Gemäß Artikel 3 Absatz 6 des Statuts des Europäischen Bürgerbeauftragten [1]

Hintergrund der Beschwerde

1. Der Beschwerdeführer, die Stiftung für eine freie Informationsinfrastruktur [2], beschwerte sich beim Bürgerbeauftragten darüber, wie das Parlament mit seinem Antrag auf Zugang der Öffentlichkeit zu den Sitzungsprotokollen der Ausschusskoordinatoren [3] umgegangen ist.

2. Am 8. Juli 2011 beantragte der Beschwerdeführer die Protokolle der Sitzungen des Ausschusses für internationalen Handel (INTA), des Rechtsausschusses (JURI) und des Ausschusses für konstitutionelle Fragen (AFCO) des Parlaments im Zusammenhang mit den Verhandlungen über das Übereinkommen zur Bekämpfung von Produkt- und Markenpiraterie (ACTA)[4]. Er ersucht ferner um das Protokoll aller damit zusammenhängenden Sitzungen der Ausschusskoordinatoren.

3. Am 28. Juli 2011 antwortete das Referat Transparenz – Zugang der Öffentlichkeit zu Dokumenten des Parlaments, dass die Protokolle aller Sitzungen der Ausschüsse des Parlaments auf der Website des Parlaments abrufbar seien [5]. Weiter heißt es, dass dieses Protokoll einen Punkt mit der Bezeichnung „Beschlüsse der Koordinatoren“oder „Ankündigungen des Vorsitzes“mit den entsprechenden Beschlüssen der Koordinatoren enthält. Sie fügte jedoch hinzu, dass sie über kein gesondertes Protokoll für die Sitzungen der Koordinatoren des Ausschusses verfüge.

4. Am 29. Juli 2011 stellte der Beschwerdeführer einen Zweitantrag auf Zugang der Öffentlichkeit zu den Protokollen der Sitzungen der Ausschusskoordinatoren. Der Beschwerdeführer wies darauf hin, dass eine Google-Suche nach "Sitzungen des Koordinators des Europäischen Parlaments" separate Sitzungsprotokolle des Ausschusses der Koordinatoren für Umweltfragen, öffentliche Gesundheit und Lebensmittelsicherheit (ENVI-Ausschuss) ergab.

5. Am 5. August 2011 bestand das Parlament darauf, dass es in der Regel keine gesonderten Protokolle über die Sitzungen der Ausschusskoordinatoren gebe. Er fügt hinzu, dass einige Ausschüsse wie der ENVI-Ausschuss beschlossen hätten, die Ergebnisse ihrer Sitzungen zu veröffentlichen.

6. Am 5. Oktober 2011 wandte sich der Beschwerdeführer schriftlich an das Sekretariat des INTA-Ausschusses. Er verwies auf die früheren Antworten des Parlaments, wonach es „keine gesonderten Protokolle für die Sitzungen der Koordinatoren“ gebe, und argumentierte, dass sich diese Erklärungen als falsch erwiesen hätten, da in einem Schreiben von Herrn Carl Schlyter, MdEP, an den INTA-Ausschuss auf das Protokoll der Koordinatoren Bezug genommen werde. Der Beschwerdeführer erklärte, dass das Sekretariat des INTA-Ausschusses die Existenz von Dokumenten geleugnet oder versteckt habe, und forderte das Sekretariat nachdrücklich auf, alle vorhandenen Dokumente in einem der Dokumentenregister des Parlaments zu erfassen, damit die Öffentlichkeit gegen Entscheidungen, mit denen der Zugang verweigert wird, Rechtsmittel einlegen kann.

7. Am 25. Oktober 2011 gewährte das Parlament unter Bezugnahme auf den Antrag des Beschwerdeführers vom 5. Oktober 2011 an das Sekretariat des INTA-Ausschusses Zugang zu den Protokollen der Sitzungen der Koordinatoren des INTA-Ausschusses zum ACTA, d. h. zu den Protokollen der Sitzung der Koordinatoren des INTA-Ausschusses vom 21. Juni 2011 [6].

8. Am 20. November 2011 dankte der Beschwerdeführer dem Parlament dafür, dass er ihm eine Kopie des Protokolls der Sitzung der Koordinatoren des INTA-Ausschusses über ACTA übermittelt hatte. Sie wies jedoch darauf hin, dass sie in ihrem Antrag vom 8. Juli 2011 auch um das Protokoll der Sitzung der Koordinatoren des JURI-Ausschusses gebeten habe, dass das Parlament diese Sitzungen jedoch dreimal bestritten habe. Er forderte erneut den Zugang der Öffentlichkeit zu diesem Protokoll.

