(Hergestellt gemäß Artikel 3 Absatz 6 des Statuts des Europäischen Bürgerbeauftragten (1))

ZUSAMMENFASSUNG

Die Beschwerde in diesem Fall betrifft die Weigerung der Kommission, einem Begünstigten einer Beihilferegelung für Gemeinschaftsunternehmen (Joint Venture Programme Phare - "JOP Phare") die vereinbarten Mittel zu zahlen. Am 13. Juni 2000 führten die Dienststellen der Kommission eine Prüfung des Unternehmens des Beschwerdeführers durch. Die Prüfung ist noch nicht abgeschlossen. Die Beschwerde betrifft im Übrigen die Weigerung der Kommission, dem Beschwerdeführer ein während der Prüfung erstelltes Hauptbuch zurückzugeben. Im Rahmen dieser Untersuchung behauptete der Beschwerdeführer auch, dass sein Unternehmen auf einer schwarzen Liste eingetragen sei.

Die Kommission argumentiert, dass die Prüfung nicht abgeschlossen werden konnte, da der Beschwerdeführer die erforderlichen Unterlagen nicht vorgelegt hatte. Darüber hinaus handelte es sich bei dem während der Prüfung erstellten Hauptbuch nicht um ein Originalbuch. Schließlich wurde der Beschwerdeführer nicht auf einer schwarzen Liste, sondern im internen Frühwarnsystem (EWS) der Kommission registriert.

Aus den vorliegenden Beweisen geht der Bürgerbeauftragte davon aus, dass die Kommission den Beschwerdeführer nicht angemessen über die Unterlagen informiert hat, die er vorlegen musste, damit die Kommission die Prüfung abschließen und rechtzeitig über die Zahlung der Mittel entscheiden konnte. Darüber hinaus ist der Bürgerbeauftragte der Auffassung, dass die Kommission ihm keine angemessene Erklärung für seine Weigerung gegeben hat, das Hauptbuch zurückzugeben. Schließlich vertraut der Bürgerbeauftragte darauf, dass die Kommission die Registrierung des Unternehmens des Beschwerdeführers im FWS im Hinblick auf die Ergebnisse der Prüfung überdenken wird.

Unter diesen Umständen legt der Bürgerbeauftragte einen Empfehlungsentwurf vor. Er ersucht die Kommission, den Beschwerdeführer über die Unterlagen zu unterrichten, die er für die Prüfung vorlegen soll, und das Hauptbuch zurückzugeben.

DIE BESCHWERDE

Der Beschwerdeführer ist Geschäftsführer von GERE; ein in Luxemburg registriertes Unternehmen. GERE beantragte EU-Mittel im Rahmen des JOP-Fazilität-2-Programms. Gemäß dem Antragsverfahren musste der Antrag über einen Finanzmittler (FI) gestellt werden. Nach Angaben des Beschwerdeführers nahm die Kommission das Vorhaben im Oktober 1998 an. Im August 1999 wurden der Kommission über das FI Belege übermittelt, die dem Unternehmen voraussichtlich innerhalb von 60 Tagen ausgezahlt werden. Die Kommission forderte über das FI mehrfach weitere Informationen an. Es scheint, dass keine der vorgelegten Informationen die Kommission zufriedenstellte, und sie beschloss daher, eine Prüfung des Unternehmens durchzuführen. Dies geschah am 13. Juni 2000. Bis Ende Oktober 2000 war das Unternehmen nicht bezahlt worden, und trotz mehrerer Kontakte mit der Kommission wurde es weder über das Ergebnis der Prüfung informiert noch erhielt es einige Originaldokumente zurück, die die Kommission ihm während der Prüfung entnommen hatte.

Der Beschwerdeführer beschloss daher, eine Beschwerde gegen die Europäische Kommission einzureichen, und machte folgende Vorwürfe:

1. Die vertragliche Situation von Unternehmen, die JOP-Mittel beantragen, gegenüber der Kommission ist unklar. Obwohl GERE nie einen Vertrag mit der Kommission unterzeichnet hat, werden ihr von der Kommission Verpflichtungen auferlegt.

