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Jahresbericht 2023
Jahresbericht - Datum Dienstag | 19 März 2024
1. Einleitung
Ich freue mich sehr, Ihnen unseren Jahresbericht 2023 präsentieren zu können.
Durch das immer komplexer werdende Entscheidungsumfeld in der EU – das sich oft schnell verändert und an dem ein breites Spektrum von Interessensträger*innen beteiligt ist – wird immer deutlicher, dass unabhängige Kontrolleinrichtungen wie die Europäische Ombudsstelle notwendig und wichtig sind, damit die europäische Verwaltung rechenschaftspflichtig und transparent bleibt.
Zu den Aufgaben meines Amtes gehört es, die Organe und Einrichtungen der EU daran zu erinnern, dass manche Situationen zwar rasches politisches Handeln erfordern, eine bürgernahe Verwaltung standardmäßig jedoch eine öffentliche Diskussion und Prüfung umfassen sollte.
Vor diesem Hintergrund habe ich das Europäische Parlament ersucht, meine Empfehlung zu unterstützen, vorrangig den erheblichen Verzögerungen nachzugehen, die bei den von der Kommission bearbeiteten Anträgen auf Zugang zu Dokumenten auftreten – insbesondere bei der Überprüfung ihrer Entscheidungen über Erstanträge. Es war erst das zweite Mal, dass ich als Europäische Bürgerbeauftragte dem Parlament einen Sonderbericht vorgelegt habe. Dies zeugt von der Bedeutung dieses Themas für die demokratische Kontrolle. Ich danke dem Ausschuss für bürgerliche Freiheiten, Justiz und Inneres, dass er sich so zügig mit der Angelegenheit befasst hat.
Ethische Fragen waren während des gesamten Jahres weiterhin von zentraler Bedeutung. Ich habe den Reformprozess im Europäischen Parlament nach dem Korruptionsskandal Ende 2022 aufmerksam verfolgt. Zwar wurde der Ethikrahmen des Parlaments in einigen Punkten deutlich verbessert, doch wird die ordnungsgemäße Um- und Durchsetzung der Reformen von entscheidender Bedeutung sein.
Migrationsbezogene Untersuchungen standen im Jahr 2023 im Mittelpunkt. So habe ich eine Untersuchung aus eigener Initiative eingeleitet, die darauf abzielte, die Rolle von Frontex bei Such- und Rettungseinsätzen im Mittelmeer zu klären, und in einer separaten Untersuchung die Agentur aufgefordert, mehr zu tun, um die Wahrung der Grundrechte von Migrant*innen bei „Befragungen“ sicherzustellen. Außerdem habe ich um weitere Informationen über die Vereinbarung zwischen der EU und Tunesien ersucht, auch hinsichtlich der Frage, ob die Kommission eine Folgenabschätzung in Bezug auf die Menschenrechte durchgeführt hat.
Migration war eines der Hauptthemen auf der Konferenz des Europäischen Netzwerks der Ombudsstellen und Petitionsausschüsse im Europäischen Parlament im November. Auf dem Treffen der nationalen und regionalen Ombudsstellen wurde auch umfassend über den Einsatz von KI in öffentlichen Verwaltungen sowie über die Bedeutung hoher Ethikstandards im öffentlichen Leben diskutiert.
Ich habe mich sehr gefreut, im Juni die vierte Verleihung der Auszeichnung der Europäischen Ombudsstelle für gute Verwaltungspraxis abzuhalten. Bei der Verleihung wurden erneut die zahlreichen großartigen Initiativen und Projekte hervorgehoben, die von Mitarbeiter*innen in der gesamten EU-Verwaltung durchgeführt werden. Der Hauptpreis ging an Eurojust und die Anklagebehörde des Internationalen Strafgerichtshofs für ihre Arbeit zur Unterstützung der Zivilgesellschaft bei der Dokumentation von Kriegsverbrechen und Verbrechen gegen die Menschlichkeit.
Das kommende Jahr ist für die Demokratie in Europa und der ganzen Welt von großer Bedeutung. Die Entscheidungen, die die Menschen an der Wahlurne treffen, werden sich nicht nur auf das politische Handeln auswirken, sondern auch auf das Funktionieren der Demokratie an sich, einschließlich der Gewaltenteilung, die für die Wahrung der Grundrechte und der Rechenschaftspflicht von Regierungen sorgt. Weltweit werden öffentliche Verwaltungen in einem Spannungsfeld agieren müssen, das sich aus ihrer Unabhängigkeit und den Ansprüchen von Regierungsseite ergibt. Das öffentliche Interesse dient ihnen dabei als Leitfaden. Die Organe und Einrichtungen der EU stellen diesbezüglich keine Ausnahme dar, und es gehört zu den Aufgaben der Europäischen Ombudsstelle, ihnen Orientierung zu bieten. Wie die letztjährige Auszeichnung für gute Verwaltungspraxis zeigt, kann sich die EU glücklich schätzen, über einen engagierten und unabhängig denkenden Mitarbeiter*innenstab zu verfügen, der sich nach dem Gemeinwohl richtet. Ich freue mich darauf, weiterhin mit diesem Stab zusammenzuarbeiten, um zu zeigen, wie eine gute öffentliche Verwaltung zum Schutz der Demokratie und der Grundrechte beitragen kann.
Emily O’Reilly
2. 2023 auf einen Blick
3. Wichtigste Themen
Der Ombudsstelle hilft Personen, Unternehmen und Organisationen, die mit der EU-Verwaltung Probleme haben. Diese können von mangelnder Transparenz in Entscheidungsprozessen über Verzögerungen bei der Gewährung des Zugangs zu Dokumenten bzw. eine Verweigerung des Zugangs bis hin zu Grundrechtsverletzungen und Vertragsstreitigkeiten reichen. Die folgenden Abschnitte bieten einen Überblick über die wichtigsten Fälle in bestimmten Themenbereichen.
3.1. Zugang zu Dokumenten
Die Unionsbürger*innen haben ein umfassendes Recht auf Zugang zu Dokumenten, die sich im Besitz der EU-Verwaltung befinden. Wenn sie Schwierigkeiten haben, Zugang zu diesen Dokumenten zu erhalten, können sie sich an die Ombudsstelle wenden und um Hilfe bitten.
Nach einer Untersuchung aus eigener Initiative forderte die Bürgerbeauftragte die Europäische Kommission auf, sich dringend mit systemischen Verzögerungen bei der Bearbeitung von Anträgen auf Zugang zu Dokumenten zu befassen, und wies darauf hin, dass ein grundlegendes Umdenken erforderlich sei, um sicherzustellen, dass die Kommission die in der Rechtsvorschrift der EU über den Zugang der Öffentlichkeit zu Dokumenten (Verordnung 1049/2001) festgelegten Fristen einhält. Die Untersuchung ergab, dass die Kommission in 85 % der Fälle die in der Verordnung festgelegten Fristen versäumt, wenn Einzelpersonen eine Überprüfung einer Zugangsentscheidung (sogenannter Zweitantrag) beantragen. Im September schickte die Bürgerbeauftragte einen Sonderbericht an das Europäische Parlament und bat das Organ um seine formelle Unterstützung dabei, die Kommission dazu zu bringen, ihrer Empfehlung zu folgen. Sie erörterte den Bericht im November mit Mitgliedern des Europäischen Parlaments (MdEP) im Ausschuss für bürgerliche Freiheiten, Justiz und Inneres.
Die Bürgerbeauftragte leitete auch eine Untersuchung aus eigener Initiative zu der Frage ein, wie die Kommission, das Parlament und der Rat der Europäischen Union Anträge auf Zugang der Öffentlichkeit zu legislativen Dokumenten behandeln. Frühere Untersuchungen der Ombudsstelle haben ergeben, dass sich die drei Organe bei diesen Anträgen auf Zugang zu Dokumenten nicht vollständig an das EU-Recht und insbesondere an die Rechtsprechung halten.
