Straßburg, den 17.09.2012

Besuch der Agentur OI/12/2012/EIS – Besuch bei der Europäischen Chemikalienagentur (ECHA)

Sehr geehrter Herr Dancet,

Im Mai 2011 startete ich ein Programm für Besuche bei EU-Agenturen, um bewährte Verfahren in ihren Beziehungen zu den Bürgerinnen und Bürgern zu ermitteln und zu verbreiten. Ich habe zunächst drei „Pilotbesuche“ bei den EU-Agenturen im Vereinigten Königreich durchgeführt, nämlich bei der Europäischen Bankenaufsichtsbehörde, der Europäischen Arzneimittel-Agentur und der Europäischen Polizeiakademie. Anschließend, am 1. Juni 2011, traf ich mich mit den Leitern aller EU-Agenturen in Brüssel und hatte Gelegenheit, sie mit dieser Initiative näher vertraut zu machen. Im Oktober und November 2011 besuchte ich die Europäische Umweltagentur in Kopenhagen und die Europäische Beobachtungsstelle für Drogen und Drogensucht bzw. die Europäische Agentur für die Sicherheit des Seeverkehrs in Lissabon. Im Februar 2012 besuchte ich das Europäische Zentrum für die Förderung der Berufsbildung in Thessaloniki und im Mai die Europäische Stiftung zur Verbesserung der Lebens- und Arbeitsbedingungen in Dublin. Im Juni 2012 besuchte ich EUROJUST und EUROPOL in Den Haag und den Europäischen Ausschuss für Systemrisiken in Frankfurt. Schließlich besuchte ich im Juli 2012 die Europäische Agentur für Netz- und Informationssicherheit (ENISA) in Iraklion auf Kreta. Informationen über meine früheren Besuche bei den EU-Agenturen sind auf der folgenden Seite meiner Website abrufbar:

www.ombudsman.europa.eu/activities/visits.faces

Ich werde am 5. Oktober 2012 in Helsinki sein und möchte diese Gelegenheit nutzen, um die ECHA zu besuchen, und würde mich freuen, mit relevanten Mitgliedern des Managementteams der Agentur zusammenzutreffen. Angesichts der Art eines solchen Besuchs erscheint es angemessen, mich an Sie als Exekutivdirektor der ECHA zu wenden. Um Sie bei der Vorbereitung dessen zu unterstützen, was sich sicherlich als nützlicher und konstruktiver Meinungsaustausch erweisen wird, füge ich diesem Schreiben eine Anlage bei, die a) den Entwurf des Programms für unsere Sitzung und b) Informationen über die verfahrenstechnischen Aspekte dieser Art von Besuch enthält.

Ich stelle fest, dass nach informellen Kontakten zwischen unseren Büros am Freitag, den 5. Oktober 2012 (9.30 bis 12.30 Uhr) ein für beide Seiten günstiger Termin für unsere Sitzung vereinbart wurde, an dem, wie ich weiß, Ihr stellvertretender Direktor, Herr Jukka Malm, in Ihrer Abwesenheit die Leitung der ECHA vertreten wird.

Während meines Besuchs bei der ECHA werde ich von Frau Eija Salonen, Rechtsreferentin, begleitet, die als Ansprechpartnerin für die organisatorischen Aspekte unseres Treffens fungieren wird. Ihre Kontaktdaten sind: [E-Mail], Tel.: + 33 3 88 17 24 29. Aus den informellen Kontakten zwischen unseren Büros erfahre ich auch, dass Frau Minna Heikkilä von Ihrer Agentur als Ansprechpartnerin in der ECHA fungieren wird, die mit Frau Salonen für alle notwendigen Vorbereitungen zusammenarbeiten wird.

Bitte beachten Sie, dass ich im Anschluss an unser Treffen auch mit der Personalvertretung der ECHA zusammentreffen möchte. Dies folgt einem Antrag der Versammlung der Personalausschüsse der Agenturen (AASC), dass ich mich systematisch mit den Personalausschüssen der EU-Agenturen treffe, die ich im Rahmen von Initiativuntersuchungen besuche.