2. Die Art und Weise, wie Informationen verbreitet werden, ist kontraproduktiv. Die Beziehungen zwischen GERE und der Kommission wurden hauptsächlich über das FI geführt. Es ist daher unklar, ob der Beschwerdeführer aufgefordert wurde, die von der Kommission wirklich benötigten Informationen vorzulegen.

3. Bei der Durchführung ihrer Kontrollen hätte die Kommission ihre Untersuchungen auf Elemente im Zusammenhang mit dem finanzierten Projekt beschränken müssen, ohne die gesamte Geschäftsbuchhaltung des Unternehmens zu kontrollieren.

4. Die GERE wurde nie über die Ergebnisse der am 13. Juni 2000 durchgeführten Prüfung informiert.

5. Die Kommission weigerte sich, die Originaldokumente, die sie für die oben genannte Prüfung vorgelegt hatte, zurückzugeben.

Der Beschwerdeführer forderte die Zahlung der Mittel und die Rückgabe der Originaldokumente, mit denen die Kommission betraut war.

DIE ANFRAGE

Stellungnahme der Europäischen Kommission

Die Stellungnahme der Europäischen Kommission zu der Beschwerde lautete zusammenfassend wie folgt:

1. Die Kommission und das FI unterzeichneten am 18. Januar 1996 eine Rahmenvereinbarung. Für jedes Projekt wird eine Einzelvereinbarung zwischen der Kommission und dem FI unterzeichnet. Letztere wiederum unterzeichnet eine Finanzierungsvereinbarung (Financing Agreement, FINA) mit dem Empfänger der Mittel. Im Fall von GERE wurden die SA und die FinA am 26. Oktober 1998 unterzeichnet. Die FinA bezog sich speziell auf das FA und die SA. Beide enthalten Bestimmungen, die dem Begünstigten gegenüber der Kommission Verpflichtungen auferlegen. Der Beschwerdeführer konnte daher nicht behaupten, sich der Lage und seiner Verpflichtungen gegenüber der Kommission nicht bewusst zu sein.

2. Grundsätzlich werden alle Kontakte zu den Begünstigten über das FI abgewickelt, was die Kommission nicht als kontraproduktiv betrachtet. Im Gegenteil, dies bietet potenziellen Begünstigten in ganz Europa die Möglichkeit, von der Unterstützung erfahrener Fachleute zu profitieren. Im vorliegenden Fall scheinen die Probleme auf die Beziehungen zwischen dem FI und dem Beschwerdeführer zurückzuführen zu sein.

3. Die FinA bezieht sich auf Bestimmungen des FA und der SA, die die Kommission zur Durchführung von "…any und allen Kontrollen…" berechtigen. Die durchgeführten Kontrollen zielten darauf ab, festzustellen, ob die GERE für die Finanzierung in Betracht kam, und die finanzierte Maßnahme selbst zu kontrollieren. Dies erforderte Zugriff auf alle Dateien des Unternehmens.

4. Am 13. Juni 2000 unterrichteten die Prüfer der Kommission GERE über vorläufige Schlussfolgerungen. Der Begünstigte wurde jedoch aufgefordert, vor Abschluss der Prüfung zusätzliche Belege vorzulegen. Eine der Erklärungen des Anwalts des Beschwerdeführers vom 16. August 2000 war nicht zufriedenstellend. Seitdem versucht die Kommission, von der Person, die die Erklärung abgegeben hat, ein angemessenes Dokument zu erhalten. Der Beschwerdeführer ist seinen Verpflichtungen nie nachgekommen, die entsprechenden Belege wurden nie vorgelegt, sie konnten daher nicht genehmigt und folglich die Mittel nicht ausgezahlt werden.

5. Das Hauptbuch (Grand Livre), das sich im Besitz der Kommission befindet, datiert auf den 13. Juni 2000, den Tag der Prüfung, und wurde vom Buchhalter von GERE auf Antrag der Rechnungsprüfer gedruckt. Die Rechnungen für das Jahr 1999 wurden der GERE am 13. April 2000 von ihrem Rechnungsführer übermittelt. Daher war das ursprüngliche Hauptbuch notwendigerweise vor diesem Datum erstellt worden. Schließlich bot die Kommission dem Anwalt des Beschwerdeführers die Möglichkeit an, die Dokumente, über die die Kommission verfügt, einzusehen. Diese Gelegenheit wurde nie genutzt.

