Entscheidung des Europäischen Bürgerbeauftragten zur Beschwerde 780/2000/GG gegen die Europäische Kommission

Sehr geehrte Frau B.,

am 8. Juni 2000 legten Sie beim Europäischen Bürgerbeauftragten eine Beschwerde gegen die Europäische Kommission ein, in der Sie sich über die Art und Weise beschwerten, in der die Kommission ihren Zahlungsverpflichtungen aus dem Projekt D/93b/1/3120/Q-FPC nachgekommen ist.

Am 22. Juni 2000 leitete ich die Beschwerde mit der Bitte um Stellungnahme an die Kommission weiter. Die Kommission übermittelte ihre Stellungnahme zu der Beschwerde am 13. November 2000. Am 23. November 2000 leitete ich diese an Sie weiter und lud Sie ein, mir Ihre Anmerkungen zu senden, falls Sie dies wünschen sollten.

Am 13. November übermittelten Sie mir weitere Informationen im Hinblick auf Ihre Beschwerde.

Am 5. Dezember 2000 schrieb ich an die Kommission, um sie um weitere Auskünfte hinsichtlich Ihrer Beschwerde zu ersuchen. Die Kommission sandte ihre Antwort am 13. Februar 2001, und ich leitete sie am 16. Februar 2001 an Sie weiter, verbunden mit der Einladung, mir Ihre Anmerkungen bis zum 31. März 2001 zu senden, falls Sie dies wünschen sollten. Am 28. Februar 2001 und am 31. März 2001 sandten Sie mir Ihre Anmerkungen zu dem Schreiben der Kommission.

Am 10. April 2001 schrieb ich an die Kommission, um eine einvernehmliche Lösung vorzuschlagen. Die Kommission sandte ihre Stellungnahme hierzu am 28. Juni 2001, und ich leitete diese am 4. Juli 2001 an Sie weiter, zusammen mit einer Einladung, mir Ihre Anmerkungen zu senden, falls Sie dies wünschen sollten. Am 24. August 2001 sandten Sie mir Ihre Anmerkungen zu der Stellungnahme der Kommission.

Da Ihre Anmerkungen einen neuen Beschwerdepunkt enthielten, leitete ich sie am 30. August 2001 an die Kommission weiter. Die Kommission sandte ihre Stellungnahme am 12. November 2001, und ich leitete diese am 15. November 2001 an Sie weiter, zusammen mit einer Einladung, mir Ihre Anmerkungen zu senden, falls Sie dies wünschen.

Am 23. November 2001 teilten Sie mir mit, dass Sie mit der Antwort der Kommission zufrieden seien.

Mit diesem Schreiben möchte ich Sie nun über die Ergebnisse der durchgeführten Untersuchungen in Kenntnis setzen.

DIE BESCHWERDE

1994 schloss die ASS - Arbeits- und sozialwissenschaftliche Systemberatung, ein deutsches Beratungsunternehmen, das durch die Beschwerdeführerin vertreten wurde, im Rahmen des Programms 'Force' einen Vertrag mit der Kommission über Beratungsdienstleistungen (Projekt D/93B/1/3120/Q-FPC). Laut Vertrag beliefen sich die Gesamtkosten des Projekts auf 88 000 €; der Höchstbeitrag der Kommission war mit 65 000 € veranschlagt. In dem Vertrag war ferner vorgesehen, dass 80 % des Beitrags der Gemeinschaft innerhalb von 30 Tagen nach Eingang des unterzeichneten Vertrags angewiesen werden sollten. Die restlichen 20 % sollten nach Erhalt und Annahme des Abschlussberichts und der Abrechnung ausgezahlt werden. Frist für die Übermittlung der Unterlagen war der 14. November 1994.

