Afgørelse af den Europæiske Ombudsmand om klage 780/98/ME over Europa-Kommissionen

Den 21. juli 1998 indgav De en klage til Den Europæiske Ombudsmand over Europa-Kommissionen's sene betalinger af rejsegodtgørelser til eksperter, der deltager i møder arrangeret af Kommissionen.
Den 26. august 1998 sendte jeg klagen til Europa-Kommissionen's formand. Den 27. oktober 1998 sendte Europa-Kommissionen sin udtalelse, som jeg videresendte til Dem den 30. december 1998 med en opfordring til at fremsætte eventuelle bemærkninger.
Den 3. februar 1999 forelagde jeg Kommissionen en anmodning om yderligere oplysninger. Kommissionen sendte sin anden udtalelse den 29. marts 1999, som jeg videresendte til Dem med en opfordring til at fremsætte eventuelle bemærkninger. Jeg har ikke modtaget bemærkninger fra Dem.
Denne skrivelse har til formål at forelægge Dem resultatet af de undersøgelser, der er foretaget.

KLAGEN

Klageren, som er national ekspert, deltog i et møde arrangeret af Kommissionen, klagede over den lange tidsfrist inden Kommissionens godtgørelse af rejseudgifter. Klageren vedlagde et dokument, hvoraf det fremgik, at der i et tilfælde var gået fem måneder, inden udgifterne blev godtgjort. Endvidere undrede klageren sig over, at Kommissionen ikke daterede udgiftsopgørelserne.

UNDERSØGELSEN

Kommissionens udtalelse
I sin udtalelse anførte Kommissionen i det væsentligste følgende:
Kommissionens tjenestegrene har den målsætning, at udgifter afholdt af eksperter, der deltager i møder, skal godtgøres inden for 60 dage. Dette indebærer, at det generaldirektorat, der er ansvarlig for mødets afholdelse, skal have modtaget de nødvendige bankoplysninger vedrørende eksperten. Generaldirektorat IX skal derefter beregne og anmode om betaling af godtgørelsen, som derefter skal godkendes af generaldirektorat XX og gennemføres af generaldirektorat XIX.
Denne målsætning blev opfyldt indtil udgangen af 1996, hvor Kommissionen erstattede det tidligere regnskabssystem med et elektronisk. Ændringen medførte en forsinkelse af godtgørelserne (op til 180 dage). På baggrund af denne situation vedtog Kommissionen i forbindelse med MAP2000-reformen en foranstaltning, som tog sigte på at fremskynde betalingerne. Sager, som er behandlet efter reformens iværksættelse (1. april 1998), har kunnet afvikles på gennemsnitligt 60 dage.
Kommissionen mente, at denne klage burde ses på baggrund af en række generelle problemer, som nu var løst. Kommissionen beklagede, at den pågældende betaling havde været genstand for betydelig forsinkelse, men understregede, at dette ikke havde været tilfældet for alle betalinger til klageren. Kommissionen henviste til, at klageren havde deltaget i et møde den 16. marts 1998, og modtaget godtgørelse herfor den 16. april 1998.
For så vidt angik datoerne for godtgørelserne, påpegede Kommissionen, at datostemplet på konvolutterne var gældende.
Klagerens bemærkninger
Klageren gjorde i det væsentligste følgende gældende:
Klageren havde været ekstern ekspert i over 25 år og havde altid haft problemer med rejsegodtgørelser. Klageren erfarede dog med tilfredshed, at Kommissionen for fremtiden ville overholde en tidsfrist på 60 dage, og bekræftede, at hun faktisk på det seneste var blevet betalt inden for denne 60 dages-frist. For så vidt angik datoerne på konvolutterne, fandt klageren det hensigtsmæssigt, at Kommissionen ligeledes daterede udgiftsopgørelserne.

YDERLIGERE UNDERSØGELSER

Efter indgående gennemgang af Kommissionens udtalelse og klagerens bemærkninger fandt Ombudsmanden yderligere undersøgelser var påkrævet. Ombudsmanden bad Kommissionen om nøjagtigt at redegøre for, hvor lang tid der var gået mellem udvalgsmøderne og betalingen af godtgørelserne.
I sin anden udtalelse vedføjede Kommissionen en oversigt over de møder, klageren havde deltaget i og datoerne for betalingerne. Kommissionen beklagede, at situationen i forbindelse med eksperternes betaling stadig ikke var tilfredsstillende, men forsikrede, at den forsøgte at løse problemet. Kommissionen påpegede endvidere, at efter indførelsen af det nye system den 1. april 1998 havde betalingerne fundet sted inden for den fastsatte frist på 60 dage, hvilket fremgik af den oversigt, Kommissionen havde vedlagt.
Den Europæiske Ombudsmand sendte Kommissionens skrivelse til klageren med en opfordring til at forelægge yderligere bemærkninger. Ombudsmanden modtog ikke yderligere bemærkninger fra klageren.

AFGØRELSEN

1 Europa-Kommissionens godtgørelse af rejseudgifter
1.1. Klagen vedrørte Kommissionens urimeligt lange tidsfrister for godtgørelse af rejseudgifter. Kommissionen erkendte, at der havde været problemer og beklagede dette over for klageren. Endvidere forsikrede Kommissionen, at den nu havde truffet foranstaltninger til at forbedre situationen og forkorte fristen for betaling af godtgørelser.
1.2. Det fremgår af klagerens bemærkninger, at hun er tilfreds med, at Kommissionen for fremtiden vil respektere denne tidsfrist. Kommissionen beklagede endvidere forsinkelserne, og det fremgår af Kommissionens oplysninger, at godtgørelserne efter 1. april 1998 fandt sted inden for tidsfristen på 60 dage.
2 Konklusion
Det fremgår af Kommissionens udtalelser og klagerens bemærkninger, at Europa-Kommissionen har taget skridt til at løse problemet og fyldestgøre klageren. Ombudsmanden afslutter derfor sagen.
Formanden for Europa-Kommissionen vil ligeledes blive informeret om denne afgørelse.
Med venlig hilsen
Jacob SÖDERMAN