Ich möchte Ihnen noch einmal dafür danken, dass Sie sich bereit erklärt haben, diesen Besuch zu organisieren, und freue mich darauf, (in Ihrer Abwesenheit) Ihren stellvertretenden Direktor und Ihre Kollegen zu treffen und mit Ihnen allen einen fruchtbaren Austausch über die verschiedenen Fragen zu führen, die im Entwurf der Tagesordnung für unsere Sitzung enthalten sind. Darüber hinaus danke ich dem Management der ECHA für die Organisation der praktischen Aspekte meines Treffens mit der Personalvertretung der Agentur.

Mit freundlichen Grüßen,

P. Nikiforos Diamandouros

Anlage: 1

ANHANG: Verfahrenstechnische Aspekte und Entwurf der Tagesordnung für den Besuch

Zu den Verfahrensaspekten

Die Besuche des Europäischen Bürgerbeauftragten werden formell auf der Grundlage seiner Zuständigkeit für die Durchführung von Untersuchungen aus eigener Initiative durchgeführt. Der Schriftwechsel im Zusammenhang mit diesem Besuch wird daher mit einer Registrierungsnummer für solche Initiativuntersuchungen versehen (OI/12/2012/EIS). Der Bürgerbeauftragte wäre dankbar, wenn die ECHA dieses Aktenzeichen in ihrem Schriftwechsel zum Besuch angeben könnte.

Eine Initiativuntersuchung impliziert unter anderem, dass die üblichen Verfahrensgarantien für solche Untersuchungen gelten. Dazu gehört das Recht der Agentur, den Europäischen Bürgerbeauftragten aufzufordern, Informationen und Dokumente vertraulich zu behandeln – siehe Artikel 5.1, 5.2 und 14.2 der Durchführungsbestimmungen des Bürgerbeauftragten:  www.ombudsman.europa.eu/resources/provisions.faces

Der Bürgerbeauftragte informiert die zu besuchende Agentur nicht nur über die Fragen, die er aufwerfen will, sondern kann sie auch auffordern, im Voraus bestimmte relevante Informationen und/oder Dokumente vorzulegen.

Nach jedem Besuch unterrichtet der Bürgerbeauftragte die Agentur schriftlich über seine Feststellungen. Wenn er konkrete Vorschläge macht, wird er die Agentur in der Regel bitten, ihn über alle Folgemaßnahmen zu informieren, die sie zu ergreifen beabsichtigt. Je nach Antwort der Agentur wird der Bürgerbeauftragte entweder erwägen, die Untersuchung abzuschließen oder weitere Schritte zu unternehmen, z. B. durch förmliche Empfehlungen.

Bitte beachten Sie, dass das Vorbereitungsschreiben für diesen Besuch sowie dieser Anhang auf der Website des Europäischen Bürgerbeauftragten veröffentlicht werden. Beschließt der Bürgerbeauftragte, der Agentur nach seinem Besuch Vorschläge zu unterbreiten, wird die Mitteilung, die solche Vorschläge enthält, ebenso wie die Antwort der Agentur, alle weiteren Schreiben und die endgültigen schriftlichen Schlussfolgerungen des Bürgerbeauftragten auf dieser Seite veröffentlicht. Dieser Austausch wird auf der folgenden Seite der Website des Bürgerbeauftragten erscheinen: http://www.ombudsman.europa.eu/activities/visits.faces

Zu den Tagesordnungspunkten

 In Bezug auf den Inhalt des Besuchs vom 5. Oktober 2012 möchte der Europäische Bürgerbeauftragte folgende Themen erörtern:

• die Grundsätze des öffentlichen Dienstes;
• die ersten Kontakte der ECHA mit der Öffentlichkeit;
• Transparenz, Dialog und Rechenschaftspflicht ;
• Rekrutierung;
• Angebote und Verträge;
• Interessenkonflikte; und
• Whistleblowing.

Die spezifischen Fragen, die der Bürgerbeauftragte im Rahmen der einzelnen Themen behandeln möchte, lauten wie folgt:

1. Die Grundsätze des öffentlichen Dienstes

Am 10. Juli 2012 informierte ich die ECHA über die Veröffentlichung von fünf Grundsätzen des öffentlichen Dienstes, die als Richtschnur für das Verhalten von EU-Beamten dienen sollten. Ich wäre daran interessiert, zu erfahren, ob die Agentur Maßnahmen ergriffen hat oder zu ergreifen beabsichtigt, um a) sicherzustellen, dass alle Mitglieder ihres Personals über die Grundsätze informiert werden, und b) die Grundsätze auf ihrer Website zur Verfügung zu stellen, damit die Öffentlichkeit darüber informiert wird, dass die Agentur sie abonniert.