Die Beschwerdeführerin behauptete, die Kommission habe versäumt, der ASS die letzte Teilzahlung zu überweisen. Sie behauptete ferner, dass die Kommission auf verschiedene Anfragen per Telefon, Fax und Einschreiben mit Rückschein nicht reagiert habe. Nach Aussage der Beschwerdeführerin wurde ihr anlässlich eines Besuchs bei der Kommission am 5. November 1999 von Herrn P. Louis, einem Mitarbeiter der Kommission, versichert, dass die Überweisung erfolgt zu sein schien. Dies müsse elektronisch in den 'Force'-Akten überprüft werden. Sie werde über das Ergebnis informiert werden. Die Beschwerdeführerin erklärte jedoch, in der Folge lediglich darüber informiert worden zu sein, dass die 'Force'-Akten elektronisch nicht zugänglich seien. Daraufhin habe sie um eine Kopie des Überweisungsbelegs gebeten, aber keine Antwort erhalten.

In ihrer an den Bürgerbeauftragten gerichteten Beschwerde stellt die Beschwerdeführerin folgende Forderungen:

(1) Die Kommission sollte ihr den Überweisungsauftrag hinsichtlich der letzten Rate zustellen.

(2) Die Kommission sollte den fälligen Betrag zahlen, falls dies noch nicht geschehen sein sollte.

DIE UNTERSUCHUNG

Stellungnahme der Kommission

In ihrer Stellungnahme machte die Kommission Folgendes geltend:

Das Programm 'Force' wurde 1995 offiziell abgeschlossen. Die Projektakten dieses Programms waren dem Technischen Unterstützungsbüro der Europäischen Kommission für die Durchführung des Programms Leonardo da Vinci (1995-1999), der S.A. Agenor, anvertraut worden, um einen Abschluss der restlichen Projekte zu ermöglichen. Als jedoch das Technische Unterstützungsbüro im Februar 1999 geschlossen wurde, blieben einige Akten unerledigt, darunter auch die der Beschwerdeführerin.

Leider hatte die Kommission keinen Zugang zu diesen Akten, die von den belgischen Justizbehörden im Februar 1999 unter Verschluss genommen und noch nicht wieder ausgehändigt worden waren. Die Kommission konnte der betreffenden Akten daher nicht habhaft werden und somit dem Wunsch der Beschwerdeführerin nicht unverzüglich nachkommen.

Am 6. September 2000 hatte sich die Kommission schriftlich an den belgischen Untersuchungsrichter gewandt mit der Bitte, Zugang zu der Akte der Beschwerdeführerin zu erhalten. Die Kommission sah sich ohne Zugang zu der betreffenden Akte nicht in der Lage, zu erklären, was in dem betreffenden Fall tatsächlich geschehen war. Ferner hatte sich die Kommission am 20. Oktober 2000 schriftlich an die Beschwerdeführerin gewandt und sie gebeten, eine Kopie ihrer eigenen, für den Fall relevanten Dokumente zu übermitteln.

Die Anmerkungen der Beschwerdeführerin

In ihren Anmerkungen (die sie dem Bürgerbeauftragten übermittelte, nachdem sie das Schreiben der Kommission mit Datum vom 20. Oktober 2000 erhalten hatte) behauptete die Beschwerdeführerin, dass sie der Kommission die betreffenden Unterlagen bereits mehrfach übermittelt habe. Außerdem behauptete sie, dass sie bei ihrem Besuch der Kommission im November 1999 feststellen habe können, dass die Unterlagen der Kommission vorlagen. Auf jeden Fall aber sollten entsprechende Überweisungsbelege in der Auszahlungsabteilung der Kommission zu finden sein.

Weitere Untersuchungen
Bitte um ergänzende Auskünfte

Nach sorgfältiger Prüfung der Anmerkungen der Beschwerdeführerin kam der Bürgerbeauftragte zu dem Schluss, dass er zur Bearbeitung der Beschwerde noch weitere Informationen benötigte. Aus diesem Grunde bat er die Kommission ihm mitzuteilen, (1) ob alle relevanten Unterlagen derzeit in den Händen der belgischen Justizbehörden sind und (2) ob die belgischen Justizbehörden auf ihr Schreiben vom 6. September 2000 geantwortet hatten sowie, falls dies nicht der Fall sein sollte, welche Schritte sie zu ergreifen gedachte, um den Fall der Beschwerdeführerin zu bearbeiten.