Stellungnahme des Beschwerdeführers

Der Europäische Bürgerbeauftragte leitete die Stellungnahme der Europäischen Kommission mit einer Aufforderung zur Stellungnahme an den Beschwerdeführer weiter. In seiner Antwort führte der Beschwerdeführer zusammenfassend Folgendes aus:

1. Trotz seiner Aufforderungen wurde GERE niemals Kopien offengelegt oder es wurde ihm vom FI gestattet, das FA und die SA zu konsultieren. Obwohl diese Dokumente als Anlagen zur FinA erwähnt werden, hat GERE sie nie gesehen. Die Kommission war über diese Situation unterrichtet worden. Die GERE übernimmt in diesem Punkt jedoch ihre eigene Verantwortung.

2. Diese Art von Vertrag mit Verweisen auf andere Verträge, an denen Dritte beteiligt sind, ist verwirrend. Entgegen den Erwartungen der Kommission betrachtet der Beschwerdeführer das fragliche FI nicht als hochqualifizierten Fachmann. GERE hätte auf eine bessere Überwachung des Dossiers hoffen können und ist der Ansicht, dass die Kommission die Tätigkeiten der Finanzmittler überwachen sollte.

3. GERE war nie gegen ein Audit. Die technischen und finanziellen Berichte wurden jedoch am 5. August 1999 vorgelegt. Seitdem hat GERE weder eine schriftliche Stellungnahme noch eine Zahlung der Kommission erhalten. Obwohl nach der guten Verwaltungspraxis alle zusätzlichen Informationen entweder direkt von der Kommission oder vom FI schriftlich hätten angefordert werden können, wurde GERE bei mehreren Gelegenheiten mündlich und vereinzelt um Informationen gebeten. Darüber hinaus wurden diese Anträge erst gestellt, als GERE nach dem Fortgang des Dossiers fragte.

4. GERE hat keine schriftlichen Schlussfolgerungen oder vorläufigen Schlussfolgerungen zum Audit erhalten. Schriftliche Auskunftsverlangen der Kommission folgten auf die schriftlichen Auskunftsverlangen von GERE in Bezug auf die Rückgabe ihres Hauptbuchs. Obwohl GERE die Kommission wiederholt um die Ergebnisse der Prüfung und die Auszahlung der Mittel ersuchte, ist dem Beschwerdeführer nach wie vor nicht bekannt, aus welchen Gründen die Kommission die Prüfung nicht abgeschlossen hat.

5. Der Beschwerdeführer ist der Auffassung, dass es nicht Sache der Kommission ist, zu entscheiden, ob es sich bei dem vorgelegten Dokument um ein Original handelt oder nicht. Jedes Mal, wenn das Ledger gedruckt wird, wird es GERE in Rechnung gestellt. Jedes in Luxemburg ansässige Unternehmen muss jedoch ein Hauptbuch in seinen Räumlichkeiten führen. Die Weigerung der Kommission, das Hauptbuch zurückzugeben, kostet GERE mindestens 100 EUR.

Schließlich bedauert der Beschwerdeführer, dass alle Folgen der Mängel in diesem Projekt von der schwächsten Partei, d. h. der GERE, zu tragen sind. Obwohl GERE nicht über alle Vertragsbedingungen informiert wurde, weigerte sie sich nie, zusammenzuarbeiten. Der Beschwerdeführer bedauert, dass das Urteil für GERE vor dem Urteil ergangen ist und auf eine schwarze Liste gesetzt wurde.

Weitere Anfragen

Am 2. Mai 2001 legte der Beschwerdeführer dem Bürgerbeauftragten Beweise für die Aufnahme von GERE in eine schwarze Liste der Kommission vor. Der Beschwerdeführer hatte ein Fax der Gemeinsamen Forschungsstelle (GFS) der Europäischen Kommission in Ispra erhalten, in dem er darüber informiert wurde, dass eine Zahlung für ein anderes Projekt blockiert wurde, weil GERE auf der "schwarzen Liste der EU"stand.

