Entscheidung des Europäischen Bürgerbeauftragten zur Beschwerde 1119/2001/GG gegen die Europäische Kommisssion

Sehr geehrter Herr X,

am 31. Juli 2001 reichten Sie im Namen eines deutschen Beraterunternehmens eine Beschwerde ein über das Vorgehen der Kommission im Zusammenhang mit dem Angebot, das dieses Unternehmen auf die Ausschreibung Nr. ENTR/00/055 hin einreichte, die von der Generaldirektion "Unternehmen" der Europäischen Kommission veröffentlicht worden war.

Am 22. August 2001 leitete ich die Beschwerde an die Kommission weiter, damit diese dazu Stellung nehmen konnte.

Am 27. August 2001 übermittelte die Kommission mir die Kopie eines Schreibens, das sie am 22. August 2001 an Sie gerichtet hatte. Meine Dienststellen nahmen daraufhin Kontakt zu Ihnen auf, um sich zu vergewissern, ob dieses Schreiben Ihren Erwartungen entsprach. In einem Schreiben vom 27. August 2001 teilten Sie mir mit, dass Sie das Fax vom 30. Januar 2001, auf das die Kommission Bezug genommen hatte, nicht erhalten hatten, und dass Sie eine Kopie des entsprechenden Sendeberichts wünschten. Am 30. August 2001 übermittelte ich Ihr Schreiben der Kommission.

Die Kommission übermittelte ihre Stellungnahme zu Ihrer Beschwerde am 17. Dezember 2001. Ich leitete die Stellungnahme der Kommission am 18. Dezember 2001 an Sie weiter, mit der Bitte, gegebenenfalls Anmerkungen dazu vorzubringen. Am 20. Dezember 2001 übersandten Sie mir Ihre Anmerkungen zur Stellungnahme der Kommission.

Mit diesem Schreiben möchte ich Sie über die Ergebnisse der durchgeführten Untersuchungen berichten.

DIE BESCHWERDE

Die ursprüngliche Beschwerde

Der Beschwerdeführer, ein deutsches Beratungsunternehmen, reichte in Beantwortung der Ausschreibung Nr. ENTR/00/055 der Generaldirektion Unternehmen der Europäischen Kommission ein Angebot ein. Am 15. Januar 2001 wurde dem Beschwerdeführer mitgeteilt, dass der Auftrag an einen anderen Bieter vergeben worden war.

Am 23. November 2000 hatte der Beschwerdeführer der Kommission ein Fax gesandt, in dem er dringend um nähere Angaben über die qualitativen Vergabekriterien für die Ausschreibung ersucht hatte. Nach Aussage des Beschwerdeführers übermittelte die Kommission keine Antwort.

Am 25. Januar 2001 schrieb der Beschwerdeführer an den zuständigen Direktor der GD Unternehmen, um die Gründe für die Ablehnung seines Angebots zu erfahren; ferner wollte er wissen, weshalb er keine Antwort auf seine vorherigen Schreiben erhalten habe. Nach Aussage des Beschwerdeführers erhielt er weder auf dieses Schreiben noch auf ein weiteres Schreiben an den Direktor vom 9. Februar 2001 eine Antwort. Am 27. Februar 2001 schrieb der Beschwerdeführer an den Generaldirektor der GD Unternehmen. Nach Aussage des Beschwerdeführers blieb auch dieses Schreiben unbeantwortet.

Daraufhin wandte sich der Beschwerdeführer an den Bürgerbeauftragten, um sich über das Versäumnis der Kommission, die Schreiben des Unternehmens zu beantworten, zu beschweren.

Weitere Entwicklungen

Am 27. August 2001 übermittelte die Kommission dem Bürgerbeauftragten eine Kopie eines Schreibens an den Beschwerdeführer vom 22. August 2001. In diesem Schreiben erklärte die Kommission, die am 23. November 2000 beantragten Informationen seien telefonisch erteilt worden, und das Schreiben vom 25. Januar 2001 sei am 30. Januar 2001 mit einem Fax beantwortet worden. Eine Kopie dieses Faxschreibens wurde dem Bürgerbeauftragten übermittelt.

