Straßburg, den 7.5.2012

Agenturbesuch OI/7/2012/FOR – Besuch bei der Europäischen Stiftung zur Verbesserung der Lebens- und Arbeitsbedingungen

Sehr geehrter Herr Menéndez-Valdés,

Im Mai 2011 startete ich ein Programm für Besuche bei EU-Agenturen mit dem Ziel, bewährte Verfahren zu ermitteln und zu verbreiten, die von den Agenturen in ihren Beziehungen zu den Bürgern verwendet werden. Ich habe zunächst drei „Pilotbesuche“ bei den im Vereinigten Königreich ansässigen EU-Agenturen durchgeführt, nämlich bei der Europäischen Bankenaufsichtsbehörde, der Europäischen Arzneimittel-Agentur und der Europäischen Polizeiakademie. Anschließend, am 1. Juni 2011, traf ich mich mit den Leitern aller EU-Agenturen in Brüssel und hatte Gelegenheit, sie mit dieser Initiative näher vertraut zu machen. Im Oktober 2011 besuchte ich die Europäische Umweltagentur in Kopenhagen und im November die Europäische Beobachtungsstelle für Drogen und Drogenzusatz sowie die Europäische Agentur für die Sicherheit des Seeverkehrs in Lissabon. Am 22. Februar 2012 besuchte ich das Europäische Zentrum für die Förderung der Berufsbildung in Thessaloniki. Informationen über meine früheren Besuche bei den EU-Agenturen sind auf der folgenden Seite meiner Website abrufbar:

www.ombudsman.europa.eu/activities/visits.faces

Ich werde vom 14. bis 18. Mai 2012 in Dublin und Belfast sein, um mich mit der irischen Bürgerbeauftragten Emily O' Reilly zu treffen und an der bevorstehenden Sitzung der British and Irish Ombudsman Association teilzunehmen. Ich würde mich freuen, Sie und relevante Mitglieder Ihres Teams am Dienstag, den 15. Mai, zu treffen. Ich gehe davon aus, dass mein Besuch zwei bis drei Stunden dauern wird.  In der Anlage zu diesem Schreiben erhalten Sie einen Programmentwurf für unsere Sitzung sowie einige zusätzliche Informationen zu den verfahrenstechnischen Aspekten dieser Art von Besuchen.

Bei meinem Besuch bei der Agentur werde ich von Herrn Fergal O'Regan, Leiter des Referats Beschwerde und Anfragen in meinem Büro, begleitet, der als Ansprechpartner für die organisatorischen Aspekte unseres Treffens fungieren wird. Seine Kontaktdaten sind: fergal.oregan@ombudsman.europa.eu, 00 32 2 284 35 48. Ich wäre Ihnen dankbar, wenn Sie mir den Namen eines zuständigen Ansprechpartners in Ihrem Personal mitteilen könnten, der mit ihm für alle notwendigen Vorbereitungen zusammenarbeiten könnte.

Bitte beachten Sie, dass ich im Anschluss an den Besuch und unsere Sitzung zu den in der Anlage dargelegten wesentlichen Punkten auch mit der Personalvertretung von Eurofound zusammentreffen werde. Meine Entscheidung, dies zu tun, folgt einem Antrag der Versammlung der Personalausschüsse der Agenturen (AASC), dass ich mich systematisch mit den Personalausschüssen der Agenturen treffe, die Gegenstand meiner Initiativbesuche sind.

Ich möchte Ihnen noch einmal dafür danken, dass Sie sich bereit erklärt haben, diesen Besuch zu organisieren, und freue mich auf den sicherlich fruchtbaren Austausch über die verschiedenen Themen, die in der Aufzeichnung in der Anlage zu diesem Schreiben aufgeführt sind. Ferner möchte ich dem Management von Eurofound im Voraus für die Organisation der praktischen Aspekte meines Treffens mit der Personalvertretung von Eurofound danken, das am selben Tag, Dienstag, den 15. Mai, nach Abschluss unseres Treffens mit dem Management stattfinden sollte.