Die Antwort der Kommission

In ihrer Antwort machte die Kommission folgende Anmerkungen:

Die Kommission hat in der Zwischenzeit eine Kopie der betreffenden Akte in den Archiven der Generaldirektion Bildung und Kultur rekonstruiert. In dieser Akte findet sich keinerlei Nachweis über die Auszahlung des in Frage stehenden Betrags. Auch auf eine Zahlung des Technischen Unterstützungsbüros fand sich kein Hinweis in der internen Buchführung der Kommission. Die Dienststellen der Kommission haben daher den Vorgang anhand der verfügbaren Unterlagen erneut geprüft. Diese Prüfung hat es jedoch nicht ermöglicht, die Akte zu schließen. Es stellte sich heraus, dass noch weitere Informationen bei der Beschwerdeführerin eingeholt werden mussten, insbesondere im Zusammenhang mit Fragen, die die Prüfer der Kommission nach einem Kontrollbesuch aufwarfen, der einem anderen vom Programm 'Force' finanzierten Projekt galt, bei dem die Beschwerdeführerin ebenfalls die Funktion der Koordinatorin wahrnahm. Die Dienststellen der Kommission haben daher am 29. Januar 2001 an die Beschwerdeführerin geschrieben und werden die Akte auf der Grundlage der eingehenden zusätzlichen Informationen abschließen. Der Vorgang wird von den Kommissionsdienststellen vorrangig behandelt werden.

Am 24. Januar 2001 ging ein Schreiben der belgischen Behörden ein, wonach der Kommission der Zugang zu den betreffenden Akten gewährt wurde. Die Kommission nimmt derzeit einen Abgleich der ihr vorliegenden Informationen mit den Angaben in der Originalakte vor.

Die Anmerkungen der Beschwerdeführerin

In ihren Anmerkungen betonte die Beschwerdeführerin, dass sie bereits mehrfach Kopien ihrer Unterlagen an Herrn Louis übermittelt habe. In Bezug auf das andere Projekt (Projekt E/92/2/1608), das die Kommission angesprochen hatte, erklärte sie, den von der Kommission angekündigten Evaluierungsbericht niemals erhalten zu haben.

Die Beschwerdeführerin übermittelte die Kopie eines Schreibens der Kommission vom 29. Januar 2001, in dem sie aufgefordert wurde, bestimmte Informationen innerhalb von 30 Tagen zu übermitteln. Sie wies darauf hin, dass die Zusammenstellung der betreffenden Angaben einen hohen Arbeitsaufwand bedeute, da in der Zwischenzeit mehr als fünf Jahre verstrichen seien. Die Beschwerdeführerin bat daher um eine Verlängerung der gesetzten Frist(1).

Am 31. März 2001 teilte die Beschwerdeführerin dem Bürgerbeauftragten mit, dass sie die Auskünfte, um die man sie gebeten habe, erteilt habe.

DIE BEMÜHUNGEN DES BÜRGERBEAUFTRAGTEN UM EINE EINVERNEHMLICHE LÖSUNG

Untersuchung der strittigen Punkte durch den Bürgerbeauftragten

Nach sorgfältiger Prüfung der Stellungnahme und der Anmerkungen sowie der Ergebnisse der weiteren Untersuchungen war der Bürgerbeauftragte nicht ausreichend davon überzeugt, dass die Kommission die Beschwerde der Beschwerdeführerin angemessen behandelt hatte.

