Vorwort

Ich freue mich, den diesjährigen „Putting it Right Report“ vorzulegen, in dem untersucht wird, ob die Organe meine 2016 gefassten Beschlüsse einhalten. Im Jahr 2016 lag die Compliance-Rate bei 85 %, was gegenüber dem 2015 erzielten Ergebnis von 83 % leicht gestiegen ist.

Die Organe reagierten positiv auf 77 der 91 Vorschläge, die ich zur Korrektur oder Verbesserung ihres Verhaltens in 2016 abgeschlossenen Fällen unterbreitet hatte. Es gab weitere 132 Fälle, in denen ich der Ansicht war, dass die Organe Schritte unternommen hatten, um ihre Arbeitsweise zu verbessern. 12 der 14 untersuchten Organe erzielten 100 %, während die Kommission, auf die die meisten Fälle vor meinem Amt entfallen, 77 % erzielte.

In diesem Jahr gibt es Veränderungen in der Art und Weise, wie wir versuchen, die Auswirkungen unserer Arbeit zu erfassen, und in der Art und Weise, wie wir sie präsentieren.

Dies ist der erste Bericht, der Fälle enthält, die im Rahmen der neuen „Durchführungsbestimmungen“ abgeschlossen wurden. Die neuen IPs wurden überarbeitet, um es uns zu ermöglichen, Fälle effizienter zu bearbeiten und die Dinge zu beschleunigen. Der Schwerpunkt liegt in erster Linie darauf, sicherzustellen, dass die angewandten Untersuchungsmaßnahmen den spezifischen Bedürfnissen jeder Untersuchung entsprechen. Darüber hinaus bieten sie dem Bürgerbeauftragten mehr Flexibilität bei der Einholung von Informationen oder Dokumenten. Die neuen IPs machen es einfacher und schneller, Lösungen zu finden, die Missstände in der Verwaltung beseitigen und sicherstellen, dass Empfehlungen normalerweise verwendet werden, um alle Feststellungen von Missständen in der Verwaltung zu behandeln, bevor eine Untersuchung abgeschlossen wird. Im Zusammenhang mit der Messung der Compliance haben die neuen IPs Änderungen in der von uns verwendeten Terminologie mit sich gebracht.

Außerdem ist dies der erste Bericht, dem kein Anhang beigefügt ist. In der Vergangenheit enthielt der Anhang Zusammenfassungen aller im betreffenden Jahr abgeschlossenen Fälle. Wir haben nun beschlossen, in den Text dieses Berichts nur Zusammenfassungen ausgewählter „Sternfälle“ aufzunehmen. 

Wir haben auch Abschnitte eingeführt, die die Auswirkungen unserer Arbeit in Bereichen veranschaulichen, die nicht durch die Compliance-Rate widergespiegelt werden, wie z.B. die strategischen Initiativen.

Obwohl ich mit Freude feststelle, dass die Einhaltungsquote nach wie vor hoch ist, möchte ich wiederholen, dass jede Weigerung eines Organs, einem Vorschlag des Bürgerbeauftragten nachzukommen, als verpasste Gelegenheit zur Behebung administrativer Mängel angesehen werden sollte.

Emily O'Reilly

Dezember 2017

 

Bericht

1. Einleitung

In diesem Bericht wird beschrieben, inwieweit die EU-Organe [1] auf die Vorschläge des Bürgerbeauftragten aus dem Jahr 2016 reagiert haben. Diese Vorschläge kommen in Form von Lösungen, Empfehlungen, Anregungen/weiteren Bemerkungen und kritischen Bemerkungen.

In Abschnitt 3 (unten) über die Auswirkungen der Arbeit des Bürgerbeauftragten wird erläutert, was Lösungen, Empfehlungen, Vorschläge/weitere Bemerkungen des Bürgerbeauftragten und kritische Bemerkungen/Feststellungen von Missständen in der Verwaltungstätigkeit mit sich bringen. Die neuen UZ [2], die am 1. September 2016 in Kraft getreten sind, wirken sich in gewissem Maße auf die Verwendung dieser Begriffe durch uns aus. Beispielsweise werden die Begriffe „weitere Anmerkungen“ und „kritische Anmerkungen“ nicht mehr verwendet. Wir erklären alle Änderungen unten in den entsprechenden Teilen des Abschnitts. Eine Reihe von Untersuchungen in diesem Bericht wurden nach dem Datum des Inkrafttretens der neuen IP abgeschlossen. In diesen Fällen wurde daher die neue Terminologie verwendet.

In Abschnitt 3 werden auch die Auswirkungen der Arbeit des Bürgerbeauftragten in anderen Fällen beschrieben. wenn der Fall vom Organ beigelegt wird oder wenn der Bürgerbeauftragte beschließt, eine strategische Initiative einzuleiten.

In der Vergangenheit wurde dieser Bericht zusammen mit einem Anhang veröffentlicht, in dem die Fälle zusammengefasst sind, in denen Lösungsvorschläge, Empfehlungen, kritische Bemerkungen und weitere Bemerkungen angenommen wurden. Ab diesem Jahr werden wir keinen Anhang mehr veröffentlichen. Im vorliegenden Bericht finden Sie jedoch Zusammenfassungen der Fälle, die eine besondere Erwähnung als „Sternfälle“ für jede Kategorie von Folgemaßnahmen rechtfertigen.

2. Befugnisse und Verfahren des Bürgerbeauftragten

Der Bürgerbeauftragte hilft Einzelpersonen, Unternehmen und Verbänden, die ein Problem mit einer EU-Institution haben [3]. Gleichzeitig dient sie dem öffentlichen Interesse, indem sie den Institutionen hilft, die Qualität der von ihnen erbrachten Dienstleistungen zu verbessern. Neben der Untersuchung von Beschwerden kann der Bürgerbeauftragte auch auf eigene Initiative Untersuchungen einleiten.