9. Am 28. November 2011 antwortete das Parlament dem Beschwerdeführer: „Nachdem wir vom JURI-Sekretariat Informationen erhalten haben, bestätigen wir unsere Antwort vom vergangenen Juli: das Sekretariat des JURI-Ausschusses erstellt kein gesondertes Protokoll des Koordinators. Die Protokolle des JURI-Ausschusses sind auf der Website des EP abrufbar. Bitte besuchen Sie: [Bezug]. Die von den Koordinatoren gefassten Beschlüsse sind im Ausschussprotokoll enthalten (Punkt „Mitteilungen des Vorsitzes“) ...“.

Gegenstand der Untersuchung

10. Der Bürgerbeauftragte forderte das Parlament auf, zu folgender Behauptung Stellung zu nehmen:

Vorwurf:

Das Parlament registriert nicht alle bestehenden Dokumente des Parlaments in seinem elektronischen Dokumentenregister, insbesondere die Protokolle der Sitzungen der Ausschusskoordinatoren des Parlaments.

Anspruch:

Das Parlament sollte alle bestehenden Dokumente des Parlaments in seinem elektronischen Dokumentenregister registrieren, insbesondere die Protokolle der Sitzungen der Ausschusskoordinatoren des Parlaments.

Die Untersuchung

11. Die Beschwerde wurde dem Parlament zur Stellungnahme übermittelt. Das Parlament hat seine Stellungnahme am 31. Mai 2012 übermittelt. Die Stellungnahme wurde anschließend an den Beschwerdeführer weitergeleitet, der seine Stellungnahme am 25. Juli 2012 übermittelte.

Analyse und Schlussfolgerungen des Bürgerbeauftragten

A. Behauptetes Versäumnis, alle bestehenden Dokumente des Parlaments in das Register einzutragen

Dem Bürgerbeauftragten vorgelegte Argumente

12. Der Beschwerdeführer brachte vor, dass das Parlament gegen die Verordnung (EG) Nr. 1049/2001 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 30. Mai 2001 über den Zugang der Öffentlichkeit zu Dokumenten des Europäischen Parlaments, des Rates und der Kommission (Verordnung 1049/2001)[7] verstoße, indem es nicht alle Dokumente des Parlaments (z. B. die Protokolle der Sitzungen der Koordinatoren des INTA-, des JURI- und des AFCO-Ausschusses) in einem öffentlichen Dokumentenregister registriere. Dieses Versäumnis führe auch zu einem Verstoß gegen Artikel 103 der Geschäftsordnung des Parlaments („Transparenz der Tätigkeiten des Parlaments“), in dem es heißt: „Das Parlament stellt sicher, dass seine Tätigkeiten im Einklang mit Artikel 1 Absatz 2 des Vertrags über die Europäische Union, Artikel 15 des Vertrags über die Arbeitsweise der Europäischen Union und Artikel 42 der Charta der Grundrechte der Europäischen Union mit größtmöglicher Transparenz durchgeführt werden.“

13. In seiner Stellungnahme stellte das Parlament fest, dass in Erwägungsgrund 14 der Verordnung (EG) Nr. 1049/2001 Folgendes festgelegt ist: „Um es den Bürgern zu erleichtern, ihre Rechte wahrzunehmen, sollte jedes Organ Zugang zu einem Dokumentenregister gewähren.“ Ferner heißt es in Erwägungsgrund 6: „In Fällen, in denen die Organe in ihrer gesetzgeberischen Eigenschaft handeln, sollte der Zugang zu Dokumenten erleichtert werden.“ Sie zitierte auch Artikel 12 der Verordnung 1049/2001, der wie folgt lautet:

„1. Die Organe machen der Öffentlichkeit Dokumente so weit wie möglich unmittelbar in elektronischer Form oder über ein Register gemäß den Vorschriften des betreffenden Organs zugänglich.

2. Insbesondere sollten legislative Dokumente, d. h. Dokumente, die im Rahmen von Verfahren zum Erlass von Rechtsakten erstellt wurden oder eingegangen sind, die in oder für die Mitgliedstaaten rechtsverbindlich sind, vorbehaltlich der Artikel 4 und 9 unmittelbar zugänglich gemacht werden.

3. Soweit möglich, sollten andere Dokumente, insbesondere Dokumente im Zusammenhang mit der Entwicklung einer Politik oder Strategie, unmittelbar zugänglich gemacht werden.