Der Bürgerbeauftragte stellte fest, dass nach Artikel 5.1 des Vertrags die letzte Zahlung in Höhe von 20 % innerhalb von 60 Tagen nach der Übermittlung des Abschlussberichts und der Abrechnung durch den Vertragspartner erfolgen muss „vorbehaltlich ihrer Annahme" ("subject to acceptance") durch die Kommission. Offensichtlich war die Kommission in dem vorliegenden Fall bisher nicht in der Lage gewesen, eine endgültige Entscheidung über die Annahme der Abrechnung zu treffen. Da die Forderung der Beschwerdeführerin nach Zahlung des ausstehenden Betrags jedoch von der Annahme dieser Abrechnung abhängig war, war davon auszugehen, dass die Kommission noch nicht zur Zahlung verpflichtet war.

Allerdings war die Beschwerdeführerin laut Vertrag gehalten, den Abschlussbericht und die Abrechnung spätestens bis zum 14. November 1994 einzureichen. Die Kommission behauptete nicht, dass diese Bedingung nicht eingehalten worden sei. Das bedeutete, dass die Kommission mehr als sechs Jahre nach diesem Zeitpunkt noch immer nicht in der Lage war, die Akte der Beschwerdeführerin abzuschließen. Der Bürgerbeauftragte war der Ansicht, dass eine solche Verzögerung offensichtlich exzessiv war, selbst wenn man der Kommission zugute hielt, dass bestimmte Punkte überprüft und weitere Informationen eingeholt werden mussten. Die Tatsache, dass ein Teil der Verzögerung darauf zurückzuführen sein konnte, dass Agenor die Angelegenheit nicht weiter verfolgt hatte, konnte die Kommission nicht entlasten. Der Bürgerbeauftragte konstatierte zudem, dass die Kommission, nachdem sie anfangs argumentiert hatte, dass sie nicht in der Lage sei, den Fall zu behandeln, weil die erforderlichen Unterlagen von den belgischen Justizbehörden unter Verschluss gehalten würden, in ihrer Antwort auf das Auskunftsersuchen erklärte, dass sie in der Zwischenzeit in der Lage gewesen sei, in den Archiven der Generaldirektion Bildung und Kultur eine Kopie der betreffenden Akte zu rekonstruieren.

Aufgrund dieser Erwägungen gelangte der Bürgerbeauftragte zu dem vorläufigen Schluss, dass die Tatsache, dass die Kommission nicht in der Lage gewesen war, die Angelegenheit innerhalb einer angemessenen Frist zu behandeln, einen Missstand in der Verwaltungstätigkeit darstellen könnte.

Möglichkeit einer einvernehmlichen Lösung

Am 10. April 2001 unterbreitete der Bürgerbeauftragte daher der Kommission einen Vorschlag für eine einvernehmliche Lösung. In seinem Schreiben schlug der Bürgerbeauftragte vor, dass die Kommission die Prüfung der Forderung der Beschwerdeführerin so schnell wie möglich abschließen und den in Frage stehenden Betrag (soweit er von der Kommission anerkannt werden würde) auszahlen sollte.

In ihrer Antwort vom 28. Juni 2001 teilte die Kommission dem Bürgerbeauftragten mit, dass sich auf der Grundlage der von der Beschwerdeführerin vorgelegten Dokumente ergeben habe, dass deren Angaben zu den Personalkosten angemessen und schlüssig waren. Der Bürgerbeauftragte werde informiert werden, wann die Auszahlung des fälligen Restbetrages erfolge. Am 16. Juli 2001 teilte die Kommission dem Bürgerbeauftragten mit, dass ein Betrag von 7 403 € an die Beschwerdeführerin ausbezahlt und dass diese entsprechend informiert worden sei.

In ihren Anmerkungen vom 24. August 2001 teilte die Beschwerdeführerin dem Bürgerbeauftragten mit, dass sie mit der von der Kommission geleisteten Zahlung einverstanden sei. Sie machte aber geltend, dass die Kommission aufgrund der Verzögerung der Zahlung und der Kosten, die ihr bei der Verfolgung ihres Anspruchs entstanden seien, Zinsen zahlen solle.