Nach einer Untersuchung forderte die Bürgerbeauftragte den Rat auf, der Öffentlichkeit uneingeschränkten Zugang zu einem Gutachten seines Juristischen Dienstes zu einer vorgeschlagenen Rechtsvorschrift über einen Mindestlohn zu gewähren, und zwar mit der Begründung, dass eine größere Transparenz während der laufenden Verhandlungen über den Entwurf die Beteiligung der Öffentlichkeit am Gesetzgebungsverfahren der EU erheblich erleichtert hätte. Der Rat gewährte auf Empfehlung der Bürgerbeauftragten hin Zugang zu dem angeforderten Dokument. Die Bürgerbeauftragte kritisierte auch die Ablehnung mehrerer Anträge auf Zugang der Öffentlichkeit zu vorbereitenden Dokumenten im Zusammenhang mit internationalen Datenübermittlungen durch den Europäischen Datenschutzausschuss (EDSA). Als Reaktion auf die Empfehlung der Bürgerbeauftragten gewährte der EDSA schließlich einen umfassenderen Zugang zu den angeforderten Dokumenten.
Die Frage, was ein EU-Dokument ist, stellte sich auch im Jahr 2023. Die Bürgerbeauftragte kritisierte das anfängliche Versäumnis der Kommission, bestimmte E-Mails in den Umfang eines Antrags auf Zugang zu Dokumenten über den Informationsaustausch zu Strategieentwürfen betreffend Boden, Wald und Anpassung an den Klimawandel einzubeziehen. Während der Untersuchung der Bürgerbeauftragten erklärte sich die Kommission bereit, die betreffenden E-Mails zu erfassen und deren Freigabe zu prüfen.
In einer Untersuchung die die Europäische Arzneimittel-Agentur (EMA) betraf, kam die Bürgerbeauftragte zu dem Schluss, dass die Praxis, bestimmte Anträge auf Zugang zu Dokumenten automatisch in eine chronologische Warteschlange einzureihen, unabhängig davon, ob deren Bearbeitung einen übermäßigen Verwaltungsaufwand mit sich bringt, nicht als gute Verwaltungspraxis angesehen werden kann. Die Bürgerbeauftragte stellte fest, dass die EMA bereits Schritte unternimmt, um diese Warteschlange abzubauen, und ersuchte die Agentur, ihr über Fortschritte zu berichten.
Die Bürgerbeauftragte unterbreitete außerdem der Europäischen Investitionsbank (EIB) Vorschläge für die Bearbeitung von Anträgen auf Zugang zu Dokumenten. Insbesondere forderte sie die EIB auf, die Anträge auf Zugang zu Dokumenten jeweils inhaltlich zu prüfen und nicht nur im Hinblick darauf, ob die EIB bereits plant, die betreffenden Dokumente zu einem späteren Zeitpunkt zu veröffentlichen, und bei einer Verweigerung des Zugangs besser zu erläutern, wie genau die Offenlegung durch Transparenzvorschriften geschützte Interessen beeinträchtigen könnte. Die Vorschläge der Bürgerbeauftragten folgten auf eine Untersuchung, in der geprüft wurde, wie die EIB einen Antrag auf Zugang zu einer Zusammenfassung zu einem von ihr finanzierten Projekt zur Modernisierung eines Stromverteilungsnetzwerks in Polen behandelt hat. Als Reaktion darauf erklärte die EIB, sie werde sicherstellen, Anträge auf Zugang zu Dokumenten im Einklang mit den Vorschlägen der Bürgerbeauftragten zu bearbeiten.
In einer Untersuchung zur Entscheidungsfindung im Umweltbereich kritisierte die Bürgerbeauftragte die Weigerung der Kommission, Zugang zu Dokumenten über die Treibhausgasemissionen der Keramikindustrie zu gewähren, die im Rahmen des EU-Emissionshandelssystems (EU-EHS) gemeldet wurden. Die Bürgerbeauftragte widersprach der Argumentation der Kommission, dass die angeforderten Dokumente nicht mehr Informationen über Emissionen in die Umwelt enthielten, als bereits öffentlich zugänglich seien, sowie der Einschätzung der Kommission, dass kein großes öffentliches Interesse an der Veröffentlichung der Dokumente bestehe. Sie teilte der Kommission mit, eine umfassendere Untersuchung darüber in Erwägung zu ziehen, wie die Kommission den Umfang von Umweltinformationen und Informationen über Emissionen in die Umwelt auslegt.
3.2. Grundrechte
Nachdem am 14. Juni hunderte Menschen vor der griechischen Küste ertrunken sind, leitete die Bürgerbeauftragte eine Untersuchung aus eigener Initiative zur Rolle der Europäischen Agentur für die Grenz- und Küstenwache (Frontex) bei Such- und Rettungseinsätzen ein. Die Bürgerbeauftragte forderte Einsicht in ein breites Spektrum an Dokumenten zu den Zuständigkeiten von Frontex in diesem Bereich, unter anderem in den formellen Bericht über den betreffenden Vorfall (Bericht über einen schwerwiegenden Vorfall) sowie in Berichte über andere Vorfälle im Zusammenhang mit zahlreichen Todesfällen im Mittelmeerraum in jüngster Zeit. Anschließend traf sich das Untersuchungsteam der Ombudsstelle in Warschau mit Vertreter*innen von Frontex, um Klarheit bezüglich einiger bereitgestellter Informationen zu schaffen. Die Bürgerbeauftragte forderte Frontex außerdem auf, weitere Dokumente zur Einsicht zur Verfügung zu stellen.
In einer weiteren Initiative, die sich auf die Rolle der Organe und Einrichtungen der EU bei der Wahrung der Grundrechte im Rahmen des Grenzschutzes bezieht, ersuchte die Bürgerbeauftragte Informationen über die im Juli zwischen der EU und Tunesien unterzeichneten Vereinbarung. Insbesondere fragte die Bürgerbeauftragte die Europäische Kommission, wie sie die Achtung der Menschenrechte bei migrationsbezogenen Maßnahmen sicherstellen wolle, die sich aus dieser Vereinbarung ergeben, auf deren Grundlage Tunesien EU-Mittel in Höhe von 105 Mio. EUR für den Grenzschutz erhält. Die Bürgerbeauftragte fragte die Kommission, ob sie vor der Unterzeichnung der Vereinbarung eine Folgenabschätzung in Bezug auf die Menschenrechte durchgeführt habe und ob sie beabsichtige, während der Umsetzung der Vereinbarung regelmäßige Überprüfungen durchzuführen. Des Weiteren erkundigte sie sich bei der Kommission, ob sie Kriterien für die Aussetzung der Finanzierung festgelegt habe, falls die Menschenrechte nicht geachtet werden. Im Rahmen einer gesonderten Untersuchung fragte die Bürgerbeauftragte die Kommission, wie sie sicherstellt, dass die Griechenland für den Grenzschutz zur Verfügung gestellten EU-Mittel nicht zu Grundrechtsverletzungen beitragen.
Im Anschluss an eine Untersuchung zu einer gemeinsamen Frontex-Operation in Spanien forderte die Bürgerbeauftragte die Agentur auf, mehr zu tun, um die Wahrung der Grundrechte irregulärer Migrant*innen bei Befragungen, bei denen Informationen für die Risikoanalyse und die Ermittlung von Verdächtigen im Zusammenhang mit grenzüberschreitender Kriminalität gesammelt werden, sicherzustellen. Sie schlug vor, dass Frontex die Zustimmung der Befragten aufzeichnet und sicherstellt, dass die Befragten Informationen über ihre Rechte und den Zugang zu einem unabhängigen Beschwerdemechanismus erhalten. Die Bürgerbeauftragte schlug ferner vor, dass Frontex darauf besteht, dass die Einsatzpläne für jede gemeinsame Grenzschutzoperation in einem Mitgliedstaat auch den Zugang zu Verfahrenshilfe für Migrant*innen umfassen. Frontex akzeptierte den Großteil dieser Vorschläge.
