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Aufzeichnung von Text- und Sofortnachrichten, die von Bediensteten in ihrer beruflichen Eigenschaft gesendet/empfangen werden – Praktische Empfehlungen für die EU-Verwaltung
Schriftverkehr - Datum Donnerstag | 14 Juli 2022
Fall SI/4/2021/MIG - Geöffnet am Mittwoch | 30 Juni 2021 - Entscheidung vom Mittwoch | 13 Juli 2022 - Betroffene Einrichtung Europäisches Parlament | Rat der Europäischen Union | Europäische Agentur für die Grenz- und Küstenwache | Europäische Agentur für chemische Stoffe | Europäische Behörde für Lebensmittelsicherheit | Europäische Arzneimittel-Agentur | Europäische Kommission | Europäische Zentralbank - Land Frankreich
Diese praktischen Empfehlungen können der EU-Verwaltung bei der künftigen Aufzeichnung von Text- und Sofortnachrichten als Richtschnur dienen. Sie sind das Ergebnis einer von der Europäischen Bürgerbeauftragten durchgeführten Informationsbeschaffung und spiegeln bewährte Verfahren wider, die sie in diesem Zusammenhang ermittelt hat.
Die Organe, Einrichtungen und sonstigen Stellen der EU sollten
- Berücksichtigung des immer stärkeren Einsatzes von Text und Instant Messaging in den Dokumentenverwaltungsregeln und -praktiken. Konkret bedeutet dies, dass die Entscheidung, eine bestimmte Information im Dokumentenmanagementsystem der Verwaltung zu erfassen, nicht vom Medium – sei es ein Brief, eine E-Mail, ein Text oder eine Sofortnachricht –, sondern vom Inhalt abhängen sollte.
- Einführung technologischer Lösungen zur einfachen Aufzeichnung von Text- und Sofortnachrichten in Dokumentenmanagementsystemen. In der zwischenzeit sollten alternative möglichkeiten zur aufzeichnung solcher nachrichten vorgesehen werden.
- Geben Sie den Mitarbeitern klare Anweisungen, wie Text- und Sofortnachrichten, die die Kriterien für die Dokumentenaufzeichnung erfüllen, extrahiert, übertragen und aufgezeichnet werden sollten. Alle Mitarbeiter, die elektronische Geräte für die Arbeit verwenden, sollten verstehen können, wie Text- und Sofortnachrichten aus Messaging-Apps oder -Plattformen in das entsprechende Dokumentenmanagementsystem extrahiert und übertragen werden können.
- Sensibilisierung der Mitarbeiter für die Notwendigkeit, sicherzustellen, dass Text- und Sofortnachrichten, die die Aufnahmekriterien erfüllen, regelmäßig und routinemäßig extrahiert, übertragen und aufgezeichnet werden. Zusätzlich zu den üblichen internen Kommunikationsbotschaften könnte dies beispielsweise durch Schulungen für bestehende Bedienstete und im Rahmen von Einführungsprogrammen für neue Bedienstete erfolgen.
- Vergewissern Sie sich, dass die Aufbewahrungsfristen für Text- und Sofortnachrichten auf elektronischen Geräten, die für die Arbeit verwendet werden, mit der Aufbewahrungsrichtlinie im Einklang stehen.
- Es sollte ein Verfahren eingeführt werden, mit dem sichergestellt wird, dass beim Ausscheiden eines Bediensteten alle Dokumente, die der Bedienstete besitzt, einschließlich aller Text- und Sofortnachrichten, die die Aufzeichnungskriterien erfüllen, aufgezeichnet werden.
- anzuerkennen, dass arbeitsbezogene Texte und Sofortnachrichten „Dokumente“ im Sinne der Verordnung (EG) Nr. 1049/2001 über den Zugang der Öffentlichkeit zu Dokumenten sind;
- Berücksichtigen Sie bei der Bearbeitung von Anträgen auf Zugang der Öffentlichkeit zu Dokumenten, die Text- und Sofortnachrichten abdecken könnten, alle Orte, an denen solche Nachrichten gespeichert werden könnten, einschließlich elektronischer Geräte, die von Mitarbeitern verwendet werden, und unterstützen Sie Mitarbeiter, die solche Nachrichten möglicherweise bei ihrer Suche aufbewahren, z. B. durch Anweisungen.
- Stellen Sie sicher, dass ihr Standardsuchwerkzeug die Identifizierung von Text- und Sofortnachrichten (als solche) ermöglicht, sobald sie in ihrem Dokumentenmanagementsystem registriert wurden.