Entscheidung des Europäischen Bürgerbeauftragten zur Beschwerde 1319/2003/ADB gegen die Europäische Kommission

Straßburg, den 13. September 2004

Sehr geehrte Frau S.,

Am 18. Juli 2003 reichten Sie beim Europäischen Bürgerbeauftragten eine Beschwerde betreffend die angebliche Nichtbeantwortung von Schriftverkehr seitens der Europäischen Kommission ein.

Am 5. September 2003 leitete ich die Beschwerde an den Präsidenten der Europäischen Kommission weiter. Die Kommission übermittelte ihre Stellungnahme am 11. Dezember 2003. Ich leitete diese an Sie weiter und forderte Sie auf, Bemerkungen zu formulieren, die Sie am 8. Februar 2004 übersandten. Am 14. Mai 2004 teilten Sie mir mit, dass Ihre Beschwerde nicht mehr als vertraulich behandelt werden solle.

Ich teile Ihnen im Folgenden die Ergebnisse der durchgeführten Untersuchungen mit.

DIE BESCHWERDE

Hintergrund

Gemäß Art. 45 des Statuts der Beamten der Europäischen Gemeinschaften wird eine Beförderung „nach Abwägung der Verdienste der Beamten, die für eine Beförderung in Frage kommen, sowie der Beurteilungen über diese Beamten“ ausgesprochen. Art. 43 des Statuts sieht vor, dass über Befähigung, Leistung und dienstliche Führung der Beamten regelmäßig, mindestens aber alle zwei Jahre, eine Beurteilung erstellt wird.

Die Durchführungsbestimmungen der Kommission zu Art. 43 des Statuts betreffend die Erstellung der Beurteilung sowie eine Mitteilung des Generaldirektors Personal der Kommission vom 7. Juni 2001 an das Personal beinhalteten einen Zeitplan für das Beurteilungsverfahren des Personals der Kommission im Jahre 2001. Der Zeitplan für 2001 beförderungsfähiges Personal war sah kürzere Fristen vor.

Die Beschwerdeführerin ist eine Beamtin der Kommission. Da sie glaubte, 2001 für eine Beförderung in Frage zu kommen, war sie besorgt darüber, dass ihr Beurteilungsverfahren nicht entsprechend dem vorgesehenen Zeitplan eingeleitet worden war. Daher wandte sich die Beschwerdeführerin an die Anstellungsbehörde.

Die Beschwerdeführerin wollte die Aufmerksamkeit der Kommission außerdem auf angebliche Verstöße des Instituts für Transurane(1) in Karlsruhe (im folgenden ITU genannt) gegen die Strahlenschutz- und Gefahrgutvorschriften lenken und wandte sich daher mit weiteren Schreiben an die Kommission.

Die Beschwerdeführerin richtete 15 Schreiben bzw. Notizen an die Kommission, einschließlich einer Reihe von Anträgen oder Beschwerden gemäß Art. 90(2) des Statuts der Beamten der Europäischen Gemeinschaften (im folgenden Art. 90).

Nach Angaben der Beschwerdeführerin besteht ihr Schriftverkehr mit der Kommission u.a. aus den Schreiben vom 26. September 2001 (Antrag gemäß Art. 90), 25. Oktober 2001, 26. Oktober 2001 (Antrag gemäß Art. 90), 23. November 2001 (Antrag gemäß Art. 90), 29. November 2001, 13. Dezember 2001 (Beschwerde gemäß Art. 90), 14. Dezember 2001, 7. Januar 2002, 12. März 2002 (Beschwerde gemäß Art. 90), 18. März 2002 (Beschwerde gemäß Art. 90), 16. September 2002 (Beschwerde und Antrag gemäß Art. 90), 16. Oktober 2002 (Antrag gemäß Art. 90), 27. Februar 2003 (Antrag gemäß Art. 90), 28. Februar 2003 (zwei Beschwerden und ein Antrag gemäß Art. 90) und 14. Juli 2003.

Beschwerde

In ihrer an den Europäischen Bürgerbeauftragten gerichteten Beschwerde behauptete die Beschwerdeführerin, dass mit nur wenigen Ausnahmen alle ihre Anträge oder Beschwerden unzulänglich bearbeitet worden seien. Die Beschwerdeführerin machte folgende Vorwürfe geltend:

1. Die Schreiben der Beschwerdeführerin seien entweder zu spät oder gar nicht beantwortet worden;

2. die Bearbeitung der Anträge oder Beschwerden der Beschwerdeführerin sei mit systematischer Verzögerung und Inkompetenz erfolgt;

3. die Beurteilung der Beschwerdeführerin sei mit Verzögerungen erstellt worden, und diese Verzögerungen seien als normal betrachtet worden.

Die Beschwerdeführerin forderte, dass die Kommission Abhilfe schaffen solle.

In ihrer Beschwerde machte die Beschwerdeführerin zwei weitere Vorwürfe geltend, die im Beschwerdeformular unter den Punkten 4 und 5 wie folgt aufgeführt sind:

4. Das Versäumnis hoher Beamter, sich an die Vorschriften zu halten, sei von der Verwaltung weder bemerkt noch sanktioniert worden;

5. des Französischen nicht mächtige Beamte würden von der Generaldirektion Personal und von der Verwaltung systematisch diskriminiert.