Die Bürgerbeauftragte begrüßte die Entscheidung der Kommission, gemeinsam mit den lokalen Behörden eine Folgenabschätzung in Bezug auf die Grundrechte zu von der EU finanzierten Migrationsmanagementeinrichtungen in Griechenland (Mehrzweckzentren für die Aufnahme und Identifizierung) zu erstellen und diese Folgenabschätzungen zu veröffentlichen und regelmäßig zu überprüfen. Mit der Verpflichtung zur Durchführung dieser Maßnahmen folgt die Kommission Vorschlägen der Bürgerbeauftragten, die diese im Rahmen einer Untersuchung der Methoden, mit denen die Kommission die Wahrung der Grundrechte in diesen Einrichtungen gewährleistet, gemacht hat.
Im Anschluss an eine Untersuchung zu der Frage, wie der Europäische Auswärtige Dienst (EAD) die Menschenrechtsrisiken bewertet, bevor er Nicht-EU-Staaten beim Aufbau von Überwachungskapazitäten unterstützt, unterbreitete die Bürgerbeauftragte eine Reihe von Vorschlägen zur Verbesserung der Menschenrechtsleitlinien des EAD. Diese Vorschläge umfassen die Bereitstellung von mehr Informationen über das Verfahren der Risikoermittlung, die Festlegung, dass die Abschätzung der Folgen einer Tätigkeit in Bezug auf die Menschenrechte in jeder Phase dieser Tätigkeit erfolgen sollte, und die Aufnahme von Datenschutzbestimmungen im Hinblick auf Informationsaustausch-Sitzungen mit lokalen Menschenrechtsorganisationen. In einer weiteren Untersuchung im Zusammenhang mit der Unterstützung von Nicht-EU-Staaten beim Aufbau von Überwachungskapazitäten schlug die Bürgerbeauftragte Frontex vor, das Verfahren, das Frontex zur Abschätzung der Folgen in Bezug auf die Menschenrechte anwendet, zu aktualisieren und die Anwendung dieses Verfahrens zu verbessern.
3.3. Ethische Fragen
Nachdem Ende 2022 behauptet worden war, dass Drittländer für Einfluss im Europäischen Parlament bezahlt hätten, führte die Bürgerbeauftragte eine Reihe von Aussprachen mit dem Parlament über dessen Pläne zur Reform seiner Ethikregeln. Im Dezember begrüßte die Bürgerbeauftragte die vom Parlament an seinem Ethikrahmen vorgenommenen Verbesserungen, wie zum Beispiel die genauere Definition von Interessenkonflikten und die Verpflichtung für MdEP, Treffen mit registrierten Lobbyist*innen und mit diplomatischen Vertreter*innen von Nicht-EU-Staaten bekanntzugeben, stellte jedoch fest, dass es immer noch Bedenken hinsichtlich der Um- und Durchsetzung der Regeln gebe. Sie forderte das Parlament auf, dafür zu sorgen, dass es über die notwendigen Ressourcen und Vorkehrungen verfügt, um die Einhaltung der neuen Regeln ordnungsgemäß überwachen und durchsetzen zu können.
Nachdem bekannt geworden war, dass Katar und dem Land nahestehende Organisationen die Geschäftsreisen eines Generaldirektors der Europäischen Kommission bezahlt haben, ersuchte die Bürgerbeauftragte die Kommission um Informationen über die seit 2021 von Dritten bezahlten Reisekosten. Nach Prüfung der vorgelegten Statistiken bekundete sie ihre Absicht zur Einleitung einer Untersuchung, um die betreffenden Reisen zu beurteilen und um festzustellen, ob die Kommission geeignete Schritte unternommen hat, um potenzielle Interessenkonflikte in diesen Fällen verringern. Sie forderte die Kommission ferner auf, zumindest eine Zusammenfassung jener Informationen zu veröffentlichen, die die Kommission der Bürgerbeauftragen in dieser Angelegenheit bereits übermittelt hat.
Im Jahr 2023 untersuchte die Bürgerbeauftragte das Risiko von Interessenkonflikten in Bereichen wie dem Europäischen Verteidigungsfonds. Sie leitete eine Untersuchung zu der Frage ein, wie die Kommission sicherstellt, dass keine Interessenkonflikte bei externen Sachverständigen bestehen, die Projektvorschläge des Europäischer Verteidigungsfonds bewerten, da die Kommission entgegen der allgemeinen Praxis bei der Bewertung von Vorschlägen für Projekte, die EU-Mittel erhalten sollen, nicht verpflichtet ist, die Namen der von ihr für diese Projekte konsultierten Sachverständigen zu veröffentlichen.
Die Bürgerbeauftragte ersuchte auch die Europäische Investitionsbank (EIB), nachdem deren Vizepräsident als Direktor zu einer nationalen Förderbank in Italien gewechselt hatte, ihre Regeln für den Umgang mit Interessenkonflikten zu verbessern. Der Vizepräsident hatte in den Wochen vor seiner Ernennung zum Direktor an der Genehmigung von Finanzierungsvereinbarungen zwischen der EIB und der nationalen Förderbank mitgewirkt. Die Bürgerbeauftragte schlug der EIB vor, die Aufsichtsfunktion ihres Ethik- und Compliance-Ausschusses im Hinblick auf die von Mitgliedern des Direktoriums angestrebten neuen Funktionen zu stärken. Die EIB erklärte daraufhin, man habe den Ethik- und Compliance-Ausschuss über die Vorschläge der Bürgerbeauftragten in Kenntnis gesetzt. Außerdem informiere der Ausschuss ausscheidende Mitglieder des Direktoriums nunmehr darüber, dass ihre neuen Verträge sie nicht daran hindern dürfen, über etwaige Interessenkonflikte, die während ihrer „Wartezeit“ nach dem Ausscheiden aus dem Amt auftreten, Bericht zu erstatten.
Im Rahmen ihrer Analyse in einem Fall betreffend mögliche Interessenkonflikte bei der Vergabe eines Auftrags für eine Studie über die EU-Politik zu Unternehmensfusionen an ein Beratungsunternehmen für Wettbewerbsrecht bewertete die Bürgerbeauftragte die Änderungen, die die Kommission kürzlich an ihren internen Leitlinien für die Vergabe öffentlicher Aufträge vorgenommen hatte, positiv. Sie erklärte, dass durch die neuen Leitlinien der Umgang der Kommission mit potenziellen beruflichen Interessenkonflikten bei Ausschreibungen verbessert werden könne, dass die Leitlinien jedoch sorgfältig angewendet werden müssten. Die Kommission kündigte den betreffenden Vertrag während der Untersuchung durch die Bürgerbeauftragte.
3.4. Rechenschaftspflicht bei Entscheidungsprozessen
Die Bürgerbeauftragte unterbreitete der Europäischen Kommission eine Reihe von Vorschlägen, um diese dabei zu unterstützen, mehr Transparenz und Rechenschaftspflicht in Bezug auf die mit mehr als 700 Mrd. EUR ausgestattete Aufbau- und Resilienzfazilität (ARF) sicherzustellen, mit der die EU-Wirtschaft bei der Erholung von der COVID-19-Pandemie und den sozioökonomischen Auswirkungen der Invasion Russlands in der Ukraine unterstützt werden soll. Sie schlägt unter anderem vor, die Kommission zu ersuchen, weiterhin vorläufige Beurteilungen der Zahlungsanträge der Mitgliedstaaten zu veröffentlichen, die Behandlung von Anträgen auf Zugang zu Dokumenten im Zusammenhang mit dem ARF zu verbessern und dafür zu sorgen, dass Mitgliedstaaten, die dies noch nicht getan haben, öffentliche Portale mit Daten über die wichtigsten Empfänger von Finanzmitteln einrichten. Ferner schlug sie vor, dass die Kommission die Mitgliedstaaten dazu auffordern solle, alle ARF-Begünstigten auf diesen öffentlichen Portalen zu veröffentlichen.