Daraufhin kontaktierten die Dienststellen des Bürgerbeauftragten den Beschwerdeführer. In einem Fax vom 27. August 2001 teilte der Beschwerdeführer dem Bürgerbeauftragten mit, er habe das Fax, auf das sich die Kommission beziehe, vorher nicht erhalten und wolle eine Kopie des entsprechenden Sendeberichts erhalten. Am 30. August 2001 übermittelte der Bürgerbeauftragte das Schreiben des Beschwerdeführers an die Kommission und ersuchte sie, dieses Schreiben bei der Ausarbeitung ihrer Stellungnahme zu der Beschwerde zu berücksichtigen.

DIE UNTERSUCHUNG

Stellungnahme der Kommission

In ihrer Stellungnahme äußerte die Kommission sich wie folgt:

Der Beschwerdeführers habe an der von der GD Unternehmen der Europäischen Kommission veröffentlichten Ausschreibung Nr. ENTR/00/055 teilgenommen. Die Frist für die Einreichung der Angebote sei am 27. November 2000 abgelaufen. Sechs weitere Angebote seien eingereicht worden.

Die Anfrage des Beschwerdeführers vom 23. November 2000 um nähere Angaben sei nach Ablauf der Frist vom 20. November 2000, die in den Ausschreibungsbedingungen für die Vorlage einer formalen Anfrage nach Unterlagen und entsprechenden Informationen über die Ausschreibung vorgesehen war, eingereicht worden. Darüber hinaus seien die bei der Bewertung der Angebote angelegten "Qualitätskriterien" in der "Leistungsbeschreibung" der allgemeinen Aufforderung zur Angebotsabgabe eindeutig festgelegt gewesen.

Die Kommission habe jedoch einer Mitarbeiterin des Beschwerdeführers telefonisch weitere Informationen mitgeteilt. Diese Informationen seien auf eine sachliche Klärung beschränkt gewesen und hätten sich in keiner Weise nachteilig für andere Bewerber ausgewirkt. Die Kommission habe der besagten Mitarbeiterin das Risiko einer Schädigung für andere Bewerber erläutert, falls zusätzliche Informationen vier Tage vor Ablauf der Frist für die Einreichung von Angeboten schriftlich erteilt würden.

Das Schreiben des Beschwerdeführers vom 25. Januar 2001 sei mit Fax vom 30. Januar 2001 beantwortet worden. Der Sendebericht des Faxschreibens habe jedoch nicht ermittelt werden können.

In der Folge des Ausscheidens des für die Ausschreibung zuständigen Beamten Ende Februar 2001 seien die beiden Schreiben des Beschwerdeführers vom 9. bzw. 27. Februar 2001 verlegt und daher nicht innerhalb des zulässigen Zeitrahmens beantwortet worden, trotz der eingebauten Kontrollsysteme der Generaldirektion Unternehmen für den Postein- und -ausgang.

Die Kommission bedauerte, dass die beiden Schreiben mit erheblicher Verzögerung beantwortet worden seien. Sie stellte sich jedoch auf den Standpunkt, dass dies auf eine rein formale administrative Nachlässigkeit zurückzuführen sei, die keine materiellen Folgen für den Beschwerdeführer gehabt habe. Nach Auffassung der Kommission handelte es sich bei diesem Versehen um eine Ausnahme, was dadurch deutlich werde, dass die erforderlichen Systeme und Verfahren innerhalb der GD Unternehmen vorhanden sind, um ein zuverlässiges und effizientes Follow-up des Postein- und -ausgangs auf allen drei hierarchischen Ebenen (Generaldirektion, Direktion, Referat) zu gewährleisten. Darüber hinaus habe die GD, um das Risiko ähnlicher Vorfälle möglichst gering zu halten, seitdem tägliche "Fristenwarnsysteme" für ausstehende Antworten auf den Posteingang eingerichtet.