Vorwurf 4 erschien unklar. In Bezug auf Vorwurf 5 hatte sich die Beschwerdeführerin vorher offenbar nicht auf dem Verwaltungsweg an die Kommission gewandt. Der Europäische Bürgerbeauftragte teilte der Beschwerdeführerin und der Kommission daher mit, dass die Vorwürfe 4 und 5 nicht in seine Untersuchung einbezogen würden.

DIE UNTERSUCHUNG

Stellungnahme der Kommission

Die Stellungnahme der Europäischen Kommission zu der Beschwerde hatte zusammengefasst folgenden Inhalt:

Die von der Beschwerdeführerin an die Kommission gerichteten Anträge und Beschwerden beträfen drei verschiedene Aspekte:

I. den eigenen administrativen Status der Beschwerdeführerin;

II. den angeblichen Verstoß des ITU-Personals gegen Strahlenschutz- und Gefahrgutvorschriften;

III. die Vorwürfe der Beschwerdeführerin betreffend den von ihr so genannten "Sellafield-Fall".

Die in Art. 90 vorgesehenen Fristen beträfen nicht den vermutlich auf die Aspekte II. und III. anwendbaren Tatbestand der Meldung von Missständen in den Institutionen der Europäischen Union (so genanntes "whistleblowing"). Laut Beschluss der Kommission über die Meldung von Missständen(3) müsse der Beamte die Kommission noch vor dem Bürgerbeauftragten oder dem Europäischen Parlament über mögliche Rechtsverstöße in Kenntnis setzen. Der Kommission solle ausreichend Zeit zugestanden werden, um im Hinblick auf die behaupteten Sachverhalte angemessene Maßnahmen zu ergreifen. In diesem Verfahren müsse nicht innerhalb einer bestimmten Frist reagiert werden. Sie könne aufgrund der Komplexität der behaupteten Sachverhalte von Fall zu Fall variieren.

1. Verzögerungen bei der Beantwortung von Schriftverkehr bzw. dessen Nichtbeantwortung.

Die Anträge der Beschwerdeführerin vom 26. September 2001, 26. Oktober 2001, 23. November 2001 sowie das von der Beschwerdeführerin als Beschwerde bezeichnete Schreiben vom 13. Dezember 2001 stünden im Zusammenhang mit der Erstellung ihrer Beurteilung für den Zeitraum Juli 1999 bis Juni 2001 und dem Verfahren der Beförderung nach Besoldungsgruppe A5 im Jahre 2001. In Anbetracht der Tatsache, dass die strittigen Punkte der Anträge und der Beschwerde der Beschwerdeführerin eng zusammenhingen, stelle die Antwort vom 9. Januar 2002 auf die Beschwerde vom 13. Dezember 2001 auch eine fristgerechte Antwort auf die drei Anträge der Beschwerdeführerin dar.

Zwei Beschwerden vom 12. und 18. März 2002 seien am 3. Juni 2002, d.h. innerhalb der Viermonatsfrist, abgewiesen worden. Mit dieser Entscheidung sei auch auf die Schreiben der Beschwerdeführerin vom 26. September 2001, 26. Oktober 2001, 23. November 2001 und 13. Dezember 2001 Bezug genommen worden, und diese seien in der Sache entgegenkommend beantwortet worden.

Eine Beschwerde vom 16. September 2002 sei am 7. Februar 2003 abgewiesen worden, d.h. 13 Tage nach Ablauf der Viermonatsfrist, die mit dem Datum ihrer Registrierung, dem 26. September 2002, angelaufen sei.

2. Systematische Verzögerung und Inkompetenz bei der Bearbeitung von Anträgen und Beschwerden
Anträge vom 26. September 2001, 26. Oktober 2001 und 23. November 2001

In ihrem Antrag vom 26. September 2001 habe die Beschwerdeführerin die Ansicht vertreten, dass die Kommission ihre Beurteilung für den Zeitraum 1999-2001 zu spät erstellt habe und dass diese Verzögerung sich negativ auf ihre Beförderungsaussichten 2001 auswirken werde. Der Antrag vom 26. Oktober 2001 betreffe eine von der Generaldirektion Umwelt an die Generaldirektion Steuern und Zollunion gerichtete Notiz. Der Antrag vom 23. November 2001 schließlich stelle eine Wiederholung der früheren Anträge dar.

Da der Beförderungsbericht bis zum 31. Dezember 2001 zu erstellen gewesen und die Beschwerdeführerin aufgrund der Bestimmungen des Statuts für eine Beförderung 2001 nicht in Frage gekommen sei (die Beschwerdeführerin hatte die Mindestdienstzeit in ihrer Besoldungsgruppe, die für eine Beförderung erforderlich gewesen wäre, nicht abgeleistet, siehe Art. 45 des Statuts(4)), sei der Antrag vom 26. September 2001 verfrüht und unbegründet gewesen.

Da die Anstellungsbehörde für die Beantwortung der Anträge vom 26. September 2001 und 26. Oktober 2001 vier Monate Zeit gehabt habe, sei der Antrag vom 23. November 2001, der eine Wiederholung der früheren Anträge darstelle, ebenfalls verfrüht und unbegründet gewesen.

Da der Gegenstand dieser Anträge in einem engen Zusammenhang mit einer späteren Beschwerde vom 13. Dezember 2001 gestanden habe, seien mit der Antwort darauf auch die Anträge vom 26. September 2001, 26. Oktober 2001 und 23. November 2001 beantwortet worden. Mithin seien die Anträge der Beschwerdeführerin innerhalb der im Statut vorgesehenen Viermonatsfrist beantwortet worden. Die Einhaltung der im Statut vorgesehenen Fristen könne nicht als Missstand in der Verwaltungstätigkeit seitens der Europäischen Kommission betrachtet werden.

