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Strategie der Europäischen Bürgerbeauftragten - „Die nächsten Schritte bis 2019“

Verfügbare Sprachen :  bg.es.cs.da.de.et.el.en.fr.ga.hr.it.lv.lt.hu.mt.nl.pl.pt.ro.sk.sl.fi.sv

Vorwort

Ombudsstellen sind weltweit ein Ausdruck von Demokratie und Rechtsstaatlichkeit. Sie dienen einerseits der unabhängigen Kontrolle von Regierungen und öffentlichen Verwaltungen und bieten andererseits den Bürgern die Möglichkeit, ihre Beschwerden bei einer unabhängigen, unmittelbar zugänglichen und unparteiischen Stelle außerhalb des traditionellen Justizsystems vorzubringen und ihre Rechte geltend zu machen.

Mit der Schaffung der Funktion des Bürgerbeauftragten in der Europäischen Union durch den Vertrag von Maastricht (1992) wurde das Ziel verfolgt, die demokratische Legitimität der EU-Organe zu stärken. Gleichzeitig wurde damit dem Umstand Rechnung getragen, dass diese Organe zunehmenden Einfluss auf den Alltag der Bürger in den Mitgliedstaaten ausüben und daher sichergestellt werden muss, dass von den Befugnissen dieser Organe nicht in ungerechter oder willkürlicher Weise Gebrauch gemacht wird.

Das Amt des Europäischen Bürgerbeauftragten geht demnächst in sein drittes Jahrzehnt, und mir wurde im vergangenen Jahr die Ehre zuteil, vom Europäischen Parlament zur Bürgerbeauftragten gewählt zu werden und damit die Nachfolge von Herrn Jacob Söderman und Professor Nikiforos Diamandouros anzutreten.

Meine Vorgänger haben ihren Beitrag dazu geleistet, die neue Institution im Bewusstsein der Verwaltungsorgane der EU zu verankern. Dank ihres Geschicks und ihres Einflusses sowie durch die Unterstützung ihrer überaus kompetenten und engagierten Mitarbeiter ist es ihnen gelungen, die Effizienz, Transparenz und Integrität der öffentlichen Verwaltung deutlich zu verbessern. Darüber hinaus konnten sie Tausenden von Bürgern, Mitgliedern der Zivilgesellschaft und Unternehmen, denen gegenüber sich EU-Organe nicht so verhalten haben, wie es angemessen gewesen wäre, zu einer Wiedergutmachung verhelfen.

Ich sehe es jetzt als meine Aufgabe und mein Ziel an, den Europäischen Bürgerbeauftragten im Hinblick auf Einfluss, Bedeutung und Leistungsfähigkeit des Amtes auf die nächsthöhere Ebene zu tragen. Dazu soll die im vorliegenden Dokument umrissene Strategie dienen, die sich auf den Zeitraum bis 2019 erstreckt und das Ergebnis eines monatelangen Dialogs mit meinen eigenen Mitarbeitern, aber auch mit zahlreichen Vertretern der Zivilgesellschaft und der Wirtschaft sowie mit führenden Vertretern von EU-Organen und mit dem Europäischen Parlament ist. Ziel dieser Strategie ist, unsere Ressourcen möglichst strategisch einzusetzen, indem wir feststellen, in welchen Bereichen der öffentlichen Verwaltung der EU wir die größte Wirkung erzielen können.

Emily O'Reilly

November 2014

1. Auftrag und Rolle im Überblick

Unser Auftrag besteht darin, einen Beitrag zur Demokratie zu leisten, indem wir mit den Organen der Europäischen Union zusammenarbeiten, um die Verwaltung leistungsfähiger, verantwortungsvoller, transparenter und ethischer zu gestalten.

Unsere Vorgehensweise

Die Unabhängigkeit des Bürgerbeauftragten wird durch die Verträge garantiert.

Wir beschäftigen hochqualifiziertes und mehrsprachiges Personal, das die Beschwerden der Bürger gegen EU-Organe beurteilen und gegebenenfalls eine Wiedergutmachung erwirken kann.