4. Wird kein direkter Zugang über das Register gewährt, so gibt das Register so weit wie möglich an, wo sich das Dokument befindet.“

14. Anschließend erläuterte das Parlament die Struktur seines elektronischen Registers. Um Art. 11 der Verordnung 1049/2001 nachzukommen, habe sie eine Bestandsaufnahme der Kategorien von Dokumenten vorgenommen, die das Parlament erstellt habe oder die es im Rahmen interinstitutioneller Verfahren erhalten habe. Sobald diese Liste von Dokumenten erstellt wurde, entwickelte das Parlament die erforderlichen IT-Instrumente, die die automatische Einspeisung von (produzierten/empfangenen) Dokumenten in ein elektronisches öffentliches Register ermöglichen. Die verschiedenen Kategorien von Dokumenten sind im öffentlichen Register aufgeführt, so dass Online-Recherchen nach Kategorien möglich sind. Das direkte Herunterladen von Dokumenten ist in den meisten Fällen (95 %) möglich. Ist ein direktes Herunterladen nicht möglich, erscheint die Fundstelle des entsprechenden Dokuments im Register. Das Dokument kann dann beim Parlament angefordert werden.

15. Das Parlament stellte fest, dass es bei der Einrichtung des öffentlichen Registers die Kriterien anwendete, nach denen die aufgelisteten Dokumente "formelle" Dokumente sein müssen, d. h. Dokumente, die einen gewissen Fertigstellungsgrad aufweisen und in einem internen Dokumentenverwaltungssystem registriert wurden. Das Parlament erklärte, dass vergängliche oder vorübergehende Dokumente (z. B. persönliche Notizen, interne Vorbereitungsentwürfe, E-Mails usw.) in keinem System registriert sind, es sei denn, sie sind für die angemessene Weiterverfolgung eines bestimmten Dossiers erforderlich. Folglich befinden sie sich nicht im öffentlichen Register. Im Gegensatz dazu werden förmliche Entwürfe oder vorbereitende Dokumente, die für die Beratungen über (hauptsächlich legislative) Dossiers, die von den parlamentarischen Ausschüssen oder vom Plenum des Parlaments angenommen werden sollen, relevant sind, in das öffentliche Register aufgenommen.

16. Das Parlament argumentierte, dass es bei der Entwicklung des automatischen Fütterungssystems den im Rahmen des Gesetzgebungsverfahrens erstellten und erhaltenen Dokumenten Vorrang eingeräumt habe, um Artikel 12 und Erwägungsgrund 6 der Verordnung nachzukommen und proaktiv zur Transparenz des Gesetzgebungsverfahrens beizutragen. Das Parlament stellte ferner fest, dass sich der Anwendungsbereich des Registers schrittweise erweitert, da parallel zu den erweiterten Zuständigkeiten des Parlaments neue Typologien von Dokumenten ermittelt und erstellt werden.

17. In Beantwortung der Forderung des Beschwerdeführers, dass das Parlament alle bestehenden Dokumente des Parlaments in seinem elektronischen öffentlichen Register registrieren sollte, erklärte das Parlament, dass seiner Ansicht nach Artikel 11 der Verordnung die Organe nicht verpflichtet, alle Dokumente, die sich in ihrem Besitz befinden, in ihren Registern aufzuführen. Darüber hinaus ist es aus Sicht einer guten Verwaltung weder machbar noch ratsam, alle vorhandenen Dokumente unabhängig von ihrem formalen Status und dem Grad ihrer Fertigstellung zu registrieren. Dies widerspräche auch wirksamer Transparenz.

18. Das Parlament argumentierte, dass aus technischer Sicht und angesichts der sehr weit gefassten Definition des Begriffs "Dokument"in Artikel 3 Buchstabe a der Verordnung die Schaffung eines vollständig erschöpfenden Registers unmöglich sei. In der Praxis impliziert die weit gefasste Definition, dass jedes vorbereitende Papier mit den ersten Ideen (auch handschriftlich) zu einem künftigen Bericht als Dokument betrachtet werden könnte. Gleiches gilt für alle Vorfassungen eines Berichtsentwurfs. Solche Dokumente (persönliche Notizen, E-Mails, Post-its, Vorentwürfe) existieren natürlich. Aufgrund ihres flüchtigen Charakters werden sie jedoch normalerweise nicht aufgezeichnet.