Beschwerde vom 13. Dezember 2001

Dieses von der Beschwerdeführerin als Beschwerde bezeichnete Schreiben betreffe die Position der Beschwerdeführerin auf der Beförderungsliste für 2001.

Allerdings sei die Beschwerdeführerin 2001 noch nicht für eine Beförderung in Frage gekommen. Aufgrund eines bedauerlichen Fehlers, der einer gewissenhaften, statutskundigen Beamtin, nicht entgangen sein könne, habe die Datenbank SYSPER der Kommission gegenteilige Informationen enthalten. Am 9. Januar 2002 sei die Beschwerde vom 13. Dezember 2001 beantwortet worden, und es sei eingestanden worden, dass die Datenbank falsche Informationen enthalten habe.

Beschwerden vom 12. und 18. März 2002

Die Beschwerdeführerin habe zwei Beschwerden gemäß Art. 90 Abs. 2 des Statuts eingereicht, eine am 12. März 2002 (R/219/02) und eine weitere am 18. März 2002 (R/214/2002). Die erste Beschwerde rüge die Verzögerung bei der Erstellung der Beurteilung der Beschwerdeführerin und die Nichtbeantwortung des Antrags vom 26. September 2001. Die zweite Beschwerde bemängle die fehlerhafte Führung der Personalakte der Beschwerdeführerin durch die Verwaltung der Kommission und die verspätete Berichtigung dieser Akte. Die Beschwerdeführerin habe einen Verstoß gegen Art. 26 des Statuts geltend gemacht.

Am 3. Juni 2002 habe die Kommission beide Beschwerden mit der Begründung abgewiesen, dass die Verzögerung bei der Erstellung der Beurteilung minimal gewesen sei und diese keinen Einfluss auf die Karriere der Beschwerdeführerin gehabt habe, dass der Beschwerdeführerin die falschen Informationen in der Datenbank über ihre Anwartschaft auf Beförderung hätten auffallen müssen, dass die von der Beschwerdeführerin geforderten Disziplinarmaßnahmen gegen die zuständigen Beamten aus formellen Gründen nicht ergriffen werden könnten und dass es für den Vorwurf des Verstoßes gegen Art. 26 des Statuts an Beweisen mangle.

Beschwerde und Antrag vom 16. September 2002

Am 16. September 2002 habe die Beschwerdeführerin einen Antrag (D/538/02) und eine Beschwerde (R/481/02) gemäß Art. 90 Abs. 1 bzw. Art. 90 Abs. 2 des Statuts vorgelegt. Die Beschwerde sei am 26. September 2002 registriert worden. In dieser Beschwerde habe die Beschwerdeführerin frühere Beschwerden und Anträge wiederholt und die Entscheidung des Generalsekretärs der Kommission, ihre Beurteilung zu bestätigen, angefochten. Die Beschwerdeführerin habe behauptet, ihre Beurteilung für 1999-2001 sei schlechter als die Beurteilung für 1997-1999. Außerdem habe sie die Kommission aufgefordert, eine Verwaltungsuntersuchung im Zusammenhang mit den angeblichen Verstößen des ITU-Personals gegen die Strahlenschutz- und Gefahrengutvorschriften einzuleiten.

Am 7. Februar 2003 sei die Beschwerde R/481/02 mit der Begründung abgewiesen worden, dass die Beschwerdeführerin Forderungen wiederholt habe, die bereits am 3. Juni 2002 abgewiesen worden seien. Zudem habe die Anstellungsbehörde die Ansicht vertreten, dass die Beurteilungen für 1997-1999 und für 1999-2001 nicht vergleichbar seien, da sie sich auf verschiedene Aufgabengebiete und verschiedene Vorgesetzte bezögen.

3. Verzögerungen bei der Erstellung der Beurteilung der Beschwerdeführerin.

Es sei eine geringfügige Verzögerung bei der Erstellung der Beurteilung der Beschwerdeführerin eingetreten, die am 22. Februar 2002 vom Berufungsbeurteilenden abgeschlossen worden sei. Allerdings habe dies keine Auswirkungen auf die Karriere der Beschwerdeführerin gehabt, da sie 2002 auf eine A5-Stelle befördert worden sei und die Anstellungsbehörde gemäß einem Urteil des Gerichtes erster Instanz in der Rechtssache Liao gegen Rat(5) für eine weitere Verzögerung bei der Erstellung einer Beurteilung, die sich aus der Einschaltung des Paritätischen Beurteilungsausschusses durch den Beamten ergeben könne, nicht verantwortlich gemacht werden könne. Im vorliegenden Fall habe die Beschwerdeführerin Gebrauch von dieser Möglichkeit gemacht.

Schlussfolgerung

Die Kommission habe alle Schreiben der Beschwerdeführerin innerhalb der im Statut vorgeschriebenen Fristen beantwortet, und es gebe keinen Hinweis auf systematische Verzögerung und Inkompetenz. Obwohl die Mitteilung über den Fehler in der Datenbank betreffend des Dienstalters der Beschwerdeführerin hätte klarer ausfallen oder auf den Antrag der Beschwerdeführerin hätte genauer eingehen können, könne die Anstellungsbehörde von den Beamten, insbesondere von Beamten in einer ziemlich hohen Besoldungsstufe, erwarten, dass sie Schreiben mit der gebührenden Aufmerksamkeit und Kritikfähigkeit lesen.