Da die EU in den letzten Jahren eine Reihe von Rechtsvorschriften zum Schutz der Umwelt und zur Bekämpfung des Klimawandels verabschiedet hat, stand in jüngster Zeit die Transparenz von Entscheidungsprozessen in diesem Bereich im Mittelpunkt zahlreicher Untersuchungen der Ombudsstelle. In diesem Jahr veröffentlichte die Bürgerbeauftragte einen Überblick über die Ergebnisse ihrer öffentlichen Konsultation zu Transparenz und Beteiligung im Zusammenhang mit Entscheidungsprozessen der EU im Umweltbereich. Die Auskunftspersonen nannten Probleme, die es ihnen erschweren würden, Entscheidungsprozesse zu verfolgen oder daran mitzuwirken, darunter die verspätete Veröffentlichung von Informationen, der Mangel an Transparenz im Zusammenhang mit Lobbyismus sowie Schwierigkeiten beim Zugang zu Informationen zu Diskussionen über vorgeschlagene Rechtsvorschriften. In Bezug auf die Einbeziehung der Zivilgesellschaft in die Politikgestaltung schlugen die Auskunftspersonen vor, dass die Kommission ihre vorläufigen Standpunkte zu Maßnahmen und Rechtsvorschriften mitteilen sollte, und forderten mehr Transparenz dahingehend, wer an öffentlichen Konsultationen teilnimmt.
Aufgrund der Ergebnisse leitete die Bürgerbeauftragte eine Untersuchung aus eigener Initiative zu der Frage ein, wie die Kommission mit Risiken im Zusammenhang mit gefährlichen Chemikalien umgeht. Ziel der Untersuchung ist es, Verzögerungen bei der Einführung von Beschränkungen zur Minderung der Risiken bestimmter Chemikalien, Verzögerungen bei der Aufnahme von Chemikalien in das Verzeichnis der Stoffe, die zur Verwendung zugelassen werden müssen, sowie Verzögerungen bei der Entscheidung über einzelne Zulassungen und die Zulassungsvoraussetzungen zu untersuchen. Im Rahmen der Untersuchung prüft die Bürgerbeauftragte stichprobenweise einige Akten, um die Ursachen von Verzögerungen sowie die Transparenz in Bezug auf das Verfahren zu ermitteln.
In Bezug auf Entscheidungsprozesse im Bereich der öffentlichen Gesundheit forderte die Bürgerbeauftragte die Europäische Arzneimittel-Agentur (EMA) auf, so bald wie möglich über die vorläufigen Pläne im Hinblick auf die Veröffentlichung von Daten zu klinischen Prüfungen im Zusammenhang mit Verfahren zur Beurteilung von Arzneimitteln zu informieren, die im Zeitraum von 2018 bis 2023 abgeschlossen wurden, als die EMA ihre proaktive Transparenzpolitik ausgesetzt hatte. Der Bürgerbeauftragte ermittelte auch mehrere transparenzbezogene Bedenken bei den Interaktionen der Kommission mit der Tabakindustrie. In den Untersuchungsergebnissen kritisierte sie, dass die Kommission es versäumt habe, Einzelheiten all ihrer Treffen mit Lobbyist*innen der Tabakindustrie proaktiv zu veröffentlichen und bei diesen Treffen Protokoll zu führen. Gleichzeitig begrüßte die Bürgerbeauftragte die Zusage der Kommission, weiter zu prüfen, inwieweit ihre Dienststellen mit Lobbyismus seitens der Tabakindustrie konfrontiert sind. Sie werde der Kommission Informationen zur Verfügung stellen, die diese den leitenden Mitarbeiter*innen mitteilen sollte, um eine gründliche Prüfung zu gewährleisten. Außerdem ersuchte sie die Kommission, ihr über die Ergebnisse Bericht zu erstatten.
Nachdem eine zivilgesellschaftliche Organisation Bedenken hinsichtlich der Rechenschaftspflicht geäußert hatte, leitete die Bürgerbeauftragte eine Untersuchung bezüglich der Entscheidung der Kommission ein, die Veröffentlichung von Kontaktdaten im Online-Verzeichnis der EU-Mitarbeiter*innen („Whoiswho“) auf Führungskräfte zu beschränken. Zuvor waren auch die Kontaktdaten der Referent*innen über „Whoiswho“ abrufbar.
3.5. Personalfragen
Die Bürgerbeauftragte führte eine Untersuchung zu der Frage durch, wie das Europäische Amt für Personalauswahl (EPSO) „Vorauswahltests“ als Teil eines Verfahrens zur Einstellung neuer Mitarbeiter*innen im öffentlichen Dienst der EU abwickelt. Die Untersuchung erfolgte im Anschluss an mehrere Beschwerden über die Tests, insbesondere in Bezug darauf, dass diese ausschließlich online durchgeführt werden können. Bewerber*innen berichteten über technische Probleme während der Tests sowie über Probleme mit der Unterstützung durch EPSO und dessen Auftragnehmer. Die Bürgerbeauftragte unterbreitete EPSO eine Reihe von Verbesserungsvorschlägen. Sie ersuchte z. B. darum, die Auswirkungen von Online-Tests auf die Chancengleichheit umfassend zu bewerten, sicherzustellen, dass bestimmte Bewerber*innen aufgrund der notwendigen technischen Voraussetzungen nicht benachteiligt werden, und zu gewährleisten, dass Bewerber*innen während einer Prüfung Zugang zu Anweisungen hinsichtlich der Behebung von Problemen haben und wissen, wie sie eine Beschwerde einreichen können.
Die Asylagentur der Europäischen Union (EUAA) nahm Verbesserungen an einem Auswahlverfahren für externe Sachverständige vor, nachdem die Bürgerbeauftragte eine Untersuchung zum Umgang mit einer bestimmten Bewerbung durchgeführt hatte. Im Verlauf der Untersuchung änderte die EUAA die als problematisch erachteten verfahrensbezogenen und organisatorischen Teile des Auswahlverfahrens. Die Bürgerbeauftragte begrüßte die Änderungen.
3.6. Finanzhilfen und Verträge
Eine NRO wandte sich an die Bürgerbeauftragte, nachdem die Europäische Kommission nach der Prüfung eines von der EU finanzierten Projekts zur Rehabilitation von Folteropfern versucht hatte, Kosten zurückzufordern. Die Kommission richtete eine Zahlungsaufforderung an die NRO, da diese als Projektkoordinatorin fungierte. Die meisten als nicht förderfähig erachteten Kosten waren jedoch einem der Projektpartner zuzurechnen. Nach dem Eingreifen der Bürgerbeauftragten widerrief die Kommission die Rückzahlungsanordnung in Höhe von fast 28 000 EUR und kündigte an, dass sie eine neue, an den verantwortlichen Projektpartner gerichtete Rückzahlungsanordnung ausstellen werde. Die Bürgerbeauftragte begrüßte die Entscheidung der Kommission.
Nachdem es einer externen Mitarbeiterin nicht erlaubt worden war, ihr Baby in die Räumlichkeiten des Europäischen Parlaments mitzunehmen, um es zu stillen, wandte sich der Vater des Kindes an die Bürgerbeauftragte. Der Beschwerdeführer verwies darauf, dass das Parlament den Kindern seiner internen Mitarbeiter*innen den Zutritt erlaube. Die Bürgerbeauftragte stellte fest, dass die Regelung unverhältnismäßig sei und im Widerspruch zum Grundsatz der Gleichbehandlung stehe. Das Parlament erlaubte der Mitarbeiterin, ihr Baby in die Räumlichkeiten des Parlaments mitzunehmen, und kündigte an, die einschlägigen Regelungen zu ändern.