Nach sorgfältiger Prüfung dieses neuen Elements schien es, dass weitere Untersuchungen notwendig waren. Der Bürgerbeauftragte ersuchte daher die Kommission, ihm mitzuteilen, ob die Kommission Zahlungen an GERE im Rahmen unbestrittener Verträge blockiert hat. Darüber hinaus erkundigte sich der Bürgerbeauftragte nach der Funktionsweise der schwarzen Liste, die von einem Kommissionsbeamten erwähnt wurde.

Die Kommission bedauerte den von einem ihrer Beamten verwendeten Wortlaut, um auf ihr internes Frühwarnsystem (Early Warning System, EWS) hinzuweisen, das auf Ersuchen des Europäischen Parlaments eingerichtet wurde. Mit dem FWS sollen Empfänger von Gemeinschaftsmitteln ermittelt werden, die Verwaltungsfehler oder Betrug begangen haben. Das FWS stellt eine Zahlung nicht ein; Sie erschwert dies nur und fordert eine weitere Überprüfung durch die zuständigen Dienststellen. Im Fall von GERE kam es zu bedauerlichen Verzögerungen. Im Juli entschuldigte sich die Kommission dafür und zahlte die im Rahmen des unbestrittenen Projekts geschuldeten Beträge sowie verspätete Zinsen.

Der Beschwerdeführer war der Auffassung, dass GERE nie über Betrug oder Verwaltungsfehler informiert worden sei, die seine Registrierung im FWS begründet hätten. Der Beschwerdeführer macht geltend, dass Beamte der Kommission das FWS üblicherweise als schwarze Liste bezeichnen und dass dies zur Sperrung von Zahlungen führe. Wenn das FWS keine schwarze Liste war, sollte es nicht als solche behandelt werden und die registrierten Unternehmen sollten schriftlich informiert werden.

DER BESCHLUSS

1 Angebliche unklare Vertragslage gegenüber der Kommission

1.1 Der Beschwerdeführer vertrat die Auffassung, dass die vertragliche Situation von Unternehmen, die JOP-Mittel beantragten, gegenüber der Kommission unklar sei. GERE hat nie einen Vertrag mit der Kommission geschlossen und erlegt ihr Verpflichtungen auf.

1.2 Die Kommission argumentierte, der Beschwerdeführer könne sich seiner vertraglichen Verpflichtungen gegenüber der Kommission nicht entziehen. Alle Bestimmungen wurden in der Finanzierungsvereinbarung und in den ihr beigefügten Rahmen- und Einzelvereinbarungen klar festgelegt.

1.3 Der Bürgerbeauftragte stellt fest, dass der Beschwerdeführer der Auffassung ist, dass das FI GERE nicht ordnungsgemäß über alle für die Finanzierungsvereinbarung geltenden Vertragsbestimmungen informiert hat. Der Beschwerdeführer räumte auch seine eigene Verantwortung für diesen Aspekt des Falles ein. Die GERE scheint einen Vertrag geschlossen zu haben, ohne sich mit den Anhängen dieses Vertrags vertraut zu machen, die Bestimmungen enthielten, die Verpflichtungen gegenüber der Kommission begründeten. Der Bürgerbeauftragte ist daher der Auffassung, dass es keine Anhaltspunkte für Missstände in der Verwaltungstätigkeit der Kommission in Bezug auf diesen Aspekt des Falles gibt.

2 Informationsaustausch zwischen GERE und der Kommission

2.1 Der Beschwerdeführer war der Ansicht, dass die Art und Weise, wie Informationen verbreitet wurden, kontraproduktiv sei. Die Beziehungen zwischen GERE und der Kommission wurden hauptsächlich über das FI geführt. Es ist daher unklar, ob der Beschwerdeführer aufgefordert wurde, die von der Kommission wirklich benötigten Informationen vorzulegen.

2.2 Die Kommission argumentierte, dass die Verwendung eines FI garantiert, dass die Akte von einem erfahrenen Fachmann bearbeitet wird.