Bemerkungen der Beschwerdeführerin

Der Europäische Bürgerbeauftragte leitete die Stellungnahme der Kommission an die Beschwerdeführerin weiter und forderte sie auf, Bemerkungen zu formulieren. In ihrer Antwort vom 8. Februar 2004 hielt die Beschwerdeführerin ihre Beschwerde aufrecht und teilte zusammengefasst folgendes mit:

1. Verzögerungen bei der Beantwortung von Schriftverkehr bzw. dessen Nichtbeantwortung.

Die Antwort vom 9. Januar 2002, die die Kommission auch als Antwort auf die Anträge vom 26. September 2001 und 23. November 2001 betrachte, beziehe sich nicht auf diese Anträge. Während diese Anträge das Beurteilungsverfahren beträfen, beziehe sich die Antwort vom 9. Januar 2002 auf das Beförderungsverfahren. Das Versäumnis der Kommission, diese Anträge zu beantworten, stelle einen Missstand in ihrer Verwaltungstätigkeit dar.

Beim Antrag vom 26. Oktober 2001 handle es sich um einen Antrag auf Zugang zu einer Notiz der Generaldirektion Umwelt an die Generaldirektion Steuern und Zollunion. Diese enthalte falsche Informationen, die die Beschwerdeführerin diskreditierten. Entgegen der Behauptung der Kommission betreffe der Antrag nicht das Beförderungsverfahren, und die Kommission könne sich daher nicht darauf berufen, ihn am 9. Januar 2002 implizit beantwortet zu haben. Das Versäumnis der Kommission, den Antrag vom 26. Oktober 2001 zu beantworten, stelle einen Missstand in ihrer Verwaltungstätigkeit dar.

Die Anträge vom 26. September 2001, 26. Oktober 2001 und 23. November 2001 seien erst mit einer Entscheidung vom 3. Juni 2002 beantwortet worden. Die Kommission habe sich nicht für diese erhebliche Verzögerung entschuldigt.

Ferner sei der Beschwerde zu entnehmen, dass vier Schreiben, mit denen angefragt worden sei, ob die Anträge vom 26. September 2001 und 26. Oktober 2001 ordnungsgemäß registriert worden seien, unbeantwortet geblieben seien.

Die Antwort auf die Beschwerde vom 13. Dezember 2001 sei nicht Teil der beim Europäischen Bürgerbeauftragten eingereichten Beschwerde gewesen, weil die Kommission fristgerecht eine annehmbare Antwort übermittelt habe.

Die Beschwerde vom 16. September 2002 sei verspätet beantwortet worden.

2. Systematische Verzögerung und Inkompetenz bei der Bearbeitung von Anträgen und Beschwerden.
Anträge vom 26. September 2001 und 23. November 2001

Die Kommission habe es nicht nur versäumt, diese Anträge fristgerecht zu beantworten, sondern habe auch keine Maßnahmen ergriffen, um sicherzustellen, dass der für die Erstellung der betreffenden Beurteilung zuständige Beamte sich an den Zeitplan halte, der in den Durchführungsbestimmungen von Art. 43 des Statuts festgelegt sei.

Beschwerden vom 12. und 18. März 2002

Die Kommission habe die Beschwerden vom 12. und 18. März 2002 tatsächlich fristgerecht beantwortet. Allerdings sei der Inhalt der Antwort, die die in den Beschwerden enthaltenen Vorwürfe zurückweise, unrichtig. Sowohl die Verzögerungen bei der Erstellung der Beurteilung als auch das Versäumnis, die Beschwerdeführerin rechtzeitig über Änderungen in ihrer Personalakte zu informieren, stellten einen Missstand in ihrer Verwaltungstätigkeit dar.

Beschwerde vom 16. September 2002

Die Antwort der Kommission vom 7. Februar 2003 sei verspätet erfolgt und unzulänglich.

Anträge vom 16. September 2002, 16. Oktober 2002 und 28. Februar 2003

Die Anträge beträfen Verstöße gegen die Strahlenschutz- und Gefahrengutvorschriften. Es sei nicht klar gewesen, ob eine Beschwerde gemäß Art. 90 Abs. 1 des Statuts oder gemäß des Beschlusses der Kommission K/2002/845 vom 4. April 2002 über das Verhalten bei Verdacht auf schwerwiegende Rechtsverstöße („whistleblowing“) eingestuft werden müsse. Die Kommission selbst habe sich in ihren Schreiben, die den Antrag vom 16. September 2002 betrafen, auf Art. 90 Abs. 1 des Statuts bezogen. In jedem Fall sei die Kommission entweder an die im Statut vorgesehene Viermonatsfrist oder an die Pflicht, die Beschwerdeführerin gemäß Art. 2 Abs. 2 des Beschlusses der Kommission über das Verhalten bei Verdacht auf schwerwiegende Rechtsverstöße rechtzeitig zu informieren, gebunden gewesen. Die Kommission habe sich an keine dieser Vorschriften gehalten. Dies sei ein Missstand in ihrer Verwaltungstätigkeit.

Schlussfolgerung

Die Verzögerungen bei der Beantwortung, die Nichtbeantwortung oder Fehler im Zusammenhang mit dem Schriftverkehr seien klare Hinweise auf systematische Verfahrensverzögerungen und auf die Inkompetenz der zuständigen Dienststellen bei der Kommission.