Im Rahmen von Untersuchungen aus eigener Initiative prüft der Bürgerbeauftragte zudem Angelegenheiten von erheblicher öffentlicher Bedeutung oder Grundsatzangelegenheiten.

Des Weiteren unterstützt der Bürgerbeauftragte durch Öffentlichkeitsarbeit, die Erarbeitung von Leitlinien und Verhaltenskodizes sowie durch Sonderberichte an das Europäische Parlament die Entwicklung einer guten Verwaltungspraxis in den Organen der EU.

In der Charta der Grundrechte ist das Recht der EU-Bürger auf Beschwerde beim Bürgerbeauftragten verankert. In der EU ansässige Unternehmen, Vereinigungen und Drittstaatsangehörige können dieses Recht ebenfalls wahrnehmen. Der Bürgerbeauftragte kann sich mit Beschwerden über Verstöße gegen die in der Charta verankerten Rechte sowie mit sonstigen Missständen befassen. Der Bürgerbeauftragte stärkt also die Handlungskompetenz der Bürger, indem er sie darin unterstützt, ihre Grundrechte geltend zu machen. Zusätzlich zum Recht auf eine gute Verwaltung haben die Bürger Anspruch darauf, Einblick in die Handlungen der EU-Organe zu erhalten (Transparenz), sowie das Recht, an deren Tätigkeiten mitzuwirken. Der Bürgerbeauftragte trägt somit maßgeblich dazu bei, dass all diese Rechte von den EU-Organen durchgesetzt und geschützt werden.

Dadurch, dass der Bürgerbeauftragte die EU-Verwaltung darin unterstützt, ihre Tätigkeit in offener, wirksamer und integrer Weise auszuüben, fördert er die Dienstleistungskultur und Leistungsfähigkeit des öffentlichen Dienstes.

Keine leeren Worte

Wir bemühen uns darum, unseren Worten Taten folgen zu lassen. Dies bedeutet auch, dass wir uns zu unseren Fehlern bekennen, den prüfenden Blick der Öffentlichkeit nicht scheuen und bereit sind, aus Erfahrungen zu lernen.

Fünf Leitprinzipien bilden die Grundlage für unsere gesamte interne und externe Tätigkeit:

  • Integrität
  • Rechenschaftspflicht
  • Dialog
  • Kultur des Diensts am Bürger
  • Fairness

Unsere Verpflichtung gegenüber unseren Mitarbeitern

Unser Ziel ist die Gestaltung eines positiven und kooperativen Arbeitsumfeldes, in dem jeder Mitarbeiter mit Würde und Respekt behandelt wird und in dem jeder Mitarbeiter die Möglichkeit hat, seine beruflichen Ziele im Einklang mit den Erfordernissen und Aufgaben der Institution zu verwirklichen.

2. Die Strategie

Die Strategie soll mehrere Zwecke erfüllen.

  • In ihr sind die ehrgeizigen Ziele formuliert, auf deren Verwirklichung das Amt des Bürgerbeauftragten mittels unterschiedlicher Maßnahmen (die im Tätigkeitsrahmen erläutert werden[1]) hinwirkt.
  • Sie umfasst einen mehrjährigen Rahmen für die wirtschaftliche, wirksame und effiziente Verwendung der personellen und finanziellen Ressourcen, die dem Amt von der Haushaltsbehörde zur Verfügung gestellt werden.
  • Sie dient als Vergleichsmaßstab, anhand dessen die interessierte Öffentlichkeit unsere Leistung messen und uns in die Verantwortung nehmen kann.

Unsere strategischen Ziele

Im Rahmen unserer Strategie sollen drei sich gegenseitig verstärkende Ziele miteinander verknüpft werden.

Wir streben hohe Relevanz innerhalb der EU und gegenüber unseren Partnern an; wir streben ein hohes Maß an Wahrnehmbarkeit der Bürgerbeauftragten und des Amtes zur Unterstützung unseres Auftrags an; wir streben echte und positive Auswirkungen auf die Verwaltung der EU an.

Unterstützt werden diese Ziele durch das interne Ziel, die Effizienz des Amtes weiter zu steigern.