19. Das Parlament argumentierte, dass die Behauptung des Beschwerdeführers auf eine Verwechslung zwischen dem Grundsatz des weiten Zugangs (Erwägungsgrund 11 der Verordnung) und der Verpflichtung der Organe zur Einrichtung eines Registers zurückzuführen sei. Ein öffentliches Register sei ein Instrument, um den Zugang der Öffentlichkeit zu erleichtern. Das Parlament stellte fest, dass die Verordnung keine Parallele zwischen dem Anwendungsbereich des Grundsatzes des Zugangs der Öffentlichkeit und dem Anwendungsbereich des Registers zieht. Sollte eine solche Parallele geschaffen werden, wäre ihre Umsetzung unrealistisch. Sie würde den Organen einen hohen Verwaltungsaufwand auferlegen, da die Organe über eine beträchtliche Menge an vorbereitenden und informellen Dokumenten unterschiedlicher Art verfügen. Die Verpflichtung der Organe, alle diese Dokumente zu registrieren, würde das reibungslose Funktionieren der Organe beeinträchtigen.

20. Eine solche Unterscheidung (zwischen dem Recht auf Zugang und dem Umfang des Registers) bedeute jedoch nicht, dass das Recht auf Zugang eingeschränkt sei. Vielmehr bedeutet dies, dass das betreffende Organ im Falle eines Antrags verpflichtet ist, das betreffende Dokument zu identifizieren und seinen Inhalt im Hinblick auf die Gewährung des Zugangs der Öffentlichkeit nach der Verordnung zu prüfen. Diese Aufgabe ist unabhängig davon, ob sich das öffentliche Register auf die angeforderten Dokumente bezieht oder nicht.

21. Das Parlament kam daher zu dem Schluss, dass sein öffentliches Dokumentenregister die Anforderungen der Artikel 11 und 12 der Verordnung (EG) Nr. 1049/2001 erfüllt.

22. In seinen Bemerkungen erklärte der Beschwerdeführer, dass er aus der Stellungnahme des Parlaments ergebe, dass das Parlament keine ephemeren oder vorübergehenden Dokumente registriere. Es gebe jedoch viele Dokumente, die nicht kurzlebig oder vorübergehend seien und in das Register aufgenommen werden sollten, z. B. i) Sitzungsprotokolle der Koordinatoren der Ausschüsse und ii) Verhandlungsdokumente.

23. Der Beschwerdeführer argumentierte, dass die Protokolle der Sitzungen der Koordinatoren keine flüchtigen oder vorübergehenden Dokumente seien. Die Sekretariate der Ausschüsse erstellen ein gesondertes detailliertes Protokoll der Koordinatoren und übermitteln es allen Ausschussmitgliedern. Diese Dokumente spielen eine wesentliche Rolle, da sie die Ausschussmitglieder informieren und Beschlüsse aufzeichnen können. Der Beschwerdeführer machte geltend, dass im Register nicht angegeben sei, welche Ausschusssekretariate das Protokoll der Koordinatoren erstellten. Der Beschwerdeführer weist darauf hin, dass er das beantragte Protokoll der Koordinatoren des JURI-Ausschusses noch immer nicht erhalten habe. Nach Ansicht des Beschwerdeführers existieren diese Protokolle. Der Beschwerdeführer argumentierte, dass es den Anschein habe, als würden die Ausschüsse ihre Dokumente nicht mit dem Register teilen. Er fügte hinzu, dass die Sekretariate der Ausschüsse wie "kleine Königreiche" innerhalb des Parlaments außerhalb der Reichweite des Registers arbeiten. Das Parlament sollte daher klarstellen, welche Ausschüsse gesonderte Protokolle der Koordinatoren erstellen, und sein Register entsprechend aktualisieren. Ebenso sollten die Sekretariate der Ausschüsse dem Register korrekte Informationen zur Verfügung stellen, das Zugang zu allen Dokumentenverwaltungssystemen haben sollte (derzeit, so der Beschwerdeführer, nicht).

24. Der Beschwerdeführer argumentierte, dass die Antworten des Parlaments vom 28. Juli und 5. August 2011, in denen es erklärte, dass keine Protokolle der Sitzungen des Ausschusses unter Ausschluss der Öffentlichkeit (AFFO, JURI und INTA) erstellt würden, in Bezug auf die gesamten Sitzungen des Ausschusses, die unter Ausschluss der Öffentlichkeit stattfinden, korrekt sein könnten. Dasselbe galt jedoch nicht für die Sitzungen der Koordinatoren der Ausschüsse unter Ausschluss der Öffentlichkeit, da mindestens zwei der drei Sekretariate (der Ausschüsse INTA und JURI) (getrennte) detaillierte Protokolle der Sitzungen der Koordinatoren unter Ausschluss der Öffentlichkeit erstellen. Der Beschwerdeführer gab an, dass der Nachweis dafür darin bestehe, dass er eine Kopie des Protokolls des Koordinators des INTA-Ausschusses erhalten habe.