Anmerkungen des Beschwerdeführers

In seinen Anmerkungen vertrat der Beschwerdeführer die Auffassung, dass die Angelegenheit substanziell nicht geklärt werden konnte. Er teilte jedoch dem Bürgerbeauftragten mit, dieser könne den Vorgang aus seiner Sicht abschließen. Er wolle nur richtig stellen, dass seine Mitarbeiterin am 23. November 2000 keine telefonische Auskunft erhalten habe, sondern aufgefordert worden sei, die Fragen per Fax zu schicken.

DIE ENTSCHEIDUNG

1 Nichtbeantwortung von Schreiben

1.1 Der Beschwerdeführer, ein deutsches Beratungsunternehmen, reichte ein Angebot auf die von der Generaldirektion (GD) Unternehmen der Europäischen Kommission veröffentliche Ausschreibung ein. Er behauptete, die Kommission habe auf eine Bitte um Informationen vom 23. November 2000 sowie auf zwei Schreiben an den zuständigen Direktor der GD Unternehmen vom 9. bzw. 27. Februar 2001 und auf ein Schreiben an den Generaldirektor der GD "Unternehmen" vom 27. Februar 2001 nicht geantwortet.

1.2 Die Kommission erklärte, die Bitte um Informationen vom 23. November 2000 sei telefonisch beantwortet worden, in dem Maße, in dem dies möglich gewesen sei, ohne dass dadurch Nachteile für andere Bieter entstanden. Sie behauptete ferner, das Schreiben vom 25. Januar 2001 sei mit einem Fax vom 30. Januar 2001 beantwortet worden. Die Kommission räumte jedoch ein, es sei ihr nicht möglich gewesen, den Sendebericht dieses Faxschreibens aufzufinden. Die Kommission bedauerte, dass infolge des Ausscheidens des für die Ausschreibung zuständigen Beamten Ende Februar 2001 die beiden Schreiben des Beschwerdeführers vom 9. bzw. 27. Februar 2001 verlegt und daher nicht innerhalb des zulässigen Zeitrahmens weiterbehandelt worden seien. Nach Ansicht der Kommission sei dies jedoch ausschließlich auf eine rein formale administrative Nachlässigkeit zurückzuführen, die keine materiellen Folgen für den Beschwerdeführer gehabt habe. Nach Auffassung der Kommission handele es sich bei diesem Versehen um eine Ausnahme, was dadurch deutlich werde, dass die erforderlichen Systeme und Verfahren innerhalb der GD Unternehmen vorhanden seien, um ein zuverlässiges und effizientes Follow-up des Postein- und -ausgangs auf allen drei hierarchischen Ebenen (Generaldirektion, Direktion, Referat) zu gewährleisten. Darüber hinaus wies die Kommission darauf hin, die GD Unternehmen habe seitdem, um das Risiko ähnlicher Vorfälle möglicht gering zu halten, tägliche "Fristenwarnsysteme" für ausstehende Antworten auf den Posteingang eingerichtet.

1.3 In seinen Anmerkungen vertrat der Beschwerdeführer die Auffassung, die Angelegenheit habe substanziell nicht geklärt werden können. Er teilte dem Bürgerbeauftragten jedoch mit, er könne den Vorgang abschließen.

2 Schlussfolgerung

Aus den Informationen, die der Beschwerdeführer dem Bürgerbeauftragten übermittelt hat, geht hervor, dass der Beschwerdeführer die Beschwerde nicht aufrechterhalten möchte. Der Bürgerbeauftragte schließt den Vorgang daher ab.

Der Präsident der Europäischen Kommission wird über diese Entscheidung ebenfalls unterrichtet werden.

Mit freundlichen Grüßen

 

Jacob SÖDERMAN