DIE ZUSÄTZLICHE UNTERSUCHUNG

Der zusätzliche Beschwerdepunkt der Beschwerdeführerin wurde der Kommission zwecks Stellungnahme vorgelegt. Am 12. November 2001 erkannte die Kommission an, dass Zinsen in Höhe von 7,5 % für die Zeit vom 27. Februar 1995 bis zum 25. Juni 2000 (dem Tag, an dem die Zahlung erfolgte) gezahlt werden sollten. Der sich daraus ergebende Betrag von 3 422,62 € würde an die Beschwerdeführerin gezahlt werden.

Am 23. November 2001 teilte die Beschwerdeführerin dem Bürgerbeauftragten mit, dass sie den von der Kommission errechneten Betrag akzeptieren könne. Sie unterstrich jedoch, dass die Kommission diesen Betrag noch vor Ende des Jahres auszahlen solle.

ENTSCHEIDUNG

1 Unterlassene Zahlung der fraglichen Summe

1.1 Die Beschwerdeführerin behauptete, dass die Kommission zur Überweisung der Abschlusszahlung gemäß dem Vertrag über Beratungsdienstleistungen verpflichtet sei, der 1994 im Rahmen des Programms 'Force' zwischen der ASS - Arbeits- und sozialwissenschaftliche Systemberatung, einem deutschen Beratungsunternehmen, das durch die Beschwerdeführerin vertreten wurde, und der Kommission geschlossen wurde (Projekt D/93B/1/3120/Q-FPC).

1.2 Am 16. Juli 2001 teilte die Kommission dem Bürgerbeauftragten mit, dass ein Betrag von 7 403 € an die Beschwerdeführerin ausbezahlt und dass diese entsprechend informiert worden sei.

1.3 Die Beschwerdeführerin teilte dem Bürgerbeauftragten mit, dass sie mit der von der Kommission geleisteten Zahlung einverstanden sei.

1.4 Aus der Stellungnahme der Kommission und den Anmerkungen der Beschwerdeführerin geht hervor, dass die Kommission Schritte unternommen hat, um die Angelegenheit zur Zufriedenheit der Beschwerdeführerin zu regeln.

2 Zu zahlende Zinsen

2.1 In ihren Anmerkungen zu der Antwort der Kommission auf den Vorschlag des Bürgerbeauftragten für eine einvernehmliche Lösung machte die Beschwerdeführerin geltend, dass die Kommission aufgrund der Verzögerung der Zahlung und der Kosten, die ihr bei der Verfolgung ihres Anspruchs entstanden seien, Zinsen zahlen solle.

2.2 Am 12. November 2001 erkannte die Kommission an, dass Zinsen in Höhe von 3 422,62 € an die Beschwerdeführerin zu zahlen seien.

2.3 Am 23. November 2001 teilte die Beschwerdeführerin dem Bürgerbeauftragten mit, dass sie den von der Kommission errechneten Betrag akzeptieren könne. Sie unterstrich jedoch, dass die Kommission diesen Betrag noch vor Ende des Jahres auszahlen solle.

2.4 Der Bürgerbeauftragte geht davon aus, dass die Kommission den fraglichen Betrag so schnell wie möglich auszahlen wird.

2.5Es ergibt sich somit, dass die Kommission Schritte unternommen hat, um die Angelegenheit zur Zufriedenheit der Beschwerdeführerin zu regeln.

3 Schlussfolgerung

Die Untersuchungen des Bürgerbeauftragten im Zusammenhang mit der vorliegenden Beschwerde haben ergeben, dass die Kommission Schritte unternommen hat, um die Angelegenheit zur Zufriedenheit der Beschwerdeführerin zu regeln. Der Bürgerbeauftragte schließt den Fall daher ab.

Der Präsident der Europäischen Kommission wird ebenfalls über diese Entscheidung in Kenntnis gesetzt.

Mit freundlichen Grüßen

 

Jacob SÖDERMAN

---

(1) In einen Telefongespräch mit dem Büro des Bürgerbeauftragten am 26. Februar 2001 wurde die Beschwerdeführerin darauf hingewiesen, dass ein solches Ersuchen an die Kommission zu richten ist.