4. Auszeichnung für gute Verwaltungspraxis
Mit der Auszeichnung der Bürgerbeauftragten für gute Verwaltungspraxis 2023 wurde die Arbeit der Agentur der Europäischen Union für justizielle Zusammenarbeit in Strafsachen (Eurojust) und der Anklagebehörde des Internationalen Strafgerichtshofs gewürdigt. Diese beiden Institutionen helfen bei der Dokumentation von schwersten Verbrechen, welche die internationale Gemeinschaft als Ganzes berühren, sowie von Menschenrechtsverletzungen. Die beiden Institutionen haben ihre Bemühungen gebündelt, um Leitlinien zu erstellen, die zivilgesellschaftliche Organisationen dabei unterstützen sollen, Informationen so zu sammeln und zu sichern, dass sie vor Gericht als Beweismittel verwendet werden können.
Die Gesamtsieger wurden am 28. Juni im in der Solvay-Bibliothek in Brüssel im Rahmen einer Feier bekannt gegeben, die von der Europäischen Bürgerbeauftragten, Emily O’Reilly, und der Präsidentin des Europäischen Parlaments, Roberta Metsola, eröffnet wurde. Außerdem wurden die Gewinner*innen in fünf bestimmten Kategorien sowie die Gewinner*innen der Publikumsabstimmung und eines Sonderpreises bekannt gegeben.
Zur Arbeit der Ausgezeichneten stellte die Ombudsstelle fest: „Wenn Personen, die Kriegsverbrechen und Menschenrechtsverletzungen begangen haben, zur Rechenschaft gezogen werden, bringt dies den Opfern Gerechtigkeit und kann in künftigen Konflikten eine abschreckende Wirkung haben. Die Geschichte hat uns gelehrt, wie schwer es sein kann, solche Straftaten zu verfolgen. Deshalb ist es so wichtig, wirksame Methoden zur Sammlung und Sicherung von Beweismitteln zu entwickeln.“
2023 wurde 57 Projekte für die alle zwei Jahre verliehene Auszeichnung nominiert, mit der jene Tätigkeiten von EU-Mitarbeiter*innen gewürdigt werden sollen, die sich positiv auf das Leben der Menschen in Europa und darüber hinaus ausgewirkt haben.
Ein unabhängiger Beirat bewertete die Nominierungen, und die Bürgerbeauftragte wählte die Gewinner*innen aus. Diese im Jahr 2017 von der Bürgerbeauftragten eingeführte Auszeichnung wurde nunmehr zum vierten Mal verliehen.
5. Beschwerden und Untersuchungen: So helfen wir der Öffentlichkeit
Die Europäische Ombudsstelle hilft Bürger*innen, Unternehmen und Organisationen, die Schwierigkeiten mit der EU-Verwaltung haben, indem sie sich zum einen mit ihren Beschwerden befasst und zum anderen versucht, eine gute Verwaltungspraxis zu fördern, indem sie proaktiv weitergehende systemische Probleme innerhalb der Organe und Einrichtungen der EU untersucht.
Die Ombudsstelle bemüht sich ständig um eine Verbesserung der internen Verfahren, um sicherzustellen, dass die Ombudsstelle Untersuchungen so effizient wie möglich bearbeitet und Beschwerdeführende optimale Erfahrungen machen. Im Jahr 2023 vereinfachte und straffte die Ombudsstelle die Verfahren für die Bearbeitung von Beschwerden außerhalb ihrer Zuständigkeit sowie von Beschwerden über die EU-Verwaltung hinsichtlich der Nichtbeantwortung von E-Mails oder Schreiben. Aufgrund der neuen Verfahren kann die Ombudsstelle diese Beschwerden effizienter bearbeiten, wodurch sich auch die Erfahrung der Beschwerdeführenden verbessert.
Durch Verbesserungen am Online-Beschwerdesystem der Ombudsstelle konnten dessen Benutzerfreundlichkeit gesteigert werden. Beschwerdeführende können ihre Beschwerden nun einfacher einreichen und den Verlauf ihrer Beschwerden verfolgen.
Die Ombudsstelle hat sich verpflichtet, mit Hilfesuchenden in allen 24 EU-Amtssprachen zu kommunizieren. Zu diesem Zweck verfügt sie über ein breit aufgestelltes Team von Mitarbeiter*innen. Auch ihre mehrsprachige Website ist Ausdruck dieser Verpflichtung.
Zwar ist die Ombudsstelle nicht immer befugt, alle eingegangenen Beschwerden zu bearbeiten, jedoch ist sie bemüht, alle Hilfesuchenden zu unterstützen, indem sie ihnen beispielsweise andere Beschwerdestellen nennt.
5.1. Art und Urheber der Beschwerden
5.1.1. Übersicht über Beschwerden und strategische Untersuchungen
Die Ombudsstelle kann nur solche Beschwerden untersuchen, die in ihre Zuständigkeit fallen und die erforderlichen Zulässigkeitskriterien erfüllen. So muss z. B. vor der Einreichung einer Beschwerde von den Beschwerdeführenden der Versuch unternommen worden sein, die jeweilige Angelegenheit mit der betreffenden Einrichtung direkt zu klären.
Die Themenfelder für die Arbeit der Ombudsstelle ergeben sich aus dem Zuständigkeitsbereich der Ombudsstelle und aus den eingegangenen Beschwerden, da diese einem Großteil der Untersuchungen zugrunde liegen. Neben der Kernaufgabe, der Bearbeitung von Beschwerden, führt die Ombudsstelle jedoch auch umfassendere strategische Untersuchungen und Initiativen zu systemischen Problemen innerhalb der Organe und Einrichtungen der EU durch.
5.1.2. Beschwerden außerhalb der Zuständigkeit der Ombudsstelle
Im Jahr 2023 erhielt die Europäische Ombudsstelle rund 1500 Beschwerden, die nicht in ihren Zuständigkeitsbereich fielen, zumeist, weil sie nicht die Arbeit der EU-Verwaltung betrafen. Über 40 % dieser Beschwerden erreichten sie aus Spanien, Polen und Deutschland. Auf Spanien allein entfielen 20 %, auf die beiden anderen Länder jeweils 10 %.
Die meisten Menschen wandten sich an die Ombudsstelle mit Fragen zur Gleichbehandlung oder Diskriminierung, zu Gerichtsverfahren, zum Verbraucherschutz, zum Bankwesen und zur Transparenz der Verwaltung. Die Beschwerden außerhalb ihrer Zuständigkeit betrafen in erster Linie Probleme mit nationalen, regionalen und lokalen Behörden, Regierungen und öffentlichen Einrichtungen sowie mit nationalen und internationalen Gerichten (z. B. dem Europäischen Gerichtshof für Menschenrechte). Auch richteten die Bürger*innen eine große Zahl von Beschwerden an private Unternehmen, wie beispielsweise Banken, Online-Unternehmen und -Plattformen sowie Gesundheitseinrichtungen.
Die Ombudsstelle erhielt auch nicht in ihren Zuständigkeitsbereich fallende Beschwerden im Zusammenhang mit der humanitären Krise in der Ukraine und im Gazastreifen.
Zwar ist die Gesamtzahl der Beschwerden im Zusammenhang mit der COVID-19-Pandemie zurückgegangen, doch waren im Jahr 2023 die von den nationalen Behörden ergriffenen Maßnahmen zur Überwachung und Eindämmung der Ausbreitung des Virus nach wie vor eine wichtige Ursache für nicht in die Zuständigkeit der Ombudsstelle fallende Beschwerden.
Andere Beschwerden außerhalb der Zuständigkeit der Ombudsstelle betrafen die politische oder legislative Arbeit der Organe und Einrichtungen der EU.
Die Ombudsstelle antwortete allen Hilfesuchenden in der von ihnen bevorzugten Sprache, bzw. in jener, in der die Beschwerden verfasst waren. In diesen Antworten erläuterte sie ihren Zuständigkeitsbereich und empfahl den Beschwerdeführenden nach Möglichkeit andere Stellen, die ihnen weiterhelfen könnten. Wenngleich es sich dabei hauptsächlich um nationale und regionale Ombudsstellen handelte, verwies die Europäische Ombudsstelle Beschwerdeführende auch an Organe und Einrichtungen der EU (hauptsächlich an die Europäische Kommission und das Europäisches Parlament) sowie an Netzwerke wie „SOLVIT“ und die Europäischen Verbraucherzentren.