2. Erste Kontakte mit der Öffentlichkeit

Eine der grundlegenden Aufgaben des Bürgerbeauftragten besteht darin, dafür zu sorgen, dass die EU-Verwaltung im Umgang mit den Bürgern offen, dienstleistungsorientiert und effizient ist. Die einschlägigen Grundprinzipien sind im Europäischen Kodex für gute Verwaltungspraxis (ECGAB) festgelegt. Das Thema ist nach wie vor von Bedeutung für unsere tägliche Arbeit, was darauf hindeutet, dass die EU-Verwaltung in diesem Bereich nach wie vor mit einigen Herausforderungen konfrontiert ist. Gegebenenfalls versucht der Europäische Bürgerbeauftragte, eine rasche Lösung für Beschwerden zu finden, die Beschwerden über die ersten Kontakte eines Bürgers mit der Verwaltung betreffen. In der Regel besteht dies darin, dass sich meine Dienststellen telefonisch mit der betreffenden Person in Verbindung setzen.

Mir ist bekannt, dass sich alle EU-Agenturen auf einer Sitzung der Leiter der Agenturen in Lissabon im Oktober 2008 darauf geeinigt haben, den Europäischen Kodex für gute Verwaltungspraxis anzunehmen. Ich habe auf der Website der ECHA einen Link zu ihrem eigenen Kodex für gute Verwaltungspraxis [1] (im Folgenden „ECHA-Kodex“) gefunden. Auf den ersten Blick scheint der ECHA-Kodex in erster Linie den Grundsätzen des Europäischen Kodex für gute Verwaltungspraxis (ECGAB) zu entsprechen. Im ECHA-Kodex fehlt jedoch beispielsweise ein Verweis auf den Bürgerbeauftragten in Bezug auf die Bestimmung, die Artikel 19 des ECGAB entspricht (Angabe der Rechtsmittelmöglichkeiten). In diesem Zusammenhang wäre ich dankbar, wenn die ECHA klarstellen könnte, wie sie das Verhältnis zwischen den beiden Kodizes sieht und ob sie beabsichtigt, auch das ECGAB auf ihrer Website zu veröffentlichen. Ich wäre auch dankbar, mehr darüber zu erfahren, wie die ECHA dafür sorgt, dass die Mitarbeiter der ECHA die im Kodex festgelegten Grundsätze einhalten. Ich konnte auf der Website der ECHA keine Verweise auf diese Angelegenheit finden und wäre daher dankbar für eine Präsentation zu diesem Thema.

3. Transparenz, Dialog und Rechenschaftspflicht

Der Europäische Bürgerbeauftragte legt auch großen Wert auf die Förderung der Transparenz und die Stärkung der Rechenschaftspflicht in der EU-Verwaltung. Diese Anforderung spiegelt sich unter anderem in den EU-Rechtsvorschriften über den Zugang der Öffentlichkeit zu Dokumenten wider, in denen der Bürgerbeauftragte ausdrücklich als Überprüfungsstelle genannt wird. Dies spiegelt sich auch in den umfangreichen Untersuchungsbefugnissen des Bürgerbeauftragten wider, die es uns ermöglichen, die in unseren Untersuchungen aufgeworfenen Fakten und Fragen gründlich zu klären.