Unsere strategischen Ziele

Ziel 1 – Relevanz unserer Tätigkeit

Wir wollen einen Mehrwert für die Bürger und Interessengruppen schaffen, indem wir uns auf die wichtigsten systemischen Fragen konzentrieren, die für ihre Interessen und Belange von besonderer Bedeutung sind.

Prioritäten:

1. Stärkung unserer Rolle als einer anerkannten, vertrauenswürdigen und unabhängigen Behörde zu Fragen, die für den Auftrag der Bürgerbeauftragten von Bedeutung sind, und Vorbildwirkung in Bezug auf Transparenz, Rechenschaftspflicht und Integrität.

2. Kontaktpflege mit unseren Partnern und Ermittlung ihrer Standpunkte.

3. Öffentliche Mitwirkung an und Beitrag zu einschlägigen EU-Debatten und strategischen Entwicklungen, wann immer die Bürgerbeauftragte im Rahmen ihres Auftrags und ihrer Kompetenz einen Mehrwert schaffen kann.

4. Zusammenarbeit mit internationalen Netzwerken und Organisationen mit dem Ziel, höchste Standards und bewährte Verfahren aufzuzeigen, z. B. im Hinblick auf Menschenrechte/Grundrechte oder Fragen der Verwaltungspraxis, die u. a. „Whistleblowing“ und Interessenkonflikte betreffen.

5. Schaffung der Voraussetzungen dafür, die sich wandelnde Dynamik innerhalb der Europäischen Union und das politische, soziale, wirtschaftliche und rechtliche Umfeld, in dem wir agieren, noch besser nachvollziehen zu können.

Ziel 2 – Größere Wirkung unserer Tätigkeit

Wir wollen die Qualität der Arbeit der EU-Organe spürbar beeinflussen, indem wir in Schlüsselbereichen als Motor für den Wandel agieren.

Prioritäten:

1. Proaktive Ermittlung von Bereichen mit besonderer strategischer Bedeutung und gezielter Einsatz von Ressourcen für die Untersuchung systemischer Probleme, insbesondere im Rahmen von Untersuchungen aus eigener Initiative.

2. Entwicklung eines integrierten Konzepts für strategische Untersuchungen, bei denen die sektorübergreifende Kompetenz der Mitarbeiter des Amtes des Bürgerbeauftragten zum Tragen kommt.

3. Entwicklung von Instrumenten, die eine systematischere und gründlichere Kontrolle der Wirkung ermöglichen, die aufgrund der Empfehlungen und Bemerkungen der Bürgerbeauftragten erzielt wurde.

4. Stärkung und Nutzung der Zusammenarbeit und des Dialogs mit den EU-Organen und maßgeblichen Akteuren zur Unterstützung der Empfehlungen der Bürgerbeauftragten.

5. Angemessene und umsichtige Nutzung des vollen Umfangs der im Statut des Bürgerbeauftragten vorgesehenen Befugnisse unter Einsatz aller uns im jeweiligen Fall zur Verfügung stehenden Instrumente und Optionen.

Ziel 3 – Anhaltend hohe Wahrnehmbarkeit unserer Tätigkeit

Wir wollen unsere Möglichkeiten zur Einflussnahme ausbauen. Die Wahrnehmung des Bürgerbeauftragten in der Öffentlichkeit und durch die Institutionen muss gestärkt werden.

Prioritäten:

1. Strategische Nutzung unserer Kommunikationskapazitäten, um der Öffentlichkeit, wichtigen Zielgruppen und sonstigen Akteuren Informationen an die Hand zu geben.

2. Entwicklung unserer Online-Tools und –Kanäle als leistungsfähigere Kommunikationsinstrumente.

3. Umfassende und strategische Zusammenarbeit mit dem Europäischen Parlament und seinen Ausschüssen zu einer Vielzahl von Fragen von gegenseitigem Interesse unter gleichzeitiger Wahrung unserer Unabhängigkeit.

4. Zusammenarbeit mit dem Europäischen Verbindungsnetz der Bürgerbeauftragten bei der Kommunikation mit den Bürgern.

5. Ermittlung und Förderung von redegewandten und kompetenten Vertretern des Amts, die in der Lage sind, die Bürgerbeauftragte bei wichtigen Ereignissen und auf Konferenzen zu vertreten und Möglichkeiten für die Netzwerkbildung und Kontaktpflege zu erschließen.

