Entscheidung des Europäischen Bürgerbeauftragten über die Beschwerde 500/99/ADB gegen die Europäische Kommission

Sehr geehrter Herr W.,
am 6. Mai 1999 haben Sie beim Europäischen Bürgerbeauftragten eine Beschwerde geltend gemacht, die das Erstattungsverfahren von Reisekosten für Sachverständige, die mit der Europäischen Kommission zusammenarbeiten, betraf.
Am 20. Mai 1999 habe ich die Beschwerde an den Präsidenten der Europäischen Kommission weitergeleitet. Die Europäische Kommission übermittelte ihre Stellungnahme am 29. Juli 1999 und ich sandte Sie Ihnen mit der Bitte zu, sich gegebenenfalls dazu zu äußern. Ihre Bemerkungen erhielt ich am 18. August 1999.
Hier nun teile ich Ihnen die Ergebnisse der bisherigen Untersuchungen mit.

BESCHWERDE

Der Beschwerdeführer wird regelmäßig von der Europäischen Kommission als Sachverständiger zur Teilnahme an Sitzungen nach Brüssel eingeladen. Die Kommission erstattet ihm seine Reisekosten, jedoch betrachtet er die Dauer des Verfahrens als äußerst langwierig. Er mußte beispielsweise 7 1/2 Monate auf eine Erstattung warten. In diesem Zusammenhang sprach er, um seine Unzufriedenheit kund zu tun, mit Beamten der Kommission und mit Mitgliedern des Europäischen Parlaments. Ferner, hatte er es auf Grund dieses Problems auch abgelehnt, an einem Treffen teilzunehmen.
Da dem Beschwerdeführer wiederholt mitgeteilt wurde, die Verzögerungen lägen am „System", vertrat er die Auffassung, daß es reformiert werden sollte, und bat den Europäischen Bürgerbeauftragten, diesen Sachverhalt zu untersuchen.

UNTERSUCHUNG

Stellungnahme der Kommission
Die Stellungnahme der Europäischen Kommission zur Beschwerde ist zusammengefaßt folgende:
Die Dienststellen der Kommission sind bestrebt, Kosten, die für zu einer Sitzung geladenen Sachverständigen entstanden sind, binnen einer Frist von 60 Tagen nach dem Sitzungsdatum zu erstatten. Binnen dieser Frist muß die für die Abhaltung der Sitzung zuständige Generaldirektion über die Bankangaben des Sachverständigen verfügen. Daraufhin muß die GD IX die Höhe der Kosten feststellen und deren Rückerstattung beantragen, die durch die GD XX genehmigt und durch die GD XIX ausgeführt werden muß.
Das EDV-Buchhaltungssystem der Kommission wurde Ende 1998 durch ein neues (Sincom 2) ersetzt. Diese bedeutende Umstellung, mit deren Hilfe das Rückzahlungsverfahren beschleunigt werden sollte, hat zu einigen Problemen und Verzögerungen geführt, die erst im März 1999 bereinigt werden konnten, jedoch möglicherweise die Bearbeitung der Daten des Beschwerdeführers beeinträchtigt haben. Die Kommission hat dennoch betont, daß die Verzögerungen, über die der Beschwerdeführer sich beschwert, dadurch noch ausgedehnt wurden, daß er nicht rechtzeitig die notwendigen Informationen übermittelt hat.
Die Kommission bedauerte die Unannehmlichkeiten und brachte ihre Entschlossenheit zum Ausdruck, derartige Situationen zu verhindern.
Bemerkungen des Beschwerdeführers
Der Europäische Bürgerbeauftragte hat dem Beschwerdeführer die Stellungnahme der Europäischen Kommission mit der Bitte weitergeleitet, seine Bemerkungen dazu abzugeben. In seiner Antwort vom 18. August 1999 äußerte der Beschwerdeführer seine Zufriedenheit mit der Arbeit des Europäischen Bürgerbeauftragten. Ferner begrüßte er, die von der Kommission unternommenen Anstrengungen zur Verbesserung des Rückzahlungssystems und wies darauf hin, daß seine Beschwerde beim Bürgerbeauftragten darauf abzielte, auf ein allgemeines Problem aufmerksam zu machen, ohne seinen Einzelfall besonders hervorheben zu wollen.
Der Beschwerdeführer wies jedoch die Anschuldigungen der Kommission, er hätte die für die Rückzahlung notwendige Information verspätet eingereicht, zurück. Er machte geltend, daß er frühzeitig und ohne jeglichen Widerspruch seitens der Beamten der Kommission, das anzuwendende Verfahren entsprechend dem alten Rückzahlungssystem eingehalten habe. Später wurde er informiert, daß das System geändert worden sei, und er wurde gebeten erneut Informationen zu übermitteln, was er sofort tat. Der Beschwerdeführer ist deshalb der Ansicht, daß die gesamte Verantwortung für die Verzögerung bei der Kommission liege.

ENTSCHEIDUNG

1 Die Verzögerungen bei der Rückzahlung von Reisekosten
1.1 Der Beschwerdeführer, ein Sachverständiger, der gelegentlich von der Kommission zur Teilnahme an in Brüssel organisierten Treffen eingeladen wird, führte gegen die Kommission auf Grund der Verzögerungen bei der Rückzahlung der Reisekosten Beschwerde. Er erwartete eine Verbesserung des Rückzahlungsystems. Die Kommission hat erklärt, daß sie bemüht sei, das System zu verbessern. Die im Fall des Beschwerdeführers aufgetretenen Verzögerungen seien direkt auf Schwierigkeiten bei der Einführung eines neuen Systems zurückzuführen.
1.2 Der Bürgerbeauftragte stellt fest, daß sich die Kommission verpflichtet hat, Rückzahlungen von Reisekosten innerhalb einer Frist von 60 Tagen zu leisten, und sich für die, durch die Einführung eines neuen effektiveren Buchhaltungssystems, entstandenen Unannehmlichkeiten entschuldigt hat.
1.3 Der Beschwerdeführer hat sich hinsichtlich der Bemühungen der Kommission, das Rückzahlungsverfahren zu verbessern, zufrieden geäußert und dem Bürgerbeauftragten mitgeteilt, daß der speziell angesprochene Fall der verspäteten Zahlung in seiner ursprünglichen Beschwerde nur als Beispiel für die Fehlfunktion des Systems gedacht war. Der Bürgerbeauftragte ist daher der Auffassung, daß eine weitere Untersuchung dieser Angelegenheit nicht notwendig ist.
2 Schlußfolgerung
Aus der Stellungnahme der Europäischen Kommission und den Bemerkungen des Beschwerdeführers ist zu schließen, daß die Kommission Schritte eingeleitet hat, um die Angelegenheit, zur Zufriedenheit des Beschwerdeführers, beizulegen. Der Bürgerbeauftragte hat deshalb entschieden, den Fall abzuschließen.
Der Präsident der Europäischen Kommission wird ebenfalls über diese Entscheidung unterrichtet.
Mit freundlichen Grüßen
Jacob SÖDERMAN