Ich wäre daher dankbar, mehr über die folgenden Themen zu erfahren:

a) Ich stelle fest, dass die Website der ECHA einen Abschnitt über den Zugang zu Dokumenten enthält, die sich im Besitz der Agentur befinden. Ich wäre jedoch dankbar, wenn ich wüsste, wie die ECHA in der Praxis mit Anträgen auf Zugang der Öffentlichkeit zu Dokumenten umgeht. Welche Regeln, Leitlinien und/oder praktischen Vorkehrungen gelten für die Bearbeitung solcher Anträge? Bitte geben Sie Beispiele an, wie z. B. die Hauptkorrespondenz bei der Bearbeitung der letzten drei Anträge der Agentur auf Zugang der Öffentlichkeit zu Dokumenten, die gemäß den einschlägigen Vorschriften der ECHA und/oder der Verordnung 1049/2001 behandelt wurden. (Der Inhalt der Entscheidungen der ECHA in diesen Beispielen wird nicht geprüft, da dies nicht der Zweck dieses Besuchs ist.)

b) Erstellt die ECHA einen Jahresbericht (intern oder extern) über ihren Umgang mit dem Zugang der Öffentlichkeit zu Dokumenten?

c) Betreibt die ECHA ein öffentliches Register im Sinne von Artikel 11 der Verordnung (EG) Nr. 1049/2001 oder beabsichtigt dies?

d) Die ECHA verarbeitet eine große Menge an Informationen und Daten. Die Website ist benutzerfreundlich und enthält eine große Menge an Daten, Veröffentlichungen und Informationen zu den Hauptaktivitäten der ECHA. Die Verordnung 1049/2001 gilt streng genommen nur für "Dokumente". Wie geht die ECHA mit Auskunftsersuchen um? Bitte übermitteln Sie uns Informationen über das Feedback, das die ECHA-Dienste von Nutzern und Interessenträgern in Bezug auf den Zugang zu Informationen erhalten.

4. Auswahl und Rekrutierung

In Bezug auf den Inhalt der Auswahl- und Einstellungsentscheidungen verfolgt der Bürgerbeauftragte einen ähnlichen Ansatz wie die EU-Gerichte. Dies bedeutet unter anderem, dass er den sehr weiten Ermessensspielraum der Verwaltung bei der Auswahl ihres Personals anerkennt.

In Bezug auf die verfahrenstechnischen Aspekte der Auswahl und Einstellung hat der Bürgerbeauftragte sehr aktiv daran gearbeitet, die Transparenz der Einstellung in der EU zu erhöhen. Dies hat beispielsweise zu mehr Transparenz in Bezug auf die Namen der Mitglieder der Prüfungsausschüsse und zu detaillierteren Bewertungsbögen geführt, die den Bewerbern einen besseren Einblick in ihre Bewertung geben.

Die ECHA hat auf ihrer Website unter dem Abschnitt „Jobs“Informationen über ihre Einstellungspolitik und ihre Einstellungsverfahren für Bedienstete auf Zeit und Vertragsbedienstete veröffentlicht (die ECHA verfügt derzeit über keine ständigen Beamten). Ich wäre Ihnen dankbar, wenn Sie weitere Erläuterungen zu folgenden Fragen erhalten würden:

a) Wie gewährleistet die ECHA eine wirksame Kommunikation mit den Bewerbern zu den Auswahlverfahren über den Stand ihrer Bewerbungen und/oder das Ergebnis des Auswahlverfahrens?

b) Sind die Namen der Mitglieder des Prüfungsausschusses den Bewerbern bekannt?  Inwieweit gewährt die ECHA den Bewerbern Zugang zu den Bewertungen ihrer Bewerbungen?

c) Inwieweit bemüht sich die ECHA um schnellere und weniger formelle Mittel zur Beilegung von Streitigkeiten über Auswahl- und Einstellungsentscheidungen als in Artikel 90 des Statuts vorgesehen?

d) informiert die ECHA die Bewerber in ihrem Schriftwechsel systematisch darüber, dass sie sich gemäß Artikel 19 des oben genannten Europäischen Kodex für gute Verwaltungspraxis und des Kodex für gute Verwaltungspraxis der ECHA beim Bürgerbeauftragten beschweren können?