Bewertung des Bürgerbeauftragten

25. Der Bürgerbeauftragte stellt fest, dass die vorliegende Untersuchung nicht die Verweigerung des Zugangs der Öffentlichkeit zu Dokumenten betrifft. Sobald die Dienststellen des Parlaments das Vorliegen eines angeforderten Dokuments bestätigt hatten, wurde dem Beschwerdeführer uneingeschränkter Zugang zu dem Dokument gewährt. Die vorliegende Beschwerde betrifft nur das angeblich unrechtmäßige Versäumnis des Parlaments, die Sitzungsprotokolle der Ausschusskoordinatoren in sein öffentliches Dokumentenregister aufzunehmen. Der Beschwerdeführer macht geltend, dass die Nichteintragung dieser Dokumente in das öffentliche Dokumentenregister die Ausübung des Rechts auf Zugang der Öffentlichkeit zu Dokumenten behindere.

26. Der 14. Erwägungsgrund der Verordnung 1049/2001 lautet:

„Jedes Organ sollte die erforderlichen Maßnahmen ergreifen, um die Öffentlichkeit über die geltenden neuen Bestimmungen zu informieren und sein Personal zu schulen, um die Bürger bei der Ausübung ihrer Rechte gemäß dieser Verordnung zu unterstützen. Um den Bürgern die Ausübung ihrer Rechte zu erleichtern, sollte jedes Organ Zugang zu einem Dokumentenregister gewähren (Hervorhebung nur hier).

27. Artikel 11 der Verordnung (EG) Nr. 1049/2001 lautet wie folgt:

„1. Damit die Bürgerrechte nach dieser Verordnung wirksam werden, gewährt jedes Organ der Öffentlichkeit Zugang zu einem Dokumentenregister. Der Zugang zum Register sollte in elektronischer Form gewährt werden. Verweise auf Dokumente werden unverzüglich in das Register eingetragen.

2. Für jedes Dokument enthält das Register eine Referenznummer (gegebenenfalls einschließlich der interinstitutionellen Referenz), den Gegenstand und/oder eine kurze Beschreibung des Inhalts des Dokuments und des Datums, an dem es eingegangen ist oder erstellt und in das Register eingetragen wurde. Die Bezugnahmen erfolgen in einer Weise, die den Schutz der Interessen nach Artikel 4 nicht beeinträchtigt.

3. Die Organe treffen unverzüglich die erforderlichen Maßnahmen, um ein Register einzurichten, das bis zum 3. Juni 2002 einsatzbereit ist.“

28. Artikel 12 der Verordnung (EG) Nr. 1049/2001 lautet wie folgt:

„1. Die Organe machen der Öffentlichkeit Dokumente so weit wie möglich unmittelbar in elektronischer Form oder über ein Register gemäß den Vorschriften des betreffenden Organs zugänglich.

2. Insbesondere sollten legislative Dokumente, d. h. Dokumente, die im Rahmen von Verfahren zum Erlass von Rechtsakten erstellt wurden oder eingegangen sind, die in oder für die Mitgliedstaaten rechtsverbindlich sind, vorbehaltlich der Artikel 4 und 9 unmittelbar zugänglich gemacht werden.

3. Soweit möglich, sollten andere Dokumente, insbesondere Dokumente im Zusammenhang mit der Entwicklung einer Politik oder Strategie, unmittelbar zugänglich gemacht werden.

4. Wird kein direkter Zugang über das Register gewährt, so gibt das Register so weit wie möglich an, wo sich das Dokument befindet.“

29. Es ist erwiesen, dass die Dienststellen des Parlaments die gesonderten Protokolle der Sitzungen der Koordinatoren des Ausschusses nicht systematisch in das öffentliche Dokumentenregister des Parlaments aufnehmen, obwohl es diese Protokolle sicherlich gibt [8]. So findet sich z. B. im öffentlichen Dokumentenregister des Parlaments derzeit kein Verweis auf das Dokument INTA(2011)0621_2, obwohl dieses Dokument sicherlich existiert und dem Beschwerdeführer schließlich Zugang dazu gewährt wurde (siehe oben, Rn. 9).