3. Verzögerungen bei der Erstellung der Beurteilung der Beschwerdeführerin.

Die Kommission habe einen präzisen Zeitplan für jeden Verfahrensschritt bis zur Erstellung der Beurteilung aufgestellt. Der Zeitplan sei in den Durchführungsbestimmungen von Art. 43 des Statuts und in einer Mitteilung des Generaldirektors Personal der Kommission vom 7. Juni 2001 an das Personal enthalten gewesen. In dieser Mitteilung sei das Personal aufgefordert worden, die Vorgesetzten auf eventuelle Verzögerungen aufmerksam zu machen. Laut Zeitplan hätte der erste Beurteilungsentwurf spätestens am 30. Juli 2001 vorliegen und das gesamte Verfahren am 31. Dezember 2001 abgeschlossen sein müssen. Für im Jahre 2001 beförderungsfähiges Personal sollte das gesamte Verfahren am 30. September 2001 abgeschlossen sein. Im vorliegenden Fall datiere der erste Beurteilungsentwurf vom 4. Oktober 2001, die Beurteilung selbst sei am 24. Juli 2002 fertig gestellt worden. Die Vorgesetzten seien bei verschiedenen Verfahrensschritten ordnungsgemäß auf Verzögerungen aufmerksam gemacht worden.

In Ermangelung angemessener Reaktionen und angesichts der Missachtung des durch die Durchführungsbestimmungen festgelegten Zeitplans seitens der Vorgesetzten seien am 26. September 2001 und 23. November 2001 zwei Anträge gemäß Art. 90 an die Anstellungsbehörde übersandt worden. Die Kommission habe weder auf diese Anträge reagiert noch auf die Vorwürfe betreffend der Verfahrensverzögerungen. Entgegen den Annahmen der Kommission und aufgrund des Urteils des Gerichts erster Instanz vom 7. Mai 2003 sei der in den Durchführungsbestimmungen enthaltene Zeitplan verpflichtend gewesen.

Die Verzögerungen beim Beurteilungsverfahren und das Versäumnis, auf die in den Anträgen angesprochenen Vorwürfe einzugehen, stellten Missstände in ihrer Verwaltungstätigkeit dar.

Schlussfolgerung

Die Beschwerdeführerin schloss mit der Feststellung, dass eine gütliche Lösung für die oben aufgeführten Missstände in der Verwaltungstätigkeit möglicherweise nicht erreicht werden könne. Sie forderte den Europäischen Bürgerbeauftragten auf, den Fall mit kritischen Anmerkungen abzuschließen und in Zukunft eine Untersuchung des systematischen Versagens der Verwaltung der Kommission auf einer breiteren Grundlage in Betracht zu ziehen.

DIE ENTSCHEIDUNG

1 Vorbemerkung

1.1 In ihren Bemerkungen zur Stellungnahme der Kommission machte die Beschwerdeführerin einen neuen Vorwurf gegen die Kommission geltend. Sie behauptete, dass die ihr von der Kommission übermittelten Antworten inhaltlich unrichtig seien.

1.2 Die von der Beschwerdeführerin in ihrer ursprünglichen Beschwerde geltend gemachten Vorwürfe beziehen sich auf den formalen Aspekt der Bearbeitung ihrer Korrespondenz durch die Kommission. Der neue Vorwurf, den die Beschwerdeführerin in ihren Bemerkungen vorbringt, betrifft den Inhalt der Antworten der Kommission und würde daher weitere Untersuchungen erfordern. Zur Vermeidung einer weiteren Verzögerung der Entscheidung betreffend die ursprünglichen Vorwürfe wird der neue Vorwurf nicht im Rahmen der vorliegenden Entscheidung behandelt. Er könnte jedoch Gegenstand einer neuen Beschwerde seitens der Beschwerdeführerin sein.

2 Verzögerungen bei der Beantwortung von Schriftverkehr bzw. dessen Nichtbeantwortung

2.1 Die Beschwerdeführerin behauptete, dass die von ihr an die Kommission gerichteten Schreiben entweder verspätet oder überhaupt nicht beantwortet worden seien.

2.2 Die Kommission behauptete, die Schreiben der Beschwerdeführerin seien innerhalb der im Statut vorgesehenen Fristen oder mit lediglich geringfügigen Verzögerungen beantwortet worden.

2.3 Der Europäische Bürgerbeauftragte stellt fest, dass die Beschwerdeführerin zwischen dem 26. September 2001 und dem 18. Juli 2003, dem Tag, an dem sie eine Beschwerde beim Europäischen Bürgerbeauftragten einreichte, neun Schreiben an die Kommission richtete, die Anträge oder Beschwerden gemäß Art. 90 Abs. 1 bzw. Art. 90 Abs. 2 des Statuts enthielten. Während desselben Zeitraumes versandte die Beschwerdeführerin vier weitere Schreiben (Schreiben vom 25. Oktober 2001, 29. November 2001, 14. Dezember 2001 und 7. Januar 2002), in denen sie sich nach der ordnungsgemäßen Registrierung der Anträge vom 26. September 2001 und 26. Oktober 2001 erkundigte. Nach Angaben der Beschwerdeführerin blieben diese vier Schreiben unbeantwortet, und sechs der neun Schreiben, die Anträge oder Beschwerden enthielten, wurden verspätet beantwortet (Schreiben vom 26. September 2001, 26. Oktober 2001, 23. November 2001, 16. September 2002, 16. Oktober 2002 und 28. Februar 2003).