Der Bürgerbeauftragte kann von dem betreffenden Organ verlangen, Informationen zur Verfügung zu stellen, seine Akten einzusehen und Zeugenaussagen von Beamten einzuholen. Diese Befugnisse sind im Statut des Bürgerbeauftragten [4] (im Folgenden „Statut“) festgelegt. Wenn sie es für angemessen hält, dies in einem bestimmten Fall zu tun, fordert die Bürgerbeauftragte das Organ auf, seinen Standpunkt zu überarbeiten, Abhilfe zu schaffen oder allgemeine Änderungen für die Zukunft vorzunehmen. Verweigert das Organ die Zusammenarbeit, kann es die politische Aufmerksamkeit auf einen Fall lenken, indem es dem Europäischen Parlament einen Sonderbericht vorlegt.

3. Auswirkungen der Arbeit des Bürgerbeauftragten

a. Lösungen

Ist der Bürgerbeauftragte der Auffassung, dass eine Beschwerde schnell gelöst werden kann, kann er dem betreffenden Organ auf der Grundlage von Artikel 3 Absatz 5 des Statuts einen Lösungsvorschlag unterbreiten [5]. Die neuen Rechte des geistigen Eigentums der Bürgerbeauftragten erleichtern und beschleunigen die Suche nach Lösungen zur Beseitigung von Missständen in der Verwaltungstätigkeit.

b. Empfehlungen

In den neuen IP können Empfehlungen ausgesprochen werden, wenn der Bürgerbeauftragte Missstände in der Verwaltungstätigkeit feststellt. Die an die Organe gerichteten Empfehlungen werden gleichzeitig auf der Website des Bürgerbeauftragten veröffentlicht.

Wird die Empfehlung vom Organ abgelehnt, schließt der Bürgerbeauftragte den Fall mit der Bestätigung eines Missstands in der Verwaltungstätigkeit ab. Wird die Empfehlung angenommen, schließt der Bürgerbeauftragte den von dem betreffenden Organ beigelegten Fall ab.

c. Anregungen und weitere Bemerkungen

Die neuen IP ersetzen das Konzept der „weiteren Bemerkungen“ durch das klarere und nützlichere Konzept der „Verbesserungsvorschläge“, mit denen eine systemische Verbesserung der EU-Verwaltung sichergestellt werden soll. Wie weitere Bemerkungen beruhen die Verbesserungsvorschläge nicht auf der Feststellung von Missständen in der Verwaltungstätigkeit und implizieren keine Missachtung des Organs, an das sie gerichtet sind.

d. Kritische Bemerkungen und Feststellungen zu Missständen in der Verwaltungstätigkeit

In der Vergangenheit verwendete die Bürgerbeauftragte den Begriff „kritische Bemerkung“, wenn sie einen Fall mit der Feststellung von Missständen in der Verwaltungstätigkeit abschloss. Eine kritische Bemerkung informierte das Organ darüber, was es im konkreten Fall falsch gemacht hatte. In der Bemerkung wurde die Regel oder der Grundsatz genannt, gegen die bzw. den verstoßen wurde, und (sofern dies nicht offensichtlich war) erläutert, wie das Organ im Zusammenhang mit dem Fall hätte handeln sollen. Das Organ meldete sich innerhalb von sechs Monaten, wenn der Bürgerbeauftragte dies verlangte.

Die neuen IP ersetzen den Begriff „kritische Bemerkungen“ durch den einfachen und klaren Begriff „Feststellungen von Missständen in der Verwaltungstätigkeit“.  Wird eine Empfehlung vom Organ abgelehnt, wird der Fall mit der Feststellung eines Missstands in der Verwaltungstätigkeit abgeschlossen.

e. Von den Organen beigelegte Fälle

Der Bürgerbeauftragte kann eine Untersuchung zu einem frühen Zeitpunkt abschließen, ohne eine Lösung vorzuschlagen, wenn das Organ den Fall des Beschwerdeführers im Laufe der Untersuchung spontan beilegt.

Fall 253/2016/MDC: Weigerung der Europäischen Kommission, bestimmte Ausgaben als förderfähige Kosten im Rahmen einer Finanzhilfevereinbarung zu akzeptieren

Der Beschwerdeführer war Koordinator eines von der Kommission im Rahmen einer Finanzhilfevereinbarung kofinanzierten Projekts. Nach erfolgreichem Abschluss des Projekts teilte die Kommission dem Beschwerdeführer jedoch mit, dass viele der im Rahmen des Projekts angefallenen Kosten im Zusammenhang mit Personal-, Reise- und Beratungskosten nicht förderfähig seien.

Der Beschwerdeführer behauptete, die Entscheidung der Kommission sei ungerecht. Der Bürgerbeauftragte leitete eine Untersuchung ein und forderte die Kommission auf, auf die Vorwürfe des Beschwerdeführers zu antworten. In Bezug auf die Personalkosten stellte die Kommission fest, dass der Beschwerdeführer sie über den erheblichen Anstieg der Arbeitsbelastung einiger seiner Mitarbeiter hätte informieren müssen und dass er dafür ausreichend Zeit gehabt habe. In Bezug auf die Reise- und Tagegeldkosten vertrat die Kommission die Auffassung, dass die Praktiken, von denen der Beschwerdeführer behauptete, dass sie mit seiner üblichen Praxis im Einklang stünden, nicht dokumentiert oder hinreichend belegt waren.

In Bezug auf die abgelehnten Beratungskosten erklärte die Kommission jedoch, dass sie bereit sei, ihren Standpunkt aufgrund der Erläuterungen des Beschwerdeführers zu überdenken, aus denen hervorgehe, dass die falsche Einstufung dieser Kosten auf einen echten Fehler zurückzuführen sei. Der Bürgerbeauftragte begrüßt, dass die Kommission ihren Standpunkt überprüft hat.

f. Strategische Initiativen

Der Bürgerbeauftragte kann sich auch dafür entscheiden, strategisch wichtige Themen zu verfolgen, ohne eine Untersuchung einzuleiten, indem er eine sogenannte „strategische Initiative“ einleitet. Ziel dieser strategischen Initiativen ist es, mit den Institutionen Vorschläge zu wichtigen Themen auszutauschen, auf Angelegenheiten von öffentlichem Interesse aufmerksam zu machen und mehr über ein bestimmtes Thema zu erfahren, bevor entschieden wird, ob eine Untersuchung eingeleitet werden muss. Im Jahr 2016 leitete die Bürgerbeauftragte zehn strategische Initiativen ein.