30. Das Versäumnis der Dienststellen des Parlaments, dieses Dokument in das öffentliche Dokumentenregister des Parlaments aufzunehmen, bedeutet nicht nur, dass die Ausübung des Rechts des Beschwerdeführers auf Zugang zu diesem Dokument verzögert wurde [9], sondern auch, dass andere Mitglieder der Öffentlichkeit noch heute nicht von der Existenz dieses Dokuments in Kenntnis gesetzt werden.

31. Der Bürgerbeauftragte stimmt zu, dass Wortlaut und Zweck der Artikel 11 und 12 der Verordnung (EG) Nr. 1049/2001 keine Verpflichtung für das Parlament beinhalten, in seinem öffentlichen Dokumentenregister auf jedes einzelne Dokument, das es besitzt, Bezug zu nehmen. Um beispielsweise die Öffentlichkeit über die Existenz der unzähligen alltäglichen Verwaltungsdokumente zu informieren, die das Parlament im Zusammenhang mit der Verwaltung seines Personals und seiner Infrastruktur erstellt hat, wäre es angemessen, dass das Parlament diese Kategorien von Dokumenten im öffentlichen Register beschreibt (selbst wenn jedes einzelne Dokument dieser Kategorien nicht gesondert im Register aufgeführt ist)[10]. Wenn Mitglieder der Öffentlichkeit jemals Zugang zu solchen Dokumenten benötigen, können sie beim Parlament einen Antrag stellen, der sie bei der Identifizierung bestimmter Dokumente unterstützen sollte.

32. Das Parlament sollte jedoch die Artikel 11 und 12 der Verordnung 1049/2001 in einer Weise auslegen, die es der Öffentlichkeit ermöglicht, sich ein möglichst vollständiges Bild davon zu machen, wie das Parlament seine Kernaufgaben wahrnimmt. Dokumente, die sich auf diese Kernaufgaben beziehen, sollten so weit wie möglich in das öffentliche Dokumentenregister des Parlaments aufgenommen werden.

33. Die Arbeit der MdEP in den Ausschüssen stellt sicherlich eine Kernaufgabe des Parlaments dar. Diese Arbeit umfasst die Arbeit in Sitzungen der Ausschusskoordinatoren. Werden für die Sitzungen der Ausschusskoordinatoren gesonderte Protokolle erstellt [11], sollte das Bestehen eines solchen Protokolls im öffentlichen Dokumentenregister des Parlaments verzeichnet werden.

34. Die internen Vorschriften des Parlaments, mit denen das Recht der Öffentlichkeit auf Zugang zu Dokumenten des Europäischen Parlaments [12] umgesetzt werden soll, stehen im Einklang mit den oben genannten Grundsätzen. Art. 4 Abs. 3 der Verfahrensordnung bestimmt: „Unterlagen, die im Rahmen des Gesetzgebungsverfahrens oder für parlamentarische Zwecke erstellt wurden, werden [im öffentlichen Register] eingetragen, sobald sie eingereicht oder veröffentlicht worden sind“(Hervorhebung nur hier).

35. Im vorliegenden Fall habe das Parlament jedoch gegen seine eigenen internen Vorschriften verstoßen. Obwohl es Protokolle von mindestens einer Sitzung der Koordinatoren des Ausschusses über die Verhandlungen über das ACTA gibt (siehe oben, Rn. 9) und obwohl diese Protokolle sicherlich unter die Kategorie der "d ocuments" fallen, die ... für die Zwecke der parlamentarischen Tätigkeit“ ist im öffentlichen Register des Parlaments kein Verweis auf dieses Dokument enthalten.

36. Der Bürgerbeauftragte geht davon aus, dass das Parlament im Rahmen seiner allgemeinen Politik keine Verweise auf Sitzungsprotokolle der Ausschusskoordinatoren in das öffentliche Dokumentenregister des Parlaments aufgenommen hat. Anstatt ein isoliertes Versäumnis des Parlaments zu sein, die Existenz eines einzigen Dokuments, das sich auf die Arbeit der MdEP bezieht, zu veröffentlichen, gibt es daher ein systematisches Versäumnis des Parlaments, im öffentlichen Dokumentenregister die Existenz einer ganzen Reihe von Dokumenten zu erwähnen, die sich auf die Arbeit der MdEP beziehen.