Beschwerdeführende, die ihre Unzufriedenheit über bestimmte EU-Rechtsvorschriften zum Ausdruck brachten, empfahl die Ombudsstelle in der Regel, sich an den Petitionsausschuss des Europäischen Parlaments zu wenden. Beschwerdeführende, die auf Probleme in Zusammenhang mit der Umsetzung des EU-Rechts hinwiesen, wurden an nationale oder regionale Ombudsstellen oder an EU-Netzwerke wie „Europe Direct“ verwiesen.
Da 2022 einheitliche Vorlagen für die Bearbeitung von Beschwerden außerhalb der Zuständigkeit der Ombudsstelle eingeführt worden waren, konnten die Mitarbeiter*innen der Ombudsstelle im Jahr 2023 viel schneller auf diese Beschwerden antworten als in den Vorjahren.
5.2. Betroffene Organe und Einrichtungen
5.3. Beschwerdegegenstände
5.4. Erzielte Ergebnisse
5.5. Wirkung und Erfolge
Eines der übergeordneten Ziele der Europäischen Ombudsstelle besteht darin, in der EU-Verwaltung spürbare Verbesserungen für die Beschwerdeführenden und die Öffentlichkeit zu bewirken. Die Ombudsstelle tut dies durch Vorschläge in Form von Lösungen, Empfehlungen und Vorschlägen. Die Ombudsstelle kann Verbesserungen auch durch strategische Initiativen fördern, bei denen es sich nicht um formelle Untersuchungen handelt. Sie kann zudem ein Organ oder eine Einrichtung dazu veranlassen, eine Angelegenheit zu regeln, noch bevor ein förmlicher Lösungsvorschlag oder eine förmliche Lösungsempfehlung unterbreitet wird.
5.5.1. Quote der akzeptierten Vorschläge
Die Quote der akzeptierten Vorschläge ist der Prozentsatz der positiven Antworten auf die Gesamtzahl der Vorschläge (Lösungen, Empfehlungen und Vorschläge) der Ombudsstelle. Da die Ombudsstelle den Organen und Einrichtungen bis zu sechs Monate Zeit einräumt, um den in ihren Entscheidungen zum Abschluss von Untersuchungen unterbreiteten Vorschlägen Folge zu leisten, deckt die Quote der akzeptierten Vorschläge für 2023 Fälle ab, die 2022 abgeschlossen wurden.
Im Jahr 2022 arbeiteten die Organe und Einrichtungen der EU in 81 % der Fälle zufriedenstellend mit der Ombudsstelle zusammen. Die Organe und Einrichtungen haben auf 67 von den 83 Vorschlägen, die die Ombudsstelle zur Korrektur oder Verbesserung ihrer Verwaltungspraxis unterbreitet hat, positiv reagiert.
5.5.2. Weiterreichende Wirkung
Die Quote der akzeptierten Vorschläge erfasst die Antworten der Organe und Einrichtungen auf Vorschläge zu einem bestimmten Zeitpunkt und trägt den langfristigen Auswirkungen der Arbeit der Ombudsstelle nicht vollständig Rechnung.
Auch wenn die Organe und Einrichtungen positiv auf die Vorschläge oder Empfehlungen der Ombudsstelle reagieren, benötigen sie häufig Zeit, um ihre Verwaltungsverfahren zu ändern. So stellte die Ombudsstelle beispielsweise 2022 im Rahmen einer Untersuchung fest, dass der Umgang der Europäischen Behörde für Lebensmittelsicherheit (EFSA) mit einem Antrag auf Zugang der Öffentlichkeit zu Dokumenten betreffend einen Vorschlag zur Beschränkung von Blei in Munition einen Missstand in der Verwaltungstätigkeit darstellte. Die EFSA reagierte positiv auf die Empfehlungen der Ombudsstelle und erklärte, sie werde ihre Regeln und Verfahren ändern. Infolgedessen hat die EFSA im Jahr 2023 ihre Vorgangsweise im Hinblick auf den Zugang zu Dokumenten verbessert. So hat sie beispielsweise einen Leitfaden veröffentlicht, um Personen bei der Einreichung von Anträgen auf Zugang zu Dokumenten zu unterstützen, die internen Regeln geändert, um die Bearbeitungsdauer von Anträgen zu verkürzen, und mit der Implementierung eines neuen IT-Tools begonnen, um Anträge effizienter bearbeiten und Fristen einhalten zu können.
In einer anderen Untersuchung aus dem Jahr 2022 stellte die Ombudsstelle fest, dass die Art und Weise, wie der Europäische Auswärtige Dienst (EAD) einen externen Sachverständigen über die Kündigung seines Vertrags informiert hatte, einen Missstand in der Verwaltungstätigkeit darstellte. Im Jahr darauf informierte der EAD die Ombudsstelle, dass er Sensibilisierungsveranstaltungen organisieren werde, um seine Arbeitsbeziehungen mit externen Sachverständigen, die über einen Auftragnehmer beschäftigt werden, zu verbessern.
6. Kommunikation und Zusammenarbeit
6.1. Kommunikation
Kommunikation spielt eine wichtige Rolle dabei, die Funktion und die Arbeit der Ombudsstelle einem möglichst breiten Publikum näherzubringen, wichtige aktuelle Informationen mit Interessenträgern und der EU-Verwaltung auszutauschen sowie für Themen wie Transparenz, Ethik und Rechenschaftspflicht zu sensibilisieren.
Im Laufe des Jahres 2023 wurden wichtige Untersuchungsdokumente leichter zugänglich gemacht, indem ein dynamischer Bereich auf der Startseite der Website hinzugefügt wurde, in dem Neuigkeiten angezeigt werden. Auch hinsichtlich der Navigation auf der Website wurden mehrere Verbesserungen vorgenommen, um die Suche nach Inhalten einfacher zu gestalten.
Um die Öffentlichkeit besser über die langfristige Wirkung der Arbeit der Ombudsstelle zu informieren, veröffentlichte die Ombudsstelle einen „Web Story“ - Scrollbereich, anhand dessen die Arbeit der Ombudsstelle auf verschiedenen Gebieten und die Auswirkungen auf die EU-Verwaltung erläutert werden. Diese „Web Story“ wurde durch eine Kampagne in den sozialen Medien beworben.
Darüber hinaus wurde eine Reihe von Videos, in denen die Arbeit der Ombudsstelle vorgestellt und die wichtigsten Untersuchungsbereiche erläutert werden, auf der Website und auch auf der Startseite veröffentlicht und in den sozialen Medien beworben.
Die Bürgerbeauftragte stellte die Arbeit der Ombudsstelle auf ihrer jährlichen Pressekonferenz im April vor. Auf der Pressekonferenz präsentierte sie auch einen Überblick über die Antworten, die sie im Rahmen ihrer öffentlichen Konsultation zu Transparenz und Beteiligung im Zusammenhang mit Entscheidungsprozessen der EU im Umweltbereich erhalten hatte.
Um die Gewinner*innen der alle zwei Jahre verliehenen Auszeichnung für gute Verwaltungspraxis bekannt zu machen und den Austausch bewährter Ideen und Verfahren zu fördern, wurden im Anschluss an eine Kampagne in den sozialen Medien rund um die Preisverleihung die ausgezeichneten Projekte und die Höhepunkte der Veranstaltung in einem „Web Story“ - Scrollbereich präsentiert.
Die Bürgerbeauftragte nahm im Juni am Europäischen Jugendevent (EYE2023) in Straßburg teil. In einem Austausch mit den Teilnehmenden beantwortete sie Fragen zur Arbeit der Ombudsstelle sowie zur wichtigen Rolle, die eine gute Verwaltungspraxis für die Aufrechterhaltung der Demokratie in der EU spielt.