2.4 Was Anträge oder Beschwerden gemäß Art. 90 Abs. 1 bzw. Art. 90 Abs. 2 des Statuts betrifft, so teilt die Behörde entsprechend diesen Vorschriften der betroffenen Person ihre begründete Entscheidung binnen vier Monaten nach dem Tage der Antragstellung bzw. der Einreichung der Beschwerde mit. Liegt am Ende dieses Zeitraums keine Antwort auf den Antrag oder auf die Beschwerde vor, so gilt dies als eine stillschweigende Ablehnung. Die letztgenannte Vorschrift soll Beamten die Möglichkeit eines Rechtsbehelfs eröffnen, selbst wenn eine Behörde ihren rechtlichen Verpflichtungen nicht nachkommt. Sie entbindet die Behörde in keiner Weise von ihrer Verpflichtung zu einer guten Verwaltungspraxis.

2.5 Die Kommission führte ins Feld, dass die Anträge vom 26. September 2001, 26. Oktober 2001 und 23. November 2001 implizit mit dem Schreiben vom 9. Januar 2002 betreffend die Anwartschaft der Beschwerdeführerin auf Beförderung im Jahre 2001 beantwortet worden seien. Der Europäische Bürgerbeauftragte stellt jedoch fest, dass die Anträge vom 26. September 2001, 26. Oktober 2001 und 23. November 2001 in dem Schreiben der Kommission vom 9. Januar 2002 nicht aufgeführt sind. In ihrer an die Beschwerdeführerin gerichteten Entscheidung vom 3. Juni 2002 gab die Kommission selbst an, dass die Anträge vom 26. September 2001, 26. Oktober 2001 und 23. November 2001 nicht beantwortet worden seien. Demnach wurden die drei Anträge wohl erst am 3. Juni 2002 beantwortet und somit nach Ablauf der im Statut vorgesehenen Viermonatsfrist. Dies stellt einen Missstand in ihrer Verwaltungstätigkeit dar.

2.6 Was die Schreiben der Beschwerdeführerin vom 25. Oktober 2001, 29. November 2001, 14. Dezember 2001 und 7. Januar 2002 betrifft, stellt der Europäische Bürgerbeauftragte fest, dass sie sich auf die Registrierung der Anträge vom 26. September 2001 und 26. Oktober 2001 beziehen und nie beantwortet wurden. Die Kommission hat dem Europäischen Bürgerbeauftragten keine Erklärung für das Versäumnis, in diesen Fällen zu antworten, zukommen lassen. Da die Registrierung von großer Bedeutung für die Fristen in dem Verfahren ist, vertritt der Europäische Bürgerbeauftragte die Ansicht, dass die Kommission die Anfragen der Beschwerdeführerin hätte beantworten müssen. Die Nichtbeantwortung der Schreiben der Beschwerdeführerin vom 25. Oktober 2001, 29. November 2001, 14. Dezember 2001 und 7. Januar 2002 stellt somit einen weiteren Missstand in ihrer Verwaltungstätigkeit dar.

2.7 Laut den dem Europäischen Bürgerbeauftragten vorliegenden Informationen wurden die Schreiben vom 16. September 2002, 16. Oktober 2002 und 28. Februar 2003, die Anträge und Beschwerden gemäß Art. 90 enthielten, nach mehr als vier Monaten, d.h. am 11. Februar 2003, 6. März 2003 und 31. Juli 2003, beantwortet. Die Kommission behauptete, dass sie sich auf die Meldung von Missständen bezögen und dass die Viermonatsfrist daher nicht gelte. Angesichts der Tatsache, dass die Kommission diese Schreiben als Anträge und Beschwerden gemäß Art. 90 registrierte, dass sie als solche bearbeitet wurden und dass die Kommission der Beschwerdeführerin damals offenbar nicht mitteilte, dass sie die Viermonatsfrist als nicht anwendbar betrachte, sind die Argumente der Kommission keine geeignete Erklärung für die Verzögerungen. Die Kommission hätte der Beschwerdeführerin rechtzeitig antworten und ihr, sofern erforderlich, mitteilen müssen, dass sie das falsche Verfahren gewählt habe. Das entsprechende Versäumnis stellt einen Missstand in ihrer Verwaltungstätigkeit dar.

2.8 Aus den vorliegenden Unterlagen geht folglich hervor, dass die Kommission die von der Beschwerdeführerin übermittelten Schreiben vom 25. Oktober 2001, 29. November 2001, 14. Dezember 2001 und 7. Januar 2002 nicht beantwortete und in manchen Fällen, und zwar auf die Schreiben vom 26. September 2001, 26. Oktober 2001, 23. November 2001, 16. September 2002, 16. Oktober 2002 und 28. Februar 2003, mit einer erheblichen Verspätung antwortete. Dies stellt einen Missstand in ihrer Verwaltungstätigkeit dar. Diesbezüglich wird daher eine kritische Anmerkung erfolgen.

3 Systematische Verzögerung und Inkompetenz bei der Bearbeitung von Anträgen und Beschwerden

3.1 Die Beschwerdeführerin behauptete, dass ihre Anträge oder Beschwerden mit systematischer Verzögerung und Inkompetenz bearbeitet worden seien.