37. Vor diesem Hintergrund stellt die Bürgerbeauftragte fest, dass die Tatsache, dass das Parlament keine Verweise auf die Protokolle der Sitzungen der Ausschusskoordinatoren in sein Dokumentenregister aufgenommen hat, einen Missstand in der Verwaltungstätigkeit darstellt. Sie legt daher im Einklang mit Artikel 3 Absatz 6 des Statuts des Europäischen Bürgerbeauftragten einen entsprechenden Empfehlungsentwurf vor.

38. Die Bürgerbeauftragte betont, dass die vorliegende Beschwerde durch mangelnde Transparenz in Bezug auf den Zugang zu Dokumenten über die Aushandlung eines internationalen Handelsabkommens, im vorliegenden Fall ACTA, ausgelöst wurde. In seiner jüngsten Antwort vom 10. Januar 2014 an den Bürgerbeauftragten [13] hat sich der Präsident des Parlaments für mehr Transparenz bei den internationalen Handelsverhandlungen ausgesprochen. Mit diesem Engagement legt der Bürgerbeauftragte auch den vorliegenden Empfehlungsentwurf vor.

B. Der Empfehlungsentwurf

Bei der Erstellung von Sitzungsprotokollen der Ausschusskoordinatoren sollte das Parlament die Protokolle in sein öffentliches Dokumentenregister aufnehmen und sie gemäß Artikel 12 der Verordnung (EG) Nr. 1049/2001 grundsätzlich direkt zugänglich machen.

 

Emily O' Reilly

Geschehen zu Straßburg am 31. März 2014

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[1] Beschluss des Europäischen Parlaments vom 9. März 1994 über die Regelungen und allgemeinen Bedingungen für die Ausübung der Aufgaben des Bürgerbeauftragten (94/262/EGKS, EG, Euratom), ABl. L 113, S. 15.

[2] Die Stiftung erklärt, dass es sich um einen gemeinnützigen Verein handelt, der sich der Entwicklung von Informationsgütern zum öffentlichen Nutzen auf der Grundlage von Urheberrecht, freiem Wettbewerb und offenen Standards widmet.

[3] Das Europäische Parlament hat 20 parlamentarische Ausschüsse, die aus 24 bis 76 Abgeordneten bestehen. Die parlamentarischen Ausschüsse treten ein- bis zweimal im Monat öffentlich in Brüssel zusammen. Sie erstellen Berichte über Legislativvorschläge, die dann dem Plenum des Parlaments vorgelegt werden. Gemäß Artikel 192 der Geschäftsordnung des Parlaments können die Fraktionen eines ihrer Mitglieder in jedem Ausschuss als „Koordinator“ benennen. Die Sitzungen der „Koordinatoren der Ausschüsse“ werden dann, in der Regel am selben Tag wie die Ausschusssitzungen, einberufen, um die von diesem Ausschuss zu fassenden Beschlüsse vorzubereiten, insbesondere die Beschlüsse über das Verfahren und die Bestellung von Berichterstattern. Ein Ausschuss kann den Koordinatoren auch die Befugnis übertragen, bestimmte Beschlüsse zu fassen, mit Ausnahme von Beschlüssen über die Annahme von Berichten, Stellungnahmen oder Änderungsanträgen.

[4] ACTA ist ein multinationaler Vertrag zur Festlegung internationaler Standards für die Durchsetzung der Rechte des geistigen Eigentums. ACTA wurde im Oktober 2011 von Australien, Kanada, Japan, Marokko, Neuseeland, Singapur, Südkorea und den Vereinigten Staaten unterzeichnet. Am 26. Januar 2012 unterzeichneten Mexiko, die Europäische Union und 22 Länder, die Mitgliedstaaten der Europäischen Union sind, ebenfalls ACTA. Nach der Ratifizierung durch sechs Länder tritt ACTA in den Ländern in Kraft, die es ratifiziert haben. Da die Europäische Union und ihre Mitgliedstaaten in Bezug auf dieses Übereinkommen eine gemeinsame Zuständigkeit haben, musste das ACTA sowohl von den Mitgliedstaaten als auch von der Europäischen Union ratifiziert werden. Die Ratifizierung durch die Europäische Union bedarf der Zustimmung des Europäischen Parlaments (gemäß Artikel 218 des Vertrags über die Arbeitsweise der Europäischen Union). In seiner Abstimmung vom 4. Juli 2012 lehnte das Europäische Parlament jedoch die Ratifizierung des ACTA ab.