SI/5/2016/EA: Transparenz der Euro-Gruppe

Im März 2016 richtete der Bürgerbeauftragte ein Schreiben an den Präsidenten der Euro-Gruppe, in dem er seine Initiative begrüßte, eine Reihe proaktiver Transparenzmaßnahmen vorzulegen, denen einige Mitglieder der Euro-Gruppe bereits zugestimmt hatten. Im Anschluss an dieses Schreiben fand 2016 ein weiterer Schriftwechsel zwischen dem Bürgerbeauftragten und dem Präsidenten der Euro-Gruppe statt.

In diesem Schriftwechsel brachte die Bürgerbeauftragte Fragen wie die Bearbeitung von Anträgen auf Zugang zu Dokumenten der Euro-Gruppe, einschließlich Dokumenten, die sich nicht im Besitz der EU-Organe befinden, und die Transparenz der an der Vorbereitung von Sitzungen der Euro-Gruppe beteiligten Gruppen, insbesondere der Arbeitsgruppe der Euro-Gruppe (EWG), zur Sprache. Die Bürgerbeauftragte stellte fest, dass ihr Büro nicht in der Lage war, einen Beamten zu identifizieren.

Dokument zur Geschäftsordnung der EWG, das zwar in den „Arbeitsmethoden der Euro-Gruppe“ vermutlich auf die EWG Bezug nimmt, aber auch nicht öffentlich zu sein scheint.

Der Präsident der Euro-Gruppe stellt klar, dass Anträge auf Zugang zu Dokumenten der Euro-Gruppe von dem EU-Organ bearbeitet werden, das im Besitz der betreffenden Dokumente ist, oder an das zuständige nationale Organ weitergeleitet werden und im Einklang mit den nationalen Transparenzvorschriften behandelt werden. Im Jahr 2017 wurden die „Arbeitsmethoden der Euro-Gruppe“ auf der Website der Euro-Gruppe veröffentlicht.

4. Reaktion der Organe auf den Bürgerbeauftragten im Jahr 2016

a. 2016 angenommene Lösungsvorschläge und Empfehlungen

Im Jahr 2016 nahmen die EU-Organe insgesamt neun Lösungsvorschläge an. Ein Lösungsvorschlag wurde von der Kommission abgelehnt [6].

Im Jahr 2016 akzeptierten die EU-Organe auch insgesamt 14 Empfehlungen oder nahmen sie teilweise an.[7] Zwei Empfehlungen wurden von der Kommission und zwei vom Europäischen Amt für Personalauswahl (EPSO) abgelehnt [8], obwohl die Organe in drei Fällen positive Folgemaßnahmen zu den anschließenden kritischen Bemerkungen vorlegten. Der andere Fall, der die Kommission betraf, führte zu der Feststellung eines Missstands in der Verwaltungstätigkeit.

Institution	Lösungen Akzeptiert	Angenommene Empfehlungen
Europäisches Parlament	1
Rat der Europäischen Union	1
Europäische Kommission	6	6
Europäisches Amt für Personalauswahl (EPSO)		4
Europäisches Amt für Betrugsbekämpfung (OLAF)		3
Agentur für Grundrechte (FRA)	1
Exekutivagentur für die Forschung (REA)		1
Insgesamt	9	14

Sache 946/2014/PL: Die Sprachenpolitik der Agentur für Grundrechte (FRA) in Bezug auf ihre Website und ihre Veröffentlichungen

Der Beschwerdeführer, ein spanischer Staatsangehöriger, bat die FRA um Informationen über ihre Sprachenpolitik in Bezug auf die Verwendung von Amtssprachen auf ihrer Website, insbesondere in Bezug auf Veröffentlichungen. Er stellte fest, dass die meisten Veröffentlichungen nur auf Englisch und Französisch und manchmal auch auf Deutsch und Italienisch verfügbar seien. Die FRA erklärte, dass die unterschiedliche Behandlung der Amtssprachen auf Haushalts- und Personalbeschränkungen sowie auf die für den Abschluss des Übersetzungsprozesses erforderliche Zeit zurückzuführen sei.

Die Bürgerbeauftragte war der Ansicht, dass begrenzte personelle und finanzielle Ressourcen eine unzureichende Rechtfertigung für die Praktiken der FRA in Bezug auf die Übersetzung ihrer Veröffentlichungen darstellten. Die Bürgerbeauftragte begrüßte, dass sich die FRA verpflichtet hatte, eine statische Portalseite mit grundlegenden Informationen über die FRA in allen Sprachen bereitzustellen. Obwohl es unter bestimmten Umständen unverhältnismäßig wäre, alle Dokumente in alle Amtssprachen der EU zu übersetzen, stellte der Bürgerbeauftragte fest, dass es weniger belastende Mittel gibt, um so weit wie möglich sicherzustellen, dass die Bürger Zugang zu Veröffentlichungen in ihrer eigenen Sprache haben. Sie schlägt daher vor, dass die FRA eine klare Politik in Bezug auf die EU-Sprachen, in denen ihre Veröffentlichungen zur Verfügung gestellt werden sollen, festlegen und veröffentlichen sollte.

Die Bürgerbeauftragte begrüßte, dass die FRA ihre Lösung akzeptierte. Die FRA verfügt derzeit über eine Online-Sprachenpolitik und eine Veröffentlichungspolitik, die auf ihrer Website abrufbar sind. Darüber hinaus hat die FRA Maßnahmen ergriffen, um sicherzustellen, dass Veröffentlichungen in so viele Sprachen wie möglich übersetzt werden.