5. Angebote und Verträge

Auf der Überprüfungsebene werden Streitigkeiten im Zusammenhang mit Ausschreibungsentscheidungen und Vertragsverhältnissen am häufigsten von den Gerichten behandelt. Ein erheblicher Teil der Fälle des Bürgerbeauftragten betraf jedoch im Laufe der Jahre auch diese Bereiche. In Bezug auf Angebote lässt sich der Bürgerbeauftragte vom Ansatz des Rechnungshofs inspirieren, der darin besteht, den weiten Ermessensspielraum der Verwaltung bei der Bewertung der inhaltlichen Aspekte von Ausschreibungsvorschlägen anzuerkennen und gleichzeitig sorgfältig zu prüfen, ob sie ihre Entscheidungen stichhaltig und angemessen begründet und die geltenden Verfahren und Informationsrechte angemessen beachtet hat. In Bezug auf Vertragsstreitigkeiten prüft der Bürgerbeauftragte als solcher nicht, ob eine Vertragsverletzung vorliegt. Er prüft jedoch gründlich, ob die Verwaltung gute Gründe für ihre Position angegeben hat, und prüft auch die Fairness der Verwaltungshandlungen oder -unterlassungen.

Ich stelle fest, dass die Website der ECHA einen Abschnitt zum Thema "Beschaffung"enthält. In dieser Hinsicht sind meine Fragen:

a) Wie geht die ECHA mit Streitigkeiten in diesen Bereichen um?

b) Werden Bieter und Auftragnehmer darüber informiert, dass sie sich beim Bürgerbeauftragten beschweren können?

6. Interessenkonflikte

Die Vermeidung von Interessenkonflikten ist ein wichtiger Aspekt des zweiten Grundsatzes des öffentlichen Dienstes: Integrität. Interessenkonflikte entstehen, wenn Personen, die für die öffentliche Verwaltung tätig sind, als Personen wahrgenommen werden, die ein unangemessenes persönliches Interesse an einer Angelegenheit haben, mit der sie sich befassen. Solche Konflikte müssen angemessen gehandhabt werden, um eine objektive Entscheidungsfindung zu gewährleisten und das Vertrauen der Öffentlichkeit in die Verwaltung zu stärken. Jüngste Ereignisse und Fälle zeigen, dass die EU-Verwaltung in dieser Frage nicht eindeutig das volle Vertrauen der Öffentlichkeit genießt.

Ich stelle fest, dass die ECHA auf ihrer Website unter dem Abschnitt „Verfahren und Richtlinien“ ihre Strategie zur Bewältigung potenzieller Interessenkonflikte [2] sowie jährliche Interessenerklärungen der Direktoren, Manager und sonstigen hochrangigen Bediensteten der ECHA veröffentlicht hat.

Angesichts dieser Überlegungen wäre ich daran interessiert zu erfahren, welche weiteren konkreten Maßnahmen die ECHA trifft, um Interessenkonflikte in folgenden Bereichen zu vermeiden:

a) Einstellung von Personal, einschließlich leitender Angestellter

b) derzeitige und ehemalige Bedienstete, insbesondere in Bezug auf externe Tätigkeiten während und nach ihrer Tätigkeit bei der ECHA (siehe z. B. Artikel 11, 11a, 12b und 16 des Statuts).

7. Meldung von Missständen

Die Artikel 22a und 22b des Statuts werden gemeinhin als „Whistleblower-Bestimmungen“ bezeichnet. Diese Bestimmungen haben eine zweifache Struktur: a) die Pflicht, schwerwiegende Verstöße dem eigenen Organ des Hinweisgebers oder unter bestimmten Voraussetzungen dem OLAF zu melden, und b) das Recht, die Angelegenheit auch den Amtsinhabern bestimmter anderer EU-Organe zu melden, sofern spezifische Anforderungen erfüllt sind [3]. In den Artikeln 22a und 22b sind die Umstände festgelegt, unter denen Hinweisgeber vor Vergeltungsmaßnahmen durch das Organ, für das sie tätig sind, geschützt sind. Nach Artikel 22a ist es dem betreffenden Organ nicht gestattet, zum Nachteil des Beamten, der die Informationen offengelegt hat, tätig zu werden, wenn er vernünftig und ehrlich gehandelt hat. Artikel 22b erweitert diesen Schutz auf den Beamten, der Informationen an einen oder mehrere der darin genannten fünf Amtsträger weitergibt, d. h. an die Präsidenten des Europäischen Parlaments, der Kommission, des Rates, des Rechnungshofs oder des Europäischen Bürgerbeauftragten.

Ich wäre dankbar, wenn die ECHA Informationen über ihre Vorkehrungen für die interne Meldung von Missständen und über ihre Erfahrungen mit Hinweisgebern vorlegen könnte.