3.2 Die Kommission erklärte, dass ein Teil der Beschwerden und Anträge verfrüht und unbegründet gewesen sei, dass jedoch alle Schreiben innerhalb der im Statut vorgesehenen Fristen oder mit einer geringfügigen Verspätung beantwortet worden seien. Auf manche Fälle treffe die Viermonatsfrist gemäß Art. 90 nicht zu, weil die Beschwerdeführerin das falsche Verfahren gewählt habe. Für das Verfahren über die Meldung von Missständen gelte die Viermonatsfrist nicht. Es gebe keine Hinweise auf eine systematische Verzögerung oder Inkompetenz.

3.3 Angesichts der unter Punkt 2 aufgeführten Ergebnisse braucht dieser Aspekt der Beschwerde nicht weiter untersucht zu werden.

4 Verzögerungen bei der Erstellung der Beurteilung der Beschwerdeführerin

4.1 Die Beschwerdeführerin behauptete, dass ihre Beurteilung für den Zeitraum 1999-2001 mit Verzögerungen erstellt worden sei.

4.2 Die Kommission räumte ein, dass die Beurteilung der Beschwerdeführerin mit einer geringfügigen Verzögerung erstellt worden sei. Diese sei am 22. Februar 2002 vom Berufungsbeurteilenden fertig gestellt worden. Die Kommission betonte jedoch auch, dass dies keine Auswirkungen auf die Karriere der Beschwerdeführerin gehabt habe, da sie 2002 auf eine A5-Stelle befördert worden sei und die Anstellungsbehörde aufgrund des Urteils des Gerichts erster Instanz in der Rechtssache Liao gegen Rat für eine eventuelle Verzögerung bei der Erstellung einer Beurteilung, die sich aus der Einschaltung des Paritätischen Beurteilungsausschusses durch den Beamten ergeben könne, nicht verantwortlich gemacht werden könne.

4.3 Der Europäische Bürgerbeauftragte stellt fest, dass die Kommission Verfahrensverzögerungen bei der Erstellung der Beurteilung der Beschwerdeführerin zugegeben hat. Laut den dem Europäischen Bürgerbeauftragten vorliegenden Informationen entschied der Berufungsbeurteilende am 22. Februar 2002 über die Beurteilung der Beschwerdeführerin. Anschließend wandte sich die Beschwerdeführerin an den Paritätischen Beurteilungsausschuss, der seine Stellungnahme am 17. Juli 2002 vorlegte. Der Berufungsbeurteilende schloss die Beurteilung am 24. Juli 2002 ab.

4.4 Im vorliegenden Fall hätte das gesamte Verfahren, einschließlich des Berufungsverfahrens unter Einschaltung des Paritätischen Beurteilungsausschusses und der endgültigen Entscheidung des Berufungsbeurteilenden, gemäß den Durchführungsbestimmungen von Art. 43 des Statuts betreffend die Erstellung der Beurteilung vom 15. Mai 1997 und in Ermangelung der Beförderungsfähigkeit der Beschwerdeführerin bis zum 31. Dezember 2001 abgeschlossen sein müssen. Tatsächlich wurde es nahezu sieben Monate nach dieser Frist abgeschlossen.

4.5 In seinem Urteil vom 7. Mai 2003 in der Rechtssache Lavagnoli gegen Kommission(6) hat das Gericht erster Instanz entschieden, dass gemäß dem Urteil in der Rechtssache Liao gegen Rat(7) vom 6. November 1997 und dem Urteil in der Rechtssache Ditterich gegen Kommission(8) vom 1. Dezember 1994, welches auf das Urteil Ditterich gegen Kommission(9) vom 5. Mai 1983 zurückgeführt wurde, die Institution über eine angemessene Frist zur Erstellung einer Beurteilung verfüge. Weitere Verfahrensverzögerungen, die sich durch die Einschaltung des Paritätischen Beurteilungsausschusses durch den Beamten ergeben könnten, lägen außerhalb der Verantwortung der Institution. Allerdings waren die Institutionen in den Situationen, die den vorgenannten Rechtssachen zugrunde lagen, nicht an einen präzisen Zeitplan, sondern lediglich durch die Verpflichtung gemäß Art. 43 des Statuts, mindestens alle zwei Jahre eine Beurteilung zu erstellen, gebunden. Aus dem Urteil vom 7. Mai 2003 in der Rechtssache Lavagnoli gegen Kommission folgt jedoch, dass, wenn die Kommission durch einen präzisen Zeitplan gebunden ist, der in bindenden Vorschriften wie in den Durchführungsbestimmungen vom 15. Mai 1997 enthalten ist, die einzig angemessene Frist für die Erstellung einer Beurteilung die Frist des Zeitplans ist.

4.6 Im vorliegenden Fall vertritt der Europäische Bürgerbeauftragte die Ansicht, dass die Kommission sich verpflichtet hat, einen in den Durchführungsbestimmungen von Art. 43 des Statuts vom 15. Mai 1997 festgelegten präzisen Zeitplan einzuhalten. Dieser Zeitplan sah vor, dass das gesamte Verfahren spätestens am 31. Dezember des Jahres abgeschlossen sein musste, in dem es eingeleitet wurde. Diese Frist schloss auch das Verfahren vor dem Paritätischen Beurteilungsausschuss ein. Die Kommission hat keine außergewöhnlichen Umstände geltend gemacht, um ihr Abweichen von diesem Zeitplan zu rechtfertigen.

4.7 Daher stellte das Versäumnis der Kommission, sich bei der Erstellung der Beurteilung der Beschwerdeführerin an den von ihr selbst festgelegten präzisen Zeitplan zu halten, einen Missstand in ihrer Verwaltungstätigkeit dar. Diesbezüglich wird daher eine kritische Anmerkung erfolgen.