Fall 1398/2013/ANA: Weigerung der Europäischen Kommission, Zugang zu Dokumenten im Zusammenhang mit dem US Foreign Account Tax Compliance Act (FATCA) zu gewähren

Ein Mitglied des Europäischen Parlaments (MdEP) beantragte Zugang der Öffentlichkeit zu den Dokumenten der Kommission über Verhandlungen zwischen bestimmten EU-Mitgliedstaaten und den USA über die Folgen des FATCA, einer US-Gesetzgebung, die Finanzinstitute außerhalb der USA verpflichtet, dem Internal Revenue Service über ihre Kunden zu berichten.

Die Kommission gewährte vollständigen oder teilweisen Zugang zu mehreren Dokumenten, während sie anderen den Zugang verweigerte. Die Kommission betrachtete einen Teil des Antrags des MdEP als sehr weit gefasst und forderte sie auf, den Anwendungsbereich des Antrags einzuschränken. Das MdEP war mit dem Standpunkt der Kommission unzufrieden und wandte sich an den Bürgerbeauftragten.

Der Bürgerbeauftragte empfahl der Kommission, einen neuen Versuch zu unternehmen, den Umfang der angeforderten Dokumente zu definieren und schließlich zu entscheiden, ob diese Dokumente unverzüglich vorgelegt werden sollten. Im Gegenzug ermittelte die Kommission die Anzahl der Dokumente, die Gegenstand des Antrags waren, führte eine Bewertung durch und legte viele dieser Dokumente offen. Die Bürgerbeauftragte erkennt an, dass die Kommission ihrem Vorschlag gefolgt ist und erhebliche Anstrengungen unternommen hat, um diese Empfehlung umzusetzen.

Der Bürgerbeauftragte empfahl der Kommission ferner, den Antrag auf Zugang zu den nicht offengelegten Dokumenten im Hinblick auf die Gewährung von

breiteren Zugang der Öffentlichkeit. Die Kommission gewährte entweder Zugang zu zusätzlichen Dokumenten oder legte detailliertere und überzeugendere Erklärungen für ihre Weigerung vor. Der Bürgerbeauftragte hat die Entscheidung der Kommission geprüft und hält sie für richtig.

Sache 852/2014/LP: Einhaltung des Übereinkommens zur Eindämmung des Tabakkonsums durch die Europäische Kommission

In dieser Rechtssache ging es um die Nichteinhaltung der Verpflichtung der Kommission gemäß Artikel 5 Absatz 3 des Rahmenübereinkommens der Weltgesundheitsorganisation (WHO) zur Eindämmung des Tabakgebrauchs (im Folgenden „Übereinkommen“), dem die EU beigetreten ist. Der Beschwerdeführer, die NRO Corporate Europe Observatory, machte insbesondere geltend, dass die Kommission mit Ausnahme ihrer Generaldirektion Gesundheit (GD Gesundheit) nicht proaktiv alle Informationen über Treffen mit der Tabakindustrie öffentlich mache.

Die Bürgerbeauftragte leitete eine Untersuchung ein und stellte fest, dass die derzeitige Praxis der Kommission (mit Ausnahme der GD Gesundheit) unbefriedigend und unzureichend war. Der Bürgerbeauftragte war der Ansicht, dass Artikel 5 Absatz 3 des Übereinkommens und die Leitlinien zu seiner Umsetzung vorschreiben, dass öffentliche Stellen einen proaktiven und nicht einen reaktiven oder passiven Ansatz verfolgen, um Transparenz bei der Interaktion mit der Tabakindustrie zu gewährleisten. Sie ist ferner der Ansicht, dass die Transparenzpflicht alle Treffen zwischen dem Juristischen Dienst der Kommission und der Tabakindustrie erfasse. Sie sah auch nicht ein, warum die Transparenzanforderungen nur für die ranghöchsten Beamten der Kommission gelten sollten. Der Bürgerbeauftragte empfahl der Kommission daher, alle Sitzungen mit Tabaklobbyisten oder ihren gesetzlichen Vertretern sowie die Protokolle dieser Sitzungen proaktiv online zu veröffentlichen, und dass diese Politik für alle Kommissionsbeamten unabhängig von ihrem Dienstalter gilt.

In ihrer Antwort hielt die Kommission an ihrem ursprünglichen Standpunkt fest, dass sie die proaktive Praxis der GD Gesundheit nicht auf den Rest der Kommission ausdehnen muss. Seiner Ansicht nach reichten die derzeitigen allgemeinen ethischen und transparenten Vorschriften aus, um eine unzulässige Beeinflussung durch die Tabakindustrie zu verhindern und die Einhaltung des Übereinkommens sicherzustellen.

Die Bürgerbeauftragte bedauert zutiefst, dass die Kommission die Gelegenheit nicht genutzt hat, Standards festzulegen, die den Anforderungen von Artikel 5 Absatz 3 entsprechen, und sicherzustellen, dass eine proaktive Transparenzpolitik in Bezug auf Treffen mit Tabaklobbyisten für alle Dienststellen und Bediensteten der Kommission gilt. Sie schloss den Fall daher mit der Feststellung eines Missstands in der Verwaltungstätigkeit ab und betonte, dass die Kommission keine triftigen Gründe für die Ablehnung der von ihrem Amt vorgeschlagenen Schritte angegeben habe.

b. Folgemaßnahmen zu kritischen Bemerkungen und Anregungen/weiteren Bemerkungen aus dem Jahr 2016

Im Jahr 2016 wurden 16 kritische Bemerkungen in 11 Entscheidungen gemacht, während 47 Vorschläge/weitere Bemerkungen in 26 Entscheidungen gemacht wurden.[9] Eine einzelne Entscheidung kann mehr als eine Bemerkung enthalten, und sowohl kritische Bemerkungen als auch Vorschläge/weitere Bemerkungen können in derselben Entscheidung enthalten sein.

Die Verbesserungsvorschläge wurden von der Bürgerbeauftragten hauptsächlich in ihren Beschlüssen zum Abschluss von Initiativuntersuchungen verwendet.