Mit freundlichen Grüßen,

P. Nikiforos Diamandouros

Anlage: 1

Anlage: Verfahrenstechnische Aspekte und Entwurf der Tagesordnung für den Besuch.

Zu den Verfahrensaspekten

Die Besuche des Europäischen Bürgerbeauftragten werden formell auf der Grundlage seiner Zuständigkeit für die Durchführung von Untersuchungen aus eigener Initiative durchgeführt. Der Schriftwechsel im Zusammenhang mit diesem Besuch wird daher mit einer Registrierungsnummer für solche Initiativuntersuchungen versehen (OI/7/2012/FOR). Der Bürgerbeauftragte wäre dankbar, wenn Eurofound dieses Aktenzeichen in seinem Schriftwechsel zum Besuch angeben könnte.

Eine Initiativuntersuchung impliziert unter anderem, dass die üblichen Verfahrensgarantien für solche Untersuchungen gelten. Dazu gehört das Recht der Agentur, den Europäischen Bürgerbeauftragten aufzufordern, Informationen und Dokumente vertraulich zu behandeln – siehe Artikel 5.1, 5.2 und 14.2 der Durchführungsbestimmungen des Bürgerbeauftragten:  www.ombudsman.europa.eu/resources/provisions.faces

Der Bürgerbeauftragte informiert die zu besuchende Agentur nicht nur über die Fragen, die er aufwerfen will, sondern kann sie auch auffordern, im Voraus bestimmte relevante Informationen und/oder Dokumente vorzulegen.

Nach jedem Besuch unterrichtet der Bürgerbeauftragte die Agentur schriftlich über seine Feststellungen. Wenn er konkrete Vorschläge macht, wird er die Agentur in der Regel bitten, ihn über alle Folgemaßnahmen zu informieren, die sie zu ergreifen beabsichtigt. Je nach Antwort der Agentur wird der Bürgerbeauftragte entweder erwägen, die Untersuchung abzuschließen oder weitere Schritte zu unternehmen, z. B. durch förmliche Empfehlungen.

Bitte beachten Sie, dass das Vorbereitungsschreiben für diesen Besuch sowie dieser Anhang auf der Website des Europäischen Bürgerbeauftragten veröffentlicht werden. Beschließt der Bürgerbeauftragte, der Agentur nach seinem Besuch Vorschläge zu unterbreiten, wird die Mitteilung, die solche Vorschläge enthält, ebenso wie die Antwort der Agentur, alle weiteren Schreiben und die endgültigen schriftlichen Schlussfolgerungen des Bürgerbeauftragten auf dieser Seite veröffentlicht. Dieser Austausch wird auf der folgenden Seite der Website des Bürgerbeauftragten erscheinen: http://www.ombudsman.europa.eu/activities/visits.faces

Zu den Tagesordnungspunkten

In Bezug auf den Inhalt des Besuchs vom 15. Mai 2012 möchte der Europäische Bürgerbeauftragte folgende Themen erörtern:

• Erste Kontakte von Eurofound zur Öffentlichkeit
• Transparenz, Dialog und Rechenschaftspflicht
• Rekrutierung
• Angebote und Verträge
• Interessenkonflikte

Die spezifischen Fragen, die der Bürgerbeauftragte im Rahmen der einzelnen Themen behandeln möchte, lauten wie folgt:

1. Erste Kontakte mit der Öffentlichkeit

Eine der grundlegenden Aufgaben des Bürgerbeauftragten besteht darin, dafür zu sorgen, dass die EU-Verwaltung im Umgang mit den Bürgern offen, dienstleistungsorientiert und effizient ist. Die einschlägigen Grundprinzipien sind im Europäischen Kodex für gute Verwaltungspraxis (CGAB) festgelegt. Das Thema ist nach wie vor von Bedeutung für unsere tägliche Arbeit, was darauf hindeutet, dass die EU-Verwaltung in diesem Bereich nach wie vor mit einigen Herausforderungen konfrontiert ist. Gegebenenfalls versucht der Europäische Bürgerbeauftragte, eine rasche Lösung für Beschwerden zu finden, die Beschwerden über die ersten Kontakte eines Bürgers mit der Verwaltung betreffen. In der Regel besteht dies darin, dass sich meine Dienststellen telefonisch mit der betreffenden Person in Verbindung setzen.