Nachdem Ende 2022 Vorwürfe laut geworden waren, Regierungen von Nicht-EU-Staaten hätten versucht, sich Einfluss im Europäischen Parlament zu kaufen, lud die Bürgerbeauftragte hochrangige Vortragende aus den wichtigsten Aufsichtsbehörden sowie aus der Europäischen Kommission und dem Europäischen Parlament ein, über Lücken in der Architektur des Integritätsrahmens und über dessen Einhaltung zu diskutieren. In der Podiumsdiskussion, die im Juni stattfand, ging es auch um den Vorschlag zur Schaffung eines neuen Ethikgremiums und dessen mögliche Rolle bei der weiteren Verbesserung der Integrität der EU-Verwaltung.
Was die Presseberichterstattung über die Arbeit der Ombudsstelle im Jahr 2023 betrifft, so ist die Gesamtzahl der Presseartikel im Vergleich zum Vorjahr um 35 % gestiegen, wobei 56 % der gesamten Berichterstattung aus EU-Ländern stammte.
Im Jahr 2023 nahm die Zahl der Follower der Ombudsstelle in den sozialen Medien weiter zu, wobei auf LinkedIn und Instagram ein besonders starkes Wachstum zu verzeichnen war. Eine verstärkte Profilaktivität sowie eine wachsende Zahl von Nutzer*innen, die auf diesen beiden Plattformen nach EU-bezogenen Inhalten suchen, sind wichtige Faktoren, die zu diesem positiven Ergebnis beigetragen haben. Beim Instagram-Account der Ombudsstelle war ein Anstieg der Gesamtanzahl der Follower um 91 % zu verzeichnen (6 578 neue Follower gegenüber den 3 472 neuen Followern im Jahr 2022). Auf LinkedIn nahm die Zahl der Follower um 65 % zu (+ 5 825 gegenüber 2 990 neuen Followern im Jahr 2022). Bei X, wo die Ombudsstelle die meisten Follower verzeichnen kann, belief sich die Zahl der Follower im Dezember 2023 auf 36 188, was einem Anstieg von 5 % (+ 1 757) entspricht. Auch bei den Interaktionen und Erwähnungen war ein deutlicher Anstieg zu verzeichnen.
Die Bürgerbeauftragte und ihr Team setzten darüber hinaus ihre Öffentlichkeitsarbeit fort, indem sie Presseinterviews gaben, an wissenschaftlichen Konferenzen teilnahmen und mit Besuchergruppen sprachen.
6.2. Beziehungen zu Organen und Einrichtungen der EU
6.2.1. Europäisches Parlament
Das Europäische Parlament wählt zu Beginn jeder Legislaturperiode den Europäischen Bürgerbeauftragten, was der Beziehung zwischen dem Parlament und dem Bürgerbeauftragten besondere Bedeutung verleiht.
Im Jahr 2023 traf sich die Bürgerbeauftragte mit der Präsidentin des Europäischen Parlaments, Roberta Metsola, zur Übergabe des Jahresberichts der Ombudsstelle. Dabei besprach sie auch die Reformen hinsichtlich Integrität und Transparenz, die die Präsidenten infolge der Ende 2022 erhobenen Vorwürfe, Nicht-EU-Staaten hätten sich Einfluss im Parlament erkauft, eingeleitet hatte. Diese Treffen sowie die regelmäßigen Treffen, die die Bürgerbeauftragte und ihr Team mit Mitgliedern des Europäischen Parlaments aus dem gesamten politischen Spektrum abgehalten haben, waren von entscheidender Bedeutung dafür, das Vertrauen und die Zusammenarbeit weiterhin zu gewährleisten. Außerdem stellten die Bürgerbeauftragte und ihr Team die Arbeit der Ombudsstelle in mehreren Anhörungen und Aussprachen der Ausschüsse vor, z. B. im Ausschuss für bürgerliche Freiheiten, Justiz und Inneres (LIBE), im Sonderausschuss zu Einflussnahme aus dem Ausland und Desinformation (ING2), im Rechtsausschuss (JURI) und im Unterausschuss Menschenrechte (DROI).
Im September übermittelte die Bürgerbeauftragte dem Parlament einen Sonderbericht über die systemischen Verzögerungen bei der Bearbeitung von Anträgen auf Zugang zu Dokumenten seitens der Europäischen Kommission. Das Parlament leitete daraufhin ein Verfahren im LIBE-Ausschuss ein, um den Bericht der Bürgerbeauftragten zu unterstützen. Über die Entschließung wird voraussichtlich Anfang 2024 im Plenum abgestimmt.
6.2.2. Petitionsausschuss
Der Petitionsausschuss (PETI) ist jener parlamentarische Ausschuss, der für die Beziehungen zur Europäischen Ombudsstelle zuständig ist, da beide dafür sorgen, dass die Anliegen der Bürger*innen auf EU-Ebene berücksichtigt werden. Im Jahr 2023 wurde die Zusammenarbeit fortgesetzt. Sie erstreckte sich auf Bereiche wie die Rechte von Menschen mit Behinderungen und fand auch im Rahmen des Europäischen Netzwerks der Ombudsstellen und Petitionsausschüsse statt, dem der Petitionsausschuss angehört.
Die Bürgerbeauftragte und die Vorsitzende des Petitionsausschusses, Dolors Montserrat, kamen im Jahr 2023 regelmäßig zusammen. Frau Montserrat war auch Podiumsteilnehmerin bei einer Veranstaltung zur EU-Wahl und zur Wahl der Europäischen Ombudsperson im Rahmen der jährlichen Konferenz des Europäischen Netzwerks der Ombudsstellen und Petitionsauschüsse.
6.2.3. Europäische Kommission
Da die Europäische Kommission das größte Organ der EU ist, das wesentliche Auswirkungen auf das Leben von Millionen Menschen hat, überrascht es nicht, dass ein Großteil der Beschwerden, die der Ombudsstelle zukommen, die Arbeit der Europäischen Kommission betrifft. Die Arbeitsbeziehungen zur Kommission waren im Jahr 2023 weiterhin sehr konstruktiv, wobei die Bürgerbeauftragte Sitzungen mit mehreren Kommissionsmitgliedern abhielt. Auf Mitarbeiter*innenebene wurden enge Kontakte zwischen der Ombudsstelle und der Kommission gepflegt, um sicherzustellen, dass den Bedenken der Beschwerdeführenden so wirksam wie möglich Rechnung getragen werden konnte.
6.2.4. Sonstige Organe, Agenturen und Organisationen
Die Beziehungen zu unterschiedlichen Teilen der EU-Verwaltung sind integraler Bestandteil der Strategie „Die nächsten Schritte bis 2024“ der Ombudsstelle. Eine enge Zusammenarbeit ist unabdingbar, um eine nachhaltige und positive Wirkung auf die EU-Verwaltung zu erzielen. Im Februar hielt die Bürgerbeauftragte eine Sitzung mit dem Präsidenten des Europäischen Rechnungshofs (EuRH), der Europäischen Generalstaatsanwältin und dem Generaldirektor des Europäischen Amts für Betrugsbekämpfung (OLAF) ab, um die von ihr organisierte Konferenz „Building a stronger EU integrity framework“ (Aufbau eines stärkeren Integritätsrahmens der EU) vorzubereiten. Im Laufe des Jahres traf sich die Bürgerbeauftragte auch mit der Präsidentin der Europäischen Zentralbank (EZB) und dem Exekutivdirektor der Europäischen Agentur für die Grenz- und Küstenwache (Frontex).
6.2.5. UN-Behindertenrechtskonvention
Die Europäische Union hat das Übereinkommen der Vereinten Nationen über die Rechte von Menschen mit Behinderungen (Behindertenrechtskonvention, BRK) unterzeichnet, ein verbindliches internationales Menschenrechtsinstrument, das darauf abzielt, „den vollen und gleichberechtigten Genuss aller Menschenrechte und Grundfreiheiten durch alle Menschen mit Behinderungen zu fördern, zu schützen und zu gewährleisten und die Achtung der ihnen innewohnenden Würde zu fördern“.