Die Organe wurden aufgefordert, innerhalb von sechs Monaten auf die Bemerkungen/Vorschläge zu antworten. Es gingen Antworten auf alle Bemerkungen/Vorschläge aus dem Jahr 2016 ein, wenn auch in einigen Fällen mit Verzögerung.

i) Folgemaßnahmen zu kritischen Bemerkungen aus dem Jahr 2016

Die Folgemaßnahmen zu kritischen Bemerkungen betrugen 63 %. Dies ist viel höher als die Vorjahresrate von 41%, was ein Rekordtief war. Der bisher höchste Wert in Bezug auf positive Folgemaßnahmen zu kritischen Bemerkungen war die Rate von 88 % im Jahr 2014. Eine Überprüfung der Antworten der Organe auf kritische Bemerkungen deutet darauf hin, dass einige auch nach Abschluss einer Untersuchung weiterhin die Feststellungen des Bürgerbeauftragten bestreiten und die Argumente wiederholen, die sie während der Untersuchung vorgebracht haben. Es ist zwar in gewisser Weise nachvollziehbar, dass es einer Institution angesichts der öffentlichen Kritik durch den Bürgerbeauftragten schwer fällt, konstruktive Folgemaßnahmen zu ergreifen, es ist jedoch wichtig, dass die Institutionen bereit sind, Lehren aus den Untersuchungen des Bürgerbeauftragten zu ziehen und das Risiko ähnlicher Probleme in Zukunft zu verringern.

Institution	Kritisch Bemerkungen	Zufriedenstellende Antworten	% der Zufriedenstellende Antworten
Europäische Kommission	10	5	50%
Europäisches Amt für Personalauswahl (EPSO)	3	2	67%
Europäisches Zentrum für die Prävention und die Kontrolle von Krankheiten (ECDC)	2	2	100%
Eurojust	1	1	100%
Insgesamt	16	10	63%

Fall 2063/2014/PMC: Übermittlung der personenbezogenen Daten des Beschwerdeführers durch die Europäische Kommission an einen Dritten ohne dessen Zustimmung

In dem Fall ging es um die angeblich rechtswidrige Offenlegung des Namens des Beschwerdeführers durch die Kommission gegenüber seinem Arbeitgeber ohne dessen Zustimmung. Die Kommission hat dies getan, um zu überprüfen, ob der Beschwerdeführer tatsächlich existierte, um seinen Antrag auf Zugang der Öffentlichkeit zu Dokumenten zu bearbeiten. Angesichts des besonders invasiven Charakters der von der Kommission ergriffenen Maßnahme, die dem Beschwerdeführer einen Rufschaden gegenüber der Organisation, für die er tätig war, hätte zufügen können, stellte der Bürgerbeauftragte einen schwerwiegenden Missstand in der Verwaltungstätigkeit fest und schloss den Fall mit einer kritischen Bemerkung ab.

Im Anschluss an die kritische Bemerkung des Bürgerbeauftragten räumte die Kommission ein, dass es möglicherweise nicht angemessen gewesen sei, den Arbeitgeber des Beschwerdeführers zu kontaktieren, ohne ihn vorher zu informieren. Es hat sich entschuldigt. Die Kommission fügte hinzu, dass die Bestätigung der Identität einer Person keine regelmäßig angewandte Praxis sei.

Die Bürgerbeauftragte nimmt zur Kenntnis, dass die Kommission eingeräumt hat, dass ihr Vorgehen in diesem Fall nicht angemessen war.

Sache 1409/2014/MHZ: Die Europäische Kommission kommt überein, in laufenden oder anstehenden Handelsverhandlungen mit Ländern des Verbands südostasiatischer Nationen (ASEAN) eine eingehende Folgenabschätzung im Bereich der Menschenrechte durchzuführen.

Der Fall betraf die Frage, ob die Kommission im Rahmen ihrer Verhandlungen über den Abschluss eines Freihandelsabkommens mit Vietnam eine Folgenabschätzung zu den Menschenrechten hätte durchführen müssen. Die Kommission vertrat die Auffassung, dass eine solche Bewertung nicht erforderlich sei, und stellte fest, dass bereits 2009 eine Nachhaltigkeitsprüfung zu einem vorgeschlagenen Freihandelsabkommen zwischen der EU und dem ASEAN, zu dem auch Vietnam gehörte, durchgeführt worden war. Die Bürgerbeauftragte stellte fest, dass das Versäumnis der Kommission, eine spezifische Folgenabschätzung zu den Menschenrechten durchzuführen, einen Missstand in der Verwaltungstätigkeit darstellte. Sie empfahl der Kommission, eine solche Bewertung unverzüglich durchzuführen. Die Kommission lehnte dies ab, und der Bürgerbeauftragte schloss den Fall mit einer kritischen Bemerkung ab.

In ihrer Antwort auf die Folgemaßnahmen machte die Kommission geltend, dass es aufgrund des spezifischen Zeitplans der Verhandlungen gerechtfertigt sei, keine Ex-ante-Folgenabschätzung zu den Menschenrechten durchzuführen. Gleichzeitig stimmte die Kommission zu, dass eine systematische Ex-ante-Analyse aller wahrscheinlichen Auswirkungen auf die Menschenrechte „ein Schlüsselelement für eine bessere Handelspolitik“ ist. Die Kommission teilte der Bürgerbeauftragten mit, dass die GD Handel im April 2016 eine überarbeitete Fassung des SIA-Handbuchs veröffentlicht habe, das nun einen besonderen Schwerpunkt darauf lege, sicherzustellen, dass eine eingehende Analyse der Auswirkungen auf die Menschenrechte durchgeführt werde. Die Kommission hat sich ferner in der Mitteilung „Handel für alle“ verpflichtet, die Analyse der Auswirkungen der Handelspolitik auf die Menschenrechte sowohl in Folgenabschätzungen als auch in Ex-post-Bewertungen auf der Grundlage der kürzlich entwickelten Leitlinien der GD Handel weiter zu verbessern.

Die Kommission erklärte ferner, dass die Analyse zur Bewertung der Auswirkungen auf die Menschenrechte ausgeweitet und verstärkt worden sei. Um dies zu unterstützen, wies die Kommission auf den Entwurf des Abschlussberichts der SIA zur Unterstützung der Verhandlungen über ein Investitionsschutzabkommen zwischen der EU und Myanmar hin, der am 18. März 2016 zur Stellungnahme veröffentlicht wurde. Eine SIA mit einer Folgenabschätzung zu den Menschenrechten wurde ebenfalls für Verhandlungen mit den Philippinen vorbereitet.