2.3 Der Bürgerbeauftragte stellt fest, dass in der Akte keine Beweise dafür enthalten sind, dass das System der Nutzung von Finanzmittlern als solches für die Schwierigkeiten in den Beziehungen zwischen GERE und der Kommission verantwortlich ist. Sowohl die Kommission als auch der Beschwerdeführer scheinen dem FI einen Teil der Verantwortung für die Mängel bei der Weitergabe von Informationen zuzuschreiben. Der Bürgerbeauftragte kommt daher zu dem Schluss, dass es keine Anhaltspunkte für Missstände in der Verwaltungstätigkeit der Kommission in Bezug auf diesen Aspekt des Falls gibt.

3 Umfang der Prüfung

3.1 Der Beschwerdeführer war der Auffassung, dass die Kommission bei der Durchführung der Prüfung ihre Untersuchungen auf Elemente im Zusammenhang mit dem finanzierten Projekt hätte beschränken müssen, ohne die gesamte Geschäftsbuchhaltung des Unternehmens zu kontrollieren.

3.2 Die Kommission argumentierte, dass der Umfang der Prüfung den vertraglichen Verpflichtungen von GERE entspreche.

3.3 Angesichts der vertraglichen Bestimmungen, insbesondere der einschlägigen Rahmenvereinbarung, scheint die Kommission ihre Befugnisse bei der Prüfung der GERE nicht überschritten zu haben. Der Bürgerbeauftragte kommt daher zu dem Schluss, dass in Bezug auf diesen Aspekt des Falls kein Missstand in der Verwaltungstätigkeit vorliegt.

4 Versäumnis, GERE über die Ergebnisse der Prüfung zu informieren

4.1 Der Beschwerdeführerin zufolge wurde GERE nie über die Ergebnisse der am 13. Juni 2000 durchgeführten Prüfung informiert.

4.2 Die Kommission kam zu dem Schluss, dass die Prüfer der Kommission GERE am 13. Juni 2000 vorläufige Schlussfolgerungen mitgeteilt haben. Der Begünstigte wurde jedoch aufgefordert, vor Abschluss der Prüfung zusätzliche Belege vorzulegen. Trotz wiederholter Aufforderungen kam der Beschwerdeführer seinen Verpflichtungen nie nach, diese Unterlagen wurden nie vorgelegt, sie konnten daher nicht genehmigt und folglich die Mittel nicht ausgezahlt werden.

4.3 Der Bürgerbeauftragte stellt fest, dass die Kommission den Beschwerdeführer aus den vorliegenden Dokumenten offenbar nicht von den Dokumenten in Kenntnis gesetzt hat, die er vorlegen soll, um die Entscheidung der Kommission über die Zahlung der Mittel nicht zu verzögern. Dies könnte einen Missstand in der Verwaltungstätigkeit darstellen, weshalb der Bürgerbeauftragte gemäß Artikel 3 Absatz 6 des Statuts des Bürgerbeauftragten einen Empfehlungsentwurf vorlegen wird.

5 Verweigerung der Rückgabe von Originaldokumenten, die während des Audits erstellt wurden

5.1 Der Beschwerdeführer behauptete, dass die Kommission sich geweigert habe, die Originaldokumente, die er für die oben genannte Prüfung vorgelegt habe, zurückzugeben.

5.2 Die Kommission argumentierte, dass das Hauptbuch, das von GERE an die Prüfer übergeben wurde und von den Dienststellen der Kommission aufbewahrt wird, kein Originaldokument ist. Es wurde am Tag des Audits gedruckt.

5.3 Der Bürgerbeauftragte geht davon aus, dass die Kommission seit dem 13. Juni 2000 das Hauptbuch der GERE für das Jahr 1999 zu Kontrollzwecken verwendet. Obwohl das Dokument speziell für die Prüfung gedruckt wurde, behauptet der Beschwerdeführer, dass seinem Unternehmen eine erhebliche Gebühr für die Neuausgabe dieses Dokuments in Rechnung gestellt wurde. Der Beschwerdeführer beantragte daher die Rückgabe des Ledgers, das seiner Ansicht nach Eigentum von GERE ist.