Ziel 4 – Verbesserung unserer Leistungsfähigkeit

Wir wollen unsere Ressourcen so einsetzen, dass wir bestmögliche Ergebnisse erzielen.

Prioritäten:

1. Verwendung der dem Bürgerbeauftragten zur Verfügung stehenden Haushaltsmittel im Einklang mit der Strategie.

2. Maßnahmen, die eine möglichst leistungsfähige und effiziente Arbeitsweise unserer gesamten internen Prozesse und Einheiten, einschließlich der IT-Systeme, gewährleisten.

3. Entwicklung intelligenter, flexibler und widerstandsfähiger Arbeitsverfahren, damit Beschwerden möglichst rasch und effizient entsprechend ihrer Dringlichkeit eingestuft und beigelegt werden können.

4. Förderung einer internen Kultur der Transparenz, Ethik, Innovation und des Dienstes am Bürger.

5. Fortsetzung der Entwicklung des Amtes zu einem attraktiven, dynamischen und wichtigen Arbeitsplatz für motivierte, talentierte und ehrgeizige Arbeitskräfte durch eine Personalpolitik, die eine zentrale Funktion in unserer Strategie übernimmt, gut aufgestellt ist und über eine gute Mittelausstattung verfügt.

3. Umsetzung und Messung der Ergebnisse

Um die hier vorgestellten Ziele und Prioritäten zu verwirklichen, sind konkrete Maßnahmen erforderlich, die alljährlich im Zuge der Erarbeitung des jährlichen Managementplans (JMP) und des jährlichen Tätigkeitsberichts geplant und evaluiert werden. In dem durch die aktuelle Strategie abgedeckten Zeitraum gestaltet sich die Aufstellung des JMP wie folgt:

Im Herbst veröffentlicht die Bürgerbeauftragte Leitlinien für die im nächsten Jahr durchzuführenden Maßnahmen, denen die Ziele und Prioritäten der Strategie zugrunde liegen. Aus den Leitlinien geht hervor, welche finanziellen und personellen Ressourcen dem Amt voraussichtlich zur Verfügung stehen werden. Auf der Grundlage dieser Leitlinien schlagen die Leiter der operationellen Referate konkrete Maßnahmen vor und erläutern,

  • wie die vorgeschlagenen Maßnahmen zur Verwirklichung der Ziele und Prioritäten der Strategie beitragen,
  • welche Ressourcen dafür erforderlich sind und
  • wie die erforderlichen Ressourcen erschlossen werden sollen (insbesondere erforderlichenfalls durch Effizienzsteigerungen und/oder durch Kürzung von für andere Tätigkeiten vorgesehenen Ressourcen).

Nach interner Diskussion und Koordinierung entscheidet die Bürgerbeauftragte über den JMP.

Evaluierung, Messung der Ergebnisse und Berichterstattung

Im Rahmen der ersten Strategie wurde eine Reihe von Leistungskennzahlen festgelegt, die mit den Zielen der Strategie verknüpft wurden. Im Halbjahres- und Jahresrhythmus wurde eine Leistungsbilanz erarbeitet, und die Ergebnisse wurden in den Tätigkeitsbericht aufgenommen.

Mit den Kennzahlen und dem Anzeiger konnten sehr positive Erfahrungen gesammelt werden. Sie haben sich als wirksames Instrument für das interne Management und die externe Berichterstattung im Rahmen des Tätigkeitsberichts erwiesen.

Eine Überarbeitung der Leistungskennzahlen ist erforderlich, um sie an die Ziele und Prioritäten der aktuellen Strategie anzupassen. Um ihren Nutzen und ihre Relevanz gewährleisten zu können, müssen die neuen Kennzahlen sorgfältig erarbeitet und einer gründlichen internen Konsultation unterzogen werden, bevor sie gleichzeitig mit dem JMP 2015 auf der Website des Bürgerbeauftragten veröffentlicht werden.

2. Überprüfung

Für diese Strategie ist eine Halbzeitüberprüfung nach öffentlicher Konsultation vorgesehen.