Indonesien. Die Kommission versicherte dem Bürgerbeauftragten, dass dies auch für die Wiederaufnahme der Verhandlungen mit Malaysia und Thailand und in ähnlicher Weise mit Indien gelten würde. Schließlich erklärte die Kommission, dass sie davon überzeugt sei, dass die Förderung der Menschenrechte in erster Linie durch Engagement und Dialog erfolgen müsse, um die größtmögliche Wirkung zu erzielen.

Die Bürgerbeauftragte stimmt mit der Kommission darin überein, dass Ex-ante-Folgenabschätzungen im Bereich der Menschenrechte ein Schlüsselelement für eine bessere Handelspolitik sind. Sie begrüßt die in der Antwort der Kommission angekündigte Reihe von Maßnahmen, die dazu beitragen sollten, das Risiko des in diesem Fall festgestellten erneuten Missstands in der Verwaltungstätigkeit so gering wie möglich zu halten.

ii) Folgemaßnahmen zu Vorschlägen/weiteren Bemerkungen aus dem Jahr 2016

Die Weiterverfolgung der Vorschläge/weiteren Bemerkungen war in 94 % der Fälle zufriedenstellend. Dies ist höher als im Vorjahr (92 %). Der bisher höchste Wert in Bezug auf positive Folgemaßnahmen zu weiteren Bemerkungen war die Quote von 100 % im Jahr 2008.

Institution	Anregungen/Weitere Bemerkungen	Zufriedenstellende Antworten	% der Zufriedenstellende Antworten
Europäische Kommission	22	19	86%
Gerichtshof der Europäischen Union	3	3	100%
Europäischer Auswärtiger Dienst (EAD)	2	2	100%
Europäischer Wirtschafts- und Sozialausschuss (EWSA)	1	1	100%
Europäisches Amt für Personalauswahl (EPSO)	9	9	100%
Europäisches Amt für Betrugsbekämpfung (OLAF)	2	2	100%
Europäisches Zentrum für die Prävention und die Kontrolle von Krankheiten (ECDC)	1	1	100%
Europäische Arzneimittel-Agentur (EMA)	5	5	100%
Europäisches Netz für Informationssicherheit (ENISA)	2	2	100%
Insgesamt	47	44	94%

Sache OI/8/2015/JAS: Transparenz der Triloge

Diese strategische Untersuchung betraf die Transparenz der Triloge, informelle Verhandlungen zwischen Vertretern des Europäischen Parlaments (Parlament) und des Rates der Europäischen Union (Rat) und wurde von der Kommission unterstützt, um eine Einigung über vorgeschlagene Rechtsvorschriften zu erzielen.

Der Bürgerbeauftragte prüfte, welche Informationen proaktiv zur Verfügung gestellt werden könnten und zu welchem Zeitpunkt, um die Rechenschaftspflicht und die Beteiligung der Öffentlichkeit an der EU-Gesetzgebung zu erhöhen. In ihrer abschließenden Entscheidung unterbreitete die Bürgerbeauftragte acht Vorschläge, wie die Transparenz der Trilogverhandlungen verbessert werden kann.

Das Parlament, der Rat und die Kommission antworteten, dass sie Gespräche über die Veröffentlichung weiterer Informationen aufgenommen hätten, darunter einen Trilogkalender, Trilog-Agenden, die beteiligten politischen Entscheidungsträger und die Verhandlungsmandate der Organe. Eine spezielle gemeinsame legislative Datenbank, die auf der Grundlage der Interinstitutionellen Vereinbarung über bessere Rechtsetzung von 2016 eingerichtet werden soll, könnte solche Informationen auf leicht zugängliche Weise bereitstellen.

In Bezug auf die Vorschläge des Bürgerbeauftragten zur Veröffentlichung wichtiger Dokumente, die im Rahmen von Trilogen erstellt wurden, erklärten die Organe, dass sie das Urteil des Gerichtshofs in der damit zusammenhängenden laufenden Rechtssache De Capitani/Parlament (T-540/15) abwarten müssten.

Die Bürgerbeauftragte begrüßt die Zusage des Parlaments, des Rates und der Kommission, Diskussionen über die Umsetzung ihrer Vorschläge einzuleiten. Sie ermutigt insbesondere ihre Initiative zur Schaffung einer gemeinsamen legislativen Datenbank und wird deren Entwicklung weiterverfolgen.

Sache OI/10/2015/NF: EPSO-Verfahren für die Bearbeitung von Überprüfungsanträgen von Bewerbern bei allgemeinen Auswahlverfahren

Diese Initiativuntersuchung betraf die Bearbeitung von Anträgen auf Überprüfung durch das EPSO, die von nicht erfolgreichen Bewerbern bei Auswahlverfahren gestellt wurden. Im Mittelpunkt der Untersuchung standen insbesondere Verzögerungen des EPSO bei der Beantwortung der Überprüfungsanträge der Bewerber. Ziel der Untersuchung war es, festzustellen, ob es systemische Probleme gab, die zu den Verzögerungen führten, und wenn ja, EPSO bei der Verbesserung des Verfahrens zu unterstützen. Die Bürgerbeauftragte schloss ihre Untersuchung mit sechs Verbesserungsvorschlägen ab.

In Bezug auf den Vorschlag, dass EPSO die Prüfungsausschüsse besser unterstützen sollte, damit sie ihre Entscheidungen über Überprüfungsanträge ausführlicher begründen können, hat EPSO ein neues Muster für die Aufzeichnung von Entscheidungen des Prüfungsausschusses in der Zulassungsphase eingeführt und sein Schulungsprogramm für Mitglieder des Prüfungsausschusses verbessert. Das EPSO denkt weiter darüber nach, wie es seine Leitlinien für die Erfassung von Entscheidungen des Prüfungsausschusses verbessern kann.