5.4 Die Kommission hat dem Bürgerbeauftragten keine angemessene Erklärung für seine Weigerung gegeben, seine Arbeit an einer Fotokopie des Hauptbuchs fortzusetzen und GERE das am 13. Juni 2000 abgedruckte Dokument zurückzugeben. Der Bürgerbeauftragte wird daher einen Empfehlungsentwurf gemäß Artikel 3 Absatz 6 des Statuts des Bürgerbeauftragten vorlegen.

6 Angebliche Eintragung von GERE auf einer schwarzen Liste und ihre Folgen

6.1 Der Beschwerdeführer behauptete, dass GERE auf einer schwarzen Liste der Kommission stehe. Dadurch wurden alle Zahlungen blockiert, die die Kommission auch im Rahmen unbestrittener Verträge an GERE zu leisten hatte.

6.2 Die Kommission erklärte, dass sich die Zahlungen aufgrund des internen Frühwarnsystems der Kommission verzögerten. Dieses System erfordert weitere Kontrollen, bevor Zahlungen an Begünstigte geleistet werden, die aufgrund von Verwaltungsfehlern oder Betrug im FWS registriert sind. Im vorliegenden Fall wurde GERE aufgrund der Schwierigkeiten im Zusammenhang mit dem im Rahmen des JOP-Projekts unterzeichneten Vertrag im FWS registriert.

6.3 Der Bürgerbeauftragte stellt fest, dass während dieser Untersuchung Zahlungen an GERE im Rahmen unbestrittener Verträge geleistet werden könnten. Die Kommission hat dem Bürgerbeauftragten eine angemessene Erklärung zu den Gründen für die Registrierung von GERE im FWS übermittelt. Der Bürgerbeauftragte ist daher zu dem Schluss gelangt, dass in Bezug auf diesen Aspekt des Falls keine Anhaltspunkte für Missstände in der Verwaltungstätigkeit vorliegen.

6.4 Der Bürgerbeauftragte stellt fest, dass einige Beamte der Kommission das Frühwarnsystem offenbar als schwarze Liste betrachten, obwohl die Kommission erklärt hat, dass dies nicht der Fall ist. Der Bürgerbeauftragte kann daher zu einem späteren Zeitpunkt erwägen, die allgemeine Funktionsweise des Frühwarnsystems im Rahmen einer Untersuchung aus eigener Initiative zu untersuchen.

7 Schlussfolgerung

Der Bürgerbeauftragte ist der Auffassung, dass der Ansatz der Kommission im vorliegenden Fall zu Missständen in der Verwaltungstätigkeit geführt hat. Der Bürgerbeauftragte unterbreitet der Kommission daher gemäß Artikel 3 Absatz 6 des Statuts des Bürgerbeauftragten den folgenden Entwurf einer Empfehlung:

Der Empfehlungsentwurf

Die Kommission sollte den Beschwerdeführer schriftlich über die Unterlagen unterrichten, die er vorlegen soll, damit die Kommission innerhalb einer angemessenen Frist über die Zahlung entscheiden kann. Darüber hinaus sollte die Kommission das am 13. Juni 2000 gedruckte Hauptbuch des Beschwerdeführers GERE für 1999 zurücksenden.

Die Kommission und der Beschwerdeführer werden über diesen Empfehlungsentwurf unterrichtet. Gemäß Artikel 3 Absatz 6 des Statuts des Bürgerbeauftragten übermittelt die Kommission vor dem 28. Februar 2002 eine ausführliche Stellungnahme. Die ausführliche Stellungnahme könnte aus der Annahme des Empfehlungsentwurfs des Bürgerbeauftragten und einer Beschreibung seiner Umsetzung bestehen.

 

Jacob SÖDERMAN

Straßburg, den 4. Dezember 2001

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(1) Beschluss 94/262 des Europäischen Parlaments vom 9. März 1994 über die Verordnungen und allgemeinen Bedingungen für die Ausübung der Aufgaben des Bürgerbeauftragten (ABl. L 113 vom 9.3.1994, S. 15).