Mir ist bekannt, dass sich alle EU-Agenturen auf einer Sitzung der Leiter der Agenturen in Lissabon im Oktober 2008 darauf geeinigt haben, den Europäischen Kodex für gute Verwaltungspraxis anzunehmen. Ich freue mich, dass die Website von Eurofound einen Link zum Europäischen Kodex für gute Verwaltungspraxis enthält. Ich bin mir jedoch nicht bewusst, wie Eurofound diesen Beschluss umgesetzt hat und wie es darum geht, sicherzustellen, dass seine Mitarbeiter die im oben genannten Kodex festgelegten Grundsätze einhalten. Ich konnte auf der Website von Eurofound keine Verweise auf diese Angelegenheit finden und wäre daher dankbar für eine Präsentation zu diesem Thema.

2. Transparenz, Dialog und Rechenschaftspflicht

Der Europäische Bürgerbeauftragte legt auch großen Wert auf die Förderung der Transparenz und die Stärkung der Rechenschaftspflicht in der EU-Verwaltung. Diese Anforderung spiegelt sich unter anderem in den EU-Rechtsvorschriften über den Zugang der Öffentlichkeit zu Dokumenten wider, in denen der Bürgerbeauftragte ausdrücklich als Überprüfungsstelle genannt wird. Dies spiegelt sich auch in den umfangreichen Untersuchungsbefugnissen des Bürgerbeauftragten wider, die es uns ermöglichen, die in unseren Untersuchungen aufgeworfenen Fakten und Fragen gründlich zu klären.

Ich wäre daher dankbar, mehr über die folgenden Themen zu erfahren:

a) Wie geht Eurofound in der Praxis mit Anträgen auf Zugang der Öffentlichkeit zu Dokumenten um? Welche Leitlinien und/oder praktischen Vorkehrungen gibt es für die Bearbeitung solcher Anträge? Bitte geben Sie Beispiele an, wie z. B. die Hauptkorrespondenz bei der Bearbeitung der letzten drei Anträge der Agentur auf Zugang der Öffentlichkeit zu Dokumenten, die unter die Verordnung 1049/2001 fallen. (Der Inhalt der Entscheidung von Eurofound in diesen Beispielen wird nicht geprüft, da dies nicht der Zweck dieses Besuchs ist.)

b) Erstellt Eurofound einen Jahresbericht (intern oder extern) über den Umgang mit dem Zugang der Öffentlichkeit zu Dokumenten?

c) Eurofound betreibt für bestimmte in ihrem Besitz befindliche Dokumente ein öffentliches Register im Sinne von Artikel 11 der Verordnung (EG) Nr. 1049/2001. Beabsichtigt Eurofound, dies auf mehr/alle in seinem Besitz befindlichen Dokumente auszuweiten?

d) Die Website von Eurofound ist benutzerfreundlich und enthält eine große Menge an Daten, Veröffentlichungen und Informationen über die Hauptaktivitäten von Eurofound. Insbesondere bietet der Abschnitt "Kontakt-uns" eine detaillierte Kontaktliste und verschiedene Ansprechpartner für eine Reihe von Themen. Ich möchte jedoch wissen, wie Eurofound mit Anfragen nach weiteren Informationen umgeht? Bitte übermitteln Sie uns Informationen über das Feedback, das die Dienste von Eurofound von Nutzern und Interessenträgern zum Zugang zu Informationen erhalten.

3. Auswahl und Rekrutierung

In Bezug auf den Inhalt der Auswahl- und Einstellungsentscheidungen verfolgt der Bürgerbeauftragte einen ähnlichen Ansatz wie die EU-Gerichte. Dies bedeutet unter anderem, dass er den sehr weiten Ermessensspielraum der Verwaltung bei der Personalauswahl anerkennt.