Das EPSO hat ein neues IT-System eingerichtet, das sich positiv auf die Effizienz seiner Bearbeitung von Überprüfungsanträgen ausgewirkt hat, und nutzt nun die Telekonferenztechnologie für die Durchführung von Überprüfungssitzungen des Prüfungsausschusses.

Wie vom Bürgerbeauftragten vorgeschlagen, schätzt das EPSO nun systematisch die Zahl der Anträge auf Überprüfung, die es bei laufenden Auswahlverfahren voraussichtlich erhalten wird, um ausreichende Ressourcen für ihre Bearbeitung bereitstellen zu können.

Im vierten und fünften Vorschlag ging es darum sicherzustellen, dass den Bewerbern klare und genaue Informationen über das Überprüfungsverfahren zur Verfügung gestellt werden. EPSO informiert die Bewerberinnen und Bewerber nun über erwartete Verzögerungen und darüber, dass es der Übermittlung von Antworten auf erfolgreiche Anträge Vorrang einräumt. EPSO hat auch aktualisiert

und erweiterte seine Online-FAQ-Website um weitere Informationen zu Beschwerdeverfahren.

Die Bürgerbeauftragte begrüßt die Reihe von Maßnahmen, die EPSO eingeleitet hat, um ihre Verbesserungsvorschläge umzusetzen.

Sache OI/11/2015/EIS: Pünktlichkeit der Zahlungen durch die Kommission

Diese Untersuchung betraf die Aktualität der von der Kommission im Rahmen der direkten und indirekten Mittelverwaltung geleisteten Zahlungen, wobei der Schwerpunkt auf Zahlungen an private Auftragnehmer und Begünstigte lag. Es folgten vier Untersuchungen zum gleichen Thema.

Ziel war es, statistische Daten über die verspäteten Zahlungen der Kommission zu erheben und sowohl die Ursachen dieser Verzögerungen als auch die von der Kommission ergriffenen Abhilfemaßnahmen zu bewerten. Die Bürgerbeauftragte schloss ihre Untersuchung mit zwei Vorschlägen ab und ermutigte die Kommission, ihre Bemühungen in bestimmten Bereichen fortzusetzen und zusätzliche Informationen in ihren jährlichen Tätigkeitsberichten zu veröffentlichen.

In ihrer Antwort betonte die Kommission, dass ihre Verwaltung des Zahlungsverfahrens im Jahr 2016 insgesamt verbessert worden sei. Dies sei insbesondere auf eine strengere Überwachung von Rechnungen und Zahlungsanträgen, die Entwicklung von Online-Berichtstools und die parallele Analyse von Berichten durch operative und Finanzagenten mit gemeinsamen Fristen zurückzuführen. Die Kommission wies ferner darauf hin, dass sie 2016 einen Vorschlag zur Überarbeitung der Haushaltsordnung vorgelegt und Bestimmungen zur Förderung einer umfassenderen Verwendung vereinfachter Finanzhilfeformulare eingeführt habe.

In Bezug auf den Vorschlag, Informationen über die Bruttozahlungszeit der Kommission aufzunehmen, d. h. die Zeit, die die Begünstigten warten müssen, bevor sie eine Zahlung erhalten, stimmte die Kommission zu, diese Informationen ab 2017 zu veröffentlichen.

Die Bürgerbeauftragte begrüßt die Schritte, die die Kommission in Bezug auf ihr Zahlungsverfahren unternommen hat. Sie begrüßt die Bemühungen der Kommission, die zur Verbesserung ihrer Statistiken über die Verwaltung von Zahlungsverzug und Zahlungsaussetzungen im Jahr 2016 geführt haben.

iii) Folgemaßnahmen zu Bemerkungen/Vorschlägen aus dem Jahr 2016

Unter Berücksichtigung kritischer Anmerkungen und Anregungen/weiterer Anmerkungen lag die Quote der zufriedenstellenden Folgemaßnahmen bei 86 %. Dies liegt über der Vorjahresrate von 81 % und unter dem Rekordhoch von 2014 von 94 %.

Institution	Kritische Anmerkungen und Anregungen/weitere Anmerkungen	Zufriedenstellende Antworten	% der Zufriedenstellende Antworten
Europäische Kommission	32	24	75%
Gerichtshof der Europäischen Union	3	3	100%
Europäischer Auswärtiger Dienst (EAD)	2	2	100%
Europäischer Wirtschafts- und Sozialausschuss (EWSA)	1	1	100%
Europäisches Amt für Personalauswahl (EPSO)	12	11	92%
Europäisches Amt für Betrugsbekämpfung (OLAF)	2	2	100%
Europäisches Zentrum für die Prävention und die Kontrolle von Krankheiten (ECDC)	3	3	100%
Europäische Arzneimittel-Agentur (EMA)	5	5	100%
Europäisches Netz für Informationssicherheit (ENISA)	2	2	100%
Eurojust	1	1	100%
Insgesamt	63	54	86%

c. Gesamteinhaltungsrate nach Instituten im Jahr 2016

Die Gesamtzahl in Bezug auf die Einhaltung der Vorschläge des Bürgerbeauftragten im Jahr 2016 beträgt 85 %. Die Organe reagierten positiv auf 77 der 91 Vorschläge, die der Bürgerbeauftragte zur Korrektur oder Verbesserung seines Verhaltens unterbreitet hatte.[11] Die Einhaltungsrate basiert auf der Anzahl der positiven Antworten auf die Lösungsvorschläge, Empfehlungen, kritischen Bemerkungen, Anregungen/weiteren Bemerkungen in den 2016 abgeschlossenen Fällen. Es gab weitere 132 Fälle, in denen der Bürgerbeauftragte der Ansicht war, dass die Organe Schritte unternommen hätten, um ihre Arbeitsweise zu verbessern.

Wie aus Tabelle 5 hervorgeht, variiert die Compliance-Rate von Institut zu Institut – von 100 % in vielen Fällen bis zu 77 % im schlimmsten Fall. Während diese Statistiken häufig auf sehr wenigen Fällen beruhen, bedeutet jedes Ergebnis, das unter 100 % liegt, dass das Organ einem Vorschlag des Bürgerbeauftragten nicht nachgekommen ist.