[5] http://www.europarl.europa.eu/committees/de/minutes.html

[6] Die Stiftung für eine freie Informationsinfrastruktur hat dieses Protokoll (Aktenzeichen INTA(2011)0621_2) auf ihrer Website abrufbar unter: http://people.ffii.org/~ante/acta/INTA-minutes/Coordinators%27s%20minutes%202011%200621.pdf.

[7] ABl. L 145, S. 43.

[8] Ob eine bestimmte Sitzung der Ausschusskoordinatoren protokolliert wird oder nicht, liegt im absoluten Ermessen der Teilnehmer dieser Sitzung (d. h. die Ausschusskoordinatoren selbst entscheiden, ob in einer bestimmten Sitzung ein Protokoll erstellt wird oder nicht). (Artikel 192 der Geschäftsordnung des Parlaments, der die Rolle der Ausschusskoordinatoren betrifft, sieht keine Verpflichtung zur Erstellung eines Protokolls vor.)

Da das Recht auf Zugang der Öffentlichkeit zu Dokumenten (und die Notwendigkeit, Verweise auf Dokumente in ein öffentliches Dokumentenregister aufzunehmen, um die Ausübung dieses Rechts zu erleichtern) nur für bestehende Dokumente gilt und keine Verpflichtung zur Erstellung eines Dokuments beinhaltet, stellt sich die Frage des Zugangs der Öffentlichkeit zu separaten Protokollen einer bestimmten Sitzung der Ausschusskoordinatoren einfach nicht, wenn sich die Teilnehmer dieser Sitzung nicht dafür entschieden haben, separate Protokolle der Sitzung zu erstellen.

Beschließen die Ausschusskoordinatoren die Protokollierung einer Sitzung der Ausschusskoordinatoren, stehen der für die Erstellung eines solchen Protokolls zuständigen Dienststelle des Parlaments (d. h. dem zuständigen Ausschusssekretariat) zwei Optionen offen. Erstens kann das Protokoll der Sitzung der Ausschusskoordinatoren direkt in das Protokoll der betreffenden Ausschusssitzung aufgenommen werden. Beispielsweise hat das Sekretariat des JURI-Ausschusses ausdrücklich erklärt, dass es niemals ein gesondertes Protokoll der Ausschusskoordinatoren erstellt und dass die von den Koordinatoren gefassten Beschlüsse in das Protokoll des Ausschusses unter der Rubrik „Mitteilungen des Vorsitzes“ aufgenommen werden. Alternativ können sich die Ausschusskoordinatoren für ein gesondertes Sitzungsprotokoll entscheiden. So enthält das Protokoll des INTA-Ausschusses vom 21. Juni 2011 kein Protokoll der Sitzung der Koordinatoren des Ausschusses am selben Tag (siehe Dokument INTA_PV(2011)0621_1). Stattdessen (siehe Ziffer 9 oben) wurde ein gesondertes Protokoll über die Sitzung der Koordinatoren erstellt, das mit einer förmlichen Registrierungsnummer (INTA(2011)0621_2) versehen wurde.

Nichts verpflichtet einen Ausschuss, konsequent der einen oder anderen Option zu folgen. Tatsächlich hat der INTA-Ausschuss einen Ansatz für seine Sitzung vom 21. Juni 2011 und einen anderen Ansatz für seine Sitzung vom 25./26. April 2012 angenommen (das Protokoll der Sitzung der Koordinatoren des Ausschusses im Zusammenhang mit der Sitzung des INTA-Ausschusses vom 25. April 2012 ist auf den Seiten 4 bis 9 des Protokolls der Sitzung des INTA-Ausschusses vom 25./26. April 2012 enthalten (INTA_PV(2012)0425_1)).

[9] Der Beschwerdeführer beantragte am 8. Juli 2011 den Zugang der Öffentlichkeit zu dem Protokoll. Es dauerte bis zum 25. Oktober 2011, bis das Parlament erkannte, dass das Protokoll existierte, und dem Beschwerdeführer eine Kopie übermittelte.

[10] Selbstverständlich können die im Register eingetragenen Dokumente aus Gründen der Benutzerfreundlichkeit selbst in Kategorien eingeteilt werden.

[11] Siehe Fußnote 8.

[12] Beschluss des Präsidiums vom 28. November 2001, ABl. 2011, C 216, S. 19, siehe auch http://www.europarl.europa.eu/RegistreWeb/information/publicInfo.htm?language=DE.

[13] http://www.ombudsman.europa.eu/de/press/release.faces/de/53287/html.bookmark