicht keine neutrale und objektive Bearbeitung seiner Bewerbung durch die EIB.

Der Beschwerdeführer ersuchte den Bürgerbeauftragten weiterhin um Unterstützung in dieser Angelegenheit.

DIE ENTSCHEIDUNG

1 Unsachgemäße Bearbeitung der Ausschreibung

1.1 Im Jahre 2003 veröffentlichte die Europäische Investitionsbank (EIB) die Ausschreibung eines nicht offenen Verfahrens für die Vergabe von Übersetzungs- und/oder Revisionsarbeiten im Supplement zum Amtsblatt (2003/S 79-069641). Der Beschwerdeführer bewarb sich um eine Teilnahme an dieser Ausschreibung. Am 10. Juli 2003 teilte die EIB den Bewerbern per E-Mail mit, dass die Bewerbungen, um berücksichtigt zu werden, voll und ganz den Bedingungen und Modalitäten in der aktualisierten Version dieser Ausschreibung, die am 9. Juli 2003 unter Aktenzeichen 2003/S 129-115 194 im Amtsblatt der Europäischen Union veröffentlicht wurde, entsprechen müssten. Diese E-Mail erhielt der Beschwerdeführer nicht, der erst davon erfuhr, als er sich im Dezember 2003 zwecks Informationen über den Stand des Verfahrens an die EIB wandte.

1.2 In seiner Beschwerde an den Bürgerbeauftragten beanstandete der Beschwerdeführer, dass die EIB (1) ihn nicht über die Änderungen im Hinblick auf die Ausschreibung informiert habe und (2) die Ausschreibung nicht ordnungsgemäß abgewickelt habe.

1.3 In ihrer Stellungnahme verwies die EIB darauf, dass ihre E-Mail vom 10. Juli 2003 auch an den Beschwerdeführer gesandt worden sei, dieser sie leider aufgrund eines Fehlers in seiner E-Mail-Anschrift jedoch nie erhalten habe. Die EIB entschuldige sich für diesen Vorfall und erklärte, sie sei zur Aufnahme von Gesprächen mit dem Beschwerdeführer zwecks Erzielens einer akzeptablen Lösung bereit. In Ihrer Antwort vom 18. Mai 2004 auf eine Anfrage des Bürgerbeauftragten erläuterte die EIB, dass ihres Erachtens die fairste Lösung der Angelegenheit darin bestünde, dass der Beschwerdeführer das übliche Verfahren der ursprünglichen Ausschreibung durchlaufen und am Auswahlverfahren unter den gleichen Bedingungen wie die anderen Bewerber teilnehmen solle. Die EIB verwies darauf, dass dies bedeute, dass der Beschwerdeführer sein Bewerbungsformular übermitteln, den von den anderen Bewerbern bereits absolvierten Übersetzungstest absolvieren und dann ein Angebot vorbereiten solle, das unter Zugrundelegung derselben Kriterien wie bei den anderen Bewerbern geprüft werden sollte. Bei erfolgreicher Teilnahme würde der Beschwerdeführer auf die Liste der potentiellen Diensteanbieter in einer seinem Angebot und seinen Testergebnissen entsprechenden Position aufgenommen werden. In ihrer Antwort vom 18. Mai 2004 verwies die EIB darauf, dass bisher das deutsche Übersetzungsreferat auf der Grundlage der Ausschreibung noch keine Aufträge für die Erbringung von Übersetzungsleistungen an erfolgreiche Kandidaten vergeben habe.

1.4 In seinen Anmerkungen erklärte der Beschwerdeführer, er greife gerne den Vorschlag der EIB auf, an der Ausschreibung teilzunehmen, schlage jedoch ein anderes Vorgehen vor. Sein Vorschlag lautete, dass er sich zunächst dem von den anderen Bewerbern bereits absolvierten Übersetzungstest unterziehen solle. Nach erfolgreicher Teilnahme daran sei er bereit, die erforderlichen Unterlagen und ein Angebot einzureichen. Der Beschwerdeführer ersuchte um weitere Unterstützung des Bürgerbeauftragten in dieser Angelegenheit.

1.5 Der Bürgerbeauftragte ist der Auffassung, dass die EIB einen als vernünftig erscheinenden Vorschlag vorgelegt hat, um die nachteiligen Auswirkungen des Fehlers vom Juli 2003 zu beseitigen. Er nimmt zur Kenntnis, dass der Beschwerdeführer befürchtet, dass dieser Vorschlag keine neutrale und objektive Bearbeitung der Bewerbung des Beschwerdeführers durch die EIB ermögliche. Nach Ansicht des Bürgerbeauftragten deutet jedoch nichts darauf hin, dass diese Befürchtung sich bewahrheiten könnte. Es sollte darauf hingewiesen werden, dass die EIB rasch und konstruktiv gehandelt hat, sobald ihr das Problem vom Bürgerbeauftragten vorgetragen wurde. Was das Ersuchen des Beschwerdeführers um weitere Unterstützung des Bürgerbeauftragten anbelangt, sollte darauf verwiesen werden, dass die Aufgabe des Bürgerbeauftragen darin besteht, an der Aufdeckung und Beseitigung von Missständen in der Verwaltungstätigkeit mitzuwirken, was in diesem Fall offensichtlich erreicht wurde.

2 Schlussfolgerung

In Anbetracht der oben geschilderten Umstände kommt der Bürgerbeauftrage zu dem Schluss, dass keine Gründe für weitere Untersuchungen in diesem Falle vorliegen. Der Bürgerbeauftragte schließt daher den Fall ab. Dem Beschwerdeführer steht es natürlich frei, sich erneut an den Bürgerbeauftragten zu wenden, falls er zu der Ansicht gelangen sollte, dass die EIB seine Teilnahme an der Ausschreibung nicht ordnungsgemäß bearbeitet hat.

Der Präsident der EIB wird ebenfalls über diese Entscheidung unterrichtet werden.

Mit freundlichen Grüßen

 

Professor Dr. P. Nikiforos DIAMANDOUROS