Institution	Lösungen, Empfehlungen, Bemerkungen und Anregungen		Zufriedenstellende Antworten		% der Zufriedenstellende Antworten
Europäisches Parlament		1		1 100%
Rat der Europäischen Union		1		1 100%
Europäische Kommission		47		36 77%
Gerichtshof der Europäischen Union		3		3 100%
Europäischer Auswärtiger Dienst (EAD)		2		2 100%
Europäischer Wirtschafts- und Sozialausschuss (EWSA)		1		1 100%
Europäisches Amt für Personalauswahl (EPSO)		18		15 83%
Europäisches Amt für Betrugsbekämpfung (OLAF)		5		5 100%
Europäisches Zentrum für die Prävention und die Kontrolle von Krankheiten (ECDC)		3		3 100%
Europäische Arzneimittel-Agentur (EMA)		5		5 100%
Europäisches Netz für Informationssicherheit (ENISA)		2		2 100%
Agentur für Grundrechte (FRA)		1		1 100%
Eurojust		1		1 100%
Exekutivagentur für die Forschung (REA)		1		1 100%
Insgesamt		91		77 85%

5. Schlussfolgerung

Dieser Bericht stellt eine jährliche Anstrengung dar, um die Einhaltung der Vorschläge des Bürgerbeauftragten aus statistischer Sicht zu messen. Bei einigen Arbeiten des Bürgerbeauftragten können die Auswirkungen jedoch nicht auf herkömmliche Weise gemessen werden. Dies ist beispielsweise bei den strategischen Initiativen der Bürgerbeauftragten der Fall, mit denen sie einen konstruktiven Dialog mit den Organen zu wichtigen Themen führt. Dies könnte auch eine Reihe von Fällen umfassen, die von den Organen jedes Jahr nach einem Eingreifen des Bürgerbeauftragten geregelt werden und nicht in Form einer Lösung, einer Empfehlung, einer Bemerkung oder eines Vorschlags erfolgen. In diesem Jahr haben wir solche Beispiele in den Bericht aufgenommen, um die Wirkung des Bürgerbeauftragten besser zu veranschaulichen. Darüber hinaus gibt es Fälle, in denen die Einhaltung der Vorschläge des Bürgerbeauftragten etwas später erfolgen kann als in dem Jahr, in dem die Untersuchung abgeschlossen wurde.  

Wir sollten bedenken, dass der wesentliche Wandel eine Veränderung der institutionellen Kultur ist. Es ist schwierig zu bestimmen, wann eine signifikante Veränderung in der Kultur eingebettet wird. Der Bürgerbeauftragte strebt diesen kulturellen Wandel an. Ihr kontinuierlicher Einfluss auf eine gute Verwaltung spiegelt sich nicht unbedingt in den Compliance-Raten wider.

 

[1] Kurz gesagt, in diesem Bericht wird der Begriff "Institution"verwendet, um sich auf alle Organe, Einrichtungen und sonstigen Stellen der EU zu beziehen.

[2] https://www.ombudsman.europa.eu/de/resources/provisions.faces

[3] Gemäß Artikel 228 des Vertrags über die Arbeitsweise der Europäischen Union ist der Bürgerbeauftragte befugt, Missstände bei der Tätigkeit der Organe der Union zu untersuchen, mit Ausnahme des Gerichtshofs der Europäischen Union in Ausübung seiner Rechtsprechungsfunktion.

[4] Beschluss 2008/587 des Europäischen Parlaments vom 18. Juni 2008 zur Änderung des Beschlusses 94/262 über die Regelungen und allgemeinen Bedingungen für die Ausübung der Aufgaben des Bürgerbeauftragten (ABl. L 189, S. 25).

[5] In Artikel 3 Absatz 5 des Statuts heißt es: „So weit wie möglich bemüht sich der Bürgerbeauftragte um eine Lösung mit dem betreffenden Organ oder der betreffenden Einrichtung, um den Missstand in der Verwaltungstätigkeit zu beseitigen und der Beschwerde nachzukommen.“

[6] In einem Fall lehnte das Institut einen Lösungsvorschlag ab, akzeptierte aber die anschließende Empfehlung. Um Doppelzählungen zu vermeiden, enthalten die Statistiken in diesem Fall nur die Empfehlung und nicht den Lösungsvorschlag.

[7] Wir haben die Empfehlung teilweise akzeptiert, wenn das Institut tatsächlich konstruktiv auf zentrale Punkte der Empfehlung reagiert hat.

[8] In einem Fall lehnte das Institut eine Empfehlung ab und versäumte es anschließend, die kritische Bemerkung zufriedenstellend weiterzuverfolgen. Auch hier wird, um Doppelzählungen zu vermeiden, nur die negative Weiterverfolgung der kritischen Bemerkung in die Statistik aufgenommen.

[9] Die Statistiken in diesem Bericht umfassen nicht:

i) die vier Vorschläge, die in dem Beschluss zum Abschluss der gemeinsamen Untersuchung der Fälle 1853/2013/TN & 2077/2012/TN gemacht wurden, da sie im Rahmen der laufenden Initiativuntersuchung der Bürgerbeauftragten zur Verwaltung von „Drehtüreffekten“ in Bezug auf EU-Bedienstete durch die Kommission geprüft werden (OI/3/2017/AB),

ii) Zwei der Vorschläge zur Transparenz von Trilogen (OI/8/2015/JAS), da die zuständigen Organe auf ein Urteil des Gerichtshofs warten, um Folgemaßnahmen zu ergreifen.

[10] Für die Zwecke der Statistiken in diesem Bericht scheinen die Vorschläge zur Transparenz der Triloge (OI/8/2015/JAS) nur an die Kommission gerichtet zu sein. Die Untersuchung betraf jedoch drei Organe; dem Rat der Europäischen Union, dem Europäischen Parlament und der Kommission. 

[11] Siehe Fußnoten 6-8, 9-10.