In Bezug auf die verfahrenstechnischen Aspekte der Auswahl und Einstellung hat der Bürgerbeauftragte sehr aktiv daran gearbeitet, die Transparenz der Einstellung in der EU zu erhöhen. Dies hat beispielsweise zu mehr Transparenz in Bezug auf die Namen der Mitglieder der Prüfungsausschüsse und zu detaillierteren Bewertungsbögen geführt, die den Bewerbern einen besseren Einblick in ihre Bewertung geben.

Eurofound hat Leitlinien für die von ihr organisierten Auswahlverfahren angenommen und auf ihrer Website veröffentlicht. Ich wäre Ihnen dankbar, wenn Sie weitere Erläuterungen zu folgenden Fragen erhalten würden:

a) Wie gewährleistet Eurofound eine wirksame Kommunikation mit den Bewerbern zu den Auswahlverfahren über den Stand ihrer Bewerbungen und/oder das Ergebnis des Auswahlverfahrens?

b) Sind die Namen der Mitglieder des Prüfungsausschusses den Bewerbern bekannt?  Inwieweit gewährt Eurofound Bewerbern Zugang zu den Bewertungen ihrer Bewerbungen?

c) Inwieweit bemüht sich Eurofound um schnellere und weniger formelle Mittel zur Beilegung von Streitigkeiten über Auswahl- und Einstellungsentscheidungen als in Artikel 90 des Statuts vorgesehen?

d) informiert Eurofound die Bewerber systematisch darüber, dass sie sich gemäß Artikel 19 des genannten Kodex für gute Verwaltungspraxis beim Bürgerbeauftragten beschweren können?

4. Angebote und Verträge

Auf der Überprüfungsebene werden Streitigkeiten im Zusammenhang mit Ausschreibungsentscheidungen und Vertragsverhältnissen am häufigsten von den Gerichten behandelt. Ein erheblicher Teil der Fälle des Bürgerbeauftragten betraf jedoch im Laufe der Jahre auch diese Bereiche. In Bezug auf Angebote lässt sich der Bürgerbeauftragte vom Ansatz des Rechnungshofs inspirieren, der darin besteht, den weiten Ermessensspielraum der Verwaltung bei der Bewertung der inhaltlichen Aspekte von Ausschreibungsvorschlägen anzuerkennen und gleichzeitig sorgfältig zu prüfen, ob sie ihre Entscheidungen stichhaltig und angemessen begründet und die geltenden Verfahren und Informationsrechte angemessen beachtet hat. In Bezug auf Vertragsstreitigkeiten prüft der Bürgerbeauftragte als solcher nicht, ob eine Vertragsverletzung vorliegt. Er prüft jedoch gründlich, ob die Verwaltung gute Gründe für ihre Position angegeben hat, und prüft auch die Fairness der Verwaltungshandlungen oder -unterlassungen.

Fragen:

a) Wie geht Eurofound mit Streitigkeiten in diesen Bereichen um?

b) Werden Bieter und Auftragnehmer darüber informiert, dass sie sich beim Bürgerbeauftragten beschweren können?

5. Interessenkonflikte

Interessenkonflikte entstehen, wenn Personen, die für die öffentliche Verwaltung tätig sind, als Personen wahrgenommen werden, die ein unangemessenes persönliches Interesse an einer Angelegenheit haben, mit der sie sich befassen. Solche Konflikte müssen angemessen gehandhabt werden, um eine objektive Entscheidungsfindung zu gewährleisten und das Vertrauen der Öffentlichkeit in die Verwaltung zu stärken. Jüngste Ereignisse und Fälle zeigen, dass die EU-Verwaltung in dieser Frage nicht eindeutig das volle Vertrauen der Öffentlichkeit genießt.

Angesichts dieser Überlegungen wäre ich daran interessiert zu erfahren, welche konkreten Maßnahmen Eurofound anwendet, um Interessenkonflikte in folgenden Bereichen zu vermeiden:

a) Einstellung von Personal, einschließlich leitender Mitarbeiter, und Ernennung technischer Sachverständiger in Ausschüssen.

b) derzeitige und ehemalige Bedienstete, insbesondere in Bezug auf externe Tätigkeiten während und nach ihrem Dienst bei Eurofound (siehe z. B. Artikel 11, 11a, 12b und 16 des Statuts).