Die Einhaltung des Übereinkommens über die Rechte von Menschen mit Behinderungen in der EU wird durch den EU-Rahmen für das Übereinkommen der Vereinten Nationen über die Rechte von Menschen mit Behinderungen überwacht, dessen Vorsitz 2023 die Europäische Bürgerbeauftragte innehatte. Als Mitglied dieses Rahmens legt die Bürgerbeauftragte besonderes Augenmerk auf die Umsetzung des Übereinkommens über die Rechte von Menschen mit Behinderungen durch die EU-Verwaltung.
Die Bürgerbeauftragte befasste sich im Jahr 2023 mit einer Reihe von Untersuchungen im Zusammenhang mit den Rechten von Menschen mit Behinderungen. Im Februar schloss die Bürgerbeauftragte ihre Untersuchung zu der Frage ab, wie die Europäische Kommission die Regelung des EU-Beamtenstatuts über die Gewährung einer doppelten Kinderzulage für die Betreuung von Kindern mit Behinderungen anwendet. Die Untersuchung ergab, dass die Verwendung von Schwellen im Hinblick auf den Grad der Behinderung, wodurch bestimmte Fälle automatisch von der Prüfung ausgeschlossen werden, im Widerspruch zu den Verpflichtungen der EU-Verwaltung im Rahmen des Übereinkommens über die Rechte von Menschen mit Behinderungen steht. Die Bürgerbeauftragte forderte die Kommission auf, ihre Vorgehensweise zu ändern. Die Kommission hat seitdem einen die gesamte EU-Verwaltung betreffenden Prozess zur Überarbeitung der geltenden Vorschriften eingeleitet, um eine individuelle inhaltliche Prüfung aller Anträge für diese Art von Zulage zu gewährleisten.
Die Bürgerbeauftragte stellte ihre Arbeit im Zusammenhang mit den Rechten von Menschen mit Behinderungen im Laufe des Jahres auf mehreren Veranstaltungen vor, etwa auch beim fünften Europäischen Parlament der Menschen mit Behinderungen.
6.3. Europäisches Netzwerk der Ombudsstellen und Petitionsausschüsse
Das Europäische Netzwerk der Ombudsstellen und Petitionsausschüsse ist ein informelles Netzwerk, das von der Europäischen Ombudstelle koordiniert wird und dem über 95 Ombudsstellen aus ganz Europa sowie der Petitionsausschuss des Europäischen Parlaments angehören.
Das Thema der Jahreskonferenz 2023 des Europäischen Netzwerks der Ombudsstellen und Petitionsausschüsse, die im Europäischen Parlament in Brüssel stattfand, war der Schutz der Menschenrechte. In der ersten Sitzung ging es um das Thema Migration, wobei die Teilnehmenden erörterten, wie und warum Migrant*innen nach Europa kommen und welche entscheidende Rolle Ombudsstellen dabei spielen, Leid aufzudecken, die Rechte der Menschen zu schützen und Verwaltungen zur Verantwortung zu ziehen. In der zweiten Sitzung wurde der Einsatz von KI in öffentlichen Verwaltungen behandelt, wobei der Schwerpunkt in den Diskussionen auf den Vorteilen und den möglichen Nachteilen der Technologie lag.
Im Rahmen des Verfahrens für Anfragen können die Mitglieder des Europäischen Netzwerks der Ombudsstellen und Petitionsausschüsse Fragen zum EU-Recht stellen, die sich im Laufe ihrer Untersuchungen ergeben, wobei die Europäische Bürgerbeauftragte Antworten von den Sachverständigen der Organe und Einrichtungen der EU einholt. Anfragen wurde im Jahr 2023 unter anderem zur Europäische Krankenversicherungskarte, zu Beschränkungen des freien Personenverkehrs zwischen den EU-Mitgliedstaaten und zu den Versicherungsvorschriften in der EU gestellt.
Da EU-Bewerberländer Mitglied des Netzwerks werden können, trat außerdem im Jahr 2023 die Einrichtung der Ombudsstelle für Menschenrechte von Bosnien und Herzegowina dem Europäischen Netzwerk der Ombudsstellen und Petitionsausschüsse bei.
Im Rahmen ihrer regelmäßigen Besuche der nationalen Ombudsstellen reiste die Europäische Bürgerbeauftragte im September nach Warschau, wo sie den stellvertretenden polnischen Kommissar für Menschenrechte traf. Während ihres Aufenthalts in der polnischen Hauptstadt besuchte sie den Hauptsitz der Europäischen Agentur für die Grenz- und Küstenwache (Frontex). Darüber hinaus hielt die Bürgerbeauftragte an der Universität Warschau einen Einführungsvortrag mit dem Titel „The European Ombudsman in a geopolitical age: protecting human rights and accountability“ (Die Europäische Ombudsstelle in einem geopolitischen Zeitalter: Schutz der Menschenrechte und Rechenschaftspflicht).
7. Mittelausstattung
7.1. Haushaltsplan
Der Haushaltsplan der Ombudsstelle ist ein unabhängiger Einzelplan des Haushaltsplans der Europäischen Union. Er ist in drei Titel untergliedert. Titel 1 umfasst Gehälter, Zulagen und sonstige Personalausgaben; Titel 2 Gebäude, Mobiliar, Ausrüstung und verschiedene Sachausgaben, und in Titel 3 werden die Ausgaben im Zusammenhang mit der Durchführung der allgemeinen Aufgaben der Einrichtung ausgewiesen. 2023 standen Haushaltsmittel in Höhe von 13 212 447 EUR zur Verfügung.
Um die wirksame Verwaltung der Mittel sicherzustellen, prüft der interne Rechnungsprüfer der Ombudsstelle regelmäßig die amtsinternen Kontrollsysteme und die abgewickelten Finanzvorgänge. Ebenso wie die anderen Organe und Einrichtungen der EU wird auch die Ombudsstelle vom Europäischen Rechnungshof geprüft, der im Rahmen seiner externen Rechnungsprüfung keine spezifischen Probleme festgestellt hat.
7.2. Mittelverwendung
Die Ombudsstelle nimmt jedes Jahr einen Jährlichen Managementplan mit konkreten Maßnahmen an, die die Stelle zu ergreifen beabsichtigt, um die Ziele und Prioritäten der fünfjährigen Strategie der Ombudsstelle, „Die nächsten Schritte bis 2024“, umzusetzen. Der Jährliche Managementplan für das Jahr 2023 ist der dritte, der auf dieser Strategie beruht.
Die Ombudsstelle verfügt über hoch qualifiziertes mehrsprachiges Personal. Damit ist gewährleistet, dass Beschwerden in den 24 Amtssprachen der EU bearbeitet werden können und das Bewusstsein für die Tätigkeit der Ombudsstelle in der gesamten EU geschärft werden kann. Die von der Ombudsstelle verfolgte Politik der hybriden Arbeitsweise, die ergebnisorientiert ist und auf Vertrauen basiert, unterstützt das Bestreben der Ombudsstelle, ein modernes, digitales und flexibles Arbeitsumfeld zu fördern.
Im Jahr 2023 wies der Stellenplan der Ombudsstelle 75 Stellen aus. Darüber hinaus waren für die Ombudsstelle durchschnittlich neun Vertragsbedienstete tätig. Auch haben im Laufe des Jahres 18 Praktikanten Arbeitserfahrung in der Ombudsstelle sammeln können.
Die Ombudsstelle führte im Jahr 2023 eine Mitarbeiter*innenbefragung durch, aus der hervorging, dass die Zufriedenheit und das Engagement insgesamt hoch sind.
Ausführliche Informationen über die Personalstruktur der Europäischen Ombudsstelle und die Aufgaben der einzelnen Referate können auf der Website der Ombudsstelle abgerufen werden.
8. Kontaktaufnahme zur Europäischen Ombudsstelle
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