5 Schlussfolgerung

5.1 Nach Abschluss seiner Untersuchungen zu dieser Beschwerde hält der Europäische Bürgerbeauftragte die folgenden kritischen Anmerkungen für erforderlich:

Die Kommission beantwortete die Schreiben der Beschwerdeführerin vom 25. Oktober 2001, 29. November 2001, 14. Dezember 2001 und 7. Januar 2002 überhaupt nicht und beantwortete andre Schreiben mit beträchtlicher Verspätung, so die Schreiben vom 26. September 2001, 26. Oktober 2001, 23. November 2001, 16. September 2002, 16. Oktober 2002 und 28. Februar 2003. Dies stellt einen Missstand in der Verwaltungstätigkeit dar.

Das Versäumnis der Kommission, sich bei der Erstellung der Beurteilung der Beschwerdeführerin an den von ihr selbst festgelegten präzisen Zeitplan zu halten, stellt einen Missstand in ihrer Verwaltungstätigkeit dar.

5.2 Stellt der Europäische Bürgerbeauftragte einen Missstand in der Verwaltungstätigkeit fest, bemüht er sich gemäß Art. 3 Abs. 5 seines Statuts zusammen mit dem betreffenden Organ oder der betreffenden Institution soweit wie möglich um eine Lösung, durch die der Missstand in der Verwaltungstätigkeit beseitigt und der Beschwerdeführer zufrieden gestellt werden kann. Im vorliegenden Fall wurde diese Möglichkeit jedoch von der Beschwerdeführerin ausdrücklich ausgeschlossen.

5.3 Deckt der Europäische Bürgerbeauftragte Missstände in der Verwaltungstätigkeit auf, kann er gemäß Art. 3 Abs. 6 seines Statuts, sofern dies angezeigt ist, einen Entwurf für eine Empfehlung an das betreffende Organ oder an die betreffende Institution richten. In Anbetracht der Tatsache, dass die Beschwerdeführerin im Jahre 2002 befördert wurde, betrachtet der Europäische Bürgerbeauftragte es nicht als angezeigt, einen Entwurf für eine Empfehlung, die die oben genannten Missstände in der Verwaltungstätigkeit betrifft, zu erstellen.

5.4 Der Europäische Bürgerbeauftragte schließt den Fall daher ab.

Der Präsident der Europäischen Kommission wird von dieser Entscheidung ebenfalls in Kenntnis gesetzt.

Mit freundlichen Grüßen

 

Professor Dr. P. Nikiforos DIAMANDOUROS

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(1) Das Institut für Transurane gehört zum Gemeinsamen Forschungszentrum (JRC) der Europäischen Kommission.

(2) Art. 90 des Statuts der Beamten der Europäischen Gemeinschaften hat folgenden Wortlaut:
1. Jede Person, auf die dieses Statut Anwendung findet, kann einen Antrag auf Erlass einer sie betreffenden Entscheidung an die Anstellungsbehörde richten. Diese teilt dem Antragsteller ihre begründete Entscheidung binnen vier Monaten nach dem Tage der Antragstellung mit. Ergeht innerhalb dieser Frist kein Bescheid, so gilt dies als stillschweigende Ablehnung, gegen die eine Beschwerde nach Absatz 2 zulässig ist.
2. Jede Person, auf die dieses Statut Anwendung findet, kann sich mit einer Beschwerde gegen eine sie beschwerende Maßnahme an die Anstellungsbehörde wenden; dies gilt sowohl für den Fall, dass die Anstellungsbehörde eine Entscheidung getroffen hat, als auch für den Fall, dass sie eine im Statut vorgeschriebene Maßnahme nicht getroffen hat. Die Beschwerde muss innerhalb einer Frist von drei Monaten eingelegt werden. (…)

(3) K/2002/845 vom 4. April 2002 - Beschluss der Kommission über das Verhalten bei Verdacht auf schwerwiegende Rechtsverstöße.

(4) Art. 45 des Statuts der Beamten der Europäischen Gemeinschaften hat folgenden Wortlaut:
1. (…) Beförderung wird ausschließlich auf Grund einer Auslese unter den Beamten vorgenommen, die in ihrer Besoldungsgruppe eine Mindestdienstzeit abgeleistet haben; die Auslese erfolgt nach Abwägung der Verdienste der Beamten, die für die Beförderung in Frage kommen, sowie der Beurteilungen über diese Beamten.
Diese Mindestdienstzeit beträgt für die in der Eingangsbesoldungsgruppe ihrer Sonderlaufbahn oder Laufbahngruppe eingestuften Beamten vom Zeitpunkt ihrer Ernennung zum Beamten auf Lebenszeit an gerechnet sechs Monate; sie beträgt für die anderen Beamten zwei Jahre (…).

(5) Rechtssache T-15/96, Liao gegen Rat, Slg. ÖD 1995, IA-329, II-897.

(6) Rechtssache T-327/01, Luciano Lavagnoli gegen Kommission, Slg. ÖD 2003.

(7) Rechtssache T-15/96, Liao gegen Rat, Slg. ÖD 1995, IA-329, II-897.

(8) Rechtssache T-79/92, Ditterich gegen Kommission, Slg. ÖD 1994, IA-289, II-907.

(9) Rechtssache 207/81, Ditterich gegen Kommission, Slg. 1983, 